LES GRANDES ETAPES Etapes Période Page Transfert des soldes en facturation Début juillet Page 2 Vacances Archivage des données de l année 2015-2016 Après TFA ADM 2-2 page 9 Numérotation des badges 2-3 page 9 Importation des données Aplon 2-4 page 10 Edition des soldes de la classe de sortie 2-5 page 12 Suppression des données 2-6 page 12 Suppression des élèves sortis 2-7 page 15 Régénération des n de badges 2-8 page 16 Mise à jour des tarifs 2-9 page 16 Mise à jour des professeurs et du personnel 2-10 page 16 Report à nouveau des soldes 2-11 page 17 Vérification de la règle vente de Badges 2-12 page 18 Affectation des règles de passage et de la prévision 2-13 page 20 Sauvegarde 2-14 page 20 SARA v3- Traitement de fin d année - Page 1 sur 20
PRECAUTIONS A PRENDRE Faites impérativement une sauvegarde des données et nommez-la «SARA avt TFA 15_16» Vous devez avoir au minimum la version 3.3.13 (si ce n est pas le cas, appelez l astreinte pour procéder à la mise à jour). 1 TRANSFERT DES SOLDES EN FACTURATION (FACULTATIF) Ce traitement est à effectuer, uniquement si vous gérez un mouvement de solde dans Sara (Encaissements) et si vous les transférez en facturation (dans le cas d une remise à zéro des soldes dans Sara). Avant de lancer ce transfert, éditez les soldes des convives. Cliquez sur le menu La gestion comptable, Editions, Soldes. 1 Sélectionnez le regroupement par Unité pédagogique. 2 Cochez toutes les unités pédagogiques. 3 Sélectionnez l option Cumulé. 4 Sélectionnez les soldes Différent de 0. 5 Cliquez sur Suivant. Editez et archivez le document généré. Rappel : Vous devez impérativement transférer les soldes en facturation avant le traitement de fin d année en ADM. SARA v3- Traitement de fin d année - Page 2 sur 20
1-1 VERIFICATION DES PARAMETRES Lancez le programme ParamSara par le menu général. 1 Cliquez sur le menu P1 afin de vérifier le chemin de la facturation. 2 Cliquez sur l onglet Facturation, puis vérifiez que les chemins relatifs à la facturation sont présents. Si ce n est pas le cas, cliquez sur Rechercher dans le registre puis sur Valider. 3 Cliquez sur P6, Choisissez les fonctionnalités générales que vous allez utiliser. 4 Vérifiez que Liaison avec la facturation soit cochée puis cliquez sur Valider. SARA v3- Traitement de fin d année - Page 3 sur 20
1-2 CREATION DU CTG EN FACTURATION Dans l application Facturation Aplon, allez dans le menu Fichier, CTG. Vérifiez si le CTG correspondant au transfert des soldes existe, dans le cas contraire, cliquez sur Nouveau. 1 Indiquez le code et le libellé du CTG. 2 Saisissez le chiffre «1,00» dans la zone Montant, celui-ci est calculé dans Sara. 3 Indiquez un compte de classe 7 pour le transfert en comptabilité. 4 Cliquez sur Ok. 1-3 CREATION DU CTG DANS SARA Dans l application SARA, allez dans le menu La gestion comptable, Dictionnaires, CTG. Vérifiez si le CTG correspondant au transfert des soldes existe, dans le cas contraire, cliquez sur Ajouter. 1 Renseignez le code et le libellé. 2 Dans les zones CTG previsio et CTG Régul, indiquez le numéro de CTG que vous avez créé en facturation. Dans le cadre d un transfert de soldes, ces deux zones doivent contenir le même numéro de CTG. 3 Indiquez le type de facturation, généralement Elèves. 4 Indiquez le type d'information à transférer, ici les Soldes. 5 Cochez le compte convive à prendre en compte. 6 Cliquez sur Valider. SARA v3- Traitement de fin d année - Page 4 sur 20
