LOGICIEL D ENCAISSEMENT MODE D EMPLOI DEMARRAGE Le branchement... page 5 Le mot de passe par défaut... page 5 PREMIERS REGLAGES Les coordonnées de la société... page 6 L impression du ticket... page 6 La taille du ticket... page 6 Le réglage des imprimantes... page 6 Le paramétrage de l impression... page 7 Le paramétrage d impression du Récapitulatif comptable... page 7 Les taux de TVA... page 8 Les unités... page 8 L afficheur... page 8 Les utilisateurs... page 8 Les boutons règlement... page 9 La devise... page 9 La visibilité des boutons sur la caisse... page 9 Le classement des boutons sur la caisse... page 9 Les billets et pièces... page 9 LA GESTION DES PRODUITS ET FAMILLES DE PRODUITS Création d un produit... page 10 Importer un listing de produits sous Excel... page 11 Création d une famille ou d une sous famille de produit... page 14 Modifier ou supprimer un produit... page 14 Modifier ou supprimer une famille ou sous-familles de produits... page 14 Imprimer la liste des produits... page 14 Imprimer la liste des familles et sous-familles de produits... page 15 1
La gestion des favoris... page 15 Les Happy Hours... page 15 Les soldes... page 15 Créer un pack de produits... page 15 LA GESTION DES COMPTES CLIENTS Créer un compte client... page 16 Modifier ou supprimer un compte client... page 16 Imprimer la liste des clients... page 16 LA GESTION DE LA FIDELITE CLIENT Enregistrer des récompenses... page 17 Le suivi des récompenses... page 17 Imprimer une récompense... page 17 Utiliser une récompense... page 18 LA GESTION DES STOCKS Les entrées et les sorties de stocks... page 19 Les alertes de stock minimum... page 20 LA GESTION DES INVENTAIRES Imprimer la liste des produits... page 21 Saisir un inventaire... page 21 LA GESTION DES FOURNISSEURS Créer un fournisseur... page 22 Modifier ou supprimer un fournisseur... page 22 Imprimer la liste des fournisseurs... page 22 LA GESTION DES COMMANDES FOURNISSEURS Enregistrer une commande... page 23 Imprimer une commande... page 23 Enregistrer une livraison... page 23 LA CAISSE Son environnement... page 24 La mise au caddie... page 25 Choix du mode de paiement... page 25 Modifier un mode de paiement suite à une erreur... page 25 2
Diviser un paiement... page 25 Pour imprimer une facture... page 28 Mettre un caddie en attente... page 28 Modifier la quantité d un article saisi... page 28 Modifier le prix d un article sur la caisse... page 28 Modifier le taux de TVA sur la caisse... page 28 Supprimer un article... page 29 Offrir un article... page 29 Les remises... page 29 Les avoirs... page 29 Ouverture du tiroir-caisse... page 29 Accéder à un compte client depuis la caisse... page 29 Modifier un compte client depuis la caisse... page 30 Modifier ou ajouter une fiche produit depuis la caisse... page 30 Mettre un encaissement en compte... page 31 Le regroupement de facture... page 31 Gérer les récompenses... page 32 Editer un «X» ou un «Z» en fin de journée... page 32 LA GESTION COMPTABLE La liste des factures... page 33 Le palmarès des ventes... page 33 Le bilan des ventes... page 33 L impression Etat... page 33 Le récapitulatif comptable... page 34 L IMPRESSION DES CODES-BARRES Sélectionner les produits... page 35 Réglage des données à imprimer... page 35 Réglage des paramètres d impression... page 36 Imprimer... page 36 L AGENDA Le planning et la prise de notes... page 37 3
SPECIAL RESTAURATION LES REGLAGES Réglage de l affichage des boutons sur la caisse... page 38 Réglage des points de service... page 39 Réglage de l impression... page 40 Réglage des horaires de services... page 40 LA GESTION DES SALLES ET ES TABLES La création des salles... page 42 La création des tables... page 43 Enregistrer une commande... page 44 Encaisser une commande... page 45 LA SAUVEGARDE DE LA BASE DE DONNEES La sauvegarde manuelle... page 47 La sauvegarde automatique... page 47 4
DEMARRAGE Le branchement Veillez à bien respecter le schéma de branchement ci-dessous. Attention, l imprimante de tickets de caisse n est reconnu que par un seul port USB de la caisse. Il diffère suivant les modèles, donc n hésitez pas à tous les tester. Le mot de passe par défaut Le mot de passe par défaut est «1234». Pour le modifier, reportez-vous au chapitre suivant. 5
