Directives Développement budgétaire 2016-2017 Budgets globaux, réguliers et restreints 1. Intrant budgétaire Pour les groupes budgétaires global et régulier, chaque faculté ou service reçoit un objectif budgétaire qui détermine l enveloppe qu il peut répartir. À l intrant budgétaire du 1 er mai, le Service de planification financière fait le chargement du budget des salaires réguliers (personnel à temps complet), et les facultés et services font la répartition de l objectif budgétaire dans les comptes de revenu, de salaire du personnel à temps partiel et de dépenses non salariales dans le module FAST Budget. Reportez-vous au Guide de l'utilisateur sur le Développement budgétaire pour les détails techniques du Développement budgétaire. Un objectif budgétaire est établi pour les types de budget globaux et réguliers à partir du budget de base au 31 janvier 2016. Tous les changements de nature permanente traités du 1 er février 2016 au 30 avril 2016 seront ajustés à votre budget de base après le 1 er mai 2016. Vous devez répartir le montant total de l objectif budgétaire entre les revenus, les salaires du personnel à temps partiel et les dépenses non salariales dans FAST Budget. Ce montant deviendra votre intrant budgétaire au 1 er mai 2016 et doit correspondre à l objectif budgétaire. Aucun objectif budgétaire ne sera envoyé pour les budgets restreints incompressibles. Cependant, vous devez compléter l intrant en projetant les revenus et les dépenses pour l année financière 2016-2017. Si vos projections diffèrent de la base du 31 janvier 2016, veuillez nous soumettre les informations nécessaires pour justifier les écarts. Veuillez communiquer avec le Service des finances, Secteur de la comptabilité, pour déterminer la structure de nouvelles organisations («ORGN») si vous devez en ajouter à votre charte de comptes. Vous devrez remplir le Formulaire (F2) de demande de création d une organisation («ORGN») et le faire parvenir à Joan Bélanger du Service des finances, à jbelang@uottawa.ca. 2. Revenus Inscrivez le budget de revenus et de recouvrements internes et fournissez des notes explicatives pour les nouveaux revenus ou pour les variations importantes auxquelles vous vous attendez. Si vous prévoyez des modifications à votre budget de revenus, vous Directives Développement budgétaire 2016-2017 Budgets globaux, réguliers et restreints Page 1 de 5
devez modifier votre budget de dépenses du montant équivalent afin de conserver le même montant net à l intrant budgétaire. Si vous voulez modifier les revenus provenant des droits accessoires avant leur diffusion par le Service du registraire, vous devez obtenir l autorisation du Comité d administration. Seuls les frais approuvés doivent figurer dans vos prévisions. 3. Salaires réguliers Le chargement des salaires réguliers est fondé sur l hypothèse selon laquelle tous les postes approuvés seront occupés pendant 12 mois en 2016-2017. Veuillez consulter les rapports de masse salariale HRPC62A/HRPC62S distribués avec l objectif budgétaire pour obtenir tous les renseignements. Ces rapports ne tiennent pas compte des changements apportés après le 31 janvier 2016. Il faut donc tenir compte de tout changement connu lorsque vous effectuez votre intrant budgétaire. S il y a des changements d organisation («ORGN») au 1 er mai 2016 dans le cas des salaires réguliers (occupé et vacant), communiquez les renseignements suivants au Secteur du contrôle des postes du Service de planification financière à Position.Control@uOttawa.ca ainsi qu au Secteur de la paye à infopay@uottawa.ca : - nom et numéro d employé - numéro de poste - ancienne organisation («ORGN») - nouvelle organisation («ORGN») Si vous modifiez votre budget de salaires réguliers, vous devez ajuster votre intrant budgétaire et fournir des notes explicatives indiquant clairement les postes abolis, le changement de la valeur des postes et le changement de l équivalent à temps complet (ETC) des postes existants, s il y a lieu. Veuillez fournir les renseignements suivants : - le numéro de poste et l organisation («ORGN») - la date d abolition ou de changement de l ETC - le changement de la valeur du poste - le nombre d heures de travail proposé Veuillez faire parvenir l information relative au personnel académique à Yvon St-Martin, à yvon.st-martin@uottawa.ca, et l information concernant le personnel de soutien à Lynn Lacombe, à lacombe@uottawa.ca. Lorsqu un poste est occupé, assurez-vous de respecter les conventions collectives et les règlements en vigueur avant de fixer la date d abolition ou de changement de l ETC. Pour les postes d enseignant, précisez le nouveau pourcentage de la charge normale d enseignement qui sera assigné au titulaire d après la demande de changement de l ETC. Directives Développement budgétaire 2016-2017 Budgets globaux, réguliers et restreints Page 2 de 5
