CAHIER DES CHARGES CONCERNANT «Prospection et accompagnement des entreprises candidates au label Empl itude» CONTEXTE ET ENJEUX La labellisation Empl itude représente un levier de valorisation économique des entreprises du bassin d emploi marseillais sur l axe sociétal de la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). De fait, elle contribue à l efficacité de l entreprise dans ses relations sociales et à l amélioration de son image vis-à-vis de ses partenaires externes. A ce titre, les partenaires signataires du protocole d engagement : La Ville de Marseille L Etat représenté par la DIRECCTE, Le Conseil Régional Provence-Alpes -Côte d Azur, Le Conseil Général des Bouches-du-Rhône, L Etablissement Public Euroméditerranée, La Chambre de Commerce et d Industrie Marseille Provence - Métropole, La Chambre de Métiers et de l Artisanat des Bouches-du-Rhône, La Cité des Entrepreneurs d Euroméditerranée, Le Centre des Jeunes Dirigeants de Marseille. S engagent depuis maintenant prêt de 6 ans à soutenir la mise en place d un dispositif territorial de labellisation des entreprises qui mènent des actions en faveur de l insertion professionnelle : le «LABEL EMPL ITUDE». Le protocole d engagement est en cours de signature par : La CUMPM, CANE, L Association des Entrepreneurs de l Huveaune Vallée, La CGPME, Femmes 3000, Face, IMS. Le label Empl itude est le 1 er label territorial pour l emploi en France. Concrètement, il distingue les bonnes pratiques des entreprises en faveur de l emploi et de l insertion professionnelle. Il valorise les entreprises qui s engagent sur 3 axes : 1
Les actions relatives à l accès à l emploi des demandeurs d emploi et/ou scolaires. Les actions relatives à une gestion exemplaire des Ressources Humaines. La diffusion de ces bonnes pratiques vers leurs salariés et leurs partenaires. Le label est depuis sa création co-animé et coordonné par Emergences, l association d animation du PLIE MPM Centre et la Maison de l emploi de Marseille (MDEM). Une labellisation en plusieurs étapes : 1/ La constitution d un dossier de labellisation présentant en premier lieu les actions récentes mises en œuvre sur les 3 axes précités. Chaque entreprise bénéficie d un accompagnement assuré par un prestataire spécialisé dans la RH et les pratiques RSE des entreprises. Cette étape fait l objet du présent cahier des charges. 2/ Une présentation orale du dossier de candidature devant un comité technique (CT) composé de techniciens représentants les signataires du protocole d engagements, d entreprises labellisées et de techniciens des organismes d accompagnement à l emploi et/ou la création d activité. Le dossier présenté est noté sur 3 critères (motivation, moyens et exemplarité), les critères sont évalués de 1 à 4 et pour être labellisé, il faut obtenir une note de 8/12. 3/ Une labellisation pour 3 ans avec des pistes de progression proposées par le comité technique sur les axes d interventions du référentiel AFNOR et qui doivent être mises en œuvre dans le cadre de la reconduction. 4/ Un temps de travail post-ct réunissant l entreprise et le prestataire en charge de l accompagnement permettant de décliner les préconisations émanant du CT en plan d action opérationnel. Aujourd hui, près 90 entreprises ont été ou sont labellisées. Il s agit de : OBJECTIFS ET BENEFICIAIRES DE LA MISSION Sensibiliser les entreprises du territoire au label et à ses valeurs. Améliorer les pratiques des entreprises notamment en matière de ressources humaines (en interne et en externe). Augmenter le nombre d entreprises labellisées. Renforcer les partenariats entre les entreprises et les structures œuvrant dans le champ de l insertion professionnelle. 2
CONTENU ET DEROULEMENT DE LA MISSION En lien étroit avec les salariées de la MDEM et d Emergence(s) en charge de l action, il s agit de : 1/ Prospecter des entreprises marseillaises afin de les inciter à postuler au label (sur la base d un fichier émanant du prestataire). Le candidat présentera dans sa proposition la stratégie qu il compte mettre en œuvre pour attirer de nouvelles entreprises vers le label. Les entreprises devant reconduire leur label en 2013 ayant déjà été accompagnées au cours du premier semestre 2013, les objectifs présentés plus loin ne concerneront que des entreprises nouvelles s engageant dans la démarche. La prospection à réaliser au cours de ce second semestre est donc un axe majeur pour le commanditaire. 2/ Sensibiliser les entreprises au label : le prestataire pourra être amené à faire des présentations du label en individuel ou en collectif. Il répondra pour cela aux sollicitations éventuelles du commanditaire, des partenaires et des entreprises. Il présentera également dans sa réponse la stratégie qu il compte mettre en œuvre et les réseaux sur lesquels il compte s appuyer pour présenter le label au plus grand nombre possible d entreprises. 3/ Réaliser un diagnostic interne afin de vérifier l éligibilité de l entreprise au label, la motivation effective, ainsi que le temps nécessaire à la préparation du dossier (pour être éligible, une entreprise doit a minima mener une action par axe). 