Table des matières 1 Qu entend-on par indemnité en remboursement de frais? 1 11 Remboursement de frais par votre société 1 111 Vous avez payé des frais en lieu et place de votre société qui vous les rembourse 1 112 Devez-vous être en mesure de prouver que vous avez supporté ces frais? 2 113 Les remboursements peuvent-ils porter sur tout type de frais? 2 12 Qu entend-on par indemnité forfaitaire? 2 13 Quel traitement fiscal pour les indemnités en remboursement de frais? 3 131 Non imposables pour vous et déductibles fiscalement pour votre société 3 132 Vraiment aucune imposition dans votre chef? 3 133 Y a-t-il un impact sur votre déduction forfaitaire de frais professionnels? 4 2 Indemnité forfaitaire générale en rembourse ment de frais propres à votre société 5 21 Qu entend-on par «indemnité forfaitaire générale en remboursement de frais propres à la société»? 5 211 De quoi s agit-il? 5 212 Quelle est la différence avec une indemnité journalière pour frais de séjour en Belgique ou à l étranger? 5 22 Qui peut percevoir cette indemnité de frais? 5 221 En tant que gérant ou administrateur, pouvez-vous recevoir cette indemnité de frais? 5 222 Faut-il obligatoirement avoir une société? 6 223 Le type de société a-t-il une importance? 6 224 Tous les administrateurs ou gérants doivent-ils recevoir la même indemnité en remboursement de frais? 7 225 Vous êtes administrateur ou gérant de plusieurs sociétés : pouvez-vous percevoir une indemnité en remboursement de frais de la part de chaque société? 8 226 Une indemnité en remboursement de frais est-elle également envisageable si vous êtes seulement actionnaire ou associé? 8 227 Si votre conjoint est dirigeant d entreprise, peut-il également percevoir une indemnité en remboursement de frais propres à la société? 9 228 Votre société peut-elle verser une indemnité forfaitaire en remboursement de frais à vos enfants ou à vos parents? 10 I
23 Quels sont les frais couverts par l indemnité forfaitaire générale en remboursement de frais? 11 231 Quelles sont les dépenses couvertes? 11 232 L indemnité forfaitaire générale couvre-t-elle les frais de voiture? 11 233 Qu en est-il des frais de parking ou de car-wash? 11 234 L indemnité forfaitaire générale couvre-t-elle les frais d un bureau à la maison? 12 24 À combien peut s élever l indemnité forfaitaire générale en remboursement de frais? 12 241 Y a-t-il un montant minimum ou maximum? 12 242 L indemnité forfaitaire générale peut-elle être fixée à un pourcentage de la rémunération que votre société vous verse? 13 243 L indemnité forfaitaire générale peut-elle être fixée à un pourcentage du chiffre d affaires de votre société? 13 244 Votre indemnité forfaitaire doit-elle être diminuée si vous êtes malade ou en vacances? 13 245 Votre indemnité forfaitaire doit-elle être diminuée si vous séjournez à l étranger pour des raisons professionnelles? 14 246 Votre indemnité forfaitaire générale peut-elle être indexée? 14 247 Comment pouvez-vous concrètement calculer le montant de votre indemnité forfaitaire en remboursement de frais? 14 248 Quels sont les montants communément admis par le fisc? 16 249 Quels sont les montants admis par le fisc dans des dossiers concrets? 16 25 Avec quels autres frais les indemnités forfaitaires en remboursement de frais peuvent- elles être cumulées? 18 251 Pouvez-vous cumuler une indemnité forfaitaire en remboursement de frais avec des frais de restaurant directement comptabilisés par votre société? 18 252 Une indemnité en remboursement de frais peut-elle se combiner avec des frais de séjour en Belgique et/ou à l étranger? 18 253 Votre société peut-elle vous donner des chèques-repas et vous verser une indemnité en remboursement de frais? 19 254 Votre société peut-elle encore vous rembourser des frais propres à l employeur sur une base réelle lorsque vous bénéficiez d une indemnité générale en remboursement de frais? 19 26 L indemnité forfaitaire générale en remboursement de frais qui vous est octroyée est-elle déductible pour votre société? 20 261 L indemnité générale en remboursement de frais est-elle déductible pour votre société? 20 262 L indemnité en remboursement de frais qui vous est octroyée est-elle déductible à 100 % par votre société? 20 II
