Modèle de Rapport pour Mineraux de Conflits (CMRT)

Modèle de Rapport pour Mineraux de Conflits (CMRT) Bienvenue au guide sur le Conflict Minerals Reporting Template (CMRT) d Assent Compliance. Ce guide fournit des renseignements complets et des directives claires sur la marche à suivre pour remplir un CMRT 4.01. Le CMRT comprend cinq parties. Renseignements sur l entreprise Questions sur l approvisionnement Questions sur les politiques Détails sur les fonderies Détails sur les produits Chaque section aborde un aspect différent des exigences du règlement sur les minerais de conflit. Le guide présente en détail chaque section et vous aidera à choisir les réponses les plus appropriées selon les scénarios. /1

TABLE DES MATIÈRES 1. Renseignements sur l entreprise...3 2. Renseignements sur l approvisionnement...5 3. Questions sur les politiques...8 4. Renseignements sur les fonderies (onglet de la liste des fonderies)... 10 5. Renseignements sur les produits... 11 6. Vérification... 12 /2

RENSEIGNEMENTS SUR L ENTREPRISE La section des renseignements sur l entreprise permet aux fabricants de déclarer leur identité et les pièces pour lesquelles ils produisent une déclaration. Chaque champ surligné en jaune représente les renseignements requis pour le CMRT. Nom de l entreprise : Les fabricants peuvent indiquer le nom de leur entreprise dans ce champ. Pour ceux qui exercent leurs activités sous un autre nom, il est recommandé d indiquer les deux noms de l entreprise (p. ex., Acme Inc. DBA Fragile Packaging). Déclaration de la portée ou de la classe : Les fabricants peuvent décider de choisir l ensemble de leur production ou seulement une partie dans un CMRT particulier lorsqu ils déclarent leur approvisionnement en TTEO. A. Entreprise : Tous les produits fabriqués par le fabricant sont abordés dans le CMRT. B. Utilisateur défini (précisé dans la description de la portée) : Ce champ permet aux utilisateurs d indiquer leur propre définition des pièces ou des produits qui se trouvent dans la portée d un CMRT particulier. Cela est généralement effectué à un niveau divisionnel ou dans une catégorie de produits en particulier. Les utilisateurs qui sélectionnent ce type de portée doivent décrire la portée dans la rangée suivante. C. Produit (ou liste de produits) : Les utilisateurs peuvent choisir de créer une liste de produits abordée par un CMRT particulier. La liste de produits devrait être remplie dans l onglet «Product List» (Liste des produits). Veuillez noter : Les produits indiqués doivent comprendre une description claire du produit ainsi que le numéro de la pièce. ID unique de l entreprise (facultatif) : Permet aux fabricants d indiquer un code ou un numéro particulier associé à leurs entreprises aux fins d identification. Responsable de l ID unique de l entreprise (facultatif) : Le fabricant peut indiquer le responsable associé à l ID. Ce renseignement est fortement recommandé pour les entreprises indiquant un ID unique d entreprise. Adresse (facultatif) : Les entreprises peuvent choisir d indiquer leur adresse postale dans le CMRT. Cela est utile lorsque l on produit une déclaration pour une certaine division ou unité opérationnelle et non l ensemble de l entreprise. Nom de la personne-ressource : Le nom de la personne-ressource indiquera la personne responsable des demandes de renseignements sur le CMRT. /3

Courriel personne ressource : Ce champ indique l adresse de courriel de la personne ressource indiquée ci dessus. Téléphone personne ressource : Ce champ indique le numéro de la personne ressource indiquée ci dessus. Signataire autorisé : Le signataire autorisé est la personne chargée d approuver l utilisation du CMRT dans une entreprise particulière. Veuillez noter : Dans bien des cas, le signataire autorisé et la personne ressource sont la même personne. Titre signataire autorisé (facultatif) : Le signataire autorisé peut choisir d indiquer son titre officiel dans le CMRT. Courriel signataire autorisé : Courriel du signataire autorisé indiqué ci dessus. Téléphone Signataire autorisé : Numéro de téléphone du signataire autorisé ci dessus. Date d entrée en vigueur : Puisque les renseignements sur l approvisionnement tendent à être recueillis en vagues, il est fortement recommandé que vous teniez le CMRT de votre entreprise à jour. La date d entrée en vigueur vous permet d associer une date du calendrier aux renseignements du CMRT. Veuillez noter que vous devez indiquer cette date dans le format jour-mois-année pour qu elle soit acceptée. /4

