Archivage et valeur prbatire Livre blanc
Les nms, lieux u événements cités dans cette publicatin ne visent aucune persnne, assemblée u assciatin existante u ayant existé. Tute similitude u ressemblance serait une cïncidence abslument frtuite. AUCUNE GARANTIE, DE QUELQUE NATURE QUE CE SOIT, N EST FOURNIE PAR CE DOCUMENT. La descriptin des prduits dcumentés et plus généralement l infrmatin présentée snt placées sus les termes et cnditins des cntrats en curs de validité cncernant l achat u la lcatin de matériels et les drits de licence d utilisatin des lgiciels dnt il est questin. Les seules garanties dnnées par STS Grup figurent le cas échéant dans ces cntrats. STS Grup ne purra être tenu pur respnsable, financièrement u autrement, d aucune cnséquence de l usage de l infrmatin présentée dans la dcumentatin u dans les lgiciels eux-mêmes, incluant tut dmmage direct u indirect. Il est de la respnsabilité du lecteur de s assurer que l usage des infrmatins furnies et celui des lgiciels décrits entrent bien dans le cadre de la Li et des règlements émis par les juridictins cmpétentes. L infrmatin présentée ici peut être mdifiée à tut mment et sans préavis. Des rééditins u mises à jur peuvent être diffusées par STS Grup pur la mdifier u la cmpléter. LIMITATION La duplicatin et la reprductin, par quelque myen que ce sit, snt interdites par la Li sur la prpriété intellectuelle. Les cntrevenants s expsent aux sanctins prévues.
Smmaire 1 Intrductin 4 2 Archive et archivage 5 2.1 Qu est-ce qu une archive? 5 2.2 Qu est ce que l archivage? 6 2.3 Purqui archiver? 6 3 Archivage électrnique 7 3.1 Spécificités de l archivage électrnique 7 3.1.1 Une alternative aux méthdes traditinnelles 7 3.1.2 Simplicité 7 3.1.3 Accessibilité de l'infrmatin 8 3.1.4 Réductin des cûts 8 3.1.5 Réductin des risques 8 3.2 L archivage électrnique à valeur prbatire 9 3.2.1 Les fndements de la valeur prbatire 11 3.2.2 Le prcessus d archivage à valeur prbatire 13
1 Intrductin Depuis quelques années, l émergence de la dématérialisatin des dcuments a intrduit une dimensin nuvelle dans la gestin des entreprises en favrisant la cmmunicatin, le classement et la recherche d infrmatin. De plus en plus de dcuments cmmerciaux factures, cmmandes, cntrats snt aujurd hui directement créés et échangés sus frme électrnique. Même quand ce n est pas le cas, n dispse aujurd hui de techniques d imagerie extrêmement perfrmantes, qui permettent de numériser des dcuments papier, pur en prduire des cpies électrniques, plus faciles à manipuler. Les gains évidents et immédiats en termes d efficacité, de temps et d argent pussent de plus en plus d entreprises et d administratins à adpter ces nuvelles pratiques, qui deviennent bien suvent la nrme en la matière. Pur autant, quels que sient leur activité et leurs statuts, le passage à la dématérialisatin n exnèrent pas les rganisatins cncernées de leurs bligatins légales, fiscales, et règlementaires. Matériels u immatériels, ces dcuments divent suvent être cnservés pendant un certain nmbre d années, pur des raisns pratiques, u pur des raisns juridiques. C est précisément pur répndre à cette situatin que le cncept d archivage électrnique est né. Cmme l archivage traditinnel, il dit permettre aux entreprises de répndre à leurs besins prpres, et aux exigences légales. Cependant, et cmme c est suvent le cas en matière de haute technlgie, la sciété et ses lis n avaient pas anticipé cette évlutin et les textes nt du être adaptés pur prendre en cmpte cette nuvelle dimensin. Par abus de langage, n parle alrs le plus suvent d archivage «légal». Bien que curamment utilisé, ce terme est incrrect, et n dit lui préférer celui d archivage à valeur prbatire. Le présent dcument a pur but de clarifier tutes ces ntins et de présenter un état de l art en matière d archivage électrnique en général, et plus particulièrement d archivage électrnique à valeur prbatire.
