Guide pratique de Comptabilité Générale Version 1.2 du 12 Février 2016
Table des matières Guide pratique de Comptabilité Générale... 6 1. Principe de base du plan comptable... 6 1.1. Structure du plan comptable : comptes et divisions... 6 1.1.1. Les comptes obligatoires... 6 1.1.2. Les comptes libres... 6 2. Le programme Comptes financiers... 7 2.1. L onglet de base... 8 2.2. L onglet complément... 8 2.3. L onglet référence financière.... 9 2.3.1. Etablissement financiers... 9 2.3.2. Méthodes de paiement... 9 2.4. L onglet divisions.... 10 2.5. Création d un compte facultatif sur six ou sept positions.... 11 2.6. Les classifications... 12 2.7. Mettre à jour les classifications... 12 2.8. L onglet classification (à droite)... 13 2.9. Impression du plan comptable... 13 2.9.1. Astuce d impression... 14 3. Les divisions... 16 3.1. Le programme gestion des structures / divisions... 16 3.2. L onglet de base... 17 3.3. L onglet Complément... 17 3.4. L onglet Comptes CG... 17 3.5. Les autorisations entre comptes et divisions... 18 4. Budgets... 20 4.1. L onglet base... 20 4.2. L onglet version... 21 4.3. Saisie du budget... 21 4.3.1. L onglet Saisie budget... 22 4.3.2. L onglet paramètres... 22 4.4. Répartition périodique... 23 4.5. Contrôler la répartition périodique... 24 4.6. Le détail par période... 25 4.7. Contrôle du budget.... 26 5. Travaux comptables... 27 5.1. Introduction... 27 5.2. Le programme Travaux comptables... 27 Page 2 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
5.3. Les types de travaux... 28 5.4. Affichage regroupement des journaux... 28 5.5. Sélection de l exercice comptable... 29 5.6. Créer un nouveau journal... 29 5.7. Saisie de l écriture comptable.... 31 5.8. Détail de l écran de saisie... 32 5.8.1. La 1 ère partie - information du document... 32 5.8.2. La 2 ème partie -imputation financière primaire... 32 5.8.3. La 3 ème partie contrepartie... 33 5.9. Valider une écriture... 34 6. Saisie d une écriture multiple... 34 7. Rechercher modifier supprimer une écriture... 35 8. Travaux comptables : L interface finance... 37 8.1. Documents bloqués... 37 9. Travaux comptables : Changement du nom d un journal / du statut... 39 10. Astuce : Dans les travaux comptables, un journal est bloqué... 40 Symptôme... 40 10.1.1. Causes possibles... 40 10.1.2. Mesures pour corriger le problème... 40 10.1.3. Cas spécial... 41 11. Fonction spécifique : les Modèles de transactions... 42 11.1. Onglet base... 42 11.2. Onglet exploitation... 43 11.3. Onglet imputation... 44 11.4. Utilisation d un modèle dans un journal... 45 12. Fonction spécifique : Modèles de libellés... 46 13. Interrogations et listes... 47 13.1. Interrogation d un compte à l écran... 47 13.1.1. L onglet Cumul... 47 13.1.2. L onglet cumuls divisions... 49 13.1.3. L onglet mouvements... 50 13.1.4. L onglet mouvements : Accéder au journal de saisie / à la pièce... 51 14. Le programme documents comptables... 53 15. Les listes de la finance... 54 15.1. Paramètres pour le Grand-livre... 55 15.2. Paramètres pour le bilan et le décompte d exploitation... 56 15.2.1. Les onglets Référence, Comparaison 1 et Comparaison 2... 57 16. Les tableaux croisés... 59 Page 3 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
17. Extraction de la formule IVS... 61 17.1. Ecran de traitement... 62 18. Vérification des comptabilités auxiliaires : Le programme contrôle de cohérence... 65 19. Annexe : Marche à suivre rapide pour l'ouverture d'un exercice... 67 19.1. 1èr étape ouvrir l'exercice... 67 19.2. 2 ème étape ouvrir le journal "ouverture et bouclement"... 68 19.3. 3 ème étape activer les périodes... 69 20. Annexe : Rappel des procédures à effectuer avant le bouclement comptable ainsi que les étapes de la procédure du bouclement «technique» de ProConcept... 71 21. Recalculer les cumuls... 72 22. Mettre à jour les classifications... 73 23. Comprendre pourquoi des comptes ne figurent pas dans le bilan ou le décompte d exploitation 74 24. Faire en sorte que le budget apparaisse dans le décompte d exploitation / dans le grand livre / la formule IVS... 75 25. Vérification croisée des résultats... 76 26. Contrôle des reports de l année précédente... 78 27. Vérifier l interface finance... 79 28. Effectuer le contrôle de cohérence... 80 29. Bouclement technique de ProConcept... 81 30. Annexe : Gestion des classifications et variantes de listes... 84 30.1. Les classifications... 84 30.2. Organisation d une classification... 85 31. Manipulation des classifications... 87 31.1. Choisir une classification... 87 31.2. Opérations dans la classification... 87 32. Manipulation des nœuds... 90 33. Propriétés des nœuds... 92 33.1. Le code... 92 33.2. Description... 92 33.3. Commande SQL automatique... 92 33.4. Définir sa propre commande SQL... 93 33.5. Suppression d un nœud... 94 34. Utilisation des classifications... 95 34.1. Utilisation d une classification dans le Grand-livre.... 95 34.2. Utilisation d une classification dans le bilan structuré avec une ou deux comparaisons. 96 34.3. Utilisation de la classification dans l interrogation des comptes... 97 34.4. Autres utilisation des classifications : tableaux croisés... 97 35. Variantes de liste... 98 Page 4 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
35.1. Les opérations pour créer une variante de liste... 98 35.2. Utilisation de la variante de liste dans le bilan structuré... 99 Page 5 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Guide pratique de Comptabilité Générale 1. Principe de base du plan comptable Le plan comptable IVS est appliqué selon les directives de l Etat de Vaud, valables depuis le 01 janvier 1998, réglementant les relations financières et comptables des Institutions Vaudoises Subventionnées reconnues d intérêt public «IVS». 1.1. Structure du plan comptable : comptes et divisions Plan Comptable 1.1.1. Les comptes obligatoires Le plan comptable qui est livré avec le logiciel de comptabilité est le plan comptable IVS officiel. Il est donc fixe et comporte des comptes obligatoires sur cinq positions. Aucun compte ne doit être supprimé de ce plan comptable. 1.1.2. Les comptes libres Tous les comptes qui sont ajoutés par l institution doivent être des comptes à 6 ou 7 positions. Les 5 premières positions du compte doivent correspondre à un compte officiel du plan comptable IVS. Page 6 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
2. Le programme Comptes financiers Disponible depuis : Finance \ Gestion \ Comptabilité \ Comptes financiers. Ce programme permet de gérer les comptes. Par défaut, la commande de base est la liste de compte valable par numéro. Page 7 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
2.1. L onglet de base Il contient le numéro de compte et la description, ainsi que si la nature (bilan ou Pertes et profits). De plus, il indique si le compte est de type collectif et si de la TVA est possible sur ce compte. 2.2. L onglet complément Il permet de spécifier le type de compte (liquidité) mais aussi de rendre le compte inactif au moyen des restrictions. Un compte ayant «imputation non autorisé» ne sera plus proposé dans la saisie des écritures. Vous pouvez désactiver les comptes IVS que vous n employez pas, mais pas les supprimer. Page 8 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
