Servcorp Online Guide de l'utilisateur v2.7

Servcorp Online Guide de l'utilisateur v2.7 November 2009 Strictement confidentiel pour les clients Servcorp

Table des Matières Introduction... 3 Les avantages de Servcorp Online, votre bureau en ligne!... 3 Votre standard téléphonique...3 Votre Bureau en ligne...3 Votre sécurité...4 Vos réunions...4 Simplifiez-vous tout simplement la vie!...4 Mise à niveau des versions précédentes de Servcorp Online... 4 Prise en main de Servcorp Online... 5 Connexion et mots de passe... 5 Formule d'adhésion de base... 5 Assistance... 7 Nous contacter... 7 Plan du site... 7 Servcorp Online Comment çà marche?... 8 Page d accueil de Servcorp Online... 8 Mon bureau / Mon bureau virtuel... 9 Mes factures... 9 Mon équipe Servcorp...10 Mes informations...10 Mon programme de fidélité Servcorp...11 Ajouter des services...12 Mes communications... 13 Gérer vos transferts d appels...13 Comment ajouter des contacts...15 Comment modifier vos contacts...16 Gérer votre acceuil téléphonique...17 Mes réunions... 18 Réserver une ressource...18 Gérer mes réservations...19 Mon Adresse... 20 Détails de l'adresse...20 Mes Solutions IT (Informatiques et de Télécommunications)... 21 Bureau en ligne...21 Transfert de fichier vers le Bureau en ligne...23 WebEx Video Conference...24 Gestion et distribution de fichiers THRU...26 Mes Services... 29 Sites Internet Servcorp... 30 2

Introduction Les avantages de Servcorp Online, votre bureau en ligne! Grâce à Servcorp Online vous vous simplifiez la vie: son interface conviviale et sa richesse en outils professionnels vous donnent une mobilité totale, avec des services qui vous feront gagner du temps tout en vous permettant de réduire vos coûts. Les fonctionnalités de la version 2.7 de Servcorp Online : 1. Vous pouvez gérer votre poste téléphonique depuis n'importe où dans le monde. 2. Une application de bureau en ligne 3. Un système pour le stockage et l'archivage de vos fichiers 4. L'impression de vos documents sur une imprimante de n'importe quel site Servcorp 5. La réservation d'une ressource Servcorp via notre système de réservation en temps réel 6. L'affichage de vos factures mensuelles en ligne 7. Une mobilité totale 8. Des services qui vous permettent de vous affranchir des contraintes de temps et de coûts Grâce à la formule d'adhésion de base Servcorp Online, vous pouvez réserver des salles de réunion, consulter vos factures en ligne et vérifier vos renseignements enregistrés par Servcorp. A tout moment, vous pouvez décider d'ajouter un certain nombre de services optionnels via Servcorp Online : seuls les services que vous sélectionnez vous seront facturés. Voici quelques-uns des nombreux avantages offerts par Servcorp Online : Votre standard téléphonique Modifiez instantanément en ligne vos exigences pour la prise en charge de vos communications. Gérez vos communications professionnelles grâce à notre système de réception et faites évoluer les modalités selon lesquelles votre réceptionniste doit répondre à vos appels au gré de vos besoins. Vous pouvez également transférer vos appels vers le numéro de votre choix (uniquement accessible pour les clients «Bureaux équipés») Astuce Servcorp Lorsque vous êtes en déplacement, épargnez-vous des frais supplémentaires en transférant vos appels vers une ligne fixe plutôt que vers un téléphone portable. Vous pouvez effectuer cette opération en ligne, rapidement et en toute simplicité. Votre Bureau en ligne Vous pouvez stocker vos fichiers depuis votre PC vers le Bureau en ligne, vous garantissant un avoir accès depuis n importe quel PC dans le monde, la possibilité de les partager avec des membres de votre équipe dans d autres villes à travers le monde et d imprimer des documents dans n importe quel centre d affaires Servcorp. Grâce à la prise en charge de la technologie du glisser-déposer, déplacez vos données en toute facilité. AUSTRALIE NOUVELLE-ZELANDE JAPON ASIE SUD EST MOYEN ORIENT CHINE EUROPE 3 G:\ITS\Web Strategy\03 - ServcorpOnline PRODUCTION\01 - PRODUCTION\03 - ClientManual\FR\ServcorpOnlineClientGuide.doc