263 Est-il bien exact qu il y a toujours une partie des frais qui est rejetée comme frais de restaurant ou frais de représentation? 21 264 L absence de pièces justificatives peut-elle engendrer le rejet de la déduction des frais professionnels? 21 265 Le fisc peut-il rejeter la déduction de l indemnité en remboursement de frais au motif que vous n auriez pas demandé d accord écrit préalable? 21 266 Le contrôleur rejette la déduction d une partie de l indemnité en remboursement de frais Cette indemnité est-elle automatiquement taxable dans le chef de son bénéficiaire? 22 3 Indemnité forfaitaire journalière pour frais de séjour en Belgique : questions-réponses 23 31 Qu entend-on par «indemnité forfaitaire journalière pour frais de séjour en Belgique»? 23 311 De quoi s agit-il? 23 312 Cette indemnité est-elle combinable avec d autres indemnités en remboursement de frais? 23 313 L indemnité est-elle exonérée dans votre chef et déductible pour la société? 23 32 Qui peut bénéficier de l indemnité pour frais de séjour en Belgique? 24 321 Pouvez-vous en bénéficier en votre qualité de gérant ou d administrateur? 24 322 Est-il exigé que vous soyez en société ou pouvez-vous en bénéficier si vous exercez une activité en personne physique? 24 323 Tous les gérants ou administrateurs peuvent-ils bénéficier de l indemnité pour frais de séjour en Belgique? 24 324 Pouvez-vous bénéficier d une indemnité pour frais de séjour en Belgique de plusieurs sociétés? 25 325 Vos parents et enfants peuvent-ils bénéficier d une indemnité pour frais de séjour en Belgique octroyée par votre société? 25 33 Que couvre l indemnité pour frais de séjour en Belgique? 25 331 Quelles dépenses sont couvertes par l indemnité pour frais de séjour en Belgique? 25 332 Est-ce que tous les frais liés à un déplacement de service sont couverts par l indemnité pour frais de séjour en Belgique? 25 333 Combien de temps doit durer votre déplacement de service pour prétendre à l indemnité? 26 34 À combien l indemnité pour frais de séjour en Belgique peut-elle s élever? 26 341 Le montant de l indemnité est-il limité? 26 342 Régime jusque fin 2013 26 343 Régime à partir du 1 er janvier 2014 27 III
344 Est-ce un problème que vos frais réels soient inférieurs à l indemnité forfaitaire? 28 345 Pouvez-vous indexer le montant de l indemnité? 28 35 Avec quels autres frais l indemnité pour frais de séjour en Belgique peut-elle être cumulée? 29 351 L indemnité pour frais de séjour en Belgique est-elle cumulable avec les frais de restaurant? 29 352 L indemnité pour frais de séjour en Belgique est-elle cumulable avec les chèques-repas? 29 353 L indemnité pour frais de séjour en Belgique peut-elle être cumulée avec l indemnité forfaitaire générale en remboursement de frais? 29 354 L indemnité pour frais de séjour en Belgique peut-elle être cumulée avec l indemnité pour frais de séjour à l étranger? 29 355 L indemnité pour frais de séjour en Belgique peut-elle être cumulée avec un remboursement de frais sur la base de pièces justificatives? 29 36 L indemnité pour frais de séjour en Belgique est- elle déductible pour votre société? 30 361 L indemnité pour frais de séjour en Belgique est-elle déductible pour votre société? 30 362 L indemnité pour frais de séjour en Belgique est-elle totalement déductible pour votre société? 30 363 Le fisc peut-il rejeter la déduction de l indemnité qui vous a été versée par votre société en l absence de pièces justificatives des frais couverts par cette indemnité? 30 364 Devez-vous prouver quelque chose pour pouvoir déduire l indemnité pour frais de séjour en Belgique? Dans l affirmative, que devez-vous prouver? 30 365 Le fisc peut-il rejeter la déduction au motif que vous ne disposez pas d accord écrit sur les frais de séjour en Belgique? 31 366 Le contrôleur rejette la déduction de certains frais de séjour en Belgique Ces indemnités sont-elles automatiquement taxables dans le chef de leur bénéficiaire? 31 4 Indemnité forfaitaire journalière pour frais de séjour à l étranger : questions-réponses 32 41 Qu est ce qu une indemnité forfaitaire journalière pour frais de séjour à l étranger? 32 411 De quoi s agit-il? 32 412 Peut-on combiner cette indemnité pour frais de séjour à l étranger avec d autres indemnités en remboursement de frais? 32 413 Ces indemnités sont-elles exonérées? 32 IV
