Manuel Employee Self Service Version : collaborateur du service RH

Manuel Employee Self Service Version : collaborateur du service RH

Table des matières 1. Préambule 4 2. Accéder à l application 5 3. La page d accueil 5 3.1 Les actualités 6 3.2 Les liens utiles 6 3.3 Le calendrier 6 3.4 Les tâches 6 4. Visualiser/Gérer ses données 7 4.1 Planning 7 4.1.1 Effectuer une demande d absence 7 4.1.2 Consulter les demandes et le solde des compteurs 10 4.1.3 Annuler une demande d absence 11 4.1.4 Consulter le calendrier personnel & le(s) calendrier(s) équipe(s) 12 4.3 Accéder aux documents salariaux 13 5. Modifier son profil et/ou ses préférences 14 6. Gérer les équipes 16 6.1 Ajouter une équipe 16 6.2 Ajouter un collaborateur à une équipe 16 6.3 Supprimer un collaborateur d une équipe 18 7. Gérer les demandes d absences 18 7.1. Traiter les demandes 19 7.2. Visualiser les demandes traitées 20 7.3 Visualiser les demandes non transférées 21 7.4 Créer une demande groupée 22 8. Visualiser le calendrier de ses équipes 25 9. Visualiser le solde/statut des compteurs 26 10. Découvrir Datawarehouse 27 10.1 Headcount 31 2

10.1.1Aperçu général 31 10.1.2 Chiffres clés 32 10.2 Absence 32 10.2.2 Aperçu général 32 10.2.3 Chiffres clés 33 10.3 Bradford 33 10.3.2 Aperçu général 34 10.3.3 Chiffres clés 34 10.4 Salaire 35 10.4.2 Aperçu général 35 10.4.3 Chiffres clés 35 11. Créer une délégation 36 12. Octroyer l accès à un calendrier 37 13. Gérer la page d accueil 38 14. Gérer les accès des collaborateurs 40 15. Gérer les compteurs 40 16. Consulter les données d un collaborateur 41 16.1 Consulter les données statistiques d un collaborateur 44 17. Retrouver le manuel utilisateur 44 3

1. Préambule Bienvenue dans l application Employee Self Service (ESS) Ce manuel a été édité pour vous guider au travers des fonctionnalités proposées par l application. Le module «My Documents» permet de distribuer les feuilles de paie et les fiches fiscales par voie électronique. Le module «My Calendar» permet : - d effectuer des demandes d absence. - consulter le calendrier de vos équipes. - de gérer les demandes. - de consulter les soldes disponibles. - Le module «Datawarehouse» permet de consulter les statistiques de vos équipes. 4

2. Accéder à l application Pour accéder à l application, il vous suffit d introduire votre nom d utilisateur et mot de passe. Vous avez oublié votre nom d utilisateur ou mot de passe? Cliquez sur «Nom d utilisateur oublié?» ou «Mot de passe oublié?». 3. La page d accueil La page d accueil est disponible depuis le point de menu «Accueil». 5

3.1 Les actualités Les actualités sont différentes informations que vous pouvez communiquer à l ensemble de vos collaborateurs (voir point 13 pour la gestion des actualités). 3.2 Les liens utiles Les liens utiles sont liens vers des sites Internet ou des documents que vous pouvez mettre à disposition de vos collaborateurs (voir point 13 pour la gestion des liens utiles). 3.3 Le calendrier Le calendrier reprend vos absences du mois sélectionné (compteur, durée). 3.4 Les tâches Les tâches reprennent le nombre de demandes a traiter (exemple : demande d absence a valider). En cliquant sur le lien, vous arrivez directement sur la page permettant de les traiter (voir point 7). 6

4. Visualiser/Gérer ses données Afin d accéder à vos données, cliquez sur l icône «Profil» en haut à droite du menu et sur l intitulé «Connecté en tant que collaborateur» : Un nouveau menu apparaît reprenant vos différents écrans : 4.1 Planning 4.1.1 Effectuer une demande d absence Dans le point de menu «Planning», sélectionnez «Demandes & Soldes». 7

