1/46 FORMATION DES POINTS FOCAUX Mars 2006 Gestion de comptes email Fidafrique 1. La création de comptes email sur le serveur de Fidafrique 1.1 Accéder au serveur 1.2 Créer des comptes email 1.3 Modifier un compte email 2. Le webmail de Fidafrique 2. 1 Connexion à la messagerie de Fidafrique 2. 2 Composer un nouveau message 2. 3 Lire un message reçu 2. 4 Répondre à un message 2. 5 Installer un répondeur automatique 3. Gérer votre compte email Fidafrique avec Outlook Express 3.1 La configuration du logiciel 3.2 L ajout d une signature 3.3 Organiser votre courrier 3.4 Créer un filtre pour trier automatiquement vos courriers
2/46 1. Création de comptes email 1.1 Accéder au serveur Pour accéder au serveur de Fidafrique, ouvrez votre navigateur et entrez lʹadresse dʹadministration de votre nom de domaine de la façon suivante: https://pask mr.org/admin/ Ne pas oublier le ʺsʺ après de ʺhttpʺ qui indique lʹaccès à un serveur sécurisé. Ne pas oublier également le slash (/) à la fin de lʹadresse. La fenêtre suivante sʹaffiche à lʹécran. A chaque fois que vous visitez un serveur sécurisé, un certificat vous est proposé qui se présente ainsi : Validez en cliquant sur OK. Un écran semblable à celui ci sʹaffiche:
3/46 Vous devez maintenant entrer le nom dʹutilisateur et le mot de passe qui vous ont été communiqués par lʹadministrateur du serveur. Cliquez ensuite sur le lien Entrer pour valider. Une fenêtre semblable à celle ci sʹaffiche à lʹécran: 1.2 Créer des comptes email Nous allons maintenant cliquer, comme ci dessous, dans la rubrique Comptes Mails sur le domaine que nous avons pris comme exemple : pask mr.org.
4/46 A la nouvelle fenêtre qui sʹaffiche, nous allons cliquer sur le lien Ajouter un email sur pask mr.org. Lʹétape suivante consistera à remplir les champs, comme indiqué dans la fenêtre ci dessous.
5/46 NB: ʺCompte POPʺ est coché ici parce que lʹutilisateur va également avoir la possibilité dʹutiliser un logiciel client comment Outlook Express ou Eudora pour envoyer ou télécharger ses messages. Il est conseillé de cocher cette option. ʺAutres destinatairesʺ: indiquer une ou des adresses email où vous souhaitez quʹune copie de vos messages vous soit envoyée. Cliquez ensuite sur Ajouter cet email pour créer ce compte. Le serveur, par le message suivant, indique que le compte email a été effectivement créé. 1.3 Modifier un compte email Les mots de passe sont attribués la première fois par lʹadministrateur. Le titulaire du compte devra le changer par la suite pour être le seul à le connaître. Sʹil arrive que le titulaire dʹun compte oublie son mot de passe, ce
6/46 sera à lʹadministrateur de lui fournir un nouveau mot de passe, en procédant de la manière suivante. Accéder à la ʺListe des email du domaine..ʺ, avec une fenêtre comme celle indiquée ci dessous. Cliquer sur le lien ʺModifierʺ du compte dont il faut changer le mot de passe. Lʹécran suivant sʹaffiche. Taper le nouveau mot de passe et cliquer sur Modifier cet email. NB: Cʹest également ici quʹil faudra éventuellement modifier les alias (destinataires de copies de messages arrivant sur ce compte). Dans ce cas, ne pas toucher au champ mot de passe qui restera le même. Un écran identique à celui ci dessous sʹaffiche pour indiquer que lʹopération sʹest bien déroulée.
7/46 * * * IMPORTANT: Nʹoubliez pas, une fois terminé le travail sur le serveur, de cliquer; au bas de la partie gauche de lʹécran sur le lien Se déconnecter comme indiqué sur lʹécran ci dessous.
