Avant-propos A. L e-mail : un formidable outil de communication 9 B. Gérer ses e-mails : une difficulté récente 10 C. À propos de cet ouvrage 10 Gérez l'avalanche des mails A. Introduction 15 1. Qui sont les envahisseurs de votre boîte de réception? 15 a. Quelques chiffres pour poser le problème 15 b. Origine des e-mails 15 c. Quelqu un vous écrit 16 d. Le mailing de masse et les messages de service 17 2. Diagnostic : qui vous écrit? 17 a. Présentation du diagnostic 17 b. Rechercher tous les messages reçus le mois dernier 18 c. Regrouper les messages par expéditeurs 21 d. Analyser les résultats 23 3. Objectif de ce chapitre : maîtriser sa boîte de réception 24 4. Principe de base 24 B. Mise en pratique : trier les e-mails entrants 25 1. Principe de fonctionnement 25 2. Organiser ses dossiers 27 a. Présentation 27 b. Créer un dossier sous la racine 28 c. Déplacer un dossier 30 d. Autres actions sur un dossier 31 e. Déplacer des messages 32 1/7
f. L archivage des messages 33 3. Règles de tri alternatives 34 4. Classement alternatif 34 5. Mettre en place un tri automatique 34 a. Paramétrage d une règle de tri 34 b. Les règles étendues 36 c. Généralisation des règles de tri à tous les messages entrants 45 C. Hiérarchiser et traiter les demandes 46 1. Mise en œuvre 46 2. Terminer manuellement le tri de la boîte de réception 46 a. Principe 46 b. Les fonctionnalités qui vous facilitent la vie 47 3. Gérer les messages à traiter 55 a. Principe 55 b. Les fonctionnalités qui vous facilitent la vie 56 D. Mieux gérer ses e-mails en quelques mots 63 1. Règles et principes 63 2. Méthodologie 63 Communiquez mieux par mail A. Introduction 67 1. Approche écologique des e-mails 67 a. Aperçu de la situation 67 b. Les errements du système 68 c. Un peu d écologie 69 2. Diagnostic : quel correspondant êtes-vous? 72 a. Objectifs 72 b. Recherche des messages envoyés 72 c. Regroupement des messages par destinataires 73 d. Les destinataires en copie 76 e. Les réponses aux messages 77 2/7
f. Les messages transférés 78 g. Les messages sans objet 79 3. Déterminez votre profil 79 4. Objectif de ce chapitre : mieux communiquer par e-mail 80 5. Principe de base 81 B. Optimisez votre communication 81 1. Choisissez vos destinataires 81 a. Déterminez le but de votre message 81 b. Restreignez le nombre de destinataires 82 c. Adaptez-vous au contexte 83 2. Règles d adressage 83 a. Le message initial 83 b. Les réponses 84 3. Choisir le bon média 84 4. Du bon usage du transfert 84 5. Attention aux pièces jointes 85 C. Aidez vos correspondants 85 1. Définir l objet du message 85 2. Faire évoluer les objets et scinder les conversations 86 3. Définir clairement les rôles des destinataires 87 4. Les accusés de réception 88 a. Accuser réception des demandes 88 b. Demander un accusé de réception 89 D. Quelques astuces et règles d usage 91 1. Utilisez les groupes de contacts 91 2. Évitez les messages longs 91 3. Un seul thème par message 91 4. Signez vos messages 92 a. Pourquoi signer ses messages 92 b. Utiliser les signatures automatiques 92 5. Soignez votre langage, votre orthographe et la grammaire 95 6. Règles classiques d usage 96 3/7
7. Conflits, énervements, escalade des messages 97 8. Attention aux pièges 97 E. Agir au niveau de l entreprise 98 Optimisez votre environnement de travail A. Introduction 101 B. Adapter son environnement de travail 101 1. Personnaliser l affichage d Outlook 101 a. Thèmes, polices et couleur 101 b. Volet de lecture 103 c. Volet des dossiers 104 d. Barre des tâches 106 e. Volet de personnes 107 f. Modification rapide de l affichage 109 2. Personnaliser Outlook en fonction de vos besoins 110 a. Ajouter des favoris 110 b. Distinguer des messages 112 c. Utilisation avancée des règles 113 d. Classer par catégories 115 e. Utiliser la recherche avancée 118 f. Afficher les messages sous forme de conversations 119 3. Les contacts 120 a. Utilisation du gestionnaire de contacts 120 b. Mise à jour des contacts 121 c. Modifier la carte de visite 122 4. Modification du ruban 123 a. Présentation 123 b. Créer un onglet et y ajouter un groupe 123 c. Ajouter des commandes 126 d. Déplacer des éléments du ruban 129 e. Supprimer des éléments du ruban 129 4/7
5. Diminuer la fréquence de mise à jour de la boîte de réception 131 a. Ne pas confondre e-mail et messagerie instantanée 131 b. Modification de la fréquence de mise à jour de la messagerie 131 C. Gérer plusieurs boîtes e-mail 133 1. Ajouter des boîtes e-mail supplémentaires à Outlook 133 a. Aperçu technique 133 b. Ajout d un compte supplémentaire 134 2. Un webmail pour centraliser ses boîtes personnelles 137 a. Qu est-ce qu un webmail? 137 b. Centralisez vos messageries sur un webmail 137 D. Les accès multiples 138 1. Aperçu du problème 138 2. Piste de solution 138 Maintenance générale et sécurité A. Introduction 141 1. L e-mail : une activité sensible 141 2. Objectif : conserver un bon niveau de performance et de sécurité 141 B. L épuration et l archivage des e-mails 142 1. Critères d archivage et d épuration 142 a. Qu est-ce que l archivage? 142 b. Portée de l archivage 144 2. Mise en place de l archivage automatique 144 a. Mise en service de l archivage automatique 144 b. Adaptation aux dossiers 147 c. Épuration des archives 150 3. Épurer et archiver manuellement certains messages 151 a. Pourquoi épurer et archiver manuellement 151 b. Rechercher les messages lourds 151 4. La compression des fichiers de données 152 5/7
a. Contrôler la taille nécessaire au stockage des données 152 b. Contrôle de la taille du fichier de données 153 c. Compression du fichier de données 153 5. Opérations sur les fichiers de données 154 a. Fermeture d un fichier de données 154 b. Ouverture d un fichier de données 155 6. Les recherches dans les archives 156 a. Généralités sur la recherche 156 b. Rechercher dans tous les fichiers de données 157 C. Les exports et les sauvegardes 158 1. Exporter ses données 158 2. Protection du fichier export 159 3. Les sauvegardes 160 D. La sécurité 160 1. Introduction 160 a. La messagerie et la sécurité 160 b. Usurpation d identité 161 c. Vol ou fuite de données 161 d. Sabotage 161 e. Chercher un niveau de sécurité correct 161 2. La confidentialité 162 a. Protéger son identité 162 b. Comment protéger son identité 163 c. Séparer le professionnel du personnel 164 d. Blocage du téléchargement des images dans les e-mails 164 3. L interception des e-mails 165 a. Protéger le contenu de ses e-mails 165 b. Qu est-ce que le cryptage? 166 c. Cryptage symétrique 166 d. Cryptage asymétrique 166 4. Le piratage 168 a. Protéger l accès à ses comptes mail 168 b. Protéger son ordinateur 169 6/7
c. Protéger ses fichiers de données 169 d. Le stockage des pièces jointes 170 5. Le phishing 170 a. Qu est-ce que le phishing? 170 b. Comment s en prémunir? 170 6. Les virus 171 a. Qu est-ce qu un virus? 171 b. Comment s en protéger? 171 Index 173 7/7