Logiciel SuiviProspect Version Utilisateur 1
Le logiciel SuiviProspect permet le suivi des prospects, mais aussi des clients et fournisseurs; il s agit des contacts. Le logiciel permet l envoi de courrier, de mail ainsi que de sms préconfigurés par la société, mais aussi par le commercial. Un module mailing permet l envoi de courrier, de mail et sms suivant différents critères afin de relancer ou informer l ensemble de ses contacts. Les points importants L ensemble de la configuration de base du logiciel est assuré par la société, tel que les informations des mails, sms, courriers, les informations du magasin, ainsi que des informations du commercial. Si une information est erronée, il est nécessaire de contacter le responsable informatique au siège de la société. Le logiciel est prévu pour être utilisé sur un écran avec une résolution minimal de 1366*768 pixels. Une résolution inférieure ne permet pas une utilisation correcte du logiciel. Les fichiers de données sont stockés sur un serveur Web. Une connexion Internet est obligatoire. La vitesse de connexion à Internet est un point important pour une utilisation confortable du logiciel. Il est possible de vérifier cela grâce au test suivant : http://www.60millions-mag.com/outils/testeur_de_connexion Plus la vitesse est importante, plus la réaction du logiciel sera rapide. En cas d'échec de l'identification, il sera nécessaire de vérifier les points suivants : 1. Vérifier que le logiciel SuiviProspect.exe est bien dans la liste des logiciels autorisés. 2. Vérifier que le firewall permet bien l'accès au port 4900. 2
L installation Le logiciel est téléchargeable sur le site : www.suiviprospect.com La page d accès au téléchargement est : http://www.suiviprospect.com/telechargement.htm Après avoir télécharger le logiciel, procéder à son installation. Le dossier par défaut est : C:\SuiviProspect Deux icones sont créés sur le fond d écran et sur le menu Windows. 3
Les notions de base Société Magasin Commercial Marque Produit Contact Provenance Action Période La société est l entreprise pour laquelle travaille le commercial. Chaque commercial est rattaché à un magasin au sein de la société. Chaque commercial a été défini au niveau du logiciel. Il dispose d un login et d un mode de passe lui permettant d accéder au logiciel. Une société communique sur une ou plusieurs marques. Ces marques ont été définies par la société. Chaque société commercialise un ensemble de produits. Ces produits ont été définis par la société. Un contact est un particulier ou un professionnel. Suivant son évolution au sein de la société, le contact peut avoir la notion de prospect, de client ou encore de fournisseur, prescripteur Pour chaque contact, il est nécessaire de définir sa provenance. Cette notion permettra de définir des statistiques sur la provenance de l ensemble des contacts. Pour chaque contact, il est nécessaire de définir la future action à réaliser. Pour chaque contact, il est nécessaire de définir la date et heure à laquelle il sera nécessaire de réaliser une action sur le contact. 4
Les notions de base - 2 Position d un contact Un contact a une position qui vit au sein de l entreprise au fur et à mesure des actions réalisées par le commercial mais aussi de part des réponses du contact. La position de base d un contact qui arrive dans l entreprise est Prospect +. Cela veut dire que l on a effectué une première action vis-à-vis de ce contact (intégration dans le logiciel et une première action commerciale). Dès le retour de ce contact, suite à une nouvelle demande de sa part, le commercial fera évoluer sa position à Prospect +++. Cela veut dire que le contact a manifesté un intérêt supplémentaire sur un produit, et le suivi doit être attentif par le commercial. Si au bout d une ou x relances, le contact n a pas manifesté d intérêt, le commercial basculera la position sur Prospect -. Cela permettra, grâce par exemple au module Mailing, de le relancer régulièrement. Si un contact annonce avoir accepté une offre, la position sera Prospect +++ Ok. Dès qu un contact valide une offre, il aura la position Client. La modification d une position d un contact est faite par le commercial uniquement. Le logiciel ne modifie aucune position en automatique. Position d une action Par défaut, il existe 3 positions à une action : A Faire Attente Liste Noire. La position Liste Noire a pour but de supprimer toute information pour empêcher toute forme de relance par courrier, mail ou sms. 5
Lancement du logiciel Afin de pouvoir accéder au logiciel, il est nécessaire de disposer des informations suivantes : 1. Le code société 2. L identifiant 3. Le mot de passe Ces informations sont fournies par un courrier envoyé par la société à chaque commercial. 6
