Contrats de travail DECOMPTER LES EFFECTIFS DE L ENTREPRISE Juillet 2009 Organisation des élections professionnelles, obligation d emploi de travailleurs handicapés La loi impose à l employeur des obligations selon l effectif salarié de l entreprise. Vous retrouverez dans cette fiche la règle générale et unique de décompte des effectifs en droit du travail, issue de l ordonnance du 24 juin 2004. Textes de référence : - Ordonnance n 2004-602 du 24 juin 2004 relative à la simplification du droit dans les domaines du droit du travail, de l emploi et de la formation professionnelle. - Art. L. 1111-2, L. 1111-3 et R. 1111-1 du Code du travail SOMMAIRE : I. LES MODALITES DE DECOMPTE DES SALARIES... 2 II. LES PERSONNES A EXCLURE DU DECOMPTE DE L EFFECTIF... 5
En principe, tout salarié occupé dans l entreprise doit être pris en considération dans le calcul de l effectif. Ainsi, un salarié en période d essai ou en cours d exécution d un préavis de démission ou de licenciement (même non exécuté sur dispense de l employeur) doit être pris en compte dans le décompte de l effectif. Cependant, certaines catégories de personnes doivent être exclues du décompte. Cette fiche a pour objectif de donner toutes les indications nécessaires ou utiles pour connaître l effectif de votre entreprise et les obligations qui en découlent. I. LES MODALITES DE DECOMPTE DES SALARIES A - Les salaries intégralement pris en compte : le cdi a temps plein Les salariés en CDI à temps plein sont intégralement pris en compte dans le calcul des effectifs, c est-à-dire qu ils sont comptabilisés pour une unité, peu important que le contrat de travail soit suspendu (pour cause de maladie, maternité, accident du travail, formation professionnelle, congé parental d éducation, etc ). Les salariés soumis à une convention de forfait en jours sont considérés comme des salariés à temps plein, sauf lorsqu il s agit d un forfait jours à temps partiel. B - Les salaries partiellement pris en compte : les «équivalents temps plein (ETP)» L article L. 1111-2 2 du Code du travail fixe des règles particulières pour certaines catégories de salariés. Il s agit : Les salariés à décompter au prorata de leur temps de présence au cours des 12 derniers mois précédant la date du décompte (par exemple, le 31 décembre de l année N pour l obligation d emploi de travailleurs handicapés). - des salariés en CDD, - des intérimaires, - des salariés mis à disposition, par une entreprise extérieure, qui sont présents dans l entreprise et y travaillent depuis au moins 1 an, - des salariés en contrat intermittent, Ces salariés ne doivent pas être décomptés s ils remplacent un salarié absent (pour maladie ou maternité par exemple). Un salarié a travaillé dans l entreprise durant 4 mois en CDD à temps plein sur les 12 derniers mois. Il compte donc pour 4/12 soit 0,33 unités. Il s agit alors de 0,33 ETP (équivalent temps plein). Dans l hypothèse où le salarié n a pas travaillé un nombre de mois entier, le calcul peut être effectué à partir de la durée de présence dans l entreprise, exprimée en jours ouvrables. Le nombre de jours ouvrables dans l année est égal au nombre total de jours dans l année (365) le nombre total de jours de repos hebdomadaire (52) nombre de jours fériés chômés dans l année. 2
Une entreprise a recouru dans l année 2014 à 10 intérimaires, dont la durée totale de mission correspond à 1415 jours ouvrables. La prise en compte de ces salariés dans l effectif de l entreprise en 2014 sera à hauteur de 4,59 ETP (1415 / 308). Les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire, un groupement d employeurs ou une association intermédiaire, ne sont pas pris en compte pour le calcul de l effectif de l entreprise en matière : - D assujettissement au financement de la formation professionnelle continue - De tarification des risques accidents du travail et maladie professionnelle (art R. 1111-1 du Code du travail) Les salariés à temps partiel doivent être comptabilisés au prorata de leur temps de travail : En pratique, il convient de diviser la durée de travail prévue au contrat de travail, déduction faite des heures complémentaires éventuelles, par la durée légale du travail (ou conventionnelle si différente), soit 35 heures hebdomadaire. Une entreprise emploie au total 5 salariés à temps partiel : 3 salariés à 25 heures hebdomadaires et 2 salariés à 30 heures hebdomadaires. Ces salariés à temps partiel pourront être décomptés en salarié «équivalent temps plein» de la manière suivante : 3 x 25 + 2 x 30 / 35 = 135 / 35 = 3,85 ETP. Il faut procéder au calcul par combinaison des 2 règles de décompte (décompte selon le temps de présence et selon le temps de travail) lorsque le salarié à temps partiel est : - en CDD - un travailleur mis à disposition par une entreprise extérieure - en intérim - en contrat intermittent. Un salarié a travaillé dans l entreprise dans le cadre d un CDD à temps partiel de 4 mois au cours des 12 derniers mois et sur la base d une durée de travail de 30 heures hebdomadaires prévue dans le contrat de travail. Il sera pris en compte selon le calcul suivant : (4/12) x (30/35) = 0,33 x 0,86 = 0,28 ETP. C - La période de référence pour le calcul de l effectif La loi fixe, le cas échéant, une période de référence sur laquelle l effectif doit être décompté. Ces périodes de référence diffèrent selon les obligations de l employeur (mise en place des représentants du personnel, obligation d emploi de travailleurs handicapés, paiement des cotisations de sécurité sociale, contribution au financement de la formation professionnelle, etc ). QUELQUES EXEMPLES: En matière d élections professionnelles Toute entreprise doit organiser l élection : 3