4/ Accompagner les entreprises éligibles, aider au montage du dossier, préparer les entreprises à leur présentation orale en CT. 5/ Que ce soit pour les entreprises labellisées ou non, le CT propose des pistes de progression. Le prestataire retenu rencontrera l entreprise en aval afin de décliner ces préconisations en plan d actions opérationnel (dans les 2 mois suivant le CT). En 2013, les nouvelles modalités financières validées par le comité de pilotage du label sont applicables. Un changement majeur est à noter : la participation financière des entreprises. De 0 à 25 ETP : 500 pour 3 ans (soit environ 166 /an) De 25 à 50 ETP : 750 (soit 250 /an) De 50 à 100 ETP : 1 000 (soit 333 /an) De 100 à 250 ETP : 1 500 (soit 500 /an) Plus de 250 ETP : 3 000 (soit 1 000 /an) Le montant couvre la période de validité du label, soit trois années et comprend une offre de services déclinée de la façon suivante : 3
1. Un accompagnement par un consultant spécialisé (objet de la présente convention). 2. Une adhésion au Club Empl itude permettant d avoir accès à la base de données des bonnes pratiques. 3. Quatre petits déjeuners annuels, dont deux permettant l échange de bonnes pratiques entre labellisées et deux visant à la progression des entreprises sur certains axes du Label animés par des intervenants extérieurs. 4. Un déjeuner presse annuel avec les acteurs institutionnels et les entreprises labellisées. 5. Le logo et un bref descriptif de l entreprise labellisée sur le site dédié. 6. Des affiches de valorisation et le logo Empl itude mis à disposition. Le diagnostic interne permettant de valider l éligibilité de l entreprise au label reste financé par des fonds publics et donc gratuit pour l entreprise. L accompagnement à proprement parlé ne pourra démarrer que si l entreprise signe une «lettre d engagement». Celle-ci informera l entreprise : Du principe de sa participation financière au label (les modalités pratiques sont en cours d élaboration et seront communiquées au prestataire dans les plus brefs délais). Du montant de cette participation. De l offre de service correspondant. Du délai dans lequel elle s engage (sous peine de remboursement total des frais occasionnés par l accompagnement) à présenter son dossier en Comité Technique (CT) : - 3 à 6 mois entre la réalisation du diagnostic interne et la présentation du dossier en CT. - 9 mois si une situation particulière, identifiée lors du diagnostic, le justifie. Cette situation pourra amener l entreprise à présenter son dossier en CT au premier semestre 2014. Le prestataire devra expliquer ces modalités à l entreprise et s assurer qu elle les a bien comprises avant de démarrer l accompagnement. A la fin de l accompagnement le prestataire remettra un questionnaire de satisfaction à l entreprise. Résultats qualitatifs : RESULTATS / LIVRABLES ATTENDUS Augmentation du nombre d entreprises adhérant aux valeurs de la RSE, notamment à son volet sociétal. Augmentation du nombre d entreprises mettant en place des actions concrètes à destination des publics en insertion. 4
Reconnaissance du label par les entreprises, développement de sa renommée et de sa notoriété. Résultats quantitatifs : 16 entreprises accompagnées présentant leur dossier en CT (prévoir de la déperdition) dont 14 labellisées (si la notation et donc la décision finale revient aux membres du CT, l accompagnement est censé écarter les candidatures inappropriées), Livrables : Afin de permettre le suivi de la mission commandée, le prestataire s engage à transmettre mensuellement à la MDEM plusieurs listings : Le listing des entreprises prospectées : date du contact, nom de l entreprise, modalité de la prospection (téléphonique, envoi d un mailing ). Le listing des entreprises sensibilisées, c est-à-dire celles à qui le label a été présenté lors d un entretien collectif ou individuel (physique ou téléphonique) : date du contact, nom de l entreprise, nom du contact, secteur d activité, nombre de salariés, modalité de la sensibilisation. Le listing des entreprises ayant bénéficié d un diagnostic interne et dont l éligibilité n a pas été validée : nom de l entreprise, nom du contact, numéro de téléphone, mail, motifs d inéligibilité. Le listing des entreprises en cours ou ayant bénéficié d un accompagnement : numéro de tranche (de 1 à 5 en fonction du nombre d ETP), nom de l entreprise, nom du contact, temps estimé nécessaire à l accompagnement lors du diagnostic (3, 6 ou 9 mois), nombre de rendez-vous réalisés, date prévisionnelle de présentation en CT, résultat de cette présentation (labellisé O/N). Une fiche par entreprise accompagnée présentant son dossier en CT : nombre de jours effectués et les axes de travail menés. Les questionnaires de satisfaction remplis par les entreprises accompagnées. Les plans d actions mis en place émanant des propositions du CT. CALENDRIER ET DUREE Le présent cahier des charges concerne l année 2013. - 20/062013 : lancement de l appel à prestataires - 04/07/2013 : date limite de remise des offres - 15/07/2013 : début de la prestation (ou date prévisionnelle de début des prestations) - 31/12/2013 : fin de la prestation 5
