Marseille, le 9 juillet 2014. Objet : obligations des employeurs Madame, Monsieur, Dans le cadre de notre mission de conseil, nous souhaitions vous rappeler certaines obligations incombant aux employeurs et des modifications importantes pouvant impacter la gestion de votre personnel. Vous trouverez ci-joint différentes fiches : - Contrat de travail à temps partiel ; - Mise en conformité des contrats de prévoyance ; - Affichage obligatoire ; - Document unique d évaluation des risques professionnels ; - Seuils d effectifs. Afin de vous accompagner, le cabinet peut vous proposer, à votre demande, différentes missions : - Audit de conformité sociale ; - Accompagnement à l élaboration du Document Unique ; - Accompagnement dans la mise en place d élection des délégués du personnel ; - Accompagnement dans la mise en conformité des contrats de prévoyance ; - Nous restons à votre disposition pour vous apporter toute précision complémentaire. Nous vous prions d agréer, Madame, Monsieur, l expression de mes salutations distinguées. Site : www.cabinet-icard.com Membre d une Association Agréée. Le règlement par chèque des honoraires est accepté.
Contrat de travail à temps Partiel Selon la loi de sécurisation de l emploi 2013-504 du 14 juin 2013, pour les contrats de travail à temps partiel conclus à compter du 1 er juillet 2014, leur durée minimale est portée à 24 heures hebdomadaire, sauf convention ou accord de branche étendu prévoyant une durée de inférieure. De ce fait les contrats conclus antérieurement au 31/12/2013, bénéficient d une période transitoire, ils devront être portés à 24 heures à compter du 01/01/2016. Pour les contrats conclus du 1 er janvier 2014 au 21 janvier 2014, ces contrats doivent déjà être à 24 heures hebdomadaires. Pour les contrats conclus du 22 janvier 2014 au 30 juin 2014, il a été possible de les conclure pour une durée inférieure à 24 heures hebdomadaires, mais ils ne bénéficient pas de la période transitoire. De ce fait, le salarié est en droit de demander de passer à 24 heures si toutefois l employeur est dans la possibilité d y faire droit compte tenu de l activité économique de l entreprise. Cependant, il restera possible de conclure des contrats d une durée inférieure à 24 heures si le salarié adresse à l employeur une demande écrite et motivée sollicitant une durée de travail moindre du fait de contraintes personnelles ou de cumul de plusieurs activités lui permettant d atteindre une durée globale correspondant au temps plein ou au moins égale à 24 heures.
Contrat de prévoyance Mise en conformité Les employeurs ayant mis en place, au sein de leur entreprise, un régime de prévoyance complémentaire et/ou de retraite supplémentaire, doivent mettre en conformité ces contrats au regard des nouvelles exigences réglementaires (définies par le décret du 9 janvier 2012 et de sa circulaire d application du 25 septembre 2013), et ce pour continuer à bénéficier d'une exonération de cotisations sociales sur les contributions versées au titre de ces contrats. Ces nouvelles exigences portent notamment sur le caractère collectif et obligatoire de ces régimes et de leurs conditions de mise en place au sein de l entreprise. Un délai est accordé jusqu au 30 juin 2014 pour mettre en conformité les régimes de prévoyance et de retraite d'entreprise. A défaut de mise en conformité à cette date, les sommes versées à ces régimes seront assujetties aux cotisations sociales. Ainsi, si vous avez mis en place, au sein de votre entreprise, un régime de prévoyance complémentaire (prévoyance, complémentaire santé), et/ou de retraite supplémentaire (Art 83 par exemple), il convient de vous assurer auprès de l organisme gestionnaire (assureur, mutuelle ), que ces contrats répondent bien aux nouvelles exigences règlementaires, en analysant en particulier : - Le caractère collectif et obligatoire du régime Concernant le caractère collectif : le régime de prévoyance complémentaire ou de retraite supplémentaire devra s appliquer à tous les salariés ou à une catégorie objective d entre eux (définie par le décret du 9 janvier 2012). Concernant le caractère obligatoire : tous les salariés concernés par le régime de protection sociale doivent y adhérer, sauf cas de dispenses d affiliation prévus par le décret du 9 janvier 2012. Ces cas sont notamment fonction des conditions de mise en place du régime (accord collectif, ratification à la majorité des intéressés, décision unilatérale de l employeur constatée dans un écrit remis à chaque bénéficiaire). - Les conditions et le formalisme de la mise en place du régime. D autres conditions sont également à réunir, telles que de répondre au cahier des charges des contrats «solidaires» et «responsables» pour les régimes frais de santé, la non substitution à un élément de rémunération, le respecter des plafonds d exonération sociale et de déductibilité fiscale au niveau des contributions versées par l employeur à ces régimes Respect du formalisme de mise en place : Pour être conforme, il est indispensable que la mise en place du contrat ait respecté une des mises en place suivante : - un accord collectif - une ratification, à la majorité des intéressés, d un projet d accord proposé par le chef d entreprise, - une décision unilatérale du chef d entreprise constatée dans un écrit remis à chaque intéressé contre signature. Lors de vérifications effectuées dans le cadre d un contrôle URSSAF, il pourra être demandé de produire le document ayant servi à la mise en place du contrat : Décision unilatérale de l employeur, référendum, accord collectif Toute modification ayant grevée ce contrat devra avoir donné lieu à un avenant, ratifié lui aussi. Si le contrat ne se révélait pas conforme, la part patronale des sommes versées serait alors interprétée comme un élément de salaire et sera soumis à cotisations dans son intégralité.
