Foire aux questions DSN Mensuelle

Foire aux questions DSN Mensuelle FOIRE AUX QUESTIONS - DSN MENSUELLE Ce document a pour but de vous aider dans la correction des anomalies remontées par le logiciel alfagrh, ou par le portail DSN Next. Il est applicable aux anomalies que vous pouvez rencontrer à partir de la version 1.84.4005 d alfagrh. Nous vous rappelons ci-dessous le mode opératoire pour produire une DSN réelle pour un SIRET donné : Sur alfagrh : Paiement des bulletins de salaires Calcul et contrôle du bordereau périodique URSSAF pour le SIRET (sauf SIRET MSA) Préparation de la DSN réelle Sur le portail Next : Contrôle de la DSN. En cas d'anomalies, corriger dans alfagrh puis effectuer une nouvelle préparation de la DSN après avoir effectué une remise à zéro (RAZ). Edition et vérification des données lorsqu'il n'y a plus d'anomalies Création du fichier DSN ou transfert du fichier en mode "machine / machine" Sur Net-entreprises : Dépôt du fichier DSN si le mode "machine / machine" n'est pas activé. (Si le fichier est refusé, corriger les anomalies dans alfagrh, puis effectuer une nouvelle préparation de la DSN) Sur le Portail Next : Changement du statut de la DSN si elle est certifiée conforme par Net-entreprises et si le mode "machine / machine" n'est pas activé. Sur Net-entreprises ou sur le site de l'urssaf : Contrôle du bordereau URSSAF (pré alimenté par la DSN) à partir du point d'entrée utilisé habituellement pour effectuer la saisie des bordereaux. En cas d'anomalie, il convient soit de produire une DSN "Annule et remplace", soit de modifier directement le bordereau URSSAF. Sur alfagrh : Validation mensuelle du SIRET Page 1 sur 21

Date de Publication Origine du contrôle Code erreur Descriptif Solution / Explication Les modalités de déclaration du temps partiel thérapeutique sont modifiées en DSN phase 3. Le code modalité exercice du travail «21 temps partiel thérapeutique» présent dans le thème Infos DSN est supprimé par le cahier technique. 17/11/2016 alfagrh Modalités de déclaration du temps partiel thérapeutique Suite à la mise à jour de la version 1.84.4005, ce code a été supprimé sur les contrats concernés et remplacé par le code «20 Temps partiel» et l option «Tps partiel thérap.» cochée (Menu Personnes \ Personnes \ Contrats de travail \ Infos DSN) : Une récente publication issue du site DSN-INFO fait part de la possibilité de produire un tableau récapitulatif (TR) URSSAF comme les années précédentes pour régulariser les cotisations de l année 2016. 17/11/2016 alfagrh Régularisation annuelle URSSAF 2016 Si vous êtes concernés, vous pourrez donc comme les années précédentes remplir le tableau récapitulatif sur le site de l URSSAF. Pour plus d informations sur ce sujet, vous pouvez consulter le document complet à l adresse : http://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/1006 Page 2 sur 21

En mode machine/machine, bien que la DSN soit certifiée conforme sur Net-entreprises, l état de la DSN sur le portail n est pas mis à jour automatiquement. 24/10/2016 Portail DSN Next La DSN reste à l état «Avis d Enregistrement Electronique (AEE)» alors qu elle est «Certifiée conforme» sur Net-entreprises Le GIP-MDS (Groupement d Intérêt Public Modernisation des Déclarations Sociales) est informé de cette situation et travaille sur un correctif. Dans l attente, vous devez modifier manuellement l état de la DSN sur le portail : 24/10/2016 DSN-INFO Fonctionnaires détachés Les fonctionnaires détachés qui exercent une activité relevant du droit privé sont à déclarer comme les autres salariés de droit privé. Il n est donc pas nécessaire d indiquer un motif d exclusion dans les informations DSN du contrat. (Personnes \ Personnes \ Contrats de travail \ Infos DSN \ Infos générales 2/2) Suite à des anomalies sur Net-entreprises, il n est plus possible d envoyer automatiquement les DSN «test» en mode machine/machine. 24/10/2016 Portail DSN Next Envoi de DSN «test» en machine/machine Si vous souhaitez déposer une DSN» test», il est nécessaire de créer le fichier DSN sur le portail, puis de le déposer sur Netentreprises manuellement. Nous vous rappelons que les contrôles effectués sur le portail DSN sont les mêmes que ceux réalisés sur Net-entreprises. Page 3 sur 21

