15/07/2013 LE TELETRAVAIL Guide opérationnel Mary SVAY Myriama SAHRAOUI Hezia MEKDAD P age 1 34
Sommaire Préambule...3 Benchmark...4 Sur quoi repose le télétravail?...5 Qui est éligible au télétravail?...8 Où puis-je télétravailler?...9 Quelles sont mes heures de travail?... 10 Quelles est la fréquence du télétravail?... 12 Comment s organise le télétravail?... 13 Quel est l intérêt du télétravail / généralisation?... 22 Quels sont les frais pris en charge?... 23 Quels sont les gains économiques pour l entreprise?... 25 Conclusion... 26 Bibliographie Webographie... 27 Annexes... 28 P age 2 34
Préambule Le télétravail est une forme d organisation et/ ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l information dans le cadre d un contrat de travail et dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière (ANI 19 juillet 2005). Ce présent guide, s inscrit dans la lignée de l Accord National Interprofessionnel du 19 Juillet 2005. La Direction soucieuse de faciliter l organisation du travail, met à votre disposition ce guide opérationnel qui vous permettra de connaître le cadre légal, les bonnes pratiques d entreprises qui ont pu le mettre en place et nos préconisations. Le télétravail est une forme innovante d organisation du travail, mettant en avant souplesse et flexibilité et reposant sur la confiance mutuelle entre collaborateur et hiérarchie. Il peut aussi faciliter la vie des salariés dans les différentes étapes de leurs parcours professionnel. Des entreprises ont définis, en respectant les mentions légales, des conditions et des modalités d application dans un accord collectif. Les objectifs principaux de mise en place du télétravail, tels que mis en avant dans les préambules des accords, résident dans un souhait de : - Prendre en considération et encourager des évolutions «de la Société, des nouvelles technologies.» (Accord Michelin du 12 mai 2009). L Accord France Télécom du 17 mai 2013 souligne cet objectif également «Le Groupe France Télécom, à travers son innovation dans les technologies de l information et de la communication développe et promeut des outils facilitant ce type d usages». - Permettre aux salariés de bénéficier de meilleures conditions de travail, comme le précise CAP GEMINI dans son Accord du 20/07/2011 «Cela permet notamment de réduire les problèmes et la pénibilité des trajets quotidiens et déplacements» ou AXA qui énonce dans son Accord du 19/02/2013 «.. un moyen pour les salariés, de mieux concilier leur vie professionnelle et leur vie personnelle.». Beaucoup des accords présents dans le benchmark ci-après évoquent la notion du «bien-être» et/ou «souplesse et flexibilité» - Respect de l environnement (exemple : Accord Accenture du 19/01/2010 et Accord Renault du 22 juin 2010). Nous souhaitons aussi nous inscrire dans une démarche de développement durable et réduire notre empreinte carbone. P age 3 34
Benchmark Formes de télétravail Nbre de jours de télétravail à domicile par semaine Période probatoire Durée Délai de prévenance Délai de prévenance Réversibilité CDD/CDI Mise à Participation financière connexion Bénéficiaires disposition Internet et énergie Statuts concernés Conditions ancienneté d'un ordinateur portable prime note de frais Mise à disposition solution téléphonie Participation financière Mobilier Mise à disposition mobilier Autre participation financière ATOS ORIGIN Accord du 15 avril 2010 Télétravail domicile alterné 2 jours 3 mois 1 semaine 2 semaines CDI tous 6 mois OUI 20 par mois sur justificatifs OUI 50% du cout achat mobilier par le salarié (bureau+fauteuil+caisson) dans la limite de 200 TTC RENAULT Accord du 22 janvier 2007 1 jour minimum Frais d'installation Employés, AM, Sur demande : siège et avenant le 22 juin 2010 Télétravail domicile alterné 4 jours maximum 3 mois 2 semaines 1 mois CDD/CDI cadres aucune OUI 12 brut par mois OUI ergonomique et caisson prime forfaitaire de 100 FRANCE TELECOM Télétravail domicile alterné de 1 jour minimum Accord du 17 Mai 2013 Télétravail en bureau satellite à 4 jours maximum présence au moins 2 jours au Télétravail occasionnel sein de l'équipe 3 mois 1 mois 2 mois CDD/CDI tous OUI prise en charge par France telecom OUI Sur demande : bureau, siège ergonomique et caisson Frais d'installation prime forfaitaire de 150 si la durée du télétravail est au moins égale à 3 mois MICHELIN Accord du 12 mai 2009 Télétravail domicile alterné travailler au 2 jours 3 mois 2 semaines 1 mois CDI moins à 80% 6 mois OUI maxi 30 par mois OUI Sur demande : siège, repose pieds, casque audio et clavier ergon. ALCATEL LUCENT maxi 26 par mois Accord du 18 janvier 2008 Télétravail domicile alterné 2 jours 3 mois 2 semaines 2 semaines CDI tous aucune OUI sur justificatif OUI ACCENTURE France Accord du 19 janvier 2010 Télétravail domicile alterné de 1 jour minimum à 3 jours maximum 2 mois 4 semaines pour l'employeur 2 semaines pour le salarié 2 mois CDD/CDI tous aucune OUI Maxi 30 brut par mois (télétravail 2 jours par semaine. Maxi 15 par mois (1 jour de télétravail / semaine) OUI Max de 250 TTC (télétravail 2 jours par semaine) sur justificatifs. Versé à la fin de la période d'adaptation Prime de panier d'un montant de 5,19 par jour de télétravail CANAL + Accord du 30 Juin 2011 Télétravail domicile alterné Télétravail exceptionnel Présence au moins 4 jours par semaine (3 jours pour les temps partiels) 2 mois 15 jours cadres ou agents de maîtrise Exceptionnelle: 1 mois CDI CDI senior, Fin de PE OUI handicap, situation familiale particulière remboursement sur note de frais AXA Accord du 19 février 2013 Télétravail alterné 3 jours ouvrés par semaine en entreprise, 2 jours ouvrés au domicile 3 jours au domicile, 2 jours en locaux (cas exceptionnels) 3 mois CDI administratifs 2 ans OUI OUI CAPGEMINI 1 ou 2 jours Fin de PE Télétravail alterné Présence minimum de 3 1 mois 1 mois CDI / CDD CDD > ou = 12 Accord du 20 Juillet 2011 jours en entreprise mois OUI OUI (diagnostic électrique) max 300 TTC OUI OUI P age 4 34
