Direction des ressources humaines, du développement des personnes et de la transformation Service de gestion des carrières VACANCES WEB GUIDE DE PRÉPARATION DES CALENDRIERS DE VACANCES LOGIBEC
Direction des ressources humaines, du développement des personnes et de la transformation Service de gestion des carrières Table des matières Introduction... 1 Vérification et préparation des groupes... 2 Pour accéder aux groupes... 2 Ajout de groupes... 3 Employés... 3 Ajouter ou retirer un employé du groupe... 4 Transférer un employé dans un autre groupe... 5 Employés non assignés... 7 Calendrier... 9 Ajouter / supprimer les préférences de vacances... 10 Rapport... 12 Guide vacances Web - préparation calendriers de vacances - 2016-09-02 Page i
Direction des ressources humaines, du développement des personnes et de la transformation Service de gestion des carrières Introduction Le dossier «Vacances» permet aux employés d exprimer leurs préférences de vacances ainsi qu aux gestionnaires et par la suite, de les approuver et/ou de les modifier au besoin. Avant la période de choix de vacances des employés, le gestionnaire doit procéder à la préparation des calendriers puis, à la fin de la période de choix alloués aux employés, il doit procéder à la modification de préférences exprimées au besoin et à l approbation des calendriers. Accéder aux «Vacances WEB» À partir de l intranet, dans l Espace employé, entrez votre code d utilisateur et votre mot de passe puis cliquez sur OK. Cliquez ensuite sur le signe + qui précède le dossier «Vacances». Guide vacances Web - préparation calendriers de vacances - 2016-09-02 Page 1
Vérification et préparation des groupes À cette étape, le gestionnaire valide les différents groupes existants ainsi que leur composition puis installe au besoin des quotas. Groupes Les groupes sont divisés par unités administratives et par titres d emploi. Chez les infirmières (catégorie 1), il existe une division supplémentaire sur les différents quarts de travail (N-J-S-R). Pour accéder aux groupes À partir du dossier «Vacances», cliquez sur le signe + précédant «Vacances» pour voir apparaître les différents choix et sélectionnez «Groupe». Afin d accéder aux groupes de l ensemble des départements sous votre responsabilité, cliquez sur «Appliquer». Pour visualiser uniquement les groupes d un département, entrez le numéro du département dans le champ du même nom et cliquez sur «Appliquer». La période inscrite est toujours celle à traiter. Vous pouvez cependant la modifier pour visualiser les groupes des périodes passées. Guide vacances Web - préparation calendriers de vacances - 2016-09-02 Page 2
À partir de la «Liste des groupes», vous pouvez : Vérifier que la division des groupes correspond à vos besoins ; Vérifier les employés qui y sont rassemblés puis ajouter, retirer ou transférer des employés d un groupe à l autre. Ajout de groupes Il est possible de diviser par quart la prise de vacances des employés de la catégorie 2. Ce choix est laissé à la discrétion du gestionnaire. S il le souhaite, le gestionnaire doit en faire la demande au représentant de la Direction des ressources humaines. De plus, le gestionnaire peut regrouper des unités faisant partie d un même secteur d activités (service) afin que les choix de vacances soient faits à l intérieur d un même groupe. À sa demande, le représentant des ressources humaines créera un groupe correspondant au regroupement souhaité. Employés La section «Employés» est disponible à partir de la fenêtre de description du groupe. Pour y accéder, cliquez sur «OUVRIR» dans la «Liste des groupes» puis cliquez ensuite sur «Employés». Guide vacances Web - préparation calendriers de vacances - 2016-09-02 Page 3
À partir de la liste des employés, le gestionnaire doit s assurer que le groupe contient uniquement les employés devant s y retrouver. Ajouter ou retirer un employé du groupe Pour retirer un employé du groupe, sélectionnez le groupe et cliquez sur le signe «Sauvegarder». puis Pour ajouter un employé au groupe, cliquez sur et la fenêtre de recherche s ouvrira. Guide vacances Web - préparation calendriers de vacances - 2016-09-02 Page 4
