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Définition du Monitoring 2 Garantie que la conduite de l essai clinique, les enregistrements et les rapports sont réalisés conformément : Au protocole Aux Procédures Opératoires Standard du promoteur Aux bonnes pratiques cliniques Aux obligations réglementaires en vigueur Permet de vérifier l avancement de l essai clinique
Monitoring/ but : 3 5.18.1 des BPC, les objectifs du monitoring sont de : Vérifier que les droits, la sécurité et la protection des patients qui se prêtent à la recherche sont satisfaits. Vérifier que la recherche est conduite conformément au protocole en vigueur, aux Bonnes Pratiques Cliniques (BPC) et aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur. Vérifier que les données rapportées sont exactes, complètes et cohérentes avec les documents sources
Monitoring /Assuré par qui? 4 L Attaché de Recherche Clinique (ARC) est : mandaté par le promoteur, assure le lien entre le promoteur et l investigateur et rend compte au chef de projet. Il est responsable du contrôle qualité de l essai (fiabilité et authenticité des données scientifiques recueillies) et du bon déroulement de l essai dans les centres.
Rappel : Visite de monitoring 5 La première visite de suivi doit idéalement se dérouler dans le mois qui suit la première inclusion dans chaque centre (service clinique +/- pharmacie). Elle est très importante car elle permet : - De s assurer du bon respect des procédures, - De voir les erreurs et de les corriger avant l inclusion d un trop grand nombre de patients, - De rappeler les points importants du protocole, - De modifier les circuits logistiques si nécessaire.
Rappel : Visite de monitoring Vérification et mise à jour du classeur investigateur : 6 Modification substantielle : nouvelle version de protocole et de consentement Autorisation de l ANSM et avis favorable du CPP Mise à jour du FDF et des CV Correspondance (newsletters, mails ) Vérification du remplissage de la liste des patients inclus et du registre des patients éligibles non inclus Ajout d étiquettes d inclusion vierges Mise à jour des feuilles de route Comptabilité des NIFC vierges et des CRF restants
Rappel : Visite de monitoring 7 Lors de chaque monitoring, l ARC doit vérifier les points suivants pour chaque patients inclus : 1/ Notification dans le dossier source de la participation du patient à la recherche avant tout acte spécifique à la recherche Ce point est important car ce sera la première chose vérifiée en cas de perte de consentement
Rappel : Visite de monitoring 2/ Vérifier le consentement : son existence et sa conformité Nom et prénom du patient Version du protocole Date et signature du patient : date antérieure à toute procédure liée à la recherche Date et signature investigateur : date au mieux le même jour que le patient et signature confrontée à celle du FDT (médecin dont on a le Cv et inscrit à l ordre des médecin) Procédure d obtention du consentement, 2 ou 3 exemplaires : l investigateur garde l original le patient garde une copie et si dans les POS, le promoteur récupère une copie mais sous enveloppe scellée 8
Rappel : Monitoring des CONSENTEMENTS Pourquoi? Protection et droit de la personne Accès aux données sources Pour l utilisation des données du patient dans la recherche Responsabilité de l investigateur Disposition pénale (article 223-8 du code pénal 3 ans d emprisonnement et 45 000 d amende) 9 Des formulaires de consentement non-conformes ou absents entraînent l impossibilité d utiliser les données du patient.
