Module 4.2 Contenants 4.2.0 Ce que vous devez faire 4.2.1 Ajouter un Contenant 4.2.1.1 Dupliquer la description d un contenant 4.2.1.2 Imprimer les étiquettes de contenants 4.2.2 Modifier la description d un contenant 4.2.3 Rechercher un ou des contenants 4.2.3.1 Rechercher dans l ensemble des rubriques 4.2.3.2 Recherche rapide 4.2.4 Utiliser les contenants 4.2.4.1 Emprunter un contenant 4.2.4.2 Retourner un contenant emprunté 4.2.5 Ajouter des dossiers par leurs numéros d entrée 4.2.6 Supprimer un ou des contenants 4.2.7 Production des listes et rapports 4.2.7.1 Production de la liste instantanée des contenants 4.2.7.2 Production des rapports 4.2.7.3 Production des bordereaux 4.2.8 Déclasser un contenant La section «Contenants» de votre logiciel DOCUMENTIK FMP6 vous permet d enregistrer, de décrire, de modifier la description, de repérer, de prêter et de gérer les contenants de documents semi-actifs ou de documents d archives. Certaines actions sont limitées selon le mot de passe des usagers.
Module 4.2 : Contenants 4.2.0 Ce que vous devez faire Enregistrer les Contenants. Tenir à jour la liste des Contenants. 4.2.1 Ajouter un Contenant IDENTIFICATION 1. Cliquer sur [Ajouter]. 2. Boîte - Choix du type du contenant Cliquer sur [Boîte] pour consulter la liste des types de contenants et sélectionner un type de contenant. Guide de l usager 4.2-3
Section 4 : Unités documentaires 3. Numéro du contenant - Obligatoire - Alphanumérique Inscrire le Numéro du contenant. 4. No Entrée - Séquence numérique unique générée automatiquement par le système. 5. Détenteur No - Unité administrative détenant le contenant - Obligatoire - Numérique - En lien avec la table des Détenteurs. Inscrire le Numéro du détenteur ou appuyer sur [Détenteur] pour consulter la liste des Détenteurs et sélectionner un numéro en cliquant sur l icône 6. Détenteur Nom - Nom du détenteur - Affiché automatiquement selon le numéro de détenteur inscrit ou sélectionné. 7. Poste de classement - Lieu de classement d origine des dossiers rangés du contenant - Obligatoire - Alphanumérique - Liste de choix 4.2-4 DOCUMENTIK FMP6 8. Provenance - Identification du fonds documentaire auquel appartiennent les dossiers rangés dans le contenant (utilisé particulièrement à la suite de fusion d organismes) - Facultatif - Alphanumérique - Liste de choix - Suggestion faite par le système si une valeur est inscrite dans les Préférences (2.1.1.3 Valeurs par défaut). Sélectionner, au besoin, dans la Liste de choix, le Fonds documentaire. PROPRIÉTÉS PHYSIQUES 9. Modèle - Modèle de contenant - Obligatoire si vous utilisez le module de gestion des entrepôts - Alphanumérique - Liste de choix - Suggestion faite par le système selon les modèles de contenants définis en personnalisation dans les Options (2.1.8.1 Boîtes). Sélectionner dans la Liste de choix le modèle de contenant et cliquer sur [Valider].