PREMIERS REGLAGES Les coordonnées de la société Allez dans «administration», puis «paramètres» et enfin «infos du point de vente». Vous pouvez renseigner : - Le nom de votre point de vente - Sa forme juridique - Votre numéro SIRET - Votre numéro RCS (registre des Commerces et Sociétés) - Votre numéro RM (Répertoire des Métiers) - Votre adresse postale - Votre numéro de téléphone - Votre adresse mail - Votre adresse du site Internet - Votre logo Vous pouvez aussi changer votre mot de passer administrateur. L impression du ticket Allez dans «administration», puis «paramètres» et enfin «impression ticket». Vous avez le choix entre : - Imprimer le ticket systématiquement - Ne pas imprimer le ticket - Demander La taille du ticket Allez dans «administration», puis «paramètres» et enfin «Taille du ticket». Vous avez le choix entre : - 80mm (cela correspond à une taille de 80mm par 80mm) - 57mm (cela correspond à une taille de 57mm par 40mm) Le réglage des imprimantes Allez dans «administration», puis «paramètres» et enfin «Réglages imprimantes». Vous pouvez choisir différentes imprimantes pour des actions différentes : - L impression des tickets de caisse - L impression des codes-barres - L impression des commandes - L impression des factures Il suffit de cliquer sur modifier (le petit crayon) en face de chaque élément pour choisir l imprimante. NB : Dès qu une imprimante est connectée à la caisse et si le pilote de l'imprimante est installé, elle est proposée dans le menu déroulant. 6
Le paramétrage de l impression Allez dans «administration», puis «paramètres» et enfin «Paramétrage impression». Il y a deux onglets «tickets» et «papier en-tête A4». Pour chacun, vous pourrez renseigner 4 lignes d en-tête et 4 lignes de pied de page et insérer un logo. Le bouton imprimer, vous permet de faire des tests. Le paramétrage d impression du récapitulatif comptable Allez dans «administration», puis «paramètres» et enfin «Paramétrage impression récapitulatif comptable». Vous pouvez alors choisir les éléments que vous voulez voir apparaître sur le récapitulatif comptable en les cochant : - Nombre de multipaiements - Nombre de transaction - Nombre de supprimés - Nombre de retours - Totaux HT - Totaux TVA - Totaux TTC - Totaux remises - Total TTC - Marge - Panier moyen - Total supprimés - Total retours - Gestion cash 7
Les taux de TVA Allez dans «administration», puis «paramètres» et enfin «TVA». Les taux de tva 20 ; 10 ; 5 et 2.1 sont enregistrés par défaut. Pour les supprimer, cliquer sur la croix rouge. Pour en ajouter, cliquer sur la touche «Ajouter», taper le taux, ajouter une image et valider. Vous retrouverez ces taux dans les menus déroulant lors de la création de famille, sous familles ou produits. Les unités Allez dans «administration», puis «paramètres» et enfin «Unités». Pour ajouter une unité (kg, litre, pièce ), cliquez sur la touche «Ajouter», taper l unité et valider. Vous retrouverez ces unités dans les menus déroulant lors de la création de famille, sous familles ou produits. L afficheur Allez dans «administration», puis «paramètres» et enfin «Afficheur». Renseigner le texte de bienvenue sur 2 lignes, cocher le bouton «actif». Vous pouvez faire un test en cliquant sur le bouton «tester» puis valider. Laisser les autres paramètres par défaut. NB : Il existe deux types d'afficheur : 8 et 40 caractères : - Les afficheurs 8 caractères ne permettent pas d'afficher du texte. - Les afficheurs de 40 caractères sont composés de deux lignes de 20 caractères. Les utilisateurs Aller dans les menu «paramètres» et «gestion des utilisateurs» puis cliquer sur «créer». Pour modifier un utilisateur, le sélectionner et cliquer sur «modifier». Pour supprimer un utilisateur, le sélectionner et cliquer sur «supprimer». Pour imprimer la liste des utilisateurs, cliquer sur «imprimer». A partir de leurs profils, vous pourrez définir et limiter les actions de chaque utilisateur. 8
Les boutons règlements Allez dans «administration», puis «paramètres» et enfin «Boutons Règlement». Les boutons «Espèces», «Chèque», «Carte Bleue», «Avoir/Cadeaux» et «Ticket Restaurant» sont créés par défaut. Pour en ajouter, cliquer sur le bouton «ajouter», renseigner le nom sur le bouton, sur le ticket, ajouter une image et cliquer sur valider. La devise La devise est enregistrée par défaut. Pour la changer, Allez dans «administration», puis «paramètres» et enfin «devise». Tapez la devise et validez. La visibilité des boutons sur la caisse Allez dans «administration», puis «paramètres» et enfin «Gestion visibilité boutons». Cocher les boutons que vous voulez voir sur la caisse. Les