Rappel : Monitoring des CONSENTEMENTS 10 Monitoring du consentement = étape incontournable avant la vérification des données sources car c est le consentement du patient qui autorise l ARC à consulter son dossier médical. En l absence de consentement, aucun représentant du promoteur n est habilité à vérifier les données sources. PAS DE CONSENTEMENT = PAS DE MONITORING
Rappel : Visite de monitoring 3/ Respect des critères d inclusion et de non inclusion 4/ Le recueil des critères de jugement, 5/ Les traitements : Vérifier l attribution des traitements Respect de randomisation Respect de la posologie Levée d aveugle 11 Vérifier la gestion des traitements Comptabilité Observance Dispensation
Rappel : Visite de monitoring 12 6/ Les évènements indésirables graves (EIGs): Faire l inventaire des EIGs Les nouveaux EIGs Vérifier leur notification Vérifier si le formulaire est complété ou le faire compléter Si personne n est disponible le TEC voire l ARc peuvent remplir le questionnaire et la faxer pour déclaration au promoteur en mentionnant le nom et les fonctions du déclarant. Le formulaire devra être compléter (imputabilité) et daté/ signé par un investigateur. Les EIGs déclarés Vérifier la mise à jour du suivi (Follow up)
Rappel : Visite de monitoring 13 Vérifier le matériel - CRF vierges restants + NFIC - Unités thérapeutiques - Autres matériels triptyques, feuilles de route, kit labo Discuter des problèmes rencontrés dans le centre et aider à trouver des solutions (ex: l état d avancement des inclusions dans le centre) moment d échange investigateur / promoteur Répondre aux queries
Rappel : Visite de monitoring 14 Les cahiers d observation sont revus par rapport aux dossiers sources afin d identifier : Les données illisibles Les données manquantes Les données erronées Les éventuelles déviations au protocole
Rappel : Visite de monitoring déroulement 15 Les corrections : en présence de l investigateur ou une personne habilitée (FDT) la donnée à corriger est barrée tout en restant lisible La nouvelle donnée est inscrite à proximité apposition du paraphe et de la date de la correction à côté 0 2 8
Rappel : Visite de monitoring..et après? 16 Suite à un monitoring : L ARC rédige un rapport selon le délai défini avec le chef de projet ou selon les POS du promoteur Reporte tout élément vu lors de la visite de monitoring Reporte toute déviation constatée lors de la visite de monitoring et l action corrective mise en place Fait un bilan des problèmes non résolus
Chef de projet et monitoring 17 Et le chef de projet dans tout ça?
PLAN de monitoring 18 En premier lieu, il faut définir un plan de monitoring rôle du chef de projet Ce plan est définit en fonction : - de la complexité de l étude - du calendrier de visites des patients - du rythme d inclusion - et en fonction du risque* selon les promoteurs Il doit ensuite être adapté à la qualité de travail de chaque centre investigateur et / ou aux modifications apportées au protocole. * Définition de la gestion du risque dans les diapos suivantes
Monitoring en fonction du risque 19 Mis en place par l APHP en 2001 Contexte réglementaire en train de changer pour mettre en place ce nouveau système Plusieurs études en cours sur la mise en place du monitoring en fonction du risque et plusieurs organismes étudient sa faisabilité. Le monitoring à 100% des données reste le gold standard mais représente 30 à 60% du budget d un essai.
Quelques références sur le management du risque dans les essais cliniques: 20 Evaluation de l efficacité et du coût de deux stratégies de monitorage pour la recherche clinique institutionnelle. Essai OPTIMON : OPTImisation du MONitorage des études de recherche clinique. Résultats en mars 2015, non publiés pour le moment, https://ssl2.isped.u-bordeaux2.fr/optimon/default.aspx F-CRIN : French Clinical research Infrastructure Network : Composante française de l infrastructure européenne de recherche clinique ECRIN. Lettre d information N 1 janvier 2013 (document joint) Conférence de Consensus : Management du risque - Du monitoring au management du risque global. Septembre 2013 EMA 2013 : Reflection paper on risk based quality management in clinical trials
Monitoring : Rappel BPC paragraphe 5.18.3 21 Etendue et modalités du suivi de la recherche : Le promoteur s'assure que les recherches biomédicales sont suivies de manière adéquate. Il détermine l'étendue et les modalités appropriées du suivi en se basant sur des aspects tels que l'objectif, le plan expérimental, la complexité de la recherche, la mise en insu, le nombre de personnes participant à la recherche, les critères d'évaluation et la durée de la recherche. D'une manière générale, il convient de procéder à un suivi sur le lieu de recherches avant, pendant et à la fin de la recherche. Cependant, dans certains cas exceptionnels, le promoteur peut décider qu'un suivi centralisé accompagné de procédures telles que la formation des investigateurs, des réunions et des instructions écrites détaillées peut garantir une conduite appropriée de la recherche conformément aux présentes bonnes pratiques cliniques. Ce type de suivi ne peut être envisagé sans une vérification préalable sur le lieu de recherches que les ressources disponibles et l'organisation proposée dans ce lieu sont appropriées pour la conduite de la recherche (voir 4.1 et 4.2). Les données à vérifier peuvent être sélectionnées à l'aide d'un échantillonnage statistique. Monitoring à distance possible et pas 100% des données
