+ GUIDE DU OEA pack routier
édito 3 Il n est pas inutile de rappeler les nombreux engagements de l Union TLF, aux côtés de l Administration des Douanes Françaises et de la Commission Européenne, sur la sécurisation de la chaîne logistique internationale en général et la certification «Opérateur Économique Agréé» en particulier. Les travaux OEA des différentes commissions et groupes de travail auxquels participent les équipes TLF et TLF Overseas reflètent leur présence sur le terrain, auprès de la Direction Générale des Douanes et Droits Indirects ou de la DG TAXUD à Bruxelles. À l aube de l entrée en application du futur Code des Douanes de l Union (CDU) au 1er mai 2016, le statut d Opérateur Économique Agréé devient incontournable dans le secteur transport et logistique. Dans ce contexte, l Union TLF et la Direction Générale des Douanes ont été amenées à partager le même constat : il n y a pas assez de transporteurs routiers certifiés OEA sur nos routes. Ainsi est né le Pack routier OEA TLF, officiellement validé suite à une phase pilote «Un parrain pour une certification» lancée en 2014, en partenariat avec la DGDDI, le cabinet Kilean et cinq entreprises pilotes déjà certifiées, les parrains, accompagnant chacun une ou deux entreprises de transport routier, les filleuls. «Le Pack Routier OEA TLF et le système de parrainage associé permettent de rendre plus accessible et plus sécurisante, pour les TPE et PME du transport routier de marchandises, la démarche de certification OEA Sûreté-Sécurité. En capitalisant sur l expérience acquise d une entreprise «parrain», les outils méthodologiques proposés et la sensibilisation de l Administration des Douanes à la démarche, le Pack routier OEA TLF a pour vocation de faciliter, sans dénaturer les exigences de la norme, l obtention du certificat AEOS (Authorised Economic Operatorsafety and security) par les professionnels du transport routier. Le Pack routier OEA TLF et son innovant système de parrainage associé ont été conçu afin de rendre plus accessible le statut d Opérateur Economique Agréé Sûreté-Sécurité pour les entreprises de transport routier, qui constituent un maillon essentiel de la prestation logistique internationale. Ce guide pratique, simple et efficace, est destiné aux futurs parrains, commissionnaires de transport ou chargeurs déjà certifiés OEA ainsi qu à leurs filleuls, transporteurs routiers désireux d accéder au fameux sésame OEA. Anne Sandretto, Déléguée Générale TLF Overseas «
préambule : La démarche de certification OEA 5 Suite aux attentats du 11 septembre 2001, de nombreux pays, à commencer par les États-Unis, ont souhaité renforcer la sécurité de la chaîne logistique internationale. Certificat C-TPAT aux USA, AEO pour l Union Européenne, c est ainsi que la plupart des pays impliqués dans la logistique internationale ont mis en place ou sont en train de mettre en place un programme de sécurisation de la Supply Chain internationale. Consciente des enjeux pour la profession, TLF a choisi très tôt d investir sur la certification OEA afin de faire bénéficier ses adhérents d un maximum d informations, de facilités et d outils pour obtenir le statut d Opérateur Économique Agréé. Le statut OEA douane et/ou Sûreté-Sécurité s adresse à tous les acteurs de la chaîne logistique internationale. Tous les maillons d une expédition internationale sont concernés. Le chargeur, exportateur ou importateur des marchandises, le commissionnaire de transport, le commissionnaire en douane, le transporteur routier, aérien, maritime, fluvial, ferroviaire, le logisticien, l opérateur de terminal multimodal. Le statut OEA, complémentaire à d autres certifications visant les domaines de la qualité, de la sûreté et de la sécurité de la Supply Chain : ISO 9001, Agent Habilité Aérien, Chargeur Connu, Code ISPS, Norme ISO 28000, exigences TAPA, offre une reconnaissance mutuelle dans de nombreux pays dans le monde. Au-delà de la démarche qualité orientée client qui constitue l épine dorsale du statut OEA, ce certificat procure un certain nombre d avantages, comme par exemple une simplification des opérations douanières: réduction du nombre de contrôles physiques et documentaires, traitement prioritaire des envois lors de contrôles, choix du lieu de contrôle, facilité d accès aux simplifications douanières, notification préalable en cas de contrôles, etc. Le statut OEA représente donc un vrai outil commercial stratégique pour l organisateur de transport international qui prétend déposer sa candidature dans le cadre d appels d offres internationaux. C est la raison pour laquelle l OTI certifié OEA devra sécuriser toute sa chaîne de transport et de Logistique.