42 Qui peut bénéficier d une indemnité pour frais de séjour à l étranger? 33 421 Ces indemnités sont-elles applicables pour les administrateurs/ gérants de sociétés ou est-ce seulement votre personnel qui peut en bénéficier? 33 422 Pour pouvoir bénéficier de ces indemnités, devez-vous avoir une société ou est-ce également possible lorsqu on exerce son activité professionnelle en nom personnel? 33 423 Tous les gérants/administrateurs peuvent-ils percevoir une indemnité pour frais de séjour à l étranger? 33 424 Pouvez-vous percevoir une indemnité pour frais de séjour à l étranger de plusieurs sociétés? 34 425 Devez-vous recevoir une rémunération pour pouvoir percevoir des indemnités journalières? 34 426 Vos enfants, vos parents et les autres membres de votre famille peuvent-ils recevoir de votre société une indemnité pour frais de séjour à l étranger? 35 427 Uniquement pour les fonctions sédentaires, a soudainement décidé le fisc! 35 43 Que couvre l indemnité forfaitaire pour frais de séjour à l étranger? 36 431 Quels sont les frais couverts par une indemnité pour frais de séjour à l étranger? 36 432 L indemnité forfaitaire pour frais de séjour à l étranger comprend-elle les frais de restaurant? 36 433 Les frais de représentation sont-ils compris dans l indemnité forfaitaire? 36 434 Cette indemnité couvre-t-elle vos frais de transport en train ou en avion? 36 435 Si vous vous rendez à l étranger en voiture, ces frais sont-ils compris dans l indemnité pour frais de séjour à l étranger? 37 436 Cette indemnité couvre-t-elle les frais de tram, bus ou métro? 37 437 Cette indemnité couvre-t-elle les frais d hôtel? 37 44 Dans quelles circonstances l indemnité forfaitaire pour frais de séjour à l étranger peut-elle être octroyée? 38 441 Combien de temps devez-vous passer à l étranger pour pouvoir recevoir cette indemnité de séjour à l étranger? 38 442 Devez-vous passer la nuit à l étranger pour pouvoir bénéficier de l indemnité pour frais de séjour à l étranger? 38 443 Combien de temps peut durer le voyage d affaires à l étranger? 38 444 Quid de cette indemnité pour les jours de départ et de retour? 39 445 Pouvez-vous combiner votre séjour professionnel avec un voyage privé? 39 V
45 À combien peut s élever l indemnité pour frais de séjour à l étranger? 39 451 Y a-t-il un montant maximum? 39 452 Montants pour un séjour de 30 jours maximum 40 453 Montants pour un séjour de plus de 30 jours 41 454 Est-ce un problème si vos frais réels sont moins élevés que l indemnité de séjour? 41 455 Pouvez-vous indexer vous-même l indemnité journalière à l étranger? 41 456 Comment calculer l indemnité journalière lorsque vous voyagez vers plusieurs destinations? 42 46 Votre indemnité de séjour à l étranger peut- elle être combinée avec d autres remboursements de frais? 42 461 L indemnité journalière à l étranger peut-elle être cumulée avec les frais de restaurant? 42 462 Une indemnité journalière à l étranger peut-elle être cumulée avec des chèques-repas? 42 463 Une indemnité journalière à l étranger peut-elle être cumulée avec des factures d hôtel? 42 464 Une indemnité de séjour à l étranger peut-elle être cumulée avec une indemnité générale en remboursement de frais? 43 465 Une indemnité de séjour à l étranger est-elle compatible avec une indemnité journalière en Belgique? 43 466 Une indemnité de séjour à l étranger peut-elle être cumulée avec un remboursement de frais réels? 44 47 L indemnité de séjour à l étranger est-elle déductible pour votre société? 44 471 Une indemnité journalière à l étranger est-elle déductible pour votre société? 44 472 Une indemnité journalière à l étranger est-elle déductible à 100 %? 44 473 La déduction peut-elle être rejetée en cas d absence de pièces justificatives des frais encourus? 44 474 Devez-vous prouver quelque chose pour la déduction de l indemnité journalière et, si oui, quoi? 44 475 Le contrôleur rejette la déduction de certaines indemnités de séjour Les indemnités sont-elles automatiquement imposables pour celui qui les a reçues? 45 48 Annexe : montants de l indemnité forfaitaire journalière pour frais de séjour à l étranger par pays 45 VI