Cliquez ensuite sur le bouton «Nouvelle demande» et sélectionnez «Absence». La partie de droite reprend le solde de vos compteurs pour l année sélectionnée. Si vous disposez de compteurs comptabilisés en jours et en heures, des boutons radios vous permettront de voir les différents compteurs : 8

Choisissez l année et le compteur sur lequel vous souhaitez effectuer la demande. Vous avez la possibilité de choisir la méthode d introduction de la demande : Si vous choisissez l option sélection d une période, introduisez les dates manuellement ou en cliquant sur l icône du calendrier : Si vous choisissez l option sélection des jours, cliquez sur l icône calendrier et sélectionnez un jour. La date s ajoute automatiquement en dessous de la zone. Répétez l opération autant de fois que vous désirez sélectionner des jours : Choisissez ensuite la durée. Attention certaines absences (compteurs) ne peuvent être demandé qu en jour complet ou en demi jour. Cependant, si vos congés sont comptabilités en «Heures» et que vous pouvez (option) demander une absence pour un nombre d heures inférieures à une demi journée, après avoir sélectionné «Première partie de jour» ou «Deuxième partie de jour», une case à cocher «Imposer les heures» apparaît. Cochez la zone afin de préciser les heures si votre demande ne concerne pas une partie de jour complète. Si vous disposez d un horaire variable, introduisez simplement un nombre d heures. Le lien «Visualiser le calendrier de l équipe» vous permet de consulter directement le calendrier. Le lien «Calendrier personnel» permet de consulter votre calendrier annuel. 9

Cliquez ensuite sur «Sauver». La demande est ensuite «En attente» de validation par votre responsable. 4.1.2 Consulter les demandes et le solde des compteurs Dans le point de menu «Planning», sélectionnez «Demandes & Soldes». L onglet «Demandes» reprend tout les demandes d absence déjà effectuées. Par défaut, il affiche les demandes de l année en cours. Cliquez sur «Filtrer» pour filtrer les demandes sur d autres années, d autres compteurs etc. 10

Cliquez sur «Exporter» pour exporter les données sous format Excel. La colonne «statut» reprend les différents statuts possible d une demande : En attente : la demande est en attente de validation par votre responsable. En attente + : la demande est en attente d annulation par votre responsable. Accepté : la demande a été acceptée par votre responsable. Refusé : la demande a été refusée par votre responsable. Annulé : la demande a été annulée. L onglet «Soldes» vous permet de visualiser par année le solde des compteurs ainsi que leurs éventuelles date de validité. Si vous disposez de compteurs comptabilisés en jours et en heures, des boutons radios vous permettront de voir les différents compteurs : 4.1.3 Annuler une demande d absence Dans le point de menu «Planning», sélectionnez «Demandes & Soldes», cliquez sur le bouton «Annuler» de la demande concernée. Attention le bouton ne sera pas accessible pour des demandes qui ne peuvent être annulées (exemple : demande passée). 11

La demande d annulation sera ensuite en attente de validation par votre responsable. 4.1.4 Consulter le calendrier personnel & le(s) calendrier(s) équipe(s) Dans le point de menu «Planning», sélectionnez «Calendrier». Par défaut, apparaît le calendrier personnel : Les cases hachurées sont les weekend : 12

Les cases grises sont les jours non prévus dans l horaire. Exemple : un collaborateur ne travaillant pas la deuxième partie de jour et absent la première partie : Les demandes en attente sont affichées en italique (option) Pour accéder au(x) calendrier(s) équipe(s) sélectionnez l onglet «Equipes». Sélectionnez ensuite l équipe désirée, le mois, l année et cliquez sur «Afficher» : 4.3 Accéder aux documents salariaux Dans le menu, sélectionnez «Documents». Ces derniers sont classés par date d établissement. Pour trouver une feuille de paie ou une fiche fiscale spécifique, il vous suffit d utiliser la zone de 13

recherche en haut de l écran. Dès que vous avez trouvé le document souhaité, cliquez sur «Consulter Pdf». 5. Modifier son profil et/ou ses préférences Vous pouvez à tout moment changer la langue de l application et/ou votre mot de passe. Cliquez sur l icône «Profil» en haut à droite du menu et ensuite sur l intitulé «Modifier mon profil». 14

