Procédure et modalités d utilisation du commerce électronique pour l approvisionnement en fournitures de bureau et en articles de papeterie avec le fournisseur Staples Avantage Canada Le Service des finances de l Université Laval et le fournisseur Staples Avantage Canada se sont entendus pour mettre à la disposition des demandeurs le site WEB transactionnel «E-Way» de ce fournisseur pour commander les fournitures de bureau et les articles de papeterie. Cette approche présente des avantages sur différents aspects pour tous les intervenants. Plus particulièrement pour le demandeur, cette approche simplifie le travail de recherche des produits et des prix soumissionnés, minimise le délai de traitement des commandes et présente de nouvelles facilités pour le suivi des commandes. Pour le Service des finances, cette approche minimise principalement le temps alloué au traitement des factures. Pour le fournisseur, l utilisation des commandes électroniques lui permet de minimiser le coût de traitement des transactions, d offrir à sa clientèle une qualité de service de haut niveau et de maintenir les prix les plus compétitifs possible. 1. À qui s adresse le commerce électronique Essentiellement, cette nouvelle approche s adresse aux demandeurs qui utilisaient une commande ouverte et la réquisition sur service d approvisionnement continu chez Zone-Université Laval. Le commerce électronique s adresse donc aux demandeurs qui commandent fréquemment ce type de fourniture au cours d une même année. Pour les autres demandeurs, il est toujours possible d utiliser une demande d achat régulière de PeopleSoft contenant les numéros des produits désirés, leur description et leur prix. A ce titre, le prix des produits est disponible sur la liste de prix du site web du Service des finances, en téléphonant au Service à la clientèle de Staples Avantage Canada au 1-877-272-2121 et en mentionnant le numéro de client de l Unversité Laval (no. de client UL : 830250) ou en utilisant le site web E-Way de Staples Avantage Canada (www.eway.ca) avec le nom d utilisateur «ulavalgen» et le mot de passe «8decembre». 2. Ouverture d un compte client chez Staples Avantage Canada Pour procéder à l achat de fournitures par commandes électroniques, il faut préalablement obtenir un numéro de compte client de chez Staples Avantage Canada. Pour ce faire, le demandeur doit saisir une demande d achat de type commande ouverte (unité de mesure CO) adressée à ce fournisseur (No. de fournisseur PeopleSoft:1000057560) en estimant la valeur totale des dépenses annuelles pour ce type de fourniture. Spécifiquement pour la demande d achat d ouverture d un compte client, vous devez inscrire à titre de demandeur l IDUL du responsable du budget auquel la demande d achat sera imputée. Cette requête assure que ce dernier autorise que des dépenses d acquisition de fournitures de bureau soient imputées au budget ciblé et que plus d une personne dans une unité administrative soit au courant de l ouverture du compte client chez Staples Avantage Canada.
Sur réception du bon de commande ouverte, le fournisseur ouvrira un compte client lié à ce bon de commande et vous informera directement par courriel de votre nom d utilisateur et votre mot de passe pour accéder au site web E-Way (www.eway.ca). Par mesure de sécurité, le fournisseur exigera un changement à tous les 6 mois du mot de passe permettant l accès au site E-way. Lors de mouvements de personnel, il est de la responsabilité de l unité administrative ayant obtenu un compte client de maintenir à jour directement dans le site web E-way à la section «profil», le nom de l usager, son courriel et de modifier le mot de passe autorisant l accès à ce compte client. Le responsable administratif doit toujours être au courant du numéro de compte client chez Corporate Express, du nom d utilisateur et du mot de passe pour accéder au site web E-way. 3. Utilisateur employant plusieurs bons de commande ouverte L utilisateur employant plus d un bon de commande ouverte pour faire l acquisition de fournitures de bureau doit procéder initialement à l ouverture d un premier compte client. Sur réception de son nom d utilisateur de E-Way, il peut procéder à la saisie des autres demandes d achat pour commandes ouvertes en spécifiant dans le commentaire d en-tête pour chacune des demandes d achat son nom, son nom d utilisateur sur E-Way et le texte suivant : Ce bon de commande s ajoute au nom d utilisateur spécifié. De cette manière, Staples Avantage Canada ne vous émettra pas des noms d utilisateur supplémentaires mais ajoutera plutôt les nouveaux numéros de bons de commande ouverte dans un champ déroulant identifié «centre de coût». Par la suite, lors du traitement d une commande électronique, vous n aurez qu à sélectionner le numéro de bon de commande approprié auquel vous voulez imputer les achats. 4. Commande électronique sur le site web E-Way Le site web de commerce électronique E-Way est un outil moderne de commerce inter-entreprise. Il est présentement utilisé par la majorité des autres universités québécoises pour leur approvisionnement en fournitures de bureau. Il permet à l utilisateur ayant un compte client de placer directement chez le fournisseur ses commandes d achat sans l intermédiaire du Service des finances. Toutes les commandes d un compte client seront associées automatiquement au numéro de bon de commande ayant servi à la création du compte client, et ce, jusqu à ce que ce dernier soit remplacé par un nouveau bon de commande. L entente intervenue entre l Université Laval et Staples Avantage Canada ne spécifie pas de montant minimum obligatoire pour le traitement d une commande et ne prévoit pas de frais supplémentaires pour la livraison initiale des marchandises. Cependant, nous demandons aux utilisateurs leur collaboration afin que la majorité des commandes soient supérieures à un montant de 25$. C est une question d économie et d écologie.
