PromoPost Manuel d utilisation

PromoPost Manuel d utilisation Version 01.02 Mars 2014 1

Table des matières 1 Accès 4 1.1 Accès via My Post Business 4 1.2 Bienvenue dans le tool PromoPost 5 1.3 Accès pour les utilisateurs non enregistrés (utilisateurs externes) 5 2 Etablir un ordre de facturation 6 2.1 Saisie des données de base 6 2.1.1 Numéro d ordre 7 2.1.2 Nom de l ordre 7 2.1.3 Mandant 7 2.1.4 Livraison des envois 7 2.2 Sélection du produit 7 2.2.1 Onglet «Standard» / «Standard plus» 8 2.2.2 Onglet «Sélective» 8 2.2.3 Onglet «Distribution le samedi» 8 2.3 Sélectionner la zone de diffusion 9 2.3.1 Map (carte) 9 2.3.2 Basic 12 2.3.3 Classic 14 2.3.4 Importation 18 2.3.5 Gestion de la liste de diffusion 21 2.4 Détails du mailing 22 2.4.1 Informations exactes sur l envoi et la formation de liasses 22 2.4.2 Autres indications concernant la prestation complémentaire «Envois spéciaux» 23 2.4.3 Remarque concernant la confection des liasses (seulement si le client se charge du handling) 23 2.4.4 Option «Handling sur palettes ou dans conteneurs collectifs» (seulement si le client se charge du handling) 24 2.5 Délais 25 2.6 Paiement 26 2.7 Aperçu 27 2.7.1 Aperçu de l ordre 27 2.7.2 Télécharger les documents 28 3 Gestion des ordres 32 3.1 Rechercher un ordre 33 3.1.1 Recherche 33 3.1.2 Filtre 34 3.2 Aperçu détaillé 35 3.2.1 Création d étiquettes de liasse après coup (seulement si le client se charge du handling) 36 3.2.2 Création d adresses de dépôt après coup (seulement si la Poste se charge du handling) 37 3.2.3 Evaluer les recoupements pour les ordres avec sortes d envois 37 2

4 Gestion de la liste de diffusion 38 4.1 Création d une zone de diffusion 38 4.2 Saisir des modèles de listes de diffusion pour l ordre avec sortes d envois 39 4.3 Aperçu des listes de diffusion 40 5 Quick Calculator 43 6 Editer les données d utilisateur 45 6.1 Données de base 45 6.2 Attribution de l adresse 46 6.3 Définition des colonnes 47 6.4 Valeurs standard 48 7 Zone publique (utilisateur externes) 49 3

1 Accès 1.1 Accès via My Post Business Le tool PromoPost est accessible via la plateforme dédiée aux clients commerciaux My Post Business (www.poste.ch/mypostbusiness). Il se trouve dans le menu «Mes fonctions», sous le lien «Expédition et transport» «Déposer des envois». Si vous avez déjà accès à My Post Business mais que vous ne disposez pas encore du tool PromoPost, ajoutez la fonction supplémentaire «Expédier PromoPost» à l aide du sous-menu «Commander des fonctions». Si vous n avez pas encore d accès personnel à My Post Business, inscrivez-vous en cliquant sur «Nouvel enregistrement». Vous pouvez activer l application désirée, en l occurrence le tool PromoPost, en cochant l option correspondante dans «Applications/prestations». Veillez à suivre attentivement les instructions affichées et à effectuer entièrement l enregistrement pour pouvoir terminer l opération. My Post Business vous ouvre ensuite un compte d utilisateur et vous envoie par courrier un nom d utilisateur et un mot de passe Pour plus d informations, veuillez consulter le mode d emploi de My Post Business. 4