Lorsque le mode machine/machine est activé, votre DSN bien que validée par Net-entreprises, peut présenter des anomalies bloquantes ou non bloquantes selon les retours des différents Organismes de Protection Sociale (OPS). Le statut signale des anomalies non bloquantes et nécessite votre attention. 06/10/2016 Portail DSN Next La DSN mensuelle passe à l état «Certifiée conforme (ANO)» Le statut signale des anomalies bloquantes, qu il convient de corriger en réalisant une annule et remplace (si le délai le permet), ou en effectuant des modifications sur le mois suivant. Dans les deux cas, vous devez prendre connaissance de ces anomalies depuis le tableau des retours sur le portail DSN, en cliquant sur la nature des retours. Pour plus d informations sur le tableau des retours, vous pouvez consulter le document d aide en ligne du portail DSN next accessible à partir de l icône Il est également possible de visualiser les retours sur Net-entreprises. (voir paragraphe 3, du document mis à disposition par DSN-INFO à l adresse http://www.dsn-info.fr/documentation/guideutilisateur/transmettre-dsn-consulter-modification.pdf ). 06/10/2016 Portail DSN Next Au contrôle d une DSN, message «Contrôle échoué» Suite à l installation de la version 1.84.4003, il est nécessaire de redémarrer le serveur sur lequel est installé le portail DSN. Page 4 sur 21

La rubrique S21.G00.06.009 Effectif moyen de l entreprise au 31 décembre est renseignée à partir des DSN mensuelles réalisées les mois précédents. 18/12/2015 Portail DSN Next CCH-11 «L effectif moyen au 31 décembre doit être déclaré dans toute DSN mensuelle dont le mois principal déclaré est décembre» Dans le cas d une première DSN sur le mois de décembre, il convient de renseigner manuellement la rubrique S21.G00.06.009 sur le portail DSN Next : Pour autoriser la modification d un fichier DSN sur le portail DSN Next, se reporter à l annexe 1. 02/12/2015 alfagrh Contrôle «La date de reprise est absente sur certains ARRETS de travail» Le contrôle fait remonter les arrêts de travail dont la date de fin prévisionnelle est antérieure ou égale au mois de paie en cours. Cette anomalie n est pas bloquante pour la production de votre DSN. Il est néanmoins indispensable de renseigner cette information dès que vous en avez connaissance. L annexe 5 de ce document vous explique la procédure à suivre pour renseigner cette information. 27/11/2015 Portail DSN next Mise en place de filtres Afin de réduire la liste des enregistrements, il est possible de mettre en place des filtres sur le portail DSN Next. La mise en place de ces filtres est détaillée dans le document d aide en ligne du portail DSN Next accessible à partir de l icône Page 5 sur 21

27/11/2015 Portail DSN next Mise en place du «machine / machine «FOIRE AUX QUESTIONS - DSN MENSUELLE Le mode «machine / machine» mis à disposition par le GIP-MDS gère : - l envoi des déclarations mensuelles et des signalements d événements sur le portail Net-entreprises, - la réception des résultats - la mise à jour des statuts. 27/11/2015 alfagrh Gestion du temps partiel thérapeutique 27/11/2015 alfagrh Salaires / Validation mensuelle Contrôle DSN «Aucune déclaration mensuelle pour le SIRET du dossier SIEGE et le mois en cours n'a été certifiée conforme. La validation mensuelle est annulée.» 27/11/2015 alfagrh Modification du bordereau périodique URSSAF Pour mettre en place cette fonctionnalité, vous pouvez consulter le document d aide en ligne du portail DSN Next accessible à partir de l icône La version 1.84.3003 d alfagrh introduit un nouveau type d absence. Nous vous invitons à consulter le document d aide en ligne disponible dans le menu? \ Aide en ligne \ Absences \ Tps part thérap Il est nécessaire d avoir une DSN «Certifiée conforme (métier)», «Certifiée conforme (ANO)» ou «Certifiée conforme (KO)» par Net-entreprise afin de pouvoir lancer la validation mensuelle. Après acceptation de votre dépôt sur Net-entreprise, le changement de statut DSN s effectue sur le portail : Récapitulatif des statuts DSN sur le portail : A envoyer Envoyée Rejetée ou Avis d enregistrement électronique Rejetée ou Certifiée conforme (métier) ou Certifiée conforme (KO) ou Certifiée conforme (ANO). Nous vous rappelons qu en cas d anomalie dans votre bordereau URSSAF, il est possible d utiliser le bouton de modification pour procéder à des réajustements avant le dépôt de votre DSN mensuelle. Page 6 sur 21

