Cahier des charges visant la sélection d un prestataire pour l accompagnement à l animation de la communication du projet ACCORDO
INTRODUCTION, CONTEXTES ET OBJETIFS DU PROJET DE COOPERATION A propos du projet Le Pays de Haute Provence est partenaire de la Comunità Montana Valle Stura (Italie) dans le cadre du projet de coopération Alcotra 2007 2013 intitulé ACCORDO «Approche Croisée Coopération Renforcée Développement d Outils opérationnels» pour une gestion intégrée du massif forestier transfrontalier. Le projet est né d échanges transfrontaliers entre élus et techniciens territoriaux des deux structures intercommunales après avoir identifié une problématique commune : comment sécuriser l approvisionnement d outils territoriaux de valorisation de la ressource ligneuse en circuit court mobilisée à partir d objectifs multiples de gestion (sylvopastoraux, sylvotouristiques, action en faveur de la biodiversité, de la prévention des incendies )? Les deux partenaires disposent d'outils d orientation stratégique similaires pour la gestion de leurs massifs forestiers mais pas d'un outil opérationnel qui scénarise des objectifs ou enjeux territoriaux. Depuis 2008, le Pays de Haute Provence a consacré une part importante de son ingénierie à structurer la filière bois énergie à travers la charte forestière de territoire de la Montagne de Lure et son Plan d Approvisionnement Territorial (évaluation statistique de la ressource bois énergisable du territoire). De son côté, la Comunità Montana Valle Stura dispose également d'un plan global d aménagement rural élaboré par l IPLA et d'une série d'outils d'analyse. Les deux partenaires accompagnent ainsi des projets d'investissements structurants pour la filière bois énergie, d'une part avec le projet de plateforme bois de Banon sur le territoire du Pays de Haute Provence, et d'autre part avec l'usine de cogénération de Demonte en Italie, mais sans préciser les modalités de mobilisation de la ressource ligneuse pour accompagner les projets d'installation de chaufferies locales au bois déchiqueté sur leurs territoires. Ces deux équipements constituent un débouché naturel de la ressource mobilisée pour sa valorisation dans les filières courtes et justifient ce regard croisé transfrontalier. Contexte de la mise en concurrence Le Pays de Haute Provence, Chef de file du projet, recherche un prestataire pour l accompagner et le conseiller pour l animation de la communication du projet de coopération transnational ACCORDO.
Ce projet est soutenu par l Union Européenne Programme de Coopération Alcotra 2007 2013, le Conseil régional PACA et le Conseil Général des Alpes de Haute Provence. La personne référente pour ce dossier est M. Jean Michel RIVEREAU. Les coordonnées sont : Pays de Haute Provence Le Grand Carré 13, bd des Martyrs BP 41 04300 FORCALQUIER Tél. : 04.92.75.72.46 Fax : 04.92.75.27.50 jean michel.rivereau@paysdehauteprovence.com Les objectifs du projet Il s agit de développer une méthode transfrontalière d élaboration d un plan de gestion multifonctionnel des espaces naturels à l échelle d un massif forestier et de garantir un approvisionnement contractualisé entre acteurs privés et publics de la ressource ligneuse pour la filière bois énergie (usine de cogénération de Demonte et plateforme bois de Banon). Les objectifs opérationnels sont : échanger sur les itinéraires techniques, les modèles économiques ainsi que sur les outils juridiques de contractualisation de l approvisionnement de deux structures territoriales de valorisation de la ressource ligneuse en circuit court : l usine de cogénération de Demonte et la plateforme bois de Banon gérée par la coopérative Provence Bio Combustibles ; développer une méthode transfrontalière de concertation locale entre acteurs et propriétaires forestiers en vue de faire émerger une gouvernance participative pour porter un projet territorial de développement forestier ; élaborer un outil technique partagé, pour la gestion opérationnelle de massifs forestiers (plan de gestion) répondant aux enjeux économiques, environnementaux et sociaux ; installer des outils communs de suivi et d évaluation d actions pilotes à entreprendre ; capitaliser les résultats à partir d une stratégie de communication sur les restitutions du programme.
LE MARCHE : DESCRIPTION DES PRESTATIONS A FOURNIR Le marché concerne une mission d assistance technique pour l animation de la communication du projet ACCORDO. Pour mener à bien sa mission, le prestataire devra faire valoir : une bonne connaissance des structures et des outils des politiques forestières territoriales ainsi que de l environnement économique de la filière bois énergie ; des expériences de conduite de projets similaires, notamment en termes de mobilisation de partenariat, de capacité d animation, de mise en réseau ; une disponibilité immédiate. Le marché se décompose de la façon suivante : 1/ une tranche ferme forfaitaire pour ce qui concerne le conseil et l accompagnement pour l'animation de la communication du projet ACCORDO Mission : conseil et proposition d actions à mener, en cohérence avec le plan de communication du projet, pour diffuser et valoriser les activités et résultats du projet sur les différents canaux de communication. assistance pour l animation de la communication du projet : - conception/rédaction de textes, articles, prises photographiques, communiqués de presse selon besoins ; Méthode : Pour cette tranche ferme, le prestataire proposera un nombre et un calendrier de réunions pour l année 2014 en concertation avec le client. Ces réunions serviront de points d étape pour la mise en œuvre de la communication sur le projet. Sur la base des informations fournies, le prestataire proposera après chaque réunion, une feuille de route pour la période à venir : actions à entreprendre, activités à mettre en valeur, contenus à rédiger. Après validation de cette proposition par le client, le prestataire procèdera à sa mise en œuvre. Livrables : 4 newsletters ou toutes autres propositions de supports de communication ; Prises de vue photographiques ; Rapport d activité communication. Les livrables sont attendus sous forme papier et numérique exploitable par les outils du Pays de Haute Provence (rédactionnels et photos).
