Le système eproposal Appel LIFE 2015 https://webgate.ec.europa.eu/eproposalweb/ www.enviropea.com 1
Guide d utilisation du système eproposal pour les projets Environnement et utilisation rationnelle des ressources (Sousprogramme Environnement) Cette présentation vise à aider les personnes qui préparent une proposition LIFE pour l appel 2015. Il existe également un guide officiel de la Commission européenne, intégré dans les lignes directrices 2015, disponible à l adresse suivante : http://ec.europa.eu/environment/life/funding/life2015/index.htm Attention : Ce guide n est pas un exemple d un dossier bien complété, simplement une explication de comment naviguer le système eproposal avec quelques rappels de règles importantes du programme LIFE. 2
https://webgate.ec.europa.eu/eproposalweb/ 1 ère étape : créer un compte ECAS 3
On choisit external 4
On remplit, puis on reçoit un mail avec le nom d utilisateur et un lien pour créer le mot de passe 5
On crée le mot de passe (10 caractères minimum provenant d au moins 3 des 4 groupes indiqués ci-dessous) 6
On revient sur la page d accueil https://webgate.ec.europa.eu/eproposalweb/ 2 e étape : se connecter au système eproposal de LIFE 7
On s identifie, soit avec l adresse mail, soit avec le nom d utilisateur ECAS 8
On s enregistre dans le système eproposal de LIFE 9
en remplissant ce formulaire 10
ça y est, on est enregistré. Attention : pour pouvoir inviter des partenaires à rejoindre une proposition, il faudra qu ils aient completé ces deux étapes (diapos 3 à 10) Attention à l expiration de votre séance On peut maintenant créer une proposition (ou, si on est partenaire, on se déconnecte et on attend être invité à une proposition existante) 11
1 er formulaire à remplir cela deviendra le A1 On peut modifier toutes les informations ultérieurement, SAUF le choix de volet (priority area): Nature & Biodiversity Environment & Ressources Efficiency, Environmental Governance & Information Climate change Adaptation Climate change Mitigation Climate Governance & Information 12
Formulaire A2 Cette adresse (qui n est pas forcément la même que celle avec laquelle on s est identifié) sera utilisée par la Commission pour toute communication officielle sur le projet 13
Formulaire A2 (suite) Ici on décrit les domaines d expertise du bénéficiaire coordonateur, son statut, ses champs d intervention et sa compétence dans le domaine concerné, notamment en ce qui concerne les actions proposées dans le projet. Cette description doit permettre à la Commission européenne d apprécier la fiabilité technique du coordonateur, c est-à-dire s il a l expérience nécessaire pour mettre en œuvre le projet. 14
Formulaire A2 (suite) Ça y est, la proposition a été créée. 15
Menu Maintenant on peut la retrouver sur la liste des propositions sur la page d accueil 16
Menu Ici on peut modifier, visionner, télécharger (en pdf) et supprimer la proposition 17
Formulaire A3 Après avoir terminé de rentrer les actions et le budget, on peut générer le formulaire A3 ensuite on le signe, scanne, et recharge dans le système eproposal 18
Ici on accède à tous les formulaires A 19
Ici on accède aux formulaires B & C 20
et aux formulaires F 21
Enfin, les derniers onglets permettent d ajouter des fichiers joints, d exporter le dossier en fichiers PDF, word et Excel, de gérer les droits d accès et de valider la proposition 22
Bénéficiaires associés Pour créer un bénéficiaire associé, on va sur le formulaire A4-A5 et on clique create associated beneficiary. On remplit ce formulaire et à la fin, on clique sur save. 23
Pour inviter une personne à travailler sur la proposition, on va dans Access rights dans l onglet Proposal. 24
Ensuite on entre l adresse mail de la personne et on clique sur invite. Cette personne apparaîtra dans ce tableau avec pending (en attente) jusqu à ce qu elle accepte l invitation. 25
On ne pourra pas lui modifier les droits d accès (visualisation ou rédaction) avant que la personne ait accepté l invitation. On peut par la suite en cliquant sur le bouton Non, il se change en Oui. Le Ministère peut également visualiser la proposition. Cela peut être utile pour le Ministère, pour voir l état d avancement des dossiers, et pour vous, si vous souhaitez son avis sur le dossier sans avoir à l envoyer par mail. En aucun cas le Ministère ne pourra modifier votre dossier. Si vous ne souhaitez pas que le Ministère ait accès à votre proposition cliquez sur No. Important : Il n est pas nécessaire que la personne invitée soit liée à un bénéficiaire associé. Cela peut être, par exemple, un consultant externe. Cependant, il faut qu elle ait un compte ECAS. Si ce n est pas le cas, le mail qui l invite à travailler sur la proposition lui donne le lien pour s inscrire à ECAS avant de rejoindre la proposition. 26
A6 : Ajouter un cofinanceur 27
