Année 2016 2017 «DÉPENSES DE FONCTION (RF 05)» ÉTABLISSEMENTS ET SERVICES Août 2016 Volume 7 Numéro 3 Modification au calcul du kilométrage admissible au remboursement pour tous les déplacements effectués à compter du 1 er septembre 2016. ET Nouveau formulaire de réclamation des dépenses de fonction à utiliser pour toutes les dépenses et déplacements effectués à compter du 1 er septembre 2016. Bonjour, Vous trouverez dans ce bulletin spécial l information relative à l amendement à la politique «Remboursement des dépenses de fonction» RF-05 appliqué à compter du 1 er septembre 2016 et au nouveau formulaire de réclamation à utiliser. Nous saisissons aussi l occasion pour donner des précisions sur des questions qui nous sont fréquemment posées relativement à l application de cette politique. Nous espérons que cela vous aidera à mieux comprendre comment présenter vos dépenses de fonction et ainsi être remboursé le plus rapidement possible. Pour l équipe de la comptabilité, Michèle St-Arnaud, CPA, CA Coordonnatrice
2 Contenu Modifications apportées au calcul du kilométrage... 2 Calcul du nouveau kilométrage admissible aux fins du remboursement... 3 Nouveau formulaire de réclamation à utiliser pour les dépenses et les déplacements... 4 Approbation de la direction : responsabilité du gestionnaire... 5 Que comprend le remboursement pour les frais de kilométrage... 6 Transférabilité des montants maximums alloués pour les repas... 6 Pièces justificatives à joindre... 7 Dépenses à ne pas réclamer... 7 Délais du traitement de votre réclamation... 8 Fréquence des réclamations... 8 Pour nous joindre... 8 Modifications apportées au calcul du kilométrage admissible au remboursement À compter du 1 er septembre 2016 Seuls les kilomètres réellement effectués sont considérés dans le calcul du kilométrage admissible. Aucun montant de remboursement minimum par jour.
3 Calcul du nouveau kilométrage admissible aux fins du remboursement À compter du 1 er septembre 2016, le kilométrage quotidien reconnu aux fins du remboursement est celui que vous effectuez en excédant de la distance que vous parcourez normalement entre votre résidence et le lieu de travail prévu à votre horaire régulier. ILLUSTRATION Déterminer le kilométrage quotidien que vous parcourez normalement entre votre résidence et votre lieu de travail prévu à votre horaire régulier. Lieu de travail prévu à votre horaire régulier Résidence Kilométrage quotidien non remboursé = 20 km Déterminer le kilométrage quotidien effectué en excédant de celui que vous parcourez normalement entre votre résidence et votre lieu de travail. Point d arrêt A Lieu de travail prévu à votre horaire régulier Résidence Kilométrage total - kilométrage quotidien = kilométrage à réclamer effectué non remboursé 36 km - 20 km = 16 km
Nouveau formulaire de réclamation à utiliser pour les dépenses et les déplacements effectués à compter du 1 er septembre 2016 4 Le formulaire ainsi qu un tutoriel multimédia expliquant son utilisation sont déposés sur le Bureau virtuel Dépenses de fonction - Ancien formulaire - Nouveau formulaire - Bulletin spécial - Tutoriel Le nouveau formulaire comportant désormais qu une seule page doit obligatoirement être complété à l écran. Une fois complété : 1. Imprimez le formulaire et signez-le; 2. Faites approuver votre réclamation (signature à l étape 7 : «APPROBATION DE LA DIRECTION»); 3. Transmettez le formulaire à la DSRF accompagné des pièces justificatives originales.
5 Approbation de la direction : Responsabilité du gestionnaire (réf. : RF-05 Section «Responsabilité») AVANT d approuver la réclamation d un employé sous votre responsabilité, vous devez vous assurer que le formulaire de réclamation des dépenses de fonction est correctement complété et s il y a lieu, vous assurer que les pièces justificatives originales sont présentes. De plus, les consignes suivantes doivent être respectées : Lorsqu une facture comporte plusieurs montants (ex. : facture d hôtel), chacun des montants doit être inscrit dans la colonne appropriée (hébergement, stationnement, déjeuner, dîner, souper, autres); Dans le cas où une réclamation concerne plus d un employé, le nombre total de personnes et les noms pour lesquels la réclamation est effectuée doivent être clairement inscrits sur le rapport ou sur la pièce justificative. Il est toujours préférable lors d une activité collective, que chacun paie sa facture et complète une réclamation personnelle; Dans le cas d un repas, une facture originale (avec code barre visible) ou un relevé de transaction de carte de débit ou crédit ou les deux (idéalement) doivent être joints au rapport; Dans le cas où le pourboire n est pas déjà inscrit sur une facture de repas, celui-ci doit être ajouté de façon manuscrite. Dans le cas contraire, il ne sera pas remboursé. Le total de la pièce justificative doit toujours correspondre au montant réclamé sur le formulaire; Les frais de représentation sont des frais assumés par un employé en fonction, à l égard d une personne externe à la Commission scolaire. Les autorisations suivantes, signifiées par les initiales à côté du montant sont requises : Pour la présidente du conseil : autorisation de la vice-présidente ou d un autre membre du conseil des commissaires; Pour le DG et les commissaires : autorisation de la présidente; Pour les DGA : autorisation du DG; Pour tous les employés : autorisation du DGA. En l absence de cette autorisation, la réclamation ne sera pas remboursée. Advenant, EXCEPTIONNELLEMENT, qu une réclamation comporte des montants supérieurs au barème ou comporte un élément non prévu à la politique, les autorisations suivantes, signifiées par les initiales à côté du montant sont requises : Pour la présidente du conseil : autorisation de la vice-présidente ou d un autre membre du conseil des commissaires; Pour le DG et les commissaires : autorisation de la présidente; Pour les DGA : autorisation du DG; Pour tous les employés : autorisation du DGA. En l absence de cette autorisation exceptionnelle, la réclamation sera limitée au montant maximum établi selon la politique (RF-05). À noter que les formulaires non conformes vous seront retournés.