8/46 2. Le webmail de Fidafrique 2. 1 Connexion à la messagerie de Fidafrique Dans la fenêtre du navigateur, inscrire une des adresses suivantes : https://mail.fidafrique.net/ https://fidafrique.net/webmail/ Ne pas oublier le ʺsʺ après de ʺhttpʺ qui indique lʹaccès à un serveur sécurisé. Ne pas oublier également le slash (/) à la fin de lʹadresse. La fenêtre suivante sʹaffiche à lʹécran. A chaque fois que vous visitez un serveur sécurisé, un certificat vous est proposé qui se présente ainsi : Validez en cliquant sur OK. Vous arrivez ensuite sur le webmail de Fidafrique. Insérer l identifiant qui est l adresse email complète.
9/46. Taper le mot de passe qui vous a été fourni lors de la création du compte.. Cliquer sur «Accès Messagerie». Une nouvelle fenêtre s ouvre qui vous permet l accès à votre messagerie. Vous devriez commencer par changer votre mot de passe en cliquant sur le lien «Options». Une nouvelle fenêtre s ouvre.
10/46 Cliquer sur le lien «Changer le mot de passe». 1. Taper d abord le mot de passe qui vous a été attribué dans le champ «Ancien mot de passe» 2. Taper le nouveau mot de passe que vous avez choisi 3. Retaper le nouveau mot de passe pour confirmer
11/46 4. Cliquer sur le lien «Changer mon mot de passe» Cliquer de nouveau sur «Options» pour introduire les informations personnelles vous concernant :
12/46 La fenêtre suivante s ouvre pour vous permettre de taper ces informations que vous pourrez modifier quand vous voudrez. Indiquez votre nom complet, votre adresse électronique, comme vous l a indiqué le service technique de Fidafrique. L adresse de réponse doit être remplie si elle doit être différente de l adresse électronique donnée au dessus. Sinon, laisser le champ vide. Ici, vous pouvez également choisir le fuseau horaire, qui vous permet d avoir sur vos messages, les heures correctes d expédition et de réception des messages. Il est fortement conseillé de créer une signature qui indiquera au destinataire vos noms, fonctions et coordonnées. Cette signature devra être la même que celle que vous utiliserez avec votre gestionnaire de courrier (Outlook ou autre
13/46 logiciel). Il est aussi recommandé de faire apparaître automatiquement la signature sur tous les messages que vous envoyez en cochant au bas de la fenêtre «Oui» pour «Utiliser la signature» (cette signature peut toujours être modifiée ou supprimée par vous quand vous rédigez le message) Cochez, si vous le souhaitez, «Précéder la signature de la ligne» qui sépare le texte de la signature. Une fois que vous avez terminé, cliquer sur «Valider». 2. 2 Composer un nouveau message Pour composer un nouveau message, cliquer sur le lien «Composer». Taper l adresse du destinataire dans le champ «A». Eventuellement, l adresse du ou des destinataires de copie dans le champ «Copie à».
14/46 Taper éventuellement l adresse du ou des destinataires de «Copie cachée». NOTE : Pour mettre plus d un destinataire dans ces champs, il faut taper les adresses en les séparant par des virgules. Taper l objet du message. Vous pouvez choisir de recevoir un accusé réception du message à la lecture par le destinataire et/ou à la réception par le serveur de son fournisseur de service. Taper votre message. Si vous avez un document dans votre disque dur à envoyer à votre correspondant cliquer sur «Parcourir», retrouver le document et doublecliquer dessus. Le chemin de ce document s affiche dans le champ «Pièce jointe». ATTENTION : la taille du document à envoyer ne doit pas dépasser 5 Mo. Une fois que vous avez fini, cliquer sur «Envoyer» au bas du champ du texte du message sur la droite. Votre message est envoyé. 2. 3 Lire un message reçu Lorsque vous arrivez sur le serveur et que vous introduisez votre identifiant et votre mot de passe, la boîte de réception s ouvre immédiatement et vous pouvez lire le(s) message(s) en cliquant sur l objet du message lui même :
15/46 Le message s ouvre :
16/46 S il s agit d un correspondant à qui vous écrivez souvent, vous pouvez mettre les informations le concernant dans votre carnet d adresses en cliquant sur «Ajouter l adresse». Une fenêtre identique à celle ci s ouvre Cliquer sur «Ajouter une adresse» une fois les informations introduites. Ici vous pouvez ajouter d autres adresses si vous le souhaitez. Revenons à la lecture du message reçu en cliquant sur le lien «Boîte de réception» en rouge à gauche de la fenêtre.