14/10/2015 alfagrh Calcul du salaire rétabli FOIRE AUX QUESTIONS - DSN MENSUELLE Le calcul du salaire rétabli est effectué en 30 ème uniquement en cas d entrée du salarié en cours de mois. Cette méthode de calcul ne s applique pas en cas de sortie du salarié en cours de mois ou bien en cas d entrée ET sortie au cours du même mois. Pour plus d informations sur le sujet, vous pouvez consulter la base de connaissances DSN-INFO à l adresse suivante : http://dsninfo.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/418/kw/salaire%20br ut%20r%c3%a9tabli Pour rappel, la valeur du salaire rétabli peut être consultée et modifiée dans le thème Informations initiales des bulletins de salaire (Menu Salaires / Bulletins). Suite à une récente publication issue du site DSN-INFO, le contrôle sur les salaires brut assurance-chômage négatif est désormais assoupli. 14/10/2015 Netentreprises Salaire brut assurance-chômage négatif (S21.G00.51.013) Toutefois, il est impératif de continuer à modifier vos montants négatifs suivant la procédure fournie en annexe 2 de ce document, car la consigne déclarative reste inchangée à savoir qu il est interdit de déclarer un montant négatif de salaire brut assurance-chômage sur le mois courant. 23/07/2015 alfagrh Codes départements DOM-TOM Les codes départements 97 DOM et 98 TOM ont été ajoutés dans la liste Départements du thème Identification des salariés. (Menu Personnes \ Personnes) Page 7 sur 21

Une récente publication issue du site DSN-INFO apporte des précisions sur le montant net versé. Montant net versé (S21.G00.50.004) «Le montant net versé (S21.G00.50.004) correspond au montant net avant retenues et saisies. En d'autres termes les retenues et saisies doivent être ignorées. Le montant net comprend tous les éléments de salaire ainsi que les IJSS versées au salarié lorsque l'employeur opère la subrogation. Dans la même logique, si les indemnités pour frais professionnels sont soumises à cotisation car intégrées dans le calcul du salaire au titre de la convention collective dont relève le salarié, le remboursement des frais devra être pris en compte dans le montant net versé. Dans le cas contraire les frais professionnels seront à ignorer. Ce principe s'applique également aux avantages en nature qui sont hors salaire de base.» 14/10/2015 DSN-INFO Vous pouvez consulter cette information complète à l adresse suivante : http://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/489 Il est important d adapter le paramétrage en fonction de votre interprétation dans le menu Environnement \ Paramètres DSN Onglet Paramètres complémentaires. Renseigner les rubriques que vous souhaitez réintégrer au salaire net versé Page 8 sur 21

Dans certaines configurations, il arrive que le mode protégé de Microsoft Excel bloque la production de l édition. 23/07/2015 Portail DSN Next Editions Erreur lors de l édition Excel «Le fichier est corrompu» Pour désactiver le mode protégé : Ouvrir Microsoft Excel Dans le menu Fichier \ Options \ Centre de gestion de la confidentialité \ Paramètres du centre de gestion de la confidentialité Onglet Mode protégé, vous devez décocher les options ci-dessous : 23/07/2015 alfagrh Paramétrage spécifique aux stagiaires Si vous rencontrez des difficultés avec la déclaration des stagiaires dans la DSN, vous trouverez en annexe 4 de ce document quelques informations à contrôler. Page 9 sur 21