1.2 Bienvenue dans le tool PromoPost Page d accueil du tool PromoPost Cette page d accueil se présente de la manière suivante: Accès direct aux menus les plus souvent utilisés: Etablir ordre facture: ce menu vous permet d établir un ordre PromoPost contre facture. Pour plus d informations, veuillez consulter le chapitre 2. Gestion des ordres: ce menu vous permet de consulter tous les ordres que vous avez passés. Pour plus d informations, veuillez consulter le chapitre 3. Quick Calculator: cet outil vous permet de calculer un prix indicatif sur la base de tous les critères influant sur le prix. Pour plus d informations, veuillez consulter le chapitre 5. Tous les menus s affichent dans cette partie (cadre de gauche) et vous avez accès aux fonctions suivantes: Gestion des ordres: menu permettant d établir un ordre de facturation et de gérer des ordres Zones de diffusion: si vous utilisez fréquemment les mêmes zones de diffusion, ce menu vous permet de les saisir et de les gérer. Pour plus d informations, veuillez consulter le chapitre 4. Quick Calculator Editer les données d utilisateur: enregistrement des paramétrages personnalisés tels que les valeurs par défaut. Pour plus d informations, veuillez consulter le chapitre 6. Aide: dans ce menu, vous trouvez en plus de la brochure PromoPost actuelle le mode d emploi du tool PromoPost. Logout: ce menu vous permet de refermer le tool PromoPost. Vous vous déconnectez alors du tool PromoPost mais pas de My Post Business. Champ réservé aux communications: ce champ contient toutes les informations importantes, comme par exemple l annonce préalable d interruptions. 1.3 Accès pour les utilisateurs non enregistrés (utilisateurs externes) Les utilisateurs qui ne sont pas inscrits à My Post Business peuvent accéder directement au tool PromoPost via le lien suivant: https://promoposttool.post.ch/ L utilisateur externe n a accès qu au Quick Calculator de la zone publique, qui lui permet de calculer un prix. Pour pouvoir utiliser toutes les autres fonctions, il doit s inscrire à My Post Business. Toutes les informations concernant la zone publique sont disponibles au chapitre 7. 5

2 Etablir un ordre de facturation Pour établir un ordre, dans le cadre de gauche, cliquez dans le menu sur «Gestion des ordres», puis sur «Établir l ordre de facturation» ou cliquez directement sur le bouton «Établir l ordre». Nous attirons votre attention sur le fait que vous ne pouvez passer que des ordres pour votre propre compte conformément aux licences d affranchissement enregistrées dans votre profil d utilisateur. Si vous désirez passer des ordres pour un client tiers, ce dernier doit explicitement vous y autoriser via My Post Business. La saisie d un ordre se divise en plusieurs étapes, décrites dans les chapitres suivants: Données de base: saisie du nom de l ordre, de l éventuel déposant tiers et des coordonnées de la personne de contact Produit: sélection du produit PromoPost de votre choix Zone de diffusion: sélection des localités dans lesquelles les envois doivent être distribués Détails de mailing: informations exactes sur l envoi, comme le poids et le format Délais: indication de la date de distribution désirée et du lieu de dépôt Paiement: sélection d un payeur alternatif Aperçu: les données de l ordre (y compris les prix) s affichent dans l aperçu. Ici, on peut choisir de calculer un prix ou de confirmer directement l ordre Les données relatives à votre ordre ne sont sauvegardées que si vous cliquez sur le bouton «sauvegarder» en bas à gauche. Dès que vous quittez l ordre sans sauvegarder, toutes les modifications sont supprimées. En cliquant sur les boutons d information ( ), vous obtenez des informations complémentaires sous la forme de textes d aide. 2.1 Saisie des données de base 6