17/46 Cliquez sur l objet du message pour l ouvrir. 2.4 Répondre à un message Vous voulez répondre au message reçu, cliquer sur «Répondre». Comme on le voit ci dessous, le champ d adresse est rempli, l objet du message également. Dans le champ du message, le texte du correspondant est cité. On peut donc répondre au message. Cliquer sur «Envoyer» une fois que vous avez terminé.
18/46 On remarquera la petite lettre «R» placée devant l objet du message qui indique qu il a été répondu à ce message. On peut choisir de préparer un message et de ne pas l envoyer immédiatement, en le mettant dans le dossier des brouillons ou «drafts». Voici un exemple. Cliquer sur «Composer» et préparez le message.
19/46 Au lieu de l envoyer, cliquer sur «Enregistrer le brouillon».
20/46 Pour revenir sur le brouillon du message lorsque l on est dans un autre dossier, il suffit de cliquer sur «Drafts» en rouge dans la colonne de gauche. Après avoir ouvert le message, cliquer sur le lien «Reprendre ce brouillon» comme ci dessous : Editer le message et l envoyer si vous le souhaitez. Ceci vous ramène à la fenêtre de composition de messages. 2.5 Installer un répondeur automatique Lorsque vous vous absentez ou partez en congé, vous pouvez mettre en marche, sur le serveur de Fidafrique, un répondeur automatique qui indiquera, par exemple, à vos correspondants, que leurs messages sont bien arrivés à destination, et quʹune réponse leur parviendra dès que possible. On peut mettre nʹimporte quel texte. Pour accéder à ce répondeur: 1. Ouvrez votre navigateur et allez sur le serveur de Fidafrique: https://farafina.net/webmail/
21/46 2. Mettez votre identifiant (votre adresse email Fidafrique) et votre mot de passe, puis cliquer sur le bouton: Accès Messagerie. 3. A la fenêtre qui sʹouvre, cliquez sur le lien Options, ensuite sur Filtrer les messages. 4. Cliquez sur le bouton Cliquer ici pour lʹactiver. 5. Cliquez sur le lien Définir une nouvelle règle. Donnez un nom à cette règle (très utile lorsque lʹon en a plusieurs) 6. Passez à la rubrique ACTION. Cochez ʺRépondre automatiquementʺ. 7. Cliquez à lʹintérieur de la case prévue et tapez le texte de la réponse. Lorsque vous avez fini, cliquez sur Créer cette règle au bas de la page. Le message ʺLa règle a été ajoutée avec succèsʺ sʹaffiche pour indiquer que tout sʹest bien passé. Lorsque vous revenez et voulez arrêter ce répondeur, suivez les étapes 1 à 3 ci dessus, cochez la case en face de la règle que vous avez créée et cliquez sur le bouton Effacer les règles cochées. Le filtrage des messages offre également dʹautres possibilités que vous pouvez explorer. Pour quitter votre serveur de messagerie Farafina.net, cliquer sur le lien «Fermer la session» en haut à droite de la fenêtre.
