1/19. Guide utilisateur pour la Gestion Electronique de Documents (GED)

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1 1/19 Guide utilisateur pour la Gestion Electronique de Documents (GED)

2 2/19 Le syndicat National des Directeurs Généraux des Collectivités Territoriales a souhaité, dans le cadre de son nouveau site, se doter d un outil de Gestion Electronique de Documents (GED). L intérêt de cet outil est de permettre, dans un environnement sécurisé, à tous les membres d un groupe, de travailler d une manière collaborative sur un même document (Word, Excel, etc ) Ainsi donc, dans le cadre de l Extranet, tout un chacun, membre d une commission, d un bureau régional, départemental ou de n importe quel groupe existant ou à créer, pourra-t-il déposer un fichier, un document, ou accéder à ceux qui auront déjà été déposés par d autres, le compléter, le modifier et le redéposer à nouveau sur le site. Cet espace de travail collaboratif devrait donc devenir, ainsi que l a voulu Stéphane Pintre notre président national, un véritable lieu virtuel d échange et de partage d informations. Le présent guide utilisateur vous présente le mode d emploi, très simple, de cet outil. Nous souhaitons qu il réponde parfaitement à votre attente. N hésitez pas à nous faire part de vos remarques et de vos observations. Croyez cher(e)s collègues en l assurance de nos cordiales et dévouées salutations. Les conseillers techniques du Président pour l Internet Denis RENARD Jean Paul CHOUVELLON Alain MACE Gilles RAYNARD

3 3/19 > Introduction page 2 > Sommaire page 3 > Accès à la GED page > Page d accueil général de la GED page 7 > Visualiser les catégories de dossiers page 8 > Liste des catégories de dossiers page 9 à 13 > Accès à un dossier page 14 > Ajouter un fichier page 15 > Exemple d ajout d un fichier page 16 > Consulter un fichier, le modifier, l enregistrer page 17 > Supprimer un fichier page 18 > Ajouter un dossier, un sous dossier page 19 > Hotline page 19

4 4/19 1/ Accès à la GED pour les utilisateurs 1 se rendre sur le site du syndicat : 2 rentrer dans l Espace adhérents puis rentrer votre identifiant (prénom et nom, exemple claudedupont) Et votre mot de passe

5 Cliquez sur «Espace Intranet» Puis sur «Accéder à la GED» 5/19

6 6/19 Vous entrez alors dans l espace réservé de la Gestion Electronique de Documents (GED) Entrez à nouveau votre identifiant et votre mot de passe et vous validez L utilisateur peut envoyer un directement à l administrateur, Jean-Paul Chouvellon, en cliquant sur le lien

7 2/ page d accueil générale de la GED pour un utilisateur 7/19 L utilisateur sait qu il est connecté, son nom s affiche. L utilisateur accède au GED en cliquant.

8 3/ L utilisateur visualise les catégories de dossiers 8/19 En cliquant sur une catégorie (par exemple Commissions) il accède à l ensemble des Dossiers des Commissions (sous dossiers de la catégorie)

9 4 Liste des dossiers et sous dossiers 9/19 Joël Boscher Bernard Dufrêne Alain Gabriel Laurence Chenkier Christine Gillet Elisabeth Moisy Robert Serna Les Commissions Nom Prénom Commissions (7) Commission Management professionnel Commission Retraite Commission Vie du Syndicat Commission Statut-Carrières Commission Formation Commission Europe et Relations Internationales Commission Actions Professionnelles et Partenariats. Les groupes de travail Nom Prénom Groupes de travail ou chargés de mission (10) Patrick Lacombe Groupe relations avec les petites villes Corinne Hervé Groupe médiation Denis Renard Groupe site internet Jacques Kimpe Groupe e-administration Jean François Maisonneuve Groupe contentieux Groupe relations avec les Régions, avec le CNFPT et la Gérard Ruelle formation Raymond Ricci Groupe relations avec l AMF Jean Marie Martinez Groupe Intercommunalité Alain Thirion Groupe développement durable (Energie/HQE) Gilles Raynard Finances

