GUIDE UTILISATEUR ENVOYEZ ET RECEVEZ VOS SMS PAR EMAIL

GUIDE UTILISATEUR ENVOYEZ ET RECEVEZ VOS SMS PAR EMAIL 1

SOMMAIRE 1 INTRODUCTION... 3 2 ENVOYER UN SMS PAR EMAIL... 4 3 ENVOYER UN SMS VIA LE CLIENT DEDIE ESMSBOX... 6 4 ENVOYER UN SMS MAILING PAR EMAIL... 8 5 ENVOYER UN SMS MAILING VIA CLIENT DEDIE ESMSBOX... 11 6 ENVOYER UN SMS A PARTIR DE L ESPACE CLIENT... 13 7 OPTIONS D ENVOI... 14 8 RECEVOIR UN SMS... 15 9 A QUOI SERT L ESPACE CLIENT?... 16 10 TAILLE D UN SMS - CARACTERES STANDARDS ET SPECIFIQUES... 18 2

1 Introduction Pour utiliser esmsbox, vous devez disposer d une connexion Internet et pouvoir envoyer des messages à des destinataires qui ne font pas partie de votre société. Envoyer un SMS : Avec esmsbox, vous envoyez et recevez vos SMS par Email, tout simplement. Vous n avez rien à installer, ni matériel, ni logiciel. Par défaut la taille d un SMS est limitée à 160 caractères, cependant cela est variable selon qu ils soient standards ou spéciaux. Par exemple le symbole compte pour 2 caractères. Pour plus de détails, référez-vous au Chapitre 10 Cadre règlementaire : La communication SMS différencie deux types de messages, le SMS Marketing et le SMS de Notification. En communication marketing il n est pas autoriser de prendre l apparence d une personne en envoyant à partir d un 06XXXXX, sauf à écrire le nom du donneur d ordre dans le corps du message. Les donneurs d ordre doivent alors accuser réception et prendre en compte la volonté de l émetteur de ne plus recevoir ses communications marketing par SMS. esmsbox différencie les SMS de notification des SMS marketing par l usage de deux «noms de domaine» (destination des emails). Les noms de domaines proposés par défaut sont : Notification : @esmsbox.com Marketing : @mkt.esmsbox.com Pour en savoir plus sur les noms de domaines à utiliser et les règles à respecter, contactez votre administrateur 3

2 Envoyer un SMS par Email 2.1 Envoyer un SMS par Email Envoyer un SMS en 5 étapes Créez un nouveau message. Saisissez le numéro de GSM du destinataire avec la syntaxe «numerosms@esmsbox.com». Saisissez votre message, il constitue le texte du SMS. Saisissez le sujet du message (NB : il ne sera pas envoyé au destinataire, sauf si le texte du message est vide) Cliquez sur «Envoyer». Vous recevrez un accusé vous informant de la bonne émission ou de l échec de votre SMS.. 4

2.1.1 Envoyer un SMS par Email avec un accusé de remise sur le mobile du destinataire Depuis le client de messagerie, Outlook dans notre exemple, cocher «Demander un accusé de lecture» dans le menu Options Lors de la réception de votre accusé la remise au destinataire sera alors confirmée. 5

3 Envoyer un SMS via le Client dédié esmsbox Envoyer un SMS en 5 étapes Ouvrir le client dédié «RTE SMS Client» 5 2 3 4 Saisissez votre texte qui sera contenu dans le SMS dans la zone de saisie «Message». Choisissez éventuellement les options d envoi (Réf. Chapitre 7) Envoi immédiat Envoi différé Secure SMS Accusé de remise Saisissez l objet du message (NB : il ne sera pas envoyé au destinataire sauf si le message lui-même est vide) Vous recevrez un accusé vous informant de la bonne émission ou non de votre SMS. 6

Sélectionner le(s) destinataire(s) soit : en saisissant directement le(s) numéro(s) dans le champ «Destinataire» en les séparant par un point-virgule «;» Soit en cliquant sur le bouton «Import» pour ajouter vos destinataires enregistrés dans un fichier au format CSV (Ref. Chapitre 4.2 «Qu est-ce qu un fichier CSV?). Vous recevrez un accusé vous informant de la bonne émission ou non de votre SMS. 7

