Rapport de stage, SARL Alligator Communication

, SARL Alligator Communication Benjamin DESCAMPS IUT Gestion des Entreprises et Administrations Université des Sciences et Technologies de Lille DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 1 sur 24

, SARL Alligator Communication Remerciements Je tiens tout d abord à remercier l ensemble du personnel d Alligator Communication pour leur disponibilité, leur ouverture dans le domaine de la communication et leur convivialité dans le travail, ainsi que pour leur volonté de transmettre des compé tences. Selon moi tous ces diffé rents aspects d organisation sont indispensables dans une entreprise de ce type. Plus pré cisé ment je souhaiterais remercier : Monsieur Guillaume CAER (co-gé rant, responsable de la production) pour m avoir offert des missions trè s varié es tout au long du stage, et en parallè le aux besoins de l entreprise. Et aussi pour m avoir accompagné au quotidien dans mon é volution professionnelle. Monsieur Nicolas BARRET (co-gé rant, responsable de la gestion) pour sa disponibilité et son accompagnement dans toutes les tâches concernant l analyse financiè re et la gestion commerciale. La suite de mes remerciements ira aux enseignants de l I.U.T. «Gestion des Entreprises et Administrations», pour m avoir offert une formation trè s complè te en parallè le avec la ré alité du monde professionnel. Et plus pré cisé ment à Monsieur Christophe DEBAST pour avoir suivit le bon déroulement de mon stage pendant deux mois. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 2 sur 24

, SARL Alligator Communication Sommaire I. PRESENTATION DE L ENTREPRISE...6 A. IDENTITE... 6 B. LES CLIENTS... 7 C. L OFFRE D ALLIGATOR COMMUNICATION...7 D. L ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL... 8 II. LES PROJETS EFFECTUES... 10 A. LA BASE DE DONNEES...10 1. INTRODUCTION... 10 2. PROBLEMATIQUE...10 3. PROTOCOLE DE REALISATION... 10 a. Le sché ma directeur...10 b. L é tude pré alable...10 c. L é tude dé taillé e...11 d. L é tude technique...11 e. La ré alisation... 11 f. La mise en œ uvre...11 g. La maintenance...11 4. REALISATION DE LA BASE DE DONNEES...11 a. Le lien entre Ciel et Access... 11 b. La cré ation de l application... 12 5. EXPLICATION DES DIFFERENTS ELEMENTS DE LA B.D.D... 13 a. Liste des tables et informations... 13 b. Les relations entre les tables... 13 c. Liste des formulaires...13 d. Utilisation des formulaires... 14 B. L ETUDE FINANCIERE...16 1. LE BILAN... 16 a. Le bilan fonctionnel...16 b. Les grandes masses du bilan... 17 c. L é tude du bilan...17 2. LES RATIOS FINANCIERS...18 a. Ratios de structure...18 b. Ratios lié s aux tiers...20 3. LES SOLDES INTERMEDIAIRES DE GESTION (S.I.G)... 21 CONCLUSION... 23 ANNEXES... 24 DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 3 sur 24

, SARL Alligator Communication Introduction Afin de valider l enseignement dispensé par «l Institut Universitaire et Technologique» de «Gestion des Entreprises et Administrations» de Lille I, j ai effectué mon stage dans la socié té Alligator Communication. Cette Socié té A Responsabilité Limité e, situé e sur Villeneuve d Ascq est spé cialisé e dans la cré ation graphique, le lettrage adhé sif et l impression. Dans un premier temps je pré senterai l entreprise Alligator Communication, ainsi que ses principaux clients et son organisation. Puis dans un deuxiè me temps, je détaillerai les projets et travaux auxquels j ai participé au sein même de l entreprise et chez certains clients. Pour conclure, je mettrai l accent sur les nombreux aspects que j ai dé couvert du monde professionnel, et plus pré cisé ment dans les domaines de l informatique de gestion et de la gestion commerciale. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 4 sur 24

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, SARL Alligator Communication I. Pré sentation de l entreprise Alligator Communication est une Socié té A Responsabilité s Limité es situé e sur Villeneuve d Ascq, au centre commercial du Triolo. Son activité consiste à ré aliser, sur diffé rents supports, des logos et affiches. A. Identité Spé cialisé en conception graphique, Alligator Communication a vu le jour en juin 1997. Elle a é té fondé e par 2 associé s co-gé rants, Messieurs Nicolas BARRET et Guillaume CAER. Le premier a pris en charge toute la partie gestion des clients, des contentieux, dé marchage, suivit de la comptabilité analytique et de l analyse financiè re. Le second s occupe de tout l aspect productif, avec la réalisation et la conception des outils de communication souhaité s par les clients. PLUS : PHOTO D ALLIGATOR Depuis sa cré ation, la socié té connaît une é volution constante de son chiffre d affaires, dont voici le graphique. Notons que ces chiffres sont rapporté s sur une pé riode d un an, surtout pour le premier exercice qui lui a duré 1 an et demi. 350000 300000 250000 200000 150000 100000 50000 0 C.A. 1997-98 1999 2000 DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 6 sur 24

B. Les clients, SARL Alligator Communication Les clients d Alligator Communication sont issus de domaines trè s varié s, comme par exemple la grande distribution, les collectivité s locales ou associations sportives Auto-é coles - Sé bastopol - Flandres Collectivité s Locales - Mairie de Villeneuve d Ascq - Mairie de Santes - Port de Lille - Port de Santes Assurances - A.G.F. - Assurances René Masurel Grande Distribution - Decathlon - Kiabi C. L offre d Alligator Communication Les activité s de la socié té peuvent ê tre regroupé es en 4 sous-ensembles. La Cré ation - Logo - Affiche - Plaquette Le Lettrage Adhé sif - Calicot - Enseigne - Kaké mono - Vitrine & Vé hicule L Impression - Carte - Plaquette - Papier à entê te Le Traceur 152 cm - Autocollant - Affiche grand format DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 7 sur 24

, SARL Alligator Communication D. L environnement de travail Le local d Alligator Communication est divisé en deux parties distinctes, avec d une part la section gestion comptabilité, dans laquelle Monsieur Nicolas BARRET réalise les contacts avec les clients, et analyse les tableaux financiers. Dans une autre partie des locaux, Monsieur Guillaume CAER se charge de toutes les é tapes de la production. C est dans cette derniè re section que sont installé s les trois ordinateurs en réseaux, mais aussi tout le maté riel d impression et de dé coupe. Ce local permet une entiè re communication entre les diffé rentes personnes y travaillant, il se veut avant tout convivial et accueillant. Au cours de mon stage il y avait en plus des deux co-gé rants, deux stagiaires, l un en CAP d agent graphiste et l autre en Bac professionnel d infographiste. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 8 sur 24

