RAPPORT D ACTIVITÉS ENTRAIDE STE-FOY 2013-2014 Du 1er avril 2013 au 31 mars 2014
TABLE DES MATIÈRES Contenu Pre ambule 1 Les be ne ficiaires 2 Les be ne voles 3 Collaboration avec les organismes du milieu 4 Financement 5 Situation financie re 5 Activite s de formation, repre sentation, recrutement 6 Statistiques 7 Les employe s 8 Organigramme 9 Liste des membres du conseil d administration 10 Conclusion 11
PRÉ AMBULÉ Entraide Sainte-Foy, ci-après appelée l organisme, est un organisme communautaire à but non lucratif, fondé le 6 juin 1979, et administré par un conseil d administration, composé de neuf membres élus pour une période de trois ans. La mission de l organisme vise à contribuer par l action bénévole à soutenir les aînés et d autres personnes, à maintenir leur autonomie et à améliorer leur qualité de vie. Le territoire desservi couvre une bonne partie de l arrondissement Sainte- Foy-Sillery-Cap-Rouge; plus précisément, les quartiers du Plateau, de la Cité universitaire, de Saint-Louis et de la Pointe-de-Sainte-Foy. Les services offerts sont : le transport, l accompagnement, les visites d amitié et le répit-gardiennage. CONSÉIL D ADMINISTRATION Le conseil d administration est formé par l Assemblée générale et il a pour mandat de déterminer les politiques et les orientations de l organisme. Les administrateurs proviennent de différents secteurs: retraités et nonretraités. Au cours de cette année, le conseil d administration s est réuni à 12 reprises. Page 1
LÉS BÉ NÉ FICIAIRÉS Tableau des bénéficiaires en fonction de leur âge pour l année 2013-2014 Âge 2013 Ratio 2013 2014 Ratio 2014 Moins de 59 114 7,1% 126 6,8% 60-69 184 11,5% 213 9,9% 70-79 417 26,1% 477 25,8% 80-89 701 43,9% 793 42,8% 90-99 177 11,1% 235 12,7% 100 et plus 4 0,3% 5 0,3% Total 1597 100,0% 1849 100,0% 475 bénéficiaires hommes 1374 bénéficiaires femmes Fermeture de 509 dossiers inactifs pour déménagement ou décès Page 2
LÉS BÉ NÉ VOLÉS La plus importante contribution à l organisme provient des bénévoles pour leur disponibilité, leur civisme, leur patience et leur respect envers les plus démunis de la société, tant du point de vue physique que psychologique. Au cours de 2013-2014, des efforts soutenus pour recruter de nouveaux bénévoles ont été nécessaires. L équipe est composée de 85 bénévoles, et ce, en date du 31 mars 2014. Durant la dernière année financière, 32 rencontres de bénévoles potentiels ont été organisées. L entrevue avec le futur bénévole est étalée sur deux heures. Elle porte sur les règlements, le code d éthique de l organisme, la vérification des antécédents judiciaires, deux références de son entourage et les détails du guide du bénévole selon ses intérêts pour nos services. La majorité de ces bénévoles sont des personnes à la retraite. 9 bénévoles ont moins de 30 ans 13 bénévoles ont entre 31 à 60 ans 63 bénévoles ont entre 61 à 85 ans On a effectué, de concert avec des bénévoles, diverses activités (plus de 189 services) : Vente de billets des Chevaliers de Colomb Tâches administratives Campagne de financement Divers comités (vie-entraide, ressources humaines, plan d action) Soirée reconnaissance Activités de fidélisation Actualisation du site internet Page 3
