MARCHES PUBLICS DE FOURNITURES COURANTES ET SERVICES Pouvoir adjudicateur : Mairie de Saffré Conception et impression des supports de communication Procédure adaptée en application des articles 26-II-2 et 28 du Code des Marchés Publics. Date et heure limites de remise des offres : 31 Mars 2015 à 12H00 Conception et impression des supports de communication Page 1/9
SOMMAIRE Article 1 - Acheteur... 3 Article 2 - Objet de la consultation... 3 2-1-Objet du marché... 3 2-2-Procédure de passation... 4 2-3-Forme du marché... 4 2-4-Conditions générales d exécution... 4 Article 3 - Dispositions générales... 5 3-1-Décomposition du marché... 5 3-2-Durée du marché - Délai d'exécution... 5 3-3-Calendrier de fabrication... 5 3-4-Modalités de financement et de paiement... 6 3-5-Forme juridique de l'attributaire... 6 3-6-Délai de validité des propositions... 6 3-7-Variantes et prestations supplémentaires éventuelles (options)... 6 Article 4 - Modification de détail au dossier de consultation... 6 Article 5 - Présentation des propositions... 7 5-1-Documents à produire... 7 5-2-Langue de rédaction des propositions... 8 5-3-Unité monétaire... 8 5-4-Conditions d'envoi ou de remise des plis... 8 5-6-Négociation... 8 Article 6 - Jugement des propositions... 8 Article 7 - Renseignements complémentaires... 9 Conception et impression des supports de communication Page 2/9
Article 1 - Acheteur Pouvoir adjudicateur : Mairie de Saffré Cour du Séquoia 44390 SAFFRE Téléphone : 0240772318 Télécopie : 0240772834 Site internet : www.saffre.fr Article 2 - Objet de la consultation 2-1-Objet du marché La consultation porte sur la conception et impression des supports de communication. La Commune de Saffré édite chaque année des documents d information et de communication à destination de la population. Elle souhaite s associer les services d une agence spécialisée en communication pour la conception, la création et l impression de ces documents. Les cibles visées sont le public Saffréen en priorité et les publics extérieurs notamment par la mise en ligne d informations communales (bulletin municipal, cartes de vœux, newsletter, annonce de manifestations, ) sur le site de la commune «www.saffre.fr». La consistance du service est précisée comme suit : Nombre d exemplaires : 1 600 exemplaires tous les 2 mois pour le bulletin municipal, l échéancier des parutions sera le suivant, 1 600 exemplaires pour les éditions de : Septembre Novembre Janvier Mars Mai Juillet Livraison : Mise sous élastique par 25 ex Caisse Carton Prix Franco de Port Lieu de Livraison = Point unique, Mediapost à Carquefou (44). Prestataire effectuant la livraison en toutes boîtes sur la commune de Saffré = La Poste avec qui la mairie de Saffré est liée par un contrat «AXEPRO Plus» (formule de distribution sectorielle avec stop pub Zone C). Le candidat devra fournir une réponse claire expliquant les modalités d élaboration du bulletin jusqu à la livraison. Le lieu de la livraison pourra évoluer durant la période d exécution du marché. Le candidat sera tenu de prendre en considération ce changement sans qu il n opère de modification dans le cadre des modalités de ce marché. Le candidat assume envers le pouvoir adjudicateur l entière responsabilité du transport et des livraisons, que celles-ci soient effectuées par son propre personnel, par un transporteur tiers ou par acheminement postal. Le respect du calendrier de fabrication et du délai de livraison reste les éléments déterminants. Conception et impression des supports de communication Page 3/9
Le conditionnement devra matériellement faire apparaître le nombre d exemplaires contenus. A titre indicatif, les prestations seront exécutées à partir du 03 juillet 2015. 2-2-Procédure de passation La consultation est passée par Procédure adaptée en application des articles 26-II-2 et 28 du Code des Marchés Publics. 2-3-Forme du marché La consultation donnera lieu à un marché ordinaire. 