MUNICIPALITE DE STOKE RÉUNION ORDINAIRE DU CONSEIL MUNICIPAL LE LUNDI 5 octobre à 20 h 00 " Il vaut mieux prendre le changement par le main avant qu il ne nous prenne à la gorge" Winston Churchill N o 2295 PROCÈS-VERBAL de la réunion ordinaire, tenue par le conseil municipal de Stoke, au bureau municipal, situé au 403, rue Principale, Stoke, le lundi 5 octobre 2015 à 20 h et présidée par le maire Monsieur Luc Cayer. Présences : Absence : Siège N o 2 : Sylvain Chabot Siège N o 3 : Steeves Mathieu Siège N o 4 : Lucie Gauthier Siège N o 6 : Mario Carrier Siège N o 1 : Sylvain Paquin Siège N o 5 : Daniel Dodier Sara Line Laroche, secrétaire-trésorière par intérim et directrice générale par intérim est également présente. ORDRE DU JOUR 1.00 OUVERTURE ET CONSTAT DE QUORUM 2.00 LECTURE ET ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR 3.00 LECTURE ET ADOPTION DES PROCES-VERBAUX 3.01 Assemblée régulière du 8 septembre 2015 no. 2294 4.00 CORRESPONDANCES Une liste de la correspondance reçue, pendant la période du 1er au 30 septembre 2015 inclusivement, est annexée à l'ordre du jour. Les copies remises aux membres du conseil sont indiquées par "c". 5.00 PERIODE DE QUESTIONS 6.00 DEMANDES ECRITES ET VERBALES 6.01 Limitation de vitesse étendue dans la municipalité 6.02 Plainte concernant le débroussaillage 6.03 Demande financière Campagne Centraide 2015 6.04 Demande financière Caritas Estrie 7.00 RAPPORT DES COMITÉS 7.01 Sécurité publique 7.01.01 Achat d une génératrice pour l unité d urgence 7.01.02 Nouveaux pompiers 7.02 Ressources humaines 7.02.01 Embauche à titre de directrice-générale et secrétaire-trésorière 7.02.02 Fin du contrat directrice-générale et secrétaire-générale par intérim 7.02.03 Adhésion à l ADMQ de la directrice-générale et secrétaire-trésorière 7.02.04 Formation de la directrice-générale et secrétaire-trésorière 7.02.05 Autorisation de demander une carte de crédit- Directrice générale 7.02.06 Inspecteur Nouveau diplômé OMBE 7.03 Administration et Finances 7.03.01 Rapport d activité de fonctionnement préliminaire au 30 septembre 2015 7.04 Aménagement et urbanisme 7.05 Voirie 7.05.01 Soumission travaux rue Mont-Dufresne 7.05.02 Achats de ponceaux 7.05.03 Enlèvement des accotements 7.05.04 Octroi du contrat suite à l appel d offres pour le remplacement du ponceau du Rang 6 7.05.05 Octroi du contrat suite à l appel d offres travaux de pose d un drain Hôtel de ville 7.05.06 Projet Sommets du village : factures à payer pour Consultants SM 7.06 Immobilisations 4580
7.06.01 Utilisation de la somme réservée pacte rural 7.06.02 Renouvellement entente de service Alarme Centaur 7.07 Loisirs 7.07.01 Remboursement des taxes sur dépenses du 150 e de Stoke 7.07.02 Demande de subvention APLS 8.00 TRÉSORERIE ADOPTION DES COMPTES À PAYER 9.00 ADOPTION DES RÈGLEMENTS 10.00 AVIS DE MOTION 11.00 AFFAIRES NON TERMINÉES 12.00 DEPÔT DES RAPPORTS ET SUIVIS DE DOSSIERS 12.01 Rapport inspecteur municipal 12.02 Rapport directeur des travaux publics et services techniques 12.03 Rapport directeur du service incendie 13.00 AFFAIRES NOUVELLES 13.01 Nomination des maires suppléants 2015-2017 14.00 INVITATIONS 15.00 VARIA 16.00 PÉRIODE DE QUESTIONS 17.00 FERMETURE 1.00 OUVERTURE ET CONSTAT DE QUORUM PROCÈS-VERBAL SUR PROPOSITION DE: LUCIE GAUTHIER Rés. #2015-344 IL EST RÉSOLU que cette assemblée soit déclarée ouverte avec constat de quorum et