MANUEL UTILISATEUR DE VELI

MANUEL UTILISATEUR DE VELI

SOMMAIRE 1 FONCTIONNEMENT GENERAL DE L APPLICATION 3 2 PAGE D AUTHENTIFICATION 3 3 CREER UN COMPTE 6 3.1 DEJA CLIENT VNF 7 3.2 NOUVEAU CLIENT VNF 10 4 DESCRIPTION DES BANDEAUX 11 5 MES DECLARATIONS 13 5.1 CREER ET ENVOYER UNE DECLARATION 14 5.2 FONCTIONNALITE DES TIERS PAYANTS 19 5.3 RECHERCHER DES DECLARATIONS 21 5.4 OBTENIR L ATTESTATION DE DECLARATION DE CHARGEMENT 23 5.5 ESTIMER LE COUT D UN PEAGE 24 6 CONSULTER MES FACTURES 28 7 CONSULTER MA FICHE CLIENT 31 8 CONSULTER MA FICHE BATEAU 35 9 CONSULTER L AIDE 38 VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 2/38

1 FONCTIONNEMENT GENERAL DE L APPLICATION L application Voyage en ligne vous permet de créer vos déclarations directement en ligne. Ainsi vous avez accès à vos factures, vos bateaux, vos différentes déclarations passées et en cours depuis n importe quel navigateur internet une fois que vous êtes connecté. Remarque : Lors de votre navigation sur le site internet de VELI, tout «retour à la page précédente» de votre navigateur internet vous déconnectera du site sans avertissement. 2 PAGE D AUTHENTIFICATION Pour se connecter à VELI, saisissez votre identifiant et votre mot de passe puis cliquez sur «Valider». VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 3/38

Cliquez sur un drapeau pour changer la langue S il y a une erreur lors de l authentification un message apparaît et vous devez alors ressaisir votre identifiant et votre mot de passe. Si seul votre mot de passe est erroné, au bout de la deuxième tentative, un premier message vous informe qu un email vous a été envoyé contenant vos informations d authentification. Au bout de la troisième tentative, il est indiqué un centre de gestion à joindre par email pour résoudre votre problème d authentification. VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 4/38

Si votre compte n est plus accessible (vos identifiants ne fonctionnent plus), cliquez sur le lien «Votre compte n est plus accessible?», renseignez votre adresse email et demandez vos identifiants (bouton en dessous) VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 5/38

3 CREER UN COMPTE Sur la page d authentification, si vous n avez pas de compte, cliquez sur le lien «Créer mon compte» : Deux choix s offrent alors à vous : Sélectionnez le choix qui vous convient puis cliquez sur «Créer mon compte». VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 6/38

3.1 Déjà client VNF Si vous êtes déjà client VNF, saisissez les 3 informations suivantes (obligatoires): Votre numéro de client La date d une de vos factures Le montant de cette facture La création du compte ne sera pas possible sans ces trois informations complétées. Ces informations sont disponibles sur vos factures : les points d interrogations à côté des champs de saisie permettent d afficher une image indiquant où se trouvent les informations sur votre facture. VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 7/38

Exemple pour le numéro de client : Puis, cliquez sur «Valider». Saisissez ensuite votre adresse email (celle-ci ne doit pas déjà exister dans la base de données) VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 8/38

Une boîte de dialogue vous informe alors du bon traitement de votre demande de création. Vous recevrez votre identifiant de connexion ainsi que votre mot de passe dans les plus brefs délais à l adresse email que vous avez indiquée précédemment. Vous êtes ensuite redirigé vers l accueil. VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 9/38

3.2 Nouveau client VNF Si vous êtes un nouveau client chez VNF, l écran suivant apparaitra : Sélectionnez «Personne» ou «Société» Entrez les coordonnées personnelles Entrez les données obligatoires Tableau contenant vos bateaux à ajouter Les champs en bleu sont les données obligatoires. Il vous sera impossible de valider le formulaire tant que tous ces champs ne sont pas renseignés. VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 10/38

4 DESCRIPTION DES BANDEAUX Bandeau en haut de page : Lien vers le site www.vnf.fr Retour à l écran d authentification Menu permettant l accès aux différentes fonctions détaillées dans les paragraphes ci-dessous On peut aussi accéder aux fonctions dès la page d accueil (Accueil) VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 11/38

Bandeau en bas de page lorsque vous êtes déconnecté : Lorsque vous êtes connecté! Le bandeau en bas de page vous permet d accéder à différents éléments : Aide : Affiche le manuel utilisateur Foire Aux Questions (FAQ) Contact CDG : affiche la liste des différents centres de gestion avec leurs coordonnées VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 12/38

5 MES DECLARATIONS Ici vous pouvez : Créer une déclaration Rechercher vos déclarations Estimer le coût d un péage VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 13/38