En cas de création ou de duplication de contrat, veuillez vérifier le code nature contrat déduit automatiquement. Nous vous rappelons que lors de la modification du code nature contrat sur le paramétrage des types de contrats, il vous est proposé une affectation automatique aux contrats en cours et prévisionnels : 23/07/2015 alfagrh Code nature contrat des travailleurs handicapés (Menu Personnes \ Personnes \ Contrats de travail Thème Infos DSN) 22/06/2015 Netentreprises ou site de l URSSAF Effectif non renseigné sur le bordereau URSSAF 22/06/2015 alfagrh Codes organismes de retraite Il est normal que l effectif ne soit pas renseigné, la DSN ne véhicule pas cette information. Les codes organismes de retraite sont tolérés en phase 2 de la DSN. Ils sont amenés à disparaître en phase 3. Nous avons fait le choix de ne pas les transmettre. Page 10 sur 21

Suite aux modifications apportées au calcul des bordereaux de cotisations URSSAF, l édition du menu Editions / Bordereaux de cotisations ne doit plus être utilisée. 22/06/2015 alfagrh Edition des bordereaux de cotisations URSSAF En effet, certains codes CTP sont affectés en automatique lors du calcul des bordereaux. 19/05/2015 19/05/2015 alfagrh Salaires / DSN mensuelle / Préparation DSN mensuelle Télérèglem ent Préparation d une DSN Réelle Normale après avoir généré une DSN Test Annule et Remplace. Procédure d inscription nécessaire L édition des bordereaux de cotisations URSSAF doit désormais être effectuée depuis le menu Salaires / bordereaux périodiques. Dans ce cas, après avoir effectué la RAZ de votre DSN test Annule et Remplace, il est nécessaire de supprimer la DSN «à préparer» avant de lancer la nouvelle préparation. Le télérèglement est accepté sous réserve de transmission d un formulaire d adhésion téléchargeable auprès de votre URSSAF. 19/05/2015 Netentreprises ou site de l URSSAF Le paragraphe Versement Transport n est pas présent sur votre bordereau URSSAF (CTP 900T) : «La déclaration comporte une ligne transport de code 900 que nous ne pouvons pas traiter car le code commune INSEE n'est pas renseigné. Cette anomalie ne concerne que cette ligne et n'affecte pas le reste de la déclaration.» Vous devez avoir renseigné le code INSEE sur chacune de vos structures sous : Structures / L ensemble des structures, thème Adresses. Une fois cette vérification effectuée, il vous est nécessaire de préparer de nouveau la(les) DSN concernée(s) : - Si la(les) DSN concernée(s) ont déjà été déposée(s) et acceptée(s) en réel, vous devez alors préparer une DSN Annule et remplace. Pour ce faire, la DSN réelle acceptée doit être positionnée sur le statut certifiée conforme. - Sinon, effectuez une RAZ sur la(les) DSN concernée(s) pour les préparer de nouveau. Page 11 sur 21

Les contrats des salariés qui ressortent en anomalie peuvent ne pas être concernés par des cotisations de prévoyance. (exemple : Travailleurs handicapés). Dans ce cas, il est nécessaire de vérifier le paramétrage du profil de charges des salariés listés dans le message d anomalie. 29/04/2015 alfagrh Contrôle «Aucun contrat de prévoyance actif pour le mois de la déclaration» Si le profil de charges ne contient pas de rubriques de prévoyance, il convient de se placer dans le menu Plan de paie / Profils de charges - Thème Groupes du profil, puis décocher la case «Contrat de prévoyance obligatoire». Lors du contrôle, il n y aura plus d anomalie pour ces salariés. 20/04/2015 Portail DSN Next Contrôle de la déclaration Anomalie lors du contrôle : «Vous avez déclaré un salaire soumis à contributions d'assurance chômage négatif pour la paie courante.» Cette anomalie se produit lorsqu un de vos salariés a un salaire brut soumis à contribution d assurance chômage négatif. L annexe 2 de ce document vous explique la procédure à suivre. 20/04/2015 Netentreprises Impossibilité de déposer une nouvelle DSN «test» si une DSN «test» a déjà été acceptée Il est possible de contourner ce blocage de Net-entreprises en modifiant manuellement le type de déclaration sur le portail DSN Next. L annexe 3 de ce document vous explique la procédure à suivre. Page 12 sur 21

