Evolutions de Ta-Klidia Modification du 01/01/2014 Création de taux de TVA S ils n avaient pas été créé auparavant, nous avons créé en automatique les nouveaux taux de TVA applicables en France en 2014 ; l affectation du code de TVA dans la Liste «Articles» a été fait automatiquement ; en revanche, dans la table «Produits», cela n a pas été fait. Ce qui signifie que lorsque les sociétés auront fini leur facturation 2013 à 19.6%, il faudra aller dans la base «Produits» pour mettre affecter le code 20% à chacun des «Produits». En ce qui concerne les articles, la modification a été faite en automatique car le changement du taux de TVA peut toujours être effectuée manuellement lors de la saisie d une facture ou d une note de frais. Création d un nouveau mode de planification Ce mode de planification permet de planifier sur un client et pour une période, plusieurs collaborateurs de même niveau, indistinctement de leur nom, en une seule saisie ; dans ce mode de planification, on trouvera un Identifiant de planification permettant de récupérer l ensemble de la planification portant cet identifiant. Dans les préférences de la société, on peut indiquer à Ta-Klidia de toujours utiliser l un ou l autre mode de planification, ou bien au contraire de laisser l utilisateur devoir choisir à chaque fois s il souhaite planifier par collaborateur ou par niveau. Modification du 04/03/2013 Flexibilité sur la plage de dates des notes de frais. Auparavant, les notes de frais ne pouvaient être saisies que sur un mois civil. Dans la version du 25 février, elles peuvent être saisis sur un mois glissant. Cette possibilité se met en place de la façon suivante : 1/ Dans les paramétrages de la société, création d un paramètre «Jour début de saisie» (Fonctions/Administrations/Paramétrages Société - onglet «Facture - Commande - Livraison - NdF». Ce paramétrage sera appliqué à tous les fournisseurs, sauf à ce qu un paramétrage différent soit affecté à un fournisseur (voir un peu plus loin). Ce paramètre fonctionne de la façon suivante : - 0 ou 1 : la plage de date correspond à un mois civil - Autre jour : le jour de début de saisie correspondra à ce jour ; si par exemple ce paramètre est à 22, et qu une saisie est faite pour le mois de février 2013, la plage de dates ira du 22/02/2013 au 21/03/2013. - Cas Particuliers : o Jour = 31 : Ta-Klidia va comprendre que le jour de début de saisie des notes de frais doit être le dernier jour du mois jusqu à l avant dernier jour du mois suivant. Pour le mois de janvier, la saisie se fera du 31/01 au 27 ou 28/02 (en fonction des années bissextiles), pour les autres mois, la saisie se fera du 30 ou du 31 au 29 ou 30 du mois suivant. o Jour = 30 : le jour de début sera le 30, le jour de fin sera le 29 du mois suivant, sauf pour le mois de janvier qui ira du 30/01 au 27 ou 28/02, et pour le mois de février qui ira du 28 ou 29/02 au 29/03 Page 1/7
o Jour = 29 : le jour de début sera le 29, le jour de fin sera le 28 du mois suivant, sauf pour le mois de janvier qui ira du 29/01 au 27 ou 28/02, et pour le mois de février qui ira du 28 ou 29/02 au 28/03 Ce paramétrage peut-être individualisé au niveau du fournisseur : dans l exemple classique de la saisie des relevés Carte bancaire dans l interface de saisie des notes de frais, il est très fréquent que le relevé aille du 25 d un mois au 24 du mois suivant. Pour les autres saisies, la société souhaite rester en mois civil ; il est alors possible de saisie un paramètre au niveau du fournisseur (Listes/Listes Fournisseurs/Liste Fournisseurs - Onglet divers - Jour début saisie Note de frais). A chaque modification de fournisseur associé, Ta-Klidia ira vérifier le jour de début de saisie des notes de frais de ce fournisseur, pour reconstruire le tableau des dates le cas échéant. Lorsque Ta-Klidia doit changer la plage de dates, et que des saisies ont été faites précédemment, pour les saisies précédentes, plusieurs cas peuvent se produire (en conséquence nous recommandons fortement de choisir le fournisseur associé avant de commencer la saisie) : a/ La date de saisie existe dans la nouvelle