Fenêtre principale La barre de titre de la fenêtre reprend la société, le code magasin ainsi que le code commercial. Le logo de la société est repris en haut à gauche. Sur le haut au centre, se trouve un menu, avec Marque, Produit, Contact, Provenance, Action, et Période qui permet une sélection à l affichage du tableau situé en dessous. Le bouton Ajouter permet la création d un nouveau contact. Le bouton Modifier permet la modification d un contact. Le bouton Supprimer permet la suppression définitive d un contact. Attention : le bouton Supprimer peut ne pas être actif suivant la configuration de la société. Le bouton Iconise permet de réduire la fenêtre dans la barre de taches. Le bouton Quitter permet de fermer le logiciel. Le bouton Historique permet de connaitre l ensemble des actions réalisées par un commercial sur une période définie. Le bouton Recherche permet d effectuer une recherche sur tous les contacts sur les deux zones Informatique de la fiche Contact. 7
Le bouton Lecture des Mails permet la lecture des mails définis pour le compte du commercial. Le bouton Statistiques permet d avoir une présentation de tous les contacts en terme de suivi ou de retard dans le traitement, ainsi que de connaitre le nombre de mails ou formulaires en attente. Le bouton Messages permet la création de messages spécifiques à chaque commercial. Le bouton Mailing permet l ouverture de la fenêtre de définition et d envoi de mailing. Le bouton Serveur permet de vérifier la configuration des serveurs de mail pour la réception et l envoi de mails. Le bouton A propos permet de vérifier la version du logiciel SuiviProspect. La zone Durée permet de connaître la durée d affichage des contacts en provenance du serveur de données. tableau. La zone Total affiche le nombre de contacts affichés dans le Utilisation du tableau En cliquant en haut de chaque colonne du tableau, cela permet le tri de la colonne. Un autre clic permet un tri inverse. De plus, la saisie des premiers caractères permet de se positionner sur les premiers contacts correspondant à la saisie. 8
Fenêtre principale Sélection Affichage Un clic sur les zones Marque, Produit, Contact, Provenance, Action et Période de la fenêtre principale ouvre une zone qui permet d affiner les critères d affichage du tableau. Il est possible de programmer les touches F1, F2, F3, F4, F5 et F6 afin de permettre un affichage rapide aux choix programmés. Pour cela, il suffit de définir les choix dans les menus Marque, Produit, Contact, Provenance, Action et Période, puis de sélectionner le bouton Mémoriser Zone F1, Mémoriser Zone F2, Mémoriser Zone F3, Mémoriser Zone F4, Mémoriser Zone F5 ou Mémoriser Zone F6 Dès lors, dans la fenêtre principale, la touche F1 ou F2 ou F3 ou F4 ou F5 ou F6 affichera la sélection. Exemple : La touche F1 affiche tous les contacts pour lesquels une action est en retard ou sera à venir sous 8 jours. La touche F2 affiche tous les contacts sans aucune restriction. La touche F3 affiche tous les prospect +++ OK. 9
Fenêtre Contact La fenêtre Contact affiche l ensemble de toutes les informations d un contact. Le bouton Annuler permet de quitter la fenêtre sans mémorisation. Le menu Marque permet de choisir la Marque. Le menu Produit permet de choisir le Produit voulu par le contact. Le menu Contact permet de définir la position du contact. Le menu Provenance permet de définir comment le contact a contacté la Société. Pour les Provenances Magazine, Salon, Concurrent, Radio, Journal, il est possible d affiner la Provenance. La zone Calendrier affiche la date du jour. Elle permet aussi de choisir la date de relance du Contact en affichant un calendrier sur les 6 semaines à venir. Il suffit de cliquer sur une date pour qu elle soit prise en compte. Pour chaque contact, il est nécessaire d enregistrer les informations le concernant, tel que nom, prénom, adresse, etc Les zones Téléphone, Fax et Gsm éliminent les numéros de téléphone français des points, tirets et l affichent ainsi «01 02 03 04 05». Seuls les numéros de téléphones étrangers sont conservés en l état de la saisie. Le bouton à droite de la zone Département permet de visualiser la position géographique du contact. 10
Les deux zones Image permettent de mémoriser deux photos, au format Jpg ou Png, qui seront utiles au moment de la visualisation de la fiche contact. Un clic sur la zone permet une visualisation en grand. Un clic sur le bouton ou permet de lancer le sélecteur de photos. La zone Fichiers permet la conservation de fichiers de tout type, Image, Pdf, Word, Excel, etc qui pourront être utiles pour le traitement du contact. Il est possible d Ajouter, de Visualiser, d Extraire ainsi que de Supprimer un fichier. Les deux zones Information permet la saisie d un résumé du contact avec les aspects les plus importants pour permettre une connaissance rapide du dossier du contact. Le bouton Note permet la saisie d une note, d un compte rendu d une conversation téléphonique, d une action réalisée afin d enrichir l historique du contact. Dès la note saisie, le bouton Enregistrer mémorise l information dans la fiche pour conserver l historique. 11