de la régularité de la convocation. ADOPTÉE À L UNANIMITÉ 2.00 LECTURE ET ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR ATTENDU QUE chacun des membres a pris connaissance de l'ordre du jour de la présente séance, lequel a été lu à haute voix. SUR PROPOSITION DE: SYLVAIN CHABOT Rés. #2015-345 IL EST RÉSOLU d accepter l ordre du jour tel que présenté. ADOPTÉE À L UNANIMITÉ 3.00 LECTURE ET ADOPTION DES PROCES-VERBAUX 3.01 Assemblée régulière du 8 septembre 2015 no. 2294 ATTENDU QUE les membres du conseil déclarent et reconnaissent avoir reçu, avant ce jour, une copie du procès-verbal no. 2294 de la séance régulière du 8 septembre 2015. Rés. #2015-346 IL EST RÉSOLU que le procès-verbal soit accepté tel que rédigé par la secrétaire-trésorière par intérim et directrice générale par intérim. 4581
4.00 CORRESPONDANCE ATTENDU QUE les membres du conseil ont pris connaissance du rapport sur la correspondance reçue à la municipalité du 1 er au 30 septembre 2015 inclusivement; ATTENDU QU'une copie de ce rapport a été remise à chaque membre avant la présente séance. Rés. #2015-347 SUR PROPOSITION DE : SYLVAIN CHABOT IL EST RÉSOLU que ladite correspondance et ledit rapport soient et sont adoptés et déposés aux archives de la municipalité, pour y être conservés et être mis à la disposition de tous ceux qui désiraient en avoir copie et/ou communication. 5.00 PERIODE DE QUESTIONS Aucune question du public. 6.00 DEMANDES ECRITES ET VERBALES 6.01 Limitation de vitesse étendue dans la municipalité. ATTENDU que des citoyens demeurant dans le secteur du 4 e rang demandent à la municipalité de réduire la limite de vitesse de 70km à 50km entre le Chemin Côté et le 3 e rang ouest sur la route 216; ATTENDU que ce secteur est en pleine expansion et que plusieurs résidences et commerces de proximité s y sont installés au cours des dernières années; ATTENDU que la sécurité des automobilistes et piétons serait grandement améliorée puisque la circulation, en particulier de poids lourds, est assez intense et rapide; ATTENDU que cette route appartient au Ministère des Transport du Québec; Rés. #2015-348 SUR PROPOSITION DE : MARIO CARRIER IL EST RÉSOLU de demander au MTQ de limiter la vitesse à 50 km/heure entre les rues Chemin Côté et le 3 e rang ouest sur la route 216 ou de procéder à l étude dans ce but. 6.02 Plainte concernant le débroussaillage Point reporté pour manque d information sur le suivi. 6.03 Demande financière Campagne Centraide 2015 Rés. #2015-349 IL EST RESOLU de ne pas contribuer à la campagne 2015.. 6.04 Demande financière Caristas Estrie Rés. #2015-350 SUR PROPOSITION DE : MARIO CARRIER IL EST RESOLU de ne pas contribuer à la campagne 2015.. 4582
7.00 RAPPORT DES COMITÉS 7.01 Sécurité publique 7.01.01 Achat d une génératrice pour l unité d urgence Rés. #2015-351 Il EST RÉSOLU de reporter l achat d une génératrice PTO et ses composantes sur l unité d urgence en 2016.. 7.01.02 Nouveaux pompiers ATTENDU QUE le service de pompier requiert de nouveaux pompiers; Rés. #2015-352 ATTENDU QUE les candidatures retenues ont déjà reçu la formation de pompier requise; Il EST RÉSOLU d accepter les candidatures de Jonathan Lemaire et Charles-André Blouin à titre de pompiers pour la Municipalité de Stoke.. 