Subventions aux organismes de mise en valeur du patrimoine LIGNES DIRECTRICES POUR LE PROGRAMME ET LA DEMANDE EN 2017 Ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport 1
PRÉSENTATION Les présentes lignes directrices vous aideront à remplir votre demande de subvention aux organismes de mise en valeur du patrimoine (SOMVP) au moyen du portail Subventions Ontario. Elles comportent : des directives, d une section à l autre, pour remplir le formulaire de demande en ligne; des définitions et des exemples; des détails sur les documents à joindre à votre demande. Les renseignements exigés dans la demande ont trait en grande partie aux critères établis dans le Règlement 879 «Grants to Incorporated Historical Societies and Associations» (Subventions aux associations et aux sociétés historiques constituées) de la Loi sur le patrimoine de l Ontario. Si vous ne trouvez réponse à vos questions, ni dans le présent Guide, ni dans le Règlement 879, veuillez communiquer avec votre conseiller en muséologie et en programmes du patrimoine. Si vous avez des questions concernant le processus de demande de subvention, consultez les lignes directrices pour la demande de SOMVP ou communiquez avec : Linney Lau, au 416 325-4561 ou par courriel à : linney.lau@ontario.ca Si vous avez des questions techniques sur votre demande sur Subventions Ontario, veuillez communiquer avec : 416 325-6691 ou 1 855 216-3090 GrantsOntarioCS@Ontario.ca DÉLAI DE PRÉSENTATION D UNE DEMANDE DE SUBVENTION Les demandeurs sont invités à présenter le plus tôt possible leur demande dûment remplie. Les demandes dûment remplies comportant les signatures d origine et toutes les pièces jointes doivent être présentées au moyen du portail Web de Subventions Ontario au plus tard à 17h00, heure normale de l Est, le 30 juin 2017. SUBVENTIONS ONTARIO Avant de présenter votre demande Lisez le guide de référence des candidats de Subventions Ontario! Inscrivez-vous à Subventions Ontario Pour aider les candidats à s inscrire à Subventions Ontario, il faut lire les Système des 2
subventions de l Ontario - Guide d inscription des candidats. Récupérez le formulaire de demande Une fois inscrit à Subventions Ontario, ouvrez une session à l aide de votre identifiant ONe Key et votre mot de passe pour commencer une nouvelle demande en ligne dans Subventions Ontario, pour les Subventions de fonctionnement aux musées communautaires. PRÉPARATION DE VOS DOCUMENTS À JOINDRE Documents à joindre Joignez tous les documents requis dans la section des pièces jointes du dossier. Vous trouverez de plus amples détails à ce sujet à la page 6. Le nom de chaque pièce jointe doit comprendre le nom de votre organisme (p. ex. «Procèsverbal de l AGA de la Société historique de Smooth Rock Falls»). Votre demande de SOMVP dûment remplie doit être accompagnée des cinq (5) documents suivants : 1. L un ou l autre de ces documents : Une lettre d attestation récente de la Société historique de l Ontario. La dernière Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés soumise par votre organisme (formulaire T3010 de l ARC). La Déclaration de renseignements des organismes sans but lucratif (formulaire T4117 de l ARC). 2. Activités d engagement communautaire Le rapport annuel officiel de votre organisme pour 2015. Si votre organisme ne produit pas de rapport annuel, vous devez produire un rapport détaillant les activités menées en 2016. 3. Procès-verbal de l AGA Le procès-verbal de la dernière AGA approuvé par le conseil d administration. 4. Rapports financiers L état financier ou un rapport du trésorier couvrant votre dernier exercice financier signé par le trésorier ou le président. 5. Formulaire des recettes et des dépenses pour la SOMVP de 2016-2017 Ce formulaire est accessible sur le site de Subventions Ontario, dans la section des SOMVP. Vous trouverez de plus amples renseignements aux pages 9 à 11 du présent guide. 3