sommaire 7 Rédaction TLF et Kilean Création, éxécution Collectif J2 (http://collectif.j2.free.fr) Impression CIA Graphic pour impression Dépôt légal Octobre 2015 Réalisé en collaboration avec la Direction Générale des Douanes et Droits Indirects 9 13 17 21 25 29 33 LES AVANTAGES DU PACK ROUTIER OEA SÛRETÉ-SÉCURITÉ TLF PACK ROUTIER OEA TLF : COMMENT ÇA MARCHE? QUI EST ÉLIGIBLE AU PACK ROUTIER OEA TLF? PRINCIPALES EXIGENCES DE LA CERTIFICATION OEA SÛRETÉ- SÉCURITÉ LES OPTIONS DU PACK ROUTIER OEA TLF CANDIDATURE ET CONTACT À PROPOS DU PACK ROUTIER OEA TLF
AVANTAGES DU PACK 9 Une offre complète de formation Transport Multimodal International Marchandises Aérien Maritime Douane - commerce international Routier et intermodal A.C. commissionnaire Les avantages du Pack routier OEA sûreté-sécurité TLF LES NOUVEAUTÉS Technicien Supérieur en Transport Aérien et Maritime de Marchandises BAC +2 Formation continue FIATA REFRESH Déclarant en Douane et Conseil BAC +3 + de services + de proximité + de résultats WWW.AFTRAL.COM ESPACE-CLIENT.AFTRAL.COM
Les avantages du Pack routier OEA SÛRETé-SéCURITé TLF 11 AVANTAGES DU PACK Pour une entreprise de transport routier de marchandises, la certification OEA peut devenir un avantage concurrentiel majeur auprès de donneurs d ordres de plus en plus sensibles, voire exigeants, vis-à-vis de l obtention du statut «d Opérateur Économique Agréé» par leurs prestataires ou sous-traitants. Le certificat OEA Sûreté-Sécurité présente de nombreux intérêts pour les professionnels du transport routier : I Label reconnu au niveau européen par tous les grands donneurs d ordres, chargeurs ou commissionnaires, I Renforcement de la sûreté et de la sécurité dans l entreprise, I Mise en place d un système de management de la qualité inspiré de la norme ISO 9001, I Meilleure prise en compte des évolutions du marché, lui-même soumis aux évolutions réglementaires européennes et mondiales. Pour une entreprise déjà certifiée OEA, le système de parrainage, mis au point par TLF est l occasion de renforcer durablement le partenariat avec ses transporteurs routiers. Il offre de multiples avantages : I Sécurisation du lien commercial avec les transporteurs clés, I Réduction du taux de litige par le renforcement des exigences Qualité et Sûreté-Sécurité, I Allègement des processus de maîtrise et de contrôle de la sous-traitance, I Argument commercial majeur pour la clientèle sensible à la sécurisation de la Supply Chain.
