Site Web FCAQ.quebec Guide d utilisateur pour les présidents Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 1
Site Web FCAQ.quebec Guide d utilisateur pour les présidents Table des matières Connexion 3 Lors de votre première connexion 4 Modification de votre mot de passe lors de la première connexion 4 Mot de passe perdu 5 La connexion et déconnexion de votre profil 6 Votre abonnement 6 Payer votre abonnement par PayPal 7 Payer votre abonnement par PayPal (suite) 8 Onglet «Ma fiche personnelle» 8 Modifier votre mot de passe dans l onglet «Ma fiche personnelle» 9 Proposition de nouvelle, invitation, article, etc. 9 Concernant votre club - Les membres de votre club - Dépliant du club 10 Concernant votre club - Votre ambassadeur 11 Prise de présences au déjeuner 11 Édition de mon club (connexion président) 12 Déléguer vos pouvoirs de président (connexion président) 13 Gestion des membres de votre club (connexion président) 14 Ajouter un membre à votre club (connexion président) 15 Boîte à outils 16 Soumettre un commentaire 18 Rapports (connexion président) 18 Rechercher le profil d un membre 19 Achat de billet pour un évènement 20 Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 2
Connexion Pour accéder à votre profil sur le site Web de la FCAQ, il suffit de cliquer sur le bouton dans l en-tête à droite du site Web www.fcaq.quebec. Après avoir cliqué, vous serez envoyé vers le formulaire de connexion. Vous avez simplement à entrer votre courriel et votre mot de passe pour vous connecter à votre profil. Vous entrez votre courriel et le mot de passe Bonjour_2015. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 3
Lors de votre première connexion Lorsque vous vous connecterez la première fois, vous serez automatiquement redirigé vers une page où l on vous demandera de compléter ou de corriger les informations manquantes. Ce sont des informations importantes qui ont été en partie ou en totalité transférées de l ancien site. C est donc important que vous complétiez ces informations. Modification de votre mot de passe lors de la première connexion Dans le formulaire à remplir lors de votre première connexion, il vous sera demandé de modifier votre mot de passe afin de posséder un mot de passe bien à vous. Le mot de passe doit avoir au moins huit caractères. Nous vous recommandons d utiliser un mot de passe que vous pouvez mémoriser, mais que vous n utilisez pas pour d autres connexions. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 4
Mot de passe perdu Vous avez perdu votre mot de passe? Pas de problème, pour le réinitialiser, vous devez simplement cliquer sur le lien «Vous avez oublié votre mot de passe?». Vous serez dirigé vers une page à cet effet. Pour réinitialiser votre mot de passe, vous devez inscrire le courriel que vous utilisez pour vous connecter. Un message vous sera envoyé avec votre nouveau mot de passe. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 5
La connexion et déconnexion de votre profil Lorsque vous êtes connecté à votre profil, vous pouvez voir un nouveau menu apparaitre en dessous du menu principal. En plus de votre nom, vous pouvez voir à droite un lien pour accéder à votre profil et un lien pour vous déconnecter. Vous pouvez naviguer partout sur le site, ce menu sera toujours disponible tant que vous êtes connecté à votre profil. Votre abonnement Lorsque vous accéderez à votre profil, la première chose que vous verrez est l onglet «Mon abonnement». Cet onglet concerne votre abonnement en tant que membre de la FCAQ. Vous y trouverez les informations ainsi que le lien pour renouveler votre abonnement par PayPal lorsque celui-ci arrivera à échéance à partir du 1er juillet. À ce moment, rien de plus simple, cliquez sur le bouton PayPal «Payer» et vous accéderez à la page PayPal de la Fédération. Ne vous étonnez pas, pour l instant le compte PayPal est au nom de la FCIQ, mais c est bien notre compte. Celui-ci sera modifié dans le futur. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 6
Payer votre abonnement par PayPal Une fois que vous avez cliqué sur le bouton PayPal «Payer» qui se trouve à l onglet «Mon abonnement», vous êtes sur la page du compte PayPal de la Fédération. Si vous avez un compte PayPal, vous connaissez probablement déjà le principe. Vous entrez votre courriel et mot de passe PayPal puis payez par l intermédiaire votre compte. Une fois cela fait, vous recevrez une confirmation de paiement par courriel. Gardez-la dans vos archives, c est la preuve que vous avez payé votre cotisation. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 7
