1 1 RETURN BIDS TO: RETOURNER LES SOUMISSIONS À: Bid Receiving - PWGSC / Réception des soumissions - Place du Portage, Phase III Core 0B2 / Noyau 0B2 11 Laurier St.\11, rue Laurier Gatineau K1A 0S5 Bid Fax: (819) 997-9776 SOLICITATION AMENDMENT MODIFICATION DE L'INVITATION The referenced document is hereby revised; unless otherwise indicated, all other terms and conditions of the Solicitation remain the same. Ce document est par la présente révisé; sauf indication contraire, les modalités de l'invitation demeurent les mêmes. Title - Sujet Soutien en service pour le système Solicitation No. - N de l'invitation Client Reference No. - N de référence du client 20171550 GETS Reference No. - N de référence de SEAG PW-$$XE-663-30569 File No. - N de dossier 663xe.EN260-171550 Solicitation Closes - L'invitation prend fin at - à 02:00 PM on - le 2017-02-28 F.O.B. - F.A.B. Plant-Usine: Destination: Telephone No. - N de téléphone (819) 420-2238 ( ) CCC No./N CCC - FMS No./N VME Other-Autre: Address Enquiries to: - Adresser toutes questions à: Chu, Xi Destination - of Goods, Services, and Construction: Destination - des biens, services et construction: Amendment No. - N modif. 001 Date 2017-01-23 Time Zone Fuseau horaire Eastern Standard Time EST Buyer Id - Id de l'acheteur 663xe FAX No. - N de FAX ( ) - Comments - Commentaires Vendor/Firm Name and Address Raison sociale et adresse du fournisseur/de l'entrepreneur Instructions: See Herein Instructions: Voir aux présentes Delivery Required - Livraison exigée Delivery Offered - Livraison proposée Vendor/Firm Name and Address Raison sociale et adresse du fournisseur/de l'entrepreneur Issuing Office - Bureau de distribution Business Transformation and Systems Integration Service/Division de transformation des opérations et d'intégrat Special Procurement Initiative Dir Dir. des initiatives speciales d'approvisionnement 11 Laurier, Place du Portage III 12C1 Gatineau Québec KIA 0S5 Telephone No. - N de téléphone Facsimile No. - N de télécopieur Name and title of person authorized to sign on behalf of Vendor/Firm (type or print) Nom et titre de la personne autorisée à signer au nom du fournisseur/ de l'entrepreneur (taper ou écrire en caractères d'imprimerie) Signature Date Page 1 of - de 1
Demande de renseignements (DDR) Modification de sollicitation: 001 But: Répondre aux questions relatives à la DDR. QUESTION: 1 QUESTIONS ET RÉPONSES QUESTIONS ET RÉPONSES Y a-t-il des fluctuations saisonnières relativement aux paiements/rajustements de paye? Veuillez décrire la période de fluctuation? RÉPONSE: 1 Oui, il existe des fluctuations saisonnières. Par exemple, Parcs Canada embauche des étudiants en avril, et l Agence du revenu du Canada embauche des travailleurs occasionnels et des employés pour une durée déterminée pour la période de déclaration de revenus. Les employés attendent souvent juste avant le début des vacances estivales pour saisir les heures supplémentaires travaillées. SPAC constate également un nombre plus élevé de rajustements de paye à la fin de l année civile. QUESTION: 2 Avez-vous une méthode de gestion des changements opérationnels en place que vous souhaiteriez que nous adoptions/intégrions en ce qui concerne la mise en œuvre des services au sein de SPAC? RÉPONSE: 2 Oui, en collaboration avec des collègues du domaine de l informatique au sein de la Direction générale du dirigeant principal de l information (DGDPI) de SPAC, le Secteur de la rémunération a établi et structuré une méthode de gestion des changements qui met à profit l utilisation de ClearQuest comme outil de suivi, de surveillance et de consignation des changements. En ce qui concerne les enjeux opérationnels, le Secteur utilise une méthode structurée de gestion des incidents et un ensemble d outils connexes qui permettent de donner une réponse plus rapide. Il dispose de ressources affectées à temps plein à la gestion des changements découlant des besoins; le travail de cette équipe repose sur les exigences fonctionnelles, techniques et opérationnelles, l analyse, la conception, lamise à l essai, le déploiement et la communication. QUESTION: 3 Avez-vous une équipe de communication interne pour appuyer le programme? Dans l affirmative, les membres de cette équipe gèreront-ils exclusivement les interactions avec le secteur d activités? RÉPONSE: 3 SPAC dispose de ressources affectées au soutien de la publication des directives et des avis de notification du système. Toutefois, il