22/46 3. Gérer votre compte email Fidafrique avec Outlook Express 3.1 La configuration du logiciel Les informations données ci dessous peuvent également être utilisées pour tout autre logiciel de messagerie comme Eudora, Pegasus Mail, etc. Cliquer sur l icône de Outlook Express pour l ouvrir : Cette fenêtre apparaît : Cliquer sur «Outils»
23/46 Ensuite sur «Comptes Vous pouvez supprimer tous les comptes qui sont déjà là et qui ne vous sont d aucune utilité.
24/46 Cliquer sur «Ajouter Courrier» Mettez votre nom complet. Ensuite cliquer sur Suivant.
25/46 Tapez l adresse qui vous avait été donnée par le service technique de Fidafrique, puis cliquer sur Suivant : Remplir les champs de cette fenêtre comme ci dessous, puis cliquer sur Suivant :
26/46 A Nom du compte : taper votre adresse complète. Taper votre mot de passe. Cocher Mémoriser le mot de passe, si vous êtes seul à utiliser l ordinateur que vous êtes en train de configurer. Puis, cliquer sur Suivant.
27/46 Encore quelques clics! Cliquer sur Propriétés : A la nouvelle fenêtre qui s affiche, cliquer sur l onglet «Avancé»
28/46 Laisser le port par défaut du «Courrier sortant (SMTP)» (25). A Courrier entrant (POP3), cocher la case Ce serveur nécessite une connexion sécurisée (SSL). Le port devient automatiquement : 995. Cliquer sur «Appliquer», puis sur «OK». Pour finir, cliquer sur «Fermer»
29/46 3.2 L ajout d une signature Nous allons maintenant, comme nous l avons fait avec le webmail, introduire une signature qui apparaîtra sur tous les messages que nous envoyons. Il est souhaitable d utiliser la même signature que sur webmail. Il est à noter que dans l écran d édition des messages, on a toujours la possibilité de ne pas insérer la signature. Cliquer sur Outils ensuite sur Options, comme indiqué ci dessous :
30/46 A la nouvelle fenêtre qui s affiche, cliquer sur l onglet Signatures, comme indiqué ci dessous : A la nouvelle fenêtre qui s affiche, cliquer sur Nouveau :
31/46 Cocher la case Ajouter les signatures à tous les messages sortants. La case Ne pas ajouter de signatures aux réponses et transferts est automatiquement cochée. Mettez vos coordonnées à la Rubrique Modifier la signature, dans le champ Texte, qui doit être coché.
32/46 Lorsque vous avez fini, cliquer sur Appliquer, puis sur OK! La configuration d Outlook Express est terminée.
33/46 3.3 Organiser votre courrier Même après avoir effacé les messages que vous ne souhaitez pas conserver, vos boîtes aux lettres peuvent sembler désorganisées et compliquées. Vous pouvez créer des boîtes aux lettres (ou dossiers) supplémentaires pour trier, classer, conserver vos messages. Vous pouvez les organiser de différentes manières : par correspondant particulier, projet, date, activité, organisation ou n importe quel autre critère ou combinaison de critères. Pour créer de nouveaux dossiers de courrier, aller à Fichier, Dossier et cliquer sur Nouveau. Vous devez ensuite donner un nom au dossier comme lʹindique la fenêtre qui sʹaffiche:
34/46 Cliquer ensuite sur OK et dans la liste des dossiers apparaît celui que nous venons de créer: A lʹintérieur de ces dossiers vous pouvez également créer des sous dossiers. Nous allons maintenant créer un sous dossier à lʹintérieur du dossier ʺPartenairesʺ que nous avons créé:
35/46 Nous déplaçons le curseur de la souris sur le dossier ʺPartenairesʺ et nous cliquons dessus avec le bouton droit de la souris, qui fait apparaître un menu contextuel. Cliquer normalement (avec le bouton gauche) sur le menu Nouveau dossier Une boîte de dialogue apparaît dans laquelle vous devez indiquer le nom du nouveau sous dossier. Taper le nom choisi et cliquer sur OK.