2.1.1 Numéro d ordre 2.1.3 Mandant L adresse qui s affiche ici est celle que vous avez choisie comme adresse de mandant par défaut dans le menu «Editer les données d utilisateur». Le nom et le numéro de téléphone d une personne de contact doivent être enregistrés afin de pouvoir prendre contact au besoin. Prénom et e-mail sont optionnels. Dès que vous ouvrez un nouvel ordre, un numéro d ordre s affiche en haut de l écran. Ce numéro permet d identifier clairement votre ordre et vous aide à le retrouver dans la gestion des ordres. 2.1.2 Nom de l ordre Dans ce champ, entrez un nom pour votre ordre. Ce nom sera non seulement imprimé sur les documents de l ordre mais il apparaîtra aussi sur votre facture mensuelle. Le champ «Nom de l ordre» accepte un maximum de 40 signes. 2.1.4 Livraison des envois On peut choisir entre «Par le mandant» et «Par des tiers». C est «Par le mandant» qui est activé par défaut: le plus souvent, l expéditeur apporte ses envois lui-même au lieu de dépôt. «Par des tiers» vaut pour les envois déposés par une autre entreprise, par exemple une imprimerie. Le cas échéant, il n est pas nécessaire que le déposant dispose d un moyen de paiement valable. On peut en outre introduire directement une nouvelle adresse dans cette fenêtre. Les adresses saisies une fois peuvent être recherchées par le masque de recherche et ajoutées et ne doivent pas être à nouveau saisies. 2.2 Sélection du produit 7

2.2.1 Onglet «Standard» / «Standard plus» Dans cet onglet, vous pouvez sélectionner un produit «Standard» de PromoPost. Des informations détaillées sur les produits peuvent être trouvées dans la brochure (menu «Aide»), dans les textes d information ou sur Internet à l adresse http://www.poste.ch/promopost. Choisissez le produit, par exemple «Standard» avec le mode de distribution «Commercial». Si votre zone de diffusion comporte différentes variantes de votre moyen publicitaire (les «sortes»), sélectionnez également l option «Ordre avec sortes d envois». Lors de la saisie de votre zone de diffusion, vous avez ensuite la possibilité d indiquer quelles sortes doivent être distribuées dans quelles localités. Choisissez le cas échéant la prestation complémentaire «Envois spécial». PromoPost facture un supplément unique pour tous les formats spéciaux. Avec l option «Handling», le handling des envois est pris en charge par la Poste. Cette option doit être désactivée si le client préfère assurer lui-même le handling. Le rabais «Sampling» (échantillons) est de 10% sur le montant de l ordre. Le rabais ne peut être sélectionné que si les critères correspondants sont remplis. 2.2.2 Onglet «Sélective» Dans cet onglet, vous pouvez sélectionner un produit «Sélectif». Des informations détaillées sur les produits peuvent être trouvées dans la brochure (menu «Aide»), dans les textes d information ou sur Internet à l adresse http://www.poste.ch/promopost. Avec l option «Handling», le handling des envois est pris en charge par la Poste. Cette option doit être désactivée si le client préfère assurer lui-même le handling. Le rabais «Sampling» (échantillons) est de 10% sur le montant de l ordre. Le rabais ne peut être sélectionné que si les critères correspondants sont remplis. 2.2.3 Onglet «Distribution le samedi» Dans cet onglet, vous pouvez sélectionner la distribution le samedi comme produit. Des informations détaillées sur les produits peuvent être trouvées dans la brochure (menu «Aide»), dans les textes d information ou sur Internet à l adresse http://www.poste.ch/promopost. Choisissez le mode de distribution «Commercial» ou «Officiel». Si votre zone de diffusion comporte différentes variantes de votre moyen publicitaire (les «sortes»), sélectionnez également l option «Ordre avec sortes d envois». Lors de la saisie de votre zone de diffusion, vous avez ensuite la possibilité d indiquer quelles sortes doivent être distribuées dans quelles localités. Choisissez le cas échéant la prestation complémentaire «Envois spécial». PromoPost facture un supplément unique pour tous les formats spéciaux. Avec l option «Handling», le handling des envois est pris en charge par la Poste. Cette option doit être désactivée si le client préfère assurer lui-même le handling. Le rabais «Sampling» (échantillons) est de 10% sur le montant de l ordre. Le rabais ne peut être sélectionné que si les critères correspondants sont remplis. Choisissez le produit, par exemple «Cases postales d entreprises» avec le mode de distribution «Commercial». Si votre zone de diffusion comporte différentes variantes de votre moyen publicitaire (les «sortes»), sélectionnez également l option «Ordre avec sortes d envois». Lors de la saisie de votre zone de diffusion, vous avez ensuite la possibilité d indiquer quelles sortes doivent être distribuées dans quelles localités. Choisissez le cas échéant la prestation complémentaire «Envois spécial». PromoPost facture un supplément unique pour tous les formats spéciaux. 8