Affichage obligatoire : quelles sont les informations à afficher? Conformément au droit du travail, l employeur doit afficher un certain nombre de documents dans l entreprise. Ces documents peuvent différer selon la taille de l entreprise. L affichage obligatoire en entreprise doit se faire dans les lieux accessibles aux salariés. Affichage obligatoire : quels sont les documents à afficher? Toute entreprise doit afficher les documents suivants, à partir du premier salarié : - Les coordonnées de l inspecteur du travail (Art D. 4711-1) - Les coordonnées du service de santé au travail compétent pour l établissement. (Art D.4711-1) - Les consignes de sécurité et d incendie avec les noms des responsables du matériel de secours, de l évacuation en cas d incendie, les coordonnées des pompiers et les consignes en cas d accident électrique (Art R. 4227-28) (Art D. 4711-1) - La référence de la convention collective et des accords applicables dans l établissement (Art R. 2262-3) - Les articles L. 3221-1 à L. 3221-7 du Code du travail concernant l égalité de rémunération entre les hommes et les femmes (Art R. 3221-2) - Les horaires de travail (Art L. 3171-1) ainsi que les horaires et la durée du repos (Art R. 3172-1) - Le jour et les heures de repos collectifs en cas de travail le dimanche(art L. 3132-1) - La période de prise des congés avec l ordre des départs (Art D. 3141-6) - L article 222-33-2 du Code pénal sur le harcèlement moral (Art L. 1152-4) - L article 222-33 du Code pénal sur le harcèlement sexuel (Art L. 1153-2) - Les articles 225-1 à 225-4 du Code pénal sur la lutte contre la discrimination à l embauche (Art L. 1142-6) - La liste des postes disponibles dans l entreprise concernant la priorité de réembauche - L interdiction de fumer dans les locaux - Le document unique d évaluation des risques professionnels (Art R. 4121-1 à 4221-4) D autres documents viennent s ajouter selon le nombre de salariés : - Pour les entreprises d au moins 11 salariés, la procédure d'organisation de l'élection des délégués du personnel - A partir de 20 salariés, le règlement intérieur comprenant notamment les règles d hygiène et de sécurité - A partir de 50 salariés, les noms des membres du CHSCT (Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail), et la localisation de leur poste de travail, ainsi qu une information sur l existence d un accord de participation. Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de l affichage obligatoire? Le Code du travail et le Code pénal prévoient des peines de 450 euros à 1 500 euros en cas d absence d affichage obligatoire. Toutefois, ces peines peuvent être beaucoup plus lourdes en cas d absence du document unique des risques professionnels ou de sa mise à jour. Affichage obligatoire en entreprise : sous quelle forme? Il est possible d afficher chaque document au format papier. Il suffit de se rendre sur un site spécialisé, de télécharger les documents préremplis et de les imprimer avant de les afficher. Il faudra alors remplir tous les champs libres. On peut aussi opter pour des panneaux en PVC effaçables, ce qui permet de mettre à jour facilement certaines informations. Enfin, certains fournisseurs proposent des panneaux "tout-en-un" regroupant tous les documents qui figurent sur l'affichage obligatoire.
