d actin sciale des Caf Guide utilisateur
Smmaire interactif Fiche 1 Présentatin générale du Prtail Caf partenaires... 3 Fiche 2 Se cnnecter / se décnnecter du Prtail Caf partenaires... 4 Fiche 3 Décuvrir la page d accueil du Prtail Caf partenaires... 9 Fiche 4 Accèder à un équipement... 11 Fiche 5 Faire une déclaratin de dnnées... 14 Fiche 6 Saisir les dnnées d activité... 16 Fiche 7 Cntrôle des dnnées d activité... 19 Fiche 8 Saisir les dnnées financières... 23 Fiche 9 Cntrôle des dnnées financières... 26 Fiche 10 Appruver et transmettre la déclaratin à la Caf... 29 Fiche 11 Rechercher une déclaratin u un équipement... 34 Fiche 12 Cnsulter les statistiques... 41 2 Guide utilisateur du Prtail Caf partenaires mars 2015
Fiche 1 Présentatin générale du Prtail Caf partenaires Aujurd hui, le Prtail Caf partenaires permet : - de gérer les déclaratins de dnnées prévisinnelles, actualisées et réelles pur des structures de type Eaje, bénéficiaires de la Psu ; - de mettre en ligne des infrmatins statistiques via des tableaux et des graphiques. L accès au prtail Caf partenaires se fait après habilitatin par la Caf. La gestin des déclaratins de dnnées permet de déclarer les dnnées demandées par la Caf à partir d un frmulaire nrmé au niveau natinal. Cette déclaratin est sumise à des cntrôles a priri au mment de la déclaratin de dnnées. Si un cntrôle demande une justificatin sur des écarts éventuels, celle-ci dit être rédigée avant la transmissin des dnnées déclaratives à la Caf. Si un dcument dit être transmis à la Caf, les canaux habituels (currier, curriel ) snt à utiliser. Pur vus accmpagner, la plupart des rubriques prpsent une inf bulle explicative matérialisée le plus suvent par le symble. 3 Guide utilisateur du Prtail Caf partenaires mars 2015
Fiche 2 Se cnnecter / se décnnecter du Prtail Caf partenaires L accès au Prtail se fait par le site Caf.fr, via la rubrique «Partenaires / bailleurs» dans l entête du site. Sélectinnez ensuite la rubrique «Prtail des partenaires», puis accéder au «Prtail des partenaires d actin sciale». Vus puvez vus créer un raccurci vers cette page d authentificatin. Nus vus décnseillns d enregistrer vtre mt de passe dans vtre rdinateur pur des raisns de cnfidentialité. Pur vus cnnecter au Prtail Caf partenaires, vus devez être habilité. Vtre Caf vus a transmis par mail un identifiant (adresse électrnique) et un mt de passe crrespndant à vtre rôle (furnisseur de dnnées d activité, furnisseur de dnnées financières, apprbateur). Précisins sur les identifiants un gestinnaire (persnne mrale) peut psséder plusieurs identifiants, un identifiant est rattaché à un utilisateur, un même utilisateur peut avir des rôles différents sur des structures différentes liées tutefis à un partenaire identique. ex : l identifiant xxx est furnisseur de dnnées d activité sur la structure A et furnisseur de dnnées financières sur la structure B si les structures A et B nt le même partenaire. 4 Guide utilisateur du Prtail Caf partenaires mars 2015
Le Prtail Caf partenaires cmprte plusieurs rôles. Un rôle crrespnd à l ensemble des tâches dnt l utilisateur a la charge dans le Prtail Caf partenaires. un rôle de furnisseur de dnnées d activité permet : la saisie / la mdificatin des dnnées d activité ; la saisie de l explicatin justifiant les cntrôles des dnnées présentant un écart. 5
un rôle de furnisseur de dnnées financières permet : la saisie / la mdificatin des dnnées financières ; la saisie de l explicatin justifiant les cntrôles des dnnées présentant un écart. un rôle d apprbateur, essentiel car il engage la respnsabilité de la déclaratin de dnnées, au titre du gestinnaire, persnne mrale. Ce rôle permet : de visualiser les dnnées d activité et financières avant la transmissin à la Caf ; la vérificatin des explicatins des cntrôles des dnnées d activité et financières saisies et le retur aux furnisseurs pur d éventuelles mdificatins des dnnées saisies ; la saisie des explicatins des cntrôles de la déclaratin ; la transmissin de la déclaratin à la Caf ; la visualisatin du mtif de rejet par la Caf de la déclaratin ; la mdificatin des dnnées d activité et financières après rejet par la Caf de la versin précédente de la déclaratin u la délégatin au furnisseur de dnnées d activité et au furnisseur de dnnées financières de la mdificatin des dnnées d activité et financières après rejet par la Caf de la versin précédente de la déclaratin. 6 Guide utilisateur du Prtail Caf partenaires mars 2015