RENSEIGNEMENTS SUR L APPROVISIONNEMENT La section des renseignements sur l approvisionnement permet aux fabricants d ajouter des renseignements sur les minerais de conflit utilisés dans leur production. 1. 1. Le TTEO est il intentionnellement ajouté à votre produit? Cette question vise à savoir si des métaux de conflit se retrouvent dans les produits abordés dans le CMRT. Oui : Si l entreprise peut confirmer que le produit contient le métal en question. Non : Si l entreprise peut confirmer que le produit ne contient pas le métal en question. 2. Le TTEO est il nécessaire à la production des produits de votre entreprise et se retrouve t il dans le produit fini fabriqué par votre entreprise ou un sous traitant? Cette question vise à déterminer si des métaux de conflit se retrouvent dans les produits abordés dans le CMRT. Cela diffère de la question précédente parce que les TTEO se retrouvent dans les produits pendant la production, par exemple en tant que catalyseur ou composé métallique. Oui : L entreprise confirme que le métal est ajouté à l une des étapes du processus de fabrication. Non : L entreprise confirme que le métal n est ajouté à aucune étape du processus de fabrication.. 3. Certaines fonderies de votre chaîne d approvisionnement s approvisionnent-elles en TTEO dans des pays visés par les règlements? Voici les pays visés : République démocratique du Congo (RDC), la République du Congo, la République centrafricaine, la Tanzanie, le Soudan du Sud, le Burundi, la Zambie, le Rwanda, l Angola et l Ouganda. Oui : L entreprise a déterminé que l une ou plusieurs fonderies de sa chaîne d approvisionnement se procurent le métal en question. Non : L entreprise a déterminé que le métal en question n est pas obtenu dans les pays visés par les règlements. Cette option ne devrait être choisie que si les entreprises ont mené une enquête complète auprès de leur chaîne d approvisionnement pour le métal concerné (voir la question 5). Inconnu : L entreprise devrait choisir cette option si elle mène toujours une enquête sur ses chaînes d approvisionnement et n a toujours pas déterminé si l un des fournisseurs se procure des métaux dans l un des pays visés. /5

4. Est ce que 100 % des TTEO (nécessaires au fonctionnement ou à la production de vos produits) proviennent de sources recyclées ou de ferraille? Cette question a pour but de déterminer si la totalité des métaux de conflit approvisionnés provient de sources recyclées ou de ferraille. Veuillez noter que si vous obtenez vos matériaux auprès d une fonderie utilisant des matières recyclées ou de la ferraille, vous devez tout de même ajouter cette fonderie sur la page des détails sur les fonderies. Oui : L entreprise a confirmé que la totalité du métal concerné est approvisionnée auprès d une fonderie de matières recyclées ou de ferraille. Non : L entreprise a confirmé qu elle a trouvé au moins une source qui ne fournit pas le métal concerné en l ayant recyclé ou obtenu dans de la ferraille. Inconnu : L entreprise n a toujours pas terminé de mener une enquête auprès des fournisseurs ni trouvé de source n offrant pas de matériaux recyclés ou provenant de ferraille. 5. 5. Avez vous reçu des données et des renseignements sur chaque TTEO auprès de tous les fournisseurs pertinents? Cette question vise à déterminer le taux de fournisseurs de votre chaîne d approvisionnement des produits déclarés qui ont répondu à vos demandes de renseignements sur l approvisionnement et qui ont fourni des renseignements. Les réponses sont réparties en intervalles de 25 % pour chaque métal concerné. Les entreprises ont l option d indiquer les pourcentages exacts dans la section des commentaires 6. Avez vous déterminé toutes les fonderies qui fournissent des TTEO à votre chaîne d approvisionnement? Cette question demande si le fabricant a été en mesure de déterminer toutes les fonderies de la liste pour toutes les pièces abordées dans le CMRT. Oui : Toutes les fonderies ont été déterminées pour les pièces abordées. Non : Certaines fonderies n ont pas été déterminées pour les pièces abordées. /6