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, SARL Alligator Communication II. Les projets effectué s Deux types de projets ont é té s effectué s au cours de mon stage, le premier concerne la mise en place d une Base De Donné es sous «Microsoft Access», et le second consiste à é tudier sous forme d une analyse financiè re les diffé rents aspects de la gestion d Alligator Communication. A. La Base De Donné es 1. Introduction Sur demande de Monsieur Guillaume CAER, il é tait impé ratif d informatiser le Systè me d Information relatif à la gestion des clients et des tarifs correspondants. Ainsi que des encaissements ré alisé s afin de suivre ré guliè rement les entré es d argent, et de les analyser. En effet aprè s quatre ans de fonctionnement, il devenait né cessaire pour le dé veloppement de l entreprise, de mettre en place cette politique de communication envers les clients, puisqu une rapidité de ré ponse dans l é tablissement des devis repré sente un atout non né gligeable envers eux. 2. Problé matique Cette mise en place du Systè me d Information ne peut s effectuer que de façon organisé e, et en respectant le sché ma de ré alisation des Bases De Donné es dé crit ci-dessous. 3. Protocole de ré alisation Nous allons voir tout d abord ce que repré sente le «Cycle de vie» d un logiciel. Pour traiter ensuite la ré alisation é tape par é tape. a b c d e f g Le «cycle de vie» d un logiciel. a. Le sché ma directeur C est la planification du systè me d information, qui tient compte des dé cideurs, des possibilité s et des limites de l entreprise. b. L é tude pré alable Elle concerne le but à fixer au projet, ce qu il contient, et quelles sont les opé rations à effectuer. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 10 sur 24

, SARL Alligator Communication c. L é tude dé taillé e Ce sont les dé finitions des rè gles de gestion et de calcul. La ré alisation des é tats, masques d é cran et fré quences des traitements. Notons que l é tude pré alable et l é tude détaillé e repré sentent l analyse fonctionnelle de l informatisation d un systè me d information, de plus une bonne analyse fonctionnelle fait toujours ressortir ce que souhaite l utilisateur. L analyse fonctionnelle est traité e en annexe 1. d. L é tude technique Cette é tude repré sente l analyse organique, c est-à-dire le sché ma des tables et relations existantes entre elles, l enchaînement des diffé rents é crans de l application. e. La ré alisation Elle regroupe toutes les é critures des programmes, la réalisation des formulaires, la phase de test et la documentation. f. La mise en œ uvre C est le dé marrage ré el de l application, elle se dé roule aprè s la validation des phases de tests et des documentations (techniques et utilisateur). Il est alors né cessaire de former les utilisateurs à l application. g. La maintenance Cela permet de faire é voluer l application en fonction des besoins utilisateurs, de modifier les rè gles de gestion et de corriger les é ventuels «bugs» existants. 4. Ré alisation de la Base De Donné es Cette Base De Donné es s est créée en collaboration avec les deux gé rants de la socié té, afin de suivre au mieux leurs attentes. a. Le lien entre Ciel et Access Comme il existait dé jà une liste de clients sous Ciel Gestion Commerciale, il a é té décidé d importer les donné es dans la Base De Donné es Access, et de ne laisser qu un accè s en visualisation. Ciel Gestion Commerciale Base De Donné es Access Le but est de cré er un lien fiable entre les deux applications, pour cela un processus a é té créé, sous Ciel et sous Access. Pour plus de pré cisions dans ces processus reportez-vous à l annexe 2. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 11 sur 24

, SARL Alligator Communication b. La cré ation de l application L application a donc é té créée sous «Microsoft Access», puisque la suite de «Microsoft Office» é tait installé e sur les ordinateurs de l entreprise. Tout au long de la cré ation, Monsieur Guillaume CAER suivait les é tapes de la ré alisation, et proposait é ventuellement des solutions ou des points à rajouter dans la Base De Donné es. Ce projet fût trè s enrichissant car il m a appris à m organiser sous forme d un planning, dans lequel il é tait défini plusieurs points de contrôle validant toutes les é tapes, mais aussi de le respecter. Suite à l analyse fonctionnelle (traité e en annexe 1) la réalisation sous Access des diffé rentes tables et relations qui les lient, a é té une tâche rapide à exé cuter. Cependant le plus gros du projet restait à venir, car il é tait né cessaire de dé finir les fenê tres et menus qui allaient composer la Base De Donné es. Pour cette é tape de longue haleine, j ai ré alisé un enchaînement d é crans sur papier, afin de trouver la solution la mieux adapté e aux diffé rentes attentes de Monsieur Guillaume CAER. J ai donc proposé trois formats d affichage de donné es, et un seul enchaînement a é té retenu. La solution retenue proposait de distinguer plusieurs parties à partir du menu gé né ral : Les clients Les produits Les encaissements Les tarifs proposé s par famille de client Les tarifs proposé s par client Tous ces menus é tant eux-mê mes divisé s en sous-menus, dont voici la repré sentation sché matique : - Gé rer les clients par famille Clients - Modifier la famille d un client - Visualiser les clients sans famille - Gé rer les produits par famille Produits - Modifier la famille d un produit - Visualiser les produits sans famille - Visualiser tous les encaissements par type Encaissements - Cré er un nouvel encaissement Tarifs famille client - Visualiser la grille des taris pour une famille Tarifs client - Visualiser la grille des tarifs pour un client De plus un formulaire «remarques» a é té créé, afin de permettre aux utilisateurs d indiquer des observations sur la Base De Donné es, des amé liorations à apporter Pour plus de dé tails la Base De Donné es est traité e dans l annexe 3. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 12 sur 24

, SARL Alligator Communication 5. Explication des diffé rents é lé ments de la B.D.D. a. Liste des tables et informations Table Informations Client adresse1, adresse2, adresse3, code, code postal, famille tarif, forme juridique, pays, rè glement, socié té, télex, télécopie, té lé phone, ville Encaissement code, code client, type encaissement, montant HT, date encaissement Type code, libellé encaissement Famille client Code famille client, libellé famille client Tarifs code famille client, code produit, taux remise Produits code produit, code famille produit, nom produit, tarif HT, base tarif, longueur, largeur, quantité Famille code famille produit, libellé famille produit produit b. Les relations entre les tables c. Liste des formulaires Menu : accé der aux diffé rents menus. Clients et leur famille : affichage de tous les clients avec leur famille correspondante. Clients sans famille : affichage de tous les clients n ayant pas de famille. Clients par famille : affichage de tous les clients par famille. Produits par famille : affichage de tous les produits par famille. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 13 sur 24