Se décnnecter du prtail Pur se décnnecter du Prtail Caf partenaires, deux pératins snt nécessairess : - cliquer sur le butn décnnexin situé en haut à drite de chaque écran - sélectinner le chix "décnnexin" sur le prtilln : 7
Attentin : si vus cliquez sur la crix située en haut à drite de l écran, une fenêtre s affiche avec un message vus indiquant qu en prcédant de d la srte, vus risquez de perdre vs dnnées. 8
Fiche 3 Décuvrir la page d accueil du Prtail Caf partenaires La première page du Prtaill se présente avec une barre dee menus, prpsant l accès l à différentes rubriques, suivant l actin suhaitée : déclarer mes dnnées ; rechercher un équipement u une déclaratin n ; cnsulter les statistiques. Vus puvez visualiser directement attendue. les équipements pur lesquels une actin est Barre des rubriques Liste des équipements nécessitant une interventin 9
la rubrique "Déclarer mes dnnées" Par cette rubrique, vus accédez directement à la liste des équipements cncernés par des déclaratins de dnnées à saisir, suite à une demande de d la Caf. la rubrique " Rechercher" L accès aux sus-rubriques permet de : rechercher un équipement : mteur de recherche permettant d accéder à tus les équipements Eaje du gestinnaire ; rechercher une déclaratin : mteur de recherche permettant d accéder à tutes les déclaratins des équipements Eaje du gestinnaire. la rubrique "Cnsulter les statistiques" Cette rubrique permet de cnsulter des tableaux de statistiques, dess graphiques, et de cmparer les dnnées tant au niveau de l activité que q du financier, pur les équipements Eaje du gestinnaire. L accès à ces différentes rubriques est pssible à tut mment via la barre de menus présentée plus haut. 10
Fiche 4 Accéde r à un équipem ment Afin de visualiser sur le butn : et de cmpléter la déclaratin de dnnées d un équipement, cliquez 111
L écran suivant apparaît : La partie haute de l écran permet : d identifier l équipement pur lequel vus êtes cnnecté (dénminatin - adresse gestinnaire). Ex. : La Mufletterie ; d accéder aux dnnéess de cntact de vtre référent Caf pur cet équipement. La partie centrale, précédée du pictgramme explicatif sur les déclaratins à effectuer., fait apparaître un paragraphe 12
La partie basse de l écran permet de visualiser la u les déclaratin(s) et l actin u les actins à réaliser pur chacune d elles. Exemple : pur la déclaratin actualisée de janvier j à septembre 2014, les dnnées d activité restent à cmpléter (symblisé par un crayn jaune). Le cntrôle et à la transmissin de la déclaratin de dnnées à la Caff snt également à réaliser (symblisé par un crayn jaune). En cliquant sur le butn vus accédez à l écran suivant,, qui crrespnd à la déclaratin de dnnées sur laquelle vus devez intervenir (vir prcédure décrite dans la Fiche 5). 13
Fiche 5 Faire une déclaratin de dnnées Pur prcéder à une déclaratin de dnnées, accédez à l équipement cnsidéré et cliquez sur le butn (virr prcédure décrite dans la Fiche 4). Le furnisseur de dnnées d activitéé accède à l écran de d déclaratin des dnnées d activité. Le furnisseur de dnnées financièresf s accède directement à l écran de déclaratin des dnnées financières s il n a que ce rôle.. Le prcessus de déclaratin se déclinee de la manière suivante et apparaît sus la frme d un "chemin de fer" qui affiche les étapes suivantes : Saisie des dnnées d activité Cntrôle des dnnées d activité Saisie des dnnées financières Cntrôle des dnnées financières Cntrôle de la déclaratinn Transmissin à la Caf Rappel : seln le rôle, tutes les fnctinnalités ne snt pass accessibles (vir explicatins Fiche 2) et tutes les étapes du chemin de fer ne snt pas bligatirement cncernées. 14
Chemin de fer dans le cadre d un rôle de furnisseur de dnnées d activité et apprbateur A tut mment, vus puvez revenir sur la page d accueil dee l équipement à l aide du butn. 15