plages de dates : la saisie est repositionnée sur la bonne ligne b/ Le numéro du jour saisi existe dans la nouvelle plage de dates (saisie précédente pour le 23/01 et dans la nouvelle plage de dates, le 23/02 existe) : la date de saisie est ajustée au 23/02, et la ligne est repositionnée le cas échéant (Ta-Klidia vérifie cependant que cette date n est pas occupée par une saisie précédente ; si ce cas se présente, c est la solution c/ ou la d/ qui sera mise en œuvre). c/ si les dates saisies ne permettent pas d appliquer la règle a/ ou la règle b/, Ta-Klidia va tenter de modifier la date de saisie en utilisant la même ligne que la saisie précédente : supposons que la saisie précédente ait été faite suivant un mois calendaire, la date du 12/01 correspond à la ligne 12 de la grille de saisie. Dans la solution c/ Ta-Klidia tentera d utiliser cette ligne 12, à condition qu aucune saisie précédente n ait été faite sur cette ligne 12. d/ Si aucune des solutions précédente n a pu être utilisée, Ta-Klidia tentera d affecter à la première date disponible e/ Finalement, si aucune réaffectation n a pu être effectuée par Ta-Klidia, la saisie est effacée. D où l importance de choisir son fournisseur en début de saisie des notes de frais. Modification sur les notes de frais en lecture Dans la version précédente, lorsqu une note de frais ne pouvait plus être modifié, elle pouvait être affichée. Un clic dans une cellule affichait un message avertissant que la note de frais était en consultation. Ce qui empêchait de voir le détail d une cellule Dans la version actuelle, la fenêtre de saisie s ouvre, les champs ne sont pas saisissables et le bouton «Valider» est masqué. Création d un état de frais pour faciliter l état fiscal Dans les listes de note de frais (Liste/Liste Fournisseur/Liste note de frais), bouton «Etats» ; l état «Impression des frais» va permettre d imprimer un état avec les possibilités suivantes : Sélection imprimée : L état portera sur tous les enregistrements de la société choisie entre les dates, dans l hypothèse où des dates ont été renseignées. Si les date de début et de fin ne sont pas renseignées, Ta-Klidia utilisera la sélection d enregistrements affichée dans la liste déroulante correspondante. Page 2/7
Présentation de l état L état affichera les différents frais en colonne, suivant le regroupement suivant : Aucun, compte de HT ou Famille. Dans le choix «Aucun», tous les frais relatifs à une catégorie d articles seront chacun dans une colonne propre. Exemple : les frais «Restaurant» seront regroupés dans une colonne «Restaurant», et il n y aura que les frais «Restaurant»dans cette colonne. Dans le choix «Compte HT», tous les frais ayant le même compte de HT seront regroupés dans la colonne correspondante. Dans le choix «Famille», Ta-Klidia utilisera la Famille affectée aux articles pour faire le regroupement. La notion de famille se renseigne dans la fiche article. Les différentes familles peuvent être crées dans la liste Famille (Listes/Listes Générales/Liste famille). Sous totaux Différents sous totaux sont proposés ; précisons que : a/ Ta-Klidia respectera l ordre des sous totaux indiqués ; des sous-totaux «Fournisseur Année» triera le résultat d abord par fournisseur, puis pour chaque fournisseur par année. b/ Lorsqu un sous total par mois est demandé, Ta-Klidia affichera également un sous total par année c/ Lorsque l utilisateur demande un Export, les sous totaux sont supprimés, afin de permettre une utilisation plus facile dans un tableur. d/ L état peut être demandé avec les détails ou avec les sous totaux seuls. Dans le premier cas, chaque ligne de frais donnera lieu à une ligne dans l état. Compte tenu des information affichées, ce détail n est pas forcément utile. Ta-Klidia propose donc une impression avec le seul affichage des différents sous totaux. Pied de page lors de la création d une commande ou d un bon de livraison Dans ces deux formulaires, Ta-Klidia proposait systématiquement le pied de page défini pour les factures clients. Dorénavant, des libellés personnalisés pour chacune de ces fonctions peuvent être