Astuce Servcorp Ne vous encombrez plus de votre ordinateur portable ni de dossiers volumineux, mais connectez-vous tout simplement à Internet pour accéder à tous vos fichiers. Votre sécurité Avec la prise en charge du glisser-déposer, la sauvegarde de vos fichiers est simplifiée et plus rapide. Grâce à Servcorp et à sa maîtrise technologique, et grâce à notre système de gestion de données exclusif, vous pouvez stocker vos fichiers, y accéder et les distribuer en ligne et en toute sécurité. En plus de la distribution et de la gestion sécurisée de vos données, le système de gestion de fichiers Thru vous permet d'assurer le suivi du téléchargement de vos fichiers par leurs destinataires. Vos réunions Réservez les ressources Servcorp de votre choix en ligne : salles de conférence, salles de réunion, services de secrétariat, matériel, visioconférence, et bien plus encore. Simplifiez-vous tout simplement la vie! De nombreux outils en ligne, comme la commande de fournitures de bureau, la collaboration en ligne grâce au savoir-faire WebEx et la consultation de vos factures en ligne, vous épargneront tout tracas lorsqu'il s'agit de trouver une solution pour vos besoins personnels et professionnels. Accédez à ces services et utilisez-les directement via Servcorp Online Ce guide a été conçu pour vous permettre de vous familiariser avec ces différentes fonctionnalités et ces nombreux avantages, via des procédures SIMPLES et FACILES à suivre. Mise à niveau des versions précédentes de Servcorp Online Si vous disposez déjà d'un compte et d'une messagerie Servcorp Online, vous conservez la même adresse électronique Servcorp Online. Si votre adresse créée sous la version 1 respecte le format client@hottdesk.com vous la conservez telle quelle dans la version 2.7 de Servcorp Online. 4

Prise en main de Servcorp Online Connexion et mots de passe Pour vous connecter à Servcorp Online, vous avez besoin d'un nom d'utilisateur. Utilisez votre adresse électronique comme mot de passe. Si vous n'avez pas reçu votre nom d'utilisateur, contactez un membre de votre équipe Servcorp. Pour vous connecter à Servcorp Online, ouvrez Internet Explorer et saisissez une adresse ci-dessous : Australie www.servcorponline.com.au Nouvelle-Zélande www.servcorponline.co.nz Japon www.servcorponline.co.jp Moyen Orient www.servcorponline.me France www.servcorponline.fr Belgique www.servcorponline.be Chine www.servcorponline.com.cn Hong Kong www.servcorponline.com.hk Singapour www.servcorponline.com.sg Inde www.servcorponline.co.in Malaisie www.servcorponline.com.my Thaïlande www.thai.servcorponline.net Bahreïn www.servcorponline.me Qatar www.servcorponline.me EAU www.servcorponline.me Lors de votre première connexion, un message vous invite à modifier votre mot de passe. Notez cependant que vous devrez attendre 15 minutes environ pour pouvoir accéder au Bureau en ligne grâce à votre nouveau mot de passe. Formule d'adhésion de base Grâce à la formule d'adhésion Servcorp Online de base, vous avez accès aux services suivants : Mes réunions* La consultation de vos factures Vos détails Servcorp L'assistance technique de Servcorp Online * Si vous n'avez pas opté pour les services de réunion Servcorp et que vous réservez une salle, le forfait mensuel correspondant sera imputé sur toutes vos prochaines factures à partir du mois en cours. AUSTRALIE NOUVELLE-ZELANDE JAPON ASIE SUD EST MOYEN ORIENT CHINE EUROPE 5 G:\ITS\Web Strategy\03 - ServcorpOnline PRODUCTION\01 - PRODUCTION\03 - ClientManual\FR\ServcorpOnlineClientGuide.doc

Vous bénéficiez également des services optionnels gratuits* suivants : Microsoft Office et le transfert de fichiers Mes communications** * Ces services optionnels gratuits sont susceptibles d'être modifiés. ** Service réservé aux clients avec systèmes de télécommunications. D'autres services optionnels, mentionnés sur la capture d'écran ci-dessus, sont également proposés. Ces services et leurs tarifs varient en fonction des pays. Le premier mois, les services sont facturés au prorata de leur utilisation. Les services annulés en cours de mois restent accessibles jusqu'à la fin de ce mois. Au lancement du cycle de facturation mensuel suivant, vous n'avez plus accès aux services désélectionnés le mois précédent. 6

Assistance Nous contacter Cliquez sur Nous contacter pour nous transmettre votre demande par courrier électronique. Saisissez votre message dans la zone Message, puis cliquez sur Envoyer. Un membre de l'équipe Servcorp vous recontactera dans les plus brefs délais. Vous pouvez également contacter votre Responsable attitré pour lui demander son aide. Plan du site Cliquez sur le lien Plan du site proposé dans le pied de page pour afficher la vue d'ensemble des sections de Servcorp Online auxquelles vous pouvez accéder. AUSTRALIE NOUVELLE-ZELANDE JAPON ASIE SUD EST MOYEN ORIENT CHINE EUROPE 7 G:\ITS\Web Strategy\03 - ServcorpOnline PRODUCTION\01 - PRODUCTION\03 - ClientManual\FR\ServcorpOnlineClientGuide.doc

Servcorp Online Comment çà marche? Découvrez la solution Servcorp Online de Servcorp et les services qu'elle vous propose (par exemple, commande de fournitures de bureau via la page Mes services professionnels ou gestion des réservations de vos salles de réunion via la page Mes réunions). Page d accueil de Servcorp Online Bienvenue dans la page d'accueil de Servcorp Online. Grâce à cette page, vous pouvez accéder aux différents services suivants : Mon bureau Bureaux virtuels Mes communications Mon adresse Mes réunions Mes solutions IT Mes services Vous pouvez également facilement accéder aux fonctionnalités les plus importantes de Servcorp Online via cette page d'accueil : 1. L'adresse postale détaillée de votre immeuble et vos numéros de contact. Pratique, vous les avez toujours sous la main! 2. La réservation d'une salle de réunion. 3. La liste de liens rapides associés à votre numéro de poste afin de gérer votre ligne. 8