Fiche 6 Saisir less dnnées d activité (suite de l écran page suivante) 16
Un pictgramme indique les infrmatins attendues dans cet écran. La partie haute de l écran rappelle les et au taux de régime général. dnnées liées à l autrisatin de fnctinnement Attentin : un rappel sur le mntant des participatins familiales est également dispnible à ce niveau. Pur les déclaratins prévisinnelles et réelles, ce mntant est rapatrié autmatiquement de la déclaratin des dnnées financières. Pur les déclaratins actualisées, ce mntant est à saisir par le furnisseur de dnnées d activité. 17
L écran se pursuit avec la saisie de tus les champs liés auxx dnnées d activité. Chaque ligne est purvue d un pictgramme suhaitée par la Caf. permettant l explicatin de la dnnée Des cntrôles autmatiques snt déjàà effectués saisies dans chaque champ. à ce niveau, en fnctin des dnnées Lrsque les champs snt cmplétés, cliquez sur le butnn pursuivre : pur 18
Fiche 7 Cntrôle des dnnées d activité Cette étape bligatire intervient après la saisie des dnnées d activité (vir prcédure décrite dans la Fiche 6). Des cntrôles autmatiques sur less dnnées d activité saisies snt effectués en référence aux dnnées d activité cnnues de la Caf pur les exercices précédents. L écran suivant crrespnd au cntrôlee des dnnées. Un pictgramme indique les infrmatins attendues dans cet écran. Message apparaissant si les cntrôles ne présentent pas d anmalie u d alerte. Si les cntrôles sur les dnnées saisies ne présentent pas d anmalies u d alertes, un message précise qu aucune interventin n est à réaliser. 19
Si les cntrôles présenten des anmalies u des alertes, un message s affiche demandant de justifier les dnnées saisies pur l équipement cncerné. Les actins à réaliser pur crriger les dnnées snt alrs définies (vir la zne " Actins requises"). 20
La zne "Explicatin" permet de saisirr un cmmentaire afinn de justifier chaque cntrôle nn chérent. En bas de l écran figurent : un butn de navigatin permettant de revenir sur l écran de saisie des dnnées d activité si besin ; un butn d enregistrement permettant de passer à l étape suivante. Ce butn n est accessible que si les cntrôles ne présentent pas d écart u si les écarts cnstatés nt été justifiéss dans la zne "Explicatin". Après avir sélectinné le butn enregistrées et il est pssible d accéderr :, les dnnéess saisies snt à la déclaratin des dnnéess financières de l équipement, si le furnisseur de dnnées d activité a également le rôle de furnisseur de dnnées financières u d apprbateur ; à la page d accueil, si le furnisseur de dnnées d activité d n aa que ce rôle pur l équipement cnsidéré. Dans ce cas, il devra ccher la case pur signalerr la fin de sa saisie. Attentin : si le furnisseu de dnnées d activité suhaite mdifier sa saisie après avir cché la case demander à l apprbateur de lui rednner l accès au frmulaire de saisie., il dit 21
222 Guide utilisateur du Prtail Caf partenaires mars 2015
Fiche 8 Saisir les dnnées financièress Un pictgramme indique les infrmatins attendues dans d cet écran. Le frmulaire peut différer seln le type de déclaratin (prévisinnelle u réelle). Pur l actualisatin, seul le mntant des participatins financières estt nécessaire. Cette dnnée est alrs à saisir au niveau dess dnnées d activité ( vir la prcédure décrite dans la fiche 6). Pur les déclaratins prévisinnelle et réelle, deux clnnes snt naturellement détaillées en "Charges" et en "Prduits". Certaines lignes snt purvues d un dnnée suhaitée par la Caf. pictgramme permettant l explicatin de la Au bas de l écran figurent : un butn de navigatin revenir à l étape précédente ; permettant de un butn d enregistrement permettant de passer à l étape suivante lrsque les champss snt cmplétés. 23
La mufletterie La mufletterie 24 Guide utilisateur du Prtail Caf partenaires mars 2015
Si des dnnées essentielles nt été mises dans la saisie, un u messagee d alerte apparaît dès cet écran dans un bandeau ruge précédé d un et vus ne puvez pas accéder à l écran suivant. Exemplee ci-dessuss : le mntant des participatins familiales n aa pas été renseigné. Messagee d alerte 25