affichés. Comme pour les factures clients, les champs à utiliser sont les suivants : a/ Pour un texte qui doit apparaître sur toutes les commandes (ou toutes les livraisons), le texte est à renseigner dans «Listes/Listes Générales/Liste Etablissements», onglet «Info Générale» b/ Pour un texte qui doit apparaître pour un client en particulier, le texte est à renseigner dans la fiche client «Listes/Listes Clients/Listes Clients», onglet «Divers». Modification du 22/05/2012 Cette version apporte deux corrections dans l impression des notes de frais : 1/ Correction d un problème à l impression de la note de frais : lien vers le PDF d une note de frais n apparaissait pas toujours dans le formulaire de saisie. C est maintenant corrigé, sauf délai du serveur d impression supérieur à 5 secondes (cas assez rare). 2/ Modification du format d impression de façon à prendre en compte les notes de frais comportant plus de 16 colonnes de détails. Auparavant, ces notes de frais étaient imprimées au format paysage, avec une forte réduction, mais les dernières colonnes n étaient pas imprimées. Dans cette version, toutes les colonnes sont imprimées de la façon suivante : - le format d impression reste paysage avec une réduction maximale Page 3/7
- les colonnes de détail sont imprimées jusqu à 16 colonnes par page - les colonnes de totaux sont imprimées seulement sur la dernière page - un compteur de page est positionné au-dessus du cadre de signature du superviseur - ce compteur n apparait pas lorsque la note de frais ne comporte qu une seule page - le fichier pdf nommé sera suffixé par le numéro de la page imprimé (suffixe : «_pxdey» Pour des raisons de place sur le formulaire, et en attendant une modification de plus grande ampleur, seule la dernière page est affichée en lien dans le formulaire. Bien entendu, toutes les pages sont disponibles en cliquant simplement dans «Travaux en cours» Modification du 06/05/2012 Cette version apporte des modifications sur les points suivants : - Analytiques - Compatibilité Fire Fox et Chrome sous Mac et sous Windows - Validation des notes de frais en Pièce comptable - Récupération des notes de frais - Mode de facturation des commandes clients Evolutions Analytiques Modification du comportement lors de la modification d une ligne de hors taxes Nouveau mode de fonctionnement d un axe analytique - Apparition d un bouton «Imputer attente» Mise en place de modèles analytiques Modification d une ligne de HT ; Après la modification d une ligne de HT dans le formulaire de saisie des factures, le formulaire de saisie analytique n est plus présenté à l utilisateur. Les lignes analytiques correspondant à la ligne de HT sont modifiées proportionnellement à la modification de la ligne de HT. Mode de fonctionnement d un axe analytique ; un nouveau champ, accessible dans la liste des axes analytiques, permet de définir le comportement d un axe analytique : «Facultatif»: Lors de la saisie de montant théoriquement affectable en analytique, Ta-Klidia ne contrôle pas, lors de la validation de la facture, que la ligne de HT est affectée à 100% pour cet axe «Complément sur compte d attente» : dans le formulaire de saisie des factures, un nouveau bouton est disposé «Imputer attente» ; ce bouton produit un effet pour les lignes de HT non affectées complètement sur les axes qui sont définis avec ce paramètre : Ta-Klidia va créer une ligne analytique, pour chacun des axes ainsi défini, et pour chaque ligne de HT non affecté complètement en affectant le compte d attente de l axe. «Obligatoire» : c est le mode qui existait auparavant pour les axes analytiques ; une ligne de HT doit être entièrement affectée sur cet axe pour que l enregistrement de la facture puisse avoir lieu. Il n y a pas d imputation automatique sur compte d attente possible. Les modèles analytiques ; deux Tables ont été crées pour utiliser les modèles analytiques ; Ces tables sont accessibles dans les «Listes Comptabilité» : - Liste Modèle Analytique - Liste Description analytique Page 4/7