s agit d une équipe formée d experts en matière de paye qui pourraient titrer profit de l appui du fournisseur de services au chapitre de la communication de messages clairs expliquant les changements/mises à jour au système dans des termes pouvant être facilement compris par les utilisateurs de l administration fédérale. QUESTION: 4 Dans quelle mesure croyez-vous devoir mobiliser des intervenants externes (p. ex., fournisseurs tiers et partenaires ou clients externes)? RÉPONSE: 4 SPAC gèrera la mobilisation de tous les intervenants externes. Toutefois, des experts en soutien opérationnel sont parfois appelés à participer à des présentations, à des réunions ou à des tables rondes pour apporter des précisions et réduire au minimum les erreurs d interprétation. Page 1 of 5
QUESTION: 5 À l heure actuelle, quel est le niveau de disponibilité de la documentation relative aux processus touchant les RH et la paye? RÉPONSE: 5 Il existe de nombreux documents portant sur les processus touchant les RH et la paye, y compris des diagrammes des processus et des listes de vérification créés expressément pour assurer un soutien opérationnel. QUESTION: 6 SPAC peut-il préciser la fréquence des vérifications ainsi que le type de vérifications menées chaque année? RÉPONSE: 6 SPAC est assujetti à un certain nombre de vérifications annuelles, dont certaines sont périodiques et récurrentes. Dans le cadre des vérifications des comptes du Canada, le vérificateur général procède, tous les ans habituellement de septembre à décembre à la vérification des contrôles généraux de la TI et des applications. SPAC évalue également ses cadres de contrôle liés au Centre des services de paye et les contrôles généraux de la TI et des applications restants chaque année, généralement au cours de la période allant de janvier à mars. Des vérifications annuelles de la sécurité sont également menées, et d autres vérifications ont lieu de temps à autres. De nombreuses vérifications sont réalisées par l équipe de vérifications internes de SPAC ou par la DGDPI et visent normalement un sujet précis. Par exemple, en 2017, SPAC entreprendra une vérification interne sur la protection des renseignements personnels. D autres vérifications sont d origine externe et portent aussi normalement sur un sujet précis. En règle générale, toute vérification repose sur les constatations des vérifications du Bureau du vérificateur général; les examens ne sont pas répétés. QUESTION: 7 Quelles sont les exigences concernant l archivage, particulièrement en ce qui a trait à la durée et à la conservation? RÉPONSE: 7 Il n a pas d exigence en matière d archivage pour l instant. Les exigences doivent être définies. SPAC conserve tout pour l instant. QUESTION: 8 Comment les demandes et les entrées de paye sont-elles soumises actuellement pour un cycle de paye donné? Y a-t-il un formulaire de demande normalisé? Les demandes sont-elles présentées en format texte libre ou sont-elles structurées? RÉPONSE: 8 Les employés d un ministère client du Centre des services de paye doivent soumettre une demande d intervention de paye (DIP) pour préciser ce qui doit être fait (p. ex., type de travail et sous-type de travail) dans leur compte. Ensuite, la demande est numérisée et versée dans l Outil de gestion des cas, où un cas est créé. Ce cas est ensuite assigné à un conseiller en rémunération qui saisit le mouvement dans Phénix. La DIP se trouve à l adresse suivante : https://www.tpsgcpwgsc.gc.ca/remuneration-compensation/paye-centre-pay/demande-employee-request-fra.html. Dans ce cas, il s agit d un formulaire de demande normalisé. Les employés d un ministère qui n est pas client du Centre des services de paye doivent présenter leur demande à leur conseiller en rémunération par téléphone, courriel ou télécopie, ou encore en personne, selon le modèle de fonctionnement applicable. Le conseiller en rémunération saisit ensuite le mouvement directement dans Phénix ou dans le système ministériel afin qu il soit acheminé à Phénix. Selon le ministère, les demandes peuvent être présentées en format de texte libre ou à l aide d un formulaire normalisé. Page 2 of 5