13 COMMENT ÇA MARCHE? Pack routier OEA TLF : Comment ça marche?
Pack routier OEA TLF : Comment ça marche? Les acteurs de la certification OEA 15 La candidature au statut d Opérateur Économique agréé Sûreté-Sécurité est formulée par le FILLEUL (Transporteur routier) auprès de la Direction Générale des Douanes, qui délègue le ou les audits de certification auprès du ou des Service(s) Régional(aux) d Audit de rattachement. COMMENT ÇA MARCHE? PACK ROUTIER TLF OU MÉTHODOLOGIE DU PARRAIN + DOUANES SERVICE RÉGIONAL D AUDIT PARRAIN CERTIFIÉ OEA FILLEUL CANDIDAT OEA I Le PARRAIN, entreprise certifiée OEA connaissant déjà la démarche, assure un tutorat auprès du FILLEUL, qui peut se concrétiser par une aide au diagnostic initial, une assistance pour la mise en œuvre des plans de mise en conformité ou le remplissage du dossier de candidature (Questionnaire d Auto Évaluation) ou encore un pré-audit «blanc» avant celui de l administration douanière. I Le PARRAIN et /ou le FILLEUL bénéficie à travers le Pack Routier OEA proposé par TLF, d outils méthodologiques pour le suivi du projet, le diagnostic, la rédaction des procédures, la sensibilisation du personnel, le management par la qualité. Le FILLEUL peut également bénéficier des outils mis à disposition par le PARRAIN. I Le Pack Routier OEA TLF a été développé en collaboration avec le cabinet KILEAN, spécialisé dans l accompagnement des entreprises vers la certification OEA. Il comprend une bibliothèque de modèles de documents, adaptée à différents profils d entreprise de transport, des outils de diagnostic, de sensibilisation et de suivi, ainsi qu un catalogue de prestations à la carte, mutualisées ou personnalisées. La mise au point et la validation du Pack Routier OEA TLF et, de manière plus générale, des principales exigences requises pour chaque profil du candidat, a eu lieu après concertation avec les services de la Direction Générale des Douanes. Il est précisé que cet accompagnement ne préjuge en rien de la décision finale de l administration sur la certification in fine du filleul.
17 Qui est éligible au pack routier OEA TLF? QUI EST ÉLIGIBLE?
Qui est éligible au pack routier OEA TLF? parrain I Toute entreprise titulaire d un certificat OEA (OEAC, OAES ou OEAF). I Prestataire transport ou logistique, entreprise industrielle ou de distribution, etc. filleul I Transporteur routier TPE ou PME I Activité principale de transport routier en parc propre. PROFIL ACTIVITÉ ÉLIGIBLE ACTIVITÉ NON ÉLIGIBLE EURO INTER PFM Transport de lot, demi-lot national ou européen, distribution régionale 19 Transport routier international hors UE Préacheminement ou Post-acheminement depuis ou vers une plateforme de transport international (air, mer, route, multimodale) Dédouanement des marchandises ou responsabilité du dédouanement QUI EST ÉLIGIBLE? Toutes les entreprises certifiées OEA en France peuvent se déclarer PARRAIN d une entreprise de transport routier éligible. Est éligible comme FILLEUL : toute entreprise de transport routier, TPE ou PME de moins de 50 salariés, titulaire d une licence de transporteur ou d une licence de commissionnaire de transport et dont l activité principale est le transport de marchandises en parc propre. Le certificat choisi par le FILLEUL est obligatoirement le certificat Sûreté-Sécurité AEOS. Ci-contre les critères exacts d éligibilité pour l entreprise FILLEUL. ATTENTION : Non éligible au Pack routier OEA TLF ne veut pas dire non éligible à l OEA. Il sera toujours possible pour l entreprise d effectuer par elle-même une démarche de certification OEA, en sollicitant si besoin l assistance du partenaire TLF (Kilean) et/ou la Cellule Conseil régionale de l Administration des Douanes. CROSS STOCK SPÉCIAL SST PROFILS Entrepôt ou plateforme utilisé à des fins de cross-docking ou passage à quai (chargement & déchargement de marchandises incluant éventuel stockage de très courte durée) Entrepôt utilisé à des fins de stockage de marchandises sur une moyenne ou longue durée, indépendamment d une prestation de transport Activité spécifique visant des marchandises classées sensibles aux sens des exigences OEA Activité secondaire et minoritaire de sous-traitance transport (dans la limite de la législation pour un transporteur) Entrepôt sous douane Activité principale d affréteur ou commissionnaire ou activité d affrètement extracommunautaire trop importante ( > 15% ) Entreprise de plus de 50 salariés, sauf activité homogène Entreprise implantée sur plus de 3 sites, sauf évaluation préalable des risques
