CONFIGURATION - COMPTABILITÉ... Activer le module comptable... Activer une comptabilité indépendante... 5 Ajouter une entité dans une comptabilité partagée... 6 Définir la date de la session comptable... 7 Configurer les postes de TPS-TVQ... 8 Limiter l accès par un mot de passe... 9 Configurer les taux de taxes... 0 Associer les produits... Autoriser les écritures dans l exercice précédent... CONFIGURATION - FACTURATION... Personnaliser les catégories... Modifier la liste des produits... 5 Personnaliser les modèles... 6 Configurer la numérotation... 7 Ajouter un logo... 8 Personnaliser l impression des colonnes... 9 Modifier les marges pour impression... 0 Configurer les états de compte... Ajouter les numéros de taxes... CRÉATION... Ajouter une facture... Compléter le détail de la facture... 5 Imprimer la facture... 6 Ajouter un sous-total... 6 Ajuster le total de la facture... 7 Fermer une facture... 8 Enregistrer une avance... 9 Créer une facture en anglais... 0 Rechercher une facture... Facturer les déboursés de la fiche... Envoyer une facture par courriel... MODIFICATION... Supprimer une facture... 5 Encaisser une facture... 6 Créditer une facture... 7 Créditer une facture avec changement de taxes... 8 Appliquer un rabais... 0 RAPPORT... Consulter les comptes à recevoir...
Imprimer plusieurs factures... Imprimer les factures minutées... Visualiser les dossiers non facturés... Visualiser le sommaire... Imprimer la liste des encaissements... 5 Imprimer le rapport de référence... 5 Produire les états de comptes... 6 Consulter l état des résultats... 6 99-0 Informatique Nouvelle Technologie J.D. Inc. Révision juillet 0
CONFIGURATION - COMPTABILITÉ
Activer le module comptable Cette procédure s applique si aucun accès au module de comptabilité n a été effectué. Si l entité courante doit utilisée une comptabilité partagée, voir la procédure «Ajouter une entité dans une comptabilité existante».. Sélectionner le menu Comptabilité, Ouverture de session. Cliquer sur le bouton pour continuer. *** ATTENTION*** Cliquer sur le bouton si le notaire doit utiliser une comptabilité partagée. Voir la procédure «Ajouter une entité dans une comptabilité existante». Contacter le soutien technique si vous appuyer sur le bouton par erreur.. Cliquer à nouveau sur le bouton pour confirmer l initialisation.. Cliquer à nouveau sur le bouton pour continuer. Voir la procédure «Définir la date de la session comptable» pour configurer adéquatement la date à utiliser.
Activer une comptabilité indépendante Utiliser la procédure suivante si l entité courante n est reliée à aucune autre entité pour la comptabilisation des factures. Sinon, voir la procédure «Ajouter une entité dans une comptabilité existante».. Vérifier d abord si l entité n est pas déjà présente dans la configuration d une comptabilité partagée. Accéder à l entité responsable (entité dont l option Configuration est disponible à partir du menu Compatibilité). Sélectionner le menu Comptabilité, Configuration. Cliquer sur le bouton pour continuer. Cliquer sur l onglet Entités. Sélectionner l entité à dissocier et cliquer sur le bouton Effacer. Cliquer sur le bouton pour terminer.. Accéder à l entité à configurer. Sélectionner le menu Comptabilité, Ouverture de session. Le message suivant apparaît pour initialiser une comptabilité indépendante. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer à nouveau sur le bouton pour confirmer l initialisation.. Cliquer à nouveau sur le bouton pour continuer. Voir la procédure «Définir la date de la session comptable» pour configurer adéquatement la date à utiliser. 5
Ajouter une entité dans une comptabilité partagée 5. Sélectionner le menu Comptabilité, Ouverture de session. Si le message suivant apparaît, cliquer obligatoirement sur le bouton. Sinon, Pro-Cardex initialisera une comptabilité indépendante. Contacter le soutien technique si vous appuyez sur le bouton par erreur. 6. Accéder à l entité responsable (entité dont l option Configuration est disponible à partir du menu Compatibilité). Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Configuration. Cliquer sur le bouton pour continuer. 7. Clique sur l onglet Entités. 8. Cliquer sur l icône Ajouter. 9. Sélectionner dans la liste déroulante l'entité à ajouter. 0. Cliquer sur le bouton pour terminer. 5 6