QUESTION: 9 SPAC peut-il confirmer si l exigence consiste à regrouper les services des mouvements de paye en un seul endroit et à conserver les exigences réglementaires sous le groupe et les secteurs d activités? Ou est-ce que SPAC a une équipe centralisée de traitement de la paye pour tous les emplacements? RÉPONSE: 9 Le Secteur de la rémunération de SPAC a une équipe centralisée des services et des opérations de la paye qui assure le traitement, le contrôle des systèmes et les services de remise et de rapprochement. Un certain nombre de bureaux de paye partout au pays fournissent un soutien à la saisie des mouvements complexes, mais les fonctions de contrôle du système et des opérations sont centralisées. QUESTION: 10 Comment les rapports de paye sont-ils générés et analysés? SPAC dispose-t-il d une autre application d examen ou procèdet-il à un examen manuel? RÉPONSE: 10 Les interrogations et les extraits de paye sont produits soit de façon ponctuelle, soit pendant le traitement de la paye. Les rapports sont générés dans divers formats (p. ex., PDF, Microsoft Excel, CVS et fichier-texte). Habituellement, un analyste examine manuellement les rapports, mais dans certains cas, il se peut que le rapport soit téléchargé dans un autre système pour qu un extrant soit produit à d autres fins. Par exemple, au moment du traitement de la paye, quatre fichiers d extraction sont générés. Ils sont rapprochés, conciliés et téléchargés dans le Système financier ministériel commun afin que soient produits notamment les fichiers des dépenses ministérielles et le fichier du grand livre du système de paye. QUESTION: 11 Des passages de paye sont-ils effectués la fin de semaine? RÉPONSE: 11 La paye du gouvernement est émise majoritairement selon une période de paye à la quinzaine, et le receveur général la verse deux semaines après la fin de la période de paye (le système de paye ne produit pas les chèques ni n émet de paiements). Il y a toutefois un petit nombre d employés qui reçoivent une paye mensuelle. Chaque période de paye compte plusieurs cycles de préparation et de traitement de la paye. Pour consulter le calendrier de traitement de la paye, rendez-vous à la page http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/remuneration-compensation/calendrier-schedule/2017/service-phoenix-2017-fra.html. Par exemple, pour le mois de janvier 2017, le premier jour de paye est le mercredi 11 janvier. En ce qui a trait à la semaine qui précède la semaine de paye, vous remarquerez qu il y a diverses échéances appelées «paye hors cycle» et «paye du cycle» (ou «paye en cycle»), ainsi que des passages relatifs au grand livre, aux extraits et aux remises prévus durant la fin de semaine. QUESTION: 12 Est-ce que les mouvements sont traités de façon électronique seulement? RÉPONSE: 12 Pour les ministères utilisant PeopleSoft, tous les mouvements sont saisis dans le système PeopleSoft HR et sont acheminés vers Phénix électroniquement. Certains mouvements sont ensuite modifiés ou saisis manuellement par les conseillers en rémunération du Centre des services de paye. Ce dernier sert approximativement 196 000 des 300 000 employés du gouvernement du Canada et 46 des 101 ministères et organismes. À l heure actuelle, 5 ministères et organismes (Agence du revenu du Canada, Agence des services frontaliers du Canada, Transports Canada, Statistique Canada et Agence spatiale canadienne) n utilisent pas le système PeopleSoft HR, mais acheminent de façon électronique les mouvements de paye à Phénix. Comme c est le cas au Centre des services de paye, certains mouvements sont ensuite modifiés et saisis manuellement par les conseillers en rémunération de ces ministères. Les autres organisations ont leurs propres conseillers en rémunération qui saisissent manuellement les mouvements de paye dans Phénix. Il s agit d organisations qui sont généralement de plus petite taille. Veuillez noter que Phénix n émet pas de paiement. Plutôt, un fichier contenant des instructions de paiement détaillées est envoyé au Système normalisé des paiements à la fin de chaque traitement hors cycle et en cycle d une période de paye donnée. Le Système normalisé des paiements émet ensuite les paiements, par voie électronique ou par chèque, selon les instructions fournies. Pour le moment, tous les paiements d une période de paye donnée sont émis à la même date. Page 3 of 5