21 Principales exigences de la certification OEA sûreté - sécurité PRINCIPALES EXIGENCES
Principales exigences de la certification OEA sûreté - sécurité 23 PRINCIPALES RÉPONSES AUX EXIGENCES PROFILS (ref pt 3) Le tableau ci-après énumère les principales exigences à prendre en compte pour l obtention du certificat AEOS, en fonction des profils concernés par l entreprise FILLEUL. PROCÉDURES Procédures transport illustrant les grandes étapes d'un dossier d'exploitation (par type d'opération transport) EURO, INTER, PFM, SST I Le Pack Routier OEA TLF contient une bibliothèque d outils et modèles de documents parfaitement adaptés à la réponse à ces exigences. I L entreprise PARRAIN peut également fournir au FILLEUL des outils ou modèles issus de ses propres bibliothèques de procédures. I Cette démarche est l occasion de structurer l organisation de l entreprise FILLEUL. Procédures entrepôt illustrant les grandes étapes de manipulation physique des marchandises dans l'entrepôt Procédures transport et/ou entrepôt relatives aux précautions particulières à prendre vis-à-vis des marchandises à risque Procédures comptables relatives aux précautions à prendre lors de l'ouverture d'un nouveau compte client ou fournisseur Procédures RH contenant : Organigramme, fiches de poste, organisation des absences, du recrutement et de la formation sûreté/sécurité du personnel CROSS, STOCK PRINCIPALES EXIGENCES PRINCIPALES RÉPONSES AUX EXIGENCES PROFILS (ref pt 3) CANDIDATURE Procédures informatiques décrivant les matériels et logiciels, les procédures de sauvegarde et de reprise d'activité, la sécurité informatique Fiche d identité de l entreprise QUALITÉ DIAGNOSTIC Évaluation des écarts : évaluation de la réponse aux principales exigences OEA en matière d'organisation, de procédures et de qualité, d informatique et des dispositions en matière de sûreté Fiche d'incident et de non-conformité destinée à assurer la traçabilité des incidents et non-conformités rencontrées et des actions correctives associées Outils de contrôle documentaire destinés à auditer les activités opérationnelles de l entreprise Évaluation générale des risques et menaces Liste des assurances et contraintes de sûreté imposées Fiche d'inspection des véhicules internes destinée à contrôler le bon état des unités de fret gérées en interne en contrôlant les 7 points préconisés par l'administration des Douanes EURO, INTER, PFM Liste des clients imposant des contraintes de sûreté Liste des marchandises à risque, présentant un risque sûreté ou sécurité élevé > voir la suite Diagnostic sûreté/sécurité du site
PRINCIPALES RÉPONSES AUX EXIGENCES PROFILS (ref pt 3) SENSIBILISATION Supports de sensibilisation relatifs à la sûreté et à la sécurité concernant notamment : les irrégularités douanières, les incidents de sûreté, l'accueil des visiteurs, l'accès aux marchandises, la sélection des sous-traitants éventuels Support de cours de sensibilisation à l'oea destiné à sensibiliser tout le personnel SOUS-TRAITANCE SÛRETÉ Méthodologie de sélection des prestataires transport et suivi de leurs engagements en matière sûreté Fiche d'inspection des unités de fret en sous-traitance destinée à contrôler le bon état des unités de fret des sous-traitants non certifiés OEA en contrôlant les 7 points préconisés par l'administration des Douanes Méthodologie de sélection des prestataires intervenant