, SARL Alligator Communication Produits sans famille : affichage de tous les produits n é tant pas affecté s à une famille. Tarifs par famille client : affichage de tous les tarifs appliqué s pour chaque famille de clients. d. Utilisation des formulaires Principes de base Nous allons voir comment utiliser les diffé rents formulaires pré sents dans la Base De Donné es «BDD Alligator Communication», chaque formulaire est basé sur un mê me modè le qui se compose de quatre zones : 1 2 3 4 Zone 1 La premiè re zone, qui est identique pour chaque formulaire, contient deux liens importants quant à l utilisation de la Base De Donné es. Le premier bouton (repré senté par une planè te) affiche l aide en HTML, la fenê tre qui s ouvre se situe directement sur la page correspondante à la fenê tre en cours. Le second bouton (repré senté par un cahier) affiche le formulaire des remarques. Pour plus de renseignements sur chaque formulaire reportez-vous à l annexe 3. Zone 2 La deuxiè me zone contient toujours le titre de la fenê tre courante, et dans certains cas des boutons de fonctions dont voici les significations : Bouton Signification Ce bouton actualise les donné es du formulaire courant en interrogeant à nouveau les tables concerné es par ce formulaire. L outil de recherche permet d effectuer des recherches optimisé es identiques à celles de Windows. L exé cution de ce module ré initialise (à 0) les champs longueur, largeur et quantité de la table des produits. Cet outil fait la somme de tous les produits sélectionné s, en tenant compte de la longueur, la largeur et de la quantité. Zone 3 La troisiè me zone apparaît comme une barre de menu, ceci permettant de maximiser la navigation dans le logiciel. Utilisation de la barre de menu : Bouton Signification Quitter Ferme toutes les fenê tres ouvertes, ainsi que l application «Access». Fermer Ferme la fenê tre active, et laisse apparaître la derniè re fenê tre ouverte. Menu Permet de retourner au menu général, mais ne ferme pas la fenê tre courante. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 14 sur 24

, SARL Alligator Communication Zone 4 La quatriè me zone contient les informations à afficher selon la sé lection. La barre de navigation La barre de navigation apparaît toujours en bas du formulaire concerné, elle permet de se dé placer dans les diffé rents enregistrements disponibles. Toutes les barres de navigation sont identiques, en voici l explication : Elé ment Signification Va au premier enregistrement Va à l enregistrement pré cé dent Affiche le numé ro de l enregistrement courant Va à l enregistrement suivant Va au dernier enregistrement Va à un nouvel enregistrement, pour un ajout de donné es Affiche le nombre total d enregistrement Dans le cas où un é lé ment est grisé, cela indique qu il est inactif, et que son action ne donnera aucun ré sultat. C est par exemple le cas où l on se situe sur le dernier enregistrement, et il est donc impossible d afficher l enregistrement suivant. Les feuilles de donné es Les feuilles de donné es ont la même apparence que les feuilles de calculs «Excel». Elles s affichent donc sous forme de lignes et de colonnes. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 15 sur 24

, SARL Alligator Communication B. L é tude financière Pour des raisons de confidentialité, certains chiffres concernant la socié té Alligator Communication n apparaissent pas dans le rapport de stage. Je vais donc expliquer les diffé rents calculs effectuer dans cette é tude. 1. Le Bilan L objectif du Bilan est de recenser à une date t l ensemble des actifs et l ensemble des passifs de l entreprise. a. Le bilan fonctionnel Le bilan fonctionnel pré sente l ensemble des «Actifs» et «passifs» à une date t sous forme de postes. Voici les diffé rents Bilans Fonctionnels de la socié té Alligator Communication : BILAN FONCTIONNEL ACTIF 1997-98 1999 PASSIF 1997-98 1999 Actif Immobilisé 45 994 F 36 042 F Capitaux - 103 769 F - 95 584 F Immo. Incorporelles - F - F Propres Capital 50 000 F 50 000 F Immo. Corporelles 45 994 F 36 042 F Report à nouveau - F - 153 769 F Immo. Financières - F - F Résultat exercice - 153 769 F 8 185 F Actif Circulant 38 147 F 44 753 F Dettes 187 996 F 176 804 F Stocks 12 000 F 19 000 F Emprunt 63 459 F 29 804 F Créances 25 760 F 18 809 F CBC 9 336 F - F Disponibilités 386 F 6 943 F Associés 14 009 F 57 698 F Avances, acomptes 4 300 F - F Fournisseurs 52 915 F 34 345 F Organismes sociaux 28 123 F 27 887 F Etats, Taxes 3 463 F 11 933 F Autres dettes fiscales 6 035 F 10 385 F Autres dettes 3 352 F 4 750 F Régularisation 84 F 423 F Régularisation - F - F TOTAL 84 226 F 81 219 F TOTAL 84 226 F 81 219 F Remarquons que le premier exercice s é tend sur 1 anné e et demie. L analyse de ce Bilan, fait ressortir plusieurs points importants : L actif circulant progresse de 17,32 %, au dépend de l actif immobilisé qui ré gresse de 21,64 %. Ceci montre une é volution dans le cycle d exploitation de l entreprise (en valeur). Quant à l investissement il baisse puisque les efforts d installation ont é té ré alisé s lors du premier exercice. Les chiffres du passif sont faussé s par le résultat négatif du premier exercice. Cependant on se rend compte que lors du second exercice ce ré sultat devient positif. Les chiffres de l anné e 2000 laisse supposer un ré sultat encore plus excé dentaire. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 16 sur 24

, SARL Alligator Communication b. Les grandes masses du bilan Les masses bilantielles regroupent les postes du bilan en grandes familles. On distinguera à l actif, les actifs immobilisé s et circulants, et au passif, les capitaux propres et les dettes. Les chiffres pré senté s dans le tableau sont des proportions par rapport au total du bilan. GRANDES MASSES BILANTIELLES ACTIF N1 N2 PASSIF N1 N2 Actif Immobilisé 54,61% 44,38% Capitaux -123,20% -117,69% Propres Immo. Incorporelles 0,00% 0,00% Capital 59,36% 61,56% Immo. Corporelles 54,61% 44,38% Report à nouveau 0,00% -189,33% Immo. Financières 0,00% 0,00% Résultat exercice -182,57% 10,08% Actif Circulant 45,29% 55,10% Dettes 223,20% 217,69% Stocks 14,25% 23,39% Emprunt 75,34% 36,70% Créances 30,58% 23,16% CBC 11,08% 0,00% Disponibilités 0,46% 8,55% Associés 16,63% 71,04% Avances, acomptes 5,11% 0,00% Fournisseurs 62,83% 42,29% Organismes sociaux 33,39% 34,34% Etats, Taxes 4,11% 14,69% Autres dettes fiscales 7,17% 12,79% Autres dettes 3,98% 5,85% Ré gularisation 0,10% 0,52% Ré gularisation 0,00% 0,00% TOTAL 100,00% 100,00% TOTAL 100,00% 100,00% Les grandes masses bilantielles mettent en é vidence l é volution d un poste en fonction des autres postes. On constate ainsi que : Les emprunts auprè s des é tablissements de cré dit passent de 75 % à 34 % de l actif, ce qui montre une plus grande aisance financiè re. Par contre les dettes envers les associé s ont progressé s de 17 à 71 %. La politique commerciale progresse, puisque les cré ances clients diminuent, tout comme les dettes fournisseurs. c. L é tude du bilan L é tude du bilan est trè s inté ressante, car elle se base sur les richesses de l entreprise. Contrairement au Compte de Ré sultat, qui explique le cycle d exploitation et montre les richesses créées. Cette é tude est traité e dans les deux chapitres suivants, à l aide d une part des ratios financiers, et d autre part des Soldes Intermé diaires de Gestion, pour ce qui est du Compte de Ré sultat. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 17 sur 24

