Les défis d une direction efficace! Comment un directeur général peut devenir une source de motivation pour son équipe? UNICONSEILS 19 décembre 2016
2 Les défis d une direction efficace! Une équipe de direction performante permet d éviter le piétinement, les pertes d énergie, le report de la mise en œuvre de décisions importantes et quelques fois difficiles. Mon rôle c est d écouter, de questionner, de rappeler souvent pourquoi on est là, de recadrer, de lancer des défis, d être persévérant pour mettre tous les talents à profit, pour débattre des enjeux difficiles et pour stimuler l efficacité et la cohésion de mon équipe.
3 Les défis d une direction efficace! La notion de chef tout puissant et autoritaire est en déclin! L équipe de direction a besoin d un leader apte à nourrir le personnel, capable d écoute et de courage pour susciter des interactions franches et constructives. Les attentes sont grandes face au chef et possiblement davantage dans notre environnement d affaires! Les membres de mon équipe ne me font pas porter toutes les responsabilités sur les épaules. Ils sont mutuellement responsables face à leurs choix collectifs, à leurs succès comme à leurs erreurs ainsi qu à leurs réponses aux imprévus.
4 Les défis d une direction efficace! Une des qualités cruciales d une équipe de direction performante c est la confiance. Là où elle est présente, les membres de l équipe sont intègres et crédibles. Il ne faut pas hésiter à faire appel au meilleur de chacun selon les enjeux. Il faut reconnaitre leurs bons coups et tirer des leçons des erreurs. Nous devons demeurer ouverts aux questions et aux suggestions. Je suis partisan depuis longtemps qu une équipe peut faire plus collectivement que chacun individuellement. Et nous devons être fiers d en faire partie.
5 Les défis d une direction efficace! D un point de vue organisationnel, une équipe est formée avant tout pour produire des résultats; c est sa raison d être. C est la volonté d obtenir des résultats qui guide la manière de fonctionner en équipe, et non pas le désir d être une équipe. Une équipe performante est passée maître de la communication claire et de la confrontation franche et honnête. Elle discute de questions difficiles, elle est transparente et n essai pas de cacher son jeu.
6 Les défis d une direction efficace! Les dirigeants et les gestionnaires interviewés sur les moyens mis à leur disposition pour accroître la performance de leur équipe ont identifié les éléments suivants : des rencontres régulières bien préparées un lac-à-l épaule annuel des rencontres statutaires individuelles des formations en gestion le coaching individuel la consolidation d équipe. Tiré d une étude HEMOA coaching http://www.hemoacoaching.com/les-equipes-de-direction-au-coeur-d une-gouvernance-efficace
7 Les défis d une direction efficace! La performance peut être entre autres : la réalisation des objectifs dans les délais; l obtention des meilleurs coûts; la hausse du résultat et du chiffre d affaires; la rentabilité d aujourd'hui et de demain; une croissance rentable; la position par rapport aux autres concurrents; du personnel bien dans sa peau et au bon endroit; un accomplissement ou un dépassement
Mais combien je coûte?