QUESTION: 13 Pouvons-nous prendre pour acquis que la période contractuelle comprend la transition plus cinq ans? RÉPONSE: 13 SPAC envisage une entente à long terme qui comprendra une période contractuelle initiale et quelques périodes d options. La durée spécifique de la période contractuelle initiale et le nombre de périodes d options n ont pas encore été déterminés. Il y aura des périodes de transition au début et à la fin de chaque contrat éventuel. QUESTION: 14 Veuillez confirmer si le Canada prendre en considération uniquement certains types spécifiques de tarification de fournisseur. RÉPONSE: 14 Selon le type de modèle de prestation des services, SPAC est prêt à prendre en considération diverses méthodes de tarification proposées par les fournisseurs. QUESTION: 15 Quelle serait votre préférence pour la devise? RÉPONSE: 15 En vertu du contrat, on prévoit que tous les travaux seront facturés et payés en dollars canadiens. QUESTION: 16 Avez-vous une stratégie de gestion des changements pour ce programme? Si oui, souhaitez-vous que le fournisseur sélectionné possède cette dernière? RÉPONSE: 16 Oui, SPAC a une stratégie de gestion des changements en place pour le programme. L entrepreneur actuel ne la possède pas. SPAC est prêt à envisager d autres stratégies de gestion des changements proposées par les fournisseurs. QUESTION: 17 Le fournisseur doit-il détenir une attestation réglementaire, peu importe le type, ou être conforme pour fournir des services de rémunération au gouvernement du Canada? RÉPONSE: 17 Non. SPAC exige que l entrepreneur fournisse du soutien au système de rémunération plutôt que des services de rémunération. Toutefois, l entrepreneur doit respecter les divers règlements, politiques, directives et normes dans la mesure où ils sont pertinents et applicables aux exigences contractuelles. QUESTION: 18 Veuillez indiquer tous les modes de soutien des employés par téléphone, courriel ou clavardage. Quel système d appel est utilisé? Quel système de gestion du flux de travail/de gestion des cas est utilisé par SPAC à l échelle de tous ses sites? RÉPONSE: 18 Le soutien aux employés est fourni par téléphone et courriel. Des téléphones conventionnels sont utilisés pour le système d appels. Pour le système de rémunération, SPAC utilise un système de gestion de cas interne, mais étudie la possibilité de le moderniser. QUESTION: 19 Pour aider à situer les intervenants, avez-vous des organigrammes à jour en place (à rendre disponibles au début du programme)? RÉPONSE: 19 Les organigrammes sont en place. Toutefois, ils seront uniquement transmis à l entrepreneur après l attribution du contrat. Page 4 of 5
QUESTION: 20 Quel sera le niveau de soutien fourni par SPAC pour le transfert de connaissances, le soutien à distance pendant la transition et la configuration de la technologie aux installations des fournisseurs? SPAC sera t-il en mesure de fournir de la formation/des environnements de test pendant la transition? RÉPONSE: 20 SPAC prévoit une période de transition allant de six mois à un an pour la transition de sortie de l entrepreneur actuel et la transition d entrée d un nouvel entrepreneur. Un environnement de test/de formation peut être fourni pendant la transition. QUESTION: 21 Quelle est la taille du bureau des risques en TI de SPAC en terme de personnes, de présence sur place, etc.? RÉPONSE: 21 SPAC n a aucun bureau des risques de TI lié au système de rémunération ou au programme de rémunération. QUESTION: 22 L industrie se réjouit des diverses occasions (c. à d., demandes de renseignements, invitations à se qualifier, examens et améliorations des exigences, demandes de propositions provisoires et demandes de propositions finales) qu offre ce marché. SPC peut il indiquer le niveau d efforts qu il attend des fournisseurs en ce qui a trait aux consultations et à la participation? RÉPONSE: 22 Le besoin de participation d intervenants externes dépendra de la solution/du modèle proposé par le fournisseur. SPAC souhaite mener un processus de participation efficace et efficient avec une collaboration et un soutien solides des fournisseurs en vue de minimiser les coûts et le temps liés au processus pour les deux parties. QUESTION: 24 Y a t il actuellement des professionnels de la paie accrédités effectuant les travaux dans les installations visées par la portée? Si oui, pourriez vous expliquer les attestations et indiquer s il s agit d une exigence pour les fournisseurs? RÉPONSE: 24 SPAC exige que l entrepreneur fournisse du soutien au système de rémunération plutôt qu aux services de rémunération. Pour être plus clair, SPAC prévoit que les ressources de l entrepreneur affectées aux travaux aient obtenu une expérience de la rémunération dans PeopleSoft suffisante, récente et pertinente. TOUTES LES AUTRES MODALITÉS ET LES CONDITIONS DEMEURENT INCHANGÉES. Page 5 of 5