COMITE TECHNIQUE REUNION DU 3 MARS 2017 POLE SOUTIEN AU TRAVAIL PROPOSITION D ORGANISATION DE LA DIRECTION DE L APPRENTISSAGE APRES PREFIGURATION RAPPORT POUR AVIS Conformément à la méthode validée lors du comité technique du 11 juillet 2016, ce rapport présente la poursuite de la mise en place de la Direction de l apprentissage et décrit les enjeux (1), la méthodologie de préfiguration (2) et la nouvelle organisation proposée (3). 1/ Enjeux et perspectives L'organisation d'une direction unique de l'apprentissage est un signal fort de l'importance accordée par l'exécutif régional à cette politique de formation professionnelle et d emploi des jeunes. Son positionnement au sein du Pôle Soutien au Travail est de nature à favoriser, faciliter, et rendre proactive la démarche de rapprochement nécessaire avec les milieux économiques pour envisager un développement significatif de cette voie de formation et de mise à l emploi des jeunes (et moins jeunes au vu de l expérimentation pour relever jusqu à 30 ans l âge légal de l apprentissage). Les orientations stratégiques de la Direction doivent ainsi concourir à : - construire une relation directe aux entreprises en lien avec les délégations du pôle Soutien au travail; la Direction de l'apprentissage doit devenir une interlocutrice de premier plan des entreprises, une direction opérationnelle ressource "naturelle" et permanente, mobilisable par toutes les entreprises régionales, de la TPE à la filiale de grand groupe, pour tout projet relatif à l apprentissage ; - créer une relation de proximité aux usagers et acteurs de l'apprentissage (entreprises, familles et jeunes, CFA, partenaires), dans un maillage territorial cohérent et équilibré visant à offrir la même qualité de service en tous lieux de la région et à faciliter le développement de l'apprentissage ; - faciliter l'accès des jeunes à l'apprentissage, en valorisant cette voie de formation, en construisant les partenariats efficaces avec l'ensemble des acteurs concernés par les parcours des jeunes pour mettre en œuvre des projets coordonnés, innovants et attractifs contribuant à une insertion professionnelle de qualité. - mettre en place le "bouquet de services" régional prévu dans le plan apprentissage en appui sur les deux sites de Lille et Amiens, et en transversalité avec les antennes régionales et les directions en lien avec les usagers du Pôle Rayonnement et Services à la Population (Direction de la Proximité particulièrement). L'enjeu d'un service homogène à rendre au public, d une lisibilité accrue du rôle de la Région pour résoudre les difficultés ou lever les freins au développement de l'apprentissage se veut central dans l'organisation de ce bouquet de services; 1
-refonder la relation Région / CFA des Hauts de France au travers d'une convention quinquennale unique, centrée sur un mode de financement régional visant à conjuguer respect des cibles budgétaires fixées et développement attendu des effectifs apprentis. - sécuriser administrativement et financièrement la direction tout en renforçant le recours aux financements européens et assurer des fonctions d observation et d ingénierie de ressources et projets : il s agit de démultiplier les capacités d'intervention régionale et de permettre le développement de l'accès et des parcours vers l apprentissage des jeunes de la région à coûts maîtrisés pour la collectivité. 2/ Méthodologie de la préfiguration modes de concertation mobilisés La démarche de préfiguration s est appuyée sur l écoute et la contribution active des équipes, recueillie sous des formats variés. Dès la mi-octobre, un comité de préfiguration interne, composé des encadrants et chefs de projets de la Direction a été constitué pour garantir une démarche collective et structurée en mode projet de la préfiguration et pour mener le travail de clarification des macro-processus et processus de la Direction, en vue de fixer son activité actuelle et future. La concertation avec l'ensemble des agents s est organisée autour de 2 temps forts : - Le séminaire de lancement le 09 novembre 2016, à Lille - Le séminaire de restitution le 09 décembre 2016, à Amiens Ont été choisies des méthodes d animation actives facilitant la concertation, la communication et les interactions entre les agents, l objectif étant de préfigurer la nouvelle direction, de construire une culture commune et de donner ou redonner du sens aux missions actuelles et à venir