MANUEL
Introduction Softswell est un outil logiciel de diffusion et de manipulation de données. Son objectif principal est de permettre la réalisation de recherches complexes au moyen d outils simples et intuitifs dans un ensemble de tableaux de données interdépendants. Softswell fournit en outre les interfaces nécessaire à la saisie et la modification des données de différentes natures, telles que du texte, des chiffres, des dates, des images, des documents PDF, ainsi que toute sorte de fichiers. Ce manuel aborde les grands principes de l interface Softswell, les outils et méthodes de recherche et de sélection, l édition de de rapports, et la manipulation de données (saisie et modification).
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Sommaire Interface! 4 Pages et feuilles! 5 Thèmes ou Usages : les «Pages» Composants ou Tableaux de données : les «Feuilles» Navigation intuitive Les boutons de commande! 8 Bouton Maison Bouton Rapport Bouton Extraction vers Excel Bouton Retour d expérience Bouton d envoi de document Bouton Déconnexion Les boutons de contrôle! 12 Les vues! 13 La vue «Tableau»! 13 Les outils de navigation et d extraction! 14 Outils de navigation Outil d extraction Outil d impression de rapports prédéfinis Les outils de création et de changement de vue! 16 Outil d ajout d enregistrement Outil d affichage calendaire Outil d affichage détaillé en bulle Accès vers la vue «Fiche» Les outils de synthèse de données! 18 Outils de graphique contextuel Outils de synthèse de colonnes Les outils de tris et sélection de données! 23 Trier les données La vue «Fiche»! 28 Les outils de navigation! 28 Affichage des valeurs nulles Retour vers la vue tableau Outil d ajout d enregistrement Consultation des enregistrements liés Affichage détaillé d informations Mise à jour d information Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 3 sur 35
Interface Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 4 sur 35
I. Pages et feuilles L interface Softswell repose sur une organisation simple de pages et de feuilles commune à de nombreux sites internet, favorisant ainsi une prise en main rapide par les utilisateurs. Thèmes ou Usages : les «Pages» Les pages, figurées par des onglets verticaux visibles à gauche de l écran, correspondent à des grandes catégories de données, ou à l usage qui en est fait. Ainsi, une page destinée à la gestion de projets rassemblera l ensemble des tableaux de données relatifs aux projets. Toutes les informations sont donc regroupées afin d exploiter au mieux leurs relations d interdépendance. Dans cet exemple, un projet est composé de sous-projets ou «Work-Packages», de documents divers (conventions, contrats, rendus,...). Durant la vie d un projet, des financements lui seront affectés, ainsi que des dépenses. Périodiquement, des informations d avancement lui seront ajoutées. Enfin, il sera utile de pouvoir rechercher les feuilles horaires affectées par les collaborateurs à chaque projet, calculer des totaux par période et catégories de personnel. Composants ou Tableaux de données : les «Feuilles» Les pages (onglets verticaux) correspondent à des thèmes ou des usages. Les feuilles (onglets horizontaux) sont des composants de la page à laquelle ils appartiennent. Chaque onglet horizontal donne ainsi accès à un tableau de données en relation avec l objet de la page, ici le projet. Chacun de ces onglets pourra contenir des informations relatives aux projets suivis.! Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 5 sur 35
En l absence de sélection en cours, les puces d onglet, de couleur bleue, indiquent le nombre d enregistrements (par exemple, le nombre de projets) contenus dans le tableau correspondant. En présence d une sélection, par exemple lorsqu un projet spécifique est affiché dans le premier onglet, les puces d onglet affichent le nombre d enregistrements correspondant au projet pour chaque tableau de données. Ce premier niveau de sélection permet d accéder à tous les enregistrements relatifs au projet, par simple clic sur chaque onglet, pour chaque tableau de données présent dans la page «Projets». Navigation intuitive Deux méthodes permettent de naviguer entre les pages et feuilles : par simple clic sur les onglets de pages, puis de feuilles, par sélection de la feuille souhaitée dans la liste de navigation rapide. A tout moment, le titre de la feuille en cours est affiché en haut de l écran. Ce titre est également une liste déroulante offrant un accès rapide à toutes les feuilles accessible à l utilisateur. Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 6 sur 35