sur site et suivi de leurs engagements en matière de sûreté Cahiers des charges, conventions et déclarations de sûreté adaptées aux prestations sous-traitées Registre des clés, badges et codes d'accès utilisés dans l entreprise Procédure de contrôle des installations de sûreté, y compris enregistrement des incidents de sûreté Liste des badges portuaires et aéroportuaires Liste du personnel détenant un badge portuaire ou aéroportuaire avec date de délivrance SST SST PFM 25 Les options du Pack routier OEA TLF OPTIONS DU PACK PILOTAGE Document de pilotage et de suivi des plans d actions Liste des principales tâches à accomplir pour satisfaire aux exigences et préparer la candidature, y compris planning et suivi d avancement NB : ces documents ne sont pas une exigence OEA directe mais une recommandation méthodologique TLF
Les options du Pack routier OEA TLF Le Pack routier OEA TLF se compose de 3 niveaux de services, en fonction des besoins du FILLEUL et du niveau d accompagnement que souhaite fournir le PARRAIN. CONTENU DE LA FORMULE ACCOMPAGNEMENT : I BOITE À OUTILS mono ou multi-profils, I Une journée de formation OEA inter-entreprises : «Préparer sa candidature OEA» 27 Les formations inter-entreprises ont lieu à minima deux fois par an, à Paris, Lyon ou Marseille. BOITE À OUTILS Il s agit d une bibliothèque de modèles de documents, procédures, tableaux de suivi, tableaux de bord, issue de la bibliothèque OEA, créée et enrichie depuis 2009 par le cabinet Kilean et qui contient au total plus de 220 modèles. CONTENU DE LA BOITE À OUTILS : I Une bibliothèque générique, I Une ou plusieurs bibliothèques spécialisée(s) pour chaque profil métier éligible. ASSISTANCE (individuelle) Cette formule personnalisée inclut, en plus de la boite à outils, deux jours de formation sur site, le premier au début de la démarche et le second lors du dépôt de la candidature. CONTENU DE LA FORMULE ASSISTANCE : I BOITE À OUTILS mono ou multi-profils, I Deux journées de formation OEA intra-entreprise : «Autodiagnostic OEA et plan de mise en conformité» «Remplir le QAE et préparer l audit OEA» Les formations intra-entreprise ont lieu sur le site du Filleul et sont adaptées à son environnement. OPTIONS DU PACK ACCOMPAGNEMENT (collectif) Cette formule standard inclut, en plus de la boite à outils, une prestation de formation inter-entreprise à la démarche de préparation de la candidature AEOS. Le Pack Routier OEA prévoit également deux formules optionnelles destinées à garantir la pérennité du certificat et le respect des bonnes pratiques mises en place : I MISE A JOUR (Nouvelles fiches de suivi, actualisation de la bibliothèque, nouveaux documents de sensibilisation, actualité OEA), I SUIVI (formule MISE A JOUR + Une journée d intervention de diagnostic de pérennité OEA).
29 Candidature et contact CANDIDATURE & CONTACT
Candidature et contact La candidature à la démarche du Pack Routier OEA TLF par une entreprise de transport routier de marchandise, appelée FILLEUL, s effectue en deux étapes. Étape 1 : Éligibilité La demande de participation à la candidature OEA via le système de parrainage TLF doit être effectuée conjointement par le FILLEUL et le PARRAIN auprès de TLF. Un simple envoi de mail, par le FILLEUL et le PARRAIN, est suffisant, à la condition d indiquer à minimum les informations suivantes : FILLEUL : I Raison sociale & numéro SIREN, I C.A + Effectif + Nb établissements, I Liste des profils pressentis (Cf chapitre 2), I Contact (Prénom, Nom, téléphone direct, e-mail), I Part du transport en moyens propres dans le C.A Étape 2 : Outils PARRAIN : I Raison sociale & numéro SIREN, I Numéro de certificat OEA, I Contact (Prénom, Nom, téléphone direct, e-mail), I Niveau d implication dans le processus (Cf chapitre 5). Il appartient au FILLEUL et au PARRAIN de déterminer la répartition des rôles d accompagnement dans la démarche de préparation ainsi que les outils utilisés. I Qui réalise le diagnostic? I Qui forme le Chef de Projet OEA FILLEUL? I Qui fournit des modèles de documents et procédures? I Qui propose une méthodologie de suivi du projet? I Qui remplit le QAE et prépare la réception des auditeurs? 