de la Direction de l Apprentissage. Les deux journées ont été denses et rythmées. Une importance particulière a été accordée au respect et à la considération des agents par l accueil, la transparence, la lisibilité des informations et la qualité des supports : Transmission du programme de la journée en amont Badges nominatifs Elaboration d un kit du participant (programme, supports pédagogiques des ateliers, documents de restitution pour le 2 nd séminaire) Elaboration d un guide animateur et d un guide rapporteur Mise en ligne de l ensemble des travaux sur Cèdre Diaporama support (déroulé de chaque séminaire) Toutes les productions issues des séminaires ont fait l objet de travaux en groupe restreint et équilibré (nombre d agents, équité des 2 entités, parité, fonctions, statuts ), elles ont été systématiquement restituées et validées par tous les participants, elles constituent aujourd hui le socle commun de la Direction. L ensemble des agents inscrits à l arrêté du 15 septembre 2016, ainsi que des agents de l ex DFI, dont le SAF ont été invités. La participation a été importante : le premier séminaire a compté 71 participants, le second 61. La participation de tous les agents a été facilitée par la mise en œuvre d une logistique adaptée : 2 journées complètes de travaux (transports et pause déjeuner organisés), une 2
diversité des espaces de paroles, des ateliers qui se sont prolongés selon des modalités propres à chaque groupe. Un espace collaboratif dédié à la préfiguration de la Direction a été créé sur l applicatif CEDRE pour centraliser l ensemble des productions co-construites (programmes des séminaires, synthèses des ateliers, présentation des processus de la Direction) et animer une démarche fédératrice. Une adresse mail spécifique a également été créée pour permettre des contributions individuelles écrites. En vue d échanger avec un maximum des agents de la Direction, des entretiens individuels ont été menés par la Directrice préfiguratrice prioritairement avec les agents du site d Amiens, du Service Ressources et Intégration des Processus de l ex-dfi rattaché au périmètre de la Direction de l Apprentissage par l arrêté collectif du 15 septembre 2016, et avec les encadrants et chefs de projets des deux sites, ainsi que sur demandes d agents de la direction ou d autres directions. LES TRAVAUX DES SEMINAIRES Conformément à la note de cadrage, le premier séminaire a permis de poser le cadre et le calendrier de la démarche, ainsi que les règles du jeu avant d entamer les travaux qui se sont déroulés en plusieurs séquences. Le second séminaire a permis de restituer l ensemble des travaux des ateliers et poser les fondements d une organisation s appuyant sur les missions et objectifs identifiés et analysés dans les ateliers. 1 Le blason La séquence de travail sur le blason a permis à chacun une expression libre sur sa vision de la direction et son devenir dans cette nouvelle entité, les interrogations et satisfactions ont ainsi pu être largement exprimées. Une synthèse a été réalisée et validée par l ensemble des participants lors du second séminaire, elle identifie une vision de la direction à un moment important de son devenir. 2 La construction d un diagnostic partagé 3
Cette séquence a permis de construire un diagnostic partagé en identifiant les forces et faiblesses de la future Direction. Les travaux et les échanges dans des groupes restreints et hétérogènes ont permis de créer une culture commune sur le sujet de l apprentissage. L ensemble des travaux ont été compilés et synthétisés. La synthèse a été présentée au séminaire de restitution, puis amendée. Les points d amélioration ont fait l objet d un travail par priorité d action. 3 Les ateliers Une première série d ateliers s est tenue le 9 novembre après-midi mobilisant l ensemble des agents sur les 5 thématiques suivantes : 1 Comment construire une relation directe avec les usagers pour développer l apprentissage? 2 Comment promouvoir, valoriser la voie par apprentissage auprès des jeunes et de leur famille? 3 Comment sécuriser, faciliter et accompagner les parcours des jeunes? 4 De la carte des formations au financement des CFA, comment atteindre les objectifs de développement? 5 Comment disposer d un système de pilotage optimisé, fluide, actualisé et fiable facilitant la production de données le suivi et l évaluation des actions et proposer les évolutions nécessaires? Les ateliers 1.2.3 et 5 se sont réunis une deuxième fois pour compléter la réflexion, entre le 9 novembre et le 9 décembre. Tous les travaux ont fait l objet de synthèses écrites qui ont été restituées par les groupes en plénière le 09 décembre. 4