Si les options sont activées, vous pouvez ici choisir si vous souhaitez encore recevoir une version papier de votre feuille de paie et/ou la non réception d un e-mail lors de l arrivée d un nouveau document. 15

6. Gérer les équipes 6.1 Ajouter une équipe Dans le point de menu «Equipe», cliquez sur le bouton «Ajouter» Complétez les différents champs et cliquez sur «Sauver». 6.2 Ajouter un collaborateur à une équipe Dans le point de menu «Equipe», identifiez l équipe à laquelle vous souhaitez ajouter un collaborateur et cliquez sur «Détail». 16

Cliquez ensuite sur «Ajouter» A l aide de liste déroulante, sélectionnez le nom du collaborateur à ajouter dans l équipe. Pour une recherche rapide, nous vous conseillons d encoder la première lettre du nom de famille. Ensuite, cliquez sur «Ajouter». 17

6.3 Supprimer un collaborateur d une équipe Dans le point de menu «Equipe», identifiez l équipe à laquelle vous souhaitez supprimer un collaborateur et cliquez sur «Détail». Identifiez le collaborateur concerné et cliquez sur «Supprimer». Le collaborateur supprimé sera dès lors repris dans l équipe NTA (Collaborateurs sans équipe assignée). 7. Gérer les demandes d absences 18

7.1. Traiter les demandes Afin de traiter les demandes d absence, cliquez dans le point de menu «Planning» et sélectionnez «Demandes». Vous avez deux possibilités : 1. Cochez les demandes que vous souhaitez traitées et cliquez sur «Accepter» ou «Refuser». Les demandes seront dès lors automatiquement mises à jour. 2. Cliquez sur le détail d une demande afin de visualiser les informations supplémentaires (exemple : commentaire) et cliquez sur «Accepter» ou «Refuser». Vous pouvez éventuellement mettre un commentaire à votre réponse dans la zone «Commentaire du responsable». La zone «Calendrier» affiche le calendrier de l équipe du travailleur sélectionné. 19

7.2. Visualiser les demandes traitées Dans le point de menu «Planning» sélectionnez «Demandes» ainsi que l onglet «Traitées». 20

Cet écran reprend toutes les demandes dont le statut est différent de «En attente» Utilisez la zone de filtre afin d affiner éventuellement votre recherche. Via le bouton «Annuler» vous pouvez annuler une demande «Acceptée». Via le bouton «supprimer» vous pouvez supprimer totalement une demande (elle ne sera donc plus visible). Cette action est uniquement possible pour les demandes dont le statut est égale à «Annulée». 7.3 Visualiser les demandes non transférées Dans le point de menu «Planning» sélectionnez «Demandes» et l onglet «Non transférées». 21

Cet écran reprend toutes les demandes non transférées dans Sam/level 5. Via le bouton «Annuler» vous pouvez annuler une demande «Acceptée». Via le bouton «supprimer» vous pouvez supprimer totalement une demande (elle ne sera donc plus visible). Cette action est uniquement possible pour les demandes dont le statut est «Annulé». 7.4 Créer une demande groupée Afin de créer une même demande d absence pour plusieurs collaborateurs, cliquez dans le menu «Planning» sur «Demandes» et sélectionner l onglet «Demandes groupées». Cliquez ensuite sur «Nouvelle demande» Dans le premier écran du wizard, sélectionnez les équipes pour lesquelles vous souhaitez créer la demande et cliquez sur suivant. 22