Les pages sont représentées en caractères gras et de couleur grise; toutes les feuilles contenues dans chaque page sont présentées en caractères noirs. La sélection d une feuille par clic permet d y accéder directement. La barre de contrôle, située dans la partie droite de l écran, contient également deux boutons relatifs à la navigation entre pages/feuilles. Le bouton de gauche, sous forme de maison, conduit à la première feuille de la page courante. Le bouton «précédent», sous forme d une flèche dirigée vers la gauche, permet de revenir à la page précédement affichée avant la page en cours. La barre de commandes, située en haut à droite de l écran, contient elle-aussi un bouton relatif à la navigation. Le bouton de gauche, sous forme de maison, conduit à la première feuille de la première page. Cette onglet correspond à la page d accueil de l application. Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 7 sur 35
II. Les boutons de commande Les boutons de commande donnent accès aux fonctions de communication, de conception de rapport et de déconnexion. Situés en haut à droite de l écran, les boutons de commande regroupent des fonctions généralement accessible à tout moment. Ils sont affichés en permanence, bien que leur état (actif ou inactif) puisse varier selon le contexte. Bouton Maison Le bouton maison offre un accèsdirect vers la page d accueil de l application. Bouton Rapport Le bouton «rapport» ouvre l outil de conception de rapports. Les rapports sont construits sur la base de la sélection de données en cours. L outil de conception de rapports autorise la production de rapports au format PDF qu il est ensuite possible d enregistrer. Il est également possible de programmer leur envoi à intervalles réguliers par courrier électronique, à une liste de destinataires souhaités. Son utilisation est détaillée dans un chapitre ultérieur du présent manuel. Bouton Extraction vers Excel Le bouton d extraction vers Excel est désactivé. Remplacé par un moteur d extraction plus complet. Il sera progressivement supprimé des écrans et réservé aux administrateurs à des fins de maintenance de données. Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 8 sur 35
Bouton Retour d expérience Le bouton de retour d expérience permet d émettre un commentaire, une suggestion, ou de signaler un bug affectant l application. Un clic sur le bouton Retour d expérience ouvre une fenêtre en surimpression de l écran en cours, sans modification du travail en cours, saisie, sélection, etc... Tapez le texte de votre commentaire dans le champ prévu à cet effet puis cliquez sur le bouton «enregistrer» sous forme de disquette, au bas du formulaire. L équipe de développement pourra consulter un instantané de l écran en cours en plus de votre message, afin d aider à identifier le problème signalé. Ce retour est enregistré et consultable à l aide de l onglet «Mes retours» de la page «Mon profil». Après traitement, ce retour pourra faire l objet d une réponse de la part de l équipe de développement ou de l administrateur de l application. Cette réponse est ajoutée au retour d expérience et consultable par l auteur du retour. Bouton d envoi de document Le bouton d envoi de document permet d expédier instantanément le document affiché à l écran au moment de son utilisation. Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 9 sur 35
Lorsqu un document est affiché dans l onglet en cours, il est possible de l expédier immédiatement par courrier électronique à une sélection de destinataires choisis parmi les utilisateurs de l application, dans le carnet d adresse intégré de l application, ou même par saisie manuelle d adresses mail. Fenêtre d envoi de document La fenêtre d envoi de document est composée de 5 sections distinctes : le champ «email» peut-être rempli manuellement, ou par clic sur le nom des utilisateurs affichés dans la section de droite. Ce champ bénéficie d un outil de completion automatique sur la base d informations provenant du carnet d adresse de l application ainsi que de la liste des utilisateurs. Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 10 sur 35
le champ «objet» correspond à l objet apparaissant sur le courrier électronique qui sera reçu par les destinataires. le champ «message» permet d accompagner le document d un message explicatif, à l attention des destinataires choisis. le champ «pièce jointe» contient la liste des documents attachés au courrier électronique. le champ de sélection des destinataires, à droite, contient la liste des destinataires internes dont les adresses peuvent être ajoutées aux destinataires par simple clic. Une fois les champs «email» et «message» complétés, un clic sur la «coche» verte située au bas du formulaire expédie le document. Le courrier électronique tel que reçu par le destinataire Le bouton d annulation, sous forme de porte ouverte, permet d annuler l envoi de document. Bouton Déconnexion Le bouton déconnexion ferme la session utilisateur. Une fois la session fermée, les droits attachés à la session ne sont plus accessibles. L utilisateur devra se reconnecter pour accéder à nouveau à l application. Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 11 sur 35