Les synthèses des ateliers intègrent les échanges avec tous les participants sur chacun des sujets traités dans les ateliers,.. 4 Synthèse des travaux : objectifs et missions de la direction La traduction des processus en objectifs, missions et activités, articulée aux travaux menés dans les ateliers a permis d aboutir à une organisation cible traduite dans un schéma, celui a été présenté en fin de séminaire le 9 décembre 2016 à Amiens ; l enjeu était d asseoir la vision partagée avec les agents des orientations à mettre en œuvre au sein de la Direction de l Apprentissage. 5 Enquête de satisfaction A l issue des séminaires une enquête a été réalisée auprès des agents associés à la démarche, cette enquête a permis de mesurer le degré de satisfaction par des questions fermées et ouvertes laissant place à la libre expression. Extraits : Pour ce qui concerne la méthode d animation, les contenus abordés et les supports utilisés le taux de satisfaction s élève à plus de 85 %, allant jusqu à 90% sur les échanges et la participation. Les séminaires ont permis : - de connaître les nouveaux collègues : 90% -d établir une communication intra et entre les 2 versants : 84% -de mieux connaître les missions globales et d appréhender les missions de chacun : 74% 5
Sur cette question les participants souhaiteraient poursuivre le travail et notamment sur les nouvelles missions de la direction (un rendez vous annuel est suggéré pour évaluer et réorienter les activités si besoin) -de mieux appréhender les enjeux et objectifs à venir : 91% La synthèse finale a particulièrement été appréciée pour sa mise en perspective et l approche globale des missions. Les séminaires de par le contenu abordé et le mode très participatif ont permis de répondre aux attentes des participants sur la concrétisation de la nouvelle Direction Apprentissage. LES AUTRES TEMPS DE LA DEMARCHE Tout au long de la démarche, conformément à la note de cadrage, l équipe projet composée de 12 agents s est réunie de manière hebdomadaire entre le 15 octobre et le 3 février. Parallèlement, 4 réunions ont été organisées avec les directions pour lesquelles les articulations de préfiguration étaient les plus urgentes: Direction des Etablissements d enseignement et Direction de la Proximité notamment. Une réunion de présentation à l ensemble des agents de la Direction de l Apprentissage de l organisation cible a été organisée le 10 février 2017 matin à Arras. L organigramme présenté à l ensemble des agents lors de cette réunion de clôture avait pour objectif de : - rendre visibles les différentes entités composant la direction, le nombre global de postes calibré par entité - illustrer de manière non exhaustive les missions et activités à venir de chacune des entités prévues Un courriel adressé aux agents a permis de communiquer l organigramme détaillé ajusté cijoint.. 3/ Nouvelle organisation proposée : il est proposé d organiser la Direction de l Apprentissage autour 3.1/ d une équipe de Direction composée : d une fonction de Direction, chargée de la conception, du pilotage, de l animation et de la coordination du fonctionnement de la Direction ; Directeur/rice 1 poste(a) d une fonction de Direction Adjointe, binôme du Directeur concernant les missions de management stratégique, et plus spécifiquement chargée de la préparation des instances en coordination étroite avec le Service de Coordination du Pôle Soutien au Travail et, le cas échéant, les autres directions concernées, de la préparation du budget annuel de la direction et du suivi de son exécution, du suivi spécifique de la gestion des fonds européens en lien avec les directions concernées, de la préparation des instances 6
