Procès-verbal de la séance extraordinaire du conseil municipal, tenue en la salle de l hôtel de Ville, le mercredi 26 mars 2014 à 17h00, à laquelle assistaient la conseillère Solange Richard ainsi que les conseillers David Fournier, Mario Leclerc, Hervé Vallières, Gaétan Graveline et Alain Beaudin, sous la présidence de madame le maire Sylvie Bureau. Étaient également présents messieurs Éric Therrien et Sylvain Saint-Cyr. À 17h00, madame le maire déclare la séance ouverte et souhaite la bienvenue aux personnes présentes. Les sujets de discussion mentionnés à l avis de convocation sont les suivants : 1. Ouverture de la séance. 2. Adoption de l ordre du jour. 3. Résolution pour établir les critères d évaluation pour les services professionnels pour la surveillance des travaux d infrastructure du nouveau Parc Industriel; 4. Ouverture, étude et/ou acceptation des soumissions pour l adjudication du mandat pour services professionnels dans le cadre des travaux d infrastructures du Parc Industriel à l intersection de la route 249 et de l autoroute 55; 5. Logo de la Ville de Windsor sur le bâtiment Complexe Windsor; 6. Mandat au Club de Placement régional Inc.; 7. Période de questions par les contribuables : Durée maximale : 30 minutes L intervenant doit s identifier et son droit de parole est limité à 5 minutes. 8. Clôture et levée de la séance. 112-26-03-2014 OUVERTURE DE LA SÉANCE Il est proposé par la conseillère Solange Richard Appuyé par le conseiller Gaétan Graveline Que la séance soit ouverte. Adoptée à l unanimité 113-26-03-2014 ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Il est proposé par le conseiller Mario Leclerc Appuyé par le conseiller Hervé Vallières Que l ordre du jour ci-haut mentionné soit adopté.
.114-26-03-2014 RÉSOLUTION POUR ÉTABLIR LES CRITÈRES D ÉVALUATION POUR LES SERVICES PROFESSIONNELS Considérant que le conseil demande des soumissions pour les services d ingénieur pour la préparation des plans et devis pour les infrastructures à implanter dans le Parc industriel, à l intersection de l autoroute 55 et la route 249 et pour la surveillance; Considérant que pour de tels services il faille utiliser un système de pondération et d évaluation des offres; Considérant qu un tel système doit comprendre un minimum de quatre (4) critères d évaluation et doit prévoir le nombre maximal de points attribués à chacun des critères; Il est proposé par le conseiller Alain Beaudin Appuyé par le conseiller Gaétan Graveline Que le conseil ratifie, dans le cadre de l évaluation des offres soumises, les critères suivants et le nombre maximal de points pour chacun : a) document de préparation sur l organisation de la firme 10 points b) expérience de la firme dans des projets municipaux similaires (5 projets au cours des 7 dernières années avec une maximale de 6 points par projet) 30 points c) respect des budgets sur les projets réalisés 10 points d) compétence de l équipe : i) expérience du chargé de projet 20 points ii) expérience des ressources proposées 15 points e) organisation du projet : i) compréhension du mandat 10 points ii) échéancier de travail sur la méthodologie à utiliser 5 points 100 points