2 Archive et archivage 2.1 Qu est-ce qu une archive? Avant de s interrger plus avant sur la questin de l archivage, il semble pertinent de définir cncrètement ce qu est une archive. Si l n interrge l hmme de la rue, n btiendra le plus suvent une répnse crrespndant à la cnceptin rdinaire et la plus usuelle : «Une archive, c est un dcument ancien, et essentiellement sus frme papier vire parchemin! C est un dcument administratif, de la "paperasse" dnt n n a plus besin, mais qu n est bligé de garder Alrs n le stcke dans une bite u un classeur, à la cave u dans un hangar» Cette définitin simpliste est évidemment très réductrice et ne résiste pas à l analyse : La ntin traditinnelle de dcument (ie. une u plusieurs pages de papier) a ttalement évlué depuis l avènement de l infrmatique : Un fichier Micrsft Wrd u un e-mail est-il un dcument? Oui, si l n se réfère à l usage qu n en fera, mais évidemment nn dans sa frme! Une archive n est pas nécessairement ancienne. En fait dès lrs qu il n est plus appelé à évluer, un dcument est éligible au statut d archive. Une facture émise, par exemple, n évluera plus jamais. Quand bien même elle cmprterait des erreurs, n émettra un avir, u une facture cmplémentaire, mais la facture initiale ne sera pas mdifiée pur autant et devra être cnservée. Si l n admet le pint précédent, l idée seln laquelle une archive est un bjet dnt n n a plus besin, se révèle tut à fait inexacte! S il n existe évidemment pas de définitin «universelle» de la ntin d archive, n peut néanmins, en prenant en cnsidératin ces différents pints, en imaginer une plus ratinnelle. A cet égard, la li française (Cde du Patrimine) en prpse une, bien plus satisfaisante : «Les archives snt l'ensemble des dcuments, quels que sient leur date, leur frme et leur supprt matériel, prduits u reçus par tute persnne physique u mrale, et par tut service u rganisme public u privé, dans l'exercice de leur activité»
2.2 Qu est ce que l archivage? Dès lrs qu n a défini crrectement la ntin d archive, il parait naturel et simple de définir maintenant celle d archivage. Là encre, d ailleurs, le Cde du Patrimine français en prpse une définitin assez claire : «L'ensemble des actins, utils et méthdes mises en œuvre pur cnserver à myen u lng terme des infrmatins, dans le but de les expliter éventuellement ultérieurement.» Dans une apprche plus pragmatique et cncrète, l archivage peut être défini cmme suit : La cnservatin vlntaire rganisée sécurisée pur une péride relativement lngue D une infrmatin Qui n a plus nécessairement d utilité immédiate En vue d un éventuel usage ultérieur 2.3 Purqui archiver? Il va sans dire que la mise en œuvre de l archivage représente un effrt pur tute rganisatin. Des investissements humains et matériels, parfis lurds, peuvent s avérer nécessaires, et divent dnc truver une réelle justificatin. Chaque rganisatin peut avir ses spécificités, mais n peut cnsidérer que les deux principales mtivatins pur archiver snt les suivantes : La fnctin de preuve : archiver, c est pur l entreprise apprter la preuve de ses engagements et de l exécutin de ses bligatins vis-à-vis d un grand nmbre de partenaires : actinnaires, furnisseurs, clients, salariés, administratin, justice, etc. La fnctin de mémire : archiver, c est assurer, à partir du rassemblement d éléments antérieurs, une base de référence en vue d une actin pératinnelle et d une prise de décisin éclairée (administratin, finance, vente, marketing, etc.).