consultatives correspondantes et de la participation à ces instances : Directeur/rice adjoint/e 1 poste (A) d une fonction d assistance de direction : 2 postes (B) La Direction est composée de 4 postes. 3.2 / d une équipe de projets transversaux composée d une fonction de conseil technique pour poursuivre les missions transversales aux différentes voies de formation initiale, à destination des publics en ruptures de parcours (lycées, apprentissage ) : mission nécessitant la construction et l animation de réseaux et de partenariats stratégiques (internes et externes) et l ingénierie de projets (conception, mise en œuvre et évaluation de projets transversaux intra et interpoles) ; Conseiller : 1 poste(a) d une fonction de responsable de projet dont la mission sera, conformément au Plan apprentissage de développer l apprentissage au sein des groupements d employeurs et en particulier les GEIQ (Groupements d Employeurs pour l Insertion et la Qualification) en mobilisant les clauses d insertion des marchés (dont la Région est maître d ouvrage pour intégrer des jeunes en apprentissage dans les entreprises titulaires) et en transversalité avec les missions concernées de développer le recours à l apprentissage via les grands projets régionaux ( TRI, CSNE.). Responsable de Projet : 1 poste (A) d une fonction de responsable de projet IEJ en charge d assurer l animation dans les territoires, en articulation avec l Etat, du programme actuel Initiative pour l Emploi des Jeunes FSE et d assurer l élaboration, la mise en œuvre et le suivi du nouveau programme IEJ renouvelé à partir de 2018. Responsable de Projet : 1 poste (A) Cette entité est composée de 3 postes. 3.3/ de 4 services : 1) Le Service Accompagnement des entreprises : Le service est en charge d une nouvelle mission : développer une relation directe, spécifique et individualisée avec les entreprises des Hauts de France sur le volet apprentissage, (en étroite articulation avec les directions pilotes de la relation aux entreprises au sein du pôle Soutien au Travail qui assurent le «front office» de la relation régionale globale aux entreprises). Il réalise l analyse des besoins des entreprises, élabore le conventionnement régional correspondant (en lien avec Proch emploi, DFP etc.) et propose un suivi qualitatif et actualisé des entreprises recourant à l apprentissage; il met en oeuvre un dispositif de valorisation de l engagement des employeurs des Hauts-de-France ainsi que des actions spécifiques telles 7
que le dispositif «zéro coût de formation» pour développer l apprentissage dans le secteur public. Il assure l instruction et le versement de la totalité des primes aux employeurs d apprentis des Hauts-de-France, soit un budget de plus de 50 millions d euros annuels à exécuter. Cette entité est composée de 18 postes : 1 responsable de service (A), 1 Assistant/e de mission (B), 1 secrétaire-assistant-e (C), 5 chargé-e-s de mission (A) dont 2 par redéploiement et 1 Gestionnaire administratif-ve (B), ainsi que d un secteur : 1 Responsable de secteur et 8 Gestionnaires administratif-ives / Assistant-es de gestion Instructeur-rice-s dont 1 poste par redéploiement. 2) Le Service Promotion et Accès à l apprentissage: en charge d une nouvelle mission d information et d aide à l accès à l apprentissage du grand public, ce service assure l expertise et le «back office» de l amont de l apprentissage en lien avec les actions de l Initiative pour l Emploi des jeunes coordonnées sur le territoire et contribue à la mise en visibilité de l offre de formation ; il coordonne avec les territoires les opérations de portes ouvertes Apprentissage, favorise la rencontre entre jeunes et employeurs en articulation et subsidiarité avec les partenaires externes (dont les CFA) et internes, notamment les agents du futur département Relations aux familles piloté par la Direction des établissements d enseignement qui se déploiera au cœur des antennes régionales. Il contribue à la sécurisation des parcours des jeunes apprentis en diffusant et actualisant aux usagers ou aux prescripteurs des territoires, les informations sur les dispositifs d aides régionales et partenariales dont il assure la gestion en lien avec le service administratif et financier de la Direction. Il favorise l employabilité des jeunes apprentis en promouvant les dispositifs de mobilité européenne régionaux et partenariaux. Enfin, il coordonne le soutien financier et la représentation de la direction de l apprentissage aux et dans les manifestations territoriales de valorisation, contribue à l information sur les métiers en lien avec le Service Public Régional d Orientation. Il pilote en mode projet les Olympiades des Métiers avec les services de la Direction et avec les directions compétentes (DEE, DFP, Communication notamment). Le service travaille en étroite relation avec les autres services de la Direction pour assurer la circulation optimale de l information sur les besoins des publics. Cette entité est composée de 12 postes : 1 responsable de service (A), 3 Assistant-es de mission (B), 1 Gestionnaire administratif-ve (B), 1 Conseiller/ère et 6 chargé-e-s de mission (A) dont 2 par redéploiement. 