1-4 CREATION DE LA PERIODE DE FACTURATION Dans le menu La gestion comptable, Lien Facturation, Création des périodes, vérifiez si la période de facturation existe : La période existe, dans ce cas : La période n'existe pas, cliquez sur Ajouter. 1 Modifiez le Libellé si nécessaire. 2 Modifiez les dates de début et de fin de l'année scolaire. 3 Décochez la zone Transférée. 4 Cliquez sur Valider. 1 Saisissez un code et un libellé. 2 3 Indiquez les dates de début et de fin de l'année scolaire. Ne cochez pas cette case, elle se cochera automatiquement lorsque vous aurez effectué le transfert en facturation. 4 Cliquez sur Valider. 1-5 ASSIGNATION DES FRAIS EN FACTURATION Dans le programme Facturation Aplon, allez dans le menu Affectation des frais, Elèves, Assignation par sélection. Cliquez sur Ajouter. 1 Cochez le CTG à assigner puis cliquez sur OK. 2 Cliquez sur OK. 3 Cliquez sur Filtrer afin de sélectionner tous les élèves concernés par la restauration. 4 Cliquez sur OK. 5 Cliquez sur Oui. SARA v3- Traitement de fin d année - Page 5 sur 20
1-6 RECUPERATION DES MONTANTS DES CTG Dans Sara, allez dans le menu La gestion comptable, Lien Facturation, Récupération des CTG. 1 Cliquez sur Filtrer afin de sélectionner uniquement les élèves concernés par cette facturation. 2 Cochez le CTG sur lequel il faut affecter le montant du solde. 3 Cochez Pour tous les dossiers APLON. 4 Sélectionnez la période de facturation. 5 Cliquez sur Récupérer pour lancer le traitement. SARA v3- Traitement de fin d année - Page 6 sur 20
1-7 CALCUL DE LA REGULARISATION Allez dans le menu La gestion comptable, Lien Facturation, Régularisation. 1 Sélectionnez la période de facturation, c'est-à-dire l'année scolaire (créée ou modifiée précédemment). 2 Sélectionnez le CTG. 3 Cliquez sur Afficher afin de visualiser les élèves concernés. 4 Cliquez sur Calcul auto afin de calculer le montant de la régularisation. 5 Contrôlez les montants dans le tableau. Le montant transféré en facturation se trouve dans la dernière colonne "Régul". 6 Cliquez sur Imprimer pour garder une trace de ces montants à des fins de vérification. 7 Cliquez sur Fermer. SARA v3- Traitement de fin d année - Page 7 sur 20
1-8 TRANSFERT VERS LA FACTURATION Allez dans le menu La gestion comptable, Lien Facturation, Transfert en facturation. 1 Cliquez sur Filtrer afin de sélectionner uniquement les élèves. 2 Cochez le CTG. 3 Cochez Pour tous les dossiers APLON. 4 Sélectionnez la période de facturation. 5 Cliquez sur Transférer pour lancer le traitement. Les soldes à zéro sont transférés dans la facturation. Cependant, lors du calcul en facturation, les factures à zéro sont annulées. Pour les élèves restant dans l établissement, vous pouvez ne pas envoyer cette facture et faire une reprise de solde sur la prochaine facture. Dans ce cas, vous devez éditer les factures en format PDF et les transférer en comptabilité. Vous pouvez faire le même type de traitement pour les professeurs et le personnel de l établissement en utilisant CTG autres tiers SARA v3- Traitement de fin d année - Page 8 sur 20
2 TRAITEMENT DE FIN D ANNEE SARA 2-1 INTRODUCTION Ce traitement permet de supprimer l ensemble des informations relatives aux passages des convives durant l année écoulée (passages, absences ) et d actualiser la base de données en fonction de l ADM Aplon. Avant d effectuer toute manipulation, faites impérativement une sauvegarde par Mosare. 2-2 ARCHIVAGE DES DONNEES Dans le menu Outils, Traitement de fin d année, Archivage des données. Ce traitement permet d archiver toutes les informations de l année écoulée. 2-3 NUMEROTATION DES BADGES, CHANGEMENT DE L ANNEE SCOLAIRE DANS PARAMSARA Dans ParamSara, 1 Cliquez sur la ligne P7- Modifiez les paramètres de régénération des numéros de badge. 2 Dans la zone Début, indiquez les deux derniers chiffres de l année scolaire, soit 16. SARA v3- Traitement de fin d année - Page 9 sur 20
2-4 IMPORTATION DES DONNEES APLON Ce traitement ne peut se faire que lorsque le traitement de fin d année en Secrétariat a été effectué. Passez par le module Importation des données 2-4-1 IMPORTATION DES CLASSES - Si la classe de sortie 2015-2016 n existe pas dans Sara (Paramétrage, Dictionnaires, Classes), vous devez l importer afin de pouvoir basculer les élèves en classe de sortie. - Importez également la classe de sortie 2016-2017 créée dans l admin Aplon. - Si de nouvelles classes ont été créées ou ont changé de codification, vous devez également les importer. 2-4-2 IMPORTATION DES ELEVES Importez maintenant les élèves sans faire de sélection par la requête comme ci-dessous : Vérifiez que Elèves soit bien coché puis cliquez sur Suivant >>. SARA v3- Traitement de fin d année - Page 10 sur 20