Monitoring : Définir les risques Risque pour le patient : sécurité (médicament ou DM, interventions, investigations ), droits des patients (consentements, données personnelles) Risques concernant les données : validité des données Score logistique et Impact pour les études institutionnelles prend en compte plusieurs éléments : le risque de la recherche A à D et Schéma de l étude, impact des résultats Durée de l étude Nombre de patients Multicentrique ou non Complexité logistique et CRF 22 3 niveaux de monitoring sont définis : minime, intermédiaire et élevé
Plan de monitoring : Mise en place sur site ou web conférence ou réunion investigateur 23 avantages et inconvénients (visite sur site, rencontre de tous les acteurs de l étude, discussion avec d autres professionnels intra et inter métiers) Monitoring au premier patient inclus et puis quel rythme choisir? À chaque inclusion, tous les 3 ou 5 patients inclus Monitoring sur site ou centralisé? Avantages et inconvénients : Sur site : adéquation des locaux et du personnel, circuits DM, produits de santé, patient existence des patients À distance : contrôle de cohérence et du remplissage des ecrf, gestion des queries
Plan de monitoring : Définir le % de dossiers à monitorer à 100% Puis définir les données à monitorer obligatoirement, par exemple : Existence du patient Consentement Critères de sélection Critère de jugement principal EIG Administration du traitement / randomisation 24
Plan de monitoring et gestion du monitoring Le plan de monitoring peut être adapté tout au long de l étude : 25 illustration de la méthode de gestion de la qualité dite PDCA (Plan-Do-Check-Act), WIKIPEDIA. Cf aussi roue de Deming
Chef de projet et monitoring 26 Élabore : Le plan de monitoring, Des documents types pour faciliter le monitoring des ARCs : Check list monitoring : les documents / le matériel à emporter en monitoring Ce qu il y a à vérifier lors d une visite : Consentement, EIGs, CRFs*, classeurs, logistique les notes à prendre sur site à chaque visite pour chaque personne incluse dans l étude (fiche suivi patient) *Possibilité de faire un CRF annoté qui sert de guide de monitoring : explications sur les données à vérifier
Chef de projet et monitoring 27 Avant que le monitoring d un essai soit commencé, prévoir une réunion avec les DATA pour faire le point sur : Les données à monitorer +++ Préparer ensemble un guide de monitoring Prévoir les modalités de traçabilités des informations envoyées au data. par exemple un centre utilise l unité g/l pour la glycémie au lieu de mmol/l que fait-on?
Élabore : Chef de projet et monitoring 28 des documents types pour faciliter la préparation du monitoring et le suivi par les ARCs et le CP : Tableau de reporting (soit logiciel soit tableau excel), pour le suivi post monitoring : un tableau par étude pour tous les ARC avec toutes les infos nécessaires pour le suivi : patients inclus, date d inclusion, visites faites et monitorées, visites saisies ou gelées Un tableau de suivi du chef de projet avec les visites validées vues dans les rapport de monito, celles en attente Rapport de monitoring plannings et calendriers : pour définir les objectifs et deadline
Chef de projet et monitoring Forme les ARC : À l étude Objectifs, schéma, traitements, critères d évaluation, EI/EIG attendus 29 À la prise de RDV de monitoring Comment prendre RDV, à quelle fréquence? Au comportement à avoir en RDV Au remplissage des «tableaux suivis patients» suite aux visites de monitoring Tableaux reflétant ce qui a été vu/validé en visite de monitoring, de ce qu il reste à corriger, à remplir, à faire
Chef de projet et monitoring Lit, corrige, valide les rapports : vérifie la cohérence des informations dans les rapports, la bonne utilisation des versions de protocole, note d info Remonte les non conformités si besoin et entreprend les actions correctrices 30 Vérifie les transmissions des infos à la PV, AQ, Data/ Stat si nécessaire Valide le plan de data-management Prépare des newsletter, mailing Organise les réunions investigateurs
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Visite de Clôture _ Définition 32 La fermeture du centre intervient lorsque les inclusions et le suivi des personnes incluses sont terminés conformément au protocole ou de façon prématurée selon la décision notifiée par le promoteur.