Dans le deuxième écran, sélectionnez la période de la demande, le compteur et cliquez sur suivant Lors de la dernière étape, vous pouvez éventuellement exclure différents collaborateurs. 23

Après avoir cliquez sur «Terminer», la liste des demandes affiche la demande. La colonne «Exécution» indique que la demande est en cours de traitement : Une fois la demande traitée, le nombre de collaborateurs concernés, le nombre d erreurs, la période ainsi que la date d exécution apparaissent. 24

Cliquez ensuite dans le détail afin de voir les éventuels erreurs rencontrées et les collaborateurs pour lesquels la demande a été enregistrées. 8. Visualiser le calendrier de ses équipes Dans le point de menu «Planning», sélectionnez «Calendrier». Sélectionnez l équipe, le mois et l année désiré et cliquez sur «Afficher» 25

Voir point 4.1.4 pour les spécifications du calendrier. 9. Visualiser le solde/statut des compteurs Dans le point de menu «Planning» sélectionnez «Situation des compteurs». Dans l onglet «Solde», visualiser le solde des compteurs par compteurs. 26

Dans l onglet «Statut», visualiser le solde des compteurs par statut. 10. Découvrir Datawarehouse Dans le point de menu «Statistiques» sélectionnez «Datawarehouse». 27

En fonction des thèmes choisis, vous verrez apparaître les thèmes «Headcount», «Absence», «Bradford» et «Salaire» de l ensemble du personnel. Dans l onglet «Equipe» cliquez sur «Sélectionner» pour pouvoir sélectionner une ou plusieurs équipes. Utilisez la liste déroulante dans les catégories «Mois», «Année», «Catégorie» et «Exclure souscatégorie» afin de les filtrer. Cliquez ensuite sur «Filtrer». 28

Si vous disposez de filtres supplémentaires, cliquez sur «Afficher filtres supplémentaires» pour les utiliser. Pour obtenir plus de détails concernant les thèmes que vous avez choisis, cliquez sur «Afficher tout». Chaque détail met en exergue les «Chiffres clés», après quoi l information est approfondie. Vous pouvez comparer les informations de ces composantes en cliquant sur «Comparer». 29

Pour obtenir plus d informations à propos de ces composantes, il vous suffit de cliquer sur «Détail». Dans ces détails, vous pouvez rechercher un collaborateur en cliquant dans la barre de recherche «Rechercher un collaborateur» et en tapant le nom. Pour obtenir plus de détails relatifs au salarié, cliquez sur «Détail». Vous pouvez aussi exporter les détails de ces composantes. Dans ce détail vous pouvez exporter les détails concernant ce salarié. 30

Dans ces détails aussi, vous pouvez filtrer selon «Equipe», «Mois», «Année», «Catégorie» et «Exclure sous-catégorie» et appliquer des filtres supplémentaires si vous en disposez. 10.1 Headcount Pour consulter le thème Headcount, cliquez sur «Afficher tout» dans le page générale. 10.1.1Aperçu général Chiffres clés (voir 10.1.2) Entrés/Sortis : Ces graphiques vous permettent de vérifier combien de personnes sont entrées en service ou sorties durant la période sélectionnée. Type contrat : Ici vous pouvez vérifier le nombre de contrats, à durée déterminée, à durée indéterminée et autres. Nationalité : Une subdivision des nationalités belge et autres, répartie par sexe Sexe : Subdivision Homme/Femme dans l entreprise. Niveau étude : Subdivision des différents niveaux d études au sein de l entreprise. 31