- Des délégués du personnel lorsque l entreprise comporte un effectif de 11 salariés et plus, - Des membres du Comité d entreprise lorsque l entreprise comporte un effectif de 50 salariés et plus. L effectif rendant obligatoire l élection des représentants du personnel doit être calculé mois par mois sur 12 mois (consécutifs ou non) au cours des 3 années qui précèdent la date envisagée pour le 1er tour des élections professionnelles (art L.2312-2 du Code du travail) et non pas en calculant la moyenne sur les 3 dernières années. Attention : Lorsqu il s agit d une entreprise nouvellement créée, le critère de référence aux 3 dernières années ne joue pas. L effectif doit être apprécié après une année d activité et le seuil d effectif doit être atteint pendant 12 mois. Pour cette entreprise, l employeur n a donc aucune obligation d organiser les élections des représentants du personnel avant une année d activité. A noter : La période de référence pour le calcul de l effectif de l entreprise (12 mois consécutifs ou non sur les 3 dernières années) ne joue pas lorsqu il s agit de renouveler les élections des représentants du personnel à la fin des mandats (Cass. Soc. 5 avril 1994). L effectif doit alors être apprécié uniquement à la date du 1er tour des élections professionnelles. En matière d obligation d emploi de travailleurs handicapés pour les entreprises d au moins 20 salariés Toute entreprise d au moins 20 salariés est soumise à l obligation d employer des travailleurs handicapés à hauteur de 6% de son effectif. L effectif de l entreprise doit être calculé à la date du 31 décembre de chaque année. En effet, l employeur doit adresser annuellement une déclaration d emploi de travailleurs handicapés (DOETH) à la DDTEFP. Conformément à l article R. 5212-1 du Code du travail, la DOETH porte sur l effectif au titre de l année civile, soit du 1 er janvier au 31 décembre. En matière de participation obligatoire de toute entreprise au financement de la formation professionnelle continue Toute entreprise contribue chaque année au financement de la formation professionnelle selon un pourcentage de la masse salariale brute qui diffère en fonction de l effectif de l entreprise. - Entreprise < 10 salariés : 0,55% de la masse salariale brute - Entreprise de 10 à 20 salariés : 1,27% de la masse salariale brute - Entreprise 20 salariés : 1,85% de la masse salariale brute L effectif de l entreprise doit être calculé au 31 décembre de chaque année en fonction de la moyenne de l effectif calculé mois par mois au cours de l année civile (art R. 6331-1 du Code du travail). Les mois au cours desquels l entreprise n emploie aucun salarié ne sont pas pris en compte. 4
Attention : Lorsqu il s agit d une entreprise créée en cours d année, l effectif d assujettissement pour l année en cours correspond à celui de la date de création de l entreprise. Au titre de la deuxième année d activité, l effectif devra être calculé «en fonction de la moyenne des effectifs de chacun des mois d existence au cours de la première année». (Art R. 6331-1 alinéa 3 du Code du travail, décret n 2009-775 du 23 juin 2009). Il existe de plus des règles transitoires permettant un assujettissement progressif lorsque l entreprise atteint pour la première fois le seuil de 10 ou de 20 salariés (en raison d un accroissement temporaire d activité par exemple). II. LES PERSONNES A EXCLURE DU DECOMPTE DE L EFFECTIF Certaines personnes, bien que présentes dans l entreprise au moment du calcul de l effectif, ne doivent pas être comptabilisées. L article L. 1111-3 du Code du travail précise les personnes ne pouvant être prises en compte dans le calcul des effectifs. Il s agit : - Des apprentis, - Des salariés embauchés temporairement pour remplacer un salarié absent (les salariés remplacés étant déjà comptabilisés, il n y a pas lieu de décompter 2 salariés pour un même poste de travail), - Des salariés titulaires d un contrat de professionnalisation jusqu au terme prévu par le contrat s il s agit d un CDD ou jusqu à la fin de l action de professionnalisation s il s agit d un CDI, - Des salariés titulaires d un contrat d accès à l emploi, contrat d accompagnement dans l emploi, emploi d avenir, CI-RMA, contrat initiative emploi. Attention : Ces personnes sont à prendre en compte lorsqu il s agit de calculer l effectif en matière de tarification des risques d accidents du travail et de maladies professionnelles (art. L.1111-3 al. 2 du Code du travail). Plus généralement, toute personne non titulaire d un contrat de travail ne peut être décomptée dans l effectif salarié de l entreprise, notamment les stagiaires sous convention de stage ou encore les mandataires sociaux. 5