Visite de Clôture _ QUAND, Où? 33 La visite finale intervient une fois que tous les sujets recrutés par le centre ont terminé l essai Elle a lieu dans tous les centres qui ont été ouverts et ont reçu du matériel / produit, qu ils aient ou non inclus des patients dans l essai Cette visite met un terme à la participation du centre
Visite de Clôture _ Fin prématurée 34 Arrêt de participation d un centre : Départ de l investigateur et pas de succession Absence d inclusions ou trop faible recrutement. Non respect du protocole, des BPCs, fraude
Visite de Clôture _ Fin prématurée Arrêt d étude : 35 1. Sur demande du comité de surveillance Si des éléments indiques qu il y a un risque augmenté dans un des 2 bras de l essai (Effets secondaires graves majeurs) 2. Du fait du promoteur Alerte des autorités pour l utilisation d un produit Inefficacité du traitement évidente (suite aux résultats obtenus lors d une analyse intermédiaire)
Visite de Clôture _ Objectifs 36 Valider les dernières données (CRF, consentements, EIGs, perdus de vue, finalisation des listes, queries,.) Gestion des traitements et retours Inventaire du matériel de l essai et reprise Mise à jour des documents réglementaires(classeur investigateur).
Visite de Clôture _ Objectifs 37 Rappel des obligations de l investigateur ARCHIVAGE après la fin de l étude et AUDIT & INSPECTION possibles Règles de publications Récupérer les documents à archiver par le promoteur
ARCHIVAGE_ documents 38 Pour les recherches portant sur des dispositifs médicaux : 15 ans Pour les recherches portant sur des dispositifs médicaux de diagnostic in vitro : 15 ans Pour les recherches portant sur des dispositifs médicaux incorporant une substance qui si elle est utilisée séparément, est susceptible d être considérée comme un médicament dérivé du sang : 40 ans Pour les recherches portant sur des médicaments à usage humain : 15 ans
ARCHIVAGE_ documents suite 39 Pour les recherches portant sur des médicaments à usage humain dérivés du sang : 40 ans Pour les recherches portant sur des produits cosmétiques : 10 ans Pour les recherches portant sur des produits sanguins labiles, organes, tissus d origine humaine ou animale, ou préparations de thérapie cellulaire : 30 ans Pour les recherches portant sur des produits non mentionnés à l article L.5311-1 du code de la santé public : 15 ans
Article L5311-1 du code de la santé publique 40 1 Les médicaments, y compris les insecticides, acaricides et antiparasitaires à usage humain, les préparations magistrales, hospitalières et officinales, les substances stupéfiantes, psychotropes ou autres substances vénéneuses utilisées en médecine, les huiles essentielles et plantes médicinales, les matières premières à usage pharmaceutique; 2 Les produits contraceptifs et contragestifs; 3 Les biomatériaux et les dispositifs médicaux; 4 Lesdispositifsmédicauxdediagnosticinvitro; 5 Lesproduitssanguinslabiles; 6 Les organes, tissus, cellules et produits d'origine humaine ou animale, y compris lorsqu'ils sont prélevés à l'occasion d'une intervention chirurgicale; 7 Les produits cellulaires à finalité thérapeutique; 8 Le lait maternel collecté, qualifié, préparé et conservé par les lactariums; 9 Les produits destinés à l'entretien ou à l'application des lentilles de contact;
Article L5311-1 du code de la santé publique 41 10 (Abrogé); 11 Lesprocédésetappareilsdestinésàladésinfectiondeslocauxetdes véhiculesdanslescasprévusàl'articlel.3114-1; 12 Les produits thérapeutiques annexes; 13 (Abrogé); 14 Les lentilles oculaires non correctrices; 15 Les produits cosmétiques; 16 Les micro-organismes et toxines mentionnés à l'article L. 5139-1; 17 Lesproduitsdetatouage; 18 Les logiciels qui ne sont pas des dispositifs médicaux et qui sont utilisés par les laboratoires de biologie médicale, pour la gestion des examens de biologie médicale et lors de la validation, de l'interprétation, de la communication appropriée en application du 3 de l'article L. 6211-2 et de l'archivage des résultats; 19 Les dispositifs à finalité non strictement médicale utilisés dans les laboratoires de biologie médicale pour la réalisation des examens de biologie médicale.
