TRESORERIE PREVISIONNELLE Version 2010 du 26/07/2010 Sommaire Présentation... 2 Traitements... 2 Trésorerie initiale :... 2 Mise à jour des définitions des postes Charges/TVA:... 3 Mise à jour des définitions des postes Hors activité:... 3 Importations... 4 Importation des ventes :... 4 Importation des achats :... 4 Importation des données Charges/TVA:... 4 Importation des données hors activité:... 4 RAZ des données automatiques:... 5 Mise à jour manuelle :... 5 Assistant rubriques:... 6 Abonnement mensuel:... 6 Préparation des prévisions:... 6 Recalcul des mouvements:... 6 Graphique :... 7 Impression trésorerie prévisionnelle :... 8 Page 1 sur 8
Présentation Ce module permet de gérer rapidement une trésorerie prévisionnelle soit manuellement, soit à partir des données de la gestion commerciale Magestia et de la comptabilité si vous l utilisez. Le but n est pas de gérer un compte de résultat mais bien une trésorerie avec les encaissements et les décaissements. Toutes les données sont gérées en date de paiement. Attention, vous pouvez essayer ce module sans licence mais les données affichées sont modifiées et ne reflètent pas la réalité. Vous pourrez gérer votre trésorerie soit en prévisionnel, soit à partir des données réelles. Tous vos mouvements sont éclatés en 4 parties : les ventes, les achats, les charges et TVA et les mouvements hors activités. Pour commencer, vous devez mettre à jour les définitions des différents postes de charges et de mouvements hors activité. La période affichée par défaut est la période définie par l exercice fiscal (date début d exercice dans les paramètres sociétés, onglet «Comptabilité»). Les lignes des mois écoulés sont en orange, le mois en cours est en bleu et le reste est en noir. Traitements Trésorerie initiale : Cette fonction permet d indiquer le solde initial de la période servant de référence et de calcul de départ. Page 2 sur 8
Mise à jour des définitions des postes Charges/TVA: Mise à jour des composantes des mouvements Charges/TVA : eau, gaz, téléphone, salaires si vous utilisez la comptabilité, vous pouvez affecter à chaque poste des comptes comptables qu il ira chercher automatiquement. Ces comptes peuvent être affectés soit par tranche, soit par compte individuel. Si aucun compte n est précisé ou si vous n avez pas la comptabilité, vous devrez saisir chaque montant de chaque poste ou les abonner par une génération automatique sur l année (ex : prêt avec un montant fixe). Vous pouvez aussi vous créer une rubrique de régularisation vous permettant d ajuster les mouvements automatiques. Pour chaque rubrique, vous pouvez préciser le taux de TVA généralement utilisé pour cette rubrique pour pouvoir la calculer automatiquement. Mise à jour des définitions des postes Hors activité: Mise à jour des composantes des mouvements hors activités : investissement, subventions si vous utilisez la comptabilité, vous pouvez affecter à chaque poste des comptes comptables qu il ira chercher automatiquement. Ces comptes peuvent être affectés soit par tranche, soit par compte individuel. Si aucun compte n est précisé ou si vous n avez pas la comptabilité, vous devrez saisir chaque montant de chaque poste. Page 3 sur 8
Importations Importation des ventes : Sélection des factures de ventes établies de la période sélectionnée sur la fenêtre principale. Ajout des montants TTC, HT, TVA sur le mois de la date d échéance de la facture et sur le jour de la date d échéance de la facture pour avoir un suivi journalier. Prise en compte de la date d échéance réelle de la facture. Vous pouvez importer les données détaillées par facture ou cumulées par échéance (pas de détail des factures). Dans le premier cas, les données détaillées comme le tiers, le N de facture et la référence client du document sont stockées dans le détail du poste. NB : l échéance normale des factures est écrasée par la date de remise en banque si celle-ci est remise avant l échéance (ex : remise à l escompte d une traite). Importation des achats : 1-Sélection des réceptions des achats établies de la période sélectionnée sur la fenêtre principale. Ajout des montants TTC, HT, TVA sur le mois de la date d échéance de la réception et sur le jour de la date d échéance de la réception pour avoir un suivi journalier. Prise en compte de la date d échéance calculée d après la réception réelle. 