Justification et audits sur projets Européens Suivi budgétaire et financier des contrats
Gestion budgétaire et financière du contrat 1 Le principe de la gestion à l avancement 2 Règle spécifique pour les contrats du 7 ème PCRD 3 La fiche financière de suivi 4 La fiche de prévision de dépenses pluri-annuelles 5 Mise en place des crédits 6 Extraction BFC / aide à la justification 7 Ajustement des crédits en fin de contrat Service financier et comptable le pôle ressources
1 - Le principe de la gestion à l avancement Définition : C est une méthode qui consiste à comptabiliser le chiffre d affaire et le résultat au fur et à mesure de l avancement des opérations pour des contrats qui s exécutent au moins sur deux exercices. Dépenses réalisées depuis le début de l opération Produit à l avancement = ------------------------------------------------------------------------- * Prévision de recette sur la durée de l opération Prévisions de dépenses sur la durée de l opération Ajustement du produit à l avancement = Produit à l avancement produit facturé depuis le début du projet Non suivi à l avancement Subvention d équipement (dont FEDER) Subvention de fonctionnement à caractère annuel Les opérations à obligation de résultat ou assimilés : Les prestations de services, Les colloques, Les co-financements des BDI etc.. Suivi sur le 9ADO ou OTP suivant la nécessité de justification Pas de gestion à l avancement Suivi à l avancement Les opérations pluri-annuelles sans obligation de résultat (à obligation de moyens) Les contrats de recherche dont les contrats européens, les INTERREG, les décisions ANR,.) Les subventions de fonctionnement pluri-annuelles (dont les FEDER) Les mises à disposition de personnel, Etc. Suivi sur OTP et EOTP (Elément d Organigramme Technique de Projet) Gestion à l avancement
1 - Le principe de la gestion à l avancement (suite) Souplesse d utilisation pour le laboratoire : les mises en place se font selon les besoins exprimés pour l année en cours (plus de lien avec les échéances de paiement prévues au contrat). Possibilité de réajuster les crédits en cours d année si le besoin a été mal estimé (en plus ou en moins). Minimisation des reports sur l exercice suivant. Réajustement des besoins, si nécessaire, au début de chaque année par envoi d une nouvelle demande aux laboratoires. Obligation d avoir des pré-budgets dépenses et recettes fiables. Imputation de l ensemble des dépenses liées à un projet sur les EOTP qui lui sont dédiés. Service financier et comptable le pôle ressources
2 - Règle spécifique pour les contrats du 7 ème PCRD «Le 3 ème EOTP 9ADO» Projets concernés : uniquement les projets européens du 7 ème PCRD Conséquence de l audit qui a été mené par la commission européenne en 2008 sur les projets en gestion au CNRS Sur les EOTP du projet ne doivent être imputées que les dépenses éligibles réellement à justifier auprès de la commission européenne Exemple de Budget Prévisionnel Service financier et comptable le pôle ressources
2 - Règle spécifique pour les contrats du 7 ème PCRD «Le 3 ème EOTP 9ADO - Ressources propres globalisées» P. 05 Coût supporté par le labo Répartition entre les EOTP du contrat et le 9ADO Dépenses «éligibles» imputées sur l OTP (CDD, missions, Fonct. investissement (prévus lors de la négociation) Service financier et comptable le pôle ressources Dépenses non-éligibles Ouverture des crédits à l issue de chaque Reporting Périod sauf demande motivée.
3 La fiche financière de suivi Zone complétée d après la fiche prévisionnelle de dépenses pluri-annuelles Zone complétée au fur et à mesure des mises en place
4 - La fiche de prévision de dépenses pluri-annuelles La fiche de prévisions de dépenses est envoyée par mail au responsable scientifique, à l administrateur et/ou au gestionnaire du laboratoire. Le fichier doit être retourné dûment complété et signé au SFC. La demande doit correspondre aux prévisions annuelles estimées. Une marge de sécurité peutêtre envisagée, selon les projets, afin de limiter les demandes complémentaires. Un bilan est fait en fin d année afin de réajuster les mises en place et réduire les reliquats trop importants.
5 Mise en place des crédits A la signature du contrat A réception de la fiche de prévision des dépenses pluriannuelles dûment complétée et signée. Les années suivantes En début d année, à la réouverture de BFC à hauteur du montant prévisionnel de l année concernée. Si besoin est, un réajustement peut être opéré. Bonjour, le détail. Cordialement. Information au laboratoire Par mail, avec copie de la fiche financière remise à jour. Etats BFC / vérification notification GESLAB Edition HISTO «ECCU-MEP»
6 Extraction BFC / aide à la justification Export à partir des l Histos-Labo mensuels Exemple version HISTO-FAC_0019_XXXX.csv Fichier enregistré sous format.xls Fichiers intitulés : Pour les factures d achats : HISTO-FAC_0019_XXXX.csv ou pdf Pour les Missions : HISTO-MIS_0019_XXXX.csv ou pdf Pour les liquidations des salaires : HISTO- FAE_0019_XXXX.csv ou pdf La version.csv permet de faire des COPIER/COLLER dans les tableaux de relevé de dépenses.
7 Ajustement des crédits en fin de contrat Une 1 ère analyse budgétaire est effectuée lors de la transmission du relevé de dépense final. Elle consiste à ajuster les crédits mis en place en fonction des dépenses justifiées. Une 2 ème analyse budgétaire est effectuée à la suite de l encaissement du solde de la subvention. Le laboratoire peut être amené à rembourser des sommes dépensées mais considérées comme inéligibles ou non admises par les financeurs. Constat actuel : les financeurs deviennent très exigeants sur le respect des plans de financement. Les dates de validité des conventions sont primordiales en assurer le suivi Toute variation de poste supérieure à la marge de tolérance du financeur ou n entrant pas dans l objet initial du projet peut faire l objet d un rejet d où nécessité d avoir une vision de l éligibilité de la dépense dès le bon de commande et d effectuer un suivi régulier par poste des montants engagés. Une simple demande au préalable de modification budgétaire auprès du financeur permet de rendre ces dépenses éligibles.