7. Est ce que tous les renseignements applicables sur les fonderies reçus par votre entreprise ont été rapportés dans cette déclaration? Puisque les données sur les fonderies ne sont pas toujours exactes, il est important d indiquer les raisons pour lesquelles certaines données sur les fonderies pourraient ne pas se retrouver dans le CMRT (p. ex. la confirmation de l identité des fonderies). Oui : Toutes les données sur les fonderies se trouvent dans l onglet de la liste des fonderies. Non : Certaines données sur les fonderies ne se trouvent pas dans l onglet de la liste des fonderies. Inconnu : Il nous est impossible de déterminer si tous les renseignements sur les fonderies ont été ajoutés à l onglet de la liste des fonderies (plusieurs divisions pourraient s occuper de la collecte des renseignements. /7

QUESTIONS SUR LES POLITIQUES La section des questions sur les politiques permet aux fabricants d indiquer la politique et la position de leur entreprise sur l approvisionnement en minerais de conflit. A. A. Avez vous mis en place une politique qui aborde la question de l approvisionnement des minerais de conflit? Oui : Notre entreprise a mis en place une politique. Non : Notre entreprise n a pas mis de politique en place. B. Votre politique sur l approvisionnement des minerais de conflit est elle disponible sur votre site Web? Oui : La politique de l entreprise est disponible sur notre site Web (l utilisateur doit indiquer l URL de la politique dans la section des commentaires). Non : La politique de l entreprise n est pas accessible à partir de notre site Web. C. Exigez vous que vos fournisseurs directs soient exempts de conflit avec la RDC? Oui : Nous demandons à tous nos fournisseurs directs de fournir des TTEO sans conflit. Non : Nous ne demandons pas à nos fournisseurs directs de fournir des TTEO sans conflit. /8

D. Exigez vous que vos fournisseurs directs s approvisionnent en TTEO auprès de fonderies dont les pratiques de diligence raisonnable ont été validées par un programme de vérification de tiers indépendant? Oui : Nous exigeons que toutes les fonderies de nos fournisseurs fassent l objet d une vérification d un tiers indépendant afin de confirmer qu elles s approvisionnent en TTEO sans conflit. Non : Nous n exigeons pas que les fonderies approvisionnant nos fournisseurs fassent l objet d une vérification d un tiers. E. Avez vous mis en œuvre des mesures de diligence raisonnable permettant d assurer un approvisionnement sans conflit? Oui : Nous avons étudié les renseignements fournis par nos fournisseurs afin de déterminer le statut «sans conflit» de nos TTEO. Non : Nous n avons pas étudié les renseignements fournis par nos fournisseurs concernant l approvisionnement en TTEO afin de déterminer s ils sont «sans conflit». F. Recueillez vous des renseignements sur la diligence raisonnable liée aux minerais de conflit auprès de vos fournisseurs en conformité avec l IPC-1755 Conflict Minerals Data Exchange Standard (p. ex., le Conflict Minerals Reporting Template de la CFSI)? Oui : Nos fournisseurs nous ont fourni des renseignements sur leur approvisionnement en TTEO à l aide d un IPC-1755 ou d un CMRT. Non : Nos fournisseurs ne nous ont pas fourni de renseignements à l aide d un IPC-1755 ou d un CMRT. G. Demandez vous à vos fournisseurs le nom de leurs fonderies? Oui : Nous demandons le nom des fonderies des chaînes d approvisionnement de nos fournisseurs. Non : Nous ne demandons pas le nom des fonderies de nos fournisseurs. H. Examinez vous les renseignements sur la diligence raisonnable envoyés par vos fournisseurs en les comparant aux attentes de votre entreprise? Oui : Nous vérifions les conclusions sur la diligence raisonnable en les comparant à la politique de notre entreprise afin de déterminer si la vérification effectuée par nos fournisseurs est conforme à la nôtre. Non : Nous ne vérifions pas les conclusions sur la diligence raisonnable de nos fournisseurs en les comparant à la politique de notre entreprise. I. Votre processus d examen comprend il une gestion des mesures correctives? Oui : Nous obligeons les fournisseurs à mettre en œuvre un processus relatif aux minerais de conflit si nous estimons que leurs efforts sont insuffisants. Non : Nous n obligeons pas les fournisseurs à mettre en œuvre un processus relatif aux minerais de conflit si nous estimons que leurs efforts sont insuffisants. J. Êtes vous assujetti au règlement sur les minerais de conflit de la SEC? Oui : Nous sommes une entreprise cotée en bourse et sommes tenus de déclarer nos conclusions liées aux minerais de conflit auprès de la SEC chaque année. Non : Nous ne sommes pas une entreprise cotée en bourse et ne sommes pas tenus de produire une déclaration auprès de la SEC. /9