Sur quoi repose le télétravail? CADRE LEGAL BONNES PRATIQUES ACCORD IMPERATIF DU SALARIE ET DE L EMPLOYEUR La mise en place du télétravail, repose tout d abord sur un accord impératif du salarié et de l employeur et le refus du salarié d accepter le passage à cette forme de travail ne constitue pas un motif de sanction ou de rupture de son contrat de travail ANI du 19/07/2005 «Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et l employeur concernés». «Si un salarié exprime le désir d opter pour un télétravail, l employeur peut, après examen, accepter ou refuser cette demande». «Le passage au télétravail, en tant que tel, parce qu il modifie uniquement la manière dont le travail est effectué, n affecte pas la qualité de salarié du télétravailleur. Le refus d un salarié d accepter un poste de télétravailleur n est pas, en soi, un motif de rupture de son contrat de travail». Demande de télétravail à l initiative du salarié La majeure partie des Entreprises, CANAL+ (Accord du 12/09/2012), GROUPE ATOS (Accord du 15 avril 2010), France Telecom (Accord du 17 mai 2013) précise qu une demande écrite doit être faite par le salarié auprès de son supérieur hiérarchique, en mettant en copie le service des Ressources Humaines. Des entreprises comme CAP GEMINI (Accord du 20/07/2011) ou AXA (accord du 19/02/2013) prévoient également un entretien. Le délai moyen maximum de réponse est d un mois. Pour AXA il est de 2 mois. Le refus éventuel de l employeur doit généralement faire l objet d une réponse «écrite et motivée» comme l exprime France Télécom et ATOS ORIGIN dans leurs Accord respectifs. L entreprise CAP GEMINI précise «les principaux motifs de refus de passage en télétravail : Le non-respect des conditions d éligibilité, des raisons d impossibilité techniques, des raisons de sécurité et de confidentialité des informations et données traitées pour des secteurs comme la défense ou les Télécommunications, d une désorganisation réelle au sein de l activité, ou d une autonomie insuffisante du salarié, celle-ci étant indispensable pour effectuer un travail en étant isolé». En cas de refus, un recours peut être possible pour le salarié dans le cadre d un entretien avec la Direction des Ressources Humaines (ATOS ORIGIN : «Le collaborateur pourra demander un entretien à son Responsable des Ressources Humaines en cas de contestation des motivations du refus») ou la Commission de Suivi (ACCENTURE : «En cas de litige, la commission de suivi du présent accord pourra être saisie»). Demande de télétravail à l initiative de l employeur Les modalités de demande de passage au télétravail, quand celle-ci est initiée par le supérieur hiérarchique, ne sont pas toujours précisées dans les accords. Certains accords comme celui d ACCENTURE et CAP GEMINI font apparaître une procédure de demande écrite au même titre que pour le salarié. Préconisations : La demande de télétravail à l initiative du salarié doit être formalisée par écrit, au manager et au service RH. Notre délai de réponse est d un mois maximum. Que la demande du salarié fasse l objet d une acceptation ou d un refus, un entretien est organisé entre le responsable hiérarchique, le responsable ressources humaines et le salarié afin de : - Développer les raisons qui ont motivées le refus ou - Développer les modalités de mise en place de la nouvelle forme de travail et lui remettre l avenant et Autres documents prévus à cet effet. A noter qu un entretien supplémentaire ultérieur avec la RH ou un recours auprès de la commission de suivi peut être sollicité par le collaborateur. P age 5 34
FORMALISATION DU TELETRAVAIL APRES ACCORD DES DEUX PARTIES Dans le cadre d une embauche, le télétravail sera inscrit dans les conditions d exécution du travail dans le contrat. Si le télétravail se fait à postériori, avec accord des deux parties, il fera l objet d un avenant. Le passage au télétravail est obligatoirement soumis à une période d adaptation CADRE LEGAL ANI du 19/07/2005 «le télétravail peut faire partie des conditions d embauche du salarié ou être mis en place, par la suite, sur la base du volontariat. Dans ce cas, il doit faire l objet d un avenant au contrat de travail». «Dans tous les cas l employeur fournit par écrit au télétravailleur l ensemble des informations relatives aux conditions d exécution du travail y compris les informations spécifiques à la pratique du télétravail telles que le rattachement hiérarchique, les modalités de compte-rendu et de liaison avec l Entreprise, ainsi que celles relatives aux équipements, à leurs règles d utilisation, à leur coût et aux assurances, etc.». «En cas d accord pour passer au télétravail, une période d adaptation est aménagée pendant laquelle chacune des parties peut mettre fin à cette forme d organisation du travail moyennant un délai de prévenance préalablement défini. Le salarié retrouve alors un poste dans les locaux de l Entreprise correspondant à sa qualification.» BONNES PRATIQUES CONTRAT DE TRAVAIL ET AVENANT La formalisation du passage en télétravail par un avenant est bien précisée dans les accords. «Ces informations seront formalisées dans un avenant au contrat de travail» (ALCATEL accord du 18/01/2008), «Conformément à l article 1 er du 19 juillet 2005, le télétravail est formalisé obligatoirement dans un avenant au contrat de travail du salarié.» (CAP GEMINI) Durée La durée de départ de l avenant au télétravail est en général d un an. Cette période est renouvelable pour la même durée, avec accord formalisé, pour la même durée comme le précise la plupart des accords. (MICHELIN, ATOS ORIGIN, AXA, France TELECOM ). ALCATEL quant à lui prévoit un renouvellement d un an par «tacite reconduction». CANAL + prévoit un bilan avant la fin de la première période. «Avant l arrivée à échéance de l avenant, un bilan sur les avantages et contraintes que chacun tire de ce mode d organisation pourra être fait avec le Manager afin d apprécier l opportunité de le reconduire ou non.». Période d adaptation Les durées de période d adaptation, à compter du passage initial au télétravail, sont en général comprises entre 1 et 3 mois selon les entreprises (cf. : benchmarck). AXA précise que cette période permet «notamment de tester le bon fonctionnement des applications informatiques au domicile du salarié ainsi que le degré de compatibilité avéré de l activité du collaborateur avec ce mode d organisation du travail». Le délai moyen de prévenance pour mettre un terme au télétravail, au cours de la période d adaptation, est en général de 2 semaines (cf. : benchmarck). Ce délai peut éventuellement être réduit comme précisé par ATOS ORIGIN «Durant les 3 premiers mois de télétravail (de date à date), l Entreprise comme le salarié peuvent mettre fin au télétravail à tout moment à condition de respecter un délai de prévenance d une semaine sauf accord entre les deux parties pour un délai plus court». Préconisations : Le passage au télétravail est formalisé par un avenant d une durée initiale d un an, renouvelable pour la même durée. Un peu avant l issue de la première période un entretien est organisé pour faire un bilan. La période d adaptation est de 3 mois. Pendant cette période, l une ou l autre des parties peut mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance de 15 jours. (réduction du délai possible pour cas exceptionnels). P age 6 34