20/04/2015 alfagrh Contrôle Anomalie hors dossier Rubrique non paramétrée : FOIRE AUX QUESTIONS - DSN MENSUELLE Vous devez vous positionner sur chacune de vos rubriques de paie pour leur affecter un paramétrage DSN. Parmi les rubriques en anomalie, peuvent être présentes des rubriques saisies dans le menu Environnement / Paramètres DSN / Paramètres complémentaires. Les rubriques concernées remontent en anomalie lors du contrôle. Il est nécessaire de cocher l option : 13/04/2015 Portail DSN Next Contrôle de la déclaration CST-03 Message lors du contrôle : «Absence de la rubrique S10.G00.02.002» Dans le menu Plan de paie / Rubriques de paie, thème DSN. Il est nécessaire de renseigner tous les champs présents dans la fiche de vos contacts DSN dans le menu Structures / L ensemble des structures. En fonction de votre paramétrage, vos contacts DSN peuvent être présents sur vos structures établissements (SIRET) ou sur votre structure employeur (SIREN) : Thème Informations privées / Contacts. Il s agit d un problème d enregistrement de données. Pour y remédier, il est nécessaire de mettre à jour les informations renseignées sous Environnement / Paramètres DSN / SIRET. 13/04/2015 Portail DSN Next Contrôle de la déclaration CST-02 Anomalie lors du contrôle : «Sous-groupe S10.G00.01 absent après S10.G00.00.» Pour ce faire : - Placez-vous au niveau de l émetteur (01), - Sélectionnez «Prestataire extérieur» et replacez-vous directement sur «Etablissement». - Validez les modifications. (bouton : ) Cette opération est à répéter pour chaque Siret générant cette erreur au contrôle DSN sur le portail. Page 13 sur 21

Annexe 1 : Autoriser la modification d un fichier DSN sur le Portail Next Prérequis : Être administrateur sur alfagrh, pour accéder à la console de sécurité Dans alfagrh, se placer sur Fichier / Administration / Gestion Restrictions / Au niveau utilisateur / Les menus. Faire un clic droit et sélectionner «Gérer les restrictions» : Sélectionner l utilisateur concerné. Se placer sur Portail DSN Next / Fonctionnalités / Modification Faire un clic droit, puis sélectionner «Ce menu doit apparaitre activé» : Dans un deuxième temps, se placer sur Gestion des restrictions / Non ventilées, Faire un clic droit et sélectionner «Ventiler les modifications effectuées» : Page 14 sur 21

Une fois ces manipulations effectuées, ouvrir le portail DSN NEXT et sélectionner une DSN. Le bouton «Modifier» est désormais actif : Page 15 sur 21

Annexe 2 : Anomalie lors du contrôle : «Vous avez déclaré un salaire soumis à contributions d'assurance chômage négatif pour la paie courante.» Prérequis : Activer la modification d un fichier DSN sur le portail DSN Next (voir Annexe 1 de ce document) Un salaire brut soumis à contributions d'assurance chômage négatif n est pas admis pour le mois de paie en cours. Cas n 1 : Présence d indemnités journalières de sécurité sociale : Si des indemnités journalières sont présentes sur le bulletin de salaire, il convient de vérifier que le paramétrage mis en place dans la DSN est identique à celui de la DNAC (Menu Environnement / Paramètres généraux / N4DS / DNAC Thème Assurance / Chômage). Ainsi, si l option «Ne pas tenir compte des IJSS dans le salaire brut (S48.G10.00.019)» est cochée, les rubriques d IJSS doivent être exclues du paramétrage du bloc 51, type 002 (Menu Environnement / Paramètres DSN Onglet Rémunérations (51) Cas n 2 : Présence de régularisation, d absences non rémunérées, Dans ce cas, il convient d agir manuellement sur la personne en anomalie, bloc S21.G00.51, itération «salaire brut soumis à contributions d'assurance chômage». Se placer sur la colonne de droite, cliquer sur «Modifier» pour changer la date de début et la date de fin de période de paie, puis valider : Indiquez une période antérieure au mois de la DSN en cours. Page 16 sur 21