3 Archivage électrnique 3.1 Spécificités de l archivage électrnique 3.1.1 Une alternative aux méthdes traditinnelles Jusqu à une péride extrêmement récente, l archivage ne repsait que sur la cnservatin physique de supprts dcumentaires. Sans remnter aux tablettes de cire, de pierre, aux papyrus, u autres parchemins, dnt certains nt malgré tut réussi à traverser les siècles, n peut cnsidérer que l n n a lngtemps dispsé que de deux types de supprt pur l archivage : Le papier, depuis des siècles Les micrfilms u micrfiches, depuis quelques dizaines d années Grâce au dévelppement des technlgies de l infrmatin, n dispse maintenant d une alternative à ces méthdes : l archivage électrnique. Les mtivatins et finalités de celle-ci snt bien évidemment les mêmes que celles de l archivage traditinnel, mais elle présente un certain nmbre de caractéristiques ffrant des avantages significatifs. 3.1.2 Simplicité Dans une apprche traditinnelle, la gestin des archives repse sur la mise en place d une infrastructure dédiée à la cnservatin des supprts physiques. Dans une telle rganisatin, il n est pas cncevable d autriser tut un chacun à accéder directement aux archives. Dès lrs, l accès à une archive passe nécessairement par la frmulatin d une demande auprès d un service d archives. A l inverse, un système d archivage électrnique peut permettre la cnsultatin directe des archives, depuis le pste de travail de l utilisateur. Très suvent, au sein d une entreprise, n cmpte plus d un fnd d archives (par service, département, site, etc.), dnt les mdalités d accès, et le classement ne répndent pas frcément aux mêmes principes. Un système d archivage électrnique permet plus facilement de fédérer à travers un util de recherche unique l accès à ces différents fnds.
3.1.3 Accessibilité de l'infrmatin Cmme nus l avns évqué, la gestin d archives physiques susentend dans la plupart des cas la mise en place d un service dédié (et parfis plusieurs). Un utilisateur est dnc tujurs dépendant de la dispnibilité et de la lcalisatin de ces services. L archivage électrnique peut permettre un accès permanent (7 jurs sur 7, et 24 heures sur 24) aux archives, quelle que sit la lcalisatin du demandeur. De même, dans le cas de l archivage électrnique, la cncurrence d accès à une archive ne pse aucun prblème. 3.1.4 Réductin des cûts La gestin d archives physiques traditinnelles nécessite la mise en œuvre d une lgistique relativement lurde. Il faut puvir dispser de lcaux et de persnnel dédiés, et suvent de myens de reprgraphie. Le passage à un système d archivage électrnique permet de réduire, vire d éliminer les cûts induits par cette structure. 3.1.5 Réductin des risques Ce dernier aspect est certainement le dmaine ù l archivage électrnique présente les avantages les plus décisifs par rapprt aux méthdes traditinnelles : Cnfidentialité Le passage à un archivage électrnique permet de mettre en place un cntrôle strict et une traçabilité cmplète des accès aux archives. Ceci renfrce de manière évidente la cnfidentialité du système. Perte Les risques de perte de dcuments archivés lrs de leur cnsultatin, u suite à une erreur de reclassement, snt également éliminés. Sinistre Enfin, tut système d archivage traditinnel est sus la menace de sinistres éventuels. On pense naturellement à des événements «spectaculaires», tels qu un incendie u une inndatin, mais des aléas plus insidieux peuvent également
mettre en péril un fnd d archive : humidité, insectes, rngeurs, etc., u plus simplement la mauvaise qualité des papiers u des encres En revanche, n dispse de tus les myens techniques nécessaires (backup, réplicatin, etc.), pur sécuriser de manière satisfaisante un système d archivage électrnique. 