COLLABORATION AVEC LES ORGANISMES DU MILIEU Les organismes de l Arrondissement Sainte-Foy-Sillery-Cap-Rouge La Ville de Québec La table des organismes communautaires Service à domicile (SAD) du CSSS Vieille-Capitale Le Centre d Action bénévole du Québec Le ROC-03 et l Agence de la santé et des services sociaux Le Consortium des organismes communautaires en soutien à domicile de la région 03 Le Journal de Ste-Foy et le Journal de Sillery-St-Louis-de-France ont publié gratuitement des articles relatifs aux activités de l organisme tant pour ses bénévoles que pour le recrutement de ceux-ci Nous distribuons régulièrement des dépliants au CLSC pour faire connaître nos services à la clientèle du milieu Page 4
FINANCEMENT L Agence SSS a répondu à un rehaussement de sa subvention annuelle à 88 820$, comparativement à 59 650$ l an dernier. Nous sécurisons de cette façon une partie de la masse salariale. La Campagne de financement annuelle a généré des revenus de 12 293$. La Ville de Québec a financé l organisme pour 8 670$, ce qui a contribué au paiement du loyer. Les contributions institutionnelles sur trois ans équivalant à 8 000$ par la Caisse Desjardins de Sainte-Foy, ainsi qu à 3 000$ Coop d alimentation IGA de Sainte-Foy ont pris fin cette année. Il est à noter que ces contributions sont à renégocier dans le futur. D autres dons ont été recueillis tout le long de l année par des partenaires ou la population pour 2 156$. Nous avons supporté à trois reprises les Chevaliers de Colomb dans la vente des billets annuels pour leur campagne de financement. Notre organisme a bénéficié d une ristourne de 1 912$ et a profité d une visibilité pour faire connaître nos services et recruter des bénévoles. Sous l initiative des Loisirs St-Benoît, de concert avec l Association des marchands de la rue du Campanile, un bingo a été organisé au profit de l organisme. La Ville de Québec s occupait de publier l invitation auprès des résidents du milieu et de la logistique. Un gain de 670$ sur la vente des cartes a été remis en totalité à Entraide Sainte-Foy. Le CABQ a remis un montant de 500$ dans le cadre du projet Passez à l Action. LA SITUATION FINANCIÈRE DE L ORGANISME L encaisse au 31 mars 2014 est de 39 444$ comparativement à 24 502$ l an dernier. Page 5
ACTIVITÉS DE FORMATION, REPRÉSENTATION, RECRUTEMENT Protocole d entente avec le service de Police de la Ville de Québec pour la vérification des antécédents judiciaires. Remise de la médaille du Lieutenant-Gouverneur pour l un de nos bénévoles Formation proches aidants Rencontre table SAD (2) Rencontre consortium (3) Attestation de formation à la participation sociale des aînés dans une perspective de vieillissement en santé Recrutement de quatre stagiaires provenant de l Université Laval Activités: reconnaissance des bénévoles (4) Participation sociale des aînés (2) Passez à l action avec le CABQ (1) Service de paie avec Desjardins Certification à la formation du programme de reconnaissance des expériences de bénévolat par le CABQ Formation sur les abus et la violence envers les aînés Conférence sur l autonomie pour tous Participation au projet pilote de la Ville de Québec sur le soutien aux organismes. Page 6
STATISTIQUÉS LES SERVICES Opérations régulières Au cours de 2013-2014, nous avons assuré les opérations courantes de l'organisme en fournissant les services suivants: * En assurant 14514 services aux 1849 bénéficiaires inscrits * En recrutant 32 nouveaux bénévoles pour un total de 85 bénévoles actifs Mois Services rendus à l'ensemble des bénéficiaires en 2013-2014 Transport simple Courses et sorties Visites d'amitié Accompagnement Répit- Gardiennag e Burea u Réguliers Total KM Avril 810 334 114 31 33 24 217 1563 20015 Mai 817 347 111 32 28 24 231 1590 20086 Juin 706 105 23 28 20 31 168 1081 16247 Juillet 686 122 76 20 38 8 130 1080 14164 Août 744 67 80 8 33 16 213 1161 15108 Septembre 743 93 80 20 28 12 