, SARL Alligator Communication 2. Les ratios financiers Il paraît important pour toute entreprise de se fixer des outils d'é valuation, permettant d é tablir sa performance financiè re et. En général, l'analyse financiè re par ratios est une méthode d'é valuation de rendement. Le fait qu il n y ait pas d'uniformité dans la terminologie et dans les formules techniques utilisé es, peut donner de la liberté dans cette mé thode. Le but et l'utilité d'un systè me d'information sont de fournir des donné es pertinentes à la direction de l'entreprise, afin de l'aider à choisir et à dé velopper les straté gies né cessaires à sa croissance. Dans ce systè me, la gestion financiè re joue un rôle important, car elle permet de mesurer les forces et les faiblesses de l'entreprise, à partir de l'analyse et de l'interpré tation des donné es comptables. Diffé rentes méthodes existent pour aider le gestionnaire à contrôler et à prendre les meilleures décisions ; entres autres celles-ci il y a les ratios qui s'avè rent un excellent outil de gestion. Les donné es financiè res peuvent varier substantiellement d'une période à l'autre et d'une compagnie à l'autre. Pour rendre la comparaison plus facile, les ratios financiers ramè nent les chiffres à leur plus simple expression, ce qui en facilite la lecture, et permettent une prise de dé cision plus rapide. a. Ratios de structure Ces ratios caracté risent l'é quilibre financier global de l'entreprise, les ratios financiers restent trè s appré cié s par les banquiers. Ils analysent les grandes masses du bilan. Ratio d indé pendance financière Ratio d'indé pendance financière Capitaux Propres Capitaux Permanents Ce ratio, qui en principe ne devrait pas ê tre infé rieur à 0.5, caracté rise l'importance de l'endettement à long terme de l'entreprise. Le montant des fonds emprunté s à moyen et long terme ne doit pas excé der le montant des capitaux propres. Dans la mesure où la rentabilité des capitaux propres est supé rieure au coût des capitaux exté rieurs, ces derniers ne font que conforter la rentabilité des premiers (effet de levier financier). Ratio d indé pendance financiè re N1 = 50 000 / (50 000 + 72795) = 0.41 Ratio d indé pendance financiè re N2 = 50 000 / (50 000 + 29804) = 0.63 Dans l entreprise ce ratio augmente, ce qui montre qu elle commence à ê tre indé pendante. Lors du premier exercice les emprunts é taient trè s importants, ce qui explique le chiffre infé rieur à 0.5. Un emprunt remboursé rapidement, puisque ce ratio passe de 0.41 à 0.63. L entreprise commence donc à disposer d une force financiè re ne provenant que des associé s. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 18 sur 24

, SARL Alligator Communication Ratio de financement de l actif circulant Ratio de financement de l'actif circulant Fonds de roulement nets Actif circulant Ce ratio indique l'importance des Fonds de Roulement pour l'entreprise. Un ratio trop faible expose l'entreprise à des difficulté s financiè res, s'il est trop fort, cela signifie qu'elle immobilise des capitaux au détriment de sa rentabilité. Ce ratio dé pend fortement de l'activité de l'entreprise. Ratio de financement de l actif circulant N1 = -149703 / (38147) = -3.92 Ratio de financement de l actif circulant N2 = -131626 / (44753) = -2.94 Ici, ce ratio est alté ré, en effet le résultat du premier exercice, qui a impliqué d importants investissements réglé s immé diatement aux tiers, engendre des Fonds de Roulement trè s né gatifs. Cependant, on constate une amé lioration de ce ratio entre les deux premiers exercices. Une situation qui devrait encore s amé liorer puisque l entreprise ré alise de moins en moins d investissements, tout en faisant progresser son processus d exploitation. Ratio de liquidité gé né rale Ratio de liquidité gé né rale Actif circulant Dettes àcourt terme Le ratio de liquidité mesure la capacité de l'entreprise à respecter ses obligations financiè res à court terme et à survivre à des conditions é conomiques dé favorables. Lorsque ce ratio est supé rieur à 1, cela signifie qu'il existe un fond de roulement positif. Un ratio é gal à 1 est gé né ralement considé ré comme insuffisant pour assurer une bonne solvabilité à court terme, l'entreprise ne disposant pratiquement d'aucune marge de sécurité. En effet, la solvabilité à court terme ré sulte de l'é quilibre entre les flux d'actifs et les dettes, et ce flux peut ê tre trè s variable durant un exercice si l'entreprise est soumise à d'importantes fluctuations saisonniè res. Ratio de liquidité gé né rale N1 = 38147 / (187996) = 0.20 Ratio de liquidité gé né rale N2 = 44753 / (176804) = 0.25 Pour expliquer ce ratio, il est né cessaire de distinguer les dettes envers les associé s et les autres dettes. Ce qui donne les ratios corrigé s suivants : Ratio de liquidité gé né rale N1 = 38147 / (173987) = 0.22 Ratio de liquidité gé né rale N2 = 44753 / (119106) = 0.36 Ces indicateurs corrigé s font ressortir la volonté et l engagement des associé s de l entreprise, puisque l endettement devient interne du fait des dettes auprè s des é tablissements de cré dit qui diminuent. L emprunt é tant remboursé rapidement, ce ratio devrait encore é voluer favorablement. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 19 sur 24