2.3 Sélectionner la zone de diffusion Le masque «Zone de diffusion» permet de sélectionner les localités où les envois seront distribués. Plusieurs modes de saisie et niveaux de sélection sont disponibles. Map (carte) Basic Classic Importation Gestion de la diffusion Au moment de la saisie de la zone de diffusion, vous avez la possibilité de passer d un mode de saisie (Map, Basic, Classic, Importation et Gestion de la diffusion) à l autre. Si vous désirez saisir la zone de diffusion pour un ordre avec sortes d envois, les modes de saisie Classic, Importation et Gestion de la diffusion sont à votre disposition. 2.3.1 Map (carte) Sélection de la zone de diffusion sur une carte à l aide de différents niveaux de sélection Sélection de la zone de diffusion dans une liste selon le niveau de sélection choisi Sélection de la zone de diffusion par ajout de NPA ou de noms de localités Importation d une liste de diffusion au format *.csv Reprise d une liste de diffusion existante depuis le masque de gestion de la diffusion Description Pour sélectionner votre zone de diffusion, sur la carte, cliquez sur l unité désirée. L unité est alors marquée en bleu foncé. Pour ajouter définitivement à la zone de diffusion les unités marquées en bleu foncé, cliquez sur le bouton «Calculer les chiffres de diffusion». Les niveaux de granularité (= niveaux de sélection) suivants sont possibles pour l affichage de la carte: 1. Toute la Suisse 2. Cantons 3. Districts 4. Communes A. Région REMP B. Secteur REMP C. Agglomération REMP NPA Attention: n oubliez pas que les délimitations affichées ne correspondent pas toujours aux frontières politiques, mais qu elles reflètent les structures d organisation postales. Il peut donc arriver que les découpages postaux ne recouvrent pas précisément les territoires politiques. On peut passer d une granularité sommaire à une précision plus fine, mais non l inverse. De «1. Toute la Suisse» on peut passer à «2. Cantons» > «3. Districts» > «4. Communes» > «NPA» ou de «A. Région REMP» à «B. Secteur REMP» > «C. Agglomération REMP» > «NPA». 9

Le passage d un niveau de sélection à un autre moins détaillé n est pas possible. La zone de diffusion doit d abord être réinitialisée. 10