Dans le module de requête (fenêtre ci-dessous), ne touchez à rien puis cliquez sur Valider. Les deux fenêtres suivantes apparaissent, répondez Non aux questions puis fermer la fenêtre d importation des données Aplon. Les élèves sont désormais dans les classes qui seront effectives à la rentrée 2016-2017. Vérifiez vos listes de classe avec l admin Aplon. Dans Sara, par le menu Convives, Fiche convive. Au bas de la liste des convives, cliquez sur Affichage puis Par UP /Classe. Vérifiez si le nombre d élèves, indiqué entre parenthèses, et le nom des élèves correspondent à ceux de l Administratif. SARA v3- Traitement de fin d année - Page 11 sur 20
2-5 EDITION DES SOLDES POUR LA CLASSE DE SORTIS 2015-2016 Si vous n avez pas transféré les soldes en facturation, il est obligatoire d éditer la liste des soldes des élèves sortis afin de pouvoir les supprimer. Dans le menu La Gestion comptable, Editions, Soldes. 1 Sélectionnez le regroupement Classe. 2 3 Sélectionnez uniquement la ou les classes de sorties de l année scolaire 2015-2016. Prenez le critère Différent de Zéro puis Suivant. 2-6 SUPPRESSION DES DONNEES Cette procédure permet de supprimer la totalité des informations qui ont été enregistrées durant l année scolaire. Il faut donc les supprimer puisqu elles ont été archivées. Dans le menu Les outils, Traitement de fin d année, suppression des données. Pour simplifier les traitements, il est conseillé de décomposer ce traitement en 3 étapes. 2-6-1 SUPPRESSION DES DONNEES POUR LES ELEVES SORTIS SARA v3- Traitement de fin d année - Page 12 sur 20
1 Cliquez sur Filtrer afin de sélectionner uniquement les élèves sortis. Prenez le champ Unité pédagogique de la table Classe puis sélectionnez uniquement les UP de sortis (commencent par -, exemple C). Vérifiez dans la liste, seuls les élèves que vous avez sélectionnés doivent être cochés. 2 Cliquez sur Tout. 3 Cochez la case Soldes à zéro. Rappel, les élèves sortis ne doivent pas rester dans Sara même s ils ont un solde différent de zéro. 4 Cliquez sur Tous les enregistrements. 5 Cliquez sur Supprimer. 2-6-2 SUPPRESSION DES DONNEES POUR LES ELEVES PRESENTS DANS L ETABLISSEMENT 1 Cliquez sur Filtrer afin de sélectionner uniquement les élèves présents dans l établissement pour l année 2016-2017. Prenez le champ Unité pédagogique de la table Classe puis sélectionnez uniquement les UP courantes (exemple CO, LY, 01,02,.). Vérifiez dans la liste, seuls les élèves que vous avez sélectionnés doivent être cochés. 2 Cliquez sur Tout. 3 Cochez la case Soldes à zéro uniquement si vous avez fait le transfert en facturation au mois de juillet. Si vous conservez les soldes pour les élèves ne cochez pas cette zone. 4 Cliquez sur Tous les enregistrements. 5 Cliquez sur Supprimer. SARA v3- Traitement de fin d année - Page 13 sur 20
2-6-3 SUPPRESSION DES DONNEES POUR LES PROFESSEURS ET LE PERSONNEL Cette étape est à faire obligatoirement, ne gardez pas l historique, il se trouve dans la base archivée. 1 Cliquez sur Filtrer afin de sélectionner uniquement les professeurs et le personnel de l établissement. Prenez le champ Unité pédagogique de la table Classe puis sélectionnez uniquement l UP concernée (souvent PP). Vérifiez dans la liste, seuls les professeurs et le personnel que vous avez sélectionné doivent être coché. 2 Cliquez sur Tout. 3 Ne cochez pas la case Soldes à zéro. Généralement le solde des professeurs et du personnel ne sont pas transférés en facturation mais conservés pour l année suivante. 4 Cliquez sur Tous les enregistrements. 5 Cliquez sur Supprimer. SARA v3- Traitement de fin d année - Page 14 sur 20