+ Bénéfices marginaux 10 % = Coût pour l employeur Temps payé (revenus de l employé) 1 820 heures (35 heures x 52 semaines) Temps non travaillé Fériés Vacances Maladies Total : 252 heures = Temps disponible 1 568 heures 9
Temps disponible 1 568 heures Temps non facturable = Rencontres d équipe Formations-informations Discussions Besoins personnels Improductivité Volume de travail + faible Administration et direction générale Développement affaire Total : 500 heures Temps imputable 1 068 heures 10
Temps imputable 1 068 heures Temps non rémunéré Dépassement des coûts Rabais Arrêt d un dossier Total : 168 heures (15 %) = Temps facturable 900 heures 11
Exemple 65 000 $/an = 65 000 $/1 820 = 35.71 $/heure BN = 10 % 71 500 $/1 820 = 39.29 $/heure 71 500 $/ 900 = 79.44 $/heure Heures disponibles : 1 568/1 820 86 % donc 252 h = 14 % heures non travaillées, mais rémunérées Heures imputables : 1 068/1 820 58.5 % donc 500 h = 27.5 % heures non facturables Heures facturées : 900/1 820 49.5 % donc 168 h = 9.0 % heures non facturées Mais combien en facture-on? 920 h = 50.5 % du temps qui est payé à l employé, est non rémunéré pour l organisation Coût de l employé Montant disponible pour supporter les autres coûts Revenu GMA SLSJ Heures rémunérées Taux escompté (85% du taux affiché) Taux affiché 71 500 $ 71 500 $ 26 000 $ = 24 000 $ = 97 500 $ / 95 500 $ / 50 % 900 = 40 % 720 = 108 $/hre 133 $/hre 127 $/hre 156 $/hre Solutions : Heures facturables Heures non rémunérées Heures non facturables 12
13 Année 2014-15 (objectif) 2014-15 (réalisé) 2015-16 (objectif) Année 2014-15 (objectif) 2014-15 (réalisé) 2015-16 (OBJ.) VOLET GESTION Total facturées Mais quel est notre portrait? Total payées % facturées 6 817 14 042 48.5 % 6 912 13 221 52.3 % 6 915 13 729 50.4 % VOLET AGRO Total facturées Total payées % facturées 6 104 13 178 46.3 % 6 471 13 570 47.7 % 6 505 12 680 51.3 % Point de départ selon nos observations 40% facturé pour tous les volets Année 2014-15 (objectif) 2014-15 (réalisé) 2015-16 (objectif) VOLET GÉNIE Total facturées Total payées % facturées 1 834 3 150 58.2 % 1 945 3 255 59.8 % 2 454 4 443 55.2 % Objectif visé d ici 4 ans est de 55% pour tous les volets
14 Combien visons-nous? Coût de l employé Montant disponible pour supporter les autres coûts Revenu GMA SLSJ Heures rémunérées Taux escompté (85% du taux affiché) Taux affiché 71 500 $ 71 500 $ 71 500 $ 28 000 $ = 26 000 $ = 24 000 $ = 99 500 $ / 97 500 $ / 95 500 $ / 55 % 990 = 50 % 900 = 40 % 720 = 101 $/hre 108 $/hre 133 $/hre 118 $/hre 127 $/hre 156 $/hre Solutions : Heures facturables Heures non rémunérées Heures non facturables
Planification par objectifs individualisés, un moyen efficace MES OBJECTIFS ANNUELS Denis Larouche Heures payées 2 120 100% Heures non trav. payées 404 19% Heures travaillées 1 716 81% CIBLE +3% Heures de direction générales 858 50% Heures potentielles facturables 858 50% Heures visées tableau objectifs 658 31% 77% Heures facturables au budget 630 30% 73% 2120 x.50 = 1 060 heures 658 / 1 060 = 62 %
Planification par objectifs individualisés, un moyen efficace Répartition selon 4 niveaux Revenus 658 Nb. Jour Hrs/jour Total Très occupée 35.0% 230.30 56 4.1 229.1 Élevée 20.0% 131.60 42 3.1 131.4 Moyenne 35.0% 230.30 86 2.7 231.5 Faible 10.0% 65.80 28 2.4 67.1 100.0% 658.00 212 3.1 659.1 Répartition par mois S O N D J F M A M J J A Total Très occupée X X 2 Élevée X x X 3 Moyenne x X x 3 Faible x x X X 4
Planification par objectifs individualisés, un moyen efficace Ma planification hebdomadaire Denis Larouche Octobre Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 TOTAL Semaine commançant le: 05-10-15 12-10-15 19-10-15 26-10-15 1 720.00 Heures à planifier 40.00 32.00 40.00 40.00 687.00 Cible hres facturables 12.00 10.00 12.00 12.00 206.00 La cible de la semaine 12.00 10.00 12.00 12.00 176.50 Hres facturables planifiées 13.00 6.00 22.50 11.50 195.93 Hres réellement facturées 9.00 6.25 23.73 16.25 19.43 Écart avec réelles et planifiées (4.00) 0.25 1.23 4.75 (10.07) Écart entre réelles vs cibles (3.00) (3.75) 11.73 4.25 Écart cumumulatif réelles et cibles (12.55) (16.30) (4.57) (0.32)