Pour les postes de soutien, fournissez le nombre d heures de travail proposé, en précisant les heures de travail d été et les heures normales sur la demande de changement de l ETC. Budgets globaux seulement Académique et soutien Votre faculté ou service doit financer le coût du progrès dans le rang (PDR) ou le coût de l échelon. Enregistrez vos montants aux comptes de réserve appropriés, en conformité avec votre objectif budgétaire. Académique Le Service de planification financière (SPF) fera le chargement des salaires réguliers au 1 er mai 2016 comme suit : - Au budget initial et effectif : le SPF enregistrera les fonds libres relatifs aux postes vacants dans le compte 61182 au niveau de l administration de la faculté ; - Au budget de base : le SPF enregistra les budgets salariaux des postes occupés et vacants dans les comptes 61101, 61102, 61103, 61105 et 61106 au niveau du département. Veuillez distribuer dans l'intrant les fonds libres que vous prévoyez puiser dans les comptes de réserve : - 61181 postes académiques à abolir ou à réduire - 61182 fonds libres postes vacants - 61183 congés Pour ce faire, entrer des montants négatifs (crédit) dans ces réserves et des montants positifs (débit) aux comptes appropriés Veuillez prévoir l utilisation de ces fonds le plus précisément possible afin d éviter des écarts importants lors des mises à jour budgétaires (projections) et les résultats finaux. Soutien Veuillez distribuer dans l'intrant les fonds libres que vous prévoyez puiser dans les comptes de réserve : - 63181 postes de soutien à abolir ou à réduire - 63185 fonds libres postes vacants Veuillez créditer les comptes de réserve et débiter les comptes de dépenses appropriés. Directives Développement budgétaire 2016-2017 Budgets globaux, réguliers et restreints Page 3 de 5
4. Salaires du personnel à temps partiel et autres salaires Salaires d enseignement à temps partiel Indiquez séparément aux comptes 613XX les montants prévus pour les suppléments de charge d enseignement, l enseignement à la leçon et l enseignement à temps partiel donnés par les professeurs syndiqués, les professeurs non syndiqués. Salaires étudiants Indiquez séparément aux comptes 623XX les montants prévus pour les assistanats d enseignement et de recherche faits par les étudiants syndiqués (SCFP). Assurez-vous de prévoir le coût des autres salaires étudiants aux comptes correspondants. Salaire du personnel de soutien à temps partiel S il y a lieu, vous devez financer le coût des augmentations salariales de ce groupe à même votre budget. Veuillez remplir le tableau «Personnel de soutien» (annexe A) et le transmettre à Lynn Lacombe, à lacombe@uottawa.ca. Celui-ci comprend l information relative au personnel de soutien à terme qui est présentement à l emploi de votre faculté ou service ou que vous prévoyez embaucher pour une période de plus de six mois en 2016-2017. Heures supplémentaires et cessation Ces dépenses sont financées à même votre budget. Veuillez les budgéter séparément dans les comptes appropriés. 5. Avantages sociaux Les fonds centraux financent les avantages sociaux du fonds 1000 sauf une portion du paiement spécial au régime de retraite. C est donc le seul budget que vous devez prévoir pour ce type de dépense. Veuillez-vous référer à votre objectif budgétaire pour plus de détails. 6. Autres dépenses L information financière peut maintenant être saisie au niveau des comptes budgétaires ainsi qu au niveau détaillé des comptes utilisés pour enregistrer l actuel. Par exemple, l intrant pour une dépense de voyage peut être entré aux comptes 71100 ou 71101, 71102, etc. Prière de limiter les montants imputés au compte autres dépenses diverses (compte 73580) ou au compte de réserve générale (compte 78050) et d inscrire le budget des dépenses aux lignes appropriées. Directives Développement budgétaire 2016-2017 Budgets globaux, réguliers et restreints Page 4 de 5
7. Transferts Pour plus d information sur les comptes de transfert, référez-vous à l annexe 1 du Guide des transactions financières. Veuillez remplir la liste des transferts en y incluant tous les transferts projetés dans votre intrant budgétaire et la faire parvenir à planfin@uottawa.ca. 8. Dépenses ponctuelles Si vous prévoyez utiliser des surplus accumulés pour financer des dépenses non récurrentes en 2016-2017, vous devez les ajouter à votre intrant budgétaire et imputer la contrepartie en négatif au compte de réserve surplus/déficit reporté (compte 78070). Veuillez fournir une explication détaillée des dépenses ponctuelles comprises dans l intrant budgétaire et qui seront financées par votre surplus reporté, y compris les FOAP et la faire parvenir à planfin@uottawa.ca. L intrant budgétaire deviendra le budget initial et le budget effectif au 1 er mai 2016. Le Service de planification financière fera un rajustement pour retirer ces dépenses ponctuelles du budget de base du 1 er mai 2016. Directives Développement budgétaire 2016-2017 Budgets globaux, réguliers et restreints Page 5 de 5