boutons suivants sont réservés à la restauration : - Tables - Couverts - PDS (point de service) Le classement des boutons sur la caisse Par défaut, les boutons de la caisse sont classés comme suit : - Pour les produits : par nom - Pour les familles : par nom - Pour les sous-familles : par nom Pour la changer, Allez dans «administration», puis «paramètres» et enfin «classement boutons caisse». Les billets et pièces Par défaut, les billets et pièces 100 ; 50 ; 20 ; 10 ; 5 ; 2 ; 1 ; 50c ; 20c et 10c sont créés. Pour en supprimer, cliquer sur la croix rouge. Pour en ajouter, cliquer sur le bouton «ajouter», indiquer le nom, la valeur, le n d ordre (facultatif), ajouter une image, sélectionner billet ou pièce et valider. 9
LA GESTION DES PRODUITS ET FAMILLES DE PRODUITS Création d un produit Dans l espace administration, cliquer sur «gestion produits et stocks» et sur «créer», remplissez les champs demandés et valider. Seuls les champs «Nom sur le ticket», «Nom sur le bouton de la caisse», «taux de TVA» et «Prix de vente TTC sont indispensables. Les autres sont facultatifs. Le champ «unité» : permet de préciser l unité de facturation (kilo, litre ) Le champ «précision» vous permet d apporter des précisions complémentaires sur le produit. Mais ces informations n apparaissent pas sur les tickets ou sur les factures. Le champ «PDS» : ce champ concerne les points de service. Voir chapitre «Réglage des points de service» page 39. Le champ «stock minimal» vous permet de créer une alerte quand le stock aura atteint le nombre renseigné. Le champ «Droit d accises» ne concerne que certaines activités. Lorsque ce dernier est renseigné, c est le prix de vente public qui apparait sur la caisse, sur les tickets et sur les factures. Le champ «2ème tarif TTC» vous permet de procéder changer de prix pour une courte période (1 heure, soirée). Une fois renseigné, vous pouvez à tout moment basculer sur ce deuxième tarif en allant dans «paramètres» et «tarification». Le champ «remise» vous permet d attribuer une remise permanente au produit. 10
Pour les articles à la pesée, vous pouvez indiquer «au litre» ou «au kilo» dans le champ «Unité» après la dénomination du ticket. Vous pouvez attribuer une image ou une couleur au bouton de la caisse dans le champ «assignation du produit». Le champ «placer en réserve» vous permet de ne pas afficher ce produit sur la caisse sans le supprimer. Idéal pour les produits saisonniers. Importer un listing de produits sous Excel Vous pouvez travailler un listing de produit sous Excel et l importer sur le logiciel. Commencez par exporter un fichier vide. Allez dans «administration» puis «gestion des produits et stocks». Cliquer sur le bouton «IMPORT DB» Cliquer sur le bouton «exporter fichier Excel vide» Compléter le fichier sans modifier les colonnes. Seules les colonnes suivantes sont indispensables : - Nom sur le bouton 11
- Nom sur le ticket - Prix de vente TTC - Taux de tva Si vous n avez besoin des autres champs, laissez-les vides. Enregistrer le fichier sur votre ordinateur sous le format «xls» en cliquant sur l onglet «fichier» puis «enregistrer sous». A partir du logiciel, revenez sur l onglet «import db» et cliquer sur «importer fichier excel» Retrouver votre fichier sur votre ordinateur 12
Sélectionner votre fichier et cliquer sur «ouvrir» Et cliquer sur «valider» 13
Création d une famille ou d une sous famille de produit Dans l espace administration, cliquer sur «gestion familles de produits» et sur «créer», choisir «famille» ou «sous famille», remplissez les champs demandés et valider. NB : Si vous renseignez le taux de Tva, toutes les sous-familles et produits rattachés à cette famille aura le même taux par défaut. Modifier ou supprimer un produit Dans l espace administration, cliquer sur «gestion produits et stocks», sélectionner le produit dans la liste ou utiliser la fonction rechercher pour le trouver et cliquer sur «modifier» ou «supprimer». Modifier ou supprimer une famille ou une sous famille de produit Dans l espace administration, cliquer sur «gestion familles de produits», sélectionner le produit dans la liste et cliquer sur «modifier» ou sur «supprimer». Imprimer la liste des produits Dans l espace administration, cliquer sur «gestion produits et stocks», dans le cadre impression à droite, cliquer sur imprimer ou extrait sous format pdf ou excel. 14