10.1.2 Chiffres clés Lorsque l on consulte les chiffres clés, on trouve les informations suivantes : Travailleurs contractuels : Le nombre de salariés sous contrat (en unités et Equivalent Temps Plein), à l exclusion des Etudiants, et des personnes Hors Service Travailleurs réels : Le nombre de salariés (en unités et Equivalent Temps Plein) à l exclusion des Etudiants, des personnes Hors Service, des Malades de longue durée, des personnes bénéficiant d un crédit-temps, Travailleurs (selon le filtre) : en unités et Equivalent Temps Plein Travailleurs plus 55 ans : en unités 10.2 Absence Pour consulter le thème Absence, cliquez sur «Afficher tout» dans le page générale. 10.2.2 Aperçu général Chiffres clés (voir 10.2.2) Prestabilité : le nombre d heures prestées par rapport au nombre d heures que le salarié aurait dû prester. Coût heures absences : le coût total, en Euros, d absences prévues et non prévues. Maladies : périodes de maladie ventilées/nombre de jours de maladie (<= 1 mois, > 1 mois -> 1 an, >1 an & maladie professionnelle). 32

10.2.3 Chiffres clés Lorsque l on consulte les chiffres clés, trouve les informations suivantes (en nombre d heures et en montant) : Travailleurs (selon le filtre) : en unités et Equivalent Temps Plein Abs. non plan : Absences non planifiées Maladies payées Accidents trav. payés : Accidents travail payés Maladies non payées Accident trav. non payés : Accidents travail non payés 10.3 Bradford Le coefficient Bradford analyse dans quelle mesure la maladie d un salarié perturbe l organisation. La fréquence de la maladie est ici clairement vécue comme étant plus perturbante que la durée de la maladie en soi. Les limites internationalement reconnues de Bradford sont 50 et 400. Pour consulter le thème Bradford, cliquez sur «Afficher tout» dans le page générale. 33

10.3.2 Aperçu général Chiffres clés (voir 10.3.2) Bradford moyen : Ce graphique vous permet de vérifier la moyenne Bradford au sein de l entreprise, sur une période donnée. Bradford minimum : Ce graphique vous permet de vérifier le minimum Bradford au sein de l entreprise, sur une période donnée. Bradford maximum : Ce graphique vous permet de vérifier le maximum Bradford au sein de l entreprise, sur une période donnée. 10.3.3 Chiffres clés Lorsque l on consulte les chiffres clés, on trouve les informations suivantes : Travailleurs (selon le filtre) : en unités et en Equivalent Temps Plein Maladies : Nombre de jours, Nombre débutées, Moyenne de jours de maladies 34

10.4 Salaire Pour consulter le thème Salaire, cliquez sur «Afficher tout» dans le page générale. 10.4.2 Aperçu général Chiffres clés (voir 10.4.2) Pyramide des salaires : Ce graphique vous permet de consulter un graphique de salaires fournissant un aperçu des salaires à l intérieur d un groupe/période déterminé. Percentile salarial : Ce graphique vous permet de consulter le percentile des salaires fournissant un aperçu des salaires à l intérieur d un groupe/période déterminé. Salaire par ancienneté : Ce graphique vous fournit un aperçu des salaires/ancienneté à l intérieur d un groupe/période déterminé. 10.4.3 Chiffres clés Lorsque l on consulte les chiffres clés, on trouve les informations suivantes : Travailleurs (selon le filtre) : en unités et Equivalent Temps Plein 35

11. Créer une délégation La délégation vous permet d octroyer vos droits à un collaborateur durant une période. Cliquez sur l icône «Paramètres» et sélectionnez «Délégation». Afin de créer une délégation, cliquez sur «Ajouter «et compléter les différentes informations. 36

Collaborateur : personne à qui vous souhaitez octroyer la délégation. Type accès : rôle que vous souhaitez octroyer (cliquez sur le «?» afin d avoir le détail de chaque rôle) Validité : période à laquelle vous souhaitez octroyer l accès Active : activation de la délégation. Vous pouvez ainsi désactiver temporairement une délégation sans devoir modifié la période de validité. Réception des mails : permet de préciser si le responsable habituel et le délégué doivent recevoir les mails relatif au demande d absence). Equipe : sélectionnez les équipes auxquelles le collaborateur aura accès. Après avoir sélectionnez l équipe cliquez sur la flèche afin de l ajouter dans le champ «Equipes sélectionnées» 12. Octroyer l accès à un calendrier Cliquez sur l icône «Paramètres» et sélectionnez «Accès calendrier» Sélectionnez l équipe et le travailleur désiré et cliquer sur «Filtrer». 37