Mon bureau / Mon bureau virtuel Mes factures Vous pouvez accéder à l historique de vos factures et vos factures actuelles via Servcorp Online. Si vous souhaitez voir une photo de vos frais engagés pour le mois en cours, vous pouvez vous connecter à Servcorp Online et consulter votre facture détaillée pour le mois. Si vos nombreux déplacements et vos autres contraintes font que vous êtes souvent absent de votre bureau où est envoyée votre facture papier, vous pouvez toujours la consulter à tout moment en ligne via Servcorp Online. Procédure pratique Pour accéder à vos factures: 1. Vérifiez que vous êtes connectés à Servcorp Online 2. Cliquez sur Mon bureau ou Bureaux virtuels 3. Cliquez sur Mes factures 4. La liste de vos factures triées par ordre chronologique apparaît. 5. Cliquez sur la facture que vous voulez consulter. Vos factures sont émises mensuellement. Une version PDF de la facture s'ouvre dans une nouvelle fenêtre. Aucune facture n'est accessible si vous faites appel aux services Servcorp depuis moins d'un mois. AUSTRALIE NOUVELLE-ZELANDE JAPON ASIE SUD EST MOYEN ORIENT CHINE EUROPE 9 G:\ITS\Web Strategy\03 - ServcorpOnline PRODUCTION\01 - PRODUCTION\03 - ClientManual\FR\ServcorpOnlineClientGuide.doc

Mon équipe Servcorp Nous mettons à votre disposition une présentation de l'équipe Servcorp rattachée à votre site. Vous pourrez appeler directement tout membre de l'équipe Servcorp répertorié ou lui envoyer un courrier électronique pour lui demander son aide ou pour qu'il/elle vous réserve une plage de son temps. Pour réserver une plage du temps d'un membre de l'équipe, reportez-vous à Réservation en ligne. Chaque membre de l'équipe Servcorp est présenté avec sa photo et ses compétences avancées qui lui permettront de répondre à vos besoins. Mes informations Cette page présente vos coordonnées actuelles. Vous pouvez les modifier à tout moment sur simple requête auprès d'un membre de l'équipe Servcorp. Vos codes pour les photocopies et les télécopies font référence à votre numéro d'identification personnelle qui vous a été communiqué pour vous permettre d'utiliser les équipements prévu à cet effet dans nos bâtiments. Si vous ne possédez pas de numéro d'identification personnelle et que vous avez besoin d'utiliser ces équipements, contactez un membre de l'équipe Servcorp pour qu'un numéro vous soit attribué immédiatement. 10

Mon programme de fidélité Servcorp Le programme de fidélité Servcorp vise à récompenser les clients du Bureau Virtuel Servcorp pour leur soutien continu en offrant une flexibilité et des économies supplémentaires. Vous pouvez utiliser vos points de fidélité pour évoluer vers une solution de Bureau Equipé ou suspendre momentanément votre bureau virtuel pour un délai maximum de 3 mois. En savoir plus sur le programme de fidélité dans la section Mon programme de fidélité Servcorp, ainsi que les termes et conditions du programme. AUSTRALIE NOUVELLE-ZELANDE JAPON ASIE SUD EST MOYEN ORIENT CHINE EUROPE 11 G:\ITS\Web Strategy\03 - ServcorpOnline PRODUCTION\01 - PRODUCTION\03 - ClientManual\FR\ServcorpOnlineClientGuide.doc

Ajouter des services Tout au long du mois, vous pouvez ajouter des services optionnels à votre formule de base. Pour cela, procédez comme suit : 1. Vérifiez que vous êtes connectés à Servcorp Online 2. Cliquez sur Mon bureau ou Mon bureau virtuel, selon que vous êtes un client de bureau ou de bureau virtuel. 3. Cliquez sur Ajouter des services 4. La page Ajouter des services répertorie les services optionnels que vous pouvez sélectionner. 5. Cochez la case du/des service(s) optionnel(s) à ajouter. 6. Cliquez sur Continuer 7. Un écran de confirmation apparaît avec le nouveau montant global. 8. Cliquez sur Envoyer 9. Un message vous confirme la prise en compte de votre demande. 10. Les services que vous venez d'ajouter entrent immédiatement en vigueur. Les services que vous voulez supprimer le seront au démarrage du prochain cycle de facturation. N oubliez pas Vous pouvez modifier vos services optionnels à tout moment! 12