Tant qu on n a pas indiqué sa contribution sur le formulaire FC, ce montant restera à 0 La démarche vis à vis des cofinanceurs : 1. contacter le cofinanceur pour lui présenter le projet 2. connaître le montant de sa contribution 3. lui demander de rédiger les informations nécessaires (adresse, commentaires, etc.) sous format Word 4. renseigner la somme dans le formulaire FC 5. remplir le formulaire A6 en copiant-collant les informations 6. générer le formulaire PDF, le faire signer par le cofinanceur, et le charger dans eproposal. 28
A7 : 3 questions pour vérifier la pertinence du choix de LIFE pour financer votre projet À NE PAS NÉGLIGER Question 1 : la plus simple, chaque partenaire explique s il a déjà participé à un projet LIFE 29
A7 : Ne pas oublier de répondra aux questions 2 et 3 Question 2 : Il s agit de vérifier que certaines actions ne cumulent pas deux financements européens, ce qui est interdit Question 3 : La plus STRATÉGIQUE ; il s agit d expliquer que vous avez fait le tour des autres financements et que c est bien LIFE qui est le programme le plus adapté à votre projet revenir sur les mots clés tels que démonstration, innovation, plus-value environnementale, plus-value européenne 30
B1 Résumé Formulaires B : attention à remplir TOUS les onglets, et ne pas oublier de sauvegarder à la fin! Vous justifiez dans cette réponse du/des topic(s) choisi(s) Il est possible d ajouter des photos ou schémas dans tous les formulaires B. 31
Les résultats doivent être concrets, réalistes et quantifiés. Les résultats ne sont pas les objectifs du projet, ce sont des productions et réalisations permettant d atteindre ces objectifs. 32
N oubliez pas de remplir le 2 e formulaire B1 dans la langue de la proposition, le cas échéant 33
Formulaire B2 Dans cette partie vous décrivez le problème environnemental ciblé et comment il concerne une des priorités de la partie Environnement en rappelant le contexte politique et législatif européen. Vous justifierez aussi du caractère de démonstration de votre projet. 34
Formulaire B3 - Plus-value européenne du projet et de ses actions - Effets socio-économiques - Empreinte carbone Plus-value européenne : À travailler en plusieurs temps : - Adéquation avec les préoccupations de la Commission - Problème commun à de nombreux territoires européens donc potentiellement très intéressant (à quantifier). - Valorisation du partenariat transnational (le cas échéant) - Valorisation des actions de dissémination du projet => Notez que les informations fournies ici serviront pour l évaluation de la candidature (critères éliminatoires n 3, 5, 6 et 7) 35
Formulaire B4 : Parties prenantes / Public cible 36
Formulaire B5 : Contraintes et risques, stratégie de réduction des risques 37
Formulaire B6 : Continuation /valorisation et durabilité 38
Les formulaires C : les actions 39
Les formulaires C : les actions Pour chaque action, choisir le type d action (A : Préparatoire, B : Mise en oeuvre, C : Suivi de l impact, D : communication, E : Management) et le bénéficiaire responsable 40
Ensuite décrire l action 41
Et estimer son coût Le coût de l action se met automatiquement à jour depuis les formulaires financiers. Dans l onglet cost estimation, il convient d expliquer comment vous avez fait vos calculs. 42
Il est possible d ajouter des photos ou schémas dans les actions. On attend au moins 1 livrable par action. 43
On attend au moins 1 jalon par action. Renseigner le calendrier de l action. 44
Actions D - Communication 2 actions de communication maximum Au moins 1 sous-action regroupant : Panneaux d information, Site internet (dans les 6 mois qui suivent le début du projet et mis à jour régulièrement 5 ans après la fin du projet) Rapport de vulgarisation 1 sous-action concernant l activité de mise en réseau 45
Actions E - Management Limiter les actions, préférer des sous-actions 1 sous-action intitulée «Gestion du projet par nom du coordonateur» comprenant : Description du management, Organigramme du personnel impliqué, Logique de consortium (tableau), Audit final. 1 sous-action concernant le plan de communication après- LIFE 46
Le tableau C0 présente toutes les actions sauvegardées. On peut modifier l ordre des actions grace aux boutons à droite. 47
Sur le tableau C2 vous devez entrer tous les rapports obligatoires Note : un rapport doit être soumis au moins tous les 18 mois 48
Les formulaires financiers On peut rentrer les coûts seulement après avoir créé les fiches actions auxquelles ils sont liés Attention, tous les coûts du projet doivent normalement être hors taxe, sauf certaines conditions (cf lignes directrices) Ces diapositives ne doivent pas être prises comme exemple d un projet cohérent financièrement! Elles ont pour objectif d illustrer les formulaires financiers du dossier LIFE. 49
Le formulaire F1 - Personnel Organisme privé Organisme public Choisir le type de contrat. Attention la règle des 102 % s appliquera aux contrats permanents et other pre-existing staff des structures publiques 50