2-Sélection des commandes en cours avec simulation de la date d échéance par rapport à la date de réception confirmée ou prévue et des conditions de règlements. La date de réception prévue ou confirmée est importante, sinon c est la date de commande qui est prise en compte. Ajout des montants TTC, HT, TVA sur le mois de la date calculée et sur le jour de la date calculée pour avoir un suivi journalier. Ces mouvements achats/ventes sont pris en compte et positionnées sur le tableau général sur la date d échéance pour les montants TTC et sur la date prévisionnelle de règlement de la TVA pour les montants de TVA correspondants. Si vous réglez la TVA sur les débits, la date prise en compte est la date de facture +1; si vous réglez la TVA sur les encaissements, la date prise en compte est la date d échéance +1. (Voir dans les paramètres société, onglet «Comptabilité»). Les données détaillées comme le tiers, le N de facture et la référence client du document sont stockées dans le détail du poste. Importation des données Charges/TVA: Si vous gérez la comptabilité Magestia, vous pouvez automatiquement intégrer les charges comme l eau, le téléphone, les salaires Pour cela, à chaque poste de charge que vous avez défini, vous devez préciser soit des tranches de comptes, soit des comptes individuels. L importation ira prendre toutes les écritures comptables (extra comptables comprises) correspondantes de la période. Les données détaillées comme le compte général comptable sont stockées dans le détail du poste. Si vous n utilisez pas la comptabilité Magestia, vous devez saisir manuellement les montants, mois par mois, poste par poste. Importation des données hors activité: Si vous gérez la comptabilité Magestia, vous pouvez automatiquement intégrer les charges hors activité comme les investissements, les subventions Pour cela, à chaque poste de charge que vous avez défini, vous devez préciser soit des tranches de comptes, soit des comptes individuels. L importation ira prendre toutes les écritures comptables (extra comptables comprises) correspondantes de la période. Les données détaillées comme le compte général comptable sont stockées dans le détail du poste. Page 4 sur 8
RAZ des données automatiques: Cette fonction remet tout à blanc les mouvements automatiques (ventes, achats) sauf les mouvements manuels. Mise à jour manuelle : Ce panneau permet de mettre à jour les données importées ou de saisir des données manuellement par type de données : ventes, achats, charges/tva, hors activité. Vous pouvez mettre à jour les données d un mois (ou se trouve le curseur sur la fenêtre) ; ensuite, vous pouvez choisir d afficher et mettre à jour toute la période. (année en cours). Sur cette fenêtre, vous pouvez créer et modifier les données que vous voulez ; les mouvements seront topés «manuel» et ne seront pas supprimés par un mouvement d importation automatique. prévisions. Vous pouvez saisir le réalisé en même temps que la prévision. Attention, c est la date d échéance du mouvement qui sert de référence pour la trésorerie. Si le mouvement a été soldé à une date antérieure (ex : remise à l escompte), vous pouvez cocher «Mouvement soldé» et préciser la date qui deviendra prioritaire sur la date d échéance prévue dans les Page 5 sur 8
Assistant rubriques: Avec ce bouton, vous pouvez tous les postes de charges ou hors activité pour un mois donné. Avant de choisir ce bouton, vous devez vous mettre sur le mois voulu sur la première fenêtre. Abonnement mensuel: Avec ce bouton, vous pouvez créer une charge fixe pour un type de charges que vous choisissez sur toute la période en cours pour chaque mois. Vous pouvez aussi choisir de le générer chaque début de mois ou chaque fin de mois ou chaque début de trimestre ou chaque fin de trimestre. Préparation des prévisions: Vous pouvez aussi préparer les prévisions par type de mouvements (ventes, achats, ) de l année N à partir de l année N-1. Pour cela, vous pouvez préciser également la variation prévue en pourcentage. En cliquant sur le bouton «Prévisions=réalisé N-1», le système récupère les données N-1 du type en cours, applique la variation et le garde comme étant les prévisions de la période en cours. Recalcul des mouvements: Toute mise à jour d une donnée, d une importation, de la génération d abonnements entraine un recalcul de tous les montants de la période en cours. Important : si vous utilisez le module de «gestion de traites et relevés» de la gestion commerciale et si vous remettez des traites en banque à l escompte ou à l encaissement ou si vous gérez l encaissement des chèques ou virement via ce module, le système connaissant la date réelle du règlement (Coche «Remis en banque» sur le mouvement), mettra à jour la coche «Mouvement soldé» et la date réelle du règlement qui deviendra prioritaire sur le positionnement de la facture dans l échéancier prévisionnel. Attention, le traitement de remise en banque ne met pas à jour automatiquement les nouvelles dates de la trésorerie prévisionnelle ; vous devez déclencher un recalcul général de la trésorerie (bouton «Recalcul général»). Ex : facture du 31/01, échéance 28/02, remis à l escompte le 5/02. La facture sera positionnée au 05/02 à la place du 28/02. Page 6 sur 8
Graphique : Vous avez toujours à tout moment l affichage dynamique de la trésorerie prévisionnelle de période en montants prévus, réalisés et également le graphique des ventes. La couleur rouge indique un montant négatif. Page 7 sur 8
Impression trésorerie prévisionnelle : Cette fonction permet d éditer soit la trésorerie en montants prévus, soit en montants réalisés avec les données détaillées et le graphique correspondants. Page 8 sur 8