Définir la date de la session comptable La date de la session comptable définit la date de l année civile, ainsi que la date limite à laquelle vous pourrez fermer vos factures.. Si la date de la session est antérieure à l année courante (ex : 0), modifier obligatoirement la date au er janvier de l année courante (ex : 0-0-0). Cliquer sur le bouton pour ouvrir la session.. Cliquer sur le bouton pour confirmer la fermeture de l'année précédente.. Cliquer sur le bouton pour confirmer à nouveau.. Cliquer sur le bouton pour continuer. 5. Cliquer sur le bouton pour confirmer le passage à la prochaine année civile. 6. Fermer la session comptable à partir du menu Comptabilité, Fermeture de session. Ouvrir une nouvelle session, modifier la date pour la fin du mois courant (ex : -07-0), si vous désirez modifier la date à chaque mois. Cliquer sur le bouton pour ouvrir la session. OU Inscrire la date de la dernière journée de l année fiscale (ex : --0) pour les utilisateurs qui ne désirent pas utiliser le module de comptabilité ou éviter de modifier celle-ci à chaque mois. Cliquer sur le bouton pour ouvrir la session. 5 6 7
Configurer les postes de TPS-TVQ Afin de mettre en place les fonctionnalités pour l enregistrement de la TPS et TVQ pour la facturation, vous devez vérifier et modifier, si nécessaire, la charte comptable et faire l association des postes correspondant dans la configuration.. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Charte comptable et s assurer que les postes de TPS sont les mêmes pour la numérotation.. S assurer que les postes de TVQ sont aussi les mêmes pour la numérotation.. Accéder à l entité responsable (entité dont l option Configuration est disponible à partir du menu Compatibilité). Sélectionner le menu Compatibilité, Configuration, onglet Général et associer les postes de TPS-TVQ correspondant.. Cliquer sur le bouton pour terminer. 8
Limiter l accès par un mot de passe. Ouvrir une session comptable. Accéder à l entité responsable (entité dont l option Configuration est active à partir du menu Comptabilité). Cliquer sur le bouton pour continuer.. Sélectionner le menu Comptabilité, Configuration et cliquer sur le bouton pour continuer.. Si vous désirez donner un accès limité, vous devez compléter les champs Mot de passe accès limité et Mot de passe accès complet. Il sera possible d accéder uniquement à certaines commandes du menu Comptabilité et Rapport Comptabilité.. Si vous désirez donner aucun accès, vous devez compléter uniquement le champ Mot de passe accès complet. Il sera impossible d accéder aux commandes du menu Comptabilité et Rapport Comptabilité. 9
Configurer les taux de taxes Vous devez vérifier si les taux de taxes de l année courante sont présents dans la configuration. Attention de ne pas supprimer les taux déjà présents dans la liste.. Ouvrir d abord une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Taux de taxes.. Vérifier si le taux de taxes de l année courante est présent. Sinon, cliquer sur l icône Ajouter.. inscrire la date à partir de laquelle s applique le nouveau taux de taxes.. Indiquer dans le champ TPS le taux approprié. 5. Indiquer dans le champ TVQ le taux approprié. 6. Cliquer sur le bouton pour terminer. 5 6 0
Associer les produits L association de produit est nécessaire pour relier chaque produit utilisé à un poste comptable, même si vous ne désirez pas utiliser le module de Comptabilité. Sinon, il vous sera impossible de fermer vos factures.. Ouvrir d abord une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Association produit. Le message suivant apparaît si l entité courante fait partie d une comptabilité partagée. Cliquer sur le bouton pour confirmer l application de la même association que l entité responsable.. Si l entité courante utilise une comptabilité indépendante, vous devez sélectionner pour chacun des produits, dans la liste déroulante sous la colonne Poste, le poste comptable dans lequel le produit sera cumulé dans l état des résultats du module de Comptabilité.. Cliquer sur l icône Imprimer pour consulter la liste.