Outils Annuler/Restaurer les étapes de traitement: une zone de diffusion peut être réinitialisée au niveau qu elle avait lors du dernier calcul des chiffres de diffusion réalisé en cliquant sur «Calculer les chiffres de diffusion». Les zones de diffusion réinitialisées peuvent être restaurées. En tout, il est possible de restaurer les 10 dernières versions de zone de diffusion d une même session utilisateur. Sélection isolée: les unités choisies sont sélectionnées. Sélection par point: utilisée en principe avec la fonction «Périphérie». Chacun des secteurs entourant le point cliqué dans le périmètre défini est sélectionné. Chaque secteur est sélectionné dans sa globalité, et non partiellement. Sélection linéaire: un secteur peut être sélectionné en cliquant et tirant successivement un trait autour de la zone désirée, par exemple le long d un lac. Tous les secteurs englobés sont sélectionnés. La fin du trait de sélection est à signaler par un double-clic. Chaque secteur est sélectionné dans sa globalité, et non partiellement. Forme libre: une sélection de forme libre peut être effectuée en cliquant et tirant successivement un trait autour de la zone désirée. Tous les secteurs englobés sont sélectionnés. La fin de la forme libre est à signaler par un double-clic. Chaque secteur est sélectionné dans sa globalité, et non partiellement. fonction utilisée en principe avec la «Sélection isolée» ou la «Sélection par point». Tous les secteurs sélectionnés dans le périmètre défini autour du point sont sélectionnés. Avec la sélection isolée, le périmètre est calculé à partir de la limite du secteur sélectionné. Avec la sélection par point, le périmètre est calculé à partir du point cliqué sur la carte. Chaque secteur est sélectionné dans sa globalité, et non partiellement. Déplacer la portion de carte: la zone affichée peut être modifiée en utilisant les fonctions de zoom et en déplaçant la carte au moyen de la souris. Afficher toute la carte: pour afficher la carte entière avec le niveau de détail le plus bas (toute la Suisse est affichée). Agrandir: un clic permet de zoomer la carte d un niveau en avant. Réduire: un clic permet de zoomer la carte d un niveau en arrière. Le curseur permet de zoomer progressivement la carte en avant ou en arrière pour en afficher une portion plus ou moins grande. Boutons et icônes sur la partie inférieure du masque Bouton «Calculer les chiffres de diffusion» Bouton «Classic» Bouton «Basic» Bouton «Import» Bouton «Gestion de la diffusion» Tous les secteurs sélectionnés sont calculés. Le nombre d envois par langue est affiché en bas à droite. Passage au mode de saisie Classic (voir ci-après) Passage au mode de saisie Basic (voir ci-après) Passage au mode d importation (voir ci-après) Passage à la Gestion de la diffusion (voir ci-après) Les cases à cocher des rubriques «Catégories de tarif» et «Langues» peuvent être sélectionnées et désélectionnées pour prendre en compte ou non les localités sélectionnées des catégories tarifaires et des régions linguistiques en question. Si l une de ces options est sélectionnée à nouveau après avoir été désélectionnée, les sélections antérieures restent valables; par exemple, une localité retirée de la sélection à une étape précédente reste désactivée. «Réinitialiser la zone de diffusion» Tous les secteurs sélectionnés sont supprimés. «Enregistrer la zone de diffusion» Tous les secteurs sélectionnés sont enregistrés dans le système de gestion des listes. «Imprimer la zone de diffusion» La liste est éditée sous forme de fichier PDF et peut alors être imprimée. «Exporter la zone de diffusion» La liste est exportée sous forme de fichier *.csv. Ce fichier comprend l ensemble des localités, avec un bloc «Sélection» indiquant «1» pour les localités de la liste et «0» pour les autres. «Vue de la carte au format pdf» La carte suisse des secteurs sélectionnés qui est affichée à l écran est générée au format pdf. Affichez au préalable sur l écran la portion de carte désirée à l aide des fonctions de zoom. «Vue de la carte au format jpg» La carte suisse des secteurs sélectionnés qui est affichée à l écran est générée au format jpg. Affichez au préalable sur l écran la portion de carte désirée à l aide des fonctions de zoom. 11

2.3.2 Basic Description Toutes les unités sont affichées sous forme de liste en fonction de la granularité choisie (toute la Suisse, cantons, districts, localités, régions REMP, secteurs REMP, agglomérations REMP, NPA). Pour ajouter une localité dans la liste de diffusion, il suffit de cocher la case correspondante. Pour ajouter définitivement une localité sélectionnée à la zone de diffusion, cliquez sur le bouton «Calculer les chiffres de diffusion». On peut passer d une granularité sommaire à une précision plus fine, mais non l inverse. De «1. Toute la Suisse» on peut passer à «2. Cantons» > «3. Districts» > «4. Communes» > «NPA» ou de «A. Région REMP» à «B. Secteur REMP» > «C. Agglomération REMP» > «NPA». Le passage d un niveau de sélection à un autre moins détaillé n est pas possible. La zone de diffusion doit d abord être réinitialisée. 12