FORMALISATION DU TELETRAVAIL APRES ACCORD DES DEUX PARTIES A la fin de la période d adaptation au télétravail, préalablement fixée. L une ou l autre des parties, peut décider d y mettre fin. Dans ce cadre, un procédé est à préciser. CADRE LEGAL ANI du 19/07/2005 «Si le télétravail ne fait pas partie des conditions d embauche, l employeur et le salarié peuvent, à l initiative de l un ou de l autre, convenir par accord d y mettre fin et d organiser le retour du salarié dans les locaux de l Entreprise. Les modalités de cette réversibilité sont établies par accord individuel et/ou collectif.» «Si le télétravail fait partie des conditions d embauche, le salarié peut ultérieurement postuler à tout emploi vacant, s exerçant dans les locaux de l Entreprise et correspondant à sa qualification. Il bénéficie d une priorité d accès à ce poste.» Réversibilité BONNES PRATIQUES Les accords des Entreprises font en majorité mention de la réversibilité et en définissent la méthode. Les raisons du recours à la réversibilité ne sont pas forcément indiquées mais ATOS ORIGIN évoque qu «A tout instant, des nécessités opérationnelles ou la survenance de circonstances particulières liées notamment à des raisons personnelles peuvent ne plus permettre au télétravailleur d assurer son travail à domicile». Un délai de prévenance est instauré. Conformément au Benchmarck présenté, ce délai varie d une entreprise à une autre (de 2 semaines à 2 mois). Cependant, celui-ci peut être écourté (exemple : CANAL+ «Chacune des parties sera libre de mettre fin unilatéralement au télétravail sous réserve d un délai de prévenance de 15 jours, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai». Certaines entreprisew comme FRANCE TELECOM introduisent la forme de notification de la réversibilité dans leur accord «Le passage au télétravail est réversible tant à l initiative du salarié que du manager. La réversibilité à la demande du manager est motivée par écrit». Les accords font mention du fait que le salarié reprendra son poste. Certains accords indiquent que la réversibilité implique «un retour dans les locaux de l Entreprise et dans son équipe de travail, les parties convenant que les situations particulières seront étudiées» (France TELECOM et ATOS ORIGIN). Suspension Une éventuelle suspension de l activité du salarié en télétravail est prévue dans certains accords Au sein d ATOS ORIGIN «Des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels peuvent amener l entreprise à suspendre pour une courte durée la situation de télétravail sans pour autant que cela remette en cause l organisation du travail en mode télétravail. De même, des circonstances exceptionnelles auxquelles le collaborateur doit faire face et qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions dans son lieu habituel de télétravail peuvent légitimer une suspension de la situation de télétravail pour une courte durée sans que soit remis en cause sa qualité de télétravailleur». Les accords CANAL+ et ALCATEL invoquent dans le cadre de «nécessité opérationnelle» une suspension provisoire du télétravail à l initiative de l employeur. (l accord CANAL+ prévoit un délai de prévenance d une semaine). Préconisations : La réversibilité (employeur ou salarié) est sollicitée par écrit, en respectant un délai de prévenance de 2 mois afin d organiser au mieux le retour du salarié dans les locaux de l entreprise. Ce délai peut être écourté, d un commun accord, en cas d obligations particulières. Il faut prévoir une suspension éventuelle en cas de circonstances exceptionnelles pour le salarié ou impératifs pour l employeur. P age 7 34
Qui est éligible au télétravail? CADRE LEGAL BONNES PRATIQUES DEFINIR LA POPULATION POUVANT ACCEDER AU TELETRAVAIL Il est important de définir la population de l Entreprise pouvant accéder au télétravail. Plusieurs paramètres sont à prendre en compte de la nature du contrat en passant par la compatibilité entre le télétravail et le poste occupé par le salarié et ses aptitudes à adhérer à cette forme de travail. La législation ne prévoit pas d éléments quant aux critères d éligibilité au télétravail dans l entreprise. Les accords d Entreprises précisent bien les critères d éligibilité au télétravail. Ils existent plusieurs conditions : Type de contrat : Conformément à notre Benchmark, les entreprises ouvrent l accès au télétravail, à tous les salariés quel que soit leur statut (Employés, AM, Cadre) essentiellement en CDI et en en moins grand nombre aux salariés en CDD et ne précise pas forcément de notion d ancienneté. Cependant, il peut être requis, comme au sein de CAP GEMINI ou CANAL +, que le passage en télétravail soit possible à l issue de la période d essai. L accord ATOS ORIGIN dans son accord exige que le salarié justifie d une ancienneté minimum. «Il s applique à l ensemble des collaborateurs des Sociétés Françaises du Groupe Atos Origin travaillant sur le territoire Français en contrat à durée indéterminée, justifiant d une ancienneté de 6 mois au sein du Groupe.» L accord CAP GEMINI précise que l accès au télétravail pour les salariés en CDD n est possible que «pour une durée du contrat de travail de travail supérieure ou égale à 12 mois.» Capacités requises et emplois concernés : Les entreprises ont stipulé dans leur accord que le télétravail impliquait certaines capacités et une compatibilité de poste nécessaire. L autonomie est une qualité requise de façon