2.3. L onglet référence financière. Cet onglet permet d enregistrer les informations nécessaires aux transactions de type DTA et BVR notamment. Deux sous-onglets : 2.3.1. Etablissement financiers Les données du compte (IBAN, Banque, CCP,..) doivent-être indiquées. 2.3.2. Méthodes de paiement Les différentes méthodes disponibles sur le compte sont indiquées Page 9 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Il est aussi possible de fixer une date de validité par méthode de paiement au moyen de la zone «Disponible jusqu au». Une méthode de paiement non disponible ne sera plus proposée dans les transactions concernées (DTA, BVR). 2.4. L onglet divisions Indique la(es) division(s) autorisée(s) sur le compte. L affectation d une division est réalisée au moyen du + (bas de la fenêtre). Voir la gestion des divisions sous : Les divisions Page 10 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
2.5. Création d un compte facultatif sur six ou sept positions. Nous recommandons la création d un compte par copie d un compte existant. Cette opération permettra de récupérer toutes les données de base du compte d origine. Se positionner sur le compte d origine que l on souhaite copier et utiliser «Dupliquer» Dans la fenêtre «copie de compte» il faut indiquer le compte de cible (Les 5 premières positions doivent être identique au no de compte source) ainsi que la description du nouveau compte. Il faut aussi cocher la case «Copie des interactions» pour copier les autorisations des divisions. Il n est pas possible de supprimer un compte sur lequel vous avez passé des écritures. Page 11 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
2.6. Les classifications Une classification et une structure de liste qui est utilisée notamment pour les impressions. Il existe une classification pour Le bilan IVS Le décompte d exploitation IVS La formule IVS La récapitulation condensée Le résultat enveloppe de charge Les manipulations des classifications sont détaillées sous Annexe : Gestion des classifications et variantes de listes le CIAD intervient sur mandat pour réaliser des classifications spécifiques. 2.7. Mettre à jour les classifications Lors de la modification du plan comptable suite à des ajouts de comptes, il faut mettre à jour les classifications comptables (présentation des listes). Pour ce faire, il faut aller dans le programme gestion des comptes financiers depuis \Finance\Gestion\Comptabilité Et prendre l onglet «Classification» à gauche. Un clic droit sur la loupe permet d afficher les différentes classifications. Pour mettre à jour la classification, faire un clic droit sur la classification, puis choisir «Rafraichir» Page 12 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Lors d un changement du plan comptable, nous vous recommandons de «rafraichir» toutes les classifications. 2.8. L onglet classification (à droite) Cet onglet liste les classifications ainsi que l emplacement dans la classificationoù figure le compte. 2.9. Impression du plan comptable L impression est disponible depuis «Etats» Page 13 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
2.9.1. Astuce d impression Vous pouvez alléger l impression du plan comptable en utilisant le filtre d impression et en excluant par exemple les comptes «bloqués» Page 14 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
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3. Les divisions Une division représente la possibilité de détailler les comptes de charges et produits. Avec cette notion de division, vous avez la possibilité d avoir un seul bilan et plusieurs «décompte d exploitation» pour chacune de vos structures, mais aussi un consolidé de toutes les structures. L utilisation des divisions est généralement liée au financement du canton. Ces divisions sont personnalisées au moment où l application est mise en service dans l institution et cela est modifiable en tout temps. La division permet aussi d avoir un budget spécifique. Les divisions ne s appliquent pas aux comptes de bilan qui utilisent exclusivement la division 000. Les institutions ayant une seule structure utilisent par simplification la division 000 aussi dans les comptes de charges / produits. En revanche dès qu une institution utilise plus qu une structure, la division 000 ne doit plus être utilisée par les comptes charges / produits. 3.1. Le programme gestion des structures / divisions Disponible depuis : Finance \ Gestion \ Comptabilité \ Ce programme permet de gérer les divisions. Page 16 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
3.2. L onglet de base L onglet base contient le numéro de la division (de 000 à 999) ainsi que la description. 3.3. L onglet Complément L onglet complément permet de limiter la validité de la division. Une seule division est définie par défaut. 3.4. L onglet Comptes CG Dans cet onglet figure les comptes qui sont autorisés dans cette division. Page 17 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
3.5. Les autorisations entre comptes et divisions L autorisation entre comptes divisions est désigné dans ProConcept par le terme «d interaction». Les autorisations sont définies de manière explicite. Ainsi si une division est autorisée sur un compte, seule cette division sera autorisée. Si aucune autorisation n est définie, cela signifie que tout est autorisé. Nous vous recommandons vivement d utiliser les interactions afin de définir clairement les autorisations sur les comptes. Exemple : Deux structures 010 Foyer A 020 Foyer B 1) Définir l autorisation de la division sur les comptes Actifs / Passifs exclusivement Définir l autorisation des divisions 010 et 020 sur les comptes Charges / Produits exclusivement Page 18 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Avec ces autorisations, il n est pas possible de : - Comptabiliser sur un compte de bilan avec une division différente que la 000 - Comptabiliser sur un compte perte et profit ave une division autre que 010 ou 020 Ces autorisations sont aussi contrôlées lors de l intégration d écritures venant des salaires ou des débiteurs. Ceci permet d éviter des erreurs d imputation dans ces deux modules. Page 19 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
4. Budgets Disponible depuis : Finance \ Travaux comptables \ Ce programme permet de gérer le budget 4.1. L onglet base L onglet base contient l exercice ainsi que la description du budget. On utilise la fonction ++ «Dupliquer» pour créer un nouveau budget en utilisant les valeurs de l année précédente. Page 20 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
4.2. L onglet version L onglet version contient le numéro de la version, le type, la valeur par défaut et c est aussi depuis cet onglet que l on effectue la saisie des montants au moyen du bouton «Saisie budget». Statut version : Doit être non arrêtée pour pouvoir saisir tout le détail. Version par défaut : Doit être coché Numéro de version : Nous vous recommandons d indiquer «budget» avec l année concernée 4.3. Saisie du budget Page 21 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
4.3.1. L onglet Saisie budget La saisie s effectue simplement en entrant les comptes, les divisions et les montants par ligne. Les fonctions + et sont disponibles. Le budget doit être saisi par division. Pour les institutions qui n ont pas de division, il faut impérativement indiquer 000 dans le champ division. 4.3.2. L onglet paramètres Cet onglet permet de filtrer l affichage des lignes du budget. Cela peut-être utile pour afficher qu une division par exemple. Le filtre se désactive au moyen du bouton «Supprimer filtres» Page 22 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