36/46 En cliquant sur le bouton OK, nous voyons le sous dossier que nous venons de créer à lʹintérieur du dossier Partenaires: Maintenant que nous avons vu comment créer des dossiers et sous dossiers (on peut en créer autant que lʹon veut), nous allons voir comment déplacer des messages dʹun dossier vers un autre. Déplacer des messages dans un autre dossier
37/46 Pour déplacer un ou des messages d un dossier à un autre, il y a deux possibilités : 1. il faut d abord le(s) sélectionner dans le volet des messages et, à l aide du bouton droit de la souris, choisir «Déplacer vers un autre dossier». Dans la boîte de dialogue qui s affiche, indiquer le dossier dans le lequel vous voulez déplacer le message. Cliquer sur le dossier choisi, puis valider en cliquant sur OK. 2. sélectionner le(s) messages, cliquer une fois sur cette sélection sans relâcher le bouton de la souris. Tirez vers le dossier choisi, et relâchez le bouton de la souris. Copier des messages dans un votre dossier Au lieu de déplacer un ou des messages dʹun dossier vers un autre, vous pouvez aussi choisir de les copier dans cet autre dossier. Deux possibilités: 1. sélectionner le(s) message(s) dans le volet des messages, aller à Edition, cliquer sur Copier vers un autre dossier. 2. sélectionner le(s) message(s) dans le volet des messages, cliquer une fois sur cette sélection avec le bouton droit de la souris, aller à Edition, cliquer sur Copier vers un autre dossier. Renommer et supprimer des dossiers Pour renommer un dossier, cliquer dessus avec le bouton droit. Un menu apparaît. Cliquer sur Renommer et taper le nouveau nom choisi. Pour supprimer un dossier, sélectionnez le et taper sur la touche Supprimer ou bien cliquer avec le bouton droit de la souris sur ce dossier et cliquer sur Supprimer. Lorsque vous supprimez un dossier, tous les messages qui y sont conservés sont également envoyés dans le dossier des Eléments supprimés. Si vous les supprimez de ce dossier, ils seront définitivement éliminés de lʹordinateur et ne pourront plus être restaurés. 3.4 Créer un filtre pour trier automatiquement vos courriers Les règles des messages dans Outlook aident à gérer automatiquement votre courrier en filtrant les messages entrants. Par exemple, tout le courrier
38/46 provenant dʹun correspondant, ou concernant telle affaire, peut être automatiquement placé dans un dossier particulier. Dans ce cas, tous ces messages seront placés dans ce dossier dès quʹils arrivent dans votre ordinateur. Tel utilisateur nous envoie tout le temps du courrier indésirable (SPAM). Nous pouvons créer un filtre qui va détruire tous les messages provenant de son adresse, ou les placer dans un dossier pour être consultés par la suite. Les règles sont établies dans la fenêtre des règles des messages. Pour y accéder, cliquer sur Outils Règles de message Courrier comme cidessous: Une nouvelle règle de courrier sʹaffiche. Il faut maintenant lui indiquer comment le logiciel doit se comporter lorsquʹil arrive un nouveau message répondant à certaines conditions que nous allons voir ci dessous.