3) Le Service Performance des CFA Au cœur de la compétence fixée à la Région en matière d organisation de l apprentissage, le service met en place le suivi de la relation conventionnelle avec chacun des 54 CFA des HDF ; il élabore et suit les nouveaux contrats de performance annuels prévus à la convention avec chaque CFA, accompagne les dynamiques de réseaux de CFA, prépare et assure la tenue des dialogues de gestion annuels. Le service pilote l évolution de l offre de formation par apprentissage, en transversalité avec les autres voies de formation et les autorités compétentes, instruit les demandes, propose des évolutions et prescriptions en lien avec le CPRDFOP et ses axes directeurs. L équipe de chargés de missions se voit confier un portefeuille de CFA organisé selon une entrée géographique à même de permettre le développement local de l apprentissage (Missions locales, consulaires, unités départementales de la Direccte etc). Enfin, il instruit les demandes d équipements et d investissement des CFA des HDF. 8
Cette entité est composée de 12 postes : 1 responsable de service (A), 1 responsable de service adjoint (A), 1 Assistant de mission (B), 1 Gestionnaire administratif-ve (B) et 8 chargée-s de mission (A) 4) Le Service Administratif et financier La Direction de l Apprentissage a en responsabilité l élaboration et l exécution d un budget annuel de plus de 200 M. Elle doit également exercer la compétence réglementaire de la Région en matière de contrôle des comptes financiers des CFA, d autorisation de mobilisation par ces derniers de la taxe d apprentissage ; par décret publié fin décembre 2016, la Région expérimente l affectation de la part des fonds libres de la taxe d apprentissage pour les 3 années à venir. Le service de 23 postes dont 1 Responsable de service (A) s organise en deux secteurs : Le secteur Pilotage et Exécution administrative et financière : maîtrise et dynamisation de l ensemble des flux financiers pour le développement, exécution annuelle du budget, et prise en compte des spécificités de gestion des fonds européens IEJ FSE (instruction et certification des opérations relatives aux axes 5 et 6 du POR), en lien avec le Service de Coordination du pôle Soutien au Travail et la Direction Europe. Ce secteur est composé de 15 postes : 1 Responsable de secteur (A) mutualisé avec le Chef de service (A), 1 Cadre administratif-ve et financier-ère (A), 9 Gestionnaires administratifs et financiers (B) dont 1 par transfert du SG3, 2 Chargés de mission (A), 2 Assistant-es (B). Le secteur Ressources, Développement, Ingénierie : élaboration d un système d information et d observation de données fiable et actualisé sur le suivi des effectifs apprentis et employeurs, des indicateurs d activité des CFA nécessaires au pilotage des contrats de performance et au suivi des dispositifs du plan apprentissage ; veille stratégique et fonctions d ingénierie pour l évolution de la politique régionale menée (plan apprentissage, CPRDFOP, CREFOP etc en articulation avec les directions de la Région). Ce secteur est composé de 8 postes : 1 Responsable de secteur (A), 2 Responsables de projet, (A), 1 Chargé de mission (A), 3 Gestionnaires (B), 1 Cadre administratif et juridique (A) Le service a une fonction support et contribue à animer la transversalité entre les différents services de la Direction. 9
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DIRECTION DE LA PRESTATION ET DE LA RELATION INDIVIDUELLES NORD-PAS-DE-CALAIS CT DU 03/03/2017 ORGANIGRAMME SOURCE Total des postes autorisés : 25 1 Directeur/trice (A) Dont 3 postes concernés par la direction de l apprentissage 1 Assistant/e de Direction (B) SERVICE «INSTRUCTION ET PAIEMENTS» 1 Chef de Service (A) SERVICE RELATION INDIVIDUELLE Encadré par le/la Directeur/trice Adjoint/e 1 Gestionnaire administratif/ve (B) 8 Assistant/e/s de Gestion Instructeur/trice/s (B) 2 Assistant/e/s de Gestion Instructeur/trice/s (B) 1 poste de Cadre Administratif/ive et Financier/e (A) Poste à pourvoir par redéploiement 1 Gestionnaire administratif/ve (B) 4 Conseiller/ère/s Téléphonique/s (B) 1 Conseiller/ère Téléphonique (B) 12
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