4.4. Répartition périodique La répartition périodique est obligatoire! Si elle n est pas effectuée, le budget n est pas affiché sur les listes (décompte d exploitation par exemple). La répartition périodique est disponible soit depuis l icône figurant à gauche de la grille de saisie ou avec la combinaison de touches (ALT + R) Pour les comptes salaires, vous avez la possibilité d effectuer une répartition différente qui intègre le 13 ème salaire sur le mois de décembre. Pour se faire il faut utiliser la répartition de type «salaire» : Page 23 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Pour les autres comptes la répartition de type «par mois» A la fin de ces opérations le type de répartition est affiché. 4.5. Contrôler la répartition périodique Le contrôle de la répartition périodique est disponible depuis l icône ci-après ou avec la combinaison de touches (ALT-C). Si tout est en ordre la fenêtre ci-après est affichée Page 24 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
En cas d erreur de répartition affichage du(des) compte(s) 4.6. Le détail par période Le détail de la répartition des montants pour un compte est disponible depuis le «détail période» ou avec la combinaison de touches (ALT-P). Page 25 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Il est aussi possible de modifier / effectuer une autre répartition depuis le détail par période. 4.7. Contrôle du budget Pour contrôler le budget, vous avez à disposition les tableaux croisés ou l aperçu. Page 26 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
5. Travaux comptables 5.1. Introduction La comptabilisation des écritures se fait au travers de journaux. Chaque type de journal peut contenir différents types d écritures. Un journal peut contenir plusieurs écritures. Pour des raisons de sécurité et de performance, nous vous déconseillons toutefois de faire qu un seul journal d écriture. Il est important de savoir que lorsque vous comptabilisez des écritures elles sont de type provisoire. Vous pouvez donc les modifier ou les supprimer en tout temps. Ceci à l exception des journaux qui viennent d une comptabilité auxiliaire (salaires, débiteurs) et des journaux de type définitif. 5.2. Le programme Travaux comptables Disponible depuis : Finance \ Travaux comptables \ Ce programme est le cœur des opérations comptables. Il permet de passer les écritures, imprimer les différentes listes, visualiser les comptes Page 27 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
5.3. Les types de travaux Les journaux peuvent être classés dans un travail de type «A faire», «En cours» et «Terminé». Par défaut, un nouveau journal est créé dans «En cours». Le type «intégré» est conditionné directement par la nature du journal. Lorsqu un journal est passé en définitif il apparait sous «définitif». 5.4. Affichage regroupement des journaux Dans la partie de droite, les journaux sont regroupés par type. Un signe + indique et permet de visualiser le détail des journaux. Dans l exemple ci-dessous, le regroupement CG-Interne contient différents journaux Page 28 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Le numéro du journal ainsi que le nombre de documents (d écritures) est indiqué. 5.5. Sélection de l exercice comptable Au moyen de la zone de liste déroulante, sous «Sélection», il est possible de choisir l exercice comptable. Par défaut, l exercice comptable correspondant à l année (date de la machine) est proposé. 5.6. Créer un nouveau journal Pour commencer la saisie des écritures, il faut commencer par créer un journal avec un plus dans «Transactions». Page 29 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
La fenêtre «Nouveau travail» affiche la sélection des modèles disponibles. Dans les nouvelles implémentations nous préfixons les types de travail par domaine d activité comme ci-après CG- FO- (Fournisseurs) DE- (Débiteurs) RH- Après sélection du modèle, la description est personnalisable. Page 30 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
5.7. Saisie de l écriture comptable. Pour créer une nouvelle écriture, il faut utiliser «Ajouter». Le raccourci clavier et la combinaison de touches <ctrl><insert>. Le type de transactions disponible est affiché dans «Sélection» Si vous avez des modèles de transactions ils sont disponibles sous «actions» Voir Fonction spécifique : les Modèles de transactions Page 31 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
5.8. Détail de l écran de saisie 5.8.1. La 1 ère partie - information du document No Document : le système propose automatiquement un numéro, mais vous pouvez aussi mettre votre propre numérotation. (Nous recommandons la numération automatique non modifiable des pièces car c est la seule méthode garantissant l unicité du numéro de pièce). Date du document Montant : celui-ci se notera directement quand on mettra un chiffre au débit ou crédit dans la 2 ème partie. 5.8.2. La 2 ème partie -imputation financière primaire Compte : numéro du compte financier Division : numéro de division/structure. Libellé : Libellé de l écriture (qui sera repris automatique pour la contrepartie). Vous pouvez saisir librement en texte ou utiliser les fonctions de catalogue des libellés. Voir Fonction spécifique : Modèles de libellés Page 32 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Débit /Crédit : indiquer le montant total de la pièce au débit ou au crédit. Compte./Valeur : La date du document est reprise d office. Vous avez la possibilité de changer cette date. Attention : si vous changez cette date, celle-ci représentera la valeur comptable. En dessous de l imputation primaire, le libellé du compte et de la division est inscrit en bleu. Le solde du compte est aussi indiqué. Le chiffre en rouge correspond au montant budgétisé. 5.8.3. La 3 ème partie contrepartie Compte : numéro du compte de contrepartie. Division : numéro de division/structure. Libellé : libellé de l écriture, repris automatiquement de l imputation primaire mais modifiable. Débit/Crédit : montant à mettre soit au débit ou au crédit de la contrepartie. Par défaut le système propose le solde de l écriture. Compt./Valeur : repris automatiquement de l imputation primaire mais modifiable. Page 33 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
On peut remarquer sur la 3 ème partie, le nom du compte ainsi que le solde et le budget. 5.9. Valider une écriture Pour valider une écriture, il faut évidemment que le débit et le crédit soit équilibré, sinon un message d erreur est affiché. Remarque Le total débit crédit est affiché La confirmation est soit par «Valider» ou par la combinaison de touches <shift><enter>. Pour valider et créer une nouvelle écriture vous pouvez utiliser «Ajouter» ou la combinaison de touches <Ctrl> <Insert>. 6. Saisie d une écriture multiple La saisie d une écriture multiple est identique à une écriture simple. La différence est qu il y aura plusieurs lignes de contreparties. Le système proposera pour chaque ligne le solde par rapport au montant de départ. On peut comptabiliser autant de contreparties que l on désire. Page 34 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Il est aussi possible d avoir du débit-crédit croisé dans l écriture Dans ce cas aussi, Le système proposera le solde par rapport au montant de départ. 7. Rechercher modifier supprimer une écriture Dans la partie de gauche du programme, il est possible de rechercher une écriture au moyen de différents critères Exemple recherche d un montant Pour modifier une écriture il faut obligatoirement utiliser la fonction «Modifier» ou la touche <F2 > Page 35 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