récurrente. (exemple : dans l accord AXA «autonomes sur leur situation de travail et dont les activités sont compatibles avec une organisation sous forme de télétravail, notamment au regard de leur degré de confidentialité telle qu apprécié en considération des impératif de la CNIL». L accord MICHELIN précise dans sa partie intitulée bénéficiaires «Tous les métiers et postes ne sont pas compatibles avec le télétravail. La compatibilité dépend du pourcentage de tâches télétravaillables, de l organisation du travail du salarié, de ses relations avec ses clients, de ses relations avec ses clients, ses collègues, son hiérarchique et de l activité de son équipe.» Préconisations : L accès au télétravail est pour tout le personnel en CDI. Les salariés en CDD peuvent également accéder à cette forme de travail, mais uniquement si la durée de leur contrat est établi pour une durée supérieure à un an. En tout état de cause, les salariés ne doivent pas faire l objet d une période d essai et justifier d une ancienneté minimum de 6 mois. La compatibilité de poste et les aptitudes requises pour le télétravail sont préalablement étudiées avec le service ressources humaines et les responsables hiérarchiques. P age 8 34
Où puis-je télétravailler? CADRE LEGAL DEFINIR LES LIEUX DE TELETRAVAIL Selon l article 6 de l ANI, l'employeur doit respecter la vie privée du salarié, mais doit être joignable durant des plages préalablement définies ensemble. A noter, des dispositions particulières de surveillance peuvent être mises en place. Elles doivent être «pertinentes et proportionnées à l'objectif poursuivi», le salarié «doit en être informé» et avec consultation des instances représentatives du personnel. Art. 7, l'employeur s'assure de la mise à disposition des outils nécessaires au télétravail, de sa maintenance et des coûts engendrés. Art 8 le télétravailleur est soumis et informé des règles en matière d'hygiène et de sécurité, au même titre qu un salarié dans les locaux de l'entreprise. Le lieu de télétravail, peut être inspecté à l'initiative de l'employeur, salarié ou des représentants du personnel en respectant les modalités prévues par les dispositions légales ou conventionnelles. BONNES PRATIQUES Après avoir consulté différents accords de société, tel que Air France, il doit respecter «un éloignement raisonnable du lieu d implantation». Selon l accord France Télécoms, cela peut être un «bureau satellite». L accord Atos prévoit un autre lieu que le domicile sous condition qu il soit déclaré et ne soit pas un frein aux contraintes techniques. Préconisations : Nous préconisons pour notre société un environnement de travail, habituel et permettant la concentration. L autorisation est conditionnée à la conformité des installations électriques et des vérifications obligatoires. Il sera autorisé un lieu tiers selon les critères ci-après. 1. Le domicile Le télétravailleur privilégiera son domicile pour télétravailler. En effet, le salarié doit faciliter la mise en place et les vérifications nécessaires. A leur initiative, le salarié ou les représentants du personnel pourront faire une demande préalable de vérification électrique de son installation et du lieu. Si celle-ci n est pas conforme, l entreprise pourra prendre en charge une partie des travaux à réaliser. (cf Quel est coût du télétravail?). 2. Un lieu tiers Le salarié pourra effectuer son télétravail dans un lieu tiers. Il devra prévenir son manager et obtenir son accord. Un délai devra être respecté de 1 mois. Le lieu devra être un lieu considéré comme habituel (2 jours par semaine minimum), tel que par exemple une résidence secondaire. Un bureau satellite de la société pourra être demandé : le salarié et sont responsable devront prendre contact avec les ressources humaines afin de demander l accord auprès de l établissement d accueil. Cependant, aucun détail n est indiqué sur les obligations du lieu de travail dans l ANI. P age 9 34
Quelles sont mes heures de travail? CADRE LEGAL FIXER L ORGANISATION DU TRAVAIL Selon l ANI, l employeur fixe «en concertation avec le salarié, les plages horaires durant lesquels il peut le contacter». Il ne précise pas les jours dédiés au télétravail. BONNES PRATIQUES Des accords d entreprise précisent les jours de travail, dont la plupart sont en «journées entières». - Chez Alcatel et Capgemini, l accord prévoit deux jours maximum par semaine. - Axa prévoit 2 jours ouvrés maximum en télétravail - Orange autorise le télétravail selon un volume de jours par an et le télétravail occasionnel (pas d avenant à signer). - Accenture ne précise par le nombre de jours à effectuer en télétravail. Le télétravail ne doit pas modifier l activité habituelle, la charge de travail, ou l amplitude de travail applicable en temps normal, lorsque le collaborateur effectue sa mission dans les locaux d Accenture. - Renault autorise à un jour par semaine le télétravail. - Capgemini prévoit dans son accord un maximum de 2 jours par semaine. Ces différents accords permettent de voir qu il n y a pas d accord autorisant le temps plein en télétravail. Cependant, les plages horaires sont très souvent en journées entières, respectant les plages horaires habituelles effectuées que si le salarié était en entreprise. Des accords d entreprise précisent les jours de travail, dont la plupart sont en «journées entières». - Chez Alcatel et Capgemini, l accord prévoit deux jours maximum par semaine. - Axa prévoit 2 jours ouvrés maximum en télétravail - Orange autorise le télétravail selon un volume de jours par an et le télétravail occasionnel (pas d avenant à signer). - Accenture ne précise par le nombre de jours à effectuer en télétravail. Le télétravail ne doit pas modifier l activité habituelle, la charge de travail, ou l amplitude de travail applicable en temps normal, lorsque le collaborateur effectue sa mission dans les locaux d Accenture. - Renault autorise à un jour par semaine le télétravail. - Capgemini prévoit dans son accord un maximum de 2 jours par semaine. Cependant, les plages horaires sont très souvent en journées entières, respectant les plages horaires habituelles effectuées que si le salarié était en entreprise. P age 10 34