Payer votre abonnement par PayPal (suite) Par contre, si vous n avez pas de compte PayPal, vous avez simplement à cliquer sur le lien «Vous n avez pas de compte PayPal?». Un formulaire s ouvrira, et vous n aurez qu à le remplir pour compléter votre paiement en ligne. Une fois que votre paiement sera fait et que vous aurez reçu votre facture par courriel, vous verrez dans l onglet «Mon abonnement» que la date du dernier renouvellement et la date d échéance de l abonnement se sont mises à jour. Onglet «Ma fiche personnelle» C est à cet endroit que vous pouvez modifier votre profil. Ce dernier sera vu par les autres membres lorsque ceux-ci feront une recherche dans l Intranet. C est donc important de bien remplir tous les champs appropriés et de bien agrémenter de mots clés le champ «Description de votre entreprise». Tous les mots utilisés dans cette description seront mis de l avant dans le moteur de recherche. Donc, si vous écrivez «L entreprise XYZ se spécialise dans la vente de manteaux de fourrure», les membres pourront vous retrouver grâce aux mots XYZ et manteaux de fourrure, par exemple. Vous pouvez aussi ajouter un feuillet explicatif (dépliant, brochure ou autres) en format PDF, Jpeg ou Word que les autres membres pourront consulter avec votre profil. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 8
Modifier votre mot de passe dans l onglet «Ma fiche personnelle» Dans l onglet «Ma fiche personnelle» vous pouvez aussi modifier votre mot de passe. Ce champ se trouve vers le bas du formulaire de cette page. À tout moment, vous pouvez donc vous connecter et modifier vous-même votre mot de passe. Proposition de nouvelle, invitation, article, etc. Vous pouvez proposer une nouvelle à la Fédération pour que celle-ci apparaisse sur le site ou dans l infolettre. Rien de plus facile; dorénavant vous avez simplement à remplir le formulaire qui se trouve dans l onglet «Proposition de nouvelle» qui est à droite dans la section «Espace personnel». Choisissez un titre, une photo s il y a lieu, une catégorie, la date de la nouvelle ainsi que le texte de l article. Dans les catégories possibles, il y a Nouvelle de la FCAQ, Nouvelle d un club, Nouveau membre, Emploi disponible, Opportunité d affaires, Membre recherché, Membre du mois, Invitation et Infolettre. Notre équipe interne vérifiera votre proposition et par la suite, celle-ci sera mise en ligne après avoir été approuvée. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 9
Concernant votre club - Les membres de votre club - Dépliant du club Vous pouvez voir la liste complète des membres de votre club dans la section «Concernant mon club» sous l onglet «Les membres de mon club». En cliquant sur le lien «Voir le profil» d un des membres choisis, vous serez dirigé vers le profil détaillé de ce membre. Important : C est dans cette section que vous pouvez télécharger le dépliant de votre club. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 10
Concernant votre club - Votre ambassadeur Vous pouvez voir les coordonnées de l ambassadeur de votre club dans la section «Concernant mon club» sous l onglet «Mon ambassadeur». Vous trouverez les informations de base telles que nom, prénom, courriel et téléphone. En cliquant sur le lien «Voir le profil», vous serez dirigé vers le profil détaillé de votre ambassadeur. Prise de présences au déjeuner Prochainement, il sera possible sur le Web de la FCAQ de compiler les présences à chaque déjeuner de votre club. De cette façon, tous les membres pourront voir en direct leur fiche de présence, et il sera plus facile de les gérer administrativement. Lorsque ce module sera en place, vous trouverez les statistiques des présences aux déjeuners dans la section «Concernant mon club» et «Prise de présence». Votre ambassadeur pourra consulter ces statistiques, et le président pourra entrer les données concernant les présences par l intermédiaire son accès. La FCAQ aura aussi un accès à toutes ces données afin de gérer l évolution des clubs. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 11
Édition de mon club (connexion président) Les présidents de chaque club ont la responsabilité de s assurer que les informations de base concernant leur club, telles que l adresse, sont mises à jour. Mais ils doivent aussi mettre à jour les informations concernant les membres qui font partie de leur comité exécutif. Ils peuvent ainsi sélectionner dans les menus déroulants les noms du président, vice-président, secrétaire et trésorier. Les dates entrées pour chacun des mandats serviront à titre d information dans les archives de la FCAQ, pour savoir par exemple qui a été président de tel club de telle année à telle année. Important : lorsque votre club change de président, l administration de la FCAQ peut faire ce changement au niveau de l Intranet, mais vous pouvez le faire vous aussi en tant que président. Dans l onglet «Édition de mon club», changez simplement votre nom comme président par le nom du membre qui devient président et cliquez sur le bouton «Mise à jour». Vous êtes encore connecté en tant que président, mais lorsque vous vous déconnectez de votre compte et que vous y revenez, vous êtes alors connecté en tant que membre. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 12