, SARL Alligator Communication Ratio de rotation des capitaux engagé s Ratio de rotation des capitaux engagé s Chiffre d'affaires HT Total de l'actif Ce ratio permet d'appré cier la façon dont les dirigeants utilisent les capitaux qui leur sont confié s. Le ratio est faible (<1) dans les secteurs qui né cessitent de lourds investissements et il est généralement trè s fort (>1) dans les socié té s des services. Ratio de rotation des capitaux engagé s N1 = 286109 / (84226) = 3.40 Ratio de rotation des capitaux engagé s N2 = 278226 / (81219) = 3.43 Se situant dans les socié té s des services, le ratio pré senté ici se veut naturellement fort. Sa stabilité est à prendre avec dé licatesse puisque le premier exercice dure un an et demi. b. Ratios lié s aux tiers Ratio de rotation des cré ances clients Ratio de rotation des cré ances clients Chiffre d'affaires TTC Cré ances clients Ce ratio permet de mesurer le degré de liquidité des cré ances clients. En bonne gestion, la rotation des cré ances clients devrait ê tre plus rapide que celle des dettes fournisseurs. Afin de rendre homogè nes le dé nominateur et le numé rateur, ce dernier est exprimé TTC. Ratio de rotation des cré ances clients N1 = 286109*1.196 / (20903) = 16.37 Ratio de rotation des cré ances clients N2 = 278226*1.196 / (17588) = 18.92 Ce ratio qui progresse favorablement montre une indé pendance envers les rè glements des clients, en effet ces derniers voient le montant de leurs cré ances diminuer de 16 %, tandis que le chiffre d affaires diminue lui de 3 %. Ratio de rotation des dettes fournisseurs Ratio de rotation des dettes fournisseurs Achats TTC Dettes fournisseurs Ce ratio permet de mesurer le degré d'exigibilité des dettes fournisseurs. Ratio de rotation des dettes fournisseurs N1 = 60609*1.196 / (52915) = 1.37 Ratio de rotation des dettes fournisseurs N2 = 42719*1.196 / (34345) = 1.49 Ce ratio progresse défavorablement pour l entreprise, car elle paye plus rapidement ses fournisseurs. Néanmoins cela implique aussi une indé pendance financiè re envers eux. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 20 sur 24

, SARL Alligator Communication 3. Les Soldes Intermé diaires de Gestion (S.I.G) L objectif du calcul des S.I.G. est d expliquer la formation du Ré sultat de l entreprise. C est pourquoi ces calculs ont é té s effectué s sur les trois exercices, afin d expliquer au mieux le fonctionnement de l entreprise, et la richesse qu elle cré e. Tous ces calculs ont é té s effectué s en collaboration avec Monsieur BARRET. Pour des raisons de confidentialité s, ils n apparaissent pas dans le rapport de stage. Pour le premier exercice les calculs sont rapporté s à une pé riode de 1 mois, puisqu il dure un an et demi. Nous allons voir maintenant comment se réalise le calcul des S.I.G., et donner les explications de ces chiffres pour l entreprise Alligator Communication. La marge commerciale repré sente la diffé rence entre les ventes de marchandises et les coûts d achat des marchandises vendues. C est un indicateur fondamental pour les entreprises qui ont une activité commerciale. Pour Alligator Communication ce calcul est inutile puisque ce n est pas une entreprise commerciale. La production de l exercice fait ressortir ce que l entreprise a produit au cours d une période donné e. Cet indicateur est ré servé aux entreprises industrielles, mais é galement aux entreprises qui proposent des prestations de services. La production de l exercice qui correspond ici au Chiffre d Affaires n a cessé d augmenter, voir le graphique page 6. La Valeur Ajouté e montre la richesse qui a é té cré ée (ou ajouté e) par l entreprise. C est cette Valeur Ajouté e qui sera partagé e entre les diffé rents agents é conomiques (salarié s, é tat, banques, dotations ). Au cours des trois exercices, la valeur ajouté e a connu une forte croissance : 160000 140000 120000 100000 80000 60000 40000 20000 0 V.A. 1997-98 1999 2000 L Excé dent Brut d Exploitation est un indicateur fondamental en finance, car il permet de mesurer la capacité de l entreprise à ê tre performante du point de vue de l exploitation. Les deux premières anné es la socié té n a pas réussi à dégager un EBE excé dentaire, mais grâ ce à des efforts d approvisionnement, et de ré muné rations du personnel, elle connaît lors du troisième exercice un EBE positif. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 21 sur 24

, SARL Alligator Communication Le ré sultat d exploitation est un indicateur qui mesure la performance industrielle et/ou commerciale de l entreprise. Il découle uniquement des soldes ou opé rations lié s à l exploitation. Suite aux investissements trè s importants du premier exercice, l entreprise a connu un Ré sultat très déficitaire. Cependant la situation s amé liore puisque depuis ce Résultat est excé dentaire à partir du second exercice et ne fait qu augmenter. Le Ré sultat courant avant impô t dé coule des opé rations d exploitations et financiè res. Ce ré sultat suit la même logique que le résultat d exploitation, puisque l entreprise ne réalise pas de grandes opé rations financiè res, si ce n est le paiement des charges financiè res. Le Résultat exceptionnel est un solde qui découle des seules opé rations exceptionnelles, il doit donc ê tre isolé. En effet ce résultat ne doit pas ê tre retrouvé dans les exercices ulté rieurs. De part son caractè re exceptionnel, il a é té dé cidé de ne pas l é valuer. Le Ré sultat de l exercice est le solde le plus connu de tous, et surtout par les actionnaires, car il permet la distribution des dividendes. De plus, il est le lien entre le compte de ré sultat et le bilan de l exercice. C est ce ré sultat qui sera mis en ré serve, investi, distribué aux actionnaires ou qui é pongera les dé ficits passé s. Comme le résultat d exploitation, ce chiffre est trè s déficitaire lors du premier exercice, on a vu que cela s expliquait grâ ce aux importants investissements. Cependant aprè s un nouveau dé collage au deuxiè me exercice, ce chiffre a fortement progressé lors du troisiè me exercice. Voici un tableau récapitulatif des calculs lié s aux Soldes Intermé diaires de Gestion. 200000 150000 100000 50000 0-50000 V.A. E.B.E. Rt Exploitation Rt Exercice -100000 1997-98 1999 2000 DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 22 sur 24

, SARL Alligator Communication Conclusion Ce stage, qui repré sentait pour moi un premier contact avec le monde professionnel dans le domaine de la finance - comptabilité, m a apporté certaines certitudes, sur les avis que je me faisais d un travail en finance comptabilité. Notamment en ce qui concerne le travail d é quipe, qui est essentiel pour mener à bien toute sorte de projet, mais aussi les notions de responsabilité s qui repré sentent une expé rience trè s enrichissante. Lors de ce stage j ai donc eu la chance d effectuer deux projets importants dans la vie de l entreprise, des projets qui ont nécessitaient une bonne organisation et une prise de recul par rapport aux diffé rentes attentes des salarié s. Cette expé rience m a é té apporté e grâ ce à la confiance de Messieurs CAER et BARRET, qui ont toujours é té disponibles pour toutes questions. En ce qui concerne la mise en place de la Base De Donné es, j ai appris à suivre toutes les é tapes de la cré ation d un tel projet, à mettre en place un cahier des charges et à le respecter, à définir des é tapes de validations et enfin à me conformer au maximum aux attentes utilisateurs. Pour l aspect de la finance comptabilité, en collaboration avec Monsieur Nicolas BARRET, j ai mis en pratique certains acquis issus de l enseignement de l I.U.T. de Gestion des Entreprises et Administrations. Ce projet s est basé sur ses dé sirs qui souhaitait analyser, par l intermé diaire d indicateurs financiers, la situation de l entreprise. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 23 sur 24