Document unique d évaluation des risques professionnels La loi n 91-1414 du 31 décembre 1991 (article L.230-2 du Code du travail), demande au chef d établissement de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé des travailleurs. Il est tenu d évaluer les risques y compris dans le choix des procédés de fabrication, des équipements de travail, des substances ou préparations chimiques, dans l aménagement ou le réaménagement des lieux de travail ou des installations et dans la définition des postes de travail. Depuis le 7 novembre 2002, l employeur (ou chef d établissement) ayant un ou des salariés doit établir un document unique (DU) d évaluation des risques professionnels (décret n 2001-1016 du 5 novembre 2001 article R. 230-1 et suivants). Le fait de ne pas transcrire ou de ne pas mettre à jour les résultats de cette évaluation des risques est puni d une amende de 1 500 euros et de 3 000 euros en cas de récidive. 1. Qui est concerné? Tout employeur quelle que soit la taille et l effectif de son entreprise. C est l employeur qui est responsable de la transcription et de la mise à jour des résultats de l évaluation des risques. Il peut faire appel à toute compétence qu il estime utile (CHSCT, médecin du travail, organisme extérieur de conseil, de formation, expert-comptable ). 2. La forme du document unique Les résultats de l évaluation des risques doivent être transcrits sur un document unique dans un souci de cohérence, de commodité, de traçabilité. Il n existe pas de modèle type de document unique. Le support pourra être écrit ou numérique. L employeur a le choix du moyen qui lui paraît le mieux adapté. 3. Le contenu du document unique I L inventaire des risques L évaluation des risques se fait en 2 étapes : - Identifier les dangers : ce qui peut causer un dommage pour la santé des travailleurs - Analyser les risques : étude des conditions d exposition des travailleurs à ces dangers. Il s agit d une analyse des modalités d expositions des salariés aux dangers en tenant compte de tous les aspects liés au travail. II L unité de travail L évaluation doit concerner toutes les situations de travail. Les postes ayant des caractéristiques ou contraintes similaires sont regroupés dans une même unité. Elle pourra se faire par service, par atelier, par poste de travail selon les cas III Calcul de la proportion de salarié exposée à un ou plusieurs facteurs de pénibilité Toute entreprise doit faire l inventaire des salariés exposés à un ou plusieurs facteurs de pénibilité. Les moyens de prévention existant sont à prendre en compte dans le calcul du pourcentage de salariés exposés (hors équipements de protection individuelle). Traçabilité des expositions (art. L4121--3-1 du code du travail) : Fiche individuelle d'exposition à un ou des facteurs de pénibilités, avec la période d'exposition et les moyens de prévention existant à communiquer au médecin du travail et à remettre au salarié à son départ de l'établissement. Un plan d'action spécifique (valable 3 ans et à communiquer à la DIRECCTE) est à prévoir, pour les entreprises d'au moins 50 salariés ou appartenant à un groupe d'au moins 50 salariés, si au moins 50% des salariés de l'entreprise sont exposés à un ou plusieurs facteurs de pénibilité. 4. Mise à jour du document Le document doit faire l objet d une mise à jour au moins annuelle. Il doit être actualisé en cas de décision d aménagement important modifiant les conditions d hygiène et de sécurité ou les conditions de travail. 5. Accessibilité du document unique Il est tenu à disposition des instances représentatives (CHSCT, DP), du médecin du travail et des salariés. Le lieu et le mode de consultation du document doivent être affiché. Il est tenu, sur leur demande, à disposition de l inspection du travail et de la CARSAT
SEUILS RÉGLEMENTAIRES PORTANT SUR L EFFECTIF SALARIÉ EN FRANCE. Seuils relevant du droit social À partir de dix salariés : - versement mensuel des cotisations de sécurité sociale, au lieu d un versement trimestriel (selon effectif au dernier jour du trimestre précédent) ; - obligation de versement d une aide au transport dans les zones géographiques soumises (article L. 2333-64 du Code général des collectivités territoriales) ; - prise en charge partielle de la formation économique, sociale et syndicale ; - hausse du taux de cotisation pour la formation professionnelle continue de 0,55 % à 1,05 % (seuil dépassé en moyenne sur 12 mois). À partir de onze salariés : - versement d une indemnité minimale de 6 mois de salaires en cas de licenciement sans cause réelle ou sérieuse ; - obligation d organiser l élection d un délégué du personnel, sans obligation de résultat (seuil dépassé pendant 12 mois consécutif au cours des trois dernières années). Le délégué dispose d un crédit de 10h par mois pour ses activités de représentation. À partir de vingt salariés : - cotisation au Fond National d Aide au Logement (effectif au 31 décembre) ; - obligation d avoir un règlement intérieur ; - obligation de travail des handicapés (effectif au 31 décembre de l année précédente, délai de 3 ans après le franchissement du seuil) ; - participation à la construction : 0,45 % du montant des rémunérations versées au cours de l exercice écoulé ; - hausse du taux de cotisation pour la formation professionnelle continue de 1,05 % à 1,60 % (seuil dépassé en moyenne sur 12 mois) ; - repos compensateur obligatoire de 50 % pour les heures supplémentaires effectuées au-delà de 41 heures par semaine et de 100 % (au lieu de 50 %) pour les heures effectuées au-delà du contingent. À partir de vingt-cinq salariés : - obligation de réfectoire si demandé par 25 salariés ; - collèges électoraux distincts pour l élection des délégués du personnel. Augmentation du nombre de délégués à partir de 26 salariés. À partir de cinquante salariés : - possibilité de désignation d un délégué syndical (seuil dépassé pendant 12 mois consécutifs au cours des trois dernières années) ; - obligation de mettre en place un comité d hygiène, de sécurité et des conditions de travail et de former ses membres (seuil dépassé pendant 12 mois au cours des trois dernières années) ; - obligation de mettre en place un comité d entreprise avec réunion au moins tous les deux mois (seuil dépassé pendant 12 mois au cours des trois dernières années) ; - affichage de consignes d incendie dans les établissements où sont réunis plus de 50 salariés ; - obligation de mise en place d une participation aux résultats (seuil dépassé pendant six mois au cours de l exercice comptable, délai d un an après la fin de l exercice pour conclure un accord) ; - obligation de recourir à un plan social en cas de licenciement économique concernant 9 salariés et plus. Au-delà de 50 salariés, le nombre de représentants du personnel augmente régulièrement, mais on n observe plus de seuil significatif jusqu à 150 salariés (réunion mensuelle du comité d entreprise).