PROCES-VERBAL DE L AGE DU 13/11/2012 DIFFUSION RESTREINTE AUX ADHERENTS 1 Assemblée Générale Extrardinaire Prcès-verbal du 13 nvembre 2012 Diffusin restreinte aux adhérents Assciatin Française pur le Nmmage Internet en Cpératin www.afnic.fr cntact@afnic.fr Twitter : @AFNIC Facebk : Afnic.fr
PROCES-VERBAL DE L AGE DU 13/11/2012 DIFFUSION RESTREINTE AUX ADHERENTS 2 Le 13 nvembre 2012 à 17h00, les adhérents de l Afnic se snt réunis en assemblée générale extrardinaire dans les lcaux de l EDHEC, dnt l adresse physique est 18 rue du quatre septembre, 75002 Paris. La cnvcatin à la séance, cmprtant l rdre du jur, avait été adressée le 19 ctbre 2012 par vie électrnique à tus les adhérents. La date et le lieu de l assemblée, l rdre du jur ainsi que les dcuments de travail (la prpsitin de mdificatin des statuts), étaient cnsultables dans l espace réservé aux adhérents sur le site Internet de l Afnic (http://www.afnic.fr). Ordre du jur 1. Mdificatin des statuts de l Afnic En entrant en séance, chaque adhérent a signé une feuille de présence, cnsultable au secrétariat de l Afnic. Le dssier remis à chaque participant à l assemblée générale cmprtait : - Le dcument de présentatin - La prpsitin de mdificatin des statuts Présents 22 membres étaient présents u représentés et habilités à prendre part aux vtes : - 5 membres fndateurs, administrateurs de l Afnic : INRIA, représenté par M. Jean-Pierre Dardayrl, président du cnseil d administratin INRIA, représenté par M. Stéphane Ubéda Ministère chargé des Cmmunicatins électrniques, représenté par Mme Anne-Lise Thurude Ministère chargé de l Industrie, représenté par Mme Mireille Campana, ayant dnné prcuratin à Mme Anne-Lise Thurude Ministère chargé de la Recherche, représenté par M. Patrick Dnath, ayant dnné prcuratin à M. Jean-Pierre Dardayrl - 2 membres d hnneur Mme Annie Renard M. Jean-Claude Grichn, ayant dnné prcuratin à M. Jean-Pierre Dardayrl - 1 membre crrespndant Cllège internatinal M. Abdulaye Diakité - 5 membres utilisateurs, persnnes mrales : ACFCI, représentée par M. Thierry Hinfray CCI Paris, représentée par Mme Delphine Bessn, ayant dnné prcuratin à M. Gerges Fischer INPI, représenté par M. Fabrice Claireau, ayant dnné prcuratin à M. Mathieu Weill Assciatin Française pur le Nmmage Internet en Cpératin www.afnic.fr cntact@afnic.fr Twitter : @AFNIC Facebk : Afnic.fr
PROCES-VERBAL DE L AGE DU 13/11/2012 DIFFUSION RESTREINTE AUX ADHERENTS 3 ISOC France, représenté par M. Gérard Dantec SEP IMS Resurces, représenté par M. Guy Frankin, ayant dnné prcuratin à M. Gérard Dantec - 3 membres utilisateurs, persnnes physiques : M. Sébastien Bachllet Mme Elisabeth Prteneuve M. David-Irving Tayer - 6 membres Bureaux d enregistrement : Asci Technlgies Inc, représenté par M. Peter Cusyn Cnnectin SAS, représenté par M. Thierry Wilhem, ayant dnné prcuratin à M. Jean-Benit Richard Epistrphe, représenté par M. Philippe Batreau, ayant dnné prcuratin à M. Sébastien Bachllet France Telecm Orange, représenté par M. Didier Delabre, ayant dnné prcuratin à M. Mathieu Weill IP Twins SAS, représenté par M. Sylvain Hirsch Mailclub, représenté par M. Frédéric Guillemaut Assistaient également à l assemblée générale : - Persnnel AFNIC : M. Mathieu Weill, directeur général M. Pierre Bnis, directeur général adjint Mme Marine Chantreau, directrice administrative et financière Melle Virginie Navailles, secrétaire de directin Excusés : - Membres bureaux d enregistrement : Pages Jaunes (Richard Cffre) - Membres utilisateurs persnnes mrales : BNF (Clément Oury) Prcès-verbal 1. Ouverture par le président L assemblée générale extrardinaire étant régulièrement cnstituée, le président M. Jean-Pierre Dardayrl uvre la séance. Assciatin Française pur le Nmmage Internet en Cpératin www.afnic.fr cntact@afnic.fr Twitter : @AFNIC Facebk : Afnic.fr