Fiche 9 Cntrôle des dnnées financières Cette étape bligatire intervient aprèss la saisie des dnnées financières (vir prcédure décrite dans la Fiche 8). Des cntrôles sur les dnnées financières saisies snt effectués dnnées financières cnnues de la Caf pur les exercices précédents. en référence aux Un pictgramme indique les infrmatins attendues dans cet écran. Si les cntrôles sur les dnnées saisies ne présentent aucune anmalie u alerte, un message précise qu aucune interventin n est à réaliser : Messagee apparaissant si les cntrôles ne présenten pas d anmalie u d alerte. Si les cntrôles sur les dnnées saisies présentent des anmalies u des alertes, un message s affiche demandant de justifier les dnnées saisies pur l équipement cncerné. Les actins à réaliser pur crriger les dnnées snt alrs définies (vir la zne " Actins requises"). La zne "Explicatin" permet d écrire un cmmentaire afin de justifierr un cntrôle. 26
Au bas de l écran figurent : un butn de navigatin l écran de saisie des dnnéess financières si besin ; permettant de revenir sur un butn d enregistrement permettant de passer à l étape suivante. Ce butn n est accessible que si s les cntrôles ne présentent pas d écart u si les écarts cnstatés nt été justifiés dans la l zne "Explicatin". Suite à l enregistrement des dnnées, il est pssible d accéder : 27
au cntrôle glbal de la déclaratin de dnnées, si le furnisseur de dnnées financières a également le rôle d apprbateur ; à la page d accueil, si le furnisseur de dnnées financières n a pas le rôle d apprbateur. Dans ce cas, il devra ccher la case pur p signaler la fin de sa saisie. Attentin : si le furnisseurr de dnnées financières suhaite mdifier sa saisie, il dit demander à l apprbateur de lui rednner l accès au frmulaire de saisie en décchant la case dédiée. 28
Fiche 10 Appruver et transm mettre la déclaratin à la Caf Lrsque les dnnées d activité et les dnnées financières snt cmplètes, et que les cntrôles des dnnées d activité et dess dnnées financières snt crrects u justifiés, un cntrôle prtant sur l ensemble de la déclaratin est effectué. Un pictgramme indique les infrmatins attendues dans cet écran. 29
A ce stade, deux pssibilités snt ffertes : - mdifier les dnnées d activité u financières saisies. L espace " Actins requises" indique les actins à effectuer. Seuls les furnisseurs de dnnées d activité u financières peuvent réaliser des mdificati ns. L apprbateur dit leur rednnerr l accès enn décchant la case apprpriée (cpie écran). - justifier, dans l espace "Explicatin", réalisés. les anmalies issues des cntrôles Pur passer à l étape suivante, il fautt justifier les cntrôles et cliquer ensuite sur le butn. Une fiche de synthèse résume les dnnées déclarées et affiche une estimatin du drit. C est la dernière étape de la déclaratinn de dnnées. Un pictgramme précise le cntenu de cet écran. 30
Pur transmettree la déclaratin de dnnées à la Caf, l apprbateur dit ccherr la case située au bas de l écran attestant la cnfrmité des infrmatins saisies. 31
Il est pssible d ajuter un cmplémentt d infrmatins via laa zne cmmentaire. 32
A ce stade : un butn de navigatin permet de revenir à l étape des cntrôles glbaux si besin ; un butn d enregistrement permet de transmettre la déclaratin de dnnées à la Caf. Précisin : cette transmissin n est pssible que si les écarts de cntrôles sur la déclaratin snt justifiés et que les cnditins générales d utilisatin du service de transmissin numérique de la déclaratin nt été acceptées. Après avir cliqué sur ce butn, il n est plus pssible de revenir en arrière. En cas de mdificatins à apprter à la déclaratin, vus devez cntacter la Caf. La déclaratin passe à l état "Transmis Caf" dans le Prtail. 33 Guide utilisateur du Prtail Caf partenaires mars 2015
Fiche 11 Rechercherr une déclaratin u un équipement Rechercher une déclaratin Vus accédez à l ensemble des déclaratins crrespndant aux équipements dnt vus avez la charge, en cliquantt sur la sus-rubrique "Rechercher unee déclaratin" du bandeau de la page d accueil. La Mufletterie La recherche peut être réalisée à partirr de plusieurs critères de recherches cumulatifs : exercice ; nm de l équipement ; état d une déclaratin (àà saisir, saisie en curs, transmiss Caf ) ; type de déclaratin de dnnées (prévisinnelle, actualisée, réelle).. 34
