SERVICES EN LIGNE DES SUBVENTIONS ET DES CONTRIBUTIONS

SERVICES EN LIGNE DES SUBVENTIONS ET DES CONTRIBUTIONS GUIDE DE L UTILISATEUR (INSCRIPTION ET GESTION DE COMPTE) JUIN 2014

TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION... 1 Le saviez-vous?... 1 Les SELSC sont composés de trois modules... 1 SELSC choses importantes à se rappeler... 2 A. Délai d inactivité... 2 B. Exigences techniques... 2 C. Sauvegarde... 2 D. Restrictions de téléversement... 2 E. Champs obligatoires... 3 1. INSCRIPTION AUX SELSC... 4 1.1 Accès aux SELSC... 4 Depuis la page Web des SELSC... 4 À même la page Web du programme... 4 1.2 S inscrire aux Services en ligne des subventions et contributions... 5 1.3 Choisir un nom d utilisateur et un mot de passe... 6 1.3.1 Accès aux SELSC par un partenaire de connexion... 6 1.3.2 Accès aux SELSC par clégc... 7 1.4 Créez votre profil... 9 1.4.1 Renseignements sur l utilisateur... 9 1.4.2 Numéro de référence de l utilisateur... 13 1.4.3 Récupérer l accès à un profil existant... 14 1.4.4 Page d «accueil»... 15 1.5 Inscription d une nouvelle organisation... 16 1.5.1 Créez votre profil d organisation... 17 1.5.2 Validation de l organisation... 17 1.5.3 Valider et authentifier votre identité... 22 1.5.4 Confirmer l autorisation de représenter l organisation en tant qu agent principal... 23 1.6 Identification de l organisation... 24 1.6.1 Signataires... 27 1.7 Remplacement de l agent principal d une organisation existante... 28 1.7.1 Identifier l organisation... 29 1.7.2 Valider et authentifier votre identité... 29 1.7.3 Confirmer votre autorité d agir comme agent principal au nom de l organisation... 29

1.7.4 Sommaire... 30 1.8 Remplacer l agent principal d une organisation déjà inscrite... 30 1.8.1 Invitation en attente... 31 2. GESTION DE COMPTE... 32 2.1 Mes coordonnées... 32 2.2 Gestion de l organisation... 34 2.2.1 Modifier le profil de l organisation... 34 2.2.2 Gestion des adresses... 35 2.2.3 Gestion des contacts... 38 2.2.4 Gestion des entreprises de l ARC... 41 2.3 Gestion des représentants... 42 2.3.1 Inviter un représentant... 42 2.3.2 Nouveaux droits du représentant... 43 2.3.3 Documents à l appui... 48 3. PROCHAINE ÉTAPE... 51

INTRODUCTION Nous vous présentons votre guide de l utilisateur des Services en ligne des subventions et contributions (SELSC), qui décrit le module d inscription et de gestion de compte. LE SAVIEZ-VOUS? Les SELSC constituent en une plateforme en ligne centralisée servant au traitement des demandes de subventions et de contributions (S et C) ainsi qu à la gestion des projets actifs d Emploi et Développement social Canada (EDSC). Il s agit d un environnement convivial et sécuritaire pour présenter des demandes de financement en ligne et pour créer, visualiser, modifier, sauvegarder et soumettre des documents relatifs à la gestion de leur projet (demandes de remboursement, prévisions de dépenses du projet et rapports d activité). On peut y accéder à partir du site Web sur les programmes de financement, lequel renferme l éventail complet de renseignements à jour et facile d accès sur les programmes de subventions et de contributions et sur les possibilités de financement. LES SELSC SONT COMPOSÉS DE TROIS MODULES 1. Inscription et gestion de compte : gère l accès aux SELSC, permet à l utilisateur de créer, de valider et de modifier son compte et de gérer les renseignements sur l organisation, le mandat et les documents d appui. 2. Demandes et projets : gère les demandes de financement au titre des programmes de S et C. Permet à l utilisateur de créer, de consulter, de modifier et de soumettre sa demande de financement. Pour de plus amples renseignements sur les modalités de soumission d une demande auprès d EDSC, veuillez consulter le document Services en ligne des subventions et des contributions : guide de l utilisateur (Demandes et projets). 3. Gestion de projet : gère les demandes de remboursement, les prévisions de dépenses du projet et les rapports d activité. Permet à l utilisateur de créer, de consulter, de modifier et de soumettre des documents relatifs à la gestion de leur projet une fois leur demande de financement approuvée et leur entente de financement signée par EDSC. Pour de plus amples renseignements sur les modalités de soumission d une demande auprès d EDSC, veuillez consulter le document Services en ligne des subventions et des contributions : guide de l utilisateur (Gestion de projet). Page 1