Déléguer vos pouvoirs de président (connexion président) Déléguer vos pouvoirs de président, c est en fait donner la possibilité à un membre de votre club d avoir lui aussi les mêmes outils de gestion. Donc, si vous voulez que celui-ci administre les informations concernant votre club sur le site Internet, rien de plus facile. Toujours dans le formulaire qui est dans l onglet «Édition de mon club», vous avez un champ écrit «Déléguer mes pouvoirs à» et à côté, un menu déroulant. Choisissez le membre désiré et faites une mise à jour du formulaire en cliquant sur le bouton approprié. Une fois ceci fait, le membre en question aura un accès «président» comme vous. Important : pour enlever ces pouvoirs à un membre, il faut simplement répéter la même opération mais en choisissant «Aucun» (le premier choix dans le menu déroulant). Si vous ne modifiez pas le membre désigné, celui-ci aura les pouvoirs jusqu à la fin de votre mandat. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 13
Gestion des membres de votre club (connexion président) Pour modifier le profil d un membre de votre club, comme président, vous pouvez le faire sous l onglet «Gestion membres de mon club». Vous y trouverez une liste en ordre alphabétique des membres de votre club. À côté de chaque nom, il y a un lien «Éditer le membre». En cliquant sur ce lien, vous verrez un formulaire semblable à votre fiche personnelle où vous pourrez modifier et mettre à jour le profil du membre choisi. Supprimer un membre de votre club (connexion président) Au même endroit où vous pouvez éditer le profil d un membre, vous avez en bas une section où vous pouvez le supprimer. Pour ce faire, vous devez obligatoirement expliquer la raison de la suppression dans le champ «Raison de la suppression». Si ce champ reste vide ou rempli d espace vide, il ne sera pas possible de supprimer le membre. Important : il est important que vous laissiez une raison claire et compréhensible de la raison pour laquelle le membre est supprimé. Ces informations resteront dans les archives, et il est possible que le FCAQ en ait besoin pour ses statistiques ou dans le cas où cette personne désire devenir membre d un autre club dans le futur. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 14
Ajouter un membre à votre club (connexion président) Un président peut ajouter un membre de son club sur le site Web à partir de son compte. Il doit aller dans l onglet «Ajout d un nouveau membre» dans la section «Gestion membres de mon club». Le président n a qu à remplir les champs obligatoires. Le nouveau membre, qui sera considéré à ce moment-là comme membre provisoire, pourra compléter sa fiche par la suite en se connectant lui-même à son compte à partir de son courriel et du mot de passe que le président lui aura attribués. Important : le président doit entrer la date dans le champ «membre provisoire jusqu à :». Cette date doit être la date à laquelle le membre sera accepté comme membre officiel dans son club (au 6e déjeuner). Ainsi, le membre provisoire pourra consulter et remplir sa fiche durant sa période de probation comme tous les autres membres. Lorsque celui-ci sera considéré comme membre officiel par son club après la date mentionnée, il aura accès à une page lui demandant de payer sa cotisation avant d accéder à son profil. Si le membre provisoire ne devient pas un membre potentiel après sa période de probation, ce sera au président de supprimer son profil (voir section : Supprimer un membre de votre club). Note: la FCAQ se réserve le droit de faire toutes les corrections nécessaires quant aux dates erronées qui pourraient être inscrites dans le champ «membre provisoire jusqu à :». Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 15
Boîte à outils Dans l onglet «Boîte à outils», dorénavant, tous les membres de la FCAQ pourront ajouter des fichiers dans la boîte à outils, et ces derniers seront vus par les membres de leur club. Pour mettre un fichier dans la boîte à outils, vous devez cliquer sur le bouton «Parcourir» et sélectionner un fichier à partir de votre ordinateur. Les types de fichiers supportés sont jpg, jpeg, gif, png, xml, doc, docx, pptx, ppt, csv, xl, xls, xlsx, pdf, psd. Vous pouvez sélectionner la section dans laquelle vous voulez mettre votre fichier. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 16