Module 4.2 : Contenants 10. Dimensions - Information générée automatiquement par le système si vous utilisez le module de gestion des entrepôts. Inscrire, au besoin, les dimensions du contenant si vous n utilisez pas le module de gestion des entrepôts. 11. Masse - Masse du contenant - Information générée automatiquement par le système si vous utilisez le module de gestion des entrepôts. Inscrire, au besoin, la masse du contenant (lourd, très lourd, ) si vous n utilisez pas le module de gestion des entrepôts. ADRESSAGE 12. Entrepôt - Obligatoire si vous n utilisez pas le module de gestion des entrepôts. - Alphanumérique - Liste de choix. Sélectionner dans la Liste de choix l entrepôt où sera rangé le contenant. 13. Adresse libre - Obligatoire si vous n utilisez pas le module de gestion des entrepôts. - Alphanumérique. Inscrire l adresse du contenant dans l entrepôt où il sera rangé. 14. Adresse logique - Adresse du contenant - Information générée automatiquement par le système si vous utilisez le module de gestion des entrepôts. NB: Vous devez au préalable avoir créé vos étagères et vos tablettes dans le module Gestion d entrepôts (Voir 5.1 Gestion d entrepôts). Il est aussi possible d inscrire directement dans la fiche une adresse logique en cliquant sur [Modifier], en inscrivant manuellement l adresse dans les rubriques R E T P L H et en cliquant sur [Valider] ou sur [Fermer] pour annuler l opération. Cliquer sur [Gestion d entrepôt] pour sélectionner manuellement ou automatiquement une tablette de rangement. Guide de l usager 4.2-5
Section 4 : Unités documentaires Sélectionner une rangée d étagères À l écran Rangée d étagères, cliquer, au besoin, sur [Tout afficher] pour afficher la liste des rangées d étagères ou sur les Flèches vers le bas de la zone Recherche rapide pour rechercher une rangée d étagères en particulier. Cliquer sur la rangée d étagère désirée pour la sélectionner et cliquer sur [Identification] visualiser la liste des étagères de la rangée. Sélectionner une étagère À l écran qui affiche la liste des étagères de la rangée sélectionnée, cliquer sur [Détail] de l étagère dans laquelle vous souhaitez localiser le contenant. Sélectionner une tablette À l écran qui affiche la liste des tablettes de l étagère sélectionnée, cliquer sur [Détail] de la tablette sur laquelle vous souhaitez localiser le contenant. 4.2-6 DOCUMENTIK FMP6 Sélectionner la position du contenant sur la tablette À l écran qui affiche les positions sur la tablette sélectionnée, cliquer, inscrire dans la rubrique Ajouter la boîte: le numéro du contenant à localiser. Placement manuel Cliquer sur la case à cocher Placement manuel et inscrire le numéro de position (P) sur la tablette, la position en largeur (L) et la position en hauteur (H). Placement automatique Cliquer sur la case à cocher Placement automatique et cliquer sur [Valider] : le système affichera automatiquement l adresse du contenant.
Module 4.2 : Contenants R = Rangée d étagères E = Étagère de la rangée T = Tablette de l étagère P = Position sur la tablette L = Largeur H = Hauteur Retourner à la liste des contenants Cliquer sur le numéro du contenant (en rouge). CONTENU 15. Statut du contenant - Obligatoire - Alphanumérique - Liste de choix. Sélectionner dans la Liste de choix le statut du contenant. 16. Déterminer automatiquement - Case à cocher Cliquer sur la case à cocher afin que le système détermine automatiquement le statut du contenant selon les règles de conservation appliquées aux dossiers qu il contient. NB : si le statut est Semi-actif ou Mixte, le bouton [Déclassement] (en bas à droite de l écran) est activé (voir 4.2.8 Déclasser un contenant). 17. Sort final à l inactif - Obligatoire - Alphanumérique - Liste de choix. Sélectionner dans la Liste de choix le sort final du contenant. 18. En date du - Date du sort final du contenant - Obligatoire - Format AAAA-MM-JJ Inscrire la Date du sort final. Guide de l usager 4.2-7
Section 4 : Unités documentaires 19. Déterminer automatiquement - Case à cocher Cliquer sur la case à cocher afin que le système détermine automatiquement la date ultime du sort final à l inacif du contenant selon les règles de conservation appliquées aux dossiers qu il contient. 20. Résumé - Notes sur le contenant - Facultatif Inscrire, au besoin, le Résumé du contenu du contenant. Attention! Le résumé ne sert pas à saisir la description détaillée du contenu du contenant. Il n'apparaît pas sur les rapports et bordereaux 21. Description manuelle du contenu - Case à cocher Cliquer sur la case à cocher pour inscrire une description en texte libre du contenu du contenant (pour les contenants dont les dossiers ne sont pas décrits individuellement dans le système). Cliquer sur [Modifier] et inscrire la description du contenu dans la zone activée. Cliquer, au besoin, sur la case à cocher Renseignements nominatifs pour indiquer que le contenant contient de tels renseignements à protéger. 4.2.1.1 Dupliquer la description d un contenant 4.2-8 DOCUMENTIK FMP6 1. Au besoin, chercher un contenant en utilisant la Recherche rapide. 2. Cliquer sur [Dupliquer]. 3. Inscrire un nouveau numéro de contenant 4. Au besoin, modifier les rubriques en suivant les instructions de la section 4.2.1.