INSTRUCTIONS RELATIVES À LA DEMANDE Vous devez présenter votre formulaire de demande de SOMVP par l'entremise du portail Subventions Ontario. Vous aurez besoin pour cela d'un ordinateur connecté à Internet. Vous pouvez choisir de travailler sur votre application «en ligne» à partir du portail Subventions Ontario, ou télécharger le formulaire hors ligne et le remplir à votre convenance, puis, une fois qu il sera rempli, le télécharger en amont sur Subventions Ontario. Si vous choisissez de remplir le formulaire «en ligne», veuillez ne pas oublier de sauvegarder votre brouillon régulièrement, car tout travail non sauvegardé sera perdu après 15 minutes d inactivité. Si vous sauvegardez votre travail, vous pourrez fermer votre session, puis revenir sur Subventions Ontario plus tard pour le terminer, et votre travail sera toujours sauvegardé. Si vous téléchargez le formulaire, vous pourrez alors le remplir «hors ligne» et l envoyer par courriel à vos collègues ou le charger sur une clé USB. Téléchargez le formulaire en amont sur Subventions Ontario lorsque vous aurez terminé de remplir tous les champs. Si vous avez des questions techniques sur votre demande sur Subventions Ontario, veuillez communiquer avec : 416 325-6691 ou 1 855 216-3090 GrantsOntarioCS@Ontario.ca Sections de la demande en ligne Votre formulaire de demande de SOMVP comporte les sections suivantes : A. Renseignements sur l'organisme B. Renseignements sur l'adresse de l'organisme C. Renseignements sur la personne-ressource de la demande E. Renseignements sur le paiement de la subvention F. Renseignements sur la personne-ressource pour la demande G2. Questions supplémentaires I. Mesures de rendement Y. Conditions générales Z. Déclaration/signature Sections A et B Renseignements sur l organisme, sur l'adresse de l organisme et sur la personne-ressource de l organisme Ces sections sont décrites directement dans le formulaire de demande. Les sections A et B sont préremplies (remplies automatiquement) avec les renseignements fournis par les candidats pendant le processus d'inscription au Système des subventions de l'ontario. Si des champs comportent des renseignements erronés, vous devez envoyer une courriel à GrantsOntarioCS@ontario.ca ou créer une demande d'assistance dans le système des subventions de l'ontario en expliquant ce qui doit être modifié ou ajouté. 4
Section C Les coordonnées de votre organisation La section C peut contenir les coordonnées de votre organisation, saisies lors de la présentation d'une précédente demande de subvention. Vous pouvez modifier ces renseignements si vous le souhaitez ou les laisser tels quels. Section E Renseignements sur le paiement de la subvention Veuillez choisir «Autre» pour le nom de votre organisation dans le menu déroulant de la case 1 et remplir manuellement les cases 2 à 7. (NE choisissez PAS le nom de votre organisation dans le menu déroulant de la case 1. Section F Renseignements sur la personne-ressource de la demande Veuillez indiquer le nom de la personne qui sera responsable du dossier SOMVP. La personneressource indiquée dans cette section doit correspondre à la personne avec qui communiquera le Ministère. NOUVEAU Section G2 Questions supplémentaires Indiquez dans cette section les renseignements sur les activités et plans de votre organisme en matière de succession. NOUVEAU Section I Mesures de rendement Cette section porte sur les résultats atteints par votre organisme dans le cadre des activités qu il a menées l an dernier. Pour chaque mesure, indiquez dans le champ des buts les résultats ou les chiffres se rapportant à ces activités. Indiquez aussi dans cette section les renseignements propres aux activités de votre organisme en 2016. Section Y Conditions générales Toutes les conditions générales qui figurent dans la demande sont importantes, et il convient de les lire attentivement. Elles renvoient au Règlement 879 et s ajoutent aux critères de la subvention. Dans l introduction, il est également expliqué que les renseignements fournis dans toute demande de subvention sont soumis aux dispositions sur l accès de la Loi sur l accès à l information et la protection de la vie privée. Section Z Déclaration/signature Cette section est expliquée dans votre formulaire de demande. En signant le formulaire de demande et en le soumettant au Ministère par l entremise de Subventions Ontario, l organisme candidat indique formellement qu il est d accord avec les énoncés suivants : a. les renseignements fournis à l appui de la demande de subvention sont véridiques, exacts et complets à tous égards; b. l'organisme a lu les conditions générales régissant la subvention décrite ci-dessus ainsi que celles figurant dans toute correspondance subséquente en provenance du Ministère, il les comprend et s'engage à les respecter; c. le candidat est conscient du fait que les renseignements figurant aux présentes peuvent servir à l évaluation de l admissibilité à la subvention de même qu à des fins de rapports statistiques; 5