Préconisations : Organisation du temps de travail Il pourra être demandé au télétravailleur, de manière occasionnelle de revenir sur site dans le cadre de suivi de projet ou travail d équipe. Cette demande devra être faite avec un délai de prévenance raisonnable. Le télétravailleur reste libre de son organisation de travail. Plages horaires Le télétravailleur gère l organisation de son temps de travail à domicile dans le respect des temps de repos prévu par la loi et des horaires définis dans son contrat de travail. Des plages horaires sont à respecter durant lesquelles le télétravailleur est joignable par téléphone ou tout autre moyen de communication utilisé par l entreprise (email, etc). Ces plages horaires sont définies dans l avenant au contrat, respectant le volume horaire qu il aurait effectué en entreprise. P age 11 34
Quelles est la fréquence du télétravail? CADRE LEGAL REPARTITION DU TELETRAVAIL Rien n est indiqué dans les accords sur le télétravail. Nous devons nous reporter au code du travail. BONNES PRATIQUES Télétravail habituel : Au vu des différents accords d entreprises, nous établirons un télétravail ne dépassant pas 2 jours ouvrés de télétravail. Le salarié devra être présent 3 jours ouvrés minimum en entreprise. Pour les salariés à temps partiels travaillant 4 jours dans la semaine, le télétravail est limité de telle sorte que le salarié est présent 3 jours ouvrés par semaine. Chaque journée de télétravail sera l équivalent d une journée de travail en entreprise. Le télétravail dit habituel devra respecter les conditions de lieu et d équipement de télétravail. Télétravail occasionnel : Le télétravail occasionnel a vocation à répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles. Il ne fait pas l objet d un avenant à contrat de travail. Le télétravailleur devra demander un accord préalable de son manager. Le refus devra être exprimé par courriel. Le télétravail occasionnel est ouvert aux salariés disposant du matériel nécessaire à celui-ci. Aussi, plusieurs accords prévoient la possibilité à des «télétravailleurs occasionnels» de bénéficier d un passage en télétravail afin de pallier à des situations exceptionnelles tels que : - Avant un départ en congé maternité ; - La maladie, dans le cadre d une mi-temps thérapeutique après une visite de la médecine du travail ; - En cas de pandémie ; - Grève ; P age 12 34
Comment s organise le télétravail? CADRE LEGAL TRANSMISSION DES CONDITIONS D EXECUTION AU TELETRAVAILLEUR : L employeur doit transmettre par écrit toutes les informations relatives aux conditions d exécution du travail, y compris les informations spécifiques à la pratique du télétravail. (Extrait de l ANI 19 juillet 2005). BONNES PRATIQUES Comme le souligne l accord MICHELIN du 12 mai 2009, «l employeur met à disposition un ensemble de documents sur les avantages et inconvénients, les règles et les procédures de mise en place du télétravail ainsi que la liste des formations requises pour accéder dans de bonnes conditions au télétravail». Chez ALCALTEL Lucent, l accord prévoit «en cas de réponse positive pour le passage en télétravail, Alcatel Lucent doit fournir par écrit au télétravailleur l ensemble des informations relatives aux conditions d exécution de sa mission et à l organisation du travail y afférentes.» Par ailleurs, l accord de CANAL + nous précise la disposition suivante : «une fiche pratique détaillant notamment les modalités de mise en œuvre de l offre de télétravail sera annexée à cet avenant». Préconisations : Lors de la signature de l avenant à télétravail, nous transmettons au salarié en télétravail, un guide pratique récapitulant l ensemble des modalités d exécution concernant la cette nouvelle forme d organisation. Un mois avant la fin de la période en télétravail, une évaluation pourra être menée par le manager afin d analyser les aspects positifs et les difficultés rencontrées par le télétravailleur durant la période en télétravail. Ce bilan nous permettra de confirmer ou non la prolongation de l avenant à télétravail. P age 13 34
FORMATION SPECIFIQUE AU TELETRAVAIL : Selon l A.N.I du 19 juillet 2005, les télétravailleurs reçoivent une formation en adéquation avec les équipements techniques liés à l organisation du télétravail et sa gestion. UES CAPGEMINI met en évidence dans son accord du 20 juillet 2011 que «dans un souci d assurer un niveau de connaissance et de compétences adapté au télétravail, les salariés bénéficient d une formation appropriée ciblée sur les moyens techniques et les adaptations nécessaires pour travailler dans de nouvelles conditions (organisation de son activité, postures et attitude à adopter ). Cette formation sera dispensée sous forme de module en e-learning avant ou pendant la période d adaptation». Par ailleurs, l avenant à l accord du 22 janvier 2007 de Renault sensibilise sur le fait qu il nécessite d informer et de former les managers au télétravail : «Des sessions d information relatives au télétravail à domicile seront dispensées après signature du présent avenant. Les managers seront ainsi sensibilisés aux enjeux et atouts du télétravail à domicile, ainsi que sur sa gestion au quotidien. Ce thème sera également intégré dans les formations «management». L accord de France Télécom du 17 mai 2013 souligne également la notion d octroyer une formation sur cette forme d organisation aux télétravailleurs et aux supérieurs hiérarchiques ; aussi, cet accord ajoute «De la même manière, la filière R.H suivra une formation spécifique sur le télétravail et modalités de gestion.» Préconisations : En lien avec le service formation, le télétravailleur bénéficie d un module de formation sur le télétravail, tant sur les équipements fournis, que sur la manière d appréhender son poste face à cette nouvelle forme d organisation et ses particularités. Le manager et ses collègues peuvent également bénéficier de cette formation qui leur permettra de gérer au mieux cette nouvelle forme de travail. Cette formation peut être effectuée, soit durant la période d adaptation, soit avant la signature de l avenant. Cette formation est inscrite sur le plan annuel de formation et soumise au C.E suivant les dispositions légales et conventionnelles. P age 14 34