3.2 L archivage électrnique à valeur prbatire Cmme n l a vu précédemment, une des principales mtivatins de l archivage est de se cnfrmer aux exigences légales et règlementaires. En effet, les législatins natinales et internatinales psent un certain nmbre d bligatins aux entreprises et aux administratins, quant à la cnservatin de leurs archives. Au-delà des lis elles-mêmes, des règlementatins sectrielles peuvent également pser leurs prpres cnditins. A titre d exemple, n peut citer : Bâle II u MIFID dans le secteur de la Finance Les règlements de la FDA (Fd and Drug Administratin) dans les secteurs pharmaceutique et agr-alimentaire Le prblème est que la plupart de ces textes (en particulier légaux) snt assez anciens, et n avaient pas été pensés, à l rigine, en intégrant les phénmènes de dématérialisatin. Il fallait dnc définir les cnditins dans lesquelles un dcument dématérialisé puvait être admis en preuve au même titre qu un dcument papier traditinnel. Depuis la fin des années 1990, et ntamment sus l impulsin des instances eurpéennes, les puvirs publics se snt saisis de cette prblématique et nt entrepris d adapter les textes pur prendre en cmpte cette évlutin technlgique. Chaque état membre peut avir certaines spécificités, mais l Unin Eurpéenne, à travers quelques directives, a psé les grands principes qui divent s appliquer en la matière. Le cadre législatif de l archivage électrnique dit «légal» s est truvé ainsi défini, uvrant enfin la vie au dévelppement de cette technlgie.
Une clarificatin s impse quant à l utilisatin des termes «archivage légal» et «archivage à valeur prbatire». Même s il est curamment admis, et largement utilisé sur le plan marketing, le premier est imprpre et devrait être banni. L archivage, en tant que prcédé ne peut pas être cnsidéré cmme «légal», en ce sens que la valeur prbante - et dnc la «légalité» - d un dcument reste, dans tus les cas, à l appréciatin du Juge et de lui seul. L expressin «archivage légal» n a dnc pas de sens. Mais si c est au Juge de décider de la valeur prbante d un dcument, il fndera cette décisin sur les éléments d appréciatin qui sernt prtés à sa cnnaissance. Il est dnc crucial de cllecter et de cnserver, au-delà du dcument lui-même, tus les éléments «prbatires» qui purrnt, le mment venu, venir étayer sa validité. On peut dnc, à juste titre, parler d «archivage à valeur prbatire», pur définir un système capable de répndre à ce défi. En synthèse, l archivage électrnique à valeur prbatire, c est : la prise en cmpte D un cadre législatif D une apprche «métier» basée sur des prcessus administratifs et/u cmmerciaux intégrant les cntraintes u directives sectrielles D un état de l art technlgique Au service d un bjectif principal Garantir la valeur prbatire des archives
3.2.1 Les fndements de la valeur prbatire Même si chaque état membre de l Unin Eurpéenne a pris ses prpres dispsitins législatives, pur définir dans le détail les mdalités pratiques de l archivage électrnique à valeur prbatire, elles repsent tutes sur l applicatin de quelques principes fndamentaux. Pur démntrer la valeur prbatire d une archive, il faut être capable d en garantir, dès l rigine et jusqu à la fin de sa péride de cnservatin : l authenticité l intelligibilité l intégrité 3.2.1.1 Authenticité Il s agit, en l ccurrence, d être capable d identifier de manière certaine la persnne physique (u par assimilatin la persnne mrale) à l rigine du dcument. Dans le mnde du dcument matériel, cette authentificatin repse sur un prcédé bien cnnu : celui de la signature. Par analgie, dans le cas d un écrit électrnique, n utilisera un prcédé de signature électrnique. Cmme la signature manuscrite traditinnelle, elle permet à une persnne de s identifier et/u de marquer sn cnsentement par rapprt à un cntenu. De plus, elle permet de déceler tute mdificatin ultérieure du dcument sur lequel la signature a été appsée. 3.2.1.2 Intelligibilité Cette cntrainte peut paraître andine au premier abrd, mais mérite néanmins une attentin tute particulière. En effet, il est très imprtant de garder à l esprit la finalité de l archivage à valeur prbatire, qui est d être capable, le cas échéant, de faire admettre par un Juge la validité d un dcument. Or, pur qu il puisse le recnnaître, il va sans dire que le Juge devra puvir en expliter le cntenu. Dans le cas d un dcument papier traditinnel, la questin ne se pse pas puisque le frmat de l bjet est réputé stable dans le temps, et que, sauf à imaginer que la langue dans laquelle le dcument a été établi ait disparu, n purra directement y avir accès par simple lecture.