4 Envoyer un SMS mailing par Email 4.1 Qu est-ce qu un SMS mailing? Un SMS mailing se caractérise par l envoi multiple d un même message, personnalisé ou non, vers une liste de destinataires ET par la génération d un compte rendu unique stipulant à la fois la synthèse du SMS mailing et donnant une information détaillée par destinataires. Pré-requis : Pour créer un SMS mailing, il est nécessaire de disposer d une base de données au format.csv 4.2 Qu est-ce qu un fichier CSV? Les fichiers CSV sont des fichiers texte dont les données sont séparées par des points-virgule. Ils permettent de stocker des données qui pourront être utilisées aussi bien par Excel que par n'importe quel programme compatible comme le client RTE SMS (esmsbox). 8

4.3 Envoyer un SMS mailing via client de messagerie Envoyer un SMS mailing en 5 étapes Créez un nouveau message Insérez comme pièce jointe un fichier.csv contenant au minimum une colonne, nommée obligatoirement «SMS», avec la liste des numéros de GSM des destinataires.. Les autres colonnes serviront à personnaliser votre SMS Mailing Afin de créer votre fichier CSV ; créer les colonnes qui serviront à personnaliser votre message puis enregistrer votre document Excel sous le format CSV (voir l exemple ci-dessous) N.B : Pour un envoi dans votre pays, mettez le numéro de GSM au format local. Pour les envois vers l étranger, utilisez le format international avec le préfixe adapté. Pour éviter toute confusion il est préférable de toujours utiliser le format international. En cas de difficulté lors de la création du fichier CSV, adressez-vous à votre administrateur. 9

Saisissez votre message dans le corps du mail. Il constitue le texte du SMS. Si vous souhaitez personnaliser votre SMS Mailing, utiliser le caractère «$», en le faisant précéder le mot utilisé comme variable comme dans l exemple ci-dessous ($Name). Saisissez l objet du message (NB : il ne sera pas envoyé au destinataire) Dans le champ «A» saisissez l adresse rtesms@esmsbox.com ou rtesms@mkt.esmsbox.com en cas de SMS marketing Cliquez sur «Envoyer» pour faire partir le SMS. Vous recevrez un premier mail confirmant la prise en compte de votre demande de SMS Mailing par esmsbox. Une fois l ensemble des envois finalisés, vous recevrez un accusé d émission avec le statut de chaque envoi. 10

5 Envoyer un SMS mailing via client dédié esmsbox Envoyer un SMS mailing en 6 étapes Ouvrir le client dédié 2 3 4 Dans «Fichier de mailing», sélectionner votre fichier CSV contenant la liste des destinataires. Saisissez votre texte dans la case «Message» qui sera contenu dans le SMS. La fonction «Ajouter une variable» permet de personnaliser votre message. Les variables à personnaliser doivent être précédées du symbole $ et faire référence aux en-têtes de colonne du fichier CSV (nom, société, etc.). N.B : «Pré visualiser» permet de visualiser le message personnalisé pour chaque destinataire. Choisissez les options d envoi (Ref. Chapitre 7) Envoi immédiat Envoi différé Secure SMS Accusé de remise Saisissez le sujet du message (NB : il ne sera pas envoyé au destinataire sauf si le message lui-même est vide) Cliquer sur «Envoyer» pour faire partir le SMS mailing 11

Vous recevrez un premier mail confirmant la prise en compte de votre demande de SMS Mailing par esmsbox Une fois l ensemble des envois finalisés, vous recevrez un accusé d émission avec le statut de chaque envoi. 12

6 Envoyer un SMS à partir de l espace client Envoyer un SMS en 5 étapes Connectez-vous sur votre espace client et positionnez-vous sur l onglet SMS Cliquez sur le bouton «Nouveau» Saisissez le numéro de GSM du destinataire Saisissez votre message Cliquez sur «Envoyer». Nota : Il n est possible de faire qu un envoi à la fois depuis l espace client 13

7 Options d envoi 7.1 Envoi immédiat ou envoi différé Lors de l envoi de votre message vous pouvez sélectionner l option vous permettant de l envoyer tout de suite ou bien décider d un horaire d envoi spécifique. 7.2 Secure SMS L option SecureSMS permet d envoyer des SMS confidentiels. Pour préserver la confidentialité du message, le contenu des SMS envoyé avec l option SecureSMS n est pas archivé sur les plateformes esmsbox. L information de transaction (traçabilité) est néanmoins conservée. 7.3 Différence entre accusé d émission et de remise L accusé d émission confirme la bonne soumission du message à l opérateur alors que l accusé de remise confirme la bonne réception du message par le «mobile» du destinataire. 14