39/46 Il faut dʹabord sélectionner les conditions pour cette première règle. Nous avons plusieurs possibilités Nous allons prendre un exemple et éditer notre première règle. Nous voulons que lorsquʹil arrive dans notre boîte un message avec sur la ligne ʺObjet:ʺ les mots ʺTech forum_fidafriqueʺ, (qui est ajouté à tous les messages postés sur notre liste de discussion) quʹil soit automatiquement déplacé vers le dossier vers le dossier ʺForum Technique Fidafriqueʺ
40/46 Nous avons sélectionné ci dessus la condition pour notre règle et ce quʹil faut faire lorsque cette condition est remplie. Maintenant nous allons procéder à la description de la règle. Cliquons, dans la partie 3 du tableau, sur le lien ʺcontient des mots spécifiquesʺ et indiquons les mots que nous voulons appliquer à la condition. Une nouvelle fenêtre sʹouvre où nous allons mettre les mots spécifiques ʺtechforum_FIDAFRIQUEʺ et ensuite cliquer sur le bouton Ajouter comme cidessous:
41/46 Ce qui donne le contenu de la fenêtre suivante. Nous validons en cliquant sur le bouton OK. Cette opération nous retourne à la fenêtre suivante pour nous permettre dʹindiquer le dossier vers lequel nos messages doivent être déplacés. Cliquons, comme indiqué ci dessous sur le lien spécifié:
42/46 Ici nous devons sélectionner notre dossier ʺForum Technique Fidafriqueʺ et cliquer sur OK. Nous pouvons maintenant donner un nom à notre règle, ce qui va nous permettre, lorsque nous en aurons plusieurs, de savoir dʹun seul coup dʹœil à quoi elle sert.
43/46 Une nouvelle fenêtre sʹouvre après avoir cliqué sur le bouton OK.
44/46 Cliquer sur Appliquer, puis sur OK.
45/46 Le site: http://www.arobase.org donne beaucoup dʹinformations sur le courrier électronique ainsi que les logiciels. Pour approfondir davantage vos connaissances sur Outlook Express, vous pouvez visiter la page http://www.arobase.org/astuces/oe index.htm, où vous trouverez beaucoup de ʺTrucs et astucesʺ, notamment, comment : Paramétrer le logiciel Relever une boîte aux lettres supplémentaire Relever un compte Hotmail Gérer un compte IMAP Importer un compte e-mail Importer un carnet d adresses Faire d'oe le logiciel de messagerie par défaut Connaître le numéro de la version utilisée Installer la dernière version d'outlook Express Laisser une copie des messages sur le serveur Configurer Netscape ou Mozilla pour les utiliser avec Outlook Express Envoyer et recevoir des messages Lire le courrier déconnecté Relever régulièrement le courrier Gérer les fichiers attachés Envoyer facilement un fichier de Windows en pièce jointe Envoyer une page Web par e-mail Vérifier l'orthographe des messages Demander un accusé de réception Visualiser les entêtes et le code des messages Affecter une priorité à un message Signer numériquement un message Crypter un message Désactiver le volet de visualisation des messages Personnaliser et mettre en forme ses messages Choisir un papier à lettres Créer un papier à lettres Insérer automatiquement une signature à la fin des courriers Joindre automatiquement une carte de visite Changer le son de notification d'arrivée du courrier Insérer un son dans un mail Composer un e-mail au format HTML Modifier les paramètres d'impression des messages Personnaliser le logiciel Personnaliser la barre d'outils Changer le look d'outlook Express Modifier les colonnes affichées dans la liste des messages Changer le son d'annonce des nouveaux courriers S'organiser et gagner du temps Ajouter une entrée dans le carnet d'adresses Alimenter automatiquement le carnet d'adresses
46/46 Utiliser le carnet d'adresses Utiliser les raccourcis clavier Bloquer les expéditeurs indésirables Répondre automatiquement à vos courriers Créer des listes de diffusion Créer une règle de filtrage Vider automatiquement la corbeille Quitter Outlook Express plus rapidement Les fonctions avancées du logiciel Rechercher une adresse e-mail Protéger l'accès par mot de passe Partager Outlook Express entre plusieurs utilisateurs Ajouter un annuaire d'e-mails Réduire l'espace de stockage occupé par les courriers Effectuer une sauvegarde de vos données Sauvegarder les règles de message et la liste des expéditeurs bloqués Envoyer des fichiers volumineux Désactiver le format HTML S'authentifier auprès du serveur SMTP Modifier le numéro de port utilisé pour le serveur SMTP Interdire toute modification des paramètres Supprimer l'écran d'accueil