En revanche, un cntenu électrnique n est pas directement accessible à un être humain, mais encdé dans un frmat numérique. Pur le «lire», n dit dispser d un util infrmatique capable d en restituer le cntenu. Ceci pse un duble prblème : l util en questin dit être dispnible au mment ù n aura besin d accéder au cntenu. C'est-à-dire durant tute la durée de cnservatin aucun dute ne dit exister sur la sincérité de restitutin du cntenu par l util La seule répnse cnvaincante à ces deux risques ptentiels est de n utiliser que des frmats nrmalisés. En effet, s agissant d un frmat dnt les spécificatins snt par définitin publiques, il sera tujurs pssible au Juge, au pire par l intermédiaire d un expert, d en expliter le cntenu et d en cntrôler la restitutin. Ceci implique de bannir tut frmat prpriétaire pur la cnservatin des dcuments ayant une valeur légale. S ils snt établis à l rigine dans un frmat de ce type (eg Micrsft Wrd), il faut dnc les cnvertir dans un frmat recevable (eg TIFF, XML, PDF/A, etc.) Il est très imprtant de nter que la cnversin dit impérativement être effectuée avant la signature du dcument. En effet, l appsitin d une signature électrnique scelle numériquement le dcument signé, et tute mdificatin du cntenu «casse» la validité de la signature. 3.2.1.3 Intégrité Pur puvir accrder une valeur prbante à une archive, le Juge dit être certain que l bjet qui lui est présenté n a pu en aucune manière, être mdifié, altéré u dénaturé depuis qu il a été créé. Cmme indiqué précédemment, l appsitin d une signature électrnique a pur effet de sceller numériquement le cntenu asscié. Cette caractéristique permet de déceler tute altératin du dcument même minime. Il est dnc pssible, par cntrôle de la signature, de démntrer l intégrité du dcument présenté. Tutefis, si elle permet de les déceler, la signature électrnique n interdit pas d éventuelles mdificatins du dcument. Pur se prémunir réellement de tute altératin, qu elle sit d rigine accidentelle u malveillante, il est précnisé d utiliser des technlgies de stckage nn réinscriptibles (WORM). Ces technlgies permettent en effet de garantir qu une dnnée ne peut ni être effacée, ni mdifiée, avant une certaine date.
3.2.2 Le prcessus d archivage à valeur prbatire En cnclusin, un système d archivage à valeur prbatire dit impérativement permettre de répndre à ces cntraintes fndamentales, et assurer une véritable chaîne de cnfiance tut au lng de la vie de l archive. Cncrètement, cela signifie que l archivage à valeur prbatire dit être cnçu cmme un prcessus cmplet qui débute au mment précis ù le dcument devient éligible au statut d archive (ie lrsque sn cntenu est figé) et qui se prlnge jusqu à ce que la date de péremptin de l archive sit atteinte. Entre ces deux dates, et à travers les quatre phases classiques de la vie d une archive : versement, traitement, cnservatin, et cmmunicatin, tus les événements divent être tracés et cntrôlés, de telle façn qu aucun dute ne puisse exister quant à sa validité. Le schéma ci-dessus présente de manière synthétique l implémentatin pratique d un tel prcessus : Le prcessus décrit ci-dessus fait l bjet d un brevet exclusif de STS Grup. (WO/2007/090958)
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