2-4-Conditions générales d exécution Bulletin municipal, le «Saffré Infos» : Maquette, Mise en Page, BAT Brochure 8 ou 12 pages Format fini : 21 x 29,7 cm à la française Format Ouvert : 42 x 29,7 cm à la française Façonnage : 8 à 12 pages, 1 pli central, assemblage 2 piqûres métal à cheval Impression : quadri recto/verso Papier : couché recyclé 115 gr Poids d un exemplaire : 30 gr (8 pages) ou 44 gr (12 pages) Publication : Tous les 2 mois soit 6 numéros par an : janvier, mars, mai, juillet, septembre, Novembre. Norme ISO 14001 ou Imprim vert ; Utilisation d encres végétales papier 100% recyclé ou papier PEFC/FSC (labels de gestion durable des forêts) Composition : Le mot d un conseiller Actus du mois Conseil Municipal Informations Municipales Informations Pratiques Vie Associative Informations Intercommunales Annonces A vos agendas Le candidat sera libre de proposer une nouvelle composition. Il s agit de créer une nouvelle maquette collant au format «journal» défini cidessus et correspondant à la «charte graphique» que les élus souhaiteront y voir. Démarchage/régie publicitaire : Le candidat devra se proposer pour la recherche d annonceurs sur la commune ainsi que la vente d espaces publicitaires, définies et formalisées par délibérations du Conseil Municipal du 27 Février 2015 et transmises au titulaire sans délai dès son vote. o Espace publicitaire défini : Sur une page, la dernière page (8ème ou 12 ème ). o Nombre d annonceurs = minimum 15 / maximum 25 o Tranche tarifaire = minimum 150 HT / Maximum 200 HT Le journal devra avoir un format compatible pour être mis en ligne sur le site internet de la commune de Saffré (pdf). Conception et impression des supports de communication Page 4/9
Le candidat est attendu pour aider le pouvoir adjudicateur à produire ses supports de communication municipale tels que cités ci-dessus. Dans ce cadre, le prestataire sera chargé, en lien très fort avec les élus et l agent coordinateur, de réaliser la mise en page de du Saffré Infos à partir des articles et illustrations (photos, images, dessins ) fournis par la mairie. Le candidat pourra proposer des images libres de droit. Le candidat sera donc fortement sollicité pour la production d une charte graphique homogène et valorisante, adaptée à un très large public. Le pouvoir adjudicateur remettra les textes et les photos ou illustrations nécessaires à la mise en page de la totalité du bulletin municipal. Le candidat sera libre de proposer tout ajout ou toute modification jugé(e) important(e). Aucune modification ne peut être faite sans l accord des responsables de la rédaction. Leur avis prime, y compris dans le domaine graphique (choix des typographies, des couleurs et des placements d articles). Par ailleurs, le candidat aura en charge la gestion de la régie publicitaire dont les ressources sont essentielles pour assurer la pérennité du financement des bulletins et flash info municipaux. Article 3 - Dispositions générales 3-1-Décomposition du marché 3-1-1-Lots Le marché fait l'objet d'un lot unique. 3-1-2-Tranches Il n'est pas prévu de décomposition en tranches. 3-1-3-Phases Il n'est pas prévu de décomposition en phases. 3-2-Durée du marché - Délai d'exécution La durée du marché est fixée à 3 ans à compter de la notification du marché. Le marché est reconductible 1 fois, de manière expresse dans les conditions définies au CCP (Cahier des Clauses Particulières), pour une période de 1 an soit une durée maximale de 4 ans. 3-3-Calendrier de fabrication Le travail de mise en page et d impression doit s étaler sur une période de 8 jours ouvrés à réception des éléments fournis par la rédaction : ébauche (établie sous format Word) comprenant les textes et illustrations. Pour les 6 Numéros de l année calendaire, cette mise en page doit tenir compte des impératifs liés à l impression et à la distribution dans les boîtes aux lettres, sachant que le Saffré Infos doit être distribué impérativement dans la dernière quinzaine du mois de distribution. Le titulaire doit donc faire parvenir au routeur les exemplaires destinés à la destination au plus tard le lundi qui précède la dernière semaine complète du mois de référence figurant sur la couverture du bulletin.. Le planning établi par le pouvoir adjudicateur est annexé au cahier des clauses particulières (CCP). Conception et impression des supports de communication Page 5/9
Le titulaire du marché devra, dans les deux mois qui précèdent la première diffusion (Septembre 2015), présenter au pouvoir adjudicateur au moins trois pistes graphiques afin de définir la nouvelle maquette du bulletin municipal. Cette période devra aussi comprendre l élaboration du numéro de septembre tant sur le fond que sur la forme. Il sera distribué dans les boîtes aux lettres, la dernière quinzaine de septembre. 3-4-Modalités de financement et de paiement Les prestations seront financées selon les modalités suivantes : Budget général de la collectivité. Les sommes dues au(x) titulaire(s) du marché, seront payées dans un délai global de 30 jours à compter de la date de réception des factures ou des demandes de paiement équivalentes. 3-5-Forme juridique de l'attributaire Aucune forme de groupement n'est imposée par le pouvoir adjudicateur. 