Planification par objectifs individualisés, un moyen efficace ÉTAT DE LA SITUATION DU TABLEAU DE PLANIFICATION PAR OBJECTIF En date du 14 mars 2016 AGRO Cibles Actuel Écart actuel - Écart Heures Heures cible (hres) En dollars Agronomes 2 021 1 904 (117) (14 264) $ Technicien 1 288 1 249 (39) 1 942 $ TOTAL 3 309 3 152 (157) (12 322) $ Variation par rapport aux prévisions 45 234 $ Marge économique de réserve % de cible réussi 95% 13 462 $ Estimation d'une variation hebdomadaire GESTION Cibles Actuel Écart actuel - Écart Heures Heures cible (hres) En dollars Agronomes 2 040 1 808 (232) (28 683) $ Technicien 2 130 2 129 (1) 266 $ TOTAL 4 170 3 938 (232) (28 417) $ Variation par rapport aux prévisions 11 791 $ Marge économique de réserve % de cible réussi 94% 19 471 $ Estimation d'une variation hebdomadaire GÉNIE Cibles Actuel Écart actuel - Écart Heures Heures cible (hres) En dollars Ingénieur 494 494 (0) (28) $ Technicien 467 412 (55) (3 960) $ TOTAL 961 906 (55) (3 988) $ Variation par rapport aux prévisions 23 684 $ Marge économique de réserve % de cible réussi 94% 3 678 $ Estimation d'une variation hebdomadaire
19 Comment un directeur général peut devenir une source de motivation pour son équipe? Résultats d un sondage auprès de mon personnel Voici quelques affirmations: 18 personnes ont répondu sur 21 1. Avoir une direction générale me permet d avoir un meilleur soutien par rapport à mes besoins Résultats = 8.1 /10 2. Le tableau d objectif me permet de planifier mon travail afin d atteindre mes objectifs Résultats = 7.8 /10 3. Le tableau d objectif est une source de stress et d inquiétude! Résultats = 5.2 /10 4. Le tableau d objectif me motive! Résultats = 6.6 /10 5. Le tableau d objectif permet d être plus équitable entre nous! Résultats = 6.9 /10 6. L écoute de la direction, pour améliorer l environnement de travail, me motive! Résultats = 8.6 /10
20 Comment un directeur général peut devenir une source de motivation pour son équipe? Résultats d un sondage auprès de mon personnel Voici quelques affirmations: 7. Les bons résultats financiers du groupe est une source de motivation Résultats = 8.2 /10 8. L écoute de la direction générale face à mes besoins favorise ma satisfaction et me permet d exprimer mes attentes Résultats = 8.9 /10 9. L évaluation annuelle avec mon DG est une source de motivation Résultats = 8.3 /10 10. L introduction d un changement est plus facile avec une direction générale Résultats = 8.6 /10 11. Je me sens moins stressé avec une direction générale Résultats = 6.3 /10
21 Comment un directeur général peut devenir une source de motivation pour son équipe? Résultats d un sondage auprès de mon personnel Voici quelques affirmations: 12.La performance de la direction générale est une source de motivation Résultats = 7.5 /10 13. La communication fluide dans l équipe de travail par des rencontres régulières favorise ma satisfaction au travail Résultats = 8.3 /10 14. Le rendement de chaque employé est équitablement évalué au moins une fois l an, à la fin de l année Résultats = 9.1 /10 15. Depuis la mise en place de la direction générale, j ai le sentiment que nous avons amélioré notre productivité Résultats = 7.6 /10 16. La direction générale a amélioré l image du groupe Résultats = 7.6 /10
22 Comment un directeur général peut devenir une source de motivation pour son équipe? Résultats d un sondage auprès de mon personnel Voici quelques affirmations: 17.Je me sens fier d être un membre du personnel du GMA Résultats = 9.4 /10 18. La direction générale est une source de sécurité Résultats = 8.2 /10 19. Depuis la mise en place de la direction général, nous avons amélioré l environnement de travail se qui favorise la productivité et l efficience Résultats = 7.7 /10 20. La transparence de la direction générale favorise ma confiance et ma solidarité Résultats = 9.2 /10