Mes communications La page Mes communications vous permet de gérer vos postes téléphoniques. Elle a été spécialement conçue pour vous apporter flexibilité, mobilité et contrôle. Dans la page Mes communications, vous pouvez également accéder à toutes les informations auxquelles votre réceptionniste a accès, notamment les modalités de traitement et de transfert de vos appels. Vous pouvez même modifier le numéro vers lequel est transféré l'appel lorsque l'appelant appuie sur la touche 1. Vous pouvez utiliser la page Mes communications pour indiquer à votre réceptionniste comment répondre à un appel et comment le traiter. Vous pouvez mettre à jour le Bloc-notes pour vous assurer que votre réceptionniste réponde correctement aux appels. Vous pouvez également mettre à jour la section Etat pour chaque contact répertorié afin d'informer votre réceptionniste du traitement adéquat des appels. Si vous êtes indisponible pendant une semaine, mettez à jour votre section Etat pour en informer votre réceptionniste. Vous pouvez également préciser les appels à transférer vers un téléphone portable spécifique. Vous pouvez modifier toutes vos informations, sauf vos numéros de poste. Vous pouvez aussi modifier le message d'accueil de votre boîte vocale. Gérer vos transferts d appels Dans cette section, vous pouvez gérer vos transferts d appel via la touche 1, le renvoi d'appel (uniquement accesible pour les clients «Bureaux équipés») mais aussi ajouter des et mettre à jour plusieurs contacts. Composer le 1 Lorsqu un appel est effectué vers votre extension et qu il est dirigé vers votre boite vocale, l appelant peut appuyer sur la touche 1 pour être redirigé votre un autre numéro de votre choix. Renvoi d appel (uniquement accessible pour les clients «Bureaux équipés») seront acheminés vers le numéro indiqué. Lorsqu un appel est effectué vers votre extension, l appelant est directement acheminé au numéro que vous choisissez. Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les extensions qui ne sont pas les interceptées. Par exemple, lorsque cette section est mise à jour avec votre numéro de mobile ou un autre numéro, tous les appels qui seront émis vers votre extension AUSTRALIE NOUVELLE-ZELANDE JAPON ASIE SUD EST MOYEN ORIENT CHINE EUROPE 13 G:\ITS\Web Strategy\03 - ServcorpOnline PRODUCTION\01 - PRODUCTION\03 - ClientManual\FR\ServcorpOnlineClientGuide.doc

Procédure pratique Pour gérer vos transferts d appels, simplement: 1. Vérifiez que vous êtes connectés à Servcorp Online 2. Cliquez sur Mes communications. 3. Sous Gérer vos transferts d'appel, cliquez sur Poste. 4. Vos détails de contact (numéro de poste, civilité, prénom, nom, numéro de téléphone fixe, numéro de téléphone portable et état) apparaissent. 5. Sélectionnez > Modifier. 6. Indiquez le numéro de portable de votre choix dans la zone Touche *1. 7. Sur le combiné IP, composez votre numéro de poste complet (par exemple, 813 2251 1858). Cet appel est transmis à votre réceptionniste qui va vous répondre avec les informations mises à jour dont il/elle dispose via le Bloc-notes. Demandez à ce que l'appel soit transféré vers votre portable. 8. Changer le numéro de renvoi d'appel vers un autre numéro en sélectionnant modifier, mettre à jour le champ avec un numéro différent et sélectionnez Envoyer (uniquement accessible pour les clients «Bureaux équipés»). 9. Modifiez le champ Votre état pour informer votre réceptionniste de vos allées et venues, et pour lui indiquer si il ou elle doit vous transférer vos appels. 10. Cliquez sur Envoyer. 14

Comment ajouter des contacts Vous pouvez ajouter jusqu'à trois contacts par extension via Servcorp Online. Si vous souhaitez ajouter plus de contacts, vous devrez contacter votre réceptionniste, qui les ajoutera pour une somme modique. Votre quatrième contact et vos contacts ultérieurs pourront être modifiés via Servcorp Online une fois qu'ils auront été ajoutés par votre réceptionniste. Procédure pratique Pour ajouter des contacts, simplement: 1. Vérifiez que vous êtes connectés à Servcorp Online 2. Cliquez sur le signe + à côté du numéro de l extension 3. Cliquez sur Ajouter un contact 4. Remplissez les informations nécessaires et cliquez sur Enregistrer AUSTRALIE NOUVELLE-ZELANDE JAPON ASIE SUD EST MOYEN ORIENT CHINE EUROPE 15 G:\ITS\Web Strategy\03 - ServcorpOnline PRODUCTION\01 - PRODUCTION\03 - ClientManual\FR\ServcorpOnlineClientGuide.doc

Comment modifier vos contacts Procédure pratique Pour modifier vos contacts, simplement: 1. Vérifiez que vous êtes connectés à Servcorp Online 5. Cliquez sur le signe + à côté du numéro de l extension 2. Cliquer sur Modifier à côté du contact que vous souhaitez modifier 3. Après avoir réalisé les modifications, cliquez sur Enregistrer 16