, SARL Alligator Communication Annexes 1. Analyse fonctionnelle de la Base De Donné es «Alligator Communication» 2. Processus d é change entre «Ciel Gestion Commerciale» et «Microsoft Access» 3. Documentation relative à la Base De Donné es «Alligator Communication» DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 24 sur 24

Annexe 1 : Analyse fonctionnelle de la B.D.D. Annexe 1 : Analyse Fonctionnelle de la B.D.D. Benjamin DESCAMPS Juin Juillet 2001 DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 1 sur 4

Annexe 1 : Analyse fonctionnelle de la B.D.D. NOM DE LA BASE : bd1, C:\BDD_alligator\ NOM DU FICHIER : Client FICHE DESCRIPTIVE DE FICHIER IDENTIFICATEUR DESIGNATION TYPE LONG OBSERVATIONS Adresse1 Adresse 1 du client A Adresse2 Adresse 2 du client A Adresse3 Adresse 3 du client A Code Code du client N Unique Code postal Code postal du client N Famille_tarif Famille de tarif du client N Correspond à un taux de remise Forme juridique Statut juridique A Pays Pays du client A Rè glement Mode de rè glement A Socié té Nom du client A Té lex Numé ro de té lex N Té lé copie Numé ro de té lé copie N Té lé phone Numé ro de té lé phone N Ville Ville du client A NOM DU FICHIER : encaissement IDENTIFICATEUR DESIGNATION TYPE LONG OBSERVATIONS Code_enc Code de l encaissement N Unique Code_clt Code du client N Type_enc Type de l encaissement N Montant_ht Montant HT de l encaissement Date_enc Date de l encaissement D N DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 2 sur 4

Annexe 1 : Analyse fonctionnelle de la B.D.D. NOM DU FICHIER : Type_enc FICHE DESCRIPTIVE DE FICHIER IDENTIFICATEUR DESIGNATION TYPE LONG OBSERVATIONS Type_enc Libelle_enc Code du type de l encaissement Libellé du type de l encaissement N A Unique NOM DU FICHIER : Famille_clt IDENTIFICATEUR DESIGNATION TYPE LONG OBSERVATIONS Code_famille Code de la famille client N Unique Libelle_famille Libellé de la famille client A NOM DU FICHIER : Produits IDENTIFICATEUR DESIGNATION TYPE LONG OBSERVATIONS Code_prod Code du produit N Unique Code_famille Code de la famille du produit Nom_prod Nom du produit A Tarif_ht Tarif HT du produit N Base_tarif Base pour le calcul du tarif HT N A Par exemple : m², nombre d heures Longueur Longueur de la piè ce N En millimè tres Largeur Largeur de la piè ce N En millimè tres Quantite Nombre de produits dé siré s N NOM DU FICHIER : Famille_prod IDENTIFICATEUR DESIGNATION TYPE LONG OBSERVATIONS Code_famille Nom_famille Code de la famille de produit Nom de la famille de produit N A Unique DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 3 sur 4

Annexe 1 : Analyse fonctionnelle de la B.D.D. NOM DU FICHIER : Tarifs FICHE DESCRIPTIVE DE FICHIER IDENTIFICATEUR DESIGNATION TYPE LONG OBSERVATIONS Famille_clt Code de la famille du client N Clef composé e Code_prod Code du produit N Clef composé e Taux_remise Taux de remise sur ce produit et pour cette famille N Inté grité relationnelle DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 4 sur 4

Annexe 2 : Processus d é change de donné es Annexe 2 : Processus d échange de données Benjamin DESCAMPS Juin Juillet 2001 DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 1 sur 4

Annexe 2 : Processus d é change de donné es 1) Exportation des donné es de ciel G.C. Les donné es du logiciel relatives aux clients sont toutes issues de Ciel Gestion Commerciale, à l exception du Code de la famille tarif auquel appartient le client. C est à l aide d un fichier texte servant de tampon entre les deux applications, que les donné es pourront ê tre importé es dans Access. a) Ré alisation Cette importation se réalise à partir du bureau de ciel G.C., et plus pré cisé ment du menu Tiers Ł Clients. Le bouton «Exporter» ouvre une boîte de dialogue, qui, sous forme d un assistant, permettra de personnaliser l exportation. Etant donné que le résultat de notre exportation doit se trouver dans un fichier texte, où les donné es sont délimité es par des points virgules, il faut sé lectionner comme suit les diffé rents é lé ments de la boîte de dialogue : Une validation sur le bouton «OK», permet ensuite de choisir quelles donné es exporter vers le fichier texte, pour des simplicité s d exportation nous allons tout exporter, en sé lectionnant le bouton «Tous». Il suffit maintenant de choisir le fichier de destination, qui sera : C:\BDD_alligator\Client.txt. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 2 sur 4

Annexe 2 : Processus d é change de donné es b) Format du fichier «client.txt» exporté Champs à conserver dans le fichier d exportation Ciel G.C. (format Access) : Libellé Description Utile Utile Ciel Access Accepté Dailly N N Adresse 1 Adresse du client O O Adresse 1 banque Adresse de sa banque N N Adresse 1 livraison Adresse de livraison des produits N N Adresse 2 Adresse du client O O Adresse 2 banque Adresse de sa banque N N Adresse 2 livraison Adresse de livraison des produits N N Adresse 3 Adresse du client O O Adresse 3 banque Adresse de sa banque N N Adresse 3 livraison Adresse de livraison des produits N N Analytique N O Assujetti TPF N N Banque sur rayon N N Bloqué N N Clé RIB N N Code O O Code banque N O Code guichet N O Code postal Adresse du client O O Code postal livraison Adresse de livraison des produits N N Compte comptable N O Contact N O Cré dit N O Cré dit Disponible N O Exporté Compta N O Famille O O Fonction N N Forme Juridique O O Imm. TVA N N Nature N N Nom banque N O N de compte N O Observations N O Pays O O Pays banque N N DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 3 sur 4

Annexe 2 : Processus d é change de donné es Pays livraison N N Relevé de comptes N N Repré sentant N N Risque N O Règlement O O Socié té O O Socié té livraison N N Tarif par quantité N N Taux remise N N Titre contact N O Total dû N N Té lex O O Té lé copie O O Té lé phone O O Ville O O Ville banque N N Ville livraison N N 2) Importation dans Microsoft Access Une macro a é té créée afin de faciliter au mieux cette importation de donné es. L utilisateur doit donc cliquer sur le bouton de mise à jour du fichier client, pour effectuer cette mise à jour avec le fichier texte créé pré cé demment. Voici la structure de la macro-commande : OuvrirRequê te Requê te AJOUT_CLIENT Fermer OuvrirRequê te Fermer Requê te AJOUT_CLIENT Requê te UPDATE_CLIENT Requê te UPDATE_CLIENT DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 4 sur 4