Pour télécharger un fichier à partir de la boîte à outils, vous devez cliquer sur le lien «Télécharger». Vous pourrez enregistrer ce fichier sur votre ordinateur. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 17
Soumettre un commentaire Pour soumettre un commentaire à l équipe administrative de la FCAQ, rien de plus simple. Aller sur l onglet «Soumettre un commentaire» et écrivez votre message, puis cliquez sur «Envoyer le commentaire» une fois celui-ci terminé. Votre message sera transmis, et un membre de l équipe vous répondra si nécessaire. Rapports (connexion président) Le président a l avantage d avoir accès à certains rapports émanant de la base de données. Dans l onglet «Rapports» situé au-dessus de la section «Recherche», le président pourra consulter, générer et télécharger un fichier PDF ou Excel de la liste des catégories d offres de service, de la liste des membres, du nombre de membres par club, etc. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 18
Rechercher le profil d un membre Veuillez noter que dorénavant, il faut être connecté à son profil, donc être membre de la FCAQ, pour pouvoir rechercher le profil des membres. Ceci afin de conserver la confidentialité des membres et d assurer davantage la sécurité du système Intranet. Dans l onglet «Recherche» situé tout en bas, vous avez un champ de saisie où vous pouvez écrire une requête de recherche. Vous pouvez chercher le nom de la personne mais aussi la profession, le nom de la compagnie, la ville, le nom du club, etc. La recherche prend aussi en considération tous les mots qu un membre aura écrits dans la description de son entreprise. Donc, si vous offrez des assurances pour véhicules récréatifs par exemple, il est recommandé d inscrire ce type de service dans votre description afin que lors d une recherche en ce sens, le membre puisse voir votre profil. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 19
Achat de billet pour un évènement Pour acheter un billet pour un évènement de la FCAQ (activité de réseautage, cocktail Molson, etc.), il suffit d aller sur la page «Activités». Le lien se trouve dans le menu en bas de chacune des pages du site Web. En naviguant dans le calendrier qui vous est présenté, vous pouvez voir les activités offertes durant le mois actuel. Vous pouvez voir les autres mois en cliquant sur les flèches ou en cliquant sur le bouton «Choisir un autre mois». Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 20
Vous pouvez aussi voir la liste des évènements à venir dans la colonne de droite de cette même page. En cliquant sur un évènement choisi, vous aurez les informations complémentaires le concernant dont la date, l heure, le lieu et la possibilité d acheter des billets si c est le cas. Cette liste affiche les évènements en ordre croissant. Pour acheter des billets, rien de plus simple. Dans la section «Achat de billets» de l évènement sélectionné, vous avez le prix du billet, un petit menu déroulant pour choisir le nombre de billets désirés ainsi que le bouton «Ajouter au panier». Vous devez donc sélectionner le nombre de billets désirés et cliquer sur le bouton. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 21
Une fois cela fait, il apparaîtra la phrase «Ajouter au panier avec succès» et deux boutons «Voir le panier» et «Passer la commande». Le premier permet de voir le panier d achat et d ajuster la commande si nécessaire. Le bouton «Passer la commande» vous amène directement à l achat. (À gauche) Vue à partir du calendrier (À droite) Vue à partir du calendrier Si vous avez quitté cette page et que vous n avez pas passé votre commande, il sera toujours possible de le faire plus tard en cliquant sur le lien en haut à droite du site. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 22
Pour acheter un billet en ligne pour un évènement de la FCAQ, vous devez être membre, donc avoir un nom d utilisateur (votre courriel) et un mot de passe. Lorsque vous passez votre commande, vous allez voir le lien «Cliquez ici pour vous connecter». Vous aurez ainsi un champ à remplir pour y mettre votre adresse courriel et un autre pour votre mot de passe. Si vous avez perdu votre mot de passe, ici aussi, vous pouvez en demander un autre en cliquant sur le lien «Mot de passe perdu». Une fois le formulaire et la commande remplis correctement, vous cliquez sur le bouton «Payer avec Paypal». Vous vous retrouverez sur la page PayPal de la Fédération. Documentation explicative de l intranet pour les présidents de la FCAQ, Page 23