Gérer votre accueil téléphonique Cette section vous permet de gérer l'accueil téléphonique par votre réceptionniste. Vous pouvez modifier les formules utilisées par votre réceptionniste lorsqu'il/elle répond au téléphone. Procédure pratique Pour modifier les informations de la page Mes communications, procédez comme suit: 1. Vérifiez que vous êtes connectés à Servcorp Online 2. Cliquez sur Mes communications sur la page d accueil 3. Cliquez sur Gérer la réponse à vos appels 4. Effectuez les changements dans le bloc-notes et cliquez sur Enregistrer Vous pouvez les modifier à tout moment, où que vous vous trouviez dans le monde! Tant que vous disposez d'une connexion à Internet, vous pouvez gérer vos communications et les modifier en une minute seulement. Modifiez le bloc-notes à l aéroport en attendant votre vol! Effectuer des mises à jours n importe quand et n importe où! AUSTRALIE NOUVELLE-ZELANDE JAPON ASIE SUD EST MOYEN ORIENT CHINE EUROPE 17 G:\ITS\Web Strategy\03 - ServcorpOnline PRODUCTION\01 - PRODUCTION\03 - ClientManual\FR\ServcorpOnlineClientGuide.doc

Mes réunions Grâce à Servcorp Online, vous pouvez réserver des ressources sur les sites Servcorp dans le monde entier. Si vous êtes en déplacement dans une autre ville, vous pouvez réserver un bureau pour la journée pour y travailler. Toujours grâce à Servcorp Online, vous pouvez également réserver les services de secrétariat, les salles de conférence et les salles de réunion dont vous avez besoin pendant votre déplacement. Si vous réservez une salle de conférence ou de réunion, vous pouvez également réserver d'autres équipements requis pour le déroulement de votre réunion. Ces équipements supplémentaires peuvent être des services de restauration pour un déjeuner de travail, ou la réservation d'un rétroprojecteur ou du matériel nécessaire pour une visioconférence. Réserver une ressource Procédure pratique Pour réserver une ressource, simplement: 1. Vérifiez que vous êtes connectés à Servcorp Online 2. Cliquez sur Mes réunions 3. Sélectionner un site, une ressource et la date de réservation 4. Sélectionner le type de ressource à réserver 5. Cliquez sur l'icône correspondante pour ouvrir le calendrier. 6. Cliquez sur Continuer pour afficher les disponibilités. 7. Dans la zone Sélectionner l'heure, cliquez sur le créneau horaire disponible pour sélectionner l'heure à partir de laquelle vous voulez réserver la ressource. 8. La section Confirmer votre réservation apparaît plus bas : vous pouvez ajuster l'heure de début et de fin, et rajouter d'autres exigences. Vous pouvez également entrer l'adresse électronique de vos collègues que vous souhaiter inviter à cette réunion. 9. Cliquez sur Envoyer ma réservation pour finaliser votre demande et faire votre réservation. Le système vous confirme la prise en compte de votre réservation et marque cette dernière en orange. Pour réserver d'autres équipements (par exemple, un rétroprojecteur), sélectionnez Matériel supplémentaire à l'étape 1. Les équipements disponibles sont indiqués dans la section Disponibilités et varient en fonction des sites. Si vous avez des besoins spéciaux pour votre réunion, n'oubliez pas de prévenir l'équipe Servcorp qui pourra vous préparer le nécessaire. 18

Si aucune ressource n'apparaît pour le jour sélectionné, cela signifie que toutes les ressources sont déjà réservées. Vous pouvez également réserver un membre de l'équipe Servcorp pour qu'il effectue des tâches particulières. Par exemple, vous pouvez vous connecter à Servcorp Online et réserver la secrétaire de direction pour une date et un créneau horaire particuliers. Pour réserver un membre de l'équipe, suivez la même procédure que pour une salle de conférence. Gérer mes réservations Procédure pratique Vous pouvez modifier ou supprimer vos réservations existantes. Pour cela, procédez comme suit : 1. Vérifiez que vous êtes connectés à Servcorp Online 2. Cliquez sur Mes réunions 3. Cliquez sur Gérer vos réservations et cochez la case Afficher les réservations passées. 4. La liste de vos réservations passées et existantes apparaît. 5. La liste des réservations futures actuelles apparaît également. Cliquez sur le signe plus + pour afficher plus d'informations. 6. Cliquez sur Supprimer pour supprimer la réservation. 7. Cliquez sur Modifier pour modifier la date, la ressource ou tout autre élément de la réservation. AUSTRALIE NOUVELLE-ZELANDE JAPON ASIE SUD EST MOYEN ORIENT CHINE EUROPE 19 G:\ITS\Web Strategy\03 - ServcorpOnline PRODUCTION\01 - PRODUCTION\03 - ClientManual\FR\ServcorpOnlineClientGuide.doc

Mon Adresse Détails de l'adresse Cette page répertorie vos coordonnées Servcorp, notamment l'adresse et vos numéros de contact. Il y a une brève description de l'immeuble, de son emplacement dans la ville et des quelques centres d'intérêt environnants. Un plan est également fourni, avec une photo de l'immeuble en lui-même. 20