Outils, boutons et icônes Annuler/Restaurer les étapes de traitement: une zone de diffusion peut être réinitialisée au niveau qu elle avait lors du dernier calcul des chiffres de diffusion réalisé en cliquant sur «Calculer les chiffres de diffusion». Les zones de diffusion réinitialisées peuvent être restaurées. En tout, il est possible de restaurer les 10 dernières versions de zone de diffusion d une même session utilisateur. Bouton «Calculer les chiffres de diffusion» Bouton «Classic» Bouton «Map» Bouton «Import» Bouton «Gestion de la diffusion» Case à cocher «Afficher uniquement les localités sélectionnées» Tous les secteurs sélectionnés sont calculés. Le nombre d envois par langue est affiché en bas à droite. Passage au mode de saisie Classic (voir ci-après) Passage au mode de saisie Map (voir ci-avant) Passage au mode d importation (voir ci-après) Passage à la Gestion de la diffusion (voir ci-après) Le fait de cocher la case «Afficher uniquement les localités sélectionnées» permet de filtrer tous les secteurs superflus. Les cases à cocher des rubriques «Catégories de tarif» et «Langues» peuvent être sélectionnées et désélectionnées pour prendre en compte ou non les localités sélectionnées des catégories tarifaires et des régions linguistiques en question. Si l une de ces options est sélectionnée à nouveau après avoir été désélectionnée, les sélections antérieures restent valables; par exemple, une localité retirée de la sélection à une étape précédente reste désactivée. «Réinitialiser la zone de diffusion» Tous les secteurs sélectionnés sont supprimés. «Enregistrer la zone de diffusion» Tous les secteurs sélectionnés sont enregistrés dans le système de gestion des listes. «Imprimer la zone de diffusion» La liste est éditée sous forme de fichier PDF et peut alors être imprimée. «Exporter la zone de diffusion» La liste est exportée sous forme de fichier *.csv. Ce fichier comprend l ensemble des localités, avec un bloc «Sélection» indiquant «1» pour les localités de la liste et «0» pour les autres. Fonction de recherche (uniquement pour la granularité NPA) Le champ de saisie «Rechercher d après un NPA» permet de faire dans la liste une recherche par NPA de localité. Si la liste comporte la localité recherchée, cette dernière est marquée en rouge. Lorsqu un NPA donne plusieurs résultats, le message d information suivant s affiche: «La recherche a abouti à plusieurs résultats.» Si vous cliquez sur le bouton «chercher/continuer de chercher», les résultats suivants s affichent marqués en rouge. Chaque résultat de la recherche est automatiquement sélectionné, si bien que la prochaine fois que vous cliquerez sur le bouton «Calculer les chiffres de diffusion», cette localité sera définitivement ajoutée à la zone de diffusion. Si vous désirez exclure cette localité de la zone de diffusion, décochez la case correspondante. 13

2.3.3 Classic Description La zone de diffusion peut être sélectionnée en saisissant un ou plusieurs NPA, le nom de la localité ou en sélectionnant une zone prédéfinie (par exemple un canton). Si vous cliquez sur le bouton «ajouter», les localités souhaitées sont ajoutées à la zone de diffusion. Si vous cliquez sur le bouton «éliminer», les localités souhaitées sont supprimées de la zone de diffusion. L ajout de localités via le nom peut être affiné ou étendu au moyen des options de la liste déroulante: «Nom commence par», «Nom se termine par», «Nom tous» et «Nom exactement». 14