Après avir cliqué sur le butn, vus accédez à la liste des déclaratins relatives aux équipementss seln les critères de recherches enregistrés. Le résultat de la recherche est retranscrit dans un tableau reprenant les critères de recherches (Exercice Type de déclaratin Nm de l équipement Etat de la déclaratin). Chaque ligne du tableau crrespnd à un type équipement dnnés. de déclaratin pur un exercice et un 35
Si aucune interventinn n est attendue, un butn de navigatinn situé au but de la ligne permet l accès au détail de la déclaratin chisie. En cliquant sur ce butn, vus arrivez directement à l écran de d déclaratin des dnnées (d activité u financières, seln le rôle). Si une interventin est attendue, un butn de navigatin situé au but de la ligne permet l accès au détail de la déclaratin chisie. Vus êtes alrs psitinné sur l écran de saisie des dnnées : vus v retruvez les mêmes fnctinnalités que parr la rubrique "Déclarer mes dnnées". Pur revenir à l écran de recherche d une déclaratin, cliquez sur le butn : La Mufletterie 36
Rechercher un équipement Vus accédez à l ensemble des équipements dnt vus avezz la charge,, en cliquant sur la sus-rubrique "Rechercher un équipement" du bandeau de d la page d accueil. La Mufletterie La recherche peut être réalisée à partirr de plusieurs critères de recherches cumulatifs : nm de l équipement, cmmune. Après avir cliqué sur le butn équipements seln les critères de recherche enregistrés., vus accédez à la liste des 37
LA MOUFLETTERIE Le résultat de la recherchee est retranscrit dans un tableau de 4 clnnes (Nm de l équipement Cde pstal Cmmune Nmbre de déclaratins à traiter). Chaque ligne du tableau crrespnd à un équipement. Vus puvez directement vir si des déclaratins snt à traiter et leur nmbre. 38
Le butn de navigatin la Fiche 4) : permet de vir lee détail de l équipement (vir Si aucune interventin n est attendue, un message d infrmatin apparaît : 39
Si une interventin est attendue pur un type dee déclaratin, un butn de navigatin situé au but de la lignee permet de prcéder à la déclaratin de dnnées (vir la prcédure décrite en fiche 5). La Mufletterie Pur revenir à l écran d accueil de l équipement, cliquez sur lee butn : La Mufletterie 40
Fiche 12 Cnsult ter les statisti ques Pur cnsulter des statistiques relatives à un équipement, cliquezz sur la rubrique r "Cnsulter les statistiques" du bandeau de la page d accueil. La recherche est pssible avec différents critères de recherches cumulatifs : nm de l équipement, cmmune, exercice. Après avir cliqué sur le butn, vus accédez aux tableaux de brd pur les équipements qui répndent aux critères de recherchee enregistrés (Nm de l équipement, Cmmune, Exercice). 41
Chaque ligne du équipement. tableau crrespnd situé au but de la à un équipement et e un butn de navigatin ligne permet d accéder aux statistiquess de cet Après avir cliqué sur le butn l équipement chisi, sus frme de tableau., vus accédez aux statistiques de Un équipement Eaje pssède sn tableau de statistiques s pur un partir du mment ù pur ce même exercice il existe au mins : exercice dnné à une déclaratin réelle à l état validée Caf, et sit les dnnées myenne annuelle natinale, sit les dnnées myenne annuelle départementale. 42
La Mufletterie Chaque tableau est cmpsé de statistiques relatives aux dnnées d activité et de statistiques relatives aux dnnées financières (un nglet différent pur chaque type de dnnées). 43
statistiques relatives aux dnnées d activité d La Mufletterie 444
statistiques relatives aux dnnées financièresf s La Mufletterie Précisins : seuless les déclaratins transmises et validées parr la Caf apparaissent dans ces tableaux de statistiques. Les dnnées natinales et départementales d un exercice ne snt dispnibles dans le Prtail Caf partenaires qu après traitement de tus les équipements de la branche Famille sit en mars n+ +2. Les dnnées statistiques reprennent les infrmatins de tus les Eaje, quel que sit le type d accueil (cllectif, familial u parental). 45
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