Mes Solutions IT (Informatiques et de Télécommunications) Bureau en ligne Voici quelques-uns des avantages du Bureau en ligne: La possibilité d'imprimer vos documents sur n'importe quelle imprimante Servcorp En quoi cela est-il un avantage pour vous? Vous pouvez par exemple envoyer un document par courrier électronique pour qu'il soit imprimé sur un autre site Servcorp, avec pour instruction de le relier et de le livrer à votre client présent dans cette ville. Vous économiserez ainsi des frais de coursier et votre client aura son document sur son bureau dans l'heure qui suit. Ne croyez-vous pas que cela impressionnerait votre client? Ne croyez-vous pas que cela vous donnerait un coup de pouce pour décrocher le contrat? Accès à la messagerie électronique Grâce à la configuration d'un compte de messagerie électronique Servcorp Online, vous avez la garantie d'accéder facilement à vos courriers électroniques où que vous soyez dans le monde, à partir du moment où vous disposez d'un ordinateur relié à Internet. Une fois que votre nom d'utilisateur vous a été communiqué et que vous avez défini votre mot de passe Servcorp Online, votre messagerie est automatiquement configurée. Si votre nom d'utilisateur est, par exemple, «unclient», votre adresse électronique Servcorp Online sera «unclient@hottdesk.com». Partage de fichiers Voilà un outil professionnel épatant pour les entreprises avec plusieurs collaborateurs. La plupart des sociétés comme Servcorp utilisent des documents standards. Grâce à la fonction de partage de fichiers de Servcorp Online, toutes les personnes de l'entreprise, où qu'elles soient dans le monde, peuvent accéder aux MEMES documents standard. Fini le temps où 10 versions différentes du même document étaient enregistrées sur les différents disques durs. Sauvegarde de tous vos fichiers Si vous enregistrez vos documents dans «Mes documents» ou «Fichiers partagés» proposés par Servcorp Online, et que votre ordinateur tombe en panne, pas de panique! Ouvrez une session sur un autre ordinateur pour vous connecter à Servcorp Online et accéder de nouveau à vos fichiers. De plus, la solution Servcorp Online a été développée par l'équipe de l'assistance technique de Servcorp qui en assure aussi la maintenance. En cas de problème, votre équipe en sera informée et la résolution sera rapide. AUSTRALIE NOUVELLE-ZELANDE JAPON ASIE SUD EST MOYEN ORIENT CHINE EUROPE 21 G:\ITS\Web Strategy\03 - ServcorpOnline PRODUCTION\01 - PRODUCTION\03 - ClientManual\FR\ServcorpOnlineClientGuide.doc

Pour accéder au Bureau en ligne, procédez comme suit. Vous devez saisir votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. 1. Vérifiez que vous êtes connectés à Servcorp Online 2. Cliquez sur Mes Solutions IT 3. Cliquer sur le bouton Se connecter dans la section Bureau en ligne 4. Si un message vous demande si vous faites confiance à l'ordinateur que vous utilisez pour vous connecter, cliquez sur «Oui». 5. Saisissez les informations de connexion de votre compte 22

Transfert de fichier vers le Bureau en ligne La section Transfert de fichiers vous fournit une solution de stockage simple pour vos fichiers. Vous pouvez transférer les fichiers de votre disque dur vers votre dossier «Mes documents» du Bureau en ligne en quelques clics seulement. En transférant vos fichiers vers Servcorp Online vous pouvez : Accéder à vos fichiers depuis n'importe quel ordinateur dans le monde lorsque vous êtes en déplacement. Partager vos fichiers avec les membres de votre équipe travaillant dans différentes villes du monde. Imprimer un document sur une imprimante d'un autre site Servcorp partout dans le monde. Ainsi, vous gagnerez du temps et cela vous épargnera des frais de coursiers supplémentaires. Procédure pratique Pour transférer des fichiers vers votre Bureau en ligne, procédez comme suit : 1. Vérifiez que vous êtes connecté à Servcorp Online. 2. Cliquez sur Mes solutions informatiques. 3. Cliquez sur Transférer vos fichiers. 4. Cliquez sur Connexion, puis entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Servcorp Online. 5. Le dossier FTP s'ouvre. 6. Dans le portail Office, cliquez sur Démarrer et ouvrez l'explorateur de Windows. 7. Cliquez sur le fichier à transférer avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Copier dans le menu contextuel. 8. Accédez au dossier FTP, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Coller dans le menu déroulant. Copiez vos fichiers, de votre ordinateur vers le dossier FTP. Si un message d'erreur apparaît lorsque vous utilisez la fonction de transfert de fichiers, vérifiez le paramètre Internet suivant : 1. Ouvrez Internet Explorer. 2. Sélectionnez Options Internet. 3. Cliquez sur l'onglet Avancés. 4. Cochez la case Utiliser le mode FTP passif. 5. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. AUSTRALIE NOUVELLE-ZELANDE JAPON ASIE SUD EST MOYEN ORIENT CHINE EUROPE 23 G:\ITS\Web Strategy\03 - ServcorpOnline PRODUCTION\01 - PRODUCTION\03 - ClientManual\FR\ServcorpOnlineClientGuide.doc