5.1 Créer et envoyer une déclaration L accès se fait soit depuis la page d accueil : soit depuis le bandeau en haut de page : VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 14/38

Bateau : Choisissez le bateau dans la liste déroulante, ou choisissez l option «Autre bateau», dans ce cas seulement, vous devez saisir le matricule et la devise Tiers payant : Choisissez le Tiers payant dans la liste déroulante, ou choisissez l option «Autre», dans ce cas seulement, précisez le nom, prénom et Raison sociale (du tiers payant) Indiquez les informations que vous jugez utile concernant votre voyage. Transports : Pour ajouter des marchandises : appuyez sur «Tabulation» après la saisie de caractères pour dérouler une liste correspondant à la saisie effectuée Sauvegarde et envoie la déclaration Retourne à l accueil sans sauvegarder En appuyant sur la touche «Tabulation» après la saisie, une liste affiche les résultats correspondants à la saisie effectuée. VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 15/38

A noter : Les champs en bleu sont les champs à renseigner obligatoirement. Si votre bateau n apparait pas dans la liste déroulante, vous pouvez choisir l option «Autre» et saisir les informations du bateau dans les champs de texte (matricule et devise) Vous pouvez choisir de déléguer le paiement du péage à un tiers-payant. Si le tiers payant souhaité n apparait pas dans le menu déroulant :, vous pouvez sélectionner «Autre» et renseigner ses informations dans la zone de texte située sous la liste déroulante. Le tiers payant n est plus modifiable une fois que vous avez créé la déclaration, seul VNF pourra le changer sur demande. Le tiers payant recevra un email contenant un résumé de la déclaration pour accepter ou refuser de payer le voyage. Tant qu il n aura pas donné de réponse, il recevra un email à chaque fois que la déclaration sera changée, avec les nouvelles données du voyage. Si le tiers-payant ne répond pas dans un délai fixé (actuellement 21 jours) le transporteur reste redevable du péage et la facture lui est alors adressée. Pour ajouter un transport, renseignez le type de marchandise, son nombre (si le type de marchandise le permet), le tonnage, ainsi que les lieux de chargement et de déchargement. Vous pouvez supprimer une ligne de transport en cliquant sur. VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 16/38

Lors du renseignement d un transport, il est nécessaire de déterminer les lieux de chargement et de déchargement. Une fois ces lieux renseignés, des champs supplémentaires apparaissent. Dans tous les cas, il est possible de laisser ces nouveaux champs vides. Dans le cas d un quai Port de Paris, une liste des différents usagers est affichée Dans le cas d un quai non Port de Paris, une zone de saisie libre est affichée VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 17/38

Une fois votre déclaration complétée, vous devez certifier que votre déclaration est conforme au voyage en cochant la case «J atteste de la véracité de ma déclaration» Sauvegardez et envoyez votre déclaration (elle sera sauvegardée dans la rubrique «consulter mes déclarations». La page suivante apparaitra : Si vous cliquez sur «Télécharger mon accusé de réception» une fenêtre s ouvre et fait apparaître un document PDF contenant l attestation de déclaration de déchargement au format PDF (cf. 4.3). Vous pouvez la sauvegarder et/ou l imprimer. Si vous cliquez sur «Estimer le coût d un péage» une page s affiche avec une estimation du coût du péage (cf. 4.4). VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 18/38

5.2 Fonctionnalité des tiers Payants Lorsque vous créez une déclaration, une partie du formulaire permet de désigner une tierce personne comme payeur du voyage. Si vous ne trouvez pas la personne désirée dans la liste déroulante, alors vous pouvez mettre «Autre» et devez renseigner ses informations afin qu un agent VNF en centre de gestion puisse créer le tiers-payant que vous aurez indiqué. Une fois votre déclaration créée il ne vous est plus possible de modifier le tiers payant. Le tiers payant recevra un email résumant les informations de la déclaration à la sauvegarde de votre déclaration et à chaque fois que celle-ci sera modifiée, tant qu il n aura pas refusé ou accepté de payer le voyage. VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 19/38

Voici un exemple de message type qu un tiers payant peut recevoir Suite à cet email il pourra accepter ou refuser de payer le voyage. Une fois la décision prise, celle-ci est définitive. VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 20/38

5.3 Rechercher des déclarations On y accède soit depuis la page d accueil : soit depuis le menu de l application : VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 21/38

Affiche des champs de filtres supplémentaires Permet d effectuer une recherche correspondant aux filtres saisis Un Clic sur l entête de colonne permet de trier la liste Permet de naviguer sur les autres pages de résultat de la recherche (> : page suivante) (>> : dernière page) (< : page précédente) (<< : première page) Un Clic sur la ligne permet d afficher la déclaration en mode Consultation Permet d afficher le voyage en mode Modification Permet d afficher dans une seconde page l attestation de déclaration de chargement VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 22/38