Le bouton Rendez-Vous permet d enregistrer un rendez-vous planifié avec le contact. Pour annuler un rendez-vous enregistrer, il suffit de cliquer sur le bouton Annuler. Le bouton Courrier permet l envoi d un courrier au contact. Le bouton Mail permet l envoi d un mail au contact. Le bouton Sms permet l envoi d un sms au contact. 12
Fenêtre Message La fenêtre Message permet l envoi de courrier, de mails et de sms. D abord, il est nécessaire de définir le destinataire du message. Ensuite, il est nécessaire de définir le message à envoyer. Il est possible de modifier le message afin de l adapter la réponse au contact. Dans le cas d un mail, il est possible d ajouter une pièce jointe ou d en supprimer une prédéfini. Le bouton Visualisation du courrier permet de visualiser le courrier avant son impression. Le bouton Envoi du mail permet l envoi immédiat du mail. Le bouton Envoi du sms permet l envoi immédiat du sms. Le bouton Gestion des messages permet de configurer des messages personnalisés pour chaque commercial. 13
La zone Signature permet de personnaliser un message générique défini par la société. Dans le cas d un mail, une carte de visite, au format jpg ou png, peut être défini dans le corps du message. Dans le cas d un sms, il est possible de personnaliser l entête du Sms. La saisie d un n de téléphone est interdite de par la législation française. 14
Fenêtre Gestion des messages Chaque message correspond à une Marque, à un genre de message, ainsi qu à une Rubrique. Exemple : pour une rubrique Commercial, il est possible d avoir un message pour annoncer l envoi de catalogues, et un autre message de relance. pour une rubrique Commande, il est possible d avoir un message pour confirmer la réception d une commande, et un message pour confirmer l envoi de la commande. Le bouton Le bouton permet l ajout d un message. permet la suppression d un message. Pour chaque message, il est possible d incorporer des variables qui permettront la personnalisation du message pour chaque contact. La variable [Civilite] permet de reprendre la civilité du contact, tel que M, Mlle, Mme. La variable [Civilite-2] permet de reprendre la civilité du contact, tel que Monsieur, Mademoiselle, Monsieur. 15
La variable [Nom] reprend le nom du contact. La variable [Prenom] reprend le prénom du contact. La variable [Signature] reprend la signature du commercial qu il aura lui-même défini. La variable [Magasin-Nom] reprend le nom du magasin auquel le commercial est rattaché. La variable [Carte-Visite] reprend la carte de visite au format image du commercial qu il aura lui-même défini. 16
Fenêtre de Gestion des mails La fenêtre de gestions des mails permet la lecture des mails. En cas d utilisation de formulaire, elle permet l intégration de formulaire sans resaisie. Le bouton Lecture permet de lire l ensemble des mails sur le serveur de mail. Le bouton Nouveau permet l envoi de mails. Le bouton Lire permet de lire un mail. Le bouton Supprimer permet de supprimer un mail. Il est, dans ce cas, placé dans la corbeille. Le bouton Vider la corbeille permet de supprimer définitivement tous les mails placés dans la corbeille. Le bouton Répondre permet de répondre à un mail directement. Le bouton Transférer permet de transférer le mail à un autre destinataire. En cas de réception d un formulaire, le bouton Intégration du formulaire est actif. Il permet la création du contact avec la reprise de toutes les informations saisies sur le formulaire. En cas de validation de l intégration, le mail est placé dans la corbeille. En cas de réponse d un contact dont l adresse mail est déjà connue par le logiciel, le bouton Intégration du mail est actif. L intégration du mail permet de conserver le mail dans l historique du contact. 17
Fenêtre de Mailing - Préparation La fenêtre Mailing permet l envoi de courrier, mail ou sms à un ensemble de contacts suivant différents critères définis. L envoi d un mailing se fait en trois phases : 1. Définition des contacts destinataires du mailing, 2. Définition du message à envoyer, 3. Envoi du mailing par courrier, sms ou mail. Définition des critères Les critères sont la 1-Marque, le 2-Produit, 3-Contact, 4-Pays. Il est également possible de définir une 5-Date jusqu à laquelle les contacts doivent être pris en compte. Par exemple : En cas de retard, il est possible de définir tous les Prospect + jusqu à la date du jour pour leur envoyer un message. Cela permet de réaliser une relance globalisée en une seule action. En cas de participation à un salon ou une foire, il est possible d envoyer un message à l ensemble des contacts sélectionnés, tel que prospect + ou client. Le bouton 6-Liste des Contacts permet de visualiser l ensemble des contacts. Par un double clic, il est possible d accéder au contact pour mettre à jour la fiche si besoin. 18