23 Comment un directeur général peut devenir une source de motivation pour son équipe? Résultats d un sondage auprès de mon personnel Voici quelques affirmations: SOURCES DE MOTIVATIONS OUI/NON/NSP % Mon salaire est satisfaisant 16O, 2N, 0NSP 90 % oui Mon horaire de travail est flexible 18O, 0N, 0NSP 100 % oui Mes défis actuels sont stimulants 18O, 0N, 0NSP 100 % oui Je sens que je contribue à la réussite du groupe 15O, 1N, 2NSP 83 % oui Je peux exploiter mes talents 16O, 1N, 1NSP 90 % oui Je me sens respecté 17O, 0N, 1NSP 94 % oui On reconnait le travail que je réalise 17O, 0N, 1NSP 94 % oui Le GMA est une organisation inspirante 13O, 2N, 3NSP 72 % oui Ça me rend fier de travailler pour le GMA 17O, 0N, 1NSP 94 % oui
24 Comment un directeur général peut devenir une source de motivation pour son équipe? Résultats d un sondage auprès de mon personnel Voici quelques affirmations: MOTIVATION OUI/NON/NSP % Le climat de travail 17O, 0N, 1NSP 94 % oui Je peux développer mes compétences 18O, 0N, 0NSP 100 % oui Mon bureau est fonctionnel 14O, 2N, 2NSP 78 % oui Je me sens appuyé par mon équipe 17O, 0N, 1NSP 94 % oui J ai des outils performants et à jour 15O, 2N, 1NSP 83 % oui L ambiance du bureau 18O, 0N, 0NSP 100 % oui
25 Comment un directeur général peut devenir une source de motivation pour son équipe? Résultats d un sondage auprès de mon personnel Comment la direction générale peut faire la différence pour vous motiver et améliorer votre satisfaction au travail? 1. Améliorer l expertise et continuer à mettre la personne à la bonne place 2. Être à l écoute et lorsque décision prise d être informé pour ne pas sentir que tu n es plus à la hauteur 3. En maintenant l esprit d équipe et son soutien dans les moments difficiles 4. Optimisme maintenu de la DG face aux obstacles 5. Rester transparent, tenir au courant des grosses décisions 6. Feed-back, évaluation, leadership sur les orientations de l organisation 7. En continuant d être à l écoute 8. Augmenter sa disponibilité, faire un second suivi en cours d année, le tableau d objectif quand atteint est source de motivation, sinon il est plutôt décourageant!
Comment un directeur général peut devenir une source de motivation pour son équipe? Résultats d un sondage auprès de mon personnel Comment la direction générale peut faire la différence pour vous motiver et améliorer votre satisfaction au travail? 9. Être un peu plus présent dans le secteur Saguenay 10.Me sentir appuyée dans mon travail 11.De rester comme on est, plus de changement 12.Par une bonne écoute et la stimulation à développer les talents innés à chaque employé. Il doit aussi être inspirant et constant transparent incitatif à amener l équipe à développer. Prendre du temps pour la reconnaissance, être équitable et facilitateur pour le développement des employés donne une image réaliste et positive de son équipe. Il doit mettre les bonnes personnes au bon endroit et respecter les capacités de chacun. Savoir mettre des incitatifs au dépassement tout en respectant les limites. Savoir reconnaître les bonnes initiatives. Mettre en place un climat stimulant pour une efficacité et un développement de solutions novatrices 26
27 Comment un directeur général peut devenir une source de motivation pour son équipe? Résultats d un sondage auprès de mon personnel Comment la direction générale peut faire la différence pour vous motiver et améliorer votre satisfaction au travail? 13.Écoute et encadrement 14.Notre DG est à l écoute du personnel. Nous pouvons toujours nous fier sur lui si on a besoin de parler.
Les défis d une direction efficace! Ma recette comme DG! Ce qui se mesure s améliore Être capable de se remettre en question Solidarité à tous les jours Communication ouverte et claire Une direction forte et présente De la rigueur partout Demeurer impliqué comme livreur de service Garder des consultants externes au GMA pour rester branché Une mission et vision claires et connues Ce préoccuper de la relève et bien l encadrer Donner des responsabilités Transparence même quand ça va mal Viser l excellence Devenir contagieux 28
MERCI! 29