A noter : Après avoir saisi vos critères de recherche cliquez sur «Rechercher» un tableau de résultats apparait. Si vous cliquez sur la ligne d un voyage, vous accédez à ce voyage en mode «consultation». Si vous cliquez sur vous accédez à votre déclaration en mode «modification». Seules les déclarations non validées par le centre de gestion VNF sont modifiables. Si vous cliquez sur de la colonne «Accusé de réception» vous obtenez l attestation de déclaration pour ce voyage (cf. 4.3) ou la facture si vous cliquez sur dans la colonne «Facture». Vous pouvez les sauvegarder et/ou les imprimer. La colonne «statut» permet d identifier le statut de vos voyages : Envoyé : si la déclaration est créée et en attente de validation par un centre de gestion Validé : si le centre de gestion a validé votre déclaration A valider par TP : si la déclaration est en attente d être validée par le tiers payant que vous avez sélectionné Refusé par TP : si le tiers payant a refusé de payer le péage VNF concernant ce voyage 5.4 Validé par TP : si le tiers payant a accepté de payer ce péage.obtenir l attestation de déclaration de chargement Un accusé de réception vous est proposé dès la fin de la création d une déclaration (4.1.) ; vous pouvez aussi le retrouver dans la liste de vos déclarations (cf. 4.2.). VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 23/38

Ci-dessous un exemple de PDF généré affichant l accusé de réception : 5.5 Estimer le coût d un péage Sur l écran d estimation d un péage, saisissez le lieu de chargement, de déchargement, le tonnage ainsi que le port lourd en tonne. VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 24/38

Ces informations sont obligatoires afin d estimer ce péage et sont indiquées par un texte en gras. Pour trouver un lieu facilement, tapez les premiers caractères du lieu, puis cliquez à coté ou appuyez sur tabulation, une liste déroulante s affichera, vous pourrez alors choisir le lieu de votre choix. Bouton pour estimer le coût d un péage VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 25/38

VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 26/38 Bouton pour obtenir un PDF imprimable de la simulation

Le bouton «Imprimer» ouvre un PDF dans une nouvelle fenêtre comme dans l exemple ci-dessous : VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 27/38

CONSULTER MES FACTURES On y accède soit depuis la page d accueil : soit depuis le menu de l application : VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 28/38

Pour la recherche d une facture vous pouvez renseigner l année, et/ou le mois, et/ou le bateau.souhaité Permet de rechercher une donnée selon les filtres saisis Permet d afficher (dans une seconde page) la facture Si vous avez des factures correspondant aux critères de recherche saisis, un tableau affiche les factures retrouvées. Vous pouvez télécharger une version PDF de la facture de votre choix en cliquant sur VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 29/38

A noter : Les factures sont triées par date de facture de la plus récente à la plus ancienne. Vous pouvez les trier par numéro de facture ou date de facture en cliquant sur les libellés. VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 30/38

6 CONSULTER MA FICHE CLIENT On y accède soit depuis la page d accueil : soit depuis le menu de l application : VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 31/38

Seuls les champs en bleu sont obligatoires (au préalable il faut cliquer sur le bouton «modifier») Obligatoire si «Adhère à la CNBA» coché La fiche client est en consultation, il faut cliquer sur le bouton «Modifier» pour pouvoir modifier les champs inscrits en bleu VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 32/38

Les champs en orange sont les champs modifiés par l agent en centre de gestion VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 33/38

Si lorsque vous consultez votre fiche client vous voyez des champs en orange, cela signifie qu ils ont été modifiés par VNF. Vous devez alors enregistrer votre fiche pour confirmer ces informations. En cas de modification de l identité, il vous sera demandé la création d un nouveau compte utilisateur. VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 34/38

7 CONSULTER MA FICHE BATEAU On y accède soit depuis la page d accueil : soit depuis le menu de l application : VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 35/38

Dernier bateau consulté en jaune Matricule du bateau Devise du bateau Bouton permettant de modifier la fiche bateau Bouton pour ajouter un nouveau bateau A noter: Les bateaux sont triés par devise dans l ordre alphabétique La ligne en orange indique le dernier bateau que vous venez de consulter/modifier. En cliquant sur la ligne d un bateau vous arrivez sur sa fiche en mode «consultation» ; les données ne sont pas modifiables. Pour pouvoir modifier une fiche bateau vous devez cliquer sur données., sinon le bateau ne sera qu en mode consultation et vous ne pourrez pas modifier les Exemple de fiche bateau en mode de «modification». VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 36/38

Les champs gras et bleus sont les données obligatoires Données modifiées par VNF VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 37/38

CONSULTER L AIDE On y accède soit depuis la page d accueil : soit depuis le menu de l application : Ou depuis le bandeau en bas de page lorsque vous n êtes pas connecté Vous y trouverez le manuel utilisateur de l application. VNF_Manuel Utilisateur_VELI_v1.8 38/38