III.Les boutons de contrôle Les boutons de contrôle permettent l accès aux fonction relatives à la feuille/onglet en cours. Ils portent essentiellement sur la navigation au sein des données, leur extraction et l impression de rapports prédéfinis. Les boutons de contrôles sont affichés en fonction du contexte, de la page et de la feuille en cours. Ils seront adaptés, par exemple, selon les droits dont dispose l utilisateur en termes de saisie, modification ou suppression de données. De la même façon, les boutons affichés diffèreront en vue «tableau», en vue «fiche» ou en vue «saisie» et «ajout» de données. Les boutons de contrôle sont abordés de manière détaillée dans les chapitres suivants traitant des différentes vues offertes par Softswell. Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 12 sur 35
IV.Les vues Softswell offre plusieurs types de vues de données, chacune correspondant à un usage spécifique et autorisant des actions différentes sur les données affichées. 1. La vue «Tableau» La vue «Tableau» est la présentation par défaut d un jeu de données. Elle est en tous points similaire à celle offerte par un logiciel tableur numérique (ex. Excel). Lorsqu une feuille est accédée pour la première fois, celle-ci est présentée par défaut en vue «tableau». Vue «Tableau» La vue tableau est particulièrement adaptée pour : la recherche d un enregistrement et sa consultation rapide, la réalisation de tris et sélections, le calcul de synthèses et la production de graphiques, l extraction de données vers tableur, la mise à jour rapide de données multiples. Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 13 sur 35
Les outils de navigation et d extraction Les principaux outils offerts par la vue tableau sont décrits ci-dessous. L utilisation des sélecteurs est expliquée de manière plus détaillée dans le chapitre portant sur la réalisation des tris et sélections de données. Outils de navigation Ils permettent de naviguer vers les pages précédentes et suivantes. Par défaut, Softswell limite le nombre d enregistrements présentés par page à 15. Les boutons extérieurs pointent directement vers la première et la dernière page de données. Les indications sur la page en cours, le nombre total de pages ainsi que le nombre d enregistrements correspondant à la sélection courante sont affichées en pieds de tableau.! Actifs, inactifs? Les outils de navigations s adaptent au contexte. Grisés, ils indiquent que leur usage est impossible dans le contexte, par exemple, lorsque la première ou la dernière page du jeu d enregistrement est affichée. Les informations de pages et enregistrements sont affichées en pieds de tableau Le champ «Jump to page» permet d accéder directement à une page par son numéro. Pour ce faire, la simple saisie d un numéro suivi de la touche «ENTREE» ou «TAB» est suffisante. La saisie d un numéro de page supérieur au nombre de pages est signalée par l affichage grisé des enregistrements. La saisie d un numéro correct permet de revenir à un état d affichage correct. Outil d extraction Il offre un export instantané des données affichées vers un logiciel tableur (Open Office ou Libre Office) de type Excel. En l absence de sélection active, la seule feuille affichée au moment de l extraction sera exportée vers un fichier tableur ne comportant donc qu une feuille. Si une sélection est active, (par exemple si un projet est affiché dans la feuille «Projets»), l exportation prendra la forme d un fichier tableur composé de plusieurs feuilles de données, la feuille «Projets» étant placée en première position. Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 14 sur 35
Chaque feuille de la page en cours contenant des enregistrements liés au projet sélectionné sera ajoutée au fichier exporté. La sélection en cours détermine la composition du fichier exporté Le résultat de l export, dans le fichier tableur. Certaines feuilles, masquées dans Softswell pour des besoins de clarté, pourront apparaître dans le fichier exporter. De même, les noms de certaines feuilles peuvent légèrement différer entre Softswell et le fichier tableur. Les informations contenues dans ce dernier restent toutefois strictement identiques à celles provenant du logiciel Softswell. Les fichiers générés sont au standards «Open Document», lisibles à l aide des logiciels tableurs «Open Office» et «Libre Office», ne nécessitant pas de