Module 4.2 : Contenants 4.2.1.2 Imprimer les étiquettes de contenants 1. Cliquer sur [Rechercher] ou utiliser la Recherche rapide pour rechercher un contenant ou un lot de contenants. 2. Cliquer sur [Étiquette(s)]. 3. Nombre d étiquettes Cliquer sur le Nombre de copie(s) d étiquette(s) désiré. 4. Format d étiquettes Cliquer sur le Format d étiquette(s) désiré. 5. Position de départ Cliquer sur la Position de début d impression des étiquettes : le système affiche les étiquettes qui seront imprimées. Cliquer sur Continuer. 6. Cliquer sur [Imprimer]. Au besoin, choisir l imprimante. Cliquer sur le bouton OK pour lancer l impression. 7. Cliquer sur [Fermer] pour quitter l écran d impression des étiquettes. Guide de l usager 4.2-9
Section 4 : Unités documentaires 4.2.2 Modifier la description d un contenant 1. Chercher le contenant dont la description doit être modifiée. 2. Modifier la ou les rubriques à modifier. 4.2.3 Rechercher un ou des contenants 4.2.3.1 Recherche dans l ensemble des rubriques 1. Cliquer sur [Rechercher]. Un écran contenant toutes les rubriques descriptives des contenants est affiché. 4.2-10 DOCUMENTIK FMP6
Module 4.2 : Contenants 2. Inscrire le ou les Critères de recherche dans la ou les Rubriques concernées. Noter que l inscription de critères de recherche dans plus d une rubrique correspond à l opérateur booléen «ET». 3. Pour ajouter plus d un critère de recherche dans une même rubrique, cliquer sur [Ajouter] une fois le premier critère inscrit. 4. Cliquer sur [Rechercher] pour confirmer la recherche ou sur [Annuler] pour quitter l écran de recherche dans l ensemble des rubriques. Opérateurs booléens disponibles : Guide de l usager 4.2-11
Section 4 : Unités documentaires 4.2.3.2 Recherche rapide 1. Cliquer sur le Bouton fléché vers la droite dans la colonne Recherche rapide. Un écran contenant un certain nombre rubriques descriptives des contenants est affiché. 4.2-12 DOCUMENTIK FMP6 2. Inscrire le ou les Critères de recherche dans la ou les Rubriques concernées. Noter que l inscription de critères de recherche dans plus d une rubrique correspond à l opérateur booléen «ET».
Module 4.2 : Contenants 4. Cliquer sur [Chercher] pour confirmer la recherche ou sur [Tout effacer] pour effacer l ensemble critères de recherche inscrits. 5. Au besoin, pour ajouter des fiches à l ensemble trouvé à partir d un ou de plusieurs critères de recherche, cocher la Case à cocher Ajouter à l ensemble (la Case à cocher Exécuter à partir de l ensemble actuel est automatiquement cochée). Résultat : fiches trouvées de la première recherche plus fiches trouvées de la deuxième recherche. 6. Au besoin, pour exclure des fiches de l ensemble trouvé à partir d un ou de plusieurs critères de recherche, cocher la Case à cocher Exclure de l ensemble. Résultat : fiches trouvées de la première recherche moins fiches trouvées de la deuxième recherche. 7. Au besoin, pour ajouter un ou plusieurs critères de recherche supplémentaires sur l ensemble trouvé, cocher la Case à cocher Exécuter à partir de l ensemble actuel. Résultat : fiches trouvées de la première recherche moins fiches trouvées de la deuxième recherche. 8. La recherche rapide terminée, cliquer sur le Bouton fléché vers la gauche de l écran Recherche rapide pour fermer cet écran. Guide de l usager 4.2-13
Section 4 : Unités documentaires 4.2.4 Utiliser les contenants 4.2.4.1 Emprunter un contenant 1. Chercher la fiche du contenant à emprunter (voir 4.2.3). 2. Cliquer sur [Emprunter]. 3. Dans la zone Identification de l emprunteur (portion inférieure gauche de l écran) inscrire le Numéro de l emprunteur ou cliquer sur [No emprunteur] pour sélectionner un emprunteur. Dans ce cas, cliquer sur l icône pour sélectionner un emprunteur. 4. Au besoin, cliquer sur [Nouvel emprunteur] pour ajouter un nouveau nom dans la liste des emprunteurs 4.1 Si vous ajoutez un nouvel emprunteur à qui le dossier sera prêté : 4.2-14 DOCUMENTIK FMP6 Nom - Obligatoire - Format : Nom, Prénom Inscrire le Nom de l emprunteur et appuyer sur la touche Tabulateur. Téléphone - Facultatif Inscrire le Numéro de téléphone de l emprunteur et appuyer sur la touche Tabulateur. Adresse - Facultatif Inscrire l Adresse de l emprunteur et appuyer sur la touche Tabulateur. Télécopieur - Facultatif