7.02 Ressources humaines 7.02.01 Embauche à titre de directrice-générale et secrétaire-trésorière ATTENDU que le comité de ressources humaines ayant complété la sélection des candidats retenus pour le poste à la direction générale ; Rés. #2015-353 ATTENDU que le Conseil municipal de Stoke a fait son choix pour le poste directrice générale et secrétaire-trésorière sur la candidature de madame Laroche. IL EST RÉSOLU que Madame Sara Line Laroche soit embauchée à titre de Directrice générale et secrétaire-trésorière pour la Municipalité de Stoke. Que Madame Laroche soit titulaire du poste à compter du 6 octobre 2015 avec tous les droits dévolus à ce poste en vertu du Code municipal du Québec et autres lois connexes. QUE le changement de titre soit autorisé auprès des instances auxquelles madame Laroche est déjà inscrite. D ACCEPTER les conditions prévues au contrat de madame Laroche tel que présenté aux conseillers. D AUTORISER le maire à signer le contrat de travail de la directrice-générale. 7.02.02 Fin du contrat directrice-générale et secrétaire-trésorière par intérim ATTENDU que madame Laroche a obtenu le poste de directrice-générale et secrétaire-trésorière pour la Municipalité de Stoke ; Rés. #2015-354 ATTENDU que le Conseil municipal de Stoke avait signé un contrat de travail avec madame Laroche pour le poste par intérim; IL EST RÉSOLU de mettre fin au contrat de travail du poste par intérim en date du 5 octobre 2015. 4583
Rés. #2015-355 7.02.03 Adhésion à l ADMQ de la directrice-générale et secrétaire-trésorière ATTENDU que madame Laroche a obtenu le poste de directrice-générale et secrétaire-trésorière pour la Municipalité de Stoke ; IL EST RÉSOLU que Mme Sara Line Laroche, directrice générale et secrétaire-trésorière soit autorisée à adhérer pour la prochaine année à l Association des directeurs municipaux du Québec au coût de 419 $ plus taxes à titre de membre régulier. Rés. #2015-356 7.02.04 Formation de la directrice-générale et secrétaire-trésorière IL EST RÉSOLU que la directrice générale et secrétaire-trésorière soit autorisée à suivre de la formation du système comptable SYGEM et d autres cours de formation soit auprès de la FQM et de l ADMQ qu elle jugera utile pour sa fonction. Les crédits disponibles pour la formation sont prévus au poste 02-130-00-454 Rés. #2015-357 7.02.05 Autorisation d une demande de carte de crédit- Directrice générale IL EST RÉSOLU que la directrice générale et secrétaire-trésorière soit autorisée à demander une carte de crédit Visa au nom de la municipalité auprès de la Caisse populaire d East Angus 7.02.06 Inspecteur Nouveau diplômé Le conseil municipal souhaite féliciter monsieur André Rancourt, inspecteur à la Municipalité de Stoke, pour l obtention du diplôme d officier municipal en bâtiment et en environnement (OMBE), concentration environnement. 7.03 Administration et Finances 7.03.01 Rapport d activités de fonctionnement préliminaire au 30 septembre 2015 Les conseillers ont pris connaissance du document. 7.04 Aménagement et urbanisme 7.05 Voirie 7.05.01 Soumissions pour travaux rue Mont Dufresne Attendu que des travaux sont nécessaires pour le creusage de fossés et le changement de ponceaux sur la rue Mont Dufresne; Attendu que des soumissions ont été demandées auprès de quatre entrepreneurs pour ces travaux; Attendu que les travaux sont prévus et doivent être effectués cet automne; Attendu qu un seul soumissionnaire a répondu à l appel; Rés. #2015-358 IL EST RÉSOLU d accepter la soumission d Excavation Alain Préfontaine pour un montant de 30 443$ avant taxes. 4584