Autoriser les écritures dans l exercice précédent Utiliser la procédure suivante pour que Pro-Cardex vous autorise à créer et créditer des factures pour l exercice précédent.. Ouvrir une session comptable. Accéder à l entité responsable (entité dont l option Configuration est active à partir du menu Comptabilité). Sélectionner le menu Comptabilité, Configuration et cliquer sur le bouton pour continuer.. Cocher la case du champ Autoriser les écritures dans l'exercice précédent.. Cliquer sur le bouton pour terminer.
CONFIGURATION - FACTURATION
Personnaliser les catégories. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Catégorie de produit.. Double cliquer pour modifier une des catégories de la liste et cliquer sur le bouton pour terminer.. Utiliser les icônes suivants pour Ajouter ou Supprimer une catégorie.. Cliquer sur l icône Imprimer pour consulter le détail de chacune des catégories.
Modifier la liste des produits. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Produit.. Double cliquer pour modifier un des produits de la liste et cliquer sur le bouton pour terminer.. Utiliser les icônes suivants pour Ajouter ou Supprimer un produit.. Cliquer sur l icône Imprimer pour consulter le détail de chacun des produits. 5
Personnaliser les modèles. Cliquer sur l icône Macro-facture de la barre d outils.. Double-cliquer sur la ligne du modèle à modifier (ex : Prêt-Vente) et modifier le nom du modèle si nécessaire à partir de l ongle Général.. Cliquer sur l onglet Détails, effectuer les modifications nécessaires sous la colonne Description.. Utiliser les icônes suivants pour Ajouter, Insérer ou Supprimer des lignes et l icône Extraire taxes, si nécessaire. 5. Utiliser l icône Dupliquer pour créer un nouveau modèle basé sur un modèle existant dans la liste. Ouvrir et modifier la Copie de pour personnaliser le nouveau modèle. 5 6
Configurer la numérotation. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système, onglet Facture.. Sélectionner dans la liste déroulante l entité sur laquelle sera basée la numérotation des factures.. Indiquer le préfixe qui sera utilisé pour la numérotation d une facture (Ex : LD-).. Inscrire le numéro de la prochaine facture. 5. Cliquer sur le bouton pour terminer. 5 7
Ajouter un logo. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système, onglet Facture.. Activer la case «Utiliser le format de facture avec logo».. Cliquer sur l icône Parcourir pour sélectionner le fichier image qui sera utilisé comme logo à l impression de la facture. Pro-Cardex peut créer pour vous un logo, contactez notre soutien technique pour de plus amples informations.. Cliquer sur le bouton pour terminer. 8
Personnaliser l impression des colonnes. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système, onglet Facture.. Activer ou non l impression des différentes colonnes et modifier les titres appropriés en français et anglais.. Indiquer la note qui sera imprimée en français ou en anglais par défaut sur la facture.. Cliquer sur le bouton pour terminer. 9
Modifier les marges pour impression. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système, onglet Facture.. Indiquer la valeur des marges du haut et de gauche qui sera utilisée pour l impression de la facture ( pouce = 000). Activer ou non l impression des codes de taxes.. Cliquer sur le bouton pour terminer. 0
Configurer les états de compte. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système, onglet État de compte.. Indiquer la note que vous désirez par défaut à l impression des états de compte en français et en anglais.. Indiquer la valeur des marges de gauche et du haut qui sera utilisée pour l impression des états de compte détaillés ( pouce = 000).. Cliquer sur le bouton pour terminer.
Ajouter les numéros de taxes. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système, onglet Taxes.. Inscrire les numéros de taxes pour la TPS et la TVQ qui apparaîtront à l impression de la facture.. Cliquer sur le bouton pour terminer.