EQUIPEMENT DE TRAVAIL Selon l accord National Interprofessionnel du 19 juillet 2005, l employeur doit mettre à disposition les équipements nécessaires au télétravailleur. Celui-ci doit en prendre soin. Si exceptionnellement le matériel appartient au télétravailleur, l employeur en assure l adaptation et l entretien et prend en charge les coûts liés par ce travail. L accord de France télécom du 17 mai 2013 nous précise : «Sous réserve de la conformité des installations électriques du domicile, l entreprise assure la fourniture, la maintenance et l adaptation aux évolutions technologiques de l équipement nécessaires à l exercice des fonctions à domicile». L accord Michelin nous indique la même pratique. Par ailleurs, chez CAP GEMINI, l accord nous dévoile une liste exhaustive de l équipement informatiques mis à la disposition du salarié en télé travail (cf. extrait article VII accord Cap Gemini ci-dessous). Préconisations : Après accord entre le salarié et son manager pour un passage en télétravail, l intéressé signe un avenant à son contrat de travail accompagné d une liste de l équipement informatique et de communication qui lui seront fournis. Nos services informatiques et généraux mettent à disposition les fournitures, le mobilier, les équipements informatiques et de communication (internet PC ), nécessaires à la pratique du télétravail. Ils en assurent l entretien et l installation. En cas de panne du matériel, nous mettons à disposition une cellule d assistance. Les demandes d interventions doivent être effectuées par mails ou téléphone. P age 15 34
DROITS ET DEVOIRS DU TELETRAVAILLEUR, DE L EMPLOYEUR ET DU MANAGER : Droits individuels et collectifs Selon l A.N.I du 19 juillet 2005, le salarié en télétravail conserve les mêmes droits et obligations qu un salarié occupant un poste dans les locaux au sein de l entreprise Droit d accès à un emploi évolution : Comme le prévoit l accord de France Télécom du 17 mai 2013 : «Le manager s assure régulièrement et en particulier lors de l entretien individuel que le télétravailleur bénéficie d une montée en compétences et d un accompagnement nécessaire à la tenue de son poste». Par ailleurs, l accord d AXA France nous apprend «Il est précisé qu en cas de changement de poste dans une activité marquant une évolution vers un métier différent, le collaborateur devra suspendre le télétravail de manière à être mieux accompagné dans sa prise de poste ; les modalités en seront alors convenues avec le nouveau manager et le CRH». Aussi, dans le cadre du suivi des managers, cet accord précise «les managers traiteront de façon identique l ensemble des salariés de leurs équipes, qu il s agisse des éléments de rémunération ou des classifications /promotions, sans différenciation d aucune sorte pour le télétravail.» L accord d Alcatel Lucent souligne que : «Le télétravailleur bénéficie des même entretiens professionnels et est soumis aux même politiques d évaluation que les autres salariés de l entreprise». Préconisations : En lien avec le service R.H, le manager rencontre le télétravailleur dans le cadre d un entretien individuel, une fois par an, pour faire le point sur l accomplissement des objectifs fixés au cours de l année écoulée et sur son positionnement au sein du service. Le déroulé de cet entretien s effectue avec l aide d un support qui permettra aux services R.H de traiter les données concernant les souhaits d évolution du télétravailleur et l évaluation du manager ainsi que sur les propositions de formation. P age 16 34
Droit à la formation professionnelle : L accord de CAP GEMINI nous précise : «Les télétravailleurs» ont les mêmes droits que l ensemble des salariés de l UES Cap Gemini notamment en matière de formation professionnelle et d évolution professionnelle. C est droits s exercent en cohérence avec les objectifs définis lors de l évaluation annuelle». Préconisations : En lien avec le service formation, le manager rencontre le télétravailleur dans le cadre d un entretien dit de «parcours professionnel» afin de définir les formations qui s inscrivent dans le plan annuel de formation. METHODE DE TRAVAIL ET DELAIS D EXECUTION DES TACHES : Le télétravailleur organise son temps de travail conformément à la législation, des conventions collective et règles applicables à l entreprise. Concernant les délais d exécution et la charge de travail, la plupart des accords nous indique la même pratique : L accord Cap Gemini souligne que «En effet, aucune distinction ne sera faite entre un salarié et un «télétravailleur» sur la charge de travail et les délais d exécution». Aussi, l accord d ALCATEL Lucent s engage à ce que : «la charge de travail et les délais d exécution soient évalués suivant les même méthodes et celles utilisées pour les travaux exécutés dans l établissement d appartenance du salarié». Chez MICHELIN l accord précise que : «Le passage en télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs du poste du télétravailleur, le manager devra veiller à ne pas modifier la charge de travail». Préconisations : Nous préconisons de mettre en place une évaluation qui permettra au manager de vérifier si les méthodes utilisées par le télétravailleur sont les mêmes que celles utilisées en entreprise. P age 17 34
LIEN SOCIAL PREVENTION CONTRE L ISOLEMENT : Le télétravailleur doit pouvoir régulièrement rencontrer ses collègues et avoir connaissances des activités sociales de l entreprise. Plusieurs accords prévoient une disposition pour le maintien du lien social du télétravailleur : L accord d ACCENTURE nous précise que : «Le responsable hiérarchique veillera à ce que le télétravail à domicile ne soit pas la source d un frein à la participation physique aux réunions avec les autres collaborateurs de l entreprise. Ces mesures sont expressément destinées à éviter l isolement des collaborateurs concernés». Par ailleurs, chez CANAL + : «Le manager veillera à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail et à la communication des informations nécessaires à l exécution de sa mission. Il sera en outre, attentif à ce que l organisation des réunions permettre la présence du collaborateur en télétravail». Préconisations : Afin de maintenir le lien social et éviter l isolement du télétravailleur, nous préconisons l organisation de réunion téléphonique chaque quinzaine avec son manager. Les réunions sur site seront planifiées suffisamment à l avance, et ce afin de permettre au salarié de préparer son trajet. Le télétravail pourra s effectuer dans la limite de 2 jours, il sera donc en mesure de rencontrer ses collègues et son manager régulièrement. P age 18 34
SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL : Concernant la santé et la sécurité au travail, le télétravailleur bénéficie des dispositions légales et conventionnelles. L employeur doit veiller à leur strict respect ; Sur ce thème, la plupart des accords prévoit l application des mêmes dispositions à l égard de l ensemble des salariés dont les télétravailleurs. Chez AXA France : «Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs, en particulier celles relatives à l utilisation des écrans informatiques.» En outre, certains accords d entreprises examinent la conformité des conditions de travail des télétravailleurs, c est le cas de UES CAP GEMINI : «l entreprise qui a des obligations légales en matières d hygiène, de sécurité et de conditions de travail à l égard de l ensemble de ses salariés et doit pouvoir s assurer que ces derniers en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes. Cependant, toutes les obligations incombant à l entreprise sur ses sites ou chez le client ne sont pas transposables à l identique sur le lieu de télétravail d un salarié. En conséquence, l entreprise et le CHSCT concerné peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s exécute le télétravail, uniquement sur rendez-vous. Comme la plupart des accords le prévoit, dont France Télécom : «En cas d arrêt de travail, lié à une maladie ou à un accident, le télétravailleur bénéficie comme tout salarié du maintien de rémunération en application des règles de couverture sociale de l entreprise. Tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant le temps de travail sera soumis au même régime que s il était intervenu dans les locaux de l entreprise pendant le temps de travail». Préconisations : A la signature de son avenant, le télétravailleur prendra connaissance de la politique de l entreprise en matière de santé et de sécurité au travail. Par ailleurs, ils pourront participer à des réunions de sensibilisation de la médecine du travail sur l aménagement du poste de travail et son ergonomie. P age 19 34
Relations collectives : Chez ATOS l accord précise : «L entreprise garantit que tous les collaborateurs ont un accès permanent aux informations notamment par un affichage «virtuel», des représentants du personnel de leur établissement d affectation, de l entreprise, du Comité d Entreprise, de l UES, du groupe et des syndicats selon les dispositions définies dans l accord relatif au droit syndical. De même ils ont accès aux prestations du comité d entreprise tout comme les autres collaborateurs.» Préconisations : Nous préconisons que le service R.H mette en ligne régulièrement via l intranet toutes les informations concernant les institutions représentatives du personnels. Commission de suivi du télétravail : Commission de suivi du télétravail : Chez Renault «la commission de suivi de l application de l accord du 22 janvier 2007 relatif au télétravail à domicile, composée de trois représentants par organisation syndicale signataire et de représentants de la Direction et qui se réunit au minimum une fois par an, examine les conditions d application de l accord du 22 janvier 2007 et, le cas échéant, du présent avenant Par ailleurs, chez ACCENTURE, «Ladite commission a pour mission de vérifier l adéquation des présentes dispositions à leur réalisation effective. Cette commission se réunira au moins une fois par an et il sera tenu compte de ses constats pour d éventuels aménagements de l accord» Préconisations : Nous proposons la mise en place d une commission de suivi afin de répondre au mieux à l organisation du télétravail. Les indicateurs de ce suivi apparaîtront dans le bilan social dont la commission doit se réunir avec le CHSCT au moins 1 fois par an. P age 20 34
Vie privée : La vie privée du télétravailleur doit être respectée par l employeur. La majeure partie des accords souligne le fait que l employeur a pour obligation de respecter la vie privée du salarié : L accord d UES CAP GEMINI précise : «il n y a en aucun cas de mise en place d outil de contrôle et de surveillance spécifique au télétravail». Protection des données Il convient au télétravailleur de se conformer aux règles relatives à la protection des données. Aussi, l accord Michelin indique : «Afin de respecter la vie privée du télétravailleur et aussi de garantir l activité du service, les plages horaires durant lesquelles il pourra être joint par téléphone ou mail seront définies en concertation avec son manager. En outre, l entreprise pourra mettre en place des moyens de contrôle du salarié via des moyens techniques tels que Sametime». Préconisations : D une part, le télétravailleur fixe avec son manager les plages horaires auxquels il pourra être joint, elles seront actées dans l avenant. D autre part, au moment de la signature de l avenant, nous proposons la transmission d un guide pratique destiné au télétravailleur, dans lequel toutes les recommandations utiles concernant l organisation de son poste au domicile, par exemple, la création d un espace dédié au travail ou la sensibilisation de ses proches à la situation de télétravail, etc. (cf. guide pratique du télétravailleur) 1. Plusieurs accords d entreprise mettent en évidence une disposition concernant la protection des données dont celui de CANAL + «Le collaborateur en situation de télétravail s engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur dans l entreprise. Il est notamment tenu au strict respect de la charte informatique, dès lors qu il utilise une ressource du système d information de l entreprise.» Préconisations : Une charte de bonne utilisation des données informatique est remise au salarié en télétravail, celle-ci devra être retournée signée au service R.H en même temps que l avenant. 1 http://fr.slideshare.net/actipole21/guide-du-tltravail P age 21 34
