Service d'echanges Sécurisés de Fichiers Tutoriel n 12 : "Compte superviseur de votre espace SESF" (première connexion pour création de votre compte/vos comptes gestionnaire-s et fonctionnalités complémentaires)
L'accès au compte superviseur de votre entité se fait par l'url : https://sesf.megalisbretagne.org/workspace/su pervisor. Les identifiants de superviseur sont adressés automatiquement par mail, par notre prestataire, à la personne désignée par l'entité lors de l'activation du service. Le mail d'envoi des codes est le suivant : noreply@oodrive.com. ATTENTION : ce mail a pu être redirigé dans vos spams. Il n'y a qu'un seul superviseur par entité.
Une fois connecté, vous accédez à la page d'accueil de votre compte superviseur. La console de supervision est un outil d'administration globale du service. Cet outil permet d'avoir une vision d'ensemble de son utilisation et de gérer de nombreux paramètres.
L'icône "Compte administrateur" en haut de votre écran vous permet de modifier votre mot de passe et vos informations personnelles.
Les différentes fonctionnalités disponibles sur votre compte superviseur sont accessibles via ce menu. Avant de les passer en revue, nous allons nous attarder sur les étapes pour la création de vos gestionnaires.
Créer son gestionnaire / ses gestionnaires
La rubrique "Licences vous permet de créer les comptes de vos gestionnaires.
Une fois vos gestionnaires créés, la rubrique "Carnet d'adresses" vous permettra de gérer vos gestionnaires, ainsi que l'ensemble des contacts et groupes sur le service ( gestion de l espace disque alloué, exportation de listes d utilisateurs ).
Nous allons maintenant procéder à la création d'un gestionnaire. Cliquez sur la rubrique "Licences".
A l'écran des licences, cliquez sur cette icône pour accéder à la page de création d'un gestionnaire.
Vous accédez à l'écran de saisie des informations relatives à votre gestionnaire. Les rubriques marquées par une étoile sont obligatoires.
Dans la rubrique "Informations", les champs "Nom", "Prénom" et "Email" sont obligatoires.
Dans la rubrique "Stockage alloué", renseignez le stockage alloué à ce gestionnaire, grâce au menu déroulant. Si vous souhaitez créer plusieurs gestionnaires, attention à ne pas affecter tout votre espace disque (5GO par exemple) au seul premier gestionnaire.
Dans la rubrique "Identification", attribuez un identifiant (adresse mail) et un mot de passe à ce gestionnaire. Ces élements lui permettront de se connecter à son compte sur votre espace SESF.
L'option "Le compte gestionnaire n'expire jamais" ne fonctionnera que si vous paramétrez un délai d'inactivité au delà duquel un compte est automatiquement désactivé. Ce paramètre se trouve dans la rubrique "Gestion des statuts des comptes".
Cliquez ensuite sur "Valider" pour confirmer la création de ce compte.
Un message vous confirme la création de votre gestionnaire.
Consultez la rubrique "Carnet d'adresses" pour constater que votre gestionnaire a bien été créé.
En cliquant sur le nom d'un gestionnaire, vous pourrez accéder à ses informations et les modifier.
Plus tard, vous pourrez également afficher les contacts et groupes créés par vos gestionnaires, en sélectionnant "Contacts" ou "Groupes" dans ce menu déroulant.
Vous pouvez modifier les informations relatives à un contact en cliquant sur son nom dans la liste, voire le supprimer grâce à l'icône située à droite de l'écran.
Exemple d'écran de modification d'un contact par le superviseur.
Concernant les groupes, vous ne pourrez en revanche qu'en afficher la liste, sans pouvoir les modifier.
Fonctionnalités complémentaires
Nous allons maintenant passer en revue les autres fonctionnalités disponibles sur votre compte superviseur. La gestion des ces paramètres est facultative, nous vous conseillons néanmoins de les consulter, afin de régler les paramètres par défaut.
"iextranet Aujourd hui" vous permet d'activer ou non la possibilité pour tous les utilisateurs (gestionnaires et contacts) d avoir une vue d ensemble de l activité du service, dès leur connexion à celui-ci (nouveaux fichiers déposés ou mis à jour, derniers mémos ajoutés ou dernières connexions des interlocuteurs).
"Suivi des opérations" vous donne accès à la liste de l ensemble des actions effectuées sur le service (qui, quand, type d action, nom du fichier, IP de connexion, résultat de l opération ).