Imprimer la liste des familles et sous familles de produits Dans l espace administration, cliquer sur «gestion familles de produits» et sur «imprimer». Vous pouvez aussi extraire cette liste sous fichier pdf ou Excel. Gestion des favoris Pour gagner du temps en caisse, vous pouvez lister les produits que vous vendez le plus et les afficher sur la caisse en cliquant sur le bouton «favoris» (étoile jaune). Pour créer la liste, aller dans «paramètres» puis sur «favoris» et cliquer sur «ajouter». Les Happy Hours Vous pouvez décider d appliquer une remise sur un produit ou appliquer des offerts (2 achetés = 1 offert par exemple) sur la journée ou sur une certaine plage horaires et le programmer. Pour cela, allez dans «paramètres» et «happy hours» et cliquer sur «ajouter un article». Les soldes En période de soldes, vous pouvez décider d appliquer une remise sur un produit de manière permanente sur une période donnée. Pour cela, allez dans «paramètres», «période soldes» et «ajouter un article». Créer un pack de produits Aller dans «gestion des produits et stocks», onglet «packages» puis cliquer sur «créer». Pour sélectionner les produits, cliquer sur «ajouter». Renseigner les champs demandés et cliquer sur «valider». Seuls les champs suivants sont indispensables : nom du produit sur le bouton, nom du produit sur le ticket, taux de TVA et prix de vente TTC). 15
LA GESTION DES COMPTES CLIENTS Créer un compte client Retourner sur la page d accueil du logiciel, cliquer sur «gestion comptes clients» et cliquer sur «créer», remplissez les champs demandés et valider. Modifier ou supprimer un compte client Retourner sur la page d accueil du logiciel, cliquer sur «gestion comptes clients», sélectionner le client et cliquer sur «modifier» ou «supprimer». Imprimer la liste des clients Retourner sur la page d accueil du logiciel, cliquer sur «gestion comptes clients» et cliquer sur «imprimer». 16
LA GESTION DE LA FIDELITE CLIENT Enregistrer des récompenses Aller dans «paramètres» et cliquer sur «fidélité». Vous pouvez enregistrer un avoir ou une remise à partir d un certain chiffre d affaire ou un certain nombre de passages. Valider. Le suivi des récompenses Depuis la caisse, sélectionner un compte client et vous verrez en haut à droite de l écran : - la récompense enregistrée - le montant ou le nombre de passage restant avant de validité cette récompense - le nombre de récompense en attente Imprimer une récompense Cliquer sur le bouton historique puis sur l onglet «récompenses». Sélectionner la récompense et sur le bouton «imprimer». NB : lorsqu une nouvelle récompense est créée, une fenêtre s ouvre depuis la caisse, cliquer sur consulter. 17
Une autre fenêtre s ouvre, sélectionner la récompense et cliquer sur imprimer. Utiliser une récompense Lorsqu un client vous présente son ticket de récompense, sélectionner le compte client depuis la caisse. Deux possibilités : - Cliquer sur «récompenses en attente» Ou - Cliquer sur le bouton «consulter». Dans la fenêtre qui vient de s ouvrir, sélectionner la récompense et cliquer sur «Valider la réception de la récompense». Une fois cette manip faite, la récompense apparait comme «reçue» et est déduit du montant à payer. 18
LA GESTION DES STOCKS Les entrées et sorties de stock Aller dans «gestion produits et stocks», onglet «Modif». Utiliser la fenêtre de recherche pour trouver le produit. Recherche par produit, par famille, par sous-famille. Cliquer sur le bouton stock en face du produit Taper un chiffre positif pour une entrée, un chiffre négatif pour une sortie et indiquer le motif du mouvement en cliquant sur la pavé. Vous pouvez sélectionner un motif dans ceux proposés. Pensez à valider! 19
Les alertes de stocks minimum Aller dans «gestion produits et stocks», à partir de fiches produits, renseigner le champ «stock minimal». Les alertes de stocks sont indiquées dans la fenêtre d accueil du logiciel. 20
LA GESTION DES INVENTAIRES Imprimer la liste des produits Aller dans «gestion produits et stocks», onglet «inventaire». Pour créer une liste, cliquer sur «créer». Commencer par donner un nom à votre liste. Sélectionner «tous les produits» OU filtrer par familles ou sous-familles, sélectionner «tous les produits», Cliquer sur «envoyer» et valider. Sélectionner la liste et cliquer sur «modifier». Enfin, cliquer sur «imprimer» (en pdf pour avoir une liste quadrillée). Saisir un inventaire Aller dans «gestion produits et stocks», onglet «modif». Suivre la procédure du chapitre «entrées et sorties de stocks» page 29. 21