L'offre doit obligatoirement comporter un prix forfaitaire pour la tranche ferme, détaillé selon le modèle de bordereau des prix, joint à la présente consultation. 2/ De tranches à bons de commande pour l accompagnement à l organisation et à l animation des comités techniques et du séminaire final du projet Mission : animation des comités techniques (2 à 3 pour 2014) et du séminaire final ; synthèse, rédaction et traduction français italien des échanges techniques, des actions et résultats du projet. Méthode : La mission s inscrit dans un cadre transfrontalier entre le Pays de Haute Provence et la Comunità Montana Valle Stura (Italie) et comprend un échange d analyse, de méthodologie, de concertation et d évaluation qui nécessite un minimum de déplacements. Le prestataire devra donc prévoir le déplacement, l hébergement et la restauration pour les comités techniques et le séminaire de clôture du projet. En collaboration avec les équipes du projet et en fonction des besoins du client, le prestataire apportera son assistance pour l organisation logistique globale des rencontres : définition de la liste de besoins (espaces, salles, matériel, etc.), choix du lieu, retro planning, invitations et relations presse, etc. Le prestataire apportera son assistance pour l animation des comités techniques et du séminaire final. Livrables : communiqués de presse, prises de vue photographiques ; animation des comités techniques et du séminaire final ; synthèse, rédaction et traduction français italien des échanges lors des comités techniques et du séminaire final ; Le projet prévoit 2 à 3 comités techniques et un séminaire final en Italie pour l année 2014. La durée moyenne d une rencontre est de 2 jours en Italie et d un jour en France. La proposition financière devra mentionner un prix unitaire par réunion technique organisée et pour le séminaire final, en France ou en Italie. Chaque rencontre devra faire l objet d un bon de commande spécifique de la part du maître d ouvrage. PILOTAGE DE LA MISSION La mission sera encadrée par la Directrice et le chargé de mission du projet, le cas échéant avec les partenaires et les intervenants du projet. Il est entendu que l ensemble des prestations conduites se feront en étroite relation avec le Pays de Haute Provence. Le prestataire aura également à sa charge le contact direct avec
l ensemble des partenaires français et italiens du projet afin de solliciter et récupérer les éléments techniques et de communication. CESSION DES DROITS Le ou les prestataires cèdent, à titre exclusif et définitif au bénéfice du Pays de Haute Provence, ses droits sur la conception/rédaction des textes et prises de vues photographiques. Les droits ainsi cédés sont les droits de reproduction, de représentation, d adaptation, de traduction et d utilisation secondaire sur tous supports, notamment papier, électronique. CONFIDENTIALITÉ Le ou les prestataires devront assurer la totale confidentialité des informations dont ils auront connaissance au cours du projet. Toutes les informations diffusées devront préalablement recevoir la validation du Chef de file. DURÉE ET FORME DU MARCHÉ Le démarrage de la mission est prévu pour le mois de février mars 2014. La mission devra se terminer au plus tard le 31/12/2014. En cas de prorogation de date de fin du projet, la durée initiale de marché pourra être revue par voie d avenant. METHODE DE SELECTION Le choix de la meilleure offre sera fondé sur les critères suivants : 1/ la valeur technique de l offre pour 70% : Compétences et expériences en rédactionnel presse et édition ; Compétences et expériences dans l animation de réunions, l organisation d événements et sur la thématique des politiques forestières ; Capacité du candidat à être réactif et entretenir une relation de proximité avec le Pays de Haute Provence tout au long de la mission. 2/ Le prix pour 30% RETRO PLANNING Publication du Cahier des Charges : le 07/02/2014 Dates des retours des propositions : le 21/02/2014 à 17 h Choix du prestataire par la commission : fin février 2014 Audition des candidats ou recueil d informations complémentaires : fin février 2014
CONDITIONS D ENVOI ET REMISE DES OFFRES Les offres seront présentées dans une enveloppe cachetée extérieure portant l adresse suivante : Monsieur le Président du GAL Haute Provence Luberon Pays de Haute Provence Grand Carré 13 Bd des Martyrs 04300 FORCALQUIER Les offres sont à fournir en un exemplaire original et envoyées par la poste ou remises en main propre avant le 21/02/2014 à 17 h 00. Il appartient au candidat de mettre en œuvre toutes les mesures nécessaires au respect impératif de ce délai. DOCUMENTS À FOURNIR PAR LE CANDIDAT La proposition technique du candidat qui comprend un mémoire technique portant a minima sur : la récapitulatif du projet, le déroulement de l intervention étape par étape et leur chiffrage en unité jour homme, la description des outils, méthodes et procédures employées selon les différentes prestations à accomplir décrites dans le présent cahier des charges ; un calendrier détaillé de mise en œuvre de la mission ; une présentation de l organisation humaine mobilisée et des compétences réunies ; Grille de prix renseignée et signée ; Document de présentation du candidat ; Références passées et expériences professionnelles.
GRILLE DE PRIX FORFAITAIRES ET UNITAIRES Tâches Tranche ferme : conseil et accompagnement pour l'animation de la communication du projet ACCORDO Tâches Tranche à bons de commande : accompagnement à l organisation et à l animation des comités techniques du projet Tâches Tranche à bons de commande : accompagnement à l organisation et à l animation du séminaire final du projet Montant tranche ferme HT Montant prix unitaire jour / HT France Italie Montant prix unitaire jour / HT Italie Montant tranche ferme TTC Montant prix unitaire jour / TTC France Italie Montant prix unitaire jour / TTC Italie Fait à : Date : Signature Cachet