d. le candidat n a pas manqué à ses obligations aux termes des conditions générales de toute entente conclue avec un ministère ou un organisme du gouvernement de l Ontario en ce qui a trait à une subvention, un prêt ou un paiement de transfert; e. le candidat comprend que les renseignements contenus dans sa demande ou fournis au ministère relativement à la subvention peuvent être divulgués aux termes de la Loi sur l accès à l information et la protection de la vie privée du gouvernement provincial; f. le candidat a lu et comprend les renseignements que renferme le formulaire de demande. Cliquer sur le bouton «Soumettre» au coin droit en haut de chaque page pour vérifier si tous vos pièces jointes seront attachés. REMARQUES SUR LES MESURES DE RENDEMENT ET SUR LES DOCUMENTS À JOINDRE À LA DEMANDE : Documents à joindre Vous devez fournir les documents suivants comme preuves que vous avez le statut d organisme à but non lucratif. Si ces documents ne font pas partie de ceux que votre organisme produit normalement, communiquez avec votre conseiller en programmes du patrimoine pour discuter des solutions de rechange possibles. Vous devez soumettre l un des documents suivants que votre organisme présente annuellement : une lettre d attestation récente de la Société historique de l Ontario OU la dernière Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés soumise par votre organisme (formulaire T3010) la Déclaration de renseignements des organismes sans but lucratif (formulaire T4117 de l ARC). OU 6
Activités d engagement communautaire Vous devez également rendre compte des activités d engagement communautaire que votre organisme a menées l an dernier. Pour ce faire, vous pouvez soumettre le rapport annuel officiel de votre organisme pour 2016 ou créer un rapport ad hoc pour votre demande de SOMVP. Dans les deux cas, votre rapport doit comporter les renseignements suivants, s il y a lieu : nombre et description des expositions et des présentations audiovisuelles présentées en 2016; nombre et description des événements et programmes éducatifs ou promotionnels réalisés en 2016 (p. ex. fêtes patrimoniales, présentations, événements pour les membres); nombre et description des visites patrimoniales réalisées dans la collectivité en 2016; nombre et description des biens patrimoniaux acquis, conservés et archivés en 2016; nombre de jours de service de votre centre de documentation historique. FORMULAIRE DE RECETTES ET DE DÉPENSES POUR LA SOMVP DE 2017-18. Recettes Déclarez les recettes tirées de l'exploitation de la société ou de l'association historique, comme définies par le Règlement 879. Pour la subvention, vous ne devez déclarer que les recettes qui sont directement liées à l'exploitation de l'association historique ou de l'organisme de mise en valeur du patrimoine. Déclarez uniquement les contributions en argent. N incluez pas les contributions faites en marchandises ou en services. Ne déclarez pas les recettes destinées aux dépenses en immobilisations ou au fonds de réserve. 7