178 1154 13503 Octobre 834 164 67 17 26 18 205 1331 14408 Novembre 744 125 70 20 42 10 177 1188 12143 Décembre 678 111 79 22 35 8 149 1082 15449 Janvier 743 126 51 22 38 5 158 1143 17995 Février 667 116 47 24 43 17 118 1032 16409 Mars 735 100 49 17 45 16 147 1109 17775 Total 8907 1810 847 261 409 189 2091 14514 193302 Répartition des services 61,37 12,47 5,84 1,8 2,82 1,3 1,08 100% Représentation graphique tous les services 2013-2014 2000 1800 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre Janvier Février Mars Transport simple Accompa-gnement Courses et sorties Visites d'amitié Page 7
LES EMPLOYÉS (ES) Suite à la demande de Mme Isabelle Denis, nous lui avons accordé une année sabbatique en juillet 2013. Dans l entente, Mme Denis devait nous faire part de ses intentions en avril 2014. Celle-ci a pris la décision de poursuivre ses études en administration et démissionner de son poste de coordonnatrice adjointe. Nous avons fait l embauche de Mme Hélène Gagné pour le remplacement du congé de Mme Denis. Ses qualités et sa précieuse collaboration au maintien des services, la loyauté et convivialité ont fourni le soutien nécessaire et nous l en remercions. En date du 13 mai 2014, nous avons confirmé son poste de coordonnatrice adjointe. Nous avons comblé le poste de répartiteur en novembre 2013 par l embauche de M. Simon Vézina jusqu en juillet 2014. Il viendra compléter les heures manquantes aux 35 heures/semaine essentielles à l efficacité de l organisme. Compte tenu du départ de Mme Denis, nous avons confirmé son poste à temps partiel en date du 13 mai 2014. Nous nous devons de souligner l apport exceptionnel de Mme Suzanne Brousseau. Sa grande collaboration, son support constant et son sens des responsabilités ont aidé à la relève du départ de Mme Denis. Page 8
ORGANIGRAMMÉ Entraide Ste-Foy Assemblée générale annuelle 2014-03-31 Conseil d'administration Président - Vice-président Trésorier - Secrétaire Administrateurs (5) Comité Vie Entraide Administrateurs (3) Coordonnatrice Comité Ressources humaines Président - Vice-président Trésorier - Secrétaire Coordonnatrice Comité plan d'action Président - Vice-président Administrateur - Secrétaire Coordonnatrice Coordonnatrice Coordonnatrice adjointe Répartiteurs (2) Bénévoles Bénéficiaires Page 9
LES MEMBRES DU CONSEIL D ADMINISTRATION AU 31 MARS 2014 NOM FONCTION ÉLU LÉ FIN DÉ MANDAT M. Chawki F. Maalouf Pre sident 23-02-2011 20-10-2014 M. Marcel Pouliot Vice-Pre sident 15-10-2013 2-11-2015 Mme Jose e Leblanc Secre taire 28-05-2013 28-05-2016 M. Pierre Caron Tre sorier 17-09-2013 19-09-2016 Mme Agathe Cantin Administratrice 23-02-2011 23-02-2014 Mme Colombe Castonguay Administratrice 28-05-2013 28-02-2016 Mme Paule Rioux Administratrice 28-05-2013 28-05-2016 Mme Renelle Gagnon Administratrice 28-05-2013 28-05-2016 M. Jean-Luc Lavoie Administrateur 23-04-2014 28-05-2017 Page 10
CONCLUSION En 2013-2014, nous avons bonifié l offre de services aux bénéficiaires en mettant l accent sur le recrutement de nouveaux bénévoles et en intensifiant notre campagne de financement. À ce niveau, je voudrais souligner les efforts louables et soutenus de notre conseil d administration, de notre coordonnatrice Mme Guylaine Leblanc, des employés et des bénévoles, qui ont su maintenir les services à un niveau élevé malgré l augmentation des demandes de services et le manque chronique de bénévoles. Nous vous donnons rendez-vous au 35 e anniversaire d Entraide Sainte-Foy qui se déroule cette année. À bientôt Chawki F. Maalouf, Président du conseil d administration Page 11