La suppression peut être effectuée sur l ensemble de l écriture (moins en haut) ou sur une contrepartie (moins du bas) Page 36 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
8. Travaux comptables : L interface finance Toutes les écritures qui viennent d une comptabilité auxiliaire (Débiteurs, Salaires) passent par une étape intermédiaire avant d être comptabilisées dans la comptabilité générale : l interface finance. Les règles de gestion définies dans la comptabilité générale (par exemple la date de validité d un compte) sont vérifiées. Si tout est en ordre, cette opération est transparente vis-à-vis de l utilisateur. Dans le cas contraire, le document reste bloqué dans l interface fiance, ce qui implique qu il n est pas comptabilisé! 8.1. Documents bloqués Dans le programme «travaux comptables», l interface finance est affiché dans le ruban sous «Interface». Un bouton «Documents bloqués» est affiché en cas de problème. Dans ce cas vous devez obligatoirement intervenir! Dans l onglet «Document», en rouge, la cause de l échec est affichée. Page 37 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Cas les plus fréquents : Une écriture est passée sur un compte pour lequel une division n est pas autorisée, le cas le plus souvent rencontré est une division autre que la «000» pour un compte de bilan. Le compte utilisé a été bloqué dans la gestion des comptes. La date de valeur choisie s inscrit dans un exercice déjà bouclé ou pas encore ouvert. Pour visualiser l écriture qui pose le problème et pour la corriger, il faut prendre l onglet «Imputations financières». La ligne contenant l erreur est indiquée par une coche dans la colonne «Erreur». Pour modifier l écriture il faut prendre le mode «Modifier» sous transaction Et effectuer la modification qui doit être validée par le vu vert Il faut ensuite contrôler le document au moyen de «Contrôler document» disponible sous «Actions». Note : il est possible de contrôler plusieurs documents via «Contrôler en série» Si tout est ok, il n y a plus rien d affiché sous «Documents bloqués» Page 38 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
9. Travaux comptables : Changement du nom d un journal / du statut Pour renommer un journal comptable, il faut accéder aux «Propriétés du travail». Soit par l icône de Statut ou clic droit sur le journal. Pour boucler un exercice comptable, il faut que tous les journaux comptables soient de type «définitifs». Pour ce faire, la modification en série est à utiliser Page 39 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Après sélection des journaux concernés Le bouton «modifier» applique le changement d état pour l ensemble des journaux sélectionnés. 10. Astuce : Dans les travaux comptables, un journal est bloqué Symptôme L utilisateur n arrive pas à ouvrir un journal, il obtient un message d erreur 10.1.1. Causes possibles Coupure de courant / Défaillance du poste Utilisation du journal par une autre personne (ou par la même personne) Coupure réseau 10.1.2. Mesures pour corriger le problème Utilisation du bouton «Protection du travail» dans le programme Travaux comptables Ce bouton permet de «libérer» le journal et donc à l utilisateur de travailler. Page 40 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
10.1.3. Cas spécial Dans certains cas (comme par exemple coupure réseau), l utilisateur se bloque lui-même et le bouton «Protection travail» ne fonctionne pas. Cela signifie qu il y a plusieurs sessions concurrentes pour cet utilisateur sur le serveur Oracle. Dans ce cas il faut attendre le time-out de la session Oracle (suppression automatique des sessions inactives) ou demander au CIAD d arrêter et redémarrer la base (nécessite de faire sortir tous les utilisateurs, n est donc pas applicable aux clients TS hébergé). Page 41 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
11. Fonction spécifique : les Modèles de transactions Ce programme disponible depuis : Finance\Définitions\Structure comptable Permet de créer des modèles d écriture et de les réutiliser dans la saisie des écritures (au moyen de l insertion avec modèle) 11.1. Onglet base Dans l onglet base, on définira une clé ainsi qu un descriptif. Le descriptif sera affiché dans le choix de l écriture Le type de transaction est soit (1) pour les écritures financières soit (2,6) pour les écritures concernant les créanciers. Page 42 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Il existe trois type de modèles 01 Sans montant : Seule l imputation comptable de l écriture est proposée. 02 Avec montant : L imputation ainsi que le montant indiqué est proposé. 03 Avec Proportion : Il est possible de définir des facteurs de répartition sur l écriture. Dans ce dernier cas, les champs suivants sont aussi disponibles. 11.2. Onglet exploitation Dans cet onglet, on définira où ce modèle sera disponible en sélectionnant les modèles de travaux. Page 43 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
11.3. Onglet imputation Dans cet onglet, on définira le modèle d écriture avec tous les champs, comme une vraie écriture. Exemple Page 44 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
11.4. Utilisation d un modèle dans un journal Après avoir choisi le modèle souhaité L écran «Création documents selon modèle» permet selon le type de modèle utilisé de personnaliser les champs de saisie prédéfinis. Page 45 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
12. Fonction spécifique : Modèles de libellés Ce programme disponible depuis : Finance\Définitions\Structure comptable Permet de gérer un catalogue standardisé des libellés. Ces libellés étant utilisables dans les travaux comptables. Page 46 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
13. Interrogations et listes 13.1. Interrogation d un compte à l écran Ce programme disponible depuis Finance\Interrogations Permet de visualiser un compte. La partie de gauche permettant de sélectionner le compte et la partie de droite fournissant les informations. 13.1.1. L onglet Cumul Permet de suivre les soldes mensuellement Page 47 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Pour les comptes de charges/produits, si un budget a été saisi, il est utilisé pour effectuer les comparaisons. Le détail des cumuls calcul la différence entre le solde effectif et le montant du budget Le % réalisé est aussi calculé de même que l écart progressif et cumulé Page 48 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Le sous-onglet «Graphique» affiche la représentation graphique des données. 13.1.2. L onglet cumuls divisions Contrairement à l onglet «Cumul» donnant la valeur «consolidée» du solde du compte, cet onglet permet de voir le solde par division. Le comparatif «Budget» est aussi effectué. Page 49 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
13.1.3. L onglet mouvements Cet onglet permet de visualiser le détail de toutes les écritures comme le «Grand-livre». Depuis cet onglet, il est possible de filtrer l affichage au moyen du bouton «Filtre» ou la combinaison de touches <Alt><R> et de remplir les différents champs souhaités. Une fois la sélection effectuée et affichée, le total est aussi calculé selon le filtre. Pour annuler un filtre il suffit d utiliser le bouton <supprimer les filtres>. Page 50 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