3-6-Délai de validité des propositions Le délai de validité des propositions est de 120 jours à compter de la date limite fixée pour la réception des propositions. 3-7-Variantes et prestations supplémentaires éventuelles (options) 3-7-1-Variantes Les variantes par rapport à l'objet du marché ne sont pas autorisées. 3-7-2-Prestations supplémentaires éventuelles (options) Option 1 - Bulletin municipal, le " Saffré Infos "Option 1 - Bulletin municipal, le " Saffré Infos " : - Livraison Le candidat est libre de proposer des moyens et méthodes de livraison, en toutes boîtes, plus optimisés que celui actuellement utilisé par la mairie. Option 2 - Newsletter :Option 2 - Newsletter : - Création et réalisation d'une Newsletter sur une base graphique similaire au bulletin Municipal. - Création, conseil sur la réalisation - Transmission par e-mailing assurée par la mairie - Le candidat nous proposera des réalisations tant sur la création que sur les possibilités techniques de transmission de celle-ci. Option 3 - Carte de vœux :Option 3 - Carte de vœux : - Publication : 1 fois par an : Décembre ou Janvier - Réalisation numérique sous format JPEG et PDF par exemple - Création, conseil sur la réalisation - Transmission par e-mailing assurée par la mairie - Le candidat nous proposera des réalisations tant sur la création que sur les possibilités techniques de transmission de celle-ci. Article 4 - Modification de détail au dossier de consultation Le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité d'envoyer au plus tard 15 jours avant la date limite de remise des offres des modifications de détail sur le dossier de consultation. Conception et impression des supports de communication Page 6/9
Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier de consultation modifié. Article 5 - Présentation des propositions 5-1-Documents à produire Le dossier à remettre par chaque candidat comprendra les pièces suivantes : Justificatifs candidature - Les renseignements concernant la situation juridique de l'entreprise tels que prévus à l'article 44 du Code des marchés publics : - Lettre de candidature ou modèle de DC1 (à télécharger sur le site du MINEFE : minefe.gouv.fr/themes/marches_publics/formulaires, remplace l'ancien formulaire DC4) datée et signée par la personne habilitée, précisant si le candidat se présente seul ou en groupement et l'habilitation du mandataire par ses cocontractants ; - Déclaration sur l'honneur ou modèle DC1 et DC2 (à télécharger sur le site du MINEFE : minefe.gouv.fr/themes/marches_publics/formulaires, remplace les anciens formulaires DC4 et DC5) pour justifier que le candidat n'entre dans aucun des cas mentionnés à l'article 43 du CMP ; - Renseignements sur le respect de l'obligation d'emploi mentionnée à l'article L. 5212-1 à 4 du code du travail ; - Copie du ou des jugements prononcés, si le candidat est en redressement judiciaire ou procédure équivalente pour les candidats étrangers ; Les renseignements concernant la capacité économique et financière de l'entreprise tels que prévus à l'article 45 du Code des marchés publics : - Déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les fournitures objet du contrat, réalisés au cours des trois derniers exercices disponibles ; Les renseignements concernant les références professionnelles et la capacité technique de l'entreprise tels que prévus à l'article 45 du Code des marchés publics : - Les effectifs du candidat ; - Liste des principales références effectuées au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. NOTA : Avant de procéder à l'examen des candidatures, si l'on constate que des pièces visées cidessus sont manquantes ou incomplètes, le pouvoir adjudicateur peut décider de demander à tous les candidats concernés de produire ou compléter ces pièces dans un délai de 6 jours. Les autres candidats qui ont la possibilité de compléter leur candidature, en seront informés dans le même délai. Contenu de l'offre Un projet de marché comprenant : - L'acte d'engagement (A.E.) et ses annexes : à compléter et à signer par les représentants qualifiés des entreprises ayant vocation à être titulaire du contrat ; - Une offre financière détaillée signée par le candidat ; - Le cahier des clauses particulières (C.C.P.) daté et signé ou une attestation acceptant le C.C.P. datée et signée ; - Une présentation de réalisations similaires ; - Le planning (annexe du CCP) daté et signé ; - Un mémoire technique expliquant les modalités d élaboration du bulletin jusqu à la livraison; - Les attestations d'assurance responsabilité civile de l'année en cours. En outre, pour chaque sous-traitant présenté dans l'offre, le candidat devra joindre, en plus de l'annexe : - Les capacités professionnelles et financières du sous-traitant ; - Une déclaration du sous-traitant indiquant qu'il ne tombe pas sous le coup d'une interdiction prévue aux articles 44.I 2 et 116 du code des marchés publics. Conception et impression des supports de communication Page 7/9