licence en contrepartie de leur utilisation.! Export de documents Les feuilles contenant des documents et fichiers ne sont pas exportées à l identique. Elles contiennent toutes les informations relatives aux documents et fichiers inclus dans la sélection, mais pas documents eux-mêmes. A partir de ces logiciels, les fichiers peuvent être retravaillés, et enregistrés au format MS Excel ou tout autre type de document tableur. cours d affichage. Outil d impression de rapports prédéfinis Cet outil donne accès aux rapports prédéfinis développés spécifiquement pour la page en Il n apparaît que s il en existe. Un clic sur ce bouton développe une bulle contenant la liste des rapports disponibles ainsi qu une courte description pour chacun d entre eux. Les titres de rapports, sous forme de liens cliquables, lancent le téléchargement immédiat du rapport correspondant. Les rapports sont contextuels; ils sont directement Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 15 sur 35
dépendant de la sélection en cours. Ils sont développés spécifiquement selon les besoins exprimés et ne peuvent être modifiés en fonction des utilisateurs. Ils peuvent toutefois être librement retravaillés par l utilisateur après leur téléchargement. Les outils de création et de changement de vue Outil d ajout d enregistrement Présent seulement lorsque l utilisateur dispose des droits suffisants sur le tableau de données en cours, ce bouton affiche un formulaire de création d enregistrement. La création d enregistrement est détaillée dans un chapitre ultérieur de ce manuel. Outil d affichage calendaire Présent seulement lorsque le tableau de données en cours est trié en premier lieu sur une colonne de valeurs de type date, ce bouton permet d afficher le tableau de données sous forme calendaire. La vue «calendrier» est détaillée dans un chapitre ultérieur de ce manuel. Outil d affichage détaillé en bulle En vue tableau, seules les valeurs les plus représentatives sont présentées, en colonnes, pour évite de surcharger la vue inutilement. Cet affichage est paramétré au niveau serveur et applicable à l ensemble des utilisateurs. Les colonnes affichées sont choisies parmi les clefs de tri et de sélection les plus pertinentes, et doivent apporter un niveau d information suffisant afin d éviter de devoir recourir systématiquement à un affichage détaillé (vue «fiche»). Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 16 sur 35
Toutefois, Softswell offre un mode de visualisation détaillé rapide, intermédiaire entre la vue tableau et la vue fiche, permettant de prendre connaissance de toutes les données d un enregistrement sans quitter la vue en cours. Pour ouvrir cette bulle, il suffit de cliquer sur la première cellule de la ligne de l enregistrement souhaité. Afin de signaler cette possibilité, cette cellule devient verte au survol de souris : Au clic, une bulle affichant les informations détaillée de l enregistrement choisi apparaît : Bulle d information détaillée La bulle d information peut être fermée par simple clic à l extérieur de celle-ci, ou sur le bouton de fermeture situé en haut à droite de celle-ci. Il est également possible de cliquer immédiatement sur un autre en-tête de ligne pour ouvrir la bulle correspondant à un autre enregistrement. Accès vers la vue «Fiche» Dans le cas où l affichage en bulle ne répond pas totalement aux besoins de l utilisateur, celui-ci peut passer en vue «fiche» en cliquant simplement sur la ligne du tableau correspondant à l enregistrement voulu (à l exception de la première cellule, réservée à l activation de la bulle d information détaillée). Au survol, les lignes du tableau virent au jaune pour signaler cette possibilité. Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 17 sur 35
La vue fiche est expliquée en détail dans une section suivante. Elle consiste en une vue détaillée de toutes les valeurs d un enrgistrement unique (un client, une facture, etc...). Vue «Fiche» pour le même enregistrement de précédement La vue fiche est traitée de manière détaillée dans une section ultérieure du présent manuel. Les outils de synthèse de données Outils de graphique contextuel Les en-têtes de colonnes comportent de nombreuses fonctions dont certaines n apparaissent qu au survol de la souris. Lorsque les valeurs affichées le permettent, un bouton de création de graphique apparaît à gauche de l en-tête de colonne survolé. Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 18 sur 35
