Fiche Action L intranet Intégration des comptes Pourquoi une intégration des comptes? L association des Scouts et Guides de France est une seule entité juridique, une personne morale unique. Ce statut juridique nous impose de fournir chaque année un seul bilan et un seul compte de résultat pour l ensemble de nos échelons. C est la raison première de l intégration des comptes. Pour rendre ce travail d intégration des comptes des différents échelons plus simple, plus rapide et plus fiable, les groupes et les territoires saisissent leurs comptes de résultat sur la base intranet : gain de temps pour les groupes qui n ont plus besoin de mettre les documents sous enveloppe pour les territoires, économie de papier, conservation des documents au-delà des changements de responsables, autant d améliorations réalisables grâce à ce nouveau module. L ensemble des fonctionnalités d intégration est regroupé dans le menu Comptabilité Intégration comptable Opérations liées à l Intégration comptable. Avant de commencer cette opération, munissez-vous de vos relevés de banque au 31 août, de vos fiches de caisse de l exercice et ouvrez votre fichier de tenue de comptes. Cette procédure se déroule en plusieurs étapes 1 re étape : Saisir et valider les soldes de trésorerie Cliquez sur votre compte bancaire, puis sur l onglet «Solde de trésorerie». En cliquant sur cet onglet 2 lignes apparaissent : L exercice à intégrer et les exercices antérieurs. Pour enregistrer vos soldes cliquez sur «éditer/valider». Intégration des comptes 1
Complétez les 2 montants demandés, le compte et la caisse, chargez vos relevés bancaires et votre fiche d inventaire de caisse, cliquez ensuite sur enregistrer. Pour charger votre relevé de compte bancaire, vous devez d abord le scanner et l enregistrer sur votre disque dur. Dans l onglet des soldes de trésorerie cliquez sur le bouton parcourir, sélectionnez votre fichier et cliquez sur ouvrir. Vous voyez apparaître la mention «relevé de banque» en bleu. Pour que votre solde de trésorerie soit validé, il faut cliquer sur «confirmer». Votre solde de trésorerie passe alors à l état «validé échelon local». Si je me suis trompé dans mon solde de trésorerie, puis-je le modifier? Tant que vous n avez pas confirmé la validation de votre solde de trésorerie, vous pouvez le modifier. Si vous l avez validé, il faut que le territoire l invalide et vous redonne la main. Pour l exercice antérieur, les soldes indiqués ne sont pas modifiables. Ce sont les soldes pris en compte dans l intégration de l exercice précédent. Si vous n avez qu une caisse et plusieurs comptes bancaires, vous pouvez associer votre caisse à n importe lequel de ces comptes. Si vous n êtes pas encore passé au compte unique, répétez l opération pour chaque compte bancaire lié à votre structure. Vous allez pouvoir maintenant saisir votre compte de résultat. Pour revenir à la page des opérations comptables : cliquez dans le menu «action» à gauche sur «Retour aux opérations liées à l'intégration comptable» 2 e étape : Créer son compte de résultat Cliquez sur «fiche structure». Dans votre fiche structure, cliquez dans l onglet «Comptes bancaires» Trois parties sur cet écran 1 Votre (ou vos) compte bancaire. 2 Définir un nouveau compte de résultat. 3 Les comptes de résultats précédemment enregistrés. Le compte de résultat permet de présenter les activités de l année par nature d opérations. Il permet également de vérifier la cohérence entre la variation de trésorerie et le solde de ces activités (les recettes moins les dépenses). Intégration des comptes 2
À chaque partie correspond une action à réaliser : 1 - Sélectionnez le compte bancaire pour lequel vous souhaitez créer un compte de résultat en cochant la case devant son intitulé. 2 Vous surlignez le compte de résultat de l exercice précédent en cliquant dessus. Attention, il faut impérativement que votre compte de résultat s appuie sur le compte de résultat de l année passée. Pour éviter les erreurs nous l avons présélectionné. Dans la case «libellé» indiquez le nom de votre nouveau compte de résultat (par exemple comptes 20XX 20XX) 3 Vous allez saisir les éléments de votre compte de résultat. Une nouvelle ligne «exercice» est apparue, pour saisir vos comptes cliquez sur éditer. J ai 2 comptes bancaires, dois-je faire 2 comptes de résultat? 1 re solution : vous créez autant de comptes de résultats que de comptes bancaires. L outil d intégration vous permettra par la suite de présenter une version intégrée de vos comptes de résultats (en faisant la somme des opérations) 2 e solution : Vous avez-vous-même déjà intégré les comptes de résultats de vos différents comptes bancaires. Vous remontez alors uniquement ce compte de résultat. Dans ce dernier cas: vous cochez l ensemble des comptes bancaires, et vous sélectionnez l ensemble des comptes de résultats d initialisation. Vous pouvez associer plusieurs comptes bancaires à un seul compte de résultat, mais vous ne pouvez associer un compte bancaire à plusieurs comptes de résultat. Intégration des comptes 3