Vous pouvez exporter ce suivi des opérations si vous le souhaitez.
Vous avez également accès au suivi de vos propres actions de supervision.
"Suivi des partages" vous donne accès à l ensemble des e-mails envoyés dans le cadre du partage par mail de documents.
Sélectionnez un envoi en cochant la case correspondante, puis cliquez sur "Visualiser" pour accéder au détail.
Vous avez accès aux informations suivantes: - Nom du fichier - Statut du partage, actif ou inactif - Dates de début et de fin du partage - Destinataire de l'envoi - Téléchargement par le destinataire du document envoyé
Si vous le souhaitez vous pouvez : - Réexpédier le mail au destinataire - Activer/désactiver le partage - Modifier la date de fin du partage
Pour supprimer un partage, sélectionnez-en un en cochant la case correspondante, puis cliquez sur "Supprimer".
"Mémos" vous donne accès à l ensemble des mémos laissés sur le service (émetteur, titre, contenu, fichier associé, date ). Vous pouvez visualiser un mémo ou le supprimer grâce aux icônes correspondantes, situées à droite de l'écran.
Ecran de visualisation d'un mémo.
"Emails" vous permet d imposer ou de laisser le gestionnaire choisir l adresse email émettrice pour les emails de notifications, de partages et de mémos.
"Gestion des mots de passe" vous permet de : - Mettre en place une politique de gestion des mots de passe - Paramétrer des alertes pour les tentatives de connexions simultanées.
"Filtrage des adresses IP" vous permet de paramétrer un filtrage (en inclusion ou en exclusion) sur des adresses IP ou des tranches d adresses IP.
"Filtrage des fichiers" vous permet de bloquer ou de n autoriser que certains types de fichiers sur le service.
"Gestion des statuts des comptes" vous permet de paramétrer une suspension automatique des comptes au bout d une certaine période d inactivité.
"Assistant de transfert rapide" vous permet de gérer l option de glisser / déposer pour les gestionnaires et les contacts.
"Chiffrement des fichiers" vous permet de choisir une clé (mot de passe) pour crypter les fichiers stockés sur le service.
"Gestion des permissions des fichiers" vous permet de gérer les droits qui seront attribuables aux contacts par les gestionnaires. Exemple : si vous décocher "Suppression", vos gestionnaires ne pourront pas attribuer le droit de supprimer un élément à un contact.
"Gestion de l'antivirus" vous permet de configurer les paramètres du service concernant l'antivirus : avertissement du gestionnaire ou du superviseur, action sur le fichier infecté
"Gestion des suppressions" vous permet de paramétrer une suppression automatique des fichiers au bout d une période spécifique.
"Corbeille" vous permet de configurer la gestion des fichiers supprimés : - Durée de conservation des fichiers avant suppression automatique - Droits de vos gestionnaires sur la corbeille - Suppression manuelle de fichiers par vousmême
"Gestion des contacts" vous permet de gérer les paramètres accessibles pour modification par les contacts. Vous décidez si un contact pourra : - Modifier les informations de son compte - Accéder aux paramètres du service - Accéder aux applications mobile et PC - Accéder au carnet d'adresses
"Gestion des CGU" vous permet de définir les cas d'affichage des Conditions Générales d'utilisation du service pour les gestionnaires et les contacts.
"Sécurité mobile" vous permet de paramétrer l'accès au service via les applications mobile.
"Gestion des partages" vous permet de définir les valeurs par défaut des options proposées lors de la création d'un partage par mail. Ces paramètres par défaut seront modifiables par les gestionnaires si vous les y autorisez.
"Gestion des caractères spéciaux" vous permet de bloquer les opérations de renommage, création, import de fichiers ou dossiers ayant un nom comportant des caractères spéciaux.
"Traitement des fichiers" vous permet d'activer : - l'option d'annotation sur la visionneuse de fichiers - la possibilité de modifier un fichier en ligne : cette option sera proposée par défaut pour les utilisateurs Mégalis
Option facultative : le versionning
Une option de versionning peut également être activée. Cette option, en lien direct avec la modification en ligne, permet à la collectivité d'accéder à tous moments aux différentes versions d'un fichier modifié. ATTENTION : cette option n'est pas activée par défaut car le poids des fichiers conservés impacte le poids global de l'espace. Cette option ne peut être activée que sur demande auprès de Mégalis
Fin du tutoriel "Compte superviseur de votre espace SESF". Vous pouvez aussi consulter nos autres tutoriels relatifs au service SESF.