Un clic sur le bouton graphique affiche une synthèse des valeurs de la colonne sous forme de graphique dont le type dépendra des sélections en cours et des valeurs de la colonne. Dans l exemple ci-contre, le graphique de la colonne «Client» dans un tableau de d o n n é e s re p r é s e n t e l e n o m b re d enregistrements (donc de factures) par client. Dans cette même feuille «Factures», le graphique généré sur clic du bouton de l en-tête «Date de facture» représentera le nombre de factures émises sur la période de sélection (ici aucune sélection). Toujours dans cette feuille «Factures», la colonne «Montant» n offre pas l outil graphique en l absence de tri actif. En effet, aucune synthèse graphique pertinente n est possible pour cette valeur en l absence de clef de tri, cette dernière étant considérée comme une valeur de regroupement. Les tris modifient le comportement de l outil graphique. Ainsi, lorsqu un tri est effectué sur la colonne «Clients» de la table, l en-tête de la colonne «Montant» affiche un bouton de graphique dont le clic affichera le résultat suivant : Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 19 sur 35
Ce graphique représente la part de chaque client en volume d affaire (montant factures) sur la période choisie (toute la période). La clef de regroupement (le client) est définie par le tri en cours sur la colonne «Clients». De la même manière, un tri sur la colonne «Date de facture» provoquera l adaptation du graphique d en-tête de colonne «Montant» de la manière suivante : Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 20 sur 35
Dans ce contexte de tri, la synthèse présentée correspond au cumul de facturation par année, sur la période sélectionnée (toute la période). Softswell est conçu pour afficher un maximum de 12 périodes. Ainsi lorsqu une période plus courte est sélectionné, la présentation du graphique s en trouvera adaptée : L outil graphique offre de nombreuses possibilités en termes de regroupement et de périmètre. Les graphique sont générés sous forme d images que l utilisateur peut immédiatement exporter vers son disque dur ou coller dans un document en cours de rédaction. Les graphiques sont des images exportables Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 21 sur 35
Outils de synthèse de colonnes Lorsque c est pertinent, les en-têtes de colonnes sont surmontés d un outil de synthèse adapté aux types de valeurs contenues. Cet outil adopte plusieurs états. Par défaut, les calculs de synthèse ne sont réalisés que sur demande, sur clic de l outil. L outil est bleu-gris, signifiant qu un clic est nécessaire pour l ouvrir. Lorsque le calcul de synthèse échoue, notamment par manque de valeurs distinctes, l outil prend une couleur grise signifiant qu il est désactivé. Lorsque le calcul de synthèse est réalisé, l outil adopte une couleur bleue signifiant qu un simple survol permet d en afficher le résultat. Les synthèses s adaptent au contenu des colonnes : Pour une colonne d identifiants numériques uniques, la synthèse affiche le nombre d enregistrement dans le tableau de données, selon la sélection en cours. Pour une colonne contenant des valeurs de type date, l outil statistique affiche les dates minimum et maximum de la sélection en cours. Dans le cas d une colonne contenant des valeurs numériques (montants, etc..), la synthèse affichée est le total de la colonne, pour la sélection en cours. Pour les autres colonnes, contenant des valeurs récurrentes, les cinq valeurs les plus représentées dans la sélection en cours sont affichée ainsi que leur part relative. Dans ce dernier cas, un clic sur une des lignes du tableau de synthèse réalise immédiatement une sélection sur la valeur donnée. Ainsi, cliquer sur la ligne Cpa affichera tous les enregistrements de type «Cpa» dans le tableau en cours. Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 22 sur 35
Les outils de tris et sélection de données Trier les données Les en-têtes de colonnes comportent de nombreuses fonctions dont certaines n apparaissent qu au survol de la souris. Les sélecteurs de tri sont affichés sous forme de deux flèches ascendante et descendante qui appliquent, sur clic, le tri correspondant du tableau sur les valeurs de la colonne concernée. Les tris actifs sont signalés par une flèche ascendante ou descendante située à gauche du titre de l en-tête de colonne. Les tris sont cumulables. Ainsi, il est possible de trier un tableau sur les valeurs d une première colonne (par exemple, le nom de collaborateurs), et sur les valeurs d une ou plusieurs autres colonnes (par exemple, la date de feuille horaire). Le tableau sera alors trié par collaborateur puis par date. Les tris peuvent être supprimés au moyen de la fenêtre de gestion des sélections actives, dont l utilisation est abordée dans le chapitre du présent manuel consacré aux sélections. Sélectionner les données De nombreuses méthodes de recherche et de sélection de données sont offertes, adaptées au type de valeurs affichées dans chaque colonne. Colonnes d identifiants numériques : Le champ de recherche permet d accéder directement à un enregistrement au moyen de son numéro. Cette recherche conduira donc à l affichage d un enregistrement unique en vue «fiche». Colonne texte : Le champ autorise une recherche par mots clefs. Sur clic dans le champ de recherche, le nombre total d enregistrements est affiché. La saisie d un mot clef retourne le nombre d enregistrements lui correspondant. Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 23 sur 35