Quel est l intérêt du télétravail / généralisation? Selon l ANI du 19 juillet 2005, le télétravail est considéré d une part, comme un moyen de moderniser les entreprises en utilisant les nouvelles technologies de l information et de la communication ; et d autre part, pour que le salarié puisse concilier vie professionnelles et vie familiale et favoriser l autonomie du salarié en télétravail. Selon une étude poussée du ministère de l industrie, 12 % des salariés français ont télétravaillé au moins huit heures par mois en 2012, contre 7 % en 2007 2. Les télétravailleurs sont moins stressés et plus rarement absents, l écrasante majorité d entre eux travaille au moins autant qu au bureau. AVANTAGES ET INCONVENIENTS Avantages du télétravail : salariés /Employeurs - Efficacité du salarié - Moins de stress du fait de l absence de trajet - Flexibilité / très bonne alternative en cas de grève ou de situations exceptionnelles - Conciliation vie familiale et vie privée - Grande autonomie du salarié /augmentation performance du salarié - Favorise l embauche des travailleurs handicapés et des seniors - Sentiment de confiance du salarié donc effet positif sur la motivation - Réduction des coûts de l employeur - Diminution de l empreinte carbone Inconvénients - Le télétravail ne convient pas à tout le monde ; - La situation de télétravail peut favoriser l isolement du télétravailleur en cas de non suivi du salarié de la part du manager ; ou de fréquence en télétravail supérieure à 3 jours. - Peut exister difficulté à séparer la sphère professionnelle de la sphère privée ; - Problème d auto-gestion (autodiscipline) 2 Marc MOUSLI, Doit-on interdire le télétravail, Alter éco, Juin 2013, n 325, P75 P age 22 34
Quels sont les frais pris en charge? Cadre juridique : Dans l article 7 de l ANI, l'employeur s'assure de la mise à disposition des outils nécessaires au télétravail, de sa maintenance et des coûts engendrés. Aussi, le télétravailleur est soumis aux mêmes règles en termes d heures de travail et le décompte des heures, en se basant sur le travail effectif. Convenu avec son employeur, dès la mise en place, selon l accord collectif ou à défaut, l avenant au contrat, le salarié pourra être contrôlé. D après l accord de l ANI, une plage horaire est définie avec l employeur durant laquelle ils peuvent se contacte. Le salarié gère librement ses horaires de travail. Bonnes pratiques : (cf le benchmark) Dans le tableau ci-après, nous pourrons tous les frais qui peuvent être pris en compte pour indemniser les télétravailleurs de l utilisation de leur lieu d habitation à des fins professionnelles. Dans les faits, les différents accords prévoir un montant forfaitaire annuel ou mensuel, ainsi que la prise en charge des frais d abonnements Internet au forfait ou sur justificatif. Aussi, le matériel de type bureau et chaise ne sont pas forcément pris en charge en partie par la société de manière forfaitaire et dans sa totalité pour ce qui concerne le diagnostic électrique. Concernant l assurance, il est demandé principalement que cela soit pris en charge par le salarié, mais peut dans certains cas être pris en charge par l entreprise. Ci-après, nous verrons quels sont les frais pouvant être pris en charge par une société mettant en place le télétravail. Nous avons pu aussi trouver aussi un calculateur de coût permettant de l évaluer : http://www.lbmg-worklabs.com/calculator/index.php Nous avons aussi pu trouver certains coûts en moyenne du télétravail 3 : - L indemnité moyenne mensuelle versée aux télétravailleurs pour compenser les frais induits par le télétravail est de 32,5 - La mise en place du télétravail incluant le pilotage de projet, les formations, les équipements informatiques est de 1370. 3 http://www.letelegramme.fr/complements/2012/05/09/1696940_greenworking-note-etude-m-eric-besson-teletravail.pdf P age 23 34
TELETRAVAIL: évaluation des frais professionnel déduits de l'assiette des cotisations NATURE DES FRAIS Les frais fixe: Montant du loyer ou à défaut, valeur locative brute au prorata de la superficie affectée à l'usage professionnel. Taxe d'habitation Taxe foncières sur les propriétés bâties Taxes régionales, départementales ou communales comme la taxe d'enlèvement d'ordures ménagères Charge de copropriété Assurance multirisques habitation Les frais variables Chauffage et/ou climatisation Electricité Dépenses d'acquisition du mobilier: Bureau ergonomique, fauteuil ergonomique, étagères, meubles de rangement, lampe de bureau, etc. EVALUATION DES FRAIS Valeur réelle: Quote part des frais fixes réellement supportés au titre du local affectée à un usage professionnel (au prorata de la superficie totale de l'habitation principale). Exemple: Appartement de 70 m² Surface affectée à l'usage professionnel : 10 m² Le loyer s'élève à 350 / mois et la prime d'assurance à 15 / mois Le montant des frais déductibles s'élève donc à 365 x 10/70 = 52 Valeur réelle: Quote-part des frais réellement supportés au titre du local affectés à un usage professionnel Prêt de mobilier: - absence de dépenses supplémentaires du salarié: pas de remboursement de frais possible - Avantage en nature à évaluer sur une base réelle (valeur résiduelle = valeur nette comptable) s'il y a abandon définitif du mobilier au travailleur salarié ou assimilé Achat du mobilier par le salarié pour le compte de l'entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire: Remboursement des frais exclu de l'assiette dans la limite de 50% de la dépense réelle sur justificatifs Modalité de déduction: Annuités d'amortissement du mobilier (pratique comptable et fiscale) Pour le petit mobilier non amortissable : valeur réelle de l'année d'acquisition. Frais liés à l'adaptation du local: -Frais de diagnostic de conformité électrique, installation de prises (téléphoniques, électriques, etc) - Modifications à la mise en place avec la législation du travail Matériels informatiques et périphériques : ordinateur, imprimante, modem etc Valeur réelle L'exclusion de l'assiette de cotisations de ces rais est admise sur la présentation de la facture (travaux d'aménagement) Prêt de matériel: - absences de dépenses supplémentaires du travailleur salarié ou assimilé, pas de remboursement de frais possible - avantage en nature à évaluer sur une base réelle (valeur résiduelle = valeur nette comptable) s'il y a abandon définitif du mobilier au travailleur salarié ou assimilé P age 24 34