Cela sera vérifié sur le rapport R4 : la contribution des bénéficiaires publics doit dépasser de 2% le total des coûts des salaires des personnels permanents et other pre-existing staff Sur cet exemple, la contribution du bénéficiaire Prifti devrait être d au moins 3900 x 1.02, c est-à-dire 3978 règle de 102% non respectée 51
Le rapport R4 : règle de 102% respectée 52
Attention à être clair dans la description des catégories /rôles dans le projet afin de distinguer les différentes personnes. Cela doit être cohérent avec les informations données dans la partie C. Si on se trompe, on peut éditer le coût 53
La fiche pour éditer un coût 54
Le formulaire F2 - Déplacements Attention à renseigner TOUTES les informations demandées 55
Le formulaire F3 Assistance extérieure Si elle dépasse 35 % du budget, il faut le justifier dans les actions (C). Procédure : indiquer si c est un marché, un devis, contrat cadre, etc. Pour les organismes privés, toute assistance > 130 000 doit passer par un appel d offre. 56
Le formulaire F4a Infrastructures Le coût éligible est plafonné à 25% du coût total (il y a des amortissements qui s appliquent ; cf Guide du candidat). 57
Le formulaire F4b Équipements Le coût éligible est plafonné à 50% du coût total (il y a des amortissements qui s appliquent ; cf Guide du candidat). 58
Le formulaire F4c Prototypes Il n y a pas d amortissement sur les prototypes; ce sont les coûts réels qui sont éligibles. 59
Le formulaire F6 Consommables 60
Le formulaire F7 Autres coûts Note : L audit final doit apparaître dans ce formulaire 61
Le formulaire F8 Frais généraux Les frais généraux (loyer, eau, fournitures de bureau, etc.) sont plafonnés à 7 % et ne nécessitent pas de justifications particulières. 62
Le formulaire FC Contributions Chaque partenaire dans un projet doit participer financièrement, de manière raisonnable. La valorisation du temps de travail compte. 63
Les rapports : ils permettent de vérifier l ensemble du budget et le respect des règles spécifiques au programme (il n y a rien à compléter, ils sont générés par eproposal) 64
R1 : Vue d ensemble La somme de tous les coûts doit faire 100 % 65
R1 : suite La subvention européenne ne doit pas dépasser 60 %. La somme de toutes les contributions doit faire 100 % 66
R2 : Coûts par action 67
R2a : Coûts par bénéficiaire 68
R2b : Coûts par action et par bénéficiaire 69
R2c : Coûts par bénéficiaire, par action 70
R3 : Profit par bénéficiaire (permet de voir si chaque bénéficiaire reçoit une part de la subvention proportionnelle à ses coûts dans le projet et qu aucun partenaire ne reçoit une subvention supérieure à ses coûts dans le projet) 71
R4 : Respect de la règle de 102 % 72
R5 : Allocation nationale Ce formulaire sert à aider la Commission à gérer l octroi des subventions en fonction des allocations nationales. 73
Ici on peut joindre les annexes obligatoires 74
Quand on a fini de travailler sur la proposition, on revient sur le formulaire A1 Et on clique sur validate proposal. Attention, il y a encore une étape avant qu elle soit soumise définitivement... 75
Il est probable qu on tombe sur une page comme ça : plein de messages d erreur indiquant les problèmes à résoudre avant que l on puisse la soumettre définitivement Un message en orange n empêchera pas la soumission. 76
Une fois qu on aura pris en compte les remarques et corrigé ces problèmes, on pourra cliquer sur submit to contracting authority. 77
À partir du 1 er octobre 2015, il ne sera plus possible de modifier sa proposition après cette étape. Cependant, si vous l avez soumise avant le 1 er octobre, et si vous avez ensuite besoin de la modifier, il est possible de le faire jusqu au 1 er octobre. Il faudra ensuite la re-soumettre à l Autorité nationale avant le 1 er octobre. Seule la dernière version reçue par le Contracting Authority sera retenue 78
Le statut de la proposition passera de draft à draft validated après avoir réglé les problèmes indiqués dans les messages d erreur. Ensuite, une fois soumise, il sera affiché submitted to contracting authority ou Received by EC. 79
Il ne reste plus qu à attendre les résultats! 80
Mailbox eproposal : Toute communication avec la Commission, notamment pendant la phase de révision, passera par la boîte mail de eproposal. Vous recevrez une alerte dans votre propre boîte mail : Vous avez reçu un message dans eproposal, vous invitant à vous connecter pour consulter le message. Vous pourrez ensuite télécharger les éventuelles lettres de la Commission via cette boîte eproposal. 81
Nous restons à votre disposition pour toute information. En cas de bugs dans le système, contacter le help desk LIFE: ENV-LIFE-EPROPOSAL-ADMIN@ec.europa.eu Enviropea 148, rue du Fbg St-Denis 75010 Paris 01 42 93 21 96 www.enviropea.com 82