Visite de Clôture déroulement 42 Un courrier de fin d étude est adressé à chaque centre participant (direction de l établissement, pharmacie, services techniques, et investigateur) La visite de fermeture du centre peut avoir lieu avant le gel de base : dans ce cas l investigateur est prévenu qu il peut recevoir des demandes de corrections différées Mise à jour par l ARC du classeur investigateur (la correspondance (copie), modifications substantielles, les différentes versions du protocole, de la brochure investigateur,..)
Visite de Clôture déroulement 43 Récupérer les documents à archiver par le promoteur : Les consentements (sous enveloppes scellées signées par l investigateur principal du centre), les CRFs Les CRFs et les consentements vierges restants, le matériel éventuellement prêté et les enveloppes de décodage si le promoteur ne les archive pas, ils sont détruits par ce dernier matériel récupéré, consigné sur un bordereau et signés par les 2 parties (conservation d un exemplaire)
Visite de Clôture Avant la visite 44 Contacts Prendre RDV avec l investigateur principal du centre (tel / mail / fax) Prendre RDV avec la pharmacie du centre si possible le même jour Prendre RDV avec le laboratoire si besoin Envoyer courriers Investigateur/Pharmacie/ labo de rendez vous pour la visite de clôture : date, l horaire d arrivée et plusieurs points à prévoir pour optimiser la visite aussi bien chez l investigateur qu à la pharmacie Rq 1 : courriers adressés à l investigateur principal du centre Rq 2 : prévoir une copie à classer dans le classeur investigateur (correspondance)
Visite de Clôture -Investigateur 45 Objet : essai XXXXX PXXXXX Visite de Fermeture du Centre n 02 La Pitié Salpêtrière Bonjour Dr XXXX, Les inclusions de l essai intitulé XXXXX, «Etude multicentrique randomisée en double insu des effets de l administration de.», se sont terminées le 10/11/2013. 31 patients ont été inclus dans votre centre. La dernière visite de suivi prévue par le protocole était planifiée pour le 18/05/2014. Je vous informe par ce courrier que, comme convenu avec XXX et le Dr XXXX, je viendrai à l hôpital de la Pitié Salpetrière le mercredi 14 janvier 2015 à partir de 9h00 pour effectuer la visite de fermeture de votre centre. Afin d optimiser au mieux le déroulement de cette visite, merci de : Mettre à disposition de classeur investigateur Mettre à jour la liste des patients inclus ainsi que la liste des patients éligibles mais non inclus Réfléchir aux conditions d archivage (lieu, boîtes d archivage ) Imprimer toute la correspondance du centre en lien avec le protocole. Encore merci pour votre participation. Bien cordialement,
Visite de Clôture -Pharmacie 46 Objet : essai XXXXXX PXXXXX Visite de Fermeture du Centre n 02 La Pitié Salpetrière Bonjour Mme XXXXX, Les inclusions de l essai intitulé XXXXXXX, «Etude multicentrique randomisée en double insu des effets de l administration de», se sont terminées le 10/11/2013. La dernière visite de suivi prévue par le protocole était planifiée pour le 18/05/2014. Je vous informe par ce courrier que je viendrai, comme convenu avec XXXXXXX, à la pharmacie de l hôpital de la Pitié Salpetrière le jeudi 15 janvier 2015 à 16h30 pour effectuer la visite de fermeture de votre centre. Afin d optimiser au mieux le déroulement de cette visite, merci de : Mettre à disposition de classeur pharmacie et les documents relatifs à l essai (fiches de retour pour destruction à l AGEPS ) Mettre à disposition le cas échéant les coffrets de traitement XXX retournés ou non utilisés restant à la pharmacie Réfléchir aux conditions d archivage des documents de l essai (lieu, boîtes d archivage ) Rassembler votre correspondance en lien avec le protocole. Encore merci pour votre participation.