10 Nom Prénom Régions (21) Monsieur Pierre SCHNEIDER Région ALSACE Jacques ROTUREAU Région AQUITAINE Serge GALESNE Région AUVERGNE Pascale TABARD Région BASSE-NORMANDIE Bernard PLET Région BOURGOGNE Corinne HERVE Région BRETAGNE Jacky BENHAMOU Région CENTRE Gérard RUELLE Région CHAMPAGNE-ARDENNES Gérard FEUVRIER Région FRANCHE-COMTE Dominique AUBREE Région HAUTE-NORMANDIE Gérard PRODOM Région ILE-DE-FRANCE Yves THUILLIER Région LANGUEDOC-ROUSSILLON Jean-Louis LEONARD Région LIMOUSIN Jean-Marie CADET Région LORRAINE Patrick REMY Région MIDI-PYRENEES Joseph PIETRZYK Région NORD-PAS DE CALAIS Didier LAVEAU Région PAYS-DE-LOIRE Louis OUDART Région PICARDIE Dominique LEGRAND Région POITOU-CHARENTES André FIGHIERA Région PROVENCE/ALPES/COTE-D AZUR Alain GABRIEL Région RHÔNE-ALPES 10/19

11 Nom Prénom Départements (89) Y. Ain 01 Luc ALEXANDRE Aisne 02 Jean-Charles LIEVRE Allier/Creuse - 03/23 Raymond RICCI Alpes Maritimes 06 Guy PAGLIANO Alpes-de-Haute-Provence 04 Pierre SATTI Ardèche 07 Christian CREPEAUX Ardennes 08 Gérard BAUZA Ariège 09 Thierry DIANNE Aube 10 Renaud BOISVERT Aude/Pyrénées Orientales - 11/66 Maryse DOS SANTOS Aveyron 12 Pierre SCHNEIDER Bas-Rhin 67 Didier BONNEFOY Bouches-du-Rhône 13 Y. Calvados 14 Gilles GENEVOIS Cantal/Puy-de-Dôme - 15/63 Thierry MERAL Charente/Vienne 16/86 Christian VALENTINI Charente-Maritime 17 Y. Cher 18 Olivier AYMARD Corrèze 19 Jean-Yves LE GUEN Côte d'armor - 22 Monsieur François CUREZ Côte d'or 21 Cyrille DEVENDEVILLE Deux-Sèvre 79 Stéphane BUSSONE Dordogne 24 Daniel PENGRECH Doubs - 25 Pierrick LOZE Drôme 26 Dominique DUVOIR Essonne 91 Bernard BRIANTAIS Eure 27 Annie DELTROY Eure-et-Loir 28 Eric HENNEBAUX Finistère - 29 Alain BENSAKOUN Gard/Lozère - 30/48 11/19

12 12/19 Robert HEYRAUD Gers 32 Gilbert DUPAS Gironde 33 Julien CAFFA Guadeloupe 971 Urbain BELLIARD Guyane 973 Didier LEYLE et Jean-Luc PETITROUX Haute-Garonne 31 Bruno SAMUEL Haute-Loire 43 François LAVANDIER Haute-Marne 52 Eric APILLI Hautes-Alpes 05 Arlette BOUSSARD Haute-Saône 70 Philippe DELAHAYE Haute-Savoie 74 Jean MUR Hautes-Pyrénées 65 Christophe VERGER Haute-Vienne 87 François EICHHOLTZER Haut-Rhin 68 Philippe NICOLLE Hérault 34 Gérard JOLY Ille-et-Vilaine - 35 Patrick DAIGUSON Indre 36 Denis COURTOIS Indre-et-Loire 37 Frédéric GEHIN Isère 38 Jacky BRIDE Jura 39 Bernard RANDé Landes 40 Philippe LACHAIZE Loire 42 Alexandre ROTUREAU Loire-Atlantique 44 Alfred HOURDOUX Loiret 45 Alain DEDOURS Loir-et-Cher 41 Jean-Marc BOUGON Lot 46 Jean-Marie MARCO Lot-et-Garonne 47 Rémy BENOIT Maine-et-Loire 49 Pascale TABARD Manche 50 Latamen BENYAHIA Marne 51 Fred VIELET Martinique 972 Christophe ALLIGNE Mayenne 53