7.05.02 Achat de ponceaux Attendu que des prix ont été demandés auprès de deux fournisseurs soit Réal Huot et Le Centre du ponceau Courval; Rés. #2015-359 IL EST RÉSOLU d acheter les ponceaux au plus bas soumissionnaire soit Le Centre du ponceau Courval pour 4 429.77 $ plus taxes. Il EST RÉSOLU de procéder à une commande supplémentaire au même soumissionnaire pour un maximum de 8 000 $ dans les semaines à venir. 7.05.03 Enlèvement des accotements ATTENDU QUE des prix ont été demandés auprès de deux; ATTENDU QUE Transport Jocelyn Ménard fournit des équipements supplémentaires nécessaires aux travaux; Rés. #2015-360 IL EST RÉSOLU de d octroyer le contrat d enlèvement des accotements à Transport Jocelyn Ménard pour un tarif de 315 $ l heure plus taxes. 7.05.04 Octroi du contrat suite à l appel d offres pour le remplacement du ponceau du Rang 6 ATTENDU que la Municipalité de Stoke a procédé, conformément à la loi, à un appel d offres sur invitation auprès de sept (7) entreprises pour les travaux de remplacement du ponceau du Rang6 ATTENDU que l ouverture et l analyse faites des soumissions reçues sont représentées dans le tableau ci-après; Soumissionnaire TOTAL (incluant les taxes) Excavation Charles Grenier 69 925.68 $ Excavation M. Toulouse 68 410.13 $ Rés. #2015-361 oui oui Conforme IL EST RÉSOLU d octroyer le contrat au plus bas soumissionnaire conforme soit : Excavation M. Toulouse inc. pour un total de 68 410.13 $. 7.05.06 Projet Sommets du village : factures à payer pour Consultants SM ATTENDU que la compagnie 9243-4695 Québec inc. et Monsieur Normand Guertin ont signés avec la Municipalité de Stoke une entente relative à des travaux municipaux (volet 2) pour le projet Les Sommets du Village phase 1. ATTENDU que les promoteurs ont déposés auprès de la Municipalité un dépôt de garantie pour les travaux concernant le projet domiciliaire; Rés. #2015-362 ATTENDU que les promoteurs ont été consultés pour le paiement des factures payables à Les Consultants S.M. inc. 4585
IL EST RÉSOLU que la directrice générale et secrétaire-trésorière soit autorisée à payer la facture suivante en imputant les sommes déposées en garantie et de transmettre copie de la facture et image du chèque aux promoteurs ; Les Consultants S.M. inc Facture no. 324331 3 255. $ IL EST RÉSOLU d en autoriser le paiement en date du 6 octobre 2015 7.06 Immobilisations 7.06.01 Utilisation de la somme réservée du pacte rural ATTENDU QUE la municipalité dispose d une somme réservée de 15 000$ à l intérieur du pacte rural; Rés. #2015-363 ATTENDU QUE la municipalité désire entreprendre la phase 2 du projet d amélioration des infrastructures du parc 3R; SUR PROPOSITION DE : SYLVAIN CHABOT IL EST RÉSOLU d utiliser la somme réservée de 15 000$ pour le projet phase 2 du parc 3R. Rés. #2015-364 7.06.02 Renouvellement de l entente de service Alarme Centaur SUR PROPOSITION DE : SYLVAIN CHABOT IL EST RÉSOLU de renouveler l entente de service avec Alarme Centaur pour un montant de 150$ par mois. 7.07 Loisirs 7.07.01 Remboursement des taxes sur dépenses du 150 e de Stoke ATTENDU que le comité du 150 e tenait une comptabilité externe; ATTENDU que la municipalité a reçu le remboursement de taxes sur dépenses du comité du 150 e ; ATTENDU que suite au remboursement de taxes le comité fermera ses comptes et versera l excédent à la municipalité; Rés. #2015-365 IL EST RÉSOLU de rembourser les taxes sur dépenses du comité pour un montant de 10 927.79$ IL EST RÉSOLU d en autoriser le paiement en date du 6 octobre 2015. 