Toutes les localités ajoutées sont marquées en jaune et s affichent tout en haut de la liste. Lors du prochain ajout de localités, les localités précédemment ajoutées sont triées conformément au tri choisi. Si aucune localité n a été ajoutée vu qu elles sont déjà dans la zone de diffusion ou qu elles n existent pas, le message suivant s affiche: «Aucune nouvelle localité ajoutée». 15

Fonction de recherche Le champ de saisie «Rechercher d après un NPA» permet de faire dans la zone de diffusion existante une recherche par NPA de localité. Si la localité recherchée se trouve dans la zone de diffusion, elle est marquée en rouge. Lorsqu un NPA donne plusieurs résultats, le message d information suivant s affiche: «La recherche a abouti à plusieurs résultats.» Si vous cliquez sur le bouton «chercher/continuer de chercher», les résultats suivants s affichent marqués en rouge. Outils, boutons et icônes Annuler/Restaurer les étapes de traitement: les 10 dernières opérations d ajout ou d élimination effectuées au cours d une même session utilisateur peuvent être annulées. Les zones de diffusion réinitialisées peuvent être restaurées. Bouton «Calculer les chiffres de diffusion» Bouton «Map» Bouton «Basic» Bouton «Import» Bouton «Gestion de la diffusion» Tous les secteurs sélectionnés sont calculés. Le nombre d envois par langue est affiché en bas à droite. Passage au mode de saisie Classic (voir ci-avant) Passage au mode de saisie Basic (voir ci-avant) Passage au mode d importation (voir ci-après) Passage à la Gestion de la diffusion (voir ci-après) Les cases à cocher des rubriques «Catégories de tarif» et «Langues» peuvent être sélectionnées et désélectionnées pour prendre en compte ou non les localités sélectionnées des catégories tarifaires et des régions linguistiques en question. Si l une de ces options est sélectionnée à nouveau après avoir été désélectionnée, les sélections antérieures restent valables; par exemple, une localité retirée de la sélection à une étape précédente reste désactivée. «Réinitialiser la zone de diffusion» Tous les secteurs sélectionnés sont supprimés. «Enregistrer la zone de diffusion» Tous les secteurs sélectionnés sont enregistrés dans le système de gestion des listes. «Imprimer la zone de diffusion» La liste est éditée sous forme de fichier PDF et peut alors être imprimée. «Exporter la zone de diffusion» La liste est exportée sous forme de fichier *.csv. Ce fichier comprend l ensemble des localités, avec un bloc «Sélection» indiquant «1» pour les localités de la liste et «0» pour les autres. 16

Ordre avec sortes d envois Si votre ordre est un ordre avec sortes d envois, saisissez d abord le nom de la première sorte en cliquant sur «Ajouter sorte». Ajoutez ensuite les localités dans lesquelles cette sorte doit être distribuée via la recherche par NPA ou par localité. Répétez ces deux étapes jusqu à ce que votre zone de diffusion soit intégralement saisie pour toutes les sortes. En principe, les localités sont toujours ajoutées pour la sorte actuellement sélectionnée dans la liste déroulante. Les autres actions que vous pouvez effectuer en rapport avec la sorte sélectionnée sont les suivantes: «Eliminer sorte»: supprime de l ordre la sorte complète, y c. la zone de diffusion saisie pour la sorte «Renommer»: vous donnez un autre nom à la sorte «Liste de diffusion (PDF)»: génère un PDF avec la zone de diffusion de la zone sélectionnée. L icône «imprimer» situé en bas vous permet de présenter dans un PDF l ensemble de la zone de diffusion de toutes les sortes. «Jumeler»: vous fusionnez une sorte avec une autre «Archiver comme modèle»: sauvegarde la sorte sélectionnée dans la Gestion de la liste de diffusion. L icône «Sauvegarder» située en bas vous permet de sauvegarder les zones de diffusion de toutes les sortes dans la Gestion de la liste de diffusion. Le bouton «Evaluer les recoupements» vous permet d établir un relevé indiquant si une ou plusieurs sortes se recoupent. 17