Si le mot clef n existe pas dans la colonne, il est affiché en caractères rouges. Il est possible de supprimer la dernière lettre saisie pour revenir à la situation précédente. La recherche est lancée à l aide de la touche «ENTREE» ou «TABULATION». Lorsqu une sélection est ainsi réalisée, une croix apparaît dans le champ de recherche concerné. Un clic sur cette croix permet de supprimer simplement le critère de sélection, sans altérer les autres sélections éventuellement en cours. Colonne date : La recherche sur date autorises la sélection d enregistrement par définition d une période, et selon les principes suivants : - depuis le (date de début) - Jusqu au (date de fin) - Entre le (date de début) et le (date de fin) - depuis n jours/mois/années Pour définir la période, il suffit de cliquer dans le champ de recherche, ce qui fait apparaître le sélecteur de dates : sélecteur de dates Nota : un deuxième clic dans le champ de recherche le fera disparaître. Le sélecteur de dates comporte une puce bleue (en haut à gauche) autorisant la permutation entre les modes de sélection par dates, et le mode de sélection par saisie d une durée. Le premier mode autorise la saisie manuelle de dates (début et/ou fin). Il est également possible d utiliser les curseurs de temps à cet effet. Les curseurs de temps sont verrouillables sur clic de souris. Un clic place le curseur en verrouillage sur la position de la souris. Le curseur est alors de couleur orange. Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 24 sur 35
Curseur de date de début verrouillé La sélection de la date de début de période est alors réalisée en déplaçant la souris le long de l axe temporel. Pour libérer le curseur à l endroit/date voulu, il est nécessaire de cliquer une fois; le curseur devient vert, signifiant que la date est définie, et le curseur cesse de suivre le mouvement de la souris. Curseur verrouillé sur une date La même opération pourra être réalisée sur la date supérieure, la sélection étant validée par clic sur la coche verte située entre les champs date. Le mode de sélection par durée permet de rechercher tous les enregistrements dont la date est moins ancienne que le critère saisi. Sélection par durée La recherche est réalisée en saisissant un entier numérique dans le champ prévu à cet effet et sélectionner le type de période souhaitée dans la liste déroulante : Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 25 sur 35
Sélection des enregistrements dont la date est moins ancienne que 6 jours. Ce mode de sélection est particulièrement approprié pour la création de rapports automatiques, la période du rapport étant dans ce cas dynamiquement calculée par rapport à la date d édition du rapport. Une fois la sélection réalisée et la recherche lancée, le champ de recherche contient le mot «DATE» pour signaler qu une sélection est active sur la colonne. Un point d interrogation apparaît à droite du champ de recherche, permettant d afficher le sélecteur de date, sur simple clic, pour prendre connaissance des critères saisis et éventuellement les modifier. Sélection active Rappel du sélecteur de date par clic Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 26 sur 35
Colonne Valeurs numériques (réels) Les champs de recherche des colonnes contenant des valeurs numériques telles que des montants fonctionnent par recherche approchée. La saisie d une valeur numérique retourne la liste des enregistrements dont la valeur de la colonne concernée est proche à +/- 10% du critère. Résultat de recherche de valeur approchée Comme pour les colonnes date, un clic sur le point d interrogation permet de rappeler le critère de sélection. Dans le cas présent, le sélecteur permet d ajuster l écart permis autour du critère pour affiner la recherche. La validation se fait par clic sur la coche verte. Ajustement à +/-5% autour du critère. Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 27 sur 35