13.1.4. L onglet mouvements : Accéder au journal de saisie / à la pièce Au moyen du bouton «Document comptable» ou la combinaison de touches <alt><d> il est possible de visualiser l écriture ou le journal de saisie. Page 51 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
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14. Le programme documents comptables Ce programme disponible depuis Finance\Interrogations Permet d effectuer des recherches d écritures sur l ensemble de la comptabilité. Un premier choix est disponible depuis la zone de sélection. Une fois les mouvements affichés, le bouton filtre est aussi disponible pour affiner si besoin la recherche (même fonction que dans l interrogation des comptes) La visualisation de la saisie est aussi disponible (même fonction que dans l interrogation des comptes) Page 53 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
15. Les listes de la finance Les listes à disposition de la finance sont disponibles depuis les travaux comptables ou depuis les interrogations par le bouton «Etats» Listes depuis travaux comptables Listes depuis interrogations Page 54 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
15.1. Paramètres pour le Grand-livre Les paramètres d impression du Grand-livre sont les suivants : Dates : Permet de sélectionner un exercice ou une fourchette de date. Le solde affiché sera influencé par ce paramètre. Comptes à imprimer : Permet de sélectionner les comptes. En laissant vide les zones Compte du / Acompte au, le programme prendra automatiquement tous les comptes. La classification est aussi utilisable (comme par exemple pour la liste les comptes individuels du SPJ). Dans les options, l impression du budget ainsi que l impression des comptes sans mouvements sont deux options utiles. Page 55 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
15.2. Paramètres pour le bilan et le décompte d exploitation Ces deux listes s obtiennent par «Etats» Bilan structuré / Référence 2 comparaisons Dans ce type de liste, il est possible d utiliser les variantes de listes (voir Variantes de liste) La zone classification permet de choisir le type de sortie (Bilan ou décompte d exploitation) La case à cocher permet de mettre à jour la classification. Page 56 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
La case à cocher impression des comptes permet d imprimer le détail des comptes ou simplement le regroupement. Le détail des comptes personnalisés à 6 ou 7 positions n est pas imprimé si cette case n est pas cochée. Exemple : avec impression des comptes Sans impression des comptes 15.2.1. Les onglets Référence, Comparaison 1 et Comparaison 2 Ces listes permettent d effectuer des comparaisons entre les colonnes. La première colonne est la colonne de référence, les comparaisons sont toujours effectuées depuis cette colonne. Avec ce système vous pouvez comparer les comptes effectifs avec le budget, l exercice actuel avec l année précédente, mais aussi des périodes entre elles. Le sous-onglet «Division» permet de choisir les divisions qui seront utilisées. Pa défaut toutes les divisions sont sélectionnées. Il est possible d utiliser la zone recherche pour accéder à une division précise. Les divisions choisies sous «Référence» sont directement reportées dans les 2 comparaisons. A la fin du rapport les divisions sélectionnées sont affichées Page 57 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
La sélection du budget est effectuée par la zone «Version Budget» Les écarts sont exprimés en Fr. et en % Page 58 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
16. Les tableaux croisés Une autre possibilité d interrogation est disponible, ce sont les tableaux croisés. Ils sont disponibles depuis le bouton «Tableau croisés». Page 59 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Les avantages d un tableau croisé sont la simplicité de manipulation, comme par exemple ce changement de présentation Mais aussi la grande interaction avec Excel ceci grâce à l exportation. Cette opération permet de transférer le tableau croisé dans Excel. Page 60 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
17. Extraction de la formule IVS Avant d effectuer cette tâche il est recommandé de s assurer que tous les points spécifiés sous : (Annexe : Rappel des procédures à effectuer avant le bouclement comptable ainsi que les étapes de la procédure du bouclement «technique» de ProConcept) sont en ordre. Contrairement aux années précédentes, la Formule IVS version comptes 2015 pour les clients CIAD n est plus démarré à partir du module «Formule IVS» dans ProConcept, mais doit être téléchargée et installée en local sur votre poste de travail. Disponible depuis https://www.ciad.ch/ciad/telechargements/telechargements-formule-ivs/ Une fois installé pour l extraction des données, il faut utiliser le classeur «02-Integrateur». Ce classeur permet d extraire les informations de ProConcept et de les inscrire dans la formule IVS. La formule IVS ainsi que l extracteur nécessitent l utilisation des macros. Vous devez donc activer les macros / le contenu. Page 61 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Une authentification avec un compte ProConcept est obligatoire. ATTENTION : Si le nom de l institution n est pas automatiquement affiché dans le champ «Insitutions», nous vous prions de prendre contact avec le CIAD 17.1. Ecran de traitement Si tous est en ordre et que vous avez les droits, la fenêtre de traitement est affichée Page 62 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Le choix de l année de traitement conditionne le type de formule Le mode permet de choisir le niveau de détail de l extraction Le mode global ne fait aucune distinction sur les divisions Le mode sélection d une / de plusieurs divisions permet de choisir le ou les divisions qui doivent figurer sur la formule IVS. Une division Plusieurs Page 63 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
A la fin de la procédure, la fenêtre Excel d enregistrement de fichier est affichée. Vous pouvez enregistrer le fichier IVS à l emplacement de votre choix avec le nom de votre choix. Page 64 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
18. Vérification des comptabilités auxiliaires : Le programme contrôle de cohérence Disponible depuis Finance\Services Ce programme effectue une vérification entre la CG et les comptabilités auxiliaires. Il est nécessaire d effectuer ce contrôle tous les mois. On ajoute un contrôle de cohérence en indiquant les points à contrôler ainsi que les ensembles concernés. Page 65 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
A la fin de la procédure vous pouvez visualiser le résultat avec un rapport : Ou regarder le détail dans les onglets correspondants : Page 66 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
19. Annexe : Marche à suivre rapide pour l'ouverture d'un exercice Cette marche à suivre vous permet d'ouvrir rapidement un nouvel exercice comptable. Cette opération est obligatoire pour clôturer la période décembre et respectivement ouvrir la période janvier des salaires. 19.1. 1èr étape ouvrir l'exercice Dans Finances \ Gestion \ Comptabilité Choisir le programme «Exercices comptables» Se positionner sur le dernier exercice et cliquer sur le ++ Automatiquement le programme propose le prochain exercice ainsi que les dates de début et de fin d'exercice. Dès ce moment l exercice a le statut «en préparation» Page 67 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