CRÉATION
Ajouter une facture. Ouvrir la fiche ou le dossier dans lequel vous désirez ajouter une facture et cliquer sur l onglet Fact... Cliquer sur l icône Ajouter.. Changer la fiche du destinataire principal et ajouter une deuxième fiche dans le champ Autre, si nécessaire, en utilisant le cliquer-glisser à partir du volet de Recherche.. Modifier la date de la facturation, si nécessaire. Pro-Cardex permet de créer une facture en date de l année précédente. 5. Ajouter une fiche dans le champ Référé par qui permettra d ajouter cette facture dans le rapport de référence. 6. Ajouter une note qui s affichera à l impression de la facture. Sinon, Pro-Cardex imprime celle configurée par défaut. 7. Cliquer sur le bouton pour enregistrer la facture. 5 6 7
Compléter le détail de la facture. Cliquer sur l onglet Détails.. Cliquer sur l icône Ajouter.. Sélectionner dans la liste déroulante sous la colonne Produit, soit un des produits de la liste ou un modèle de facture sous la section Macro-facture (ex : Prêt-Vente).. Modifier le détail de la facture, la sélection d un produit et le prix unitaire, si nécessaire. 5. Utiliser les icônes suivants pour Ajouter, Insérer ou Effacer des lignes. 5 5
Imprimer la facture. Ouvrir la facture et cliquer sur l onglet Détails.. Cliquer sur l icône Imprimer pour visualiser la facture et cliquer sur le bouton pour démarrer l impression. Ajouter un sous-total. Modifier le numéro sous la colonne Grp. pour ajouter un sous-total à l impression de la facture.. Cliquer sur l icône Imprimer pour visualiser le résultat sur la facture. 6
Ajuster le total de la facture. Si vous désirez obtenir un montant global de votre facture (ex : 7,5$ pour 5,00$). Effectuer sur la calculatrice une soustraction du montant total désiré moins les déboursés non-taxables (ex : 5,00$ - 6$ =979$).. Inscrire le résultat obtenu sur la calculatrice sous la colonne Prix unit. (ex : 979$).. Cliquer sur l icône Extraire taxes. Continuer les procédures suivantes si vous avez des déboursés taxables.. Le montant de l extraction apparaît sous la colonne Prix unit. 5. Effectuer sur la calculatrice une soustraction du montant de l extraction des taxes moins les déboursés taxables (ex : 859,$ - 5$ = 8,$ ). 6. Inscrire ce montant sous la colonne Prix unit. (8,$), cliquer dans un autre champ pour visualiser l ajustement du total. 5 6 = 5 859, 5 = 6 7
Fermer une facture Pour qu une facture apparaisse dans les comptes à recevoir, vous devez fermer la facture. Par contre une fois fermée, il ne sera plus possible de la modifier, vous devrez procéder par note de crédit pour annuler la facture et la refaire. La date limite pour fermer les factures est basée sur la date de la session comptable. Pro-Cardex permet de fermer une facture en date de l exercice précédent.. Ouvrir la facture et cliquer sur l onglet Général.. Cocher la case Fermée.. Cliquer sur le bouton pour confirmer la fermeture. Une fois la facture fermée, il ne sera plus possible de la modifier.. Le message suivant apparaît si la date de la session comptable est antérieure à l exercice précédent ou que la date du jour est ultérieure à la date de la session comptable. Cliquer sur le bouton pour continuer et modifier la date à partir du menu Comptabilité, Ouverture de session. 5. Pro-Cardex indique que la facture est fermée. 6. Le message suivant apparaîtra lorsque vous ouvrez une facture fermée. Cliquer sur le bouton. 5 6 8
Enregistrer une avance. Ouvrir la fiche ou le dossier dans lequel vous désirez ajouter une facture et cliquer sur l onglet Fact.. Ajouter une nouvelle facture. Ne rien inscrire sous l onglet Détails. Cliquer sur l onglet Encaissements.. Ajouter une ligne. Sélectionner la date de l encaissement, la pièce et le montant reçu.. Cliquer sur l icône Imprimer pour visualiser la facture avec mention de l acompte reçu.. Cliquer sur le bouton pour fermer la facture. Cliquer sur le bouton pour continuer. 5. Sélectionner le menu Rapport, Comptabilité, Chronologie des clients. Pro-Cardex affichera l encaissement effectué. 5 9
Créer une facture en anglais. Sélectionner d abord la langue Anglais à l intérieure de la fiche du client.. Ajouter une facture et sélectionner une macro-facture anglaise.. Imprimer la facture et Pro-Cardex appliquera une mise en page en anglais. 0
Rechercher une facture. Cliquer sur l onglet Facture du volet de Recherche.. Inscrire le numéro de facture et cliquer sur l icône Recherche.. Cliquer sur le lien pour ouvrir la fenêtre de la facture.