8 Recevoir un SMS Avec esmsbox, il est possible de recevoir des SMS, que ce soient des messages entrants ou des réponses aux SMS émis. Pour cela votre entreprise doit disposer d un numéro GSM de réception. 8.1 Comment cela fonctionne? Les SMS sont généralement reçus par email. Tous les SMS reçus sont également consultables sur votre Espace Client 8.2 Recevez vos SMS Recevez vos SMS en 2 étapes Le SMS arrive sous forme d un email qui a pour objet «NuméroSMS» a reçu un SMS». Cliquez sur le message pour prendre connaissance du SMS, vous visualisez le texte dans le corps de l email. 15

9 A quoi sert l Espace client? 9.1 Connexion à l espace client L espace client est un espace privé et sécurisé réservé aux clients des services Firstway. Il utilise la technologie de cryptage SSL (domaine https) afin de crypter vos données et de s assurer qu aucun tiers ne puisse y accéder. Connectez-vous sur le site : www.esmsbox.com. Cliquez sur «Espace client» Votre nom d utilisateur correspond à votre adresse email Saisissez votre mot de passe puis cliquez sur le bouton «Connexion». Si vous ne connaissez pas votre mot de passe contactez votre administrateur. 9.2 Changement de mot de passe Dès réception du message d ouverture de compte, l utilisateur, quel que soit son profil peut changer son mot de passe. Il doit pour cela se connecter à esmsbox (avec son mot de passe actuel) puis cliquer sur le bouton «Mot de passe» depuis l onglet «Personnaliser». L ancien mot de passe, puis le nouveau lui seront demandés. Le changement effectif est pris en compte après l affichage du message : 9.3 Visualisation et suivi du trafic L onglet «SMS» permet de visualiser les historiques des SMS reçus et émis. L onglet «Personnaliser» permet de personnaliser l affichage en sélectionnant les champs que l on souhaite voir apparaitre. 16

17

10 Taille d un SMS - Caractères standards et spécifiques Comme expliqué au Chapitre 1, par défaut la taille d un SMS est limitée à 160 caractères, cependant cela est variable selon qu ils soient standards ou spéciaux. Par exemple le symbole compte pour 2 caractères. Si votre SMS dépasse cette limite, un second SMS est commencé et ainsi de suite dans la limite de 9. Les SMS sont ensuite «concaténés» pour être affichés dans le bon ordre et dans un seul message par le mobile récepteur. Pour ce faire la capacité de chaque SMS est réduite de 7 caractères. La nouvelle taille maximum de chaque SMS dans un message long est donc de 153 caractères au lieu de 160 avec utilisation de caractères standards. Exemple Nombre maximum de caractères standards pour : 1 SMS = 160 caractères 2 SMS = 306 caractères 10.1 Listes des caractères standards et spécifiques Caractères standards : 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z Ä ä à Å å Æ æ ß Ç è é É ì Ö ö ò Ø ø Ñ ñ Ü ü ù # % & ( ) * +,. / : ; < > = $!? @ Δ _ Φ Γ Λ Ω Π Ψ Σ Θ Ξ» Les espaces et retour à la ligne compte pour 1 caractère. Caractères spécifiques (comptent pour 2 caractères): ^ } { [ ~ ] \ 18

CONTACTEZ NOUS IRLANDE Firstway 12 Camden Row Dublin 2 Service Commercial : +353 1 47 90 502 Support technique : + 353 1 47 90 503 FRANCE RTE Network Allée Charles Victor Naudin 06410 Sophia Antipolis Tel: +33 4 97 23 44 00 Fax: +33 4 97 23 44 01 - RTE Network 165 Avenue Aristide Briand 92230 Cachan Tel: +33 1 49 69 15 00 UK Tel: +44 808 238 17 49 Fax: +44 203 147 46 30 ITALIE Tel: +39 02 36 04 63 31 Fax: +39 02 36 04 06 10 ESPAGNE Tel: +34 91 114 21 60 Fax: +34 91 143 61 84 BENELUX Tel: +32 2 588 17 99 Fax: +32 2 265 2321 www.firstway.com www.faxbox.com www.esmsbox.com 19