2.3.4 Importation Plutôt que de saisir manuellement la zone de diffusion, vous pouvez en importer une en utilisant un fichier *.csv. Vous disposez pour ce faire de deux variantes. 18

Avec modèle Pour télécharger le modèle, cliquez sur «Téléchargement du modèle». Le modèle est une liste de toutes les localités suisses. Marquez les localités désirées par un «1» dans la colonne «Sélection», puis enregistrez le fichier au format *.csv (Excel: «Enregistrer sous», type de fichier = csv, séparateur: point-virgule). Les localités sélectionnées peuvent alors être chargées et validées dans l ordre. Les NPA non valables sont affichés à l écran dans les cas suivants: 1. NPA supprimé 2. Pas de chiffres de diffusion pour le produit sélectionné 19

Sans modèle Si vous connaissez déjà les NPA de la zone de diffusion désirée, vous pouvez réaliser vous-même le fichier d importation. Ce qui compte, c est que la barre de titre s affiche comme dans l illustration. Pour pouvoir importer une zone de diffusion, il suffit d indiquer le NPA à 4 ou 6 chiffres. Enregistrez le fichier au format *.csv (Excel: «Enregistrer sous», type de fichier = csv, séparateur: point-virgule). Les localités sélectionnées peuvent alors être chargées et validées dans l ordre. Les NPA non valables sont affichés à l écran dans les cas suivants: 1. NPA supprimé 2. Pas de chiffres de diffusion pour le produit sélectionné Ordre avec sortes d envois Si votre ordre est un ordre avec sortes d envois, vous avez la possibilité d importer simultanément l ensemble de la zone de diffusion pour toutes les sortes. Utilisez pour cela la structure d importation suivante: Pour importer une zone de diffusion, il suffit d indiquer le NPA à 4 ou 6 chiffres. 20

2.3.5 Gestion de la liste de diffusion Le bouton «Gestion de la diffusion» permet d accéder au système de gestion de la liste de diffusion dans lequel vous pouvez enregistrer les listes de diffusion que vous utilisez fréquemment. (Pour plus d informations, veuillez consulter le chapitre 4). Le masque de recherche permet de rechercher et de marquer la liste de diffusion désirée (il suffit de cliquer dessus). Le bouton de sélection permet d ajouter la liste de diffusion désirée à l ordre actuel. Ordre avec sortes d envois Si votre ordre est un ordre avec sortes d envois, vous accédez à la Gestion de la liste de diffusion dans laquelle tous les modèles de listes de diffusion créés pour l expéditeur de cet ordre s affichent automatiquement. Vous pouvez reprendre un ou plusieurs modèles de listes de diffusion dans votre ordre, la donnée contenue dans la colonne «Désignation de la liste de diffusion» correspondant au nom de la sorte. 21

2.4 Détails du mailing 2.4.1 Informations exactes sur l envoi et la formation de liasses Le poids en grammes par exemplaire doit être enregistré précisément; il sert de base pour le calcul du prix. La détermination du «format d envoi» (A4, A5 ou défini par l utilisateur) est essentielle pour le traitement dans les centres courrier. Si le format est défini par l utilisateur, les dimensions précises doivent être indiquées. Lorsque compte tenu des indications de poids et de format fournies, les critères d un envoi spécial sont réunis, la prestation complémentaire «Envois spéciaux» est automatiquement marquée dans l onglet «Produit». Un texte d information indique la raison pour laquelle le supplément Envoi spécial doit être facturé. Les critères donnant lieu à un supplément ne sont pas tous automatiquement reconnus. L indication du nombre d exemplaires par liasse et de la fréquence de changement de sens d empilage («en changeant de sens selon») à l intérieur de la liasse simplifie le traitement par les services de handling et de distribution. Les nombres d exemplaires par liasse autorisés conformément à la brochure PromoPost (voir le menu d aide) apparaissent dans la liste déroulante. 22