PROCES-VERBAL DE L AGE DU 13/11/2012 DIFFUSION RESTREINTE AUX ADHERENTS 4 2. Désignatin du secrétaire de séance et d un scrutateur Mme Marine Chantreau, directrice administrative et financière et Melle Virginie Navailles, secrétaire de directin, snt désignées respectivement scrutateur et secrétaire de séance. 3. Mdificatin des statuts de l Afnic Marine Chantreau rappelle que le prjet de révisin des statuts a été initié en septembre 2011 à la demande du cnseil d administratin afin d ptimiser le fnctinnement interne de l Afnic et de prévenir le risque d entrisme, tut en préservant le mdèle uvert de l'assciatin. Un premier prjet de mdificatin a été présenté lrs de l assemblée générale du 15 juin 2012, puis a fait l bjet d un grupe de travail avec les membres en juillet 2012. Le cnseil d administratin a appruvé le nuveau règlement interne assciatif (RIA) et la déclaratin d intérêts et les statuts le 28 septembre et a cnvqué une assemblée générale extrardinaire le 19 ctbre 2012. Le qurum n ayant pas été atteint lrs de cette dernière, les statuts snt de nuveau sumis au vte de l assemblée générale ce jur. Le prjet ayant été discuté à plusieurs reprises, Marine Chantreau reprend les pints ayant fait l bjet d une mdificatin : 1) Se prémunir cntre le risque d entrisme Article 6 sur l adhésin : dnner un temps d adhésin minimum de 6 mis avant d acquérir un drit de vte. Article 7 sur la perte de la qualité de membre : Intrductin de la pssibilité de l exclusin tempraire (et plus uniquement définitive) de membres, permettant d y recurir plus facilement si nécessaire. 2) Clarifier les cnditins de candidature des administrateurs et permettre une bnne guvernance de l assciatin Article 11 sur le renuvellement des administrateurs : Intrductin du cde d éthique et de déntlgie dans les statuts et infrmatin sur la déclaratin d intérêts Renfrcement des cnditins pur se prter candidat : ne pas avir été cndamné pur des faits susceptibles de prter préjudice à l Afnic en termes d image dans les 3 dernières années Créatin d un cmité de validatin des candidatures, cmpsé de 3 membres désignés par le cnseil d administratin, qui évaluera la recevabilité des candidatures ; la cmpsitin de ce cmité sera variable à chaque électin seln la cnfiguratin des candidats ; il n y aura pas de recurs pssible sur la décisin de ce cmité pur permettre un bn dérulement des électins (la vie judiciaire reste tujurs pssible) Assciatin Française pur le Nmmage Internet en Cpératin www.afnic.fr cntact@afnic.fr Twitter : @AFNIC Facebk : Afnic.fr
PROCES-VERBAL DE L AGE DU 13/11/2012 DIFFUSION RESTREINTE AUX ADHERENTS 5 Les membres remarquent que le dcument de présentatin mentinne que le cmité sera cmpsé de «3 administrateurs» et les nuveaux statuts de «3 membres». Après discussin, la prpsitin avec 3 membres est retenue puisque ces derniers sernt désignés par le cnseil d administratin et que le cas purrait se présenter ù tus les administrateurs sient candidats. Article 13 sur les puvirs du président Mise en chérence avec le cde d éthique et de déntlgie : en cas de manquement d un membre du cnseil d administratin, ntamment aux dispsitins du cde d éthique et de déntlgie, le président peut décider d une exclusin tempraire ; cette exclusin ne peut devenir définitive qu après avis du cnseil d