LA GESTION DES FOURNISSEURS Créer un fournisseur Aller dans l onglet «fournisseur» et cliquer sur «créer». Renseigner les champs demandés et valider. Modifier ou supprimer un fournisseur Toujours dans l onglet «fournisseur», sélectionner le fournisseur et cliquer sur «modifier» ou sur «imprimer». Imprimer la liste des fournisseurs Dans l onglet «fournisseurs», cliquer sur «imprimer». 22
LA GESTION DES COMMANDES FOURNISSEURS Enregistrer une commande Aller dans «commandes réceptions», cliquer sur «créer». Commencer par choisir le fournisseur, puis sélectionner les produits et rentrer les quantités. Vous pouvez filtrer les produits par famille et sous familles de produits. Pensez à valider. Imprimer une commande Toujours dans l onglet «commandes réceptions», sélectionner la commande dans la liste, cliquer sur «modifier» et «imprimer». Enregistrer une livraison Suivez la même procédure que pour enregistrer une commande. Il faut juste cocher «reçu» en face de chaque produit. 23
LA CAISSE Son environnement 38 40 41 4 9 37 39 1 7 8 5 6 15 16 17 18 19 3 2 20 21 22 23 24 10 11 13 14 25 26 31 32 12 27 33 34 28 35 29 1. Pavé numérique 23. Editer une facture 2. Le caddie 24. Lancer l impression dans les points de service 3. Permet de saisir un code-barres à l aide du pavé 25. Indiquer le nombre de couverts sur une table 4. Permet d agrandir la fenêtre du caddie (pour les restaurants, snacks ) 5. Montant Total du caddie 26. Afficher le total à payer sur l afficheur 6. Rendu monnaie des produits 7. Nom de l utilisateur (vendeur) 27. Diviser un paiement entre plusieurs clients 8. Changer d utilisateur (vendeur) 28. Afficher les favoris (les produits les plus utilisés) 9. Modifier l affichage des colonnes 29. Permet d afficher les packs de produits du caddie 30. Accéder à l espace administration de la caisse 10. Liste des familles de produits 31. Mode de paiement : espèces 11. Liste des sous-familles de produits 32. Mode de paiement : chèque 12. Liste des produits 33. Mode de paiement : Carte Bleue 13. Rechercher un produit 34. Mode de paiement : Avoir-cadeaux 14. Modifier une fiche produit 35. Mode de paiement : tickets restaurant 15. Accéder à un compte client 36. Permet d afficher les pièces et les billets 16. Gestion des tables 37. Affichage du clavier numérique 17. Mettre un caddie en attente 38. Accéder au bureau de la caisse 18. Imprimer un duplicata de ticket 39. Fermeture du logiciel 19. Ouverture du tiroir-caisse 40. Article gratuit, retour produit et supprimer un 20. Faire une remise sur l ensemble des articles article (en cliquant sur la désignation) 21. Enregistrer un prélèvement en espèces 41. Modifier la quantité, la tva, le prix unitaire, la 22. Analyse du CA remise en % ou en en cliquant dessus 30 36 24
La mise au caddie Utiliser la douchette ou sélectionner le produit dans le pavé du bas en triant les produits par famille et sous-familles ; ou en utilisant la fonction chercher un produit (point 13 dans le schéma). Si le code-barres est illisible à la douchette, taper sur le bouton code-barres (point3 du schéma précédent) et taper le code-barres à l aide du pavé numérique. S il y a plusieurs articles identiques, taper d abord la quantité sur le pavé numérique. Choix du mode de paiement Cliquer sur l un des boutons «chèque», «carte», «espèce», «Ticket R», «avoirs-cadeaux» ou «Billets/Pièces». La fonction «Billets/pièces» permet de sélectionner des boutons aux formes des billets et les pièces donnés par le client. Pour le calcul du rendu-monnaie, tapez le montant sur le pavé numérique, puis taper sur le bouton «espèces». Le montant s affiche à haut à droite. Pour le paiement par ticket restaurant, tapez le montant puis sur le bouton «ticket restaurant». Le montant est déduit du montant total à payer. Si le montant du ticket restaurant est supérieur, taper 2 fois sur le bouton «ticket restaurant». Modifier un mode de paiement suite à une erreur Cliquer sur le bouton «CA», sélectionner l opération puis dans la colonne «paiement» modifiez le mode à l aide du menu déroulant. Diviser un paiement Mettez vos produits au caddie et cliquer sur le bouton «diviser». 25
Deux possibilités : Diviser en parts égales ou diviser en fonction des produits. Cliquer sur l onglet en fonction de votre choix. Diviser en parts égales Cliquer sur l onglet «personnaliser l impression». Indiquer le nombre de parts. Renseigner la désignation (exemple : 1 part ou 1 repas), indiquer une unité si besoin (facultatif) et valider. Sélectionner le mode de paiement. 26