Visite de Clôture _ Avant la visite 47 Préparation de la visite Imprimer pour emporter : - le dernier rapport de monitoring - le dernier état d avancement du monitoring sur le centre - les queries qui concernent le centre - la liste de tous les EIG recensés dans le centre Rq : comparer le tableau ainsi créé avec l ensemble des feuilles EIG récupérées
Visite de Clôture Avant la visite 48 Liste des EIG XXXX XXXXXXXX Centre 02 Evènements indésirables graves oui non si oui préciser N patient Initiales patient date d inclusion date EIG Motifs et commentaires fiche remplie 001 XXX AA 02/09/12???? DCD 014 XXX ZZ 11/09/12 06-09-2013 Hémorragie digestive 014 XXX EE 11/09/12? Prolongation d hospitalisation 015 XXX RR 13/09/12 02/12/12 PEC pour insuffisance rénale avec aggravation 015 XXX TT 13/09/12 06/12/12 DCD 016 XXX YY 13/09/12 27/09/12 1 Hémorragie digestive Hémorragie digestive (récidive) 016 XXX UU 13/09/12 19/11/12 DCD 017 XXX II 29/09/12 30/10/12 DCD 019 XXX OO 04/10/12 23/10/12 DCD 016 XXX PP 17/08/12 27/09/12 Prolongation d hospitalisation oui non oui non (1 EIG à déclarer) oui non oui non oui non oui non (2 EIG à déclarer) oui non oui non oui non oui non
Visite de Clôture _ Avant la visite 49 Préparation de la visite Préparer pour emporter : les enveloppes Promoteur de consentements Une copie des courriers de rendez vous de Clôture Investigateur et Pharmacien Un maximum de documents réglementaires et autres correspondant aux classeurs Investigateur et Pharmacie pour leur mise à jour
Visite de Clôture _ Avant la visite 50 Préparation de la visite Préparer pour emporter : La liste des dates des précédentes visites de monitoring afin de pouvoir mettre à jour la monitoring log Préparer en partie le rapport de clôture (à emporter)
Visite de Clôture _ Lors de la visite 51 Chez l investigateur Mettre à jour le classeur investigateur (courrier promoteur de Clôture, documents réglementaires ) Vérifier le nombre de CRFs par rapport au nombre d inclus, le nombre de pages, classer les queries dans les CRF ou dans le classeurs investigateurs
Visite de Clôture Lors de la visite 52 Chez l investigateur Vérifier la bonne documentation des EIG (faits nouveaux ou suivi) Récupérer les CRFs vierges restants et les enveloppes de décodage si le promoteur ne les archive pas, ils sont détruits par ce dernier
Visite de Clôture Lors de la visite 53 Chez l investigateur Faire signer : la monitoring log l enveloppe de consentements Promoteur Rq1 : l investigateur doit noter le nombre de consentements présents dans l enveloppe (si incomplète) Rq2 : signature par l investigateur principal présent dans le centre le jour de la visite Rangement des documents de l essai dans des cartons ou boîtes d archivage mis à disposition dans le centre
Visite de Clôture Lors de la visite 54 CONSERVATION DES DOCUMENTS ESSENTIELS SUR SITE INVESTIGATEUR PROMOTEUR : Département de la Recherche Clinique et du Développement de l AP-HP «Essai XXXX» «P AOM» «Etude multicentrique randomisée en double insu des effets de l administration» Boîte n / Liste des documents archivés Versions (n et date)........ Cette étude s est terminée en (année X) Ne pas détruire avant (année X + 15)
Visite de Clôture Lors de la visite 55 A la Pharmacie Mettre à jour le classeur Pharmacie du centre (courrier rendez vous de Clôture, documents réglementaires ) Récupérer une copie des formulaires de comptabilité des traitements de l essai