La table «Modèle Analytique» permet de donner un nom et une description à un modèle. Le nom doit comporter les caractères compris entre a-z et 0-9 La description du modèle analytique est libre et permet à l utilisateur d identifier plus facilement quel est son modèle La table «Description Analytique» permet de créer des pré-affectations de facture. Ces pré-affectations sont actuellement disponibles : - Par client - Par Adresse client - Par Salarié - Par fournisseur Lorsqu on crée une «Description Analytique» il faut renseigner les champs suivants : - «Modèle analytique» : une description analytique appartient toujours à un modèle - «Numéro d axe analytique» : dans le cas d axe croisé, c est le numéro de l axe croisé qu il faut renseigner ; si l utilisateur se trompe, Ta-Klidia renseignera automatiquement le numéro de l axe croisé. Dans les autres cas, il faut choisir l axe. Attention, dans le cas d une gestion multi-sociétés, il appartient à l utilisateur de s assurer que toutes les descriptions d un modèle analytique appartiennent bien à la même société. En effet, lors du choix de l axe, aucun contrôle n est fait sur la société à laquelle l axe est affecté. - «Centre analytique» : dans le cas d un axe croisé, l utilisateur devra renseigner le centre analytique de chacun des axes composant le croisement. Il devra donc également renseigner un «Centre analytique 2». Dans les autres cas, le second centre n est pas présenté. - «Pourcentage affecté» : c est le pourcentage de charge/produit affecté à ce centre analytique. L utilisateur ne pourra pas affecter plus que 100% pour un axe d un même modèle. Il pourra en revanche affecter moins. Un modèle analytique est composé d un ensemble de descriptions analytiques ; le modèle analytique, lorsqu il est complet, permet une affectation automatique de chaque ligne de HT créée dans le formulaire de saisie des factures. Lorsqu un tiers est affecté à une facture (client ou fournisseur), et qu un modèle analytique est défini pour ce tiers, chaque création de ligne de HT entraînera la création et l affectation automatique des lignes analytiques, suivant les définitions du modèle. Si un client a un modèle analytique, et qu il dispose de plusieurs adresses, chacune avec également un modèle analytique, c est le modèle affecté à l adresse de facturation qui sera retenu par Ta-Klidia. L affectation automatique sur modèle analytique doit être activée dans les paramètres (Fonctions / Paramétrage - Onglet «Facture-Commande-Livraison-NdF», paragraphe «Formulaires de saisie généraux» : positionner le paramètre «Remplissage sur modèle analytique» sur «Automatique». Compatibilité FireFox et Chrome - Mac et Windows Les formulaires suivants fonctionnent maintenant sous FireFox et Chrome : - Facturation, commande, livraison chez les clients et les fournisseurs - Saisie des règlements, Client et fournisseurs - Navigation, recherche et états dans les listes Subsistent des problèmes cosmétiques d alignement, de zones tronquées ou trop grandes, mais qui n empêchent pas le fonctionnement de Ta-KLidia. Page 5/7
Ces problèmes cosmétiques seront réglés progressivement. La compatibilité avec Safari n est pas disponible, et ne pourra pas être assurée avant une prochaine évolution majeure de Ta-Klidia Note de frais : Validation par lot Une nouvelle fonction est maintenant disponible pour la validation des notes de frais en pièce comptable : la validation par lot. Cette validation permet de valider plusieurs notes de frais dans un même formulaire. Un descriptif complet de cette fonction est proposé dans la notice relative à l utilisation des notes de frais Récupération des notes de frais Dans les versions précédentes de Ta-Klidia, dans le formulaire de saisie des notes de frais (Fonction «Saisie des Notes de frais» depuis le groupe de fonction «Factures Achats - Notes de frais»), n étaient présentées, dans la liste déroulante des notes de frais accessibles, que les notes de frais réalisées par l utilisateur. La version du 6 mai 2012 apporte les modifications suivantes : 1/ Les collaborateurs d un cabinet comptable qui accèdent aux notes de frais d un dossier client peuvent accéder à l ensemble des notes de frais réalisés