Le montant de la part est déduit du montant total. Renouveler l opération (désignation + mode de paiement) jusqu à ce que le montant soit à 0. Diviser en fonction des produits Cliquer sur fractionner un ticket. Puis sélectionner les produits relatifs au premier paiement. Sélectionner le mode de paiement. Renouveler l opération jusqu à ce qu il ne reste plus de produits dans le pavé de gauche. 27
Pour imprimer une facture Après avoir choisi le mode de paiement, taper sur le bouton «facture» de la caisse. S il n est pas affiché, reportez-vous au chapitre «la visibilité des boutons de la caisse» page 5. Mettre un caddie en attente Avant de sélectionner le mode de paiement, cliquez sur le bouton «attente» de la caisse, le bouton se met alors à clignoter pour vous rappeler qu il y a un client en attente. Pour reprendre le caddie, retaper sur le bouton «attente» et cliquez sur la flèche verte. Vous pouvez aussi imprimer le ticket en attente en cliquant sur le bouton «imprimer». Modifier la quantité d un article saisi Sur le caddie, cliquez sur la quantité de l article concerné, une petite fenêtre s ouvre, saisir la nouvelle quantité et cliquer sur valider. Modifier le prix d un article sur la caisse Sur le caddie, cliquez sur le prix de l article concerné, une petite fenêtre s ouvre, saisir le nouveau prix et cliquer sur valider. Cette manipulation ne modifie le prix d origine renseigné dans la fiche produit. Modifier le taux de tva sur la caisse Sur le caddie, cliquez sur le taux de TVA de l article concerné, une petite fenêtre s ouvre, saisir le nouveau taux et cliquer sur valider. Cette manipulation ne modifie le taux de TVA d origine renseigné dans la fiche produit. 28
Supprimer un article Sur le caddie, cliquer sur la désignation de l article concerné. Une fenêtre s ouvre, cliquer sur le bouton «supprimer la ligne». Offrir un article Sur le caddie, cliquer sur la désignation de l article concerné. Une fenêtre s ouvre, cliquer sur le bouton «Article gratuit». Les remises Pour une remise sur 1 article du caddie : Cliquer sur la colonne «remise» (en % ou en ) de l article souhaité, puis taper le nouveau montant et valider. Pour une remise sur l ensemble du caddie : Taper sur le bouton «remise» de la caisse, sélectionner le mode «pourcentage» ou «montant» puis taper le montant et valider. Pour attribuer une remise permanente à un client : Accéder à la fiche client et renseigner le champ «remise». Pour attribuer une remise permanente à un produit : Accéder à la fiche produit et remplissez le champ «remise». Les avoirs Taper le montant sur le pavé numérique et taper sur le bouton «avoir/cadeaux» de la caisse. Ouverture du Tiroir-caisse Taper sur le bouton tiroir-caisse de la caisse. Accéder à un compte client depuis la caisse Cliquer sur le bouton «client» puis sélectionner le compte client souhaité. Si besoin, vous pouvez effectuer une recherche par nom (client ou contact), adresse, téléphone, mail, site web ou code-barres (carte de fidélité). 29
Après avoir choisi le compte client, vous pourrez alors effectuer un encaissement à son nom, modifier son compte, mettre un encaissement en compte, utiliser un avoir, visualiser ses factures ou encore gérer les récompenses. Modifier un compte client depuis la caisse Sélectionner le compte client depuis la caisse et cliquer sur le bouton «modifier le compte». Modifier ou ajouter une fiche produit depuis la caisse Cliquer sur la touche «modifier». et sélectionner la fiche produit. Pour ajouter une fiche produit depuis la caisse, cliquez sur le bouton «ajouter». 30
Mettre un encaissement en compte Après avoir sélectionné les articles, cliquer sur «compte client», sélectionner le client et cliquer sur «mettre en compte». Cela nécessite que vous ayez renseigné un montant d en-cours dans son compte. Si ce n est pas le cas, accéder à sa fiche et renseignez-le. Le regroupement de facture ETAPE 1 : RENSEIGNER LE MONTANT MAXIMUM DE L ENCOURS Accéder à la fiche client et renseigner le champ «encours» et cliquer sur le bouton «valider». ETAPE 2 : METTRE LES FACTURES EN COMPTE Depuis la caisse, sélectionner le compte client, procéder à l encaissement et cliquer sur «mettre en compte». Le montant indiqué est celui de l encours restant. ETAPE 3 : REGROUPER LES FACTURES Depuis la caisse, sélectionner le compte client et cliquer sur «historique». Sélectionner le bouton «période», indiquer les dates puis valider. 31