Visite de Clôture fin 56 L ARC, après sa visite, adresse un courrier de fermeture au centre à archiver dans le classeur investigateur Le chef de projet envoie les courriers officiels de clôture de la recherche à l attention des directeurs des hôpitaux, des pharmaciens chefs, du CPP, et de l autorité compétente
Cette dernière visite : Visite de Clôture conclusion Met fin au travail effectué pour un projet donné. 57 Et permet également de faire un bilan de la collaboration ARC/ Investigateur. Résultats de la Recherche : Le promoteur envoie un courrier aux investigateurs pour les informer des résultats globaux de la recherche
Check liste de clôture (BPC) 58 Brochure investigateur. Mises à jour de la brochure investigateur. Documenter le fait que les nouvelles informations pertinentes concernant les médicaments expérimentaux sont fournies au fur et à mesure. Amendements/modifications éventuels des documents suivants : protocole (page se signature, engagement scientifique ) et cahiers d observation ; document d information et formulaire de recueil du consentement ; supports susceptibles d être utilisés en vue du recrutement des personnes ; autres supports de recueil des données.
Check liste de clôture (BPC) 59 Amendements/modifications éventuels des documents suivants : Documenter les révisions qui ont été effectuées sur ces documents au cours de la recherche. Prouver l adéquation entre la version des documents mis à jour et le déroulement de la recherche. attestation délivrée par l assureur. La date à laquelle il est envisagé de commencer la recherche Information des investigateurs de la fin de la recherche ou de son arrêt anticipé. Documentation que l investigateur a été informé de la fin de la recherche ou de son arrêt anticipé.
Check liste de clôture (BPC) 60 Avis du CPP et avis du CPP pour toute modification substantielle de la recherche. Documenter l avis favorable du CPP nécessaire à la mise en place de l amendement. Autorisation de l AFSSAPS/ ANSM ou, à défaut, accusé de réception de l AFSSAPS indiquant, le cas échéant, la date à laquelle, à défaut d une autorisation expresse, la recherche est réputée autorisée. Et également, Autorisation de l AFSSAPS/ ANSM pour toute modification substantielle de la recherche et, le cas échéant, la preuve de l envoi à l AFSSAPS/ANSM suivie d un délai de 35 jours, à défaut d une autorisation expresse.
Check liste de clôture (BPC) 61 CV des investigateurs et des collaborateurs impliqués dans la recherche. Pour l investigateur, permettre d évaluer la compétence et l aptitude à diriger et surveiller la recherche. formulaire de délégations de fonctions : Document de recueil des signatures et paraphes des personnes autorisées à saisir ou corriger des données dans le cahier d observation. Permettre de vérifier que les données ont été recueillies dans le cahier d observation par des personnes autorisées.
Check liste de clôture (BPC) 62 Procédures de levée de l insu. Description de l attribution des traitements aux personnes et système permettant l accès au code de randomisation en cas d urgence. Documenter le système qui, en cas d urgence, doit permettre d identifier rapidement le médicament expérimental pour une seule personne qui se prête à la recherche à la fois. Documentation de la notification au promoteur par l investigateur des événements indésirables conformément aux dispositions législatives et réglementaires, ainsi qu au protocole. Rapport de la visite de mise en place de la recherche. Documenter la revue des procédures et des modalités pratiques du déroulement de la recherche, avec l investigateur et l équipe impliquée dans la recherche.