SELSC CHOSES IMPORTANTES À SE RAPPELER A. DÉLAI D INACTIVITÉ Les SELSC sont assortis d un délai d inactivité. Si aucune opération n est effectuée sur un compte pendant 15 minutes, le système affichera un message «Message de la page Web» (voir la figure 1) vous avisant de l expiration imminente de la session. Si vous n appuyez pas sur le bouton «OK» durant le délai signalé par le message, la session de votre compte SELSC sera terminée et vous devrez ouvrir une nouvelle session des SELSC pour poursuivre vos activités. Figure 1 Message d avertissement sur le délai d inactivité B. EXIGENCES TECHNIQUES Pour utiliser SELSC sur votre ordinateur, il vous faut : un accès Internet haute vitesse C. SAUVEGARDE Le système de SELSC ne sauvegarde automatiquement aucune information. Il est important de se souvenir de sauvegarder souvent tout au long de chaque session. D. RESTRICTIONS DE TÉLÉVERSEMENT Tout document téléversé aux SELSC ne peut dépasser la taille de 15 Mo; toutefois, il n y a aucune restriction du nombre de documents pouvant être téléversés. Page 2

E. CHAMPS OBLIGATOIRES Lorsque vous utilisez les SELSC, vous pouvez naviguer librement d un écran à l autre, dans l ordre de votre choix, afin de remplir les renseignements requis dans le cadre de la demande de financement ou des documents relatifs à la gestion de votre projet. Veuillez noter que si vous commencez à répondre aux questions d un écran donné, vous devez remplir tous les champs obligatoires de cet écran avant de pouvoir sauvegarder. La présence de champs obligatoires incomplets vous interdira de sauvegarder, puisqu un message d erreur s affichera et vous empêchera de passer à la prochaine étape. Les champs obligatoires sont signalés dans l ensemble du système par la mention «(obligatoire)» après le nom du champ. Les modifications au système des SELSC garantiront que seuls les demandes de financement et les documents relatifs à la gestion de projet dont tous les champs obligatoires sont remplis peuvent être soumis au Ministère. Page 3

1. INSCRIPTION AUX SELSC 1.1 ACCÈS AUX SELSC À partir du site Web des programmes de financement, vous pouvez accéder au SELSC de deux manières : DEPUIS LA PAGE WEB DES SELSC 1. Consulter le www.edsc.gc.ca 2. Cliquer sur l onglet Financement situé au haut de l écran. 3. Une fois la page Web des Programmes de financement ouverte, cliquer sur Services en ligne des subventions et contributions, ce qui vous dirige vers la page Web des SELSC où vous pouvez ouvrir une session. (Cet écran propose les possibilités d accès par un partenaire de connexion et par CléGC.) À MÊME LA PAGE WEB DU PROGRAMME L exemple suivant montre la démarche de navigation à suivre afin d accéder aux SELSC à partir de l écran du programme d EDSC lorsque le programme en question accepte les demandes présentées par voie des SELSC : 1. Consultez le www.edsc.gc.ca. 2. Cliquez sur l onglet Financement situé au haut de l écran sur la barre de navigation. 3. Une fois l écran Financement ouvert, cliquez sur Connexion compétences (il s agit ici du programme auprès duquel vous souhaitez déposer une demande) situé dans le tableau des «Programmes qui acceptent les demandes» sur la page Web des Programmes de financement. 4. Une fois l écran réservé au programme Connexion compétences ouvert, cliquez sur l onglet Présentez votre demande. Lorsque vous cliquez sur «Présentez votre demande» à partir de cet onglet, vous serez acheminé à la page Web des SELSC où vous pourrez ouvrir une session dans le système des SELSC ou entamer le processus d inscription. S il s agit de votre première utilisation des SELSC, vous devrez créer un compte du système SELSC. Page 4