administratin suivant 3) Optimiser le fnctinnement interne Article 5 sur les membres Clarificatin des drits des membres d hnneur : ils prennent part aux discussins, mais n nt pas de drit de vte Article 14 sur le fnctinnement du cnseil d administratin Précisin sur les types de réunin du cnseil d administratin (physique, ttalement u partiellement à distance du type audicnférence) et le type de cnsultatin (directe u par vie électrnique) Les membres suggèrent de ne pas mentinner l audicnférence au prfit d une frmulatin plus large du type «myens en ligne» qui sera cmpatible avec tus les mdes de cnsultatin actuels et futurs et qu il faudra être très vigilants sur le vte à distance pendant l assemblée générale pur s assurer que le vte est bien celui du membre. Marine Chantreau répnd que, pur le mment, il s agit simplement d inclure cette pssibilité dans les statuts et que, lrsque le prjet sera lancé, les cntraintes de sécurité cnstituernt une partie imprtante du cahier des charges. Article 18 sur le fnctinnement de l assemblée générale Insertin de la pssibilité d utiliser des myens électrniques pur l rganisatin des vtes lrs des assemblées générales Article 21 sur la mdificatin des statuts Baisse du qurum à 50% des membres pur la mdificatin des statuts afin de limiter le recurs aux assemblées générales extrardinaires Mdificatins du règlement intérieur assciatif Le règlement intérieur assciatif reprend les mdificatins des statuts et en décrit les mdes pératires ; des précisins nt été rajutées sur : Assciatin Française pur le Nmmage Internet en Cpératin www.afnic.fr cntact@afnic.fr Twitter : @AFNIC Facebk : Afnic.fr
PROCES-VERBAL DE L AGE DU 13/11/2012 DIFFUSION RESTREINTE AUX ADHERENTS 6 la prise en cmpte des vtes blancs le dérulement des différents types de réunins du cnseil d administratin le dérulement des vtes en assemblée générale lrs des renuvellements des administrateurs élus Suite à la signature de la cnventin Etat-Afnic en juillet 2012, une mdificatin supplémentaire a été intrduite dans le règlement intérieur assciatif : la publicatin sur le site public de l Afnic de tus les relevés de décisins et prcèsverbaux de ses instances ; Pur les prcès-verbaux des cnseils d administratin, pssibilité d en extraire tutefis les infrmatins cmmerciales et industrielles, les prcédures engagées devant les juridictins u les pératins préliminaires à de telles prcédures ainsi que les infrmatins dnt la divulgatin purrait prter atteinte à la sécurité des services fferts. Un membre attire l attentin sur le fait que le règlement intérieur assciatif est vté par le cnseil d administratin et qu il faudrait mentinner à l article 12 des statuts sur les puvirs du cnseil d administratin que ce dcument relève de la respnsabilité de ce dernier. Mathieu Weill répnd que cela est précisé à l article 20 sur le règlement intérieur. Apprbatin du nuveau règlement interne assciatif et la déclaratin d intérêts et des statuts. L assemblée générale, après avir pris cnnaissance des dcuments furnis et suite aux explicatins cmplémentaires furnies ralement, appruve nuveau règlement interne assciatif et la déclaratin d intérêts, ainsi que les statuts, tels qu ils nt été présentés. Cette réslutin est adptée par 22 vtes favrables L rdre du jur étant épuisé, la séance est levée à 18h00. Fait à Saint-Quentin-en-Yvelines, le 13 nvembre 2012 Jean-Pierre Dardayrl Président de l Afnic Virginie Navailles Secrétaire de séance Assciatin Française pur le Nmmage Internet en Cpératin www.afnic.fr cntact@afnic.fr Twitter : @AFNIC Facebk : Afnic.fr