Check liste de clôture (BPC) 63 Monitoring Log complet Liste complète de la correspondance des codes d identification des personnes incluses dans la recherche avec l identité de ces personnes. Permet à l investigateur d avoir la liste exhaustive des personnes ayant participé a la recherche, afin d accéder aux dossiers archives/ sources en cas d audit ou d inspection. Cette liste doit être conservée conformément aux dispositions législatives et réglementaires en matière de confidentialité.
Check liste de clôture (BPC) 64 Liste des personnes sélectionnées dans la recherche. Identifier les personnes sélectionnées, ayant donné leur consentement et ayant éventuellement déjà eu un premier examen, durant la période de sélection de la recherche. Ces personnes ne sont pas encore considérées comme incluses dans la recherche biomédicale. liste chronologique des inclusions des personnes dans la recherche. Faire l état des inclusions chronologiques des personnes dans la recherche ; les personnes sont identifiées par leur numéro dans la recherche.
Check liste de clôture (BPC) 65 Documents d information et formulaires de recueil du consentement complétés, datés et signés. Prouver que le consentement libre, éclairé, recueilli par écrit de chaque personne qui se prête à la recherche a été obtenu avant sa participation à la recherche, et conformément à la loi. Objectiver l accord donné par la personne concernée aux personnes chargées du contrôle de la qualité d accéder aux données individuelles strictement nécessaires à ce contrôle (original chez l investigateur) Documents sources. Prouver l existence de la personne qui se prête à la recherche et l intégrité des données rapportées. Inclure les documents originaux liés à la recherche, les traitements et les antécédents de la personne.
Check liste de clôture (BPC) 66 Cahiers d observation complétés, datés et signés et tout autre document/support servant au recueil des données. Attester que l investigateur confirme les données recueillies et transmises au promoteur. (copie investigateur, original promoteur) Queries / Requêtes : Documentation des corrections apportées au cahier d observation et à tout autre document/support servant au recueil des données. Documenter les corrections et les ajouts au cahier d observation, ou à tout autre document/ support servant au recueil des données, par des personnes dûment autorisées pour ce faire. (copie investigateur, original promoteur)
Check liste de clôture (BPC) 67 Documentation sur le gestion et la comptabilité des UT : vérifier l ensemble des ordonnances prescrites, la documentation de la destruction des médicaments non utilisés Document récapitulatif par personne se prêtant à la recherche indiquant : les différents résultats avec la date et l heure de prélèvement et celle de l exécution des analyses, les résultats des échantillons de contrôle avec les mêmes renseignements chronologiques, les éventuelles remarques ainsi que les incidents survenus. Documenter l ensemble des résultats pour un type d analyse donné ; document réalisé par le biologiste conformément à l arrêté du 26 novembre 1999 modifié relatif à la bonne exécution des analyses de biologie médicale.
Check liste de clôture (BPC) 68 Valeurs ou bornes des valeurs de référence des analyses de laboratoire ou des tests et examens prévus dans le protocole en vue d évaluer l efficacité ou la sécurité du médicament. Documenter les valeurs de référence. Document de gestion des échantillons biologiques prélevés (le cas échéant). Permettre de connaître l identification et la localisation des échantillons biologiques conservés, si des dosages/ analyses ont besoin d être refaits.
Check liste de clôture (BPC) 69 Communications autres que les visites effectuées sur le lieu de recherches : lettres ; comptes rendus de réunions ; comptes rendus téléphoniques ; messages électroniques ; télécopies... Documenter tout contact pertinent concernant la gestion et la conduite de la recherche, les déviations au protocole, les événements indésirables.
Check liste de clôture (BPC) 70 Rapport final : Dans un délai d un an suivant la fin de la recherche, un rapport final est établi et signé par le promoteur et l investigateur coordonnateur. Tous les investigateurs sont informés des résultats de la recherche par l investigateur coordonnateur ou par le promoteur.