19.2. 2 ème étape ouvrir le journal "ouverture et bouclement" Dans Finances \ Travaux Comptables \ Ouvrir le programme «Travaux comptables» Faire un plus pour ouvrir un nouveau journal Choisir dans le modèle le journal "Ouverture / Bouclement exercice" Et faire "OK" Il ne reste plus qu'à cliquer sur le bouton "Ouverture" et fermer le programme. Page 68 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
19.3. 3 ème étape activer les périodes Dans Finances \ Gestion \ Comptabilité Choisir le programme «Exercices comptables» L exercice doit avoir le statut «Actif», si ce n est pas le cas il faut rafraichir l affichage. Dans le nouvel exercice se positionner sur l'onglet "Période" Page 69 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Puis pour toutes les périodes (de Janvier à bouclement) répéter les opérations suivantes : Se positionner sur la période Puis faire un clic sur «Activer» A la fin de cette opération les 14 périodes doivent avoir l état «Active». Votre excercie est maintenant prêt pour une nouvelle année! Page 70 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
20. Annexe : Rappel des procédures à effectuer avant le bouclement comptable ainsi que les étapes de la procédure du bouclement «technique» de ProConcept Opérations à effectuer avant de préparer votre bouclement comptable. NB Ces opérations ont pour but de vous assurer que votre bouclement se basera sur des chiffres corrects. Recalculer les cumuls Mettre à jour les classifications Comprendre pourquoi des comptes ne figurent pas dans le bilan ou le décompte d exploitation Faire en sorte que le budget apparaisse dans le décompte d exploitation / dans le grand livre / la formule IVS Vérification croisée des résultats Contrôle des reports de l année précédente Vérifier l interface finance Effectuer le contrôle de cohérence Opérations nécessaires au bouclement «machine» de ProConcept. Bouclement technique de ProConcept Page 71 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
21. Recalculer les cumuls Cette opération recalcule les soldes mensuels ainsi que le solde annuel. Ceci évite notamment les problèmes de différence entre le total des mouvements (grand livre) et les soldes (Bilan, décompte d exploitation). TRES IMPORTANT Avant d effectuer cette procédure, il faut qu aucun module de comptabilité ne soit ouvert (par vous ou par une autre personne). Dans Finance\Gestion\comptabilité\ il faut appeler le programme «Exercices comptables» Dans le programme, il faut choisir dans la boule d action (en haut à gauche) «Outils» puis «Recalcul des cumuls» Les différents exercices ouverts sont proposés, il faut tous les traiter. Page 72 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
22. Mettre à jour les classifications Lors de modification du plan comptable par des ajouts de comptes notamment, il faut mettre à jour les classifications comptables (présentation des listes). Pour ce faire, il faut aller dans le programme gestion des comptes financiers depuis \Finance\Gestion\Comptabilité Et prendre l onglet «Classification» à gauche. Un clic droit sur la loupe permet d afficher les différentes classifications. Pour mettre à jour la classification, il faut faire un clic droit sur la classification, puis choisir «Rafraichir» Il faut rafraichir toutes les classifications Page 73 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
23. Comprendre pourquoi des comptes ne figurent pas dans le bilan ou le décompte d exploitation Des comptes ne figurant pas dans un bilan ou un décompte d exploitation sont des comptes qui ne sont pas classifiés. Vous devez dans ce cas effectuer l opération de mise à jour des classifications. Pour contrôler cette opération, vous pouvez interroger les éléments qui sont non classifiés. En effectuant un clic sur le signe + en regard de«eléments non classifiés», le programme indique tous les éléments qui ne sont pas pris en compte dans la classification. Dans l exemple ci-dessus, la classification est «Bilan IVS». Dans ce cas, il ne faut donc pas trouver des comptes «Actifs»/ «Passifs». Il est en revanche normal de voir des comptes de charges / produits. Si des comptes devant être classifiés figurent dans cette liste, c est qu ils ne respectent pas les principes de bases du plan comptable obligatoire IVS. (Les 5 premiers numéro doivent correspondre à un compte officiel du plan comptable). Page 74 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
24. Faire en sorte que le budget apparaisse dans le décompte d exploitation / dans le grand livre / la formule IVS Si votre budget n apparait pas dans ces différentes listes, il faut vérifier / corriger les points suivants : 1) Dans le programme de gestion du budget, dans «Version», vérifier que la case à cocher «Version par défaut» est bien indiquée. 2) Dans la saisie du budget, s assurer que la répartition périodique a bien été effectuée pour toutes les lignes du budget au moyen du bouton «Contrôle répartition» Opération qui doit vous donner ce message Page 75 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Si ce n est pas le cas, il faut effectuer les opérations de répartition périodique. 3) Indiquer la version du budget comme étant arrêtée, au moyen du bouton «Arrêter version». 25. Vérification croisée des résultats Pour être sûr des chiffres de votre comptabilité, pour vous assurer qu il n y a pas, par exemple, de problème de compte n apparaissant pas dans les listes, vous pouvez effectuer un contrôle croisé. Pour ce faire, vous établissez votre bilan et votre décompte d exploitation au moyen de la liste «Bilan structuré» «Référence / 2 comparaison». La coche en regard à la classification permet de vous assurer que la classification est à jour. Page 76 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Puis, pour comparer, il faut établir la liste au moyen de la classification «récapitulation condensée», en activant la mise à jour de la classification et en désactivant l impression des comptes. Cette liste vous donne de manière regroupée les différents chiffres clés de votre comptabilité. Que vous pouvez comparer avec vos autres listes (Bilan, Exploitation). Page 77 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
26. Contrôle des reports de l année précédente Vous pouvez vous assurer du bon report des soldes à nouveau en établissant votre bilan de l année - 1 avec en comparaison l année suivante uniquement sur la période 0. Les chiffres doivent être absolument identique (aucune différence ne doit apparaitre). Si ce n est pas le cas, cela signifie que des comptes ont été mal renseignés (type perte et profit à la place de bilan). Page 78 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
27. Vérifier l interface finance L interface finance contient les éventuelles journaux / pièces qui sont bloquées à l entrée de la comptabilité générale. Ce sont les journaux des salaires ou des factures débiteurs qui ne peuvent pas être intégrés dans la comptabilité à cause d erreurs. Pour vous assurer que vous n avez pas ce genre de problème, vous pouvez simplement regarder depuis les travaux comptables si vous avez le bouton «Documents bloqués» actif. Si c est le cas, vous devez intervenir, car cela implique que vous avez des documents présents dans votre comptabilité auxiliaire (comme par exemple un journal des salaires) qui ne sera pas pris en compte dans votre comptabilité! Page 79 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
