Comité des Fêtes de Remilly-sur-Tille Comité des fêtes de Remilly-sur-Tille 4 rue de l église - 21560 Remilly-sur-Tille Procès-verbal de la réunion du conseil d administration du 13 avril 2015 Le 13 avril 2015, à 20 heures, le Conseil d Administration de l'association Comité des fêtes de Remilly-sur-Tille s est réuni sur convocation du président. Le Conseil d'administration était présidé par Pierre-Yves Cousin, en qualité de président de l'association. Il était assisté d une secrétaire de séance, Maryline Boulla, secrétaire de l'association. Plus de 75 % des administrateurs étaient présents ou représentés. Le Conseil d'administration a donc pu valablement délibérer, conformément à l article 3.2.1 du règlement intérieur. Le compte-rendu de la réunion précédente est approuvé. Étaient présentes les personnes suivantes : Eric BAUCHET Pascal BEGUE PBE Olivier BERNARD OBD Maryline BOULLA MBA Sandrine CHAMBAUD SCD Pierre-Yves COUSIN PYC Emeline COUSIN ECN Gilbert GALAND GGD Mickaël GOUBAUX MGX Claude GUICHET CGT Frédérique GUICHET FGT Maryvonne KOJEOU MKO Pierre KOJEOU PKO Florence MIELLE FME François MILLOT FMT Véronique MILLOT VMT Christiane ROCHETTE CRE Maxime ROCHETTE Françoise THOMAS FTS
Ordre du jour Développement Qui ORGANISATION DU SERVICE Intervention de Manon Vermot- Desroches Manon se propose d'organiser le service en salle. Elle est la coordinatrice. Nous sommes 19 enfants, 14 ados, 111 adultes et les 2 DJ. Le repas débute à 21 heures. L'entrée se présente sous forme de plats pour 6 personnes (soit 6 saladiers à distribuer par rangée de table). Le couscous sera servi à l'assiette (146 assiettes). Une table (auparavant prévue pour l'apéro) sera disposée dans l'entrée et servira de desserte. Deux groupes de personnes : un groupe (2 personnes) emmènera de la cuisine à la desserte, et un autre groupe (8 personnes dont Manon) de la desserte aux tables, par vague. Possibilité d'utiliser les 2 chariots (10 assiettes par chariot). Le traiteur apporte la vaisselle vendredi soir, en présence d Éric Bauchet et de Manon (si possible) Se sont proposés pour le service : Frédérique, Maryvonne, Olivier, Véronique, Christiane, Sandrine, Émeline, Manon, Florence, Pierre et Gilbert (Pour débarrasser les assiettes). ACTIVITES DES COMMISSIONS Infos et avis des trésoriers Assurance Communication - A ce jour, après les adhésions recueillies ce soir, l association compte 55 membres adhérents. - Les chèques de la soirée ont été encaissés. Situation du compte : Solde de 2440 euros en caisse mais factures relatives à la soirée à payer (SACEM + SPRE, traiteur, Solde DJ...) - Souscription : La cotisation annuelle, annoncée à 82 euros en garantie de base, s'élève à 108 euros au vu du nombre d'adhérents (supérieur à 50). - Maxime se charge d'apposer l'affiche «Soirée privée» sur la porte de la salle des fêtes. - Le comité des fêtes a désormais une adresse mail dont Maryline Boulla est l administratrice : cdf.remilly@gmail.com - Le compte Facebook est ouvert et administré par Mickaël, à partir de l adresse Gmail. Le compte permet d annoncer les événements et rappeler les rendez-vous (dates d AG ) et compte déjà plusieurs «amis». RAPPEL : Pas de photo publiée des visages, prendre en photo plutôt des tables, des personnes de dos... FMT + PBE PYC + MBA MGX
buvette - Les tickets de valeur pour la vente des boissons, de couleurs différentes, sont prêts et ont été remis à Pierre- Yves, de même que les affiches pour les tarifs des boissons. - Il ne faut pas oublier tire-bouchon et décapsuleur => A prévoir par la commission Buvette. - La bière JENLAIN n'est plus disponible, elle sera remplacée par de la bière HEINEKEN, au même tarif, en canette. Com. Buvette - Merci à tous ceux qui ont complété le planning Doodle pour la tenue de la buvette (créneau d 1 heure, de 19h30 à 3h30). Les créneaux de 00h30 à 3h30 restent libres. - Les biscuits apéritif sont à acheter à Promocash. (éventuellement, à