1.2 S INSCRIRE AUX SERVICES EN LIGNE DES SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS Les étapes à franchir afin de créer un compte des SELSC figurent sur la page Web «Créer un compte avec les Services en ligne des subventions et contributions» qui est accessible depuis la page d accueil des SELSC. Cette page vous propose une description de la démarche d inscription et énumère tous les renseignements nécessaires à celle-ci, ce qui comprend le processus de bout en bout afin de créer un compte dans les SELSC au nom d une organisation. L agent principal de l organisation (c est-à-dire, le détenteur de l autorisation complète et responsable du compte de l organisation) exécutera toutes les étapes. Les représentants désignés de l organisation, dont les divers droits et obligations dépendront de leur rôle au sein de l organisation, effectueront les deux premières étapes et peuvent ensuite être invités à se joindre à l organisation par l agent principal une fois que le compte aura été créé (voir la section 1.8 pour des renseignements sur les modalités de désignation de l agent principal d une organisation inscrite). 1. Choisissez un nom d utilisateur et un mot de passe. Vous pouvez : soit utiliser un nom d utilisateur et un mot de passe dont vous disposez auprès d un partenaire de connexion du gouvernement du Canada ou encore une clégc existante; soit créer une nouvelle clégc. 2. Créez votre profil. Vous devez vous identifier et fournir les coordonnées de l organisation que vous représenterez (c.-à-d. numéro de téléphone, adresse courriel, etc.). Si vous souhaitez être l agent principal de votre organisation, il vous sera demandé à une étape ultérieure du processus de valider votre identité. 3. Créez le profil de votre organisation. Si vous assumez le rôle d agent principal du compte de votre organisation auprès des SELSC, vous pouvez ensuite créer le profil de l organisation. Vous devrez fournir le nom et l adresse de l organisation ainsi que le titre de votre poste au sein de celle-ci. Lorsque ces renseignements sont sauvegardés, vous aurez à fournir, aux fins de la validation de votre organisation, votre numéro d entreprise de l Agence du revenu du Canada (ARC), la dénomination sociale, le nom courant ainsi que l adresse associée au numéro d entreprise. Ces renseignements seront comparés en fonction des informations détenues par l ARC. Afin de faciliter cette validation, il est demandé de fournir le numéro d entreprise utilisé aux fins de paies (p. ex. 100000009RP0001) par votre organisation, et un représentant autorisé auprès de l ARC DOIT fournir son consentement pour compléter le processus de validation. Voir la section 1.5.2 pour de plus amples renseignements sur le consentement et la validation de l organisation. Vous serez également tenu de confirmer votre autorité à représenter l organisation en tant qu agent principal. À cette fin, un code d activation sera transmis par la poste au chef de votre organisation. Si le chef accepte la création du compte et votre désignation en tant qu agent principal, il vous communiquera le code d activation. Vous serez ensuite tenu de saisir ce code d activation afin d achever le processus d inscription. Voir la section 1.5.4 pour de plus amples renseignements sur la procédure d autorisation. Page 5

1.3 CHOISIR UN NOM D UTILISATEUR ET UN MOT DE PASSE Au moment de choisir un nom d utilisateur et un mot de passe associés aux SELSC, vous pouvez utiliser vos coordonnées d accès existantes auprès de l un des partenaires de connexion du gouvernement du Canada (voir la figure 2) ou une clégc existante. Si vous ne possédez pas ou si vous ne souhaitez pas utiliser un nom d utilisateur et un mot de passe existants suivant l une ou l autre de ces possibilités, vous pouvez créer une nouvelle clégc (voir figure 3). 1.3.1 ACCÈS AUX SELSC PAR UN PARTENAIRE DE CONNEXION SecureKey Technologies Inc. fournit un service de courtier de justificatifs d identité (SCJI) nommé «SecureKey Service de concierge» aux termes d un contrat au gouvernement du Canada. Ce service vous permettra d accéder au système des SELSC au moyen d un nom d utilisateur et d un mot de passe ou de «justificatifs d identité» que vous détenez auprès de l un des partenaires de connexion. Si vous choisissez ce mode de connexion, aucun renseignement personnel détenu par votre institution financière ne sera transmis à Service Canada (SC) durant le processus d ouverture de session. De la même façon, Service Canada ne transmettra à votre institution financière aucune information sur les services gouvernementaux auxquels vous accédez. Vous pouvez consulter la liste intégrale des partenaires de connexion en cliquant sur le lien suivant : Consulter la liste des Partenaires de connexion participants. Figure 2 Partenaire de connexion Page 6