Cliquer sur l une des factures en compte puis sur le bouton «facture». Sélectionner les factures que vous souhaitez regrouper. Le cumul des produits s inscrit à droite. Cliquer sur valider. Vous pouvez dans l ordre que vous souhaitez, sélectionner le mode de paiement et/ou imprimer un ticket ou une facture globale, en utilisant les boutons ticket ou pdf. Gérer les récompenses Dans l onglet fidélité et paramètres de l espace administration, il est possible d attribuer une remise ou un avoir lorsqu un certain CA est atteint ou à partir d un certain nombre de passage en caisse. Quand cela arrive, le message «ce client possède une récompense en cours» apparaît sur la caisse, cliquer d abord sur «visualiser», ensuite sélectionner la récompense et cliquer sur «valider» puis sur «imprimer» pour obtenir le bon à remettre au client. La récompense sera valable sur le prochain achat sur présentation de ce ticket. Editer un «X» ou un «Z» en fin de journée A n importe quel moment de la journée cliquer le bouton «CA» de la caisse puis sur «impression d état» ou «récapitulatif compta» pour obtenir un «X» ou un «Z». A minuit la fin de journée s enregistre automatiquement. 32
LA GESTION COMPTABLE La liste des factures Pour accéder à la liste des factures, aller dans «gestion compta», onglet «liste des factures». Vous pouvez utiliser les filtres : par vendeur, par service, à la journée, par période, factures payées, factures impayées. A partir de là, vous pouvez soit imprimer, exporter sous fichier pdf ou excel votre liste ou une facture en particulier. Le palmarès des ventes Pour accéder au palmarès des ventes, aller dans «gestion compta», onglet «palmarès des ventes». Vous pouvez utiliser les filtres : par famille, par sous familles, par client, par fournisseur, par vendeur, par service, par période. A partir de là, vous pouvez soit imprimer, exporter sous fichier pdf ou excel votre liste. Le bilan des ventes Pour accéder au bilan des ventes, aller dans «gestion compta», onglet «bilans quantités vendues». Vous pouvez utiliser les filtres : par produit, par famille, par service, par période. A partir de là, vous pouvez soit imprimer, exporter sous fichier pdf ou excel votre liste. L impression Etat Sur l impression Etat est indiqué : - Les numéros des tickets - les taux et les montants de la TVA - Les dates - les pourcentages et les montants des remises - Les heures - les totaux HT - Les noms des clients - les totaux TTC - Les modes de règlement 33
Sélectionner le jour ou la période ou le service puis cliquer sur le bouton imprimer, ou excel ou pdf. Le récapitulatif comptable Sur le récapitulatif comptable est indiqué : - Nombre de multi-paiements - Totaux remises - Nombre de transaction - Total TTC - Nombre de supprimés - Marge - Nombre de retours - Panier moyen - Totaux HT - Total supprimés - Totaux TVA - Total retours - Totaux TTC - Gestion cash Sélectionner le jour ou la période ou le service puis cliquer sur le bouton imprimer, ou excel ou pdf. Vous pouvez choisir ce que vous voulez voir apparaître sur le récapitulatif comptable. Reportez-vous au chapitre «Le paramétrage d impression du récapitulatif comptable» page 7. 34
L IMPRESSION DES CODES-BARRES Allez dans l espace administration, cliquez sur «gestion des produits et stocks» puis cliquez sur le bouton «codebarres». SELECTIONNER LE(S) PRODUIT (S) Tout d abord, sélectionner un produit en cliquant sur le bouton «ajouter», cocher les produits concernés (60 maximum) et valider. REGLAGES DES DONNEES A IMPRIMER Cliquer sur la désignation du produit et cocher les données que vous souhaitez imprimer sur vos étiquettes : - Le code-barres - les chiffres du code-barres - le nom du produit - Le prix - l unité - les observations - Les précisions 35
Pour insérer le logo de l entreprise, cliquer sur le bouton «logo». Le nombre correspond au nombre d étiquette identique que vous souhaitez. Déterminer l ordre d affichage des données avec les flèches dans le pavé «ordre». Pensez à valider. REGLAGE DES PARAMETRES D IMPRESSION -Régler l orientation de votre papier -Régler la taille de la police de caractère - Régler les marges d impression - Régler la taille des interlignes - Régler le nombre de colonne - Régler la taille des inter-colonnes IMPRIMER Cliquer sur le bouton «imprimer». Nous vous conseillons de d abord l enregistrer en «pdf» et de l imprimer à partir de celui-ci. Si pouvez imprimer une étiquette depuis la caisse, en cliquant sur la désignation du produit puis «imprimer article». 36