Annexe 3 : Documentation sur la Base De Donné es Annexe 3 : Documentation sur la Base De Données Benjamin DESCAMPS Juin - Juillet 2001 DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 1 sur 15

Annexe 3 : Documentation sur la Base De Donné es Sommaire : INTRODUCTION A LA B.D.D. ALLIGATOR COMMUNICATION 3 DECOUVERTE DES FORMULAIRES ET MENUS 4 FORMULAIRE : MENU GENERAL 4 FORMULAIRE : GESTION DES CLIENTS PAR FAMILLE 5 FORMULAIRE : MODIFIER LA FAMILLE D UN CLIENT 6 FORMULAIRE : CLIENTS SANS FAMILLE 7 FORMULAIRE : GESTION DES PRODUITS PAR FAMILLE 8 FORMULAIRE : LES DIFFERENTES FAMILLES DE PRODUIT 9 FORMULAIRE : MODIFIER LA FAMILLE D UN PRODUIT 9 FORMULAIRE : PRODUITS SANS FAMILLE 10 FORMULAIRE : GESTION DES ENCAISSEMENTS 11 FORMULAIRE : GRILLE DES TARIFS POUR CHAQUE FAMILLE CLIENT 12 FORMULAIRE : GRILLE DES TARIFS POUR CHAQUE CLIENT 13 FORMULAIRE : REMARQUES 14 FENETRE : AIDE HTML 15 DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 2 sur 15

Annexe 3 : Documentation sur la Base De Donné es Introduction à la B.D.D. Alligator Communication Monsieur Guillaume CAER estimait impé ratif l exé cution d une Base De Donné es, afin de mettre en place et de gé rer efficacement toutes les caracté ristiques lié es aux tarifs et aux clients. Le but de cette Base De Donné es est donc de gé rer tous ces tarifs pratiqué s par l entreprise, des tarifs qui diffé rent selon un critè re repré sentant les clients par famille. Pré cisons que les clients d Alligator Communication sont principalement des socié té s. La socié té Alligator Communication utilise pour son suivi de facture, devis et commande, le logiciel «Ciel gestion commerciale» version 4. Ainsi pour des soucis de stabilité et de cohé rence dans les donné es relatives aux clients, il a é té décidé de laisser ces donné es dans le logiciel de gestion commerciale. Par cons é quent elles seront importé es directement à partir de «Ciel» et il sera impossible de les modifier à partir de la Base De Donné es nouvellement créée. Au-delà de la gestion des clients et des tarifs pour chaque famille, il est né cessaire d inté grer dans la Base De Donné es tous les produits et services proposé s par la socié té. Il sera donc utile de gérer ces produits dans une table pré vue à cet effet. Les diffé rents tarifs pratiqué s devront ê tre affiché s par famille client et par client, avec un outil de recherche. D autres outils seront rajouté s au fur et à mesure, puisque la Base De Donné es se veut avant toute chose : conviviale, simple d utilisation, stable et é volutive. Enfin, l aspect sé curité des donné es sera aussi inté gré, puisqu il est né cessaire d avoir un mot de passe afin d ouvrir et de consulter la Base De Donné es. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 3 sur 15

Annexe 3 : Documentation sur la Base De Donné es Dé couverte des formulaires et menus Formulaire : Menu gé né ral Ce formulaire permet d'accé der aux autres fenê tres et aux sous-menus du programme «BDD Alligator Communication». La zone 3 contient les boutons suivants : Elé ment Signification Quitter Ferme toutes les fenê tres ouvertes, ainsi que l application «Access». Clients Permet d accé der au menu client. Produits Permet d accé der au menu produit. Encaissements Permet d accé der au menu encaissement. Tarifs Famille Permet d accé der au menu des tarifs par famille de client. Client Tarifs Client Permet d accé der au menu des tarifs par client. La zone 4 affiche l image de dé marrage du logiciel, cette image repré sente un alligator afin de suivre au mieux la personnalisation de la Base De Donn é es à l entreprise. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 4 sur 15

Annexe 3 : Documentation sur la Base De Donné es Formulaire : Gestion des clients par famille 1 2 Ce menu gère pour chaque client leur famille respective. Seul le champ famille tarif est susceptible d'ê tre modifié, en effet tous les autres champs é tant directement importé s de «Ciel Gestion Commerciale», leur verrouillage est né cessaire afin de disposer d'une base de donné es fiable dans l'entreprise. L'affichage des clients se fait par famille. La partie haute de la fenê tre (1) nous informe sur le code et le nom de la famille. Ce code ne peut pas ê tre modifié puisqu il est géré par «Microsoft Access», par contre le libellé peut ê tre changé à tout moment. La partie basse de la fenê tre (2) liste sous forme d'une feuille de donné es tous les clients correspondants à la famille actuellement sé lectionné e, les informations listé es sont les suivantes : le code, la socié té, l'adresse, le code postal, la ville, le té lé phone. Astuce : Un double-clic sur la ligne d un client, affiche instantané ment sa grille de tarifs. A partir de ce sous-menu, il est possible d'atteindre les formulaires suivants : «Modifier la famille d'un client» et «les clients sans famille». DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 5 sur 15

Annexe 3 : Documentation sur la Base De Donné es Formulaire : Modifier la famille d un client Ce formulaire liste tous les clients sans aucun filtre, l affichage se ré alise par ordre croissant sur le code client, il est possible de changer le mode de triage et d'effectuer des filtres. Les donné es sont affiché es sous forme d'une feuille de donné es, renseignant : la famille du tarif, le code du client, son nom, la famille du client, l'adresse, le code postal, la ville et le té lé phone. Seule la famille-tarif peut ê tre modifié e, pour cela il suffit de sé lectionner à l aide de la liste, une des familles proposé es, il n est pas possible de rajouter de nouvelles familles dans cette fenê tre. Tous les autres champs de la feuille de donné es sont actifs et verrouillé s, il est donc impossible de changer leur valeur. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 6 sur 15

Annexe 3 : Documentation sur la Base De Donné es Formulaire : Clients sans famille Ce formulaire liste tous les clients n é tant affecté s à aucune famille, l affichage se ré alise par ordre croissant sur le code client, il est possible de changer le mode de triage et d'effectuer des filtres. Les donné es sont affiché es sous forme d'une feuille de donné es, renseignant : la famille du tarif, le code du client, son nom, la famille du client, l'adresse, le code postal, la ville et le té lé phone. Seule la famille-tarif peut ê tre modifié e, pour cela il suffit de sé lectionner à l aide de la liste, une des familles proposé es, il n est pas possible de rajouter de nouvelles familles dans cette fenê tre. Tous les autres champs de la feuille de donné es sont actifs et verrouillé s, il est donc impossible de changer leur valeur. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 7 sur 15