1.3.2 ACCÈS AUX SELSC PAR CLÉGC CléGC vous permet d effectuer des opérations en ligne de façon sécuritaire relativement à différents programmes et services du gouvernement du Canada en créant un nom d utilisateur et un mot de passe propres aux plateformes du gouvernement du Canada et en ouvrant une session au moyen de ces coordonnées. Si vous possédez déjà une clégc, créée aux fins d utilisation dans le cadre d un autre programme ou service du gouvernement du Canada, vous pouvez utiliser ce même nom d utilisateur et mot de passe pour les SELSC. Sinon, vous pouvez créer une nouvelle clégc (nouvel identifiant et nouveau mot de passe) pour les SELSC. Si vous demandez une nouvelle clégc, vous devez accepter les modalités et conditions d utilisation avant de poursuivre l enregistrement. Figure 3 S enregistrer pour une clégc (Étape 1 de 2) Vous devrez ensuite choisir un identifiant (nom d utilisateur), un mot de passe et trois questions de récupération : une question de votre choix et la réponse correspondante, une personne mémorable ainsi qu une date mémorable. Vous pouvez également enregistrer des indices facultatifs associés aux deux dernières questions. Page 7

Figure 3a S enregistrer pour une clégc (Étape 2 de 2) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Note : Les numéros et les renseignements du tableau correspondent à la figure 3a (l astérisque [*] dénote un champ obligatoire). N o Champ Description 1 Créez votre nom d utilisateur* : Créer un nom d utilisateur de votre choix : Doit comporter de 8 à 16 caractères Ne doit contenir aucun caractère spécial Ne doit pas comporter plus de 7 chiffres Ne doit contenir aucune espace 2 3 4 Sélectionnez une question de récupération* Ma réponse de récupération* Ma personne mémorable* Sélectionner l une des dix questions fournies. Choisir une question dont la réponse est facile à mémoriser. Fournir la réponse à la question retenue. Saisir le nom d une personne qui vous est mémorable. Page 8

N o Champ Description 5 Mon indice au sujet de ma personne mémorable Indiquer un indice qui vous rappellera le nom de votre personne mémorable. 6 Ma date mémorable* Saisir une date mémorable selon le format AAAA-MM-JJ. 7 Mon indice au sujet de ma date mémorable Indiquer un indice qui vous rappellera votre date mémorable (p. ex. date de mariage). 8 Créez votre mot de passe* Les mots de passe doivent respecter les exigences suivantes : Longueur de 8 à 16 caractères Au moins une lettre majuscule (A-Z) Au moins une lettre minuscule (a-z) Au moins un chiffre (0 à 9) 9 Confirmez votre mot de passe* Le mot de passe saisi dans ce champ doit être identique au mot passe saisi au champ précédent. 1.4 CRÉEZ VOTRE PROFIL Après une première connexion au moyen de votre nom d utilisateur et mot de passe choisis, vous devez lire et accepter la déclaration aux demandeurs et les conditions d utilisation des SELSC. Cette page énonce les rôles et les responsabilités applicables à l utilisation des SELSC par vous et par le ministère de l Emploi et du Développement social/service Canada. Si vous n acceptez pas les conditions, vous ne serez pas en mesure de poursuivre votre démarche d inscription auprès des SELSC. Si vous acceptez, vous serez acheminé à la page «Créer mon profil». o À titre de nouvel utilisateur, vous devez choisir la première option, à savoir «S inscrire aux Services en ligne des subventions et contributions», afin de procéder à la création de votre profil. Voir la section 1.4.1 pour des précisions sur la création d un nouveau profil d utilisateur. o Si vous êtes un utilisateur existant, vous avez deux possibilités de récupérer l accès à votre profil soit en fournissant votre numéro de référence de l utilisateur et en répondant à vos questions de sécurité, soit en fournissant les anciens noms d utilisateur et mot de passe de votre partenaire de connexion. Voir la section 1.4.3 pour des renseignements sur la récupération de l accès à un compte existant. 1.4.1 RENSEIGNEMENTS SUR L UTILISATEUR En vue de créer votre profil auprès des SELSC, vous aurez à fournir les renseignements suivants (voir la figure 4) : Votre nom (prénom, second prénom, nom de famille) Votre langue de préférence Page 9

Votre numéro de téléphone et votre adresse courriel professionnels Votre adresse postale professionnelle, y compris le pays, la ville, la province ainsi que le code postal Questions de sécurité et les réponses correspondantes (les cinq [5] questions sont requises) Page 10