Le bouton 7-Choix du message permet de passer à l étape suivante qui permet le choix du message. Définition du message Le menu 8-Envoyer à qui? permet de définir à qui le message doit être envoyé. Ceci est particulièrement utile en cas de contact Professionnel. Le menu 9-Envoyer quoi? permet de définir le type de message qui sera envoyé. Le menu 10-Liste des messages permet de choisi le message à envoyer. Attention, il n est pas possible de modifier un message à ce moment. Le menu 11-Date de prochaine action permet de choisir si tous les contacts pour lesquels un mailing est envoyé auront leur date de prochaine relance modifié. Le bouton 12-Envoi du Mailing permet l envoi effectif du mailing. En cas de préparation correcte, il est nécessaire de valider la préparation. 19
Fenêtre de Mailing - Envoi La fenêtre Envoi du mailing permet de suivre la progression de l envoi d un mailing avec sa réussite ou éventuellement son échec, total ou partiel. En cas d échec de l envoi d un mail ou d un sms, un message est affiché dans le tableau. Afin de ne pas surcharger les serveurs de mails sortants utilisés, la fréquence d envoi de mails est définie par défaut à 2 secondes. Pour l envoi de sms, la fréquence est définie à 1 seconde. L imprimante est définie par défaut à 15 secondes. Important : l envoi de sms en dehors des horaires commerciaux, tel que 9h-18h, est déconseillé afin de ne pas déranger le destinataire, car le sms est envoyé immédiatement. Un mailing peut être mis en pause si besoin. Dès lors, son traitement est suspendu. Il est également possible de quitter la fenêtre d envoi même si celle-ci n est pas totalement terminée. Il sera possible de revenir dessus pour la suite ultérieurement pour la suite de l envoi. Tout envoi d un message enregistre un historique sur la fiche du contact avec une copie du message. Le bouton Supprimer le mailing permet de supprimer définitivement le mailing défini. 20
Fenêtre Historique La fenêtre Historique permet à un commercial d avoir un résumé de toutes les actions réalisées le jour, au cours des 7 derniers jours, des 14 derniers jour et du mois. Il est possible également d ouvrir en direct la fiche d un contact. 21
Fenêtre Recherche La fenêtre Recherche permet d effectuer une recherche sur l intégralité du fichier des contact afin de retrouver un contact précis. Il est possible également d ouvrir en direct la fiche d un contact. 22
Fenêtre Carte La fenêtre Carte permet d afficher sur une carte l ensemble d une sélection de contacts. Si aucune sélection de contact n a été définie, le bouton Carte ne s affiche pas sur la fenêtre Principale. Il est possible également d ouvrir en direct la fiche d un contact. 23
Fenêtre Statistique La fenêtre Statistique permet de visualiser, pour chaque groupe de contact, la situation par date. De plus, elle donne la situation des mails en attente. 24
Fenetre serveur La fenetre Serveur permet de configurer la lecture des mails et l envoi des mails. La lecture des mails : Afin de pouvoir lire les mails à partir du logiciel, il est nécessaire que le serveur de mail entrant soit correctement configuré. En théorie, la lecture de mails entrants ne pose généralement aucun souci de configuration, celle-ci étant généralement sous la responsabilité de la personne ayant configurer le logiciel. L envoi des mails : Afin de pourvoir envoyer les mails du logiciel, il est nécessaire que le serveur de mail sortant soit correctement configuré. Pour cela, l envoi de mail peut dépendre de la configuration de la connexion Internet utilisé. Il est possible de définir manuellement une configuration de serveurs et de port puis de les sauvegarder. Afin de vérifier les configurations, les deux boutons Test permettent de vérifier les bonnes configurations des serveurs. Pour le serveur de mail sortant Smtp, afin de faciliter la détection de la bonne configuration, le logiciel permet de tester un ensemble de serveurs Smtp défini par la personne ayant configuré le logiciel. 25
En cas de succès, la configuration valide sera mémorisée. Pour les utilisateurs utilisant le logiciel sur un ordinateur portable, il est possible de définir une configuration spécifique suivant le lieu d utilisation, à savoir le bureau, la maison ou en déplacement. 26