Pour ajouter un employé, il est possible de le rechercher à partir de son matricule ou de son nom et prénom. Cliquez ensuite sur OK au bas de la fenêtre. Dans la liste, sélectionnez l employé recherché et cliquez sur OK en haut de la fenêtre puis «Sauvegarder». Si l employé sélectionné est déjà affecté dans un groupe, il apparaîtra dans votre groupe, mais la case «Consultation» sera cochée et grisée. Vous devrez donc le retirer de son groupe initial à l aide du signe en modification. puis retourner décocher la case qui sera maintenant accessible Si l employé est affecté dans un groupe qui n est pas sous votre responsabilité, vous devrez alors contacter le représentant des ressources humaines pour compléter le transfert. Transférer un employé dans un autre groupe Dans la liste des employés, vous avez accès à la fonction «Transfert». Cette fonction vous permet de transférer un employé dans un autre de vos groupes. Guide vacances Web - préparation calendriers de vacances - 2016-09-02 Page 5
Cliquez sur «Transfert» et la page suivante apparaît. Cliquez sur «Groupe» et la fenêtre de recherche apparaît. Vous pouvez apposer des filtres pour que le choix des groupes soit plus précis. Par exemple, en saisissant le numéro du département où se trouve le groupe, vous aurez ainsi la liste des groupes de cette unité uniquement. Sélectionnez le groupe où l employé doit être transféré. Transférez un ou des employés d un groupe à l autre à l aide des flèches. N oubliez pas de «Sauvegarder». Guide vacances Web - préparation calendriers de vacances - 2016-09-02 Page 6
Employés non assignés Dans la liste des menus, sous le menu «Groupes», se trouve «Employés non assignés». Dans cette liste, vous trouverez les employés qui ne sont affectés dans aucun groupe. C est dans cette liste aussi que se trouve les employés qui ont été retirés d un groupe avec le signe. Cette liste vous permet de vous assurer qu aucun de vos employés n a été oublié dans vos différents transferts. Les employés qui s y trouvent ont peut-être été retirés de vos groupes et n ont pas encore été affectés dans un autre groupe. Par exemple, vous connaissez la date de transfert d un employé sur une autre unité. L affectation de l employé n est pas à jour, car la date de transfert est ultérieure à l expression des préférences de vacances. Vous savez cependant que les préférences de vacances de l employé doivent être exprimées sur sa nouvelle unité. Ainsi, vous avez retiré l employé de votre groupe à l aide du signe et c est pour cette raison qu il se trouve dans la liste des employés non assignés. Il y restera jusqu à ce que le gestionnaire de sa nouvelle unité l ajoute à son groupe avec le signe. Attention : à l exception du personnel de la catégorie 2 : «La personne salariée doit faire son choix de congé annuel dans le service où elle est affectée au 15 mars ou au 15 septembre». (Article 12.04 des dispositions locales du STT du CHU de Québec Université Laval). Quotas À la page de description du groupe, vous avez accès à la fonctionnalité «Quotas». Cette fonctionnalité est aussi disponible à partir de la page «Employé». Guide vacances Web - préparation calendriers de vacances - 2016-09-02 Page 7
Cliquez sur «Quotas». Guide vacances Web - préparation calendriers de vacances - 2016-09-02 Page 8
À cette étape, vous pouvez inscrire le nombre d absence que vous autorisez par semaine pour chacun de vos groupes. Il est aussi possible de bloquer la prise de vacances sur certaines semaines en cliquant directement sur la date (en bleu) au-dessus des champs blancs. N oubliez pas de «Sauvegarder». Les quotas n empêcheront pas les employés de saisir une préférence de vacances lorsque le quota est atteint par les préférences des employés qui ont exprimé leur choix avant lui. Cependant, un avertissement lui sera fait ainsi qu au gestionnaire à l ouverture des calendriers. Le respect des quotas devra être assuré manuellement par le gestionnaire. Calendrier Pour accéder aux calendriers, cliquez sur le signe + qui précède «Calendrier» dans le menu et choisissez «Responsable». Si vous cliquez sur «Appliquer», vous aurez la liste de tous les calendriers auxquels vous avez accès. Pour faire une recherche plus précise, vous pouvez inscrire un département, un titre d emploi ou un matricule et cliquez sur «Appliquer». Pour accéder à un calendrier, cliquer sur «Ouvrir». Guide vacances Web - préparation calendriers de vacances - 2016-09-02 Page 9