115-26-03-2014 OUVERTURE, ÉTUDE ET/OU ACCEPTATION DES SOUMISSIONS POUR L ADJUDICATION DU MANDAT POUR SERVICES PROFESSIONNELS DANS LE CADRE DES TRAVAUX D INFRASTRUCTURES DU PARC INDUSTRIEL À L INTERSECTION DE LA ROUTE 249 ET DE L AUTOROUTE 55 Considérant la publication, le 25 février 2014, d un appel d offres public pour services professionnels sur le site du SEAO et dans les journaux locaux; Considérant que la Ville de Windsor a reçu six (6) offres de services et que toutes étaient conformes pour analyse; Considérant que la Ville de Windsor a constitué un comité de sélection pour évaluer les offres reçues; Considérant l analyse réalisée par le comité de sélection et le pointage accordé pour les différents critères établis étant donné l utilisation d un système de pondération et d évaluation à deux étapes de services professionnels basés sur un rapport qualité-prix; Considérant la recommandation du comité de sélection; Considérant que le rapport d évaluation confirme que sur les six (6) offres reçues et analysées quatre (4) ont obtenu le pointage de soixante-dix (70) permettant d ouvrir l enveloppe de prix soit : EXP 88.5% offre déposée 64 500 $ (taxes en sus) pour un pointage de 18.87 WSP 85% offre déposée 75 700 $ (taxes en sus) pour un pointage de 15.47 BPR 72% offre déposée 71 000 $ (taxes en sus) pour un pointage de 14.94 CIMA+ 80.5% offre déposée 78 800 $ (taxes en sus) pour un pointage de 14.40 Roche 66.5% enveloppe pas ouverte AVIZO 56.55% enveloppe pas ouverte Considérant que la Ville de Windsor veut réaliser ces travaux dans les meilleurs délais et conditions; Considérant le certificat de disponibilité de crédits émis par la trésorière. Il est proposé par le conseiller Mario Leclerc Appuyé par le conseiller Hervé Vallières Que la Ville de Windsor accorde le mandat de services professionnels à la firme ayant obtenu le meilleur pointage après analyse soit à la firme EXP pour un montant forfaitaire de 64 500 $, avant les taxes applicables, dans le cadre de l appel d offres public TP-2014-02. Que madame le maire et le directeur général et greffier soient autorisés à signer les documents requis.
CERTIFICAT DE DISPONIBILITÉ DE CRÉDITS 116-26-03-2014 LOGO DE LA VILLE DE WINDSOR SUR LE BÂTIMENT COMPLEXE WINDSOR Considérant que les bureaux de l hôtel de ville déménagent dans le bâtiment Complexe Windsor ; Considérant que ce bâtiment doit être identifié avec le logo de la Ville ; Considérant que la compagnie «Lettrage Windsor» a fait une offre de services ; Considérant le certificat de disponibilité de crédit émis par la trésorière. Il est proposé par le conseiller Gaétan Graveline Appuyé par la conseillère Solange Richard Que le conseil municipal octroie le contrat de lettrage du bâtiment Complexe Windsor accueillant les locaux de l hôtel de ville à la compagnie «Lettrage Windsor» pour un montant forfaitaire de 13 350.00 $, avant les taxes applicables. CERTIFICAT DE DISPONIBILITÉ DE CRÉDITS 117-26-03-2014 MANDAT AU CLUB DE PLACEMENT RÉGIONAL INC. Considérant que la Ville de Windsor doit engager un(e) directeur(trice) général(e) et greffier(ère); Considérant que la Ville désire mandater une firme afin de procéder à la recherche d un(e) candidat(e) pour ce poste; Considérant que la Ville a reçu trois soumissions soient :
Raymond Chabot Grant Thornton; Carrefour du capital humain (UMQ); Club de placement. Considérant que ces soumissions sont conformes ; Considérant le certificat de disponibilité de crédits émis par la trésorière. Il est proposé par le conseiller Hervé Vallières Appuyé par le conseiller Mario Leclerc Que le conseil de la Ville de Windsor accorde le mandat au Club de placement pour la recherche d un(e) candidat(e) pour le poste à la direction générale et le greffe municipal pour la Ville de Windsor. CERTIFICAT DE DISPONIBILITÉ DE CRÉDITS Note Période de questions du public Aucune question n a été soumise par le public. 118-26-03-2014 CLÔTURE ET LEVÉE DE LA SÉANCE À 17h25 l ordre du jour étant épuisé. Il est proposé par le conseiller David Fournier Appuyé par la conseillère Solange Richard Que la séance soit levée et fermée. Sylvie Bureau, maire Sylvain Saint-Cyr, directeur général et greffier