5 Indemnité forfaitaire kilométrique : questions- réponses 49 51 Qu est ce qu une indemnité kilométrique? 49 511 De quoi s agit-il? 49 512 Quels frais couvre l indemnité kilométrique? 49 513 Est-elle cumulable avec d autres indemnités de frais? 50 52 À combien peut s élever l indemnité kilométrique? 50 521 Y a-t-il un montant maximum? 50 522 Êtes-vous obligé d utiliser le barème des fonctionnaires? 50 523 Comment déterminer le nombre de kilomètres? 50 53 L indemnité kilométrique est-elle déductible pour votre société? 51 54 Qui peut bénéficier d une indemnité kilométrique? 52 541 Ces indemnités sont-elles applicables pour les administrateurs/ gérants de sociétés ou seul votre personnel peut en bénéficier? 52 542 Pour pouvoir bénéficier de ces indemnités, devez-vous avoir une société ou est-ce également possible lorsqu on exerce son activité professionnelle en nom personnel? 52 543 Tous les gérants/administrateurs peuvent-ils percevoir une indemnité pour frais de séjour à l étranger? 52 6 Remboursement de frais aux membres de votre personnel : questions-réponses 53 61 Quels sont les frais que vous pouvez rembourser à votre personnel? 53 611 Les frais dits «classiques» 53 612 Peu importe que vous exerciez en société ou en personne physique! 53 613 Régime spécifique pour les employés qui effectuent une partie de leur travail à domicile 53 614 Régime spécifique pour le télétravail 54 62 À qui pouvez-vous rembourser les frais? 55 621 Aux employés qui ont supporté les frais pour vous! 55 622 Le même montant pour tout le monde? 55 623 Et pour les stagiaires? 55 624 Que faire en cas de maladie ou de vacances? 55 7 Encore quelques points d attention 56 71 Des cotisations sociales sont-elles dues? 56 72 Qu en est-il des cotisations de Sécurité sociale pour votre personnel? 56 73 Et la TVA? 59 74 L indemnité en remboursement de frais peut-elle être inscrite sur le compte courant? 59 VII
75 Un paiement mensuel ou annuel? 60 76 Les indemnités de frais doivent-elles être reprises sur les fiches individuelles? 60 77 Y a-t-il un risque d application de la cotisation distincte de 103 %? 60 78 Une indemnité en remboursement de frais doit- elle être reprise dans votre déclaration fiscale? 61 79 Y a-t-il des annexes particulières à compléter dans la déclaration ISoc lorsque votre société vous octroie des indemnités en remboursement de frais? 61 710 Devez-vous joindre des annexes particulières dans les déclarations fiscales ou ONSS lorsque vous octroyez des indemnités en remboursement de frais à vos employés? 61 711 Est-ce un problème si vous (ou vos employés) ne perceviez (ne percevaient) auparavant pas d indemnité en remboursement de frais? 61 712 Pouvez-vous diminuer votre rémunération à concurrence du montant que vous percevez dorénavant au titre d indemnité en remboursement de frais? 62 713 Est-ce que l indemnité en remboursement de frais a un impact sur le calcul de votre pension ou de la prime d assurance groupe (ou tout autre pension extralégale)? 62 714 Est-ce qu une indemnité forfaitaire de frais peut être prise en compte dans la rémunération pour l application du taux réduit à l impôt des sociétés? 62 715 Devez-vous avoir le calcul d une indemnité de frais sur papier? 62 716 Pouvez-vous ou devez-vous demander un accord préalable au fisc sur une indemnité de frais? 63 717 Comment bien se préparer à un contrôle? 63 718 Que faire si le fisc taxe le bénéficiaire de l indemnité en remboursement de frais? 63 719 Que faire en cas de rejet (partiel) de la déduction de l indemnité en remboursement de frais dans le chef de votre société? 64 8 Modules de calcul 1 Indemnité de frais : forfaitaire ou arbitraire? 2 Indemnité journalière forfaitaire pour un déplacement à l étranger (taux avril 2015-mars 2016) 3 Indemnité journalière forfaitaire pour un déplacement en Belgique (tarif 1 er janvier 2014) VIII