WebEx Video Conference WebEx est une application multimédia et un outil de visioconférence qui vous permettra de faire des visioconférences d'une manière inédite, sans besoin de salle de conférence. L'avantage de la visioconférence WebEx est que la session peut avoir lieu alors que vous êtes confortablement installé à la maison ou sur un ordinateur n'importe où dans le monde! WebEx permet de partager des documents, voire même des applications, avec les autres participants dans le monde entier, vous facilitant la tâche pour faire vos présentations à vos clients et pour former les membres de votre équipe. Les documents peuvent être modifiés, enregistrés, puis redistribués au cours de la réunion. Lorsque vous démarrez une réunion WebEx, vos invités peuvent vous rejoindre sans nom d'utilisateur ni mot de passe Servcorp Online. Procédure pratique Pour devenir l'hôte d'une visioconférence, procédez comme suit: 1. Vérifiez que vous êtes connecté à Servcorp Online. 2. Cliquez sur Mes solutions informatiques. 3. Cliquez sur le bouton de connexion à WebEx. 4. Si la page WebEx n'apparaît pas automatiquement, désactivez la fonctionnalité de blocage des fenêtres pop-up. 5. Vous pouvez programmer votre réunion à l'avance ou bien organiser une réunion instantanée à la dernière minute. 6. Cliquez sur Programmer une réunion. 7. Entrez l'ordre du jour, les mots de passe (si nécessaire) et les détails de la réunion, puis cliquez sur Démarrer. 8. Pour programmer la réunion plus en détail, complétez les champs proposés. 9. Cliquez sur Démarrer et démarrez une réunion instantanée. A ce stade, il se peut qu'il vous soit demandé de télécharger un script Java ou Active X. Acceptez cette opération pour que les composants nécessaires soient installés sur votre ordinateur pour exécuter la visioconférence. Procédure pratique Pour inviter des participants, procédez comme suit : 1. Sélectionnez le participant et invitez-le par courrier électronique en haut de l'écran. Vous pouvez aussi cliquer sur Inviter dans le volet latéral de droite. 2. Entrez son adresse électronique et cliquez sur Envoyer une invitation. 3. Vous pouvez partager un document, votre bureau d'ordinateur ou une application. 24

Pour partager un document, procédez comme suit : 1. Cliquez sur Présenter un document ou accédez à la section Partager puis Présentation ou document. 2. Le fichier s'ouvre à l'écran. C'est l'hôte de la réunion (la personne à l'initiative de cette réunion) qui a le contrôle de l'écran. La barre d'outils s'affiche en haut de l'écran pour permettre d'apporter certaines modifications. 3. Le cas échéant, un autre écran s'affiche avec la liste des applications installées sur votre ordinateur. Sélectionnez celle de votre choix et cliquez sur Partager. Vous partagez maintenant votre bureau avec tous les participants de la réunion. Vous pouvez ouvrir le navigateur Internet ou des documents de travail. Procédure pratique Pour clore la réunion, procédez comme suit : 1. Cliquez sur Fichier / Clore la réunion. 2. Pour clore la réunion pour tous les participants, confirmez en cliquant sur Oui. Il vous sera demandé d'enregistrer les documents modifiés dans un dossier pertinent. Pour plus d'informations sur WebEx, cliquez sur Assistance sur la page du centre de réunion qui s'affiche la première fois que vous cliquez sur Vidéoconférence. AUSTRALIE NOUVELLE-ZELANDE JAPON ASIE SUD EST MOYEN ORIENT CHINE EUROPE 25 G:\ITS\Web Strategy\03 - ServcorpOnline PRODUCTION\01 - PRODUCTION\03 - ClientManual\FR\ServcorpOnlineClientGuide.doc

Gestion et distribution de fichiers THRU Thru est un système d'archivage pratique pour stocker et distribuer des fichiers. Chaque utilisateur dispose de 1 Go d'espace de stockage gratuit avec son compte Thru. Thru comporte des fonctionnalités de distribution et de suivi des fichiers fantastiques : Définition de dates d'arrivée à expiration pour les fichiers que vous distribuez afin de les rendre inaccessibles passé cette date. Une personne au sein de chaque société bénéficie de droits d'administration sur les comptes Thru afin de pouvoir créer de nouveaux membres dans l'équipe et de les autoriser à accéder à des fichiers et dossiers spécifiques. L'administrateur des comptes Thru peut également assurer le suivi de qui a consulté en dernier un fichier et de qui a téléchargé des fichiers spécifiques. Des accusés de réception peuvent être définis pour les fichiers distribués afin d'avertir l'expéditeur que son destinataire a bien consulté le fichier. L'accès est réservé aux clients qui ont acheté le service Thru. Procédure pratique Pour plus d'informations sur Thru, procédez comme suit: 1. Vérifiez que vous êtes connecté à Servcorp Online et que votre compte inclut le service Thru. 2. Cliquez sur Mes solutions informatiques. 3. Cliquez sur Thru, puis sur Connexion. 4. Le site Web Thru réservé aux clients Servcorp est chargé. 5. Vous pouvez vous connecter avec le nom d'utilisateur et le mot de passe que Thru vous a communiqués. 6. La page d'accueil de Thru est chargée. 7. Les services Mes documents et Mon espace de partage apparaissent dans le volet de gauche. 26