5. Révision ou renouvellement des bons de commande ouverte À la fin de chaque année financière, soit le 31 mai, toutes les commandes ouvertes encore actives sont fermées à notre demande par Staples Avantage Canada. Pour procéder à une révision ou un renouvellement d un numéro de bon de commande, l utilisateur saisit dans PeopleSoft une nouvelle demande d achat pour commande ouverte en spécifiant dans le commentaire d en-tête son nom, son nom d utilisateur de E-Way, son numéro de compte client et le texte suivant : Ce bon de commande annule et remplace le bon de commande # (votre ancien numéro de BC). Il ne faut pas oublier de choisir l emplacement 2 du fournisseur. 6. Livraison des marchandises Staples Avantage Canada procédera à la livraison des marchandises le jour ouvrable suivant la date de la commande si elle est saisie avant 17h. Chaque livraison sera accompagnée d un bordereau mentionnant le numéro de bon de commande ouverte, le numéro de la commande électronique Eway, la quantité livrée et le coût réel des articles achetés. Ce bordereau, qui est similaire à la facture, doit être conservé dans votre unité administrative pour le suivi de vos dossiers. Les marchandises seront livrées à l adresse de livraison inscrite sur le bon de commande ayant servi à l ouverture du compte client. Toutefois, à l ouverture du compte client, il vous est possible de modifier cette adresse de livraison de façon à recevoir les marchandises directement sur les lieux de votre travail. Pour ce faire, vous devez inscrire dans l en-tête de votre demande d achat d ouverture de compte, l adresse complète de l endroit où vous désirez recevoir les marchandises incluant le nom du pavillon et le numéro de local. De plus, dans le champ destination de la demande d achat, utilisez la destination EX0099 qui réfère à l adresse de livraison définie dans le commentaire d en-tête du bon de commande. Vous devez vous assurer que ce local est ouvert aux heures normales de bureau sinon des frais supplémentaires pourront être facturés par le fournisseur pour une reprise de livraison. Par mesure de sécurité, l adresse de livraison d un compte client ne pourra être modifiée directement sur le site web et nécessitera, pour toute modification ultérieure, l intervention du Service des finances. Aucune réception de marchandises ne doit être saisie dans PeopleSoft pour les commandes électroniques sur E-Way. 7. Retour de marchandises Les instructions pour le retour de marchandises sont disponibles sur le site E-Way sur une page spécifique à ce point. Il est important de souligner que la politique de retour de marchandises de la compagnie Staples Avantage Canada stipule qu une note de crédit sera émise pour les produits retournés dans les 30 jours suivant la date d achat, à condition qu ils soient reçus dans leur emballage original et en bon état de revente.
8. Facturation Toutes vos commandes électroniques sur E-way seront automatiquement liées au numéro de bon de commande ouverte associé à votre compte client. Staples Avantage Canada facturera l Université Laval une fois par mois. C est le total mensuel de vos commandes électroniques qui sera imputé aux livres comptables de PeopleSoft. 9. Fermeture d un bon de commande ouverte La fermeture d un bon de commande ouverte s effectue en adressant un courriel à Pierrette.McCarthy@sf.ulaval.caou à Martine.Robichaud@sf.ulaval.ca en spécifiant le numéro de bon de commande à fermer. Le Service des finances se chargera de fermer le bon de commande et le compte client associé à ce bon de commande chez Staples Avantage Canada. 10. Formation Lors de votre premier accès au site E-way, un sommaire des instructions pour effectuer des commandes vous apparaîtra automatiquement. De plus, un support téléphonique est disponible pour assister les utilisateurs en fonction de leurs besoins : Pour des questions sur Personnes ou Service Téléphone L utilisation de E-way Service à la clientèle de 1-877-272-2121 Staples Avantage Canada La création d un compte client Mme Martine Robichaud Poste 6478 et l utilisation des bons de commande ouverte La saisie ou le suivi d une demande d achat Service des finances Poste 10 000
11. Autres contrats cadres d approvisionnement Le contrat cadre d approvisionnement conclu avec Staples Avantage Canada comprend plus de 1000 articles soumissionnés, tous dans le domaine de la fourniture de bureau et d articles de papeterie. Cependant, pour les articles non spécialement identifiés lors de l appel d offres, c est un escompte général par catégorie de produit qui est accordé par Staples Avantage Canada. L utilisation du site de commerce électronique E-Way donne accès aux demandeurs à plusieurs articles qui entrent en conflit avec d autres contrats cadres d approvisionnement existants, par exemple, pour le papier fin fourni par le Service de reprographie ou pour les cartouches pour imprimante laser fournies par Computer Media Group. Pour les produits compris dans d autres contrats cadres d approvisionnement, il est plus économique pour l Université de continuer à respecter les contrats cadres déjà conclus car les prix offerts y sont inférieurs aux escomptes généraux consentis par Staples Avantage Canada. 12. Suivi de l implantation Afin d exercer un suivi permanent de l implantation du commerce électronique avec un premier fournisseur et pour assurer le respect de certaines règles de comptabilité touchant l amortissement du mobilier ainsi que le respect des contrats cadres d approvisionnement déjà conclus, les commandes électroniques possédant une ligne de commande de plus de 300$ ou dont le total de la commande dépasse 2 500$ vont nécessiter l intervention du Service des finances avant leur traitement par Staples Avantage Canada. Cette opération est transparente pour l utilisateur mais peut occasionner un léger délai dans le traitement.