Figure 4 Écran de renseignements sur l utilisateur Page 11

Note : Les numéros et les renseignements du tableau correspondent à la figure 4 (l astérisque [*] dénote un champ obligatoire). N o Champ Description 1 Prénom* Votre prénom 2 Second prénom Votre second prénom, si vous souhaitez l ajouter à votre profil professionnel 3 Nom de famille* Votre nom de famille 4 Langue de préférence* Votre langue de communication de préférence (anglais ou français) 5 Téléphone* Votre numéro de téléphone à l organisation que vous représenterez dans les SELSC 6 Poste Le poste de votre numéro de téléphone, le cas échéant 7 Autre numéro de téléphone Votre second numéro de téléphone au sein de l organisation, le cas échant 8 Poste Le poste de votre second numéro de téléphone au sein de l organisation, le cas échéant 9 Adresse courriel* Votre adresse courriel auprès de l organisation que vous représenterez aux fins des SELSC 10 Confirmer l adresse courriel* Saisir votre adresse courriel à nouveau 11 Adresse Ligne 1* Première ligne de votre adresse principale au sein de l organisation que vous représenterez auprès des SELSC 12 Adresse Ligne 2 Seconde ligne de votre adresse principale au sein de l organisation que vous représenterez auprès des SELSC, le cas échéant 13 Pays* Le pays de votre adresse principale au sein de l organisation que vous représenterez auprès des SELSC 14 Province/État* La province ou l État de votre adresse principale au sein de l organisation que vous représenterez auprès des SELSC 15 Ville* La ville de votre adresse principale au sein de l organisation que vous Page 12

N o Champ Description représenterez auprès des SELSC 16 Code postal ou code ZIP* Le code postal ou le code ZIP de votre adresse principale au sein de l organisation que vous représenterez auprès des SELSC 17 Question n o 1* Choisir une question de sécurité dans la liste déroulante et fournir la réponse correspondante dans le champ texte libre vide réservé à cette fin. 18 Question n o 2* Choisir une question de sécurité dans la liste déroulante et fournir la réponse correspondante dans le champ texte libre vide réservé à cette fin. 19 Question n o 3* Choisir une question de sécurité dans la liste déroulante et fournir la réponse correspondante dans le champ texte libre vide réservé à cette fin. 20 Question n o 4* Choisir une question de sécurité dans la liste déroulante et fournir la réponse correspondante dans le champ texte libre vide réservé à cette fin. 21 Question n o 5* Choisir une question de sécurité dans la liste déroulante et fournir la réponse correspondante dans le champ texte libre vide réservé à cette fin. 1.4.2 NUMÉRO DE RÉFÉRENCE DE L UTILISATEUR Une fois que vous avez rempli et confirmé vos entrées, une page de confirmation affichera votre numéro de référence de l utilisateur (NRU). Vous recevrez également un courriel qui confirme la création de votre profil et mentionne votre NRU. Le NRU est un identifiant unique attribué à votre profil des SELSC. Tous les utilisateurs des SELSC se verront attribuer leur propre NRU lors de la création de leur profil. Il est très important de conserver ce numéro dans un lieu sûr, car vous en aurez besoin pour confirmer votre identité à titre d utilisateur des SELSC au moment d effectuer des transactions particulières (c.-à-d. demande de soutien par téléphone ou d accès à un compte d organisation existant). Si vous prévoyez être le représentant d une organisation enregistrée, veuillez fournir le NRU à l agent principal de votre organisation. Cette personne sera ensuite en mesure de vous inviter à vous joindre au compte de l organisation. Voir la section 1.8 pour des précisions sur l inscription à titre de représentant d une organisation enregistré et voir la section 2.3 pour des détails sur la gestion des représentants. Page 13

1.4.3 RÉCUPÉRER L ACCÈS À UN PROFIL EXISTANT Si vous vous êtes enregistré pour un compte des SELSC avant le 30 mai 2014, vous pouvez récupérer l accès à votre profil existant en saisissant le NRU et en répondant à trois de vos cinq questions de sécurité. Le NRU a été transmis par courriel. Si vous n avez pas votre NRU, veuillez écrire à l équipe de soutien à l adresse NA-GCOS-SELSC-GD@hrsdc-rhdcc.gc.ca. Vous pouvez également entreprendre cette démarche dans le cas où vous auriez créé une nouvelle clégc et vous devez récupérer l accès à votre compte. Si vous avez déjà accédé au système des SELSC avec vos coordonnées d accès auprès d un partenaire de connexion, et si vous avez modifié le nom d utilisateur et le mot de passe que vous souhaitez utiliser dans le cadre des SELSC, à savoir une clégc ou un partenaire de connexion différent, vous pouvez récupérer votre accès en suivant les consignes de l «option 2». Page 14