31 En fonction des réponses, un bon de commande «Pack Routier OEA TLF», disponible auprès de TLF Services, devra si besoin être rempli par le FILLEUL ou le PARRAIN. Contact TLF Services : 01 53 68 40 40 I tlfservices@e-tlf.com Étape 3 : Candidature Le dépôt de la candidature OEAS s effectue auprès de la Direction Générale des Douanes et des Droits Indirects par courrier : Bureau E3, 11 rue des deux Communes, 93558 Montreuil Cedex Ce courrier doit mentionner l utilisation du dispositif de parrainage TLF et une copie de celui-ci ( sans questionnaire d Auto Evaluation ) doit être adressée à TLF pour le suivi du dispositif, ou sous format dématérialisé via le site sécurisé des téléprocédures PRODOUANE (portail d accès à SOPRANO pour dépôt de la candidature OEA). A noter que le dépôt d une demande d octroi sous forme dématérialisée via SOPRANO permet à l opérateur de suivre l état d avancement de l instruction de sa demande par les services douaniers. La procédure d inscription à PRODOUANE est expliquée pas à pas sur le portail lui-même disponible à partir du site de la douane (www.douane.gouv.fr) et en cas de difficulté, les opérateurs peuvent contacter les Cellules Conseils aux Entreprises territorialement compétentes ou demander de l aide à leurs parrains qui connaissent cette procédure d enregistrement. TLF pourra également vous apporter son assistance en contactant Sylvie Baudroux: sbaudroux@e-tlf.com Parrain, Filleul Consultant TLF Parrain, autoformation Consultant TLF Parrain, Filleul Pack OEA TLF Parrain, Filleul Pack OEA TLF Parrain, Filleul Consultant TLF CANDIDATURE & CONTACT
33 à Propos du Pack routier OEA TLF À PROPOS
à Propos du Pack routier OEA TLF 35 Le Pack routier OEA est un service proposé par l Union TLF, en partenariat avec le cabinet KILEAN, à l ensemble des acteurs du transport et de la logistique. à PROPOS DE TLF à PROPOS DE KILean L Union des Entreprises de Transport et de Logistique de France est la première organisation professionnelle représentative de l ensemble des métiers de la chaîne du transport et de la logistique. L Union représente, promeut et défend les intérêts de l ensemble des métiers de la branche : transport routier, messagerie rapide et express, location de véhicules industriels, logistique, commission de transport terrestre, ferroviaire et fluvial. Les entreprises adhérentes à L Union TLF emploient plus de 200 000 salariés. L Union TLF compte dans ses rangs cinquante des cent premiers groupes de transport et de logistique en France. OVERSEAS L Union TLF Overseas, syndicat affilié à L Union TLF, regroupe les entreprises organisatrices de transport aérien, maritime, les commissionnaires en douane ainsi que les syndicats professionnels portuaires. TLF Overseas oeuvre en permanence pour renforcer l attractivité du site France et la compétitivité du commerce extérieur français. Depuis 2009, le cabinet de conseil KiAOzé / KiLean a accompagné ou accompagne plus de 100 entreprises vers la certification OEA. Spécialiste des secteurs de la logistique, du transport international et des systèmes d information, l entreprise dispose d un savoir-faire de conseil en matière d organisation et de marketing. Parmi les missions réalisées par KiAOzé / KiLean : certification OEA, ISO 9001, diagnostic stratégique, diagnostic marketing, référencement web, conception et réalisation de site web, newsletter client, enquête marketing, cahier des charges informatique. Alain Comte, directeur associé, est l auteur de «Réussir sa certification OEA», paru aux Éditions Celse. À PROPOS
UNION DES ENTREPRISES DE TRANSPORT ET DE LOGISTIQUE DE FRANCE 218 avenue Jean Jaurès Immeuble Diapason 75019 Paris Tél : 01 53 68 40 40 E-mail : tlf@e-tlf.com Site : www.e-tlf.com Blog : www.tlf-blog.com