Facturer les déboursés de la fiche Il est possible d inscrire dans la fiche des déboursés qui peuvent être transférés par la suite sur une facture.. Ouvrir la fiche dans laquelle vous désirez ajouter un déboursé et cliquer sur l onglet Débours.. Ajouter une ligne pour chaque déboursé. Modifier la date, ajouter une description, le montant approprié et la sélection des taxes.. Cliquer sur l onglet Fact., cliquer sur l icône Ajouter.. Cliquer sur le bouton pour confirmer le transfert des déboursés sur une facture. 5. Imprimer et fermer la nouvelle facture. 5
Envoyer une facture par courriel Vous pouvez envoyer une facture générée par Pro-Cardex par courriel à partir de votre dossier.. Ouvrir le dossier, commander l impression de votre facture et cliquer sur le bouton.. Sélectionner dans la liste déroulante obligatoirement l imprimante PDF995 (fournit par votre fournisseur Notarius) et cliquer sur le bouton pour continuer.. Accéder au dossier où vous désirez enregistrer votre facture (ex : Bureau), modifier le Nom du fichier si nécessaire et cliquer sur le bouton.. Glisser votre document dans le dossier. 5. Envoyer votre facture en utilisant l icône Envoi par courriel de documents. 5
MODIFICATION
Supprimer une facture Pro-Cardex permettra de supprimer uniquement les factures qui ne sont pas fermées.. Rechercher la facture à supprimer à partir du volet de Recherche.. Cliquer le bouton droit de la souris sur le lien du numéro de la facture et sélectionner l option Supprimer.. Cliquer sur le bouton pour confirmer la suppression. 5
Encaisser une facture FACTURATION. Ouvrir la facture et cliquer sur l onglet Encaissements. Pro-Cardex permet d encaisser une facture en date de l exercice précédent.. Cliquer sur l icône Ajouter.. Modifier la date de l encaissement, la description de la pièce et inscrire le montant encaissé.. Cliquer sur le bouton pour continuer. 5. Le message suivant apparaît si la facture n est pas fermée. Cliquer sur le bouton pour confirmer la fermeture de la facture. 6. Pro-Cardex indique le montant Total et À recevoir. 5 6 6
Créditer une facture Si vous désirez annuler une facture et que celle-ci est fermée, vous devez utiliser la note de crédit. Vous ne devez pas utiliser la note de crédit pour créditer une partie du montant de la facture originale, pour cela utilisé la fonction "Appliquer un rabais". Pro-Cardex permet de créditer une facture en date de l exercice précédent.. Sélectionner l entité dans laquelle la facture originale a été créée. Ouvrir la fenêtre de la facture et cliquer l icône Note de crédit.. Cliquer sur le bouton pour confirmer la création d une note de crédit.. Pro-Cardex crée automatiquement une nouvelle facture et ajoute une Note en référence à la facture originale. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour confirmer la fermeture de la note de crédit. 5. La note de crédit sera visible dans le dossier ou dans la fiche du client. 5 7
Créditer une facture avec changement de taxes Si vous désirez effectuer une note de crédit sur une facture dont le taux de taxes a été modifié, vous devez procéder de la façon suivante.. Sélectionner l entité dans laquelle la facture originale a été créée. Ouvrir la fenêtre de la facture et cliquer l icône Note de crédit.. Cliquer sur le bouton pour confirmer la création d une note de crédit.. Pro-Cardex crée automatiquement une nouvelle facture, affiche le contenu de l onglet Détails et applique les taxes de l année courante. Calculer la différence par rapport à la facture originale (ex :,6$). 8