Dans cette page, vous trouvez les employés du groupe sélectionné. Vous aurez le détail de leur banque de vacances et de leur quantum. Les vacances inscrites au calendrier ne peuvent en aucun cas dépasser le quantum disponible. Vous verrez aussi les quotas si vous en avez installé. Au fur et à mesure que les préférences seront installées, les quotas seront ajustés. Afin de ne pas brimer les employés plus anciens dans l expression de leurs préférences, ces derniers pourront saisir des préférences même si le quota est dépassé. Un avertissement sera toutefois annoncé à l employé et au gestionnaire. Ce dernier devra assurer le respect de ses quotas lui-même. Ajouter / supprimer les préférences de vacances Vous avez maintenant accès au calendrier. À partir d ici, vous pouvez approuver et modifier les préférences exprimées par les employés. Les choix des employés sont représentés par des X noirs. Pour retirer et modifier un de ses choix, positionnez-vous sur le X à retirer et cliquez sur le bouton droit de la souris. Vous pourrez alors retirer la sélection en cliquant sur «Supprimer». Guide vacances Web - préparation calendriers de vacances - 2016-09-02 Page 10
Pour ajouter une semaine de vacances, vous faites la même opération, mais vous cliquez sur la flèche vers l intérieur pour installer les vacances sur les 5 jours de la semaine, puis sur «Ajouter». Vous devez sauvegarder chaque modification en cliquant sur «Sauvegarder». Lorsque le calendrier est complété et vérifié, vous devez l approuver. L approbation peut se faire un employé à la fois ou globalement en cliquant sur «Approuver» accessible aux employés. Lorsqu ils sont approuvés, les X passent du noir au vert. Une fois le calendrier approuvé, les fonctionnalités du haut de la page changent. À la toute fin, vous devez cliquer sur «Finaliser» afin de rendre le calendrier disponible aux employés. Pour apporter une modification une fois que le calendrier est approuvé, vous devez d abord retirer l approbation en 3 étapes : Retirer l approbation globale du calendrier : cliquez sur «Enlever l approbation». Retirer l approbation de l employé : sélectionnez l employé en apposant un crochet dans le carré précédant son nom puis cliquez sur «Enlever l approbation». Retirer l approbation sur la semaine de vacances à modifier : sélectionnez la case contenant un X de la semaine à retirer et cliquez sur «Enlever l approbation». Vous pouvez apporter la modification puis «Sauvegarder» et «Approuver». Guide vacances Web - préparation calendriers de vacances - 2016-09-02 Page 11
Rapport La fonction «Rapport» vous permet d enregistrer et d imprimer vos calendriers. Dans la liste de choix de calendriers, sélectionnez les calendriers à imprimer ou à enregistrer puis cliquez sur «Générer rapport». Vous pouvez aussi y accéder en cliquant sur le + précédant le menu «Rapport» puis sur «Générateur de listes». Vous avez maintenant accès à la génération des listes. Cliquez sur «Appliquer» après avoir saisi les paramètres souhaités. Vous pouvez générer une liste pour des départements sélectionnés à l aide du + et du qui suivent le paramètre «Groupe» ou pour tous vos groupes en sélectionnant «Tous les groupes». Lorsque la sélection est terminée, cliquez sur «Appliquer». Guide vacances Web - préparation calendriers de vacances - 2016-09-02 Page 12
A partir de cette page, vous pouvez sélectionner les différents groupes pour les visualiser et enregistrer ou imprimer le document. Guide vacances Web - préparation calendriers de vacances - 2016-09-02 Page 13