7.07.02 Demande de subvention APLS Rés. #2015-366 ATTENDU que l APLS demande une subvention pour ses activités, entre autres la sensibilisation et la démocratisation de l accès au plan d eau en créant un parc public avec accès au Lac de Stoke pour de petites embarcations; IL EST RÉSOLU de d accorder la subvention de 500 $ 4586
8.00 TRESORERIE ADOPTION DES COMPTES A PAYER ATTENDU QUE la secrétaire-trésorière par intérim dépose les rapports faisant état des dépenses autorisées pendant la période du mois de septembre 2015, ce, en vertu des règlements de délégation pour les employés municipaux, art. 961 CMQ. Rés. #2015-367 SUR PROPOSITION DE : MARIO CARRIER IL EST RÉSOLU d'approuver les salaires du mois de septembre 2015 : 8.1 Salaires du 1 er au 30 septembre 2015 A) Employés 26 375.89 $ ATTENDU QUE la secrétaire-trésorière par intérim dépose les rapports faisant état des dépenses autorisées pendant la période du mois de septembre 2015, en vertu des règlements de délégation pour les employés municipaux, art. 961 CMQ. Rés. #2015-368 SUR PROPOSITION DE : MARIO CARRIER IL EST RÉSOLU d accepter les listes des comptes à payer : 8.2 Déboursés listes a) Comptes à payer en date du 5 octobre 2015 : 227 489.54 $ b) Comptes payés depuis le 9 septembre 2015 : 16 613.61 $ IL EST RÉSOLU d autoriser la secrétaire-trésorière à effectuer le paiement de ces comptes à qui de droit. 9.00 ADOPTION DES REGLEMENTS Aucun règlement à adopter. 10.00 AVIS DE MOTION Aucun avis de motion 11.00 AFFAIRES NON TERMINÉES Aucun point à discuter. 12.00 DEPÔT DES RAPPORTS ET SUIVIS DE DOSSIERS 12.01 Rapport inspecteur municipal Les élus ont pris connaissance du document. 12.02 Rapport directeur des travaux publics et services techniques Les élus ont pris connaissance du document. 12.03 Rapport directeur du service incendie Les élus ont pris connaissance du document. 12.03.01 Achat d un habit de combat pour pompier Rés. #2015-369 IL EST RÉSOLU de remplacer un habit de combat au coût de 1490 $ plus taxes. Rés. #2015-370 12.03.02 Dépôt es articles de prévention sur le site Web IL EST RÉSOLU de demander au préventionniste de déposer les articles de prévention incendie ou tout autre communiqué d intérêt public sur le site Web de la municipalité. 4587
13.00 AFFAIRES NOUVELLES 13.01 Nominations des maires suppléants 2015-2017 Rés. #2015-371 SUR PROPOSITION DE : SYLVAIN CHABOT IL EST RÉSOLU que les personnes suivantes soient nommées maires suppléants pour les périodes données : - De novembre 2015 à mars 2016 Daniel Dodier - De avril 2016 à juillet 2016 Steeves Mathieu - De août 2016 à novembre 2016 Sylvain Chabot - De décembre 2016 à mars 2017 Lucie Gauthier - De avril 2017 à juillet 2017 Mario Carrier - De août 2017 à octobre 2017 Sylvain Paquin ADOPTÉE À L UNANIMITÉ 14.00 INVITATIONS 15.00 VARIA 16.00 PÉRIODE DE QUESTIONS Une citoyenne se renseigne sur les améliorations apportées aux infrastructures du parc 3R. 17.00 FERMETURE ATTENDU QUE l ordre du jour est épuisé. Rés. #2015-372 IL EST RÉSOLU de lever l assemblée à 20 h 45. Luc Cayer, maire Sara Line Laroche, directrice générale et secrétaire-trésorière ***************************************************************************** 4588