28. Effectuer le contrôle de cohérence Si cette opération n est pas effectuée régulièrement (comme recommandé), il faut l effectuer avant le bouclement. Cette opération consiste à vérifier la cohérence des différents axes de la comptabilité (Créanciers, débiteurs, TVA). Le programme est disponible depuis Finance\Service Le résultat des vérifications est disponible depuis «Aperçu» Page 80 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
29. Bouclement technique de ProConcept Le bouclement technique est la seule opération qui garantit qu aucune modification n est apportée dans votre comptabilité. Cette opération doit donc absolument être effectuée. Une fois les comptes controlés et présentés, il est évident que vous devez boucler définitivement l exercice comptable. Il est encore plus important de boucler un exercice lorsque vous utilisez la comptabilité auxiliaire débiteur. En effet, une facture ayant une date de facture correspondant à un exercie actif sera comptabiliée dans cet exercice. A plusieurs reprise, le CIAD a été sollicité pour des problèmes de bouclement avérés faux. Problèmes qui se sont avéré être liés à une comptabilisation intempestive de factures sur des exercices précédents. Règles à suivre pour le bouclement «Technique» 1) Boucler les exercices dans l ordre chronologiques du plus ancien au plus récent 2) La perte ou le bénéficie de l exercie doit être comptabilisé (totaux égaux du bilan) 3) Tous les journaux doivent avoir le statut «Définitif» Le point (1) est vérifiable dans le programme «Excercice comptable» dans la partie «Etat de l excercice» Le point (2) est vérifiable avec la bilan. Pour le point 3, la modification en série du statut est utilisable pour changer le statut des différents journaux. Cette opération est réalisable depuis les tavaux comptables au moyen du bouton «modification en série» Page 81 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Le programme vous proposera tous les journaux figurant dans «En cours / intégré» Il faudra donc aussi réaliser cette opération pour le type «Terminé» Pour changer le statut il faut simplement sélectionner les journaux (touche «ctrl» «a» pour tout sélectionner), choisir le type «Définitif» et confirmer avec modifier. Page 82 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Il faut ensuite vous rendre dans le journal «Ouverture et bouclement» de l excercice suivant. La vérification des conditions requises affiche l état. Toutes les conditions doivent être remplies pour pouvoir utiliser le bouton «Bouclement». Une fois réalisé, le bouclement affiche la «pièce comptable» de report des soldes. Page 83 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
30. Annexe : Gestion des classifications et variantes de listes 30.1. Les classifications Le système des classifications dans ProConcept permet d organiser la présentation des comptes (avec des totalisateurs) dans listes suivantes : - Grand-livre - Bilan structuré - Balance Les classifications sont de deux types : - Automatique - Manuel La classification de type automatique contient des bornes (De. À..) qui permettent de prendre en compte la création de nouveaux comptes. La classification de type manuel nécessite que l élément nouvellement créé (le compte) soit ajouté dans la classification. Dans les deux cas, pour refléter les changements dans les différentes listes, un rafraichissement de la classification est nécessaire. La gestion des classifications est disponible depuis le programme «Gestion Comptes / Comptes Financiers» et se situe dans la partie de gauche Dans la partie de droite, l onglet «Classification» indique pour l élément sélectionné (le compte) où il est présent. Page 84 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Par exemple, le compte 10000 est présent dans les classifications Bilan IVS, Interface IVS et Récapitulation condensée. Respectivement dans «Caisse principale» «Caisse» et «Actif» 30.2. Organisation d une classification Une classification contient un regroupement principal correspondant au nom de la classification ainsi qu aux sous-totaux appelés «nœud». Les nœuds contiennent des éléments (les comptes) ou des nœuds (sous total). Chaque nœud déclenche l impression d une ligne d entête ainsi que d une ligne de total lorsque l option «Impression des comptes» est activée. Si cette option est désactivée, seul le total est affiché. Page 85 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Par exemple, avec l option «impression des comptes» le nœud «1 Actif» affiche l entête du groupe ainsi que le total à la fin du groupe. Alors que si cette option est désactivée, le nœud «1 Actif» n affiche que le total. Page 86 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
31. Manipulation des classifications 31.1. Choisir une classification Pour choisir une classification, il faut faire un clic droit sur la loupe dans la partie exploration. 31.2. Opérations dans la classification Le menu contextuel (clic droit) sur la classification affiche les différentes manipulations disponibles dans une classification. Page 87 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Copier classification Permet de copier une classification existante pour créer une nouvelle classification. Nouvelle classification Permet de créer intégralement une nouvelle classification et ainsi définir la commande SQL de base. Eléments non classifiés Affiche les comptes qui ne sont pas présent dans la classification. Par exemple les éléments non classifiés de la classification IVS sont les comptes d exploitation. Rafraichir NB Cette opération est indispensable lorsque vous effectuez des modifications dans le plan comptable ou dans les classifications. Page 88 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Propriété Permet de définir ou modifier les propriétés de la classification Description Par défaut le nom de la classification. Nom de table / clef Limiter utilisation Ces éléments ne sont pas à modifier Multi occurrence des nœuds Cette option permet / interdit d avoir plusieurs fois le même compte dans la classification. Utilisation du code Permet d utiliser le champ «Code» dans le nœud. Commande d affichage Ne pas modifier! Page 89 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
32. Manipulation des nœuds Insérer un nœud Insère un nœud à l emplacement du curseur. L opération ci-dessous insère un nœud (sous-total) en dessous d exploitation principale Couper / Copier / Coller Manipulations standards effectuées au niveau d un nœud Page 90 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Expansion de la branche Permet d afficher tous le contenu d un nœud. Dans l affichage un nœud qui contient des éléments et représenté par le signe plus. L expansion de la branche est aussi possible en cliquant sur le «plus». Un nœud ayant été affiché peut être refermé en cliquant sur le «moins». Page 91 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