RENSEIGNEMENTS SUR LES FONDERIES (ONGLET DE LA LISTE DES FONDERIES) L onglet de la liste des fonderies permet aux entreprises d indiquer toutes les fonderies qu ils ont trouvées dans leur chaîne d approvisionnement. Les entreprises peuvent choisir des TTEO dans la première colonne, puis en sélectionner un dans la liste des fonderies autorisées sur le CMRT. Ce sont ces fonderies qui ont approché la CFSI afin d entreprendre le processus permettant de déterminer si leurs activités sont sans conflit. VEUILLEZ NOTER : La présence d une fonderie sur le CMRT n indique pas nécessairement qu elle est sans conflit! Cela signifie simplement que la fonderie a entrepris le processus permettant de vérifier qu elle est sans conflit. Une liste à jour des fonderies sans conflit est disponible sur le site Web de la CFSI à l adresse suivante : http://www.conflictfreesourcing.org/conflict-free-smelter-refiner-lists/ Il est possible d indiquer une fonderie non affichée sur le CMRT en sélectionnant le métal concerné dans la première colonne, puis en choisissant l option «Smelter Not Listed» (La fonderie ne figure pas sur la liste) dans la deuxième colonne. Vous pourrez ensuite ajouter d autres renseignements dans les autres colonnes. Pour ce qui est des fonderies qui ne sont pas indiquées sur le CMRT, il est important de fournir autant de renseignements que possible. Notre processus de diligence raisonnable requiert que nous communiquions avec ces fonderies et que nous aillions autant de renseignements que possible. /1 0

RENSEIGNEMENTS SUR LES PRODUITS (ONGLET DE LA LISTE DES PRODUITS) L onglet de la liste des produits permet aux fabricants d indiquer les produits visés par la déclaration. Cette section du CMRT est obligatoire si les fabricants ont choisi l option «Product» (Produit) (ou «List of Products» (Liste de produits)) dans la section des renseignements sur l entreprise. Veuillez noter : Les fabricants doivent indiquer le numéro des produits dans la colonne «Manufacturer s Product Number» (Numéro du produit du fabricant). /1 1

VÉRIFICATION L onglet de vérification permet aux fabricants de vérifier si tous les renseignements requis ont été fournis. Il s agit de la meilleure façon de s assurer que le CMRT a été rempli avant de l envoyer. Champs en vert remplis Champs en rouge non remplis Cherchez les champs surlignés en rouge. Les remarques de la colonne C vous indiquent les mesures requises. La section «Hyperlink to source» (Hyperlien vers la source) de la colonne D vous permet d accéder aux champs que vous devez remplir. Veuillez noter : Puisque l outil de vérification est mis à jour en temps réel, vous pouvez l examiner en tout temps pendant que vous remplissez le modèle. /1 2