Sous réserve d un bilan de fin d action positif, de la disponibilité du budget et de la validation du CA de la MDEM, la prestation pourra être renouvelée pour une durée d un an : du 1 er janvier au 31 décembre 2014. PROPRIETE DES DONNEES, OUTILS ET SECRET PROFESSIONNEL L ensemble des données recueillies, produits et outils créés restera la propriété exclusive de la Maison de l Emploi de Marseille. Le prestataire sera tenu au secret professionnel pour tout ce qui a trait aux renseignements ou documents qu il aurait pu recueillir au cours de ses travaux. MODALITES ET MOYENS DE L INTERVENTION L intervention du candidat retenu sera formalisée dans le cadre d une convention de prestation qui sera signée par la personne habilitée et contresignée par le Président de la Maison de l emploi de Marseille. Cette convention rappellera les objectifs de la commande, les résultats attendus ainsi que les modalités financières liées au déroulement de la convention FINANCEMENT ET MODALITES DE PAIEMENT La rémunération globale proposée par le candidat ne devra pas excéder le coût estimé à 20 000 TTC. En dessus de ce montant, les offres seront considérées comme inacceptables et ne feront pas l objet d une notation par le jury. Le paiement s effectuera en 2 tranches : - Une avance de 50 % sera versée à la signature de la convention de prestation, sur présentation d une facture. - Le solde sera réglé au plus tard le 31/12/2013 sur présentation d une facture, il fera l objet d une proratisation en fonction de l atteinte des résultats/livrables/objectifs. - Procédure de passation ORGANISATION DE LA CONSULTATION Le présent marché est passé selon la procédure de passation des marchés prévue par l Ordonnance n 2005-649 du 6 juin 2005 modifiée relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics. - Délai de validité des offres La durée de validité des offres est de 90 jours à compter de la date limite de réception des offres. - Documents à produire par les candidats L offre d intervention devra comporter les documents suivants : 6
Une proposition détaillée répondant à tous les points du présent cahier des charges La décomposition du prix par phase/poste/activité en HT et TTC de la prestation proposée (et le coût total de la proposition) Le nombre de journées (en Jour/Homme) prévues affectées à la mission ainsi que la décomposition du nombre de journées pour chaque phase/poste/activité Le descriptif des compétences et moyens humains mis à disposition pour le bon déroulement de la mission et la justification d une expertise sur le secteur 1 copie extrait Kbis 1 copie registre INSEE Une attestation de l Administration des impôts et de URSSAF prouvant que le candidat a satisfait à ses obligations fiscales et sociales au 31 décembre de l année précédente A produire seulement dans le cas où le marché lui est attribué. Dans le cas où le candidat ne serait pas à jour de ses obligations fiscales et sociales, il ne pourra pas faire l objet d une convention avec la MDEM. - Conditions d envoi et de remise des propositions Les offres doivent parvenir à l adresse courrier suivante : Maison de l emploi de Marseille A l attention de Alexandra COPPOLANI 38 rue Breteuil 13006 Marseille ET à l adresse mail suivante : acoppolani@mdemarseille.fr COPIE à : mkhalifa@mdemarseille.fr Les offres devront être adressées à la Maison de l emploi de Marseille dans le délai imparti (le cachet de la Poste faisant foi) sous enveloppe cachetée et portant le nom du candidat et la mention «réponse à l appel à prestataire concernant «la prospection et l accompagnement des entreprises candidates au label Empl itude - NE PAS OUVRIR». Il est conseillé aux candidats d utiliser la remise directe des offres, sous pli cacheté portant le nom du candidat et la mention «réponse à l appel à prestataire concernant «la prospection et l accompagnement des entreprises candidates au label Empl itude à l attention de Alexandra Cappolani - NE PAS OUVRIR», contre récépissé au secrétariat de la Maison de l emploi de Marseille. Les offres doivent être remises avant le 04/07 2013 à 17 heures. A noter que le dossier de réponse qui sera reçu par la MDEM (proposition et tous les éléments constitutifs -justificatifs de production-) ne pourra être renvoyé au candidat postulant. Ce dossier sera conservé par la MDEM pendant une année et sera ensuite détruit 7
sauf demande préalable du candidat au moment de la transmission de la proposition à la MDEM. LES CRITERES DE SELECTION DES OFFRES L analyse des offres s effectuera selon les critères pondérés et hiérarchisés ci-dessous : 1. Valeur technique de l offre : coefficient de pondération (70 %) Ce critère sera apprécié au regard des éléments fournis dans la proposition, en fonction des sous critères suivants : - La pertinence de la méthode proposée pour atteindre les résultats demandés et la clarté de la proposition (30 %) - L expérience et les compétences acquises sur des prestations de nature comparable par l équipe proposée pour cette mission (20 %) - Les moyens mis à disposition par le candidat pour cette mission (20 %) 2. Prix de l offre : coefficient de pondération (30 %) Le prix de la prestation proposée ainsi poste/phase/activité. que le détail du prix pour chaque Les offres qui ne répondront que partiellement au présent cahier des charges seront considérées comme irrégulières et ne feront l objet ni d un examen ni d un classement par le jury de sélection. Date et heure limites de remise des offres : 04 juillet 2013 à 17 heures 8