L AGENDA Planning et prise de notes Le planning et visible sur la page d accueil. La date du jour est en vert. Pour créer une note, sélectionner la date et cliquer sur la croix verte. Pensez à valider. Lorsqu une note existe, la date est entourée en rouge. Pour la visualiser, la modifier ou la supprimer, cliquer sur la date. 37
SPECIAL RESTAURATION LES REGLAGES Réglage de l affichage des boutons sur la caisse. Il faut commencer par régler l affichage des boutons sur la caisse. Allez dans paramètres et cliquer sur «gestion visibilité boutons». Cocher les cases «bouton tables», «bouton couverts» et «bouton PDS». 38
Réglage des points de service Retourner sur l accueil et cliquer sur le bouton «PDS». Cliquer sur le bouton «créer PDS» Donner un nom à votre point de service, rattacher une imprimante et cliquer sur valider. ATTENTION seules les imprimantes connectées à la caisse figurent sur la liste (connexion par câble Ethernet ou par USB ou en Wifi). 39
Réglage de l impression Dans chaque fiche produit, rattacher votre produit à son point de service. Exemple sur un menu : Martini PDS : Bar pour une impression au Bar Entrée PDS : Cuisine pour une impression en cuisine Plat PDS : Cuisine pour une impression en cuisine Dessert PDS : Cuisine pour une impression en cuisine Réglage des horaires de service Dans les paramètres, cliquer sur le bouton «horaires de service». Cliquer sur le bouton «ajouter». 40
Modifier le nom du service si nécessaire, indiquer les heures et valider. Renouveler l opération si nécessaire. NB : la création d horaires de service vous permettra notamment d enregistrer des encaissements réalisés après minuit sur la comptabilité de la veille. 41
LA GESTION DES SALLES ET DES TABLES La création des salles Il vous faut d abord créer vos salles, allez dans paramètres et cliquer sur «plan de tables». Commencer par donner un nom à votre table, lui donner une couleur et cliquer sur ajouter. NB : il est important de nommer les tables sinon lorsque vous les mettrez en attente, elles fusionneront à l impression. 42
Lorsque vous créez plusieurs salles, des onglets vont s ajouter. Lors de la création, dans le visuel, les salles se superposent. Pour visionner toutes les salles, faites un clic gauche dessus, maintenez appuyer et faites là glisser. La création des tables Cliquer sur la salle où vous souhaitez créer une table. Donner un nom à votre table, une forme et une couleur et cliquer sur ajouter. 43
Sur le même principe que les salles, les tables se superposent lors de la création. Pour visionner toutes les tables, faites un clic gauche dessus, maintenez appuyer et faites là glisser. Lorsque vous avez fini, cliquez sur valider. Enregistrer une commande Cliquer sur le bouton «table», puis sur la salle et la table souhaitée. NB : Pour visionner l ensemble de tables, cliquez sur «toutes les salles». 44
Après avoir sélectionné la table, vous revenez sur la caisse. Cliquer sur le bouton «couverts». Taper sur le nombre de couverts et valider. Enregistrer votre commande. Puis cliquer sur le bouton «PDS» de la caisse pour lancer les impressions dans les différents points de service. Votre commande va se mettre en attente et le bouton «attente» va se mettre à clignoter. Encaisser une commande Cliquer à nouveau sur le bouton «attente». Cliquer sur la flèche verte de la table que vous souhaitez encaisser. 45
Le logiciel vous affiche la commande. Choisissez un mode de paiement. Si vous souhaitez diviser le paiement, reportez-vous au chapitre «diviser un paiement» page 11. 46
LA SAUVEGARDE DE LA BASE DE DONNES La sauvegarde manuelle Pour faire une sauvegarde manuelle, aller dans «administration», puis «paramètres» et «sauvegarde de données». Enfin, cochez «sauvegardes manuelles», cliquer sur «ajouter» et enregistrer le fichier sur votre ordinateur. NB : si vous avez déjà fait une sauvegarde manuelle, sélectionner la et cliquer sur le bouton «actualiser». Cette manip va écraser l ancienne sauvegarde. La sauvegarde automatique A chaque fermeture du logiciel, une sauvegarde automatique est réalisée en local, sur le disque dur de la caisse. SASU COQUELIPOS 39 grande rue 55130 Saint Joire Tel : 03 72 62 00 05 / 06 66 66 20 26 Mail : coquelipos@gmail.com - Site : http://logiciel-de-caisse-enregistreuse.fr/ - SIRET 823 248 083 00011 47