. Cliquer sur l icône Ajouter. 5. Choisir le produit approprié. Modifier la description. 6. Inscrire le montant de la différence (ex :,6$). 7. Cliquer sur l icône Extraire taxes. 8. La note de crédit égale maintenant la facture originale. Cliquer sur le bouton pour continuer. 9. Cliquer sur le bouton pour confirmer la fermeture de la note de crédit. 5 6 7 8 9 9
Appliquer un rabais. Ouvrir la facture originale, cliquer sur l'onglet Encaissements. Ajouter un encaissement total de la facture et cliquer sur le bouton pour terminer.. Ajouter une nouvelle facture et indiquer une note pour le rabais, si désiré.. Cliquer sur l onglet Détails, Ajouter une ligne, sélectionner le produit sur lequel le rabais s appliquera, ajouter la quantité en négatif (ex : -) et le montant du rabais à appliquer sous la colonne Prix unit... Cliquer sur l icône Extraire taxes pour obtenir le montant avant taxe et ajuster le total qui correspond au rabais. 5. Cliquer sur l onglet Encaissements. Ajouter une ligne et cliquer sur le bouton pour terminer. 5 0
RAPPORT
Consulter les comptes à recevoir Pour qu une facture fasse partie des comptes à recevoir, elle doit être fermée. Si vous débutez l utilisation du module de Facturation et que vous désirez obtenir la liste des comptes à recevoir à jour, vous devez créer et fermer une facture pour chacun des comptes à recevoir. Pro-Cardex permettra l ajout de factures en date de l année précédente.. Ouvrir une session comptable. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Sélectionner le menu Rapport, Comptabilité, Chronologie des clients, indiquer à quelle date vous désirez le rapport.. Cliquer sur le bouton pour générer le rapport.. Visualiser le résultat des comptes à recevoir. 5
Imprimer plusieurs factures. Sélectionner le menu Rapport, Facture, Facture et indiquer dans les champs appropriés les numéros de facture désirés pour générer le rapport.. Si vous désirez imprimer toutes les factures d une fiche, indiquer le code de la fiche appropriée.. Cliquer sur le bouton pour générer le rapport. Imprimer les factures minutées. Sélectionner le menu Rapport, Facture, Minute facturée, indiquer la période et modifier les options en fonction du rapport à générer et cliquer sur le bouton pour générer le rapport.
Visualiser les dossiers non facturés. Sélectionner le menu Rapport, Facture, Dossier non facturé, indiquer la période et modifier les options en fonction du rapport à générer et cliquer sur le bouton pour générer le rapport. Visualiser le sommaire. Ouvrir d abord une session comptable. Sélectionner le menu Rapport, Facture, Factures sommaire, indiquer la période et modifier les options en fonction du rapport à générer et cliquer sur le bouton pour générer le rapport.
Imprimer la liste des encaissements. Sélectionner le menu Rapport, Facture, Encaissement, indiquer la période et modifier les options en fonction du rapport à générer et cliquer sur le bouton pour générer le rapport. Imprimer le rapport de référence. Sélectionner le menu Rapport, Facture, Référence client, indiquer la période et modifier les options en fonction du rapport à générer et cliquer sur le bouton pour générer le rapport. 5
Produire les états de comptes. Sélectionner le menu Rapport, Facture, État de compte, indiquer la date à laquelle le rapport doit être produit et cliquer sur le bouton pour générer le rapport. Consulter l état des résultats. Ouvrir d abord une session comptable. Sélectionner le menu Rapport, Comptabilité, État des résultats (factures), indiquer la période et modifier les options en fonction du rapport à générer et cliquer sur le bouton pour générer le rapport. 6
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