sur ce dossier, sans aucun contrôle, que la note de frais ait été réalisé par quelqu un du cabinet ou par quelqu un de la société 2/ Un paramètre a été rajouté, accessible depuis la fonction «Paramétrages Société», groupe de fonction «Administration», onglet 2 : «Facturation - commande - livraison - NdF» : Le paramètre «Récupération des notes de frais» peut prendre les valeurs suivantes : - Récupération stricte - Récupération hiérarchique - Récupération générale * Le mode «Récupération stricte» ne permet que de récupérer les notes de frais créées par soi-même * Le mode «Récupération hiérarchique» permet de récupérer les notes de frais en respectant la hiérarchie «Associé» : peuvent récupérer les notes de frais de tous sauf des autres «Associés» «Manager» : peuvent récupérer les notes de frais de «Responsable» et «Autre» «Responsable» : peuvent récupérer les notes de frais des «Autres» «Autres» : les autres ne peuvent que récupérer leur propre note de frais Notes : 1- Ce paramètre n a pas d effet pour les collaborateurs d un cabinet travaillant sur le dossier d un client 2- La définition «Associé», «Manager» s effectue dans la table «User» accessible depuis les «Listes Générales», «Liste Users», onglet «Temps-Planning» 3- Les «Administrateurs» (onglet Acces, voir point 2- ci-dessus) ont accès à l ensemble des notes de frais, sans restriction Page 6/7
* Le mode «Récupération Générale» permet à tous les utilisateurs de récupérer toutes les notes de frais, sans contrôle du créateur. Afin de faciliter la récupération d une note de frais depuis le Formulaire de saisie des notes de frais, une liste déroulante a été rajoutée, à côté du bouton récupérer. Cette liste contient les différents destinataires concernés par les notes de frais accessibles depuis la liste déroulante des notes de frais. Par «destinataires concernés» il faut comprendre «Fournisseur Associé» et non pas Créateur Fonctionnement de la liste déroulante des destinataires concernés : A l ouverture du dialogue, et en fonction des choix «Mois» et «Année», Ta-Klidia remplit la liste des notes de frais accessibles, tant en visualisation qu en modification. Une fois que les notes de frais accessibles ont été identifiées (en fonction des paramètres décrits ci-dessus), Ta-Klidia rempliera la liste des différents «Destinataires concernés» avec le code fournisseur. La sélection d un code fournisseur dans cette liste aura pour effet de réduire la liste des notes de frais accessibles à celles qui concernent uniquement ce fournisseur. Mode de facturation des commandes clients La facturation des commandes clients s effectue depuis la commande «Facturation des commandes» depuis le groupe de fonction «Clients facturation». Auparavant, pour qu une commande puisse être facturée depuis cette fonction, il fallait que son type soit «commande» et non pas «devis». Cela obligeait, lorsqu un devis était validé, de modifier son type en «commande» via la fonction de modification de «commande». Si cette modification n était pas faite, le devis n était jamais présenté en facturation, ce qui rendait possible l oubli de facturation. Pour remédier à cela, un paramètre est disponible, accessible de puis la fonction «Paramétrages Société», groupe de fonction «Administration», onglet 2 : «Facturation - commande - livraison - NdF» : Le paramètre «Facturation des commandes» peut être positionnée sur «Commandes seules» ou bien «Commandes et devis». Dans le premier cas, les devis ne sont pas présentés dans la fonction «Facturation des commandes» ; dans le second cas, ils le sont. Note : lorsqu un devis sera présenté lors de l utilisation de la fonction de facturation des commandes, aucun avertissement ne sera affiché pour indiquer à l utilisateur que le type de la commande présentée est un devis et non pas une commande. En revanche, le type du devis restera sur «Devis», et ne sera pas automatiquement positionné à «Commande», ce qui permettra à l utilisateur de toujours pouvoir identifier qu il a facturé un devis. Note : le suivi des modifications plus anciennes est disponible sur demande : support@ta-klidia.com Page 7/7