Annexe 3 : Documentation sur la Base De Donné es Formulaire : Gestion des produits par famille 1 2 Ce menu gère pour chaque produit leur famille respective. Dans cette fenê tre tous les champs, excepté s les codes produit et famille produit, sont susceptibles d'ê tre modifié s, le verrouillage des codes est né cessaire, puisque c est «Access» qui gè re ces codes dans leur table respective. L'affichage des produits se fait par famille. La partie haute de la fenê tre (1) nous informe sur le code et le nom de la famille. Ce code ne peut pas ê tre modifié puisqu il est géré par «Microsoft Access», par contre le libellé peut ê tre changé à tout moment. La partie basse de la fenê tre (2) liste sous forme d'une feuille de donné e tous les produits correspondants à la famille actuellement sé lectionné e, les informations listé es sont les suivantes : le code du produit, le nom, le tarif hors taxes, la base de calcul, la longueur, la largeur, la quantit é et les totaux hors taxes en francs et en euros. A partir de ce sous-menu, il est possible d'atteindre les formulaires suivants : «lister toutes les familles de produits», «Modifier la famille d'un produit» et «les produits sans famille». DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 8 sur 15

Annexe 3 : Documentation sur la Base De Donné es Formulaire : Les diffé rentes familles de produit Ce formulaire liste dans une feuille de donné es toutes les familles de produits créées dans la table correspondante. Le code de la famille ne peut pas ê tre modifié, puisqu il est gé ré sous «Access». Formulaire : Modifier la famille d un produit Sous forme d une feuille de donné es, ce formulaire affiche tous les produits créés dans la table correspondante, avec pour chaque produit sa famille. Ce code famille peut ê tre modifié à l aide de la liste. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 9 sur 15

Annexe 3 : Documentation sur la Base De Donné es Formulaire : Produits sans famille Ce formulaire liste tous les produits n é tant affecté s à aucune famille, l affichage se réalise par ordre croissant sur le code produit, il est possible de changer le mode de triage et d'effectuer des filtres. Les donné es sont affiché es sous forme d'une feuille de donné es, renseignant : le code du produit, la famille du tarif, son nom, le tarif hors taxes, et la base de calcul (par exemple les mè tres carré s). La famille-tarif peut ê tre modifié e, pour cela il suffit de sé lectionner à l aide de la liste, une des familles proposé es, il n est pas possible de rajouter de nouvelles familles dans cette fenê tre. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 10 sur 15

Annexe 3 : Documentation sur la Base De Donné es Formulaire : Gestion des encaissements 1 2 Ce menu gère pour chaque encaissement leur famille respective. L'affichage des encaissements se fait par famille. La partie haute de la fenê tre (1) nous informe sur le code et le nom de la famille (par exemple liquide, c hè que ). Le code ne peut pas ê tre modifié puisqu il est géré par «Microsoft Access», par contre le libellé peut ê tre changé à tout moment. La partie basse de la fenê tre (2) liste sous forme d'une feuille de donné es tous les encaissements correspondants à la famille actuellement sé lectionné e, les informations listé es sont les suivantes : le code de l encaissement, la socié té, la date de l encaissement, le montant hors taxes, l'adresse, le code postal, la ville et le té lé phone. A partir de ce sous-menu, il est possible d'atteindre le formulaire suivant : «Nouvel encaissement pour un client». DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 11 sur 15

Annexe 3 : Documentation sur la Base De Donné es Formulaire : Grille des tarifs pour chaque famille client 1 2 Ce menu gère pour chaque famille client les tarifs appliqué s, par l intermé diaire d un taux de remise. L'affichage des tarifs se fait par famille. La partie haute de la fenê tre (1) nous informe sur le code et le nom de la famille. Le code ne peut pas ê tre modifié puisqu il est géré par «Microsoft Access», par contre le libellé peut ê tre changé à tout moment. La partie basse de la fenê tre (2) liste sous forme d'une feuille de donné es tous les tarifs correspondants à la famille actuellement sé lectionné e, les informations listé es sont les suivantes : le libellé de la famille produit, le code du produit, le nom, le tarif hors taxes, le taux de remise, la longueur, la largeur, la quantit é, et les totaux hors taxes en francs et en euros. Ces totaux sont inactifs, car ce sont des zones de calculs automatiques. Seuls les champs relatifs aux dimensions et à la quantité peuvent ê tre modifié s. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 12 sur 15

Annexe 3 : Documentation sur la Base De Donné es Formulaire : Grille des tarifs pour chaque client Ce menu gère pour chaque client les tarifs qui lui sont appliqué s, par l intermé diaire d un taux de remise. Il faut faire attention car le taux de remise pré sent, repré sente celui de la famille du client, et non celui du client lui -mê me. L'affichage des tarifs se fait par client. La partie haute de la fenê tre (1) nous donne des informations sur le client sé lectionné. Aucun champ ne peut ê tre modifié, puisque les donné es du client sont directement importé es de Ciel Gestion Commerciale, et gé ré es dans cette application. La partie basse de la fenê tre (2) liste sous forme d'une feuille de donné es tous les tarifs correspondants au client actuellement sé lectionné, les informations listé es sont les suivantes : le libellé de la famille produit, le code du produit, le nom, le tarif hors taxes, le taux de remise, la longueur, la largeur, la quantit é, et les totaux hors taxes en francs et en euros. Ces totaux sont inactifs, car ce sont des zones de calculs automatiques. Seuls les champs relatifs aux dimensions et à la quantité peuvent ê tre modifié s. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 13 sur 15

Annexe 3 : Documentation sur la Base De Donné es Formulaire : Remarques Ce formulaire liste toutes les remarques effectué es sur la Base De Donné es, l'affichage liste d'abord les remarques non validé es, puis les remarques validé es et ensuite dans l'ordre chronologique, de la remarque la plus r é cente à la plus ancienne. Il est possible d'ajouter, de modifier ou de supprimer une remarque, à n importe quel moment, puisque cette fenê tre est accessible depuis n importe quelle autre fenêtre du logiciel (bouton avec le cahier). Cette fenê tre permet de faire é voluer la Base De Donné es en parallè le avec les attentes de tous les utilisateurs, et respecte ainsi la notion de Base De Donn é es Evolutive. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 14 sur 15

Annexe 3 : Documentation sur la Base De Donné es Fenêtre : Aide HTML Cette aide s'utilise comme toute page internet, avec des liens et des barres de navigation. Elle est accessible depuis n importe quelle fenê tre du logiciel, grâ ce au bouton avec la planè te. Elle s'ouvre avec le navigateur web par dé faut de l ordinateur utilisé. DESCAMPS Benjamin le 23 mars 2003 3 15 sur 15