Module 4.2 : Contenants Inscrire le Numéro de télécopieur de l emprunteur et appuyer sur la touche Tabulateur. Courriel - Facultatif Inscrire l Adresse courriel de l emprunteur et appuyer sur la touche Tabulateur. Commentaires - Facultatif Au besoin, inscrire des Commentaires relatifs à l emprunteur. Cliquer sur [Valider] pour retourner à l écran du prêt. 5. Date de sortie - Obligatoire - format : AAAA-MM-JJ Inscrire la Date de sortie ou cliquer sur [Date de sortie] pour afficher la date du jour. 6. Pour une durée prévue de - Obligatoire - Valeur par défaut affichée par le système tel que définie dans la Gestion du système Au besoin, modifier la Durée du prêt ou cliquer sur [Date de sortie] pour afficher la date du jour. 7. Date de retour prévue - Affiché par le système selon la valeur par défaut définie en personnalisation Au besoin, modifier la Durée du prêt ou cliquer sur [Date de sortie] pour afficher la date du jour. 8. Au besoin, cliquer sur [Emprunter] pour enregistrer le prêt ou sur [Annuler] pour annuler l opération. 9. À la question Désirez-vous valider l emprunt?, cliquer sur le bouton Oui pour confirmer ou sur le bouton Non pour annuler l opération. Guide de l usager 4.2-15
Section 4 : Unités documentaires Note 1 : Lorsqu un contenant est emprunté, il est possible d identifier l emprunteur en cliquant sur [Contenant emprunté] (en haut, à droit de l écran. Pour retourner à la fiche descriptive du contenant, cliquer sur [Identification] (en haut, près du logo). Note 2 : L historique des emprunts est mis à jour automatiquement à la suite de chaque prêt de contenant. Cette zone n est pas modifiable. 4.2.4.2 Retourner un contenant emprunté 1. Chercher la fiche du contenant emprunté à retourner (voir 4.2.3). 2. Cliquer sur [Retourner] pour enregistrer le retour ou sur [Annuler] pour annuler l opération. 3. À la question Désirez-vous valider le retour?, cliquer sur le bouton Oui pour confirmer ou sur le bouton Non pour annuler l opération. 4.2-16 DOCUMENTIK FMP6
Module 4.2 : Contenants 4.2.5 Ajouter des dossiers par leurs numéros d entrée 1. Chercher la fiche du contenant dans lequel vous souhaitez ajouter manuellement un dossier (voir 4.2.3). 2. Inscrire le numéro d entrée du dossier à ajouter dans la rubrique Ajouter un dossier par son numéro d entrée. Sélectionner le statut du dossier rangé dans le contenant. Inscrire la date du rangement du dossier dans le contenant. 3. Cliquer sur [Valider]. Guide de l usager 4.2-17
Section 4 : Unités documentaires 4.2.6 Supprimer un ou des contenants Cette section explique comment supprimer de la base de données une ou des fiches descriptives de contenants. Cette action ne peut être menée que par la ou les personnes dont le mot de passe permet la suppression de fiches dans la base de données. 1. Chercher un contenant ou un lot de contenants à supprimer en utilisant la Recherche rapide ou en cliquant sur [Chercher] (Voir 4.2.3).. 2. SUPPRESSION D UNE FICHE 2.1 Dans le menu FileMaker (en haut de l écran) cliquer sur Fiches et sélectionner Supprimer la fiche 4.2-18 DOCUMENTIK FMP6 2.2. À la question «Souhaitez-vous supprimer définitivement cette fiche?», cliquer sur le bouton Annuler pour annuler ou sur le bouton Supprimer pour confirmer. ATTENTION : Une fois la suppression confirmée, il n est plus possible d annuler l opération. 3. SUPPRESSION DE PLUSIEURS FICHES 3.1 Dans le menu FileMaker (en haut de l écran) cliquer sur Fiches et sélectionner Supprimer les fiches trouvées 2.2. À la question «Supprimer définitivement l ENSEMBLE des X fiches trouvées sur la base de données?», cliquer sur le bouton Annuler pour annuler ou sur le bouton Supprimer toutes les fiches pour confirmer. ATTENTION : Une fois la suppression confirmée, il n est plus possible d annuler l opération.