1.4.4 PAGE D «ACCUEIL» Une fois que vous avez choisi un nom d utilisateur et un mot de passe et créé votre profil, vous serez en mesure de passer à la page d «Accueil» (voir la figure 5), qui vous permettra de voir les organisations auxquelles vous avez actuellement accès, ainsi que les demandes en attente. Figure 5 Page d «Accueil» Si vous prévoyez être l agent principal d une organisation et s il s agit de votre première connexion à cette page, vous pouvez «Inscrire une nouvelle organisation» ou «Remplacer l agent principal d une organisation existante» en cliquant sur le lien dans la section des Options qui correspond à la fonctionnalité souhaitée. Si vous prévoyez être le représentant d une organisation, l agent principal de l organisation sera en mesure de vous inviter à vous joindre au compte de l organisation, une fois que celui-ci aura été créé. Dans ce cas, le nom de votre organisation s affichera sur votre page d «Accueil» et vous serez en mesure d accepter l invitation à rejoindre le compte de l organisation en cliquant sur l organisation et en continuant à la page «Invitation en attente» afin de confirmer votre acceptation. Voir la section 1.8 pour les détails sur «Devenir le représentant d une organisation inscrite». Page 15

1.5 INSCRIPTION D UNE NOUVELLE ORGANISATION Afin de créer un compte avec les SELSC, vous devez avoir l autorité d agir au nom de votre organisation, y compris l autorité de signer les demandes de financement, les ententes et les documents relatifs à la gestion de projets. En inscrivant votre organisation, vous signalez votre volonté à devenir l agent principal de l organisation aux fins des SELSC. En tant qu agent principal, vous serez le titulaire principal du compte responsable, au nom de l organisation, de tous les renseignements saisis et présentés au moyen du compte des SELSC que vous avez créé. Voici les étapes à suivre en vue d effectuer l inscription : 1. Créer le profil de l organisation 2. Valider l organisation 3. Valider et authentifier votre identité 4. Confirmer votre autorité d agir comme agent principal au nom de l organisation En tout temps, vous pouvez voir le statut de votre inscription en cliquant sur l organisation à même votre page d «Accueil», ce qui vous acheminera à la page «Résumé de la nouvelle inscription» (voir la figure 6). Figure 6 Page «Résumé de la nouvelle inscription» Page 16

1.5.1 CRÉEZ VOTRE PROFIL D ORGANISATION La page «Créer le profil de l organisation» (voir la figure 7) vous permettra de désigner le nom de votre organisation et le titre de votre poste au sein de celle-ci, ainsi que son adresse principale. Figure 7 Page «Créer le profil de l organisation» 1 2 3 4 5 6 7 8 Note : Les numéros et les renseignements du tableau correspondent à la figure 7 (l astérisque [*] dénote un champ obligatoire). N O CHAMP DESCRIPTION 1 Nom de l organisation* Le nom que vous désirez attribuer au compte de votre organisation 2 Titre de votre poste* Le titre de votre (l agent principal) poste au sein de l organisation 3 Adresse Ligne 1* La première ligne de l adresse de l organisation 4 Adresse Ligne 2 La seconde ligne de l adresse de l organisation 5 Ville* La ville de l adresse de l organisation 6 Province/État* La province ou l État de l adresse de l organisation 7 Pays* Le pays de l adresse de l organisation 8 Code postal/code ZIP* Le code postal ou le code ZIP de l adresse de l organisation 1.5.2 VALIDATION DE L ORGANISATION Page 17