Procédure pratique Pour charger un fichier dans le service Mes documents de Thru: 1. Vérifiez que vous êtes connecté à Thru. 2. Cliquez sur le dossier Mes documents dans la partie gauche de l'écran. 3. Cliquez sur Charger dans le volet supérieur. 4. Cliquez sur Démarrer. 5. Cliquez sur Ajouter des fichiers pour ajouter un fichier. 6. Recherchez ce fichier dans votre répertoire local et cliquez sur Ouvrir. 7. Le fichier est répertorié dans la liste des fichiers prêts à être chargés. 8. Cliquez sur Charger. Vous pouvez consulter ou transmettre le fichier maintenant enregistré dans le dossier Mes documents! Procédure pratique Pour envoyer un fichier à partir de Mes documents, procédez comme suit: 1. Vérifiez que vous êtes connecté à Thru. 2. Cliquez sur le dossier Mes documents. La liste des fichiers apparaît dans la partie de droite. 3. Sélectionnez le fichier à envoyer et cochez la case à gauche du nom de ce fichier. 4. Cliquez sur Envoyer dans le volet supérieur. 5. La page avec un nouveau courrier électronique apparaît. Suivez la procédure suivante, en quatre étapes. Etape 1 Entrez la ou les adresses électroniques de vos destinataires (A). S'il y a plusieurs destinataires, séparez leurs adresses par une virgule. Entrez la ou les adresses électroniques des destinataires à mettre en copie (CC). Entrez la ou les adresses électroniques des destinataires à mettre en copie (CCI). Entrez l'objet du courrier électronique. Entrez le corps du message. Il sera envoyé à tous les destinataires. Entrez un message privé réservé aux seuls destinataires saisis dans le champ A. Les destinataires des champs CC et CCI ne pourront pas voir ce message. Etape 2 Vérifiez que le fichier à envoyer est inclus dans la liste et que sa case est cochée. S'il manque un fichier, vous devez retourner dans la liste des fichiers Mes documents. Cliquez sur le dossier Mes documents dans la partie gauche de l'écran. Etape 3 Si vous voulez définir un mot de passe pour tous les destinataires pour l'ouverture des fichiers envoyés, entrez-le à cette étape. Vous devrez communiquer ce mot de passe aux destinataires. Etape 4 Sélectionnez une date d'arrivée à expiration de la distribution. Les destinataires ne pourront pas télécharger ni consulter le fichier passé cette date. Sélectionnez la date dans le calendrier. AUSTRALIE NOUVELLE-ZELANDE JAPON ASIE SUD EST MOYEN ORIENT CHINE EUROPE 27 G:\ITS\Web Strategy\03 - ServcorpOnline PRODUCTION\01 - PRODUCTION\03 - ClientManual\FR\ServcorpOnlineClientGuide.doc

Vérifiez que la case M'avertir lorsque l'utilisateur récupère les fichiers est cochée. Cela signifie que vous recevrez une notification par courrier électronique lorsqu'un de vos destinataires télécharge les fichiers envoyés. Procédure pratique Pour ajouter de nouveaux dossiers au dossier Mes documents, procédez comme suit : 1. Vérifiez que vous êtes connecté à Servcorp Online. 2. Cliquez sur Ajouter un dossier dans le volet supérieur. 3. Entrez le nom de ce nouveau dossier. 4. Entrez la description du contenu de ce dossier. Nous vous conseillons vivement d'organiser vos fichiers importants et confidentiels en créant de nouveaux dossiers. Si vous sélectionnez le service optionnel Thru, vous devrez attendre trois jours pour que votre compte Thru soit créé. 28

Mes Services En optant pour Servcorp Online, vous avez accès à divers services proposés par les sociétés partenaires de Servcorp. Ces services proposés varient en fonction des pays. Nous proposons des services comme des voyages d'affaires avec des tarifs aériens négociés, des réductions dans les meilleurs restaurants de votre ville Servcorp ou des services informatiques comme l'enregistrement de votre nom de domaine. AUSTRALIE NOUVELLE-ZELANDE JAPON ASIE SUD EST MOYEN ORIENT CHINE EUROPE 29 G:\ITS\Web Strategy\03 - ServcorpOnline PRODUCTION\01 - PRODUCTION\03 - ClientManual\FR\ServcorpOnlineClientGuide.doc

Sites Internet Servcorp International www.servcorp.net France www.servcorp.fr Belgique www.servcorp.be Le site Web grand public de Servcorp est accessible via Servcorp Online. Ce site Web fournit des informations concernant les espaces de bureau équipés de Servcorp et nos produits Bureau virtuel. Vous en apprendrez également plus sur Servcorp et nos offres. Le site Web de Servcorp est accessible en anglais, en japonais, en chinois, en arabe et en français. Toutefois, comme tous les sites n'ont pas encore été mis à jour, vous ne retrouverez pas forcément le même style sur le site de votre pays. Accédez au site Web de Servcorp via Servcorp Online. 30