Conformément à l'article 46 III du Code des marchés publics, le candidat retenu ne saurait être désigné définitivement comme titulaire du marché qu'à la condition de produire dans un délai imparti par le pouvoir adjudicateur les certificats et attestations prévus au I et au II de l'article 46 du même code. Les candidats ne sont pas tenus de fournir les documents et renseignements que le pouvoir adjudicateur peut obtenir directement par le biais d'un système électronique de mise à disposition d'informations, administré par un organisme officiel ou d'un espace de stockage numérique, à condition que le candidat mentionne dans le dossier de candidature toutes les informations nécessaires à la consultation de ce système et que l'accès soit gratuit. Par ailleurs, et conformément à l'article 45-VII du Code des marchés publics, le pouvoir adjudicateur prévoit que les candidats ne sont pas tenus de fournir les documents et renseignements qui lui ont déjà été transmis dans le cadre d'une précédente consultation et qui demeurent valables. 5-2-Langue de rédaction des propositions Les propositions doivent être rédigées en langue française. 5-3-Unité monétaire Le pouvoir adjudicateur conclura le marché dans l'unité monétaire suivante : euro(s). 5-4-Conditions d'envoi ou de remise des plis Les candidats transmettent leur proposition sous pli portant la mention suivante : "Ne pas ouvrir - Conception et impression des supports de communication ". L'enveloppe contient les justificatifs de candidature visés à l'article 44 du Code des Marchés Publics, à l'article 45 du Code des marchés publics et au règlement de la consultation, ainsi que les éléments relatifs à l'offre. Les plis devront être remis contre récépissé ou, s'ils sont envoyés par pli recommandé avec avis de réception postal, devront l'être à l'adresse ci-dessous : Commune de Saffré Cour du séquoia 44390 Saffré Tel : 02.40.77.23.18 Fax : 02.40.77.28.34 Ouverture du lundi au vendredi de 8H30 à 12H30 Les dossiers qui parviendraient après la date et l'heure limites fixées au présent règlement de la consultation ne seront pas ouverts. Le pouvoir adjudicateur n'accepte pas le dépôt des plis par voie électronique. 5-6-Négociation Le pouvoir adjudicateur peut être amené à négocier avec les 3 candidats les mieux classés après analyse des offres. Article 6 - Jugement des propositions Le jugement des propositions sera effectué dans les conditions prévues à l'article 53 du Code des marchés publics au moyen des critères suivants : Conception et impression des supports de communication Page 8/9
Critères de jugement des offres : 1 - La qualité technique : 50 % o Les moyens matériels (équipements) : 10% o Les moyens humains (qualifications des interlocuteurs dédiés) :15% o Démarche environnementale de l entreprise (complémentaire au prérequis du CCP) : 10% o Qualité artistique selon les références présentées : 15% 2 - Le prix (à travers l offre financière détaillée émise par le candidat) : 50 % Concernant le prix, le jugement des offres exclu la régie publicitaire Les erreurs de multiplication, d'addition ou de report qui seraient constatées dans les propositions financières seront rectifiées et c'est le montant ainsi rectifié qui sera pris en considération pour le jugement des offres. Offres anormalement basses : Conformément à l'article 55 du code des marchés publics, toute offre paraissant anormalement basse fera l'objet d une demande écrite de précisions assortie d'un délai impératif de réponse. Après vérification des justificatifs fournis par le candidat concerné, l'offre sera soit maintenue dans l'analyse des offres, soit rejetée par décision motivée. Article 7 - Renseignements complémentaires Pour obtenir tous renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront faire parvenir au plus tard 10 jours avant la date limite de remise des offres, une demande écrite à : Correspondant : Virginie CORMERAIS Adresse : Mairie de Saffré Cour du Séquoia 44390 SAFFRE Téléphone : 02.40.77.23.18 Courriel : virginie.cormerais@saffre.fr Conception et impression des supports de communication Page 9/9