EXPLICATIONS RELATIVES AUX SOURCES DE REVENUS Subventions fédéraux Indiquez uniquement les subventions des gouvernements et organismes fédéraux. Subventions provinciaux Indiquez uniquement les subventions des gouvernements et organismes provinciaux. Contribution(s) de l administration Entrez le montant total des contributions et des municipale subventions de fonctionnement à l organisme provenant des administrations municipales et régionales. Cotisations des membres Entrez le total des recettes tirées des cotisations annuelles des membres. Vente de publications Entrez le montant des recettes, des dépenses et du résultat net (ou de la perte nette) pour toute activité de vente au détail ayant généré des recettes pour l organisme. Incluez aussi les recettes tirées de la vente des produits de la boutique par catalogue. Recettes publicitaires Entrez les revenus générés par la vente de l'espace publicitaire dans les plates-formes de publications, sites web / médias sociaux, ou sur une propriété physique. Fondations Entrez le montant total des contributions et / ou dons de fondations publiques et / ou privées (fondations basées communauté, les fondations de la famille, etc.) Dons Entrez le montant des dons en espèces non sollicités, provenant de sources non gouvernementales, utilisés pour l'exploitation de l organisme. Il peut s agir de legs, de dons annuels provenant d organismes de bienfaisance ou de fonds donnés volontairement par l'entremise d'une boîte de dons ou à la suite d'une campagne sur les médias sociaux. 8
Dépenses de fonctionnement admissibles Seules les dépenses liées directement au fonctionnement de l organisme devraient être incluses. Le total de ces dépenses servira de base de calcul pour la subvention de fonctionnement d après les critères précisés dans le Règlement 879. Selon le Règlement 879, les dépenses de fonctionnement admissibles sont les suivantes : Expositions et programmes audiovisuels, sur place et itinérants Présence communautaire : événements et programmes promotionnels Engagement communautaire : visites, consultations, recrutement de membres, médias sociaux Archives, bibliothèque et artéfacts accessibles Frais liés à la production et à la circulation, y compris des honoraires. Les expositions ou programmes peuvent être utilisés sur place ou pour des activités itinérantes. Frais liés à la production et à l organisation, comprennent les honoraires et frais de déplacement des orateurs, mais ne comprennent pas la nourriture. Frais liés à la planification et à la réalisation de visites guidées, à pied ou en voiture, axées sur l'architecture et le patrimoine commun pour mettre en valeur le patrimoine de la collectivité. Frais liés à la planification et à la prestation de services de consultation ou de défense des intérêts de la collectivité, ainsi qu'aux stratégies de recrutement de membres. Utilisation des médias sociaux tels que Facebook, Twitter ou les blogues. Frais liés à la mise à disposition du public des collections aux fins de recherche et d'expositions ainsi que pour les programmes destinés au public, que ce soit physiquement par l'entremise d'une installation locale, ou numériquement sur le site Web de l'organisme, ou encore au moyen de partenariats avec d'autres organismes. Ces frais peuvent être liés à l'acquisition, à la conservation, à l'entreposage, à la numérisation ainsi qu'à l'exposition des collections (archives, livres et artéfacts). 9
Dépenses liées aux collections communautaires Administration et autres Dépenses de bureau Entrez les dépenses engagées pour l'exploitation et l entretien du centre de ressources pour le patrimoine dont l'objectif principal ou unique est d'abriter la collection et de la rendre accessible aux recherches du public ou pour les activités de rayonnement ou de développement à l'intention de la collectivité. Les frais peuvent comprendre les impôts fonciers, le loyer, les réparations, le nettoyage et les services publics. Entrez les dépenses engagées pour l entretien des locaux des bureaux, sauf s ils sont situés dans un centre de ressources sur le patrimoine pour lequel on déclare des dépenses de fonctionnement. Personnel Gouvernance du conseil et développement Entrez les dépenses engagées pour les salaires et les avantages sociaux ou les honoraires des employés. Entrez les dépenses liées aux réunions du Conseil d'administration tenues aux fins de planification de la succession du Conseil (afin que l'organisme puisse bénéficier de nouvelles connaissances et de nouveaux talents) ou de planification stratégique et financière de l'organisme. En 2015, ces réunions pourraient être axées sur la préparation du Conseil et sur l'examen des règlements de l'organisme relativement à la transition vers la Loi sur les organisations sans but lucratif de l'ontario. 10