voir pour le prêt de la carte Promocash de l'association des 1000 pattes) ; - L'achat d'assiettes en plastique est également à prévoir pour disposer les biscuits apéritif. Sandrine s'en charge, en même temps que l achat de nappes, chemins de table, serviettes supplémentaires. - Le fonds de caisse a été commandé par François. - Une "caisse à sous" est prêtée par Sandrine Chambaud. Olivier voit si possibilité également d'en avoir une par la Mairie SCD SCD OBD Aménagement de la salle - Le caviste apporte les boissons le samedi matin. - Maxime et Christiane s'occupent de contacter la mairie pour le retrait et remise des clefs de la salle et l'état des lieux, le vendredi soir et le lundi matin. Ils en informent Éric pour qu'il annonce l'heure de mise à disposition de la salle au traiteur. - La mise en place de la salle aura lieu de 10 heures à 12 heures (mise en place des tables, nappage, décoration, assiettes-couverts, tables pour l apéritif ) - Un planning pour l'organisation de la mise en place et du nettoyage est réalisé et complété durant la réunion. L'entreprise de nettoyage CHAULET a donné gracieusement des sacs poubelles et des éponges. Les produits de nettoyage et d'entretien nécessaires ont été répartis entre les membres de la commission aménagement de la salle. - Les tables seront pliées en fin de soirée et la vaisselle rendue sale au traiteur sera rangée au fur et à mesure de la soirée. MRC + CRE
Traiteur Musique démarches administratives - Si beau temps, 3 tables seront placées à l'extérieur, si mauvais temps, elles seront placées devant la scène. Le traiteur Traiteur finesse de Bourgogne à Talant (Patrick MILLERON) déposera la vaisselle vendredi en fin d'après-midi. Horaire à confirmer par Éric selon heure de mise à disposition de la salle. Le DJ Jean-Marc Cognet (Jmanime) s'installera dans la salle le samedi vers 16h45. - Nous avons le tampon. - La mairie accorde à l'association une subvention d'un montant de 250 euros. Nous remercions le conseil municipal pour cette dotation. - Pascal a prévenu les pompiers de la tenue de la soirée afin que le dispositif d'alerte soit prêt à répondre en cas d'alerte. PBE RAPPEL DES HORAIRES VENDREDI Retrait des clefs avec état des lieux. Après-midi : le traiteur apporte la vaisselle. CRE + SAMEDI De 10h à 12h : mise en place de la salle. Matin : le caviste apporte les boissons. Vers 16h45 : installation du DJ. 19h au plus tard : arrivée de toutes les petites mains. 19h : début de la soirée. Fin de la soirée : tables à plier. DIMANCHE De 10h à 12h : rangement de la salle. LUNDI Remise des clefs et état des lieux. CRE + MANIFESTATIONS SUIVANTES Suggestions MARDI 14 JUILLET. Organiser conjointement avec la mairie et l'association des 1000 pattes le 14 juillet. ATTENTION : la salle est réservée le 13 juillet au soir. Réunion à envisager dans la semaine avec Pierre- Yves, Éric, François, Monsieur Manceau (mairie) et Manuela Pinson (1000 pattes); Des pistes : Kermesse? Banquet républicain? Plaques chaudes pouvant être fournies par la mairie pour barbecue? SAMEDI 31 OCTOBRE : HALLOWEEN
Des pistes : stand maquillage, stand de jeux (devinettes tactiles, gustatives...), et tournée dans le village. Vin chaud, chocolat chaud? Gaufres, crêpes? DECEMBRE : VOYAGE MARCHE DE NOEL Émeline se propose d'organiser ce voyage. (avec Véronique et Valérie). Destinations suggérées : Riquewihr, Colmar, Kaisersberg. 31 DECEMBRE : REVEILLON ou 1 JANVIER : JOUR DE L'AN 2 problèmes sont soulevés quant à l'organisation d'un réveillon / jour de l'an : un budget élevé (SACEM, DJ...) et un risque d'absence des membres organisateurs... JANVIER 2016 : FETE DES SAPINS 2016 : THE DANSANT La séance est levée à 22h05. Il est dressé le présent procès-verbal, signé par le président de séance et la secrétaire de séance. À Remilly-sur-Tille, le 14 avril 2015 Le Président de séance Pierre-Yves COUSIN La secrétaire de séance Maryline BOULLA