Module 4.2 : Contenants 4.2.7 Production des listes et des rapports 4.2.7.1 Production de la liste instantanée des contenants 1. Chercher un lot de contenants en utilisant la Recherche rapide ou en cliquant sur [Chercher] (Voir 4.2.3).. 2. Cliquer sur [Liste] pour afficher la liste des contenants trouvés. 3. Pour imprimer la liste des contenants, cliquer sur [Format imprimable] puis sur le bouton Continuer. 4. Cliquer sur le bouton Continuer pour quitter le mode Prévisualisation. Pour trier le contenu du rapport, cliquer sur [Trier], sélectionner l ordre de tri et cliquer sur le bouton Trier. Pour imprimer le rapport, cliquer sur [Imprimer] en ajustant, au besoin, les paramètres affichés dans la fenêtre Impression. Pour quitter le rapport, cliquer sur [Fermer]. 4.2.7.2 Production des rapports ÉTAPE 1 : CRITÈRES DE RECHERCHE 1. Détenteur Au besoin, inscrire un Numéro (ID) ou un Nom de détenteur. 2. Emprunteur Au besoin, inscrire un numéro (ID) ou un nom d emprunteur. Guide de l usager 4.2-19
Section 4 : Unités documentaires 3. En date du - Format AAAA-MM-JJ Au besoin, inscrire une Date selon le type de rapport voulu(voir instruction à droite du champ). 4. Provenance - Liste de choix Au besoin, sélectionner un Fonds documentaire. ÉTAPE 2 : SÉLECTION DU RAPPORT 1. Cliquer sur le rapport désiré : 4.2-20 DOCUMENTIK FMP6 [Liste] : Liste des contenants. [Par détenteur] : Liste des contenants par détenteur. [Par provenance] : Liste des contenants par fonds documentaire. [À détruire] : Liste des contenants prêts à être détruits. [À trier] : Liste des contenants prêts à être triés. [À archiver] : Liste des contenants prêts à être archivés. [Empruntés] : Liste des contenants actuellement empruntés et non retournés. [ en retard] : Liste des contenants actuellement empruntés et non retournés par rapport à la date de retour prévue. 2. Cliquer sur le bouton Continuer pour quitter le mode Prévisualisation. Pour trier le contenu du rapport, cliquer sur [Trier], sélectionner l ordre de tri et cliquer sur le bouton Trier. Pour imprimer le rapport, cliquer sur [Imprimer] en ajustant, au besoin, les paramètres affichés dans la fenêtre Impression. Pour quitter le rapport, cliquer sur [Fermer].
Module 4.2 : Contenants 4.2.7.3 Production des bordereaux 1. Chercher un contenant en utilisant la Recherche rapide ou en cliquant sur [Chercher] (Voir 4.2.3).. 2. Cliquer sur [Bordereau]. 3. Cliquer sur le bouton Continuer pour quitter le mode Prévisualisation. Pour imprimer le rapport, cliquer sur [Imprimer] en ajustant, au besoin, les paramètres affichés dans la fenêtre Impression. Pour quitter le rapport, cliquer sur [Fermer]. Guide de l usager 4.2-21
Section 4 : Unités documentaires 4.2.8 Déclasser un contenant Cette section explique comment procéder au déclassement d un contenant et de tout son contenu. Attention : cette action est irréversible une fois que vous aurez cliqué sur [Valider]. Pour ramener les dossiers du contenant à leur statut initial, le traitement devra être appliqué dossier par dossier. 1. Chercher un contenant en utilisant la Recherche rapide ou en cliquant sur [Chercher] (Voir 4.2.3). 2. Cliquer sur [Déclassement] (En bas à droite de l écran). 3. Sélectionner le nouveau statut du contenant. 4. Inscrire la Date du déclassement (AAAA-MM-JJ) ou cliquer sur [Date] pour inscrire la date du jour. 4.2-22 DOCUMENTIK FMP6 5. Cliquer sur [Valider] pour confirmer le déclassement ou sur [Annuler] pour annuler l opération. Attention : cette action est irréversible une fois que vous aurez cliqué sur [Valider]. Pour ramener les dossiers du contenant à leur statut initial, le traitement devra être appliqué dossier par dossier.