OBJET DE LA VALIDATION DE L ORGANISATION Depuis 2009, le gouvernement du Canada doit se conformer à la Directive sur la gestion de l identité du Conseil du Trésor qui énonce ce qui suit : «La gestion de l identité est l établissement, par une institution gouvernementale, de la légitimité de l identité de la personne ou de l organisme avec qui elle transige.» À ces fins, le processus de validation de l inscription permet à EDSC de confirmer l existence des organisations créatrices de comptes pour les SELSC en fonction du numéro d entreprise de l organisation à titre d identifiant unique. Les renseignements sont utilisés uniquement afin de valider l existence de l organisation et à aucune autre fin. PROCESSUS DE VALIDATION DE L ORGANISATION Les renseignements saisis à la page «Validation de l organisation» (voir la figure 8) serviront à confirmer l existence de votre organisation avant qu un compte puisse être créé dans le système du SELSC. À cette fin, vous devrez saisir votre numéro d entreprise de l ARC ou numéro d enregistrement, la dénomination sociale et le nom d exploitation (ou courant) ainsi que les coordonnées de l adresse. Votre entrée au champ «Numéro d entreprise de l ARC» doit être le numéro d entreprise ou d enregistrement qui a été émis par l ARC lorsque le «Nom légal de l entreprise de l ARC» a été inscrit. Afin de faciliter le processus de validation, vous devez utiliser le numéro d entreprise du compte de programme de retenues sur la paie (numéro de compte de programme de RP) si vous en détenez un. Le consentement d un représentant autorisé de votre organisation sera requis afin de procéder à la validation. Une fois que le consentement est reçu, ces renseignements seront validés en fonction des données de l ARC afin de confirmer l existence de votre organisation. EDSC/SC confirmera également que le compte associé à votre numéro d entreprise est actif à l ARC et vérifiera la date à laquelle le numéro d entreprise a été inscrit. Si vous soumettez un autre numéro d entreprise de compte de programme (c.-à-d., un numéro d entreprise qui n a pas de numéro de compte de programme de RP), vous serez tenu de fournir des documents justificatifs supplémentaires afin d achever le processus de validation. Veuillez noter que si vous cliquez sur «Compléter plus tard» sur cette page, l étape correspondante sera considérée comme «Incomplète» à votre page «Résumé de l inscription». Vous devrez revenir à cet écran afin de remplir les champs obligatoires pour terminer l inscription. Page 18

Figure 8 Page «Validation de l organisation» 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Note : Les numéros et les renseignements du tableau correspondant à la figure 8 (l astérisque [*] dénote un champ obligatoire). N O CHAMP DESCRIPTION 1 Numéro d entreprise de l ARC Numéro d entreprise de l ARC (p. ex. 100000009RP0001) 2 Nom légal de l ARC Nom légal enregistré auprès de l ARC pour le numéro d entreprise saisi 3 Nom commercial de l entreprise Nom commercial (courant) de l entreprise 4 La même que l adresse de l organisation Si vous sélectionnez cette option, les champs de l adresse de l entreprise seront remplis automatiquement selon les coordonnées saisies au champ «Adresse de l organisation». 5 Adresse Ligne 1 Première ligne de l adresse de l entreprise 6 Adresse Ligne 2 Seconde ligne de l adresse de l entreprise 7 Ville Ville où se situe l entreprise 8 Province/État Province ou État associé à l adresse de l entreprise 9 Pays Pays associé à l adresse de l entreprise 10 Code postal/code ZIP Code postal ou code ZIP associé à l adresse de l entreprise Page 19

OBTENIR LE CONSENTEMENT D UN REPRÉSENTANT AUTORISÉ Si vous avez saisi un numéro d entreprise du compte de programme de retenues sur la paie (numéro de compte de programme de RP) afin d achever le processus de validation, EDSC est tenu d obtenir le consentement d un représentant autorisé par l ARC au sein de votre organisation afin de vérifier les renseignements de votre organisation en fonction des informations détenues par l ARC. Ainsi, une fois que vous avez sauvegardé les renseignements à l écran «Validation de votre organisation», la page «Représentant autorisé» (voir la figure 9) saisira les renseignements requis au sujet du représentant autorisé. Ce dernier donnera ensuite son consentement à la page «Consentement» (voir la figure 9). Si vous n êtes pas le représentant autorisé par l ARC, vous aurez la possibilité de fournir les renseignements nécessaires sur le représentant autorisé à l écran «Représentant autorisé» et un courriel sera transmis au représentant autorisé identifié afin de terminer cette étape. Le représentant autorisé sera alors en mesure de confirmer les renseignements fournis au sujet de l organisation et de donner son consentement à la divulgation des renseignements par l ARC à EDSC aux fins de la validation. Figure 9 Page «Représentant autorisé» et page «Consentement» Page 20