33. Propriétés des nœuds Les nœuds contiennent Un code qui est utilisé pour l affichage Une description Une commande SQL (pour les classifications automatiques 33.1. Le code Les nœuds sont affichés dans l ordre croissant alphanumérique de la valeur indiqué sous «Code» dans la propriété du nœud. Ainsi si l on désire faire figurer le totalisateur «Passif» avant le totalisateur «Actif» il suffit de donner une valeur plus petite au code du nœud «Passif» 33.2. Description Description du sous-total (nœud) 100 caractères maximum. 33.3. Commande SQL automatique La commande SQL automatique (SQL =Structured Query Language, en français langage de requête structurée) est utilisée pour la sélection des comptes (les éléments). Page 92 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Sans faire une analyse syntaxique du SQL on remarque rapidement ce passage ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER >= '10000' AND ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER <= '1999999' Le nœud en question nous affiche La transcription de cette commande est donc : Prendre le numéro de compte(acc_number) qui est plus grand ou égal à (>=) 10 000 ( 10000 ) et (AND) le numéro de compte qui est inférieur ou égal (<=) à 19'999 99 ('1999999') Ainsi tous les comptes situés entre 10'000 et 19'999 sont listés dans le nœud. Remarque concernant les deux dernières positions Comme il est possible de créer des comptes à 6 ou 7 positions on indique dans la fourchette la borne supérieure avec les 7 positions. Selon l exemple précédent, on indique 1999999 pour prendre tous les comptes à 5, 6 ou 7 positions situés entre 10'000 et 19'999. 33.4. Définir sa propre commande SQL Le plus simple est de copier une commande déjà existante et de modifier simplement les bornes définies (remplacer les valeurs ACC_NUMBER). Commande SQL de sélection de compte non contigüe Si on désire prendre des comptes qui ne sont pas forcément à la suite on utilisera une commande ce type de commande : ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER >= '10000' AND ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER <= '1049999' OR (ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER >= '10600' AND ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER <= '1999999') Page 93 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Dans l exemple ci-dessus, on souhaite sauté les comptes de type débiteur 10500 -> 10599. Pour ce faire on utilise une clause OR pour préciser que la fourchette se définira en plusieurs parties. Il faut dans cas utiliser les parenthèses pour isoler les éléments. La transcription de cette commande est donc : Prendre les comptes entre 10'000 et 10499 99 OU les comptes entre 10'600 et 19 999 Pourquoi OU et non pas ET? Car un compte ne peut pas être simultanément entre 10'000 et 10499 et en même temps être entre 10600 et 19999. C est donc pour cela qu on utilise un OU. Une autre forme est l affectation directe avec une combinaison OR ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER = '10000' OR ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER = '10100' OR ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER = '10200' OR Exemple sélection plage de compte (Tous les comptes entre 40000 et 49990) SELECT ACS_ACCOUNT1.ACS_ACCOUNT_ID FROM ACS_ACCOUNT ACS_ACCOUNT1 WHERE ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER BETWEEN '40000' AND '49990' Exemple de sélection des comptes avec OR (par exemple compte isolé) (Que les comptes 10000, 10100, 10200 et 15501) SELECT ACS_ACCOUNT1.ACS_ACCOUNT_ID FROM ACS_ACCOUNT ACS_ACCOUNT1 WHERE ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER = '10000' OR ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER = '10100' OR ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER = '10200' OR ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER = '15501' Exemple de plage sans une série de comptes plage (Tous les comptes entre 40000 et 49990 SANS les comptes 48xxx) SELECT ACS_ACCOUNT1.ACS_ACCOUNT_ID FROM ACS_ACCOUNT ACS_ACCOUNT1 WHERE ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER BETWEEN '40000' AND '49990' and substr(acs_account1.acc_number,0,2) <> '48' Exemple de plage en excluant spécifiquement des comptes (Tous les comptes entre 40000 et 49990 SANS les comptes 48000 et 48100) SELECT ACS_ACCOUNT1.ACS_ACCOUNT_ID FROM ACS_ACCOUNT ACS_ACCOUNT1 WHERE ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER BETWEEN '40000' AND '49990' and ( ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER <> '48000' AND ACS_ACCOUNT1.ACC_NUMBER <> '48100') 33.5. Suppression d un nœud La suppression d un nœud (clic droit menu contextuel -> Supprimer) affiche une confirmation si le nœud contient des éléments. Page 94 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
34. Utilisation des classifications L utilisation des classifications est possible dans les différentes listes principalement. 34.1. Utilisation d une classification dans le Grand-livre. Nous avons une classification comme ci-après : Dans les paramètres d impression du Grand-livre, il est possible de choisir cette classification ce qui aura pour effet de sélectionner exclusivement les comptes figurant dans la classification. Page 95 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
34.2. Utilisation d une classification dans le bilan structuré avec une ou deux comparaisons Le choix de la classification dans le bilan structuré offre aussi la possibilité d effectuer un «rafraichissement» de la classification en cochant la case à droite du choix de la classification. Exemple de la liste Page 96 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
34.3. Utilisation de la classification dans l interrogation des comptes Il est possible de «piloter» l interrogation des comptes via la classification. De ce fait seuls les comptes présents dans la classification sont présentés. 34.4. Autres utilisation des classifications : tableaux croisés Les classifications peuvent être utilisées dans les tableaux croisés disponibles dans l interrogation des comptes. Page 97 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
35. Variantes de liste Les variantes de liste permettent d enregistrer les paramètres à utiliser dans une liste de type bilan structuré. Il est ainsi possible de stocker La classification utilisée La sélection des divisions Les comparaisons Les périodes En plus de cela, l utilisation d une variante de liste permet de renommer la liste. 35.1. Les opérations pour créer une variante de liste Dans la fenêtre des paramètres d impression du bilan structuré, faire un clic sur «Variantes» Puis, dans la fenêtre «Ajout nouvelle variante» donner les indications nécessaire Le nom de la variante qui sera proposé dans la liste de choix. Le titre (si souhaité) qui remplacera le titre de la classification comme en tête de liste. Un commentaire (si souhaité). Ensuite, faire «Créer» et Quitter Les opérations suivantes consisteront à choisir les options habituelles de la liste. Classification, Comparaison, Divisions,. Page 98 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013
Après cette opération faire un clic sur «Variante» Et choisir «Mettre à jour» Dès ce moment la variante de liste est utilisable et elle contient tous vos paramètres. En ce qui concerne les années, il faut penser en début d exercice à modifier cette donnée ou créer une nouvelle variante de liste correspondante. 35.2. Utilisation de la variante de liste dans le bilan structuré Pour utiliser la variante de liste, il faut la choisir dans la fenêtre «Paramètres d impression» du bilan structuré. Page 99 sur 100 Créé le : 19 Mars 2013