Cochez ensuite les équipes auxquelles vous souhaitez octroyer l accès pour le travailleur sélectionné et cliquez sur «Sauver». 13. Gérer la page d accueil Cliquez sur l icône «Paramètres» et sélectionnez «Page d accueil». Cet écran vous permet de personnaliser la page d accueil de l ensemble de vos collaborateurs. Dans l onglet «Message d accueil» indiquer un message d accueil. Cliquez sur l icône : afin de traduire le message en différentes langues et cliquez sur «Sauver». 38

Dans l onglet «Actualités» cliquez sur «Ajouter». Indiquez un intitulé et une description ainsi qu une période de parution. Dans l onglet «Liens utiles»,cliquez sur «Ajouter». Indiquez un intitulé et une description. Le champ «Type» permet de préciser si le lien est un document ou un lien vers un site internet. Après avoir sélectionnez le document ou indiquez le site Internet, vous pouvez télécharger une image à faire apparaître en regard du lien dans la page reprenant tout les liens de la page d accueil. Le champ «Visibilité» vous permet de préciser si le lien doit être actif (il suffit de le décocher pour le rendre inactif) et s il doit être présent sur la page d accueil ou dans la page reprenant l ensemble des liens). 39

14. Gérer les accès des collaborateurs Cliquez sur l icône «Paramètres» et sélectionnez «Accès». L écran affiche la liste des collaborateurs connus. Cochez le(s) collaborateur(s) désiré(s) et cliquez sur : «Envoyer accès» afin de renvoyer un login et mot de passe au(x). «Bloquer» afin d empêcher la connexion de se(ses) collaborateur(s). «Débloquer» afin de débloquer un utilisateur précédemment bloqué. 15. Gérer les compteurs Cliquez sur l icône «Paramètres» et sélectionnez «Compteurs». 40

Sélectionnez une ou plusieurs équipes ou un collaborateur afin de voir toutes les différentes informations relative à la paramètrisation de leur compteurs : Collaborateur : nom, prénom du collaborateur. Horaire : nom de l horaire. Type horaire : indique si l utilisateur à un horaire fixe ou variable. Cette colonne apparaît uniquement si la gestion des horaires variable est autorisée (option) Type compteur : permet de préciser si le solde des compteurs du collaborateur est défini en jour ou en heure. Cette colonne est modifiable uniquement si la gestion des types de compteurs est autorisée. Contrôles : permet de préciser pour un horaire de type heure et/ou variable. Si les contrôles présent au niveau de l horaire doivent être respecté lors d une demande de congé. 16. Consulter les données d un collaborateur Cliquez sur l icône «Profil» en haut à droite du menu et connectez-vous en tant que «Responsable». Pour trouver un collaborateur, vous avez deux possibilités : 1. Effectuer une recherche par nom ou par numéro de collaborateur : cliquez sur l icône de la loupe dans le menu et encodez le nom du collaborateur recherché. 41

2. Effectuer une recherche sur base de l équipe : cliquez dans le point de menu «Equipe» identifiez l équipe du collaborateur recherché et cliquez sur «Détail» : Dans le détail de l équipe, identifiez le collaborateur recherché et cliquez sur «Détail». 42

Le menu du collaborateur apparaît : Utilisez le fil ariane afin de revenir dans le détail de l équipe ou la liste des équipes. 43

16.1 Consulter les données statistiques d un collaborateur Dans le menu du collaborateur, cliquez sur le point de menu «Statistiques» Vous pouvez éventuellement filtrer les statistiques par thème 17. Retrouver le manuel utilisateur Cliquez sur l icône «?» en haut à droite pour le visualiser. 44