2-7 SUPPRESSION DES ELEVES SORTIS Dans le menu Les convives, Fiche convive 1 Sélectionnez le mode Affichage par Unité pédagogique. 2 Cliquez sur le «+» de l unité pédagogique de sortie, les convives s affichent. 3 Cliquez sur le premier convive de la liste, appuyez sur la touche «Shift» du clavier puis sur le dernier de la liste, les convives sont sélectionnés et apparaissent en bleu. 4 Cliquez sur la corbeille. Procédez de la même manière pour toutes les unités pédagogiques de sortie. N oubliez pas de supprimer la classe de sortie 2015-2016 en passant par le menu Paramétrage, Dictionnaires, Classes. SARA v3- Traitement de fin d année - Page 15 sur 20
2-8 REGENERATION DES NUMEROS DE BADGE (à faire uniquement si vous rééditer tous les badges) Dans le menu Les outils, Traitement de fin d année, Régénération des n de badge 1 Cliquez sur Tous pour sélectionner la totalité des convives. 2 Vérifiez le début du numéro de badge, il doit correspondre aux deux derniers chiffres de l'année scolaire. 3 Cliquez sur Exécuter pour lancer la régénération. 4 Cliquez sur Fermer lorsque le traitement est terminé. 2-9 MISE A JOUR DES TARIFS Si vos tarifs de restauration changent pour l année scolaire 2016-2017, n oubliez pas de les modifier avant les premiers passages de la rentrée scolaire. Dans le menu Paramétrage, Règles de gestion, Tarification pour un self ou Paramétrage, Dictionnaires, Plats pour une cafétéria. 2-10 MISE A JOUR DES PROFESSEURS ET DU PERSONNEL Deux méthodes sont possibles : - Importation des professeurs et du personnel à partir de la base professeurs d Aplon. Cette manipulation n est possible que dans la mesure où vous n avez jamais créé manuellement ce type de convive dans Sara. Faites l importation par l icône Importation des données puis Personnel - Création des fiches directement dans Sara en les saisissant dans Les convives, Fiche convive. N oubliez pas de gérer les professeurs ou le personnel ayant quitté l établissement (remise à zéro du solde et suppression de la fiche). SARA v3- Traitement de fin d année - Page 16 sur 20
2-11 REPORT A NOUVEAU DES SOLDES Dans le menu La gestion comptable, Gestion des soldes, Définir en tant que report. TRAITEMENT OBLIGATOIRE. 1 Cliquez sur Tous pour sélectionner la totalité des convives. 2 Cochez le compte concerné. 3 Cliquez sur Affecter. SARA v3- Traitement de fin d année - Page 17 sur 20
2-12 VERIFICATION DE LA REGLE DE VENTE DE BADGES Si vous facturez le badge aux élèves lors du premier passage, il est impératif de vérifier la règle de vente de Badge. Dans le menu Paramétrage, Règles de gestion, Vente de Badge 1 Double cliquez sur la règle à vérifier. 2 Vérifiez le détail de la règle et modifiez-la si nécessaire. 3 Vérifiez la requête. La vente de badge s appliquera uniquement aux convives qui ont une coche dans «Badge à Facturer» de la fiche convive. Après le premier passage, la case Badge à facturer ne sera plus cochée et le prix du badge sera déduit du compte du convive. SARA v3- Traitement de fin d année - Page 18 sur 20
Si vous facturez un badge chaque année aux convives, il est indispensable de réaffecter le champ «badge à facturer» à chaque convive. Dans Les outils, Mises à jour, cliquez sur Assignation, puis Ajouter. 1 Dans la table Convive, sélectionnez le champ Badge à facturer en double-cliquant dessus. 2 Cliquez sur Valider 3 Dans la colonne Type, sélectionnez Dictionnaire 4 Dans la colonne Mise à jour, sélectionnez -1 5 Assigner. Et répondre OUI à la question qui vous est posée ensuite SARA v3- Traitement de fin d année - Page 19 sur 20
2-13 AFFECTATION DES REGLES 2-13-1 AFFECTATION DES REGLES DE GESTION Dans le menu Paramétrage, Règles de gestion, Affecter les règles Vérifiez que toutes les lignes soient en RAS puis cliquez sur Exécuter. 2-13-2 AFFECTATION DE LA PREVISION Dans le menu Paramétrage, Prévision, Affecter les règles 2-14 SAUVEGARDE N oubliez pas de faire une sauvegarde! SARA v3- Traitement de fin d année - Page 20 sur 20