3 e étape : Saisir son compte de résultat En ayant cliqué sur «Editer», le système a ouvert un nouvel écran. Vous êtes invités à compléter les différents comptes de dépenses et de recettes. Pour que le système calcule lui-même le résultat, n oubliez pas de cliquer sur «calculer». si vous devez vous interrompre au milieu de la saisie de votre compte de résultat, pensez à cliquer sur «enregistrer» en bas de la page pour conserver vos données et les retrouver plus tard. Utilisez la virgule et non le point, pour séparer les décimales. Si vous faites un retour de page en arrière, les montants non enregistrés s effacent. Sur certains navigateurs, il est nécessaire d effacer les zéros avant de pouvoir saisir le montant. Ecritures d ajustement : Les écritures d ajustement de l exercice précédent ont été reportées automatiquement. Elles ne sont pas modifiables. Si vous ne voyez pas les écritures d ajustement : c est que votre compte de résultat n est pas appuyé sur le compte de l année passée. Reprenez les opérations à l étape 2 en supprimant ce compte de résultat et en le recréant en sélectionnant le compte de l an passé. Qu est-ce qu une écriture d ajustement? Ce sont des recettes ou des dépenses qui sont à prendre en compte sur l exercice que l on termine, mais qui n ont pas encore été débitées ou créditées sur votre compte bancaire au 31 août. Par exemple : vous avez réglé le 30 août la facture de car pour le camp louveteau, mais votre chèque n a pas encore été débité au 31 août, il est débité le 15 septembre. Pourtant il s agit bien des comptes de l exercice qui se termine au 31 août. Elle apparaît donc en écriture d ajustement. Chargez vos fichiers : Vous devez charger vos fichiers de tenues de comptes qui seront ainsi transmis directement à votre territoire. Vous devez aussi charger les notifications de subventions : il n est cependant possible de télécharger qu un seul fichier. Si vous avez plusieurs notifications, vous pouvez les mettre dans un fichier zip ou dans un seul fichier word. Tous les fichiers sont acceptés : en format word, excel, pdf, zip ou en format image. Lorsque toutes ces opérations sont terminées cliquez sur «enregistrer». Vérifiez que vos comptes sont justes, en particulier que le résultat des écritures d ajustement est égal à la variation de trésorerie. Intégration des comptes 4
4 e étape : Valider votre compte de résultat Lorsque vous avez terminé toutes les saisies, que vous avez vérifié ne pas vous être trompé, (notamment la cohérence de la variation de trésorerie) vous allez confirmer la validation de votre compte de résultat. Il sera ainsi transmis automatiquement à votre territoire. Lorsque vous l aurez validé, vous ne pourrez revenir sur vos saisies. Je n arrive pas à valider mon compte de résultat? Vérifiez en haut de la page si une alerte ne s est pas affichée. En particulier, vous ne pouvez valider votre compte de résultat si vous n avez pas validé vos soldes de trésorerie. 5 e étape : Imprimer votre compte de résultat Sur la fiche de votre structure, cliquez dans l onglet «compte bancaire», puis au bout de la ligne de votre compte de résultat sur «consulter», puis sur «calculer». Pour imprimer : cliquez sur la petite icône «imprimante». Une fenêtre s ouvre, cliquez sur «ok», le document s affiche dans une nouvelle fenêtre. Il vous suffit de cliquer sur l icône imprimante de cette fenêtre. Je ne peux pas imprimer, aucune fenêtre ne s ouvre? Votre navigateur doit bloquer les fenêtres publicitaires appelées aussi Pop-up. Le déblocage se fait en général par le menu options internet de votre navigateur. Mon compte apparaît avec la mention «compte de résultat intégré : non» Tant que le territoire puis le Centre National n ont pas validé votre compte, il apparaît comme non intégré. Dés que les validations sont faites il change de statut. Une fois l intégration terminée au niveau national Quand l intégration est validée pour tous les territoires et que votre compte de résultat est à l'état «validé national» et le statut «validation avec modification» alors cliquez sur le lien «consulter» pour voir les ajustements qui ont pu être apportés. Une nouvelle fenêtre va apparaitre. Cocher la case «avec ajustements nationaux» puis le bouton «Calculer». Vous pourrez ainsi voir dans la colonne «variation» les modifications apportées sur le compte de résultat. Intégration des comptes 5