6 Que comprend le remboursement pour les frais de kilométrage (0,51 $ / km)? Les frais de kilométrage sont réclamés par l employé qui utilise son véhicule. Il tient compte des coûts d utilisation d une automobile, c'est-à-dire tous les éléments suivants : Carburant; Permis et immatriculation; Entretien; Dépréciation; Pneus; Coût de financement. Assurances; Transférabilité des montants maximums alloués pour les repas lorsque 3 repas ont été autorisés et pris dans la même journée Les montants maximums alloués pour les repas sont transférables à l intérieur d une même journée, lorsque les 3 repas sont admissibles à une réclamation. Exemple : Un employé de la CSSMI est appelé, dans le cadre de ses fonctions, à participer à une rencontre à Québec avec un fonctionnaire du Ministère. Compte tenu du temps de déplacement et de la durée de la rencontre, l employé a été autorisé par son supérieur à prendre, à l intérieur d une même journée, ses 3 repas au restaurant. Dépenses faites par l employé (factures à l appui) Montants maximums payables selon la politique RF-05 Déjeuner 25 $ vs 20 $ Dîner 12 $ vs 25 $ Souper 45 $ vs 35 $ TOTAL 82 $ vs 80 $ La somme remboursée à l employé pour ses 3 repas sera de 80 $. Il peut, en effet, transférer la portion inutilisée du dîner à son déjeuner et à son souper jusqu à concurrence de 80 $. Cette transférabilité est possible puisque les 3 repas ont été autorisés et pris dans la même journée.
7 Pièces justificatives à joindre au formulaire de réclamation des dépenses de fonction ORIGINALES (Note : pour les factures de restaurant, le code barre doit être visible); COLLÉES (ruban adhésif) sur des feuilles 8½ x 11 ou 8½ x 14; - Le ruban ne doit pas être apposé sur des informations importantes (montant, date, heure); ATTENTION : ne pas cacher l information à l endos des factures, s il y a lieu; ATTENTION : ne pas surligner les montants (les marqueurs ont pour effet de faire disparaître l encre des factures à ruban); Annexées par ORDRE CROISSANT DE DATE. * En l absence de pièces justificatives, la réclamation ne sera pas remboursée. Dépenses à ne pas réclamer sur le formulaire de réclamation des dépenses de fonction Frais occasionnés par une activité de reconnaissance : EXEMPLES : o Fleurs, repas, etc., pour la semaine des secrétaires; o Frais de repas pour la retraite d un employé; o Frais de repas ou de collation pour une activité sociale (Noël, début ou fin d année scolaire); Frais de collation et de repas collectifs consommés sur les lieux du travail et non au restaurant (exemples : pizza, boîte à lunch ou autres repas livrés) occasionnés par des services commandés se déroulant habituellement hors des heures normales de travail. Ces dépenses sont plutôt remboursées par le biais de la petite caisse ou du fonds de roulement (se référer à la pratique de gestion «Petite caisse et fonds de roulement» RF-06).
8 Délais du traitement de votre réclamation Le remboursement de vos réclamations des dépenses de fonction est effectué via votre paie (1 jeudi sur 2). Le Service des ressources financières a la responsabilité de vérifier : la conformité des dépenses avec la politique sur les règles de remboursement des dépenses de fonction ; et la présence de pièces justificatives originales avant de procéder au paiement. Par conséquent, votre réclamation doit nous être acheminée 5 jours ouvrables avant le calcul de la paie (voir exemple). Date du paiement (paie) Date limite de remise de votre réclamation Date du calcul de la paie Fréquence des réclamations des dépenses de fonction Vos réclamations doivent être produites et transmises MENSUELLEMENT au Service des ressources financières. Pour nous joindre N hésitez pas à communiquer avec nous au besoin : Mireille Éthier, agente de bureau, 2709 Nathalie Goyette, agente de bureau, 2724 Écoles : 201 @ 254 301 @ 344 Écoles : 260 @ 289 371 @ 374 Centres : CFAM, CFNT, CFPA, Multiservice Centres : CFCP, Émergence, Nouveau centre FP Services : 100 @ 160 Services : 170 @ 190 Michèle St-Arnaud, CPA, CA, coordonnatrice, 2720 Mélanie Beaulieu, secrétaire de gestion, 2701 Merci de votre collaboration!