13 13/19 Jean-Marie CADET Meurthe-et-Moselle/Meuse 54/55 Olivier DELIERE Morbihan 56 Denis BOYE Moselle 57 Y. Nièvre 58 Jacques BILLET Nord 59 Pierre BOYER Oise 60 Monsieur Orne 61 Christine GILLET Paris/Hauts-Seine/Seine-St-Denis/Val-Marne - 75/92/93/94 Joseph PIETRZYK Pas-de-Calais 62 Francis DOS SANTOS Pyrénées Atlantiques 64 Henri RIBOT Réunion 978 Laurence CHENKIER Rhône 69 Jean-Marc LOVAT Saône-et-Loire 71 Didier LAVEAU Sarthe 72 Alain GABRIEL Savoie 73 Bernard BEZARD Seine-et-Marne 77 Eric DUPERRON Seine-Maritime 76 Jean-Louis HEDIN Somme 80 Paulette FOURNIER Tarn 81 Y. Tarn-et-Garonne 82 René BURKHALTER Territoire de Belfort - 90 Patrice GIROT Val-d'Oise 95 Louis Jean SILVE Var 83 Fabrice OGIER Vaucluse 84 Annick BUFFET Vendée 85 Chantal LEMOINE Vosges 88 Olivier HOPSORE Yonne - 89 Mathieu LHERITEAU Yvelines 78

14 5/ Accès à un dossier 14/19 En cliquant sur un dossier, (Exemple Statut Carrières) l utilisateur peut visualiser les fichiers qu il contient, les ouvrir, leur apporter des modifications, des ajouts, des corrections. Il peut également ajouter un autre fichier (tous formats, Word, Excel, Ppt, Pdf, Jpeg, Tif, etc ) en cliquant sur le bouton ajouter un fichier

15 6 / Ajouter un fichier 15/19 Pour ajouter un fichier : Le créer sur son propre ordinateur ou, s il existe, identifier son emplacement Choisir le dossier dans lequel on veut l insérer (exemple ici le dossier Statut Carrières) Par le bouton parcourir, sélectionner ce fichier sur le disque dur de son ordinateur Dans l espace description, donner un nom au document avec si possible, le nom du créateur, la date et l heure Puis insérer le fichier choisi en cliquant sur le bouton Insérer

16 Exemple d ajout de 2 fichiers (un Excel, un Word) dans le sous dossier Commission statut carrières 16/19 Le type de fichier est repéré par son icône, de même que l auteur du document, sa date de création, son poids et la date de sa mise en ligne Le chemin est précisé

17 17/19 7/ Consulter un fichier, le modifier, l enregistrer Cliquer sur le dossier dans lequel se trouve le fichier (cf page 4) Cliquer pour ouvrir et consulter le fichier word. Le fichier s ouvre sur le bureau de l ordinateur. L utilisateur peut le consulter, le modifier, l enregistrer SUR SON ORDINATEUR avec une mention de la version (ex : DG_Centre_Test_V2.doc) puis l insérer à nouveau dans le GED (voir Étape 5)

18 8/ Le nouveau fichier est inséré, en cas d erreur on peut le supprimer 18/19

19 19/19 9 / Ajouter un dossier, un sous dossier Cette fonctionnalité est réservée à l administrateur. Exprimez lui votre demande par mail en cliquant sur le lien réservé à cet effet voir page 6 10 / Hotline En cas de difficulté d utilisation ou pour toute information ou suggestion concernant cet espace de GED du site, contactez l administrateur par mail voir page 6