Annexe 3 : Impossibilité de déposer une nouvelle DSN test si une DSN test a déjà été acceptée. Prérequis : Activer la modification d un fichier DSN sur le portail DSN Next (voir Annexe 1 de ce document) Afin de pouvoir continuer à déposer vos DSN test, vous trouverez ci-dessous les opérations à suivre pour passer manuellement d une DSN test à une DSN test «annule et remplace». - Sur le Portail DSN Next, se placer sur l itération «Déclaration : déclaration normale du JJ/MM/AAAA», du bloc S20.G00.05 Déclaration : - Sur la rubrique S21.G00.05.002 - Type de la déclaration, sélectionner dans le menu déroulant le type de déclaration souhaitée, puis valider : - Sur la rubrique S21.G00.05.004 Numéro d ordre de la déclaration, il convient de renseigner le numéro de la déclaration qui est égal au numéro d ordre de la DSN remplacée + 1. Page 17 sur 21

Annexe 4 : Fiche de paramétrage concernant les stagiaires Prérequis : Être administrateur sur alfagrh pour effectuer le paramétrage Seuls les stagiaires ayant une gratification sont transférés dans la DSN. Ces personnes ont donc un contrat et un bulletin. 1- Contrôle des informations DSN du contrat : Personnes \ Personnes \ Contrats de travail \ Infos DSN Les valeurs ci-dessous doivent être renseignées : 2- Contrôle des informations DSN fin de contrat : Personnes \ Personnes \ Contrats de travail \ Infos DSN Onglet Fin de contrat Lors du départ d un stagiaire, il convient d indiquer le motif de rupture de contrat 999 Fin de relation avec l employeur : Page 18 sur 21

3- Contrôle du paramétrage DSN, bloc 51 : Plan de paie \ Rubrique de Paie \ Thème DSN FOIRE AUX QUESTIONS - DSN MENSUELLE La rubrique de gratification des stagiaires doit être affectée au bloc 51 Rémunération dans l élément 001 Rémunération brute non plafonnée : 4- Contrôle du paramétrage DSN, bloc 81 : Environnement \ Paramètres DSN Sélectionner une rubrique de cotisations URSSAF sur la partie exonérée dans l élément 022 Exonération de cotisations applicable à une gratification de stage du bloc 81 : 5- Contrôle du paramétrage lié à la prévoyance : Plan de paie \ Profils de charges \ Thème Groupes du profil Sur le profil de charges propre aux stagiaires, l option «Contrat de prévoyance obligatoire» doit être décochée : Page 19 sur 21

Annexe 5 : Renseigner les dates de reprise d arrêts de travail Rappels : La date de reprise d un arrêt de travail correspond à la rubrique 60.010 de la DSN, à ne pas confondre avec la date de fin prévisionnelle qui correspond à la rubrique 60.003. Les anomalies présentes lors du contrôle des données DSN ne remontent qu à titre d information et ne sont pas bloquantes. Il est toutefois indispensable de renseigner la date de reprise d un arrêt de travail dès que vous en avez connaissance (voir communication du GIP-MDS ci-dessous). Source : DSN-INFO (http://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/429/kw/date%20de%20reprise) Les dates de reprise des attestations peuvent être renseignées par le menu Gestion / Maladie, maternité, paternité, AT / Attestations de salaire - suivi absences, dans le thème Identification : Soit en vue par arrêt : Soit en vue par attestation : Page 20 sur 21

Il est également possible de renseigner la date de reprise de manière automatique : Pour cela, se placer sur le filtre «Liste des arrêts sans date de reprise» et Vue par arrêt. L outil d affectation des dates de reprise devient alors accessible. Cette manipulation affectera automatiquement une date de reprise égale au lendemain de la date de fin de l arrêt, soit sur les arrêts sélectionnés, soit sur l ensemble des arrêts de la palette. Nous vous rappelons que la date de reprise est une information que vous pouvez renseigner si vous en avez connaissance lors de la saisie évènementielle : Page 21 sur 21