2. La vue «Fiche» La vue «Fiche» est la présentation par défaut d un enregistrement unique. Elle permet d afficher l ensemble des informations de l enregistrement sélectionné avec le plus grand niveau de détail. Dans le cas de tableau de données ne comportant qu un enregistrement unique, Softswell pourra adopter le mode «Fiche» par défaut. La vue fiche est particulièrement adaptée pour : la consultation détaillée d un enregistrement, la mise à jour d informations, la sélection d informations liées à un enregistrement, l extraction de données vers tableur, l accès à certains rapports fondés sur l identifiant d enregistrement. Les outils de navigation Un enregistrement en vue «fiche» La vue fiche comporte plusieurs boutons de navigation supplémentaires par rapport à la vue tableau. Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 28 sur 35
Dans cette vue, les boutons permettant d accéder au premier et au dernier enregistrement n apparaissent pas. La navigation entre enregistrements n est possible que vers les enregistrements précédent et suivant. Affichage des valeurs nulles Par défaut, Softswell masque les champs ne contenant aucune valeur en vue fiche, ce pour préserver la clarté de l affichage. Le bouton «loupe» permet d activer l affichage des champs vides ou nuls. Pour revenir au mode d affichage par défaut, cliquer à nouveau sur la loupe. Affichage par défaut Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 29 sur 35
Affichage des champs vides ou nuls Retour vers la vue tableau Ce bouton permet le retour à la vue tableau sans modifier la sélection en cours. Outil d ajout d enregistrement Présent seulement lorsque l utilisateur dispose des droits suffisants sur le tableau de données en cours, ce bouton affiche un formulaire de création d enregistrement. Outil de modification d enregistrement Présent seulement lorsque l utilisateur dispose des droits suffisants sur le tableau de données en cours, ce bouton affiche un formulaire permettant de modifier les informations d un enregistrement. Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 30 sur 35
Outil de suppression d enregistrement Présent seulement lorsque l utilisateur dispose des droits suffisants sur le tableau de données en cours, ce bouton permet, après confirmation, de supprimer l enregistrement courant. La suppression d enregistrement n est pas définitive; elle peut être annulée par un administrateur durant une période minimale de 30 jours après la suppression. Consultation des enregistrements liés En vue fiche, il est possible de consulter les enregistrements des autres tableaux de données de la page courante rattachés à l enregistrement affiché sans changer d onglet de feuille. L en-tête de la fenêtre d affichage de données comporte un bouton jaune à cet effet. Sur clic, les tableaux de données liés contenant des enregistrements s affichent dans une bulle, sous forme de boutons, accompagnés de la mention du nombre d enregistrements correspondants. Un clic sur ces boutons provoque l affichage d un tableau des enregistrements correspondants : Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 31 sur 35
Il est possible d atteindre l un des enregistrement affichés par clic sur la ligne correspondante. La bulle peut être fermée par clic à l extérieur de ses limites ou sur le bouton de fermeture prévu à cet effet. Affichage détaillé d informations Lorsque l enregistrement en cours contient des informations provenant d autres tableaux de données, Softswell affiche un niveau de détail minimum pour une identification plus aisée. Ci-dessus, le «dossier lims» n 7408 est identifié à l aide d information complémentaires placées entre parenthèses. Dans le cas où un complément d informations est jugé utile, l utilisateur peut cliquer sur le numéro pour faire apparaître ces informations dans une bulle. Cette possibilité est signalée par le soulignement du numéro d enregistrement, figurant un lien. Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 32 sur 35
Mise à jour d information Le détail de l enregistrement s affiche dans une bulle d information La vue fiche autorise la mise à jour d informations rapide de manière individuelle. Lorsque l utilisateur possède les droits nécessaires, un crayon apparaît à cet effet, à gauche du libellé de champ. Sur clic, un champ de saisie adapté au type de valeur à saisir apparaît, le crayon étant remplacé par deux boutons permettant l annulation ou la validation de l action : Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 33 sur 35
champ de saisie individuelle La validation de saisie est réalisée en temps réel. En cas de succès, la valeur saisie est affichée en caractères verts. La saisie est validée En cas d échec, la valeur saisie est affichée en caractères rouges, et accompagnée d un message d erreur destiné à